7.6. Gestire le voci del deposito informazioni

7.6.1. Cercare voci del deposito informazioni

I termini di ricerca consentono di trovare voci del deposito informazioni nella cartella corrente. Un termine di ricerca definisce la stringa di caratteri che si intende cercare.

Tutte le voci del deposito informazioni contenenti il termine di ricerca nel titolo saranno trovate.

Esempio: per trovare le voci del deposito informazioni con i titolo "pubblicazioni sul marketing" e "nozioni di base sul marketing", utilizzare il termine di ricerca "marketing".

Come cercare una voce del deposito informazioni:
  1. Nell'albero delle cartelle, selezionare una cartella del deposito informazioni da analizzare.

  2. Aprire le viste Divisione orizzontale ed Elenco.

  3. Per selezionare uno o più criteri di ricerca, fare clic sull'icona a sinistra del campo di inserimento Cerca.

  4. Digitare i termini di ricerca nel campo di inserimento.

  5. Fare clic sull'icona Cerca .

Risultato: la finestra di panoramica visualizza solo le voci che corrispondono al termine di ricerca.

Come visualizzare tutte le voci del deposito informazioni nella cartella attualmente selezionata:

Fare clic sull'icona Azzera nel campo di inserimento Cerca .

7.6.2. Modificare le voci del deposito informazioni

Tutte i dati inseriti in fase di creazione della voce del deposito informazioni possono essere modificati successivamente.

Nota: per poter modificare una voce del deposito informazioni in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di modifica per gli oggetti nelle rispettive cartelle.

Come modificare una voce del deposito informazioni:
  1. Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica.Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni.

  3. Modificare i dati della voce del deposito informazioni. Una descrizione dettagliata dei dati è disponibile in 7.5: Creare un elemento del deposito informazioni. Istruzioni per gestire le versioni dei documenti sono disponibili in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.

  4. Fare clic su Salva nel pannello. La finestra sarà chiusa.

Risultato: la voce del deposito informazioni è modificata.

Se non si intende accettare le modifiche, fare clic sulla voce Annulla del pannello.

Suggerimento: per modificare le voci, è possibile utilizzare anche il menu contestuale.

7.6.2.1. Bloccare una voce del deposito informazioni

Se si modifica una voce del deposito informazioni, è necessario bloccarla. Il blocco ha la seguente funzione:

  • Il blocco indica agli altri utenti che la voce del deposito informazioni è al momento in lavorazione e potrebbe non essere aggiornata.

  • Se la voce del deposito informazioni bloccata è posizionata in una cartella condivisa con altri utenti che hanno permessi di modifica, tali utenti non potranno modificare la voce bloccata.

Come bloccare una voce del deposito informazioni:
  1. Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Blocca. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Blocca del pannello.

Non appena completata la modifica, la voce dovrebbe essere sbloccata.Come sbloccare una voce:
  1. Selezionare una o più voci bloccate del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Sblocca. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona > del pannello.

Suggerimento: le funzioni Blocco e Sblocco sono attivabili anche dal menu contestuale.

7.6.2.2. Eliminare un documento

Si può eliminare il documento da una voce del deposito informazioni. Ciò comporta l'eliminazione di tutte le versioni del documento. Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle versioni sono disponibili in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.

Nota: questa funzione non elimina alcun documento dal disco fisso.

Come eliminare il documento da una voce del deposito informazioni:
  1. Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni.

  3. Fare clic sul pulsante Elimina. Si aprirà la finestra Rimuovi file.

  4. Se si è sicuri di voler rimuovere tutte le versioni del documento dalla voce del deposito informazioni, fare clic su .

Risultato: tutte le versione del documento sono rimosse dalla voce del deposito informazioni. La voce del deposito informazioni resta inalterata.

7.6.2.3. Lavorare con le versioni dei documenti

Se una voce del deposito informazioni contiene un documento, è possibile effettuare le seguenti azioni:

  • Aggiungere una nuova versione del documento

  • Eliminare una versione del documento

  • Impostare una versione del documento alla versione corrente

Come aggiungere una nuova versione di un documento:
  1. Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni.

  3. Fare clic sul pulsante File.

  4. Fare clic sul pulsante Sfoglia.

  5. Selezionare il file da aggiungere come allegato. Chiudere la finestra di selezione dei file.

  6. Fare clic sull'icona Salva nel pannello. La finestra sarà chiusa.

  7. Se necessario, inserire un commento nella finestra a comparsa Commento della versione.

  8. Fare clic su OK nella finestra a comparsa. Se non si vuole inserire un commento, fare clic su Nessun commento. Per annullare il processo, fare clic su Annulla.

Risultato: il documento è trasferito al server. Al termine del processo, la finestra Elemento del deposito informazioni sarà chiusa.

Nota: in base alla dimensione del file e della velocità di connessione, questo processo potrebbe richiedere del tempo.

Come eliminare la versione di un documento da una voce del deposito informazioni:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.

  2. Selezionare la scheda Versioni

  3. Clic con il tasto destro su una versione del documento nell'elenco.

  4. Fare clic su Elimina nel menu contestuale. Si aprirà la finestra Elimina versione.

  5. Se si è sicuri di voler eliminare la versione del documento, fare clic su .

Risultato: La versione del documento è eliminata dalla voce del deposito informazioni.

Nota: questa funzione non elimina alcun documento dal disco fisso.

Come impostare una versione del documento come versione corrente:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.

  2. Selezionare la scheda Versioni

  3. Clic con il tasto destro su una versione del documento nell'elenco.

  4. Fare clic su Corrente nel menu contestuale.

Risultato: la versione del documento selezionata è impostata come la versione corrente.

7.6.3. Stampare voci del deposito informazioni

Per stampare le voci del deposito informazioni, sono disponibili le seguenti possibilità:

  • Stampare un elenco di voci del deposito informazioni

  • Stampare i dati di una voce del deposito informazioni

Come stampare un elenco di voci del deposito informazioni:
  1. Aprire la vista Elenco nel pannello.

  2. Selezionare le voci del deposito informazioni da stampare.

  3. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  4. Se necessario, cambiare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  5. Nella finestra di sistema fare clic su Stampa.

Risultato: l'elenco delle voci del deposito informazioni è stampato.

Come stampare i dati di una voce del deposito informazioni:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Stampa. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona Stampa del pannello. Si aprirà una nuova finestra con l'anteprima di stampa e la finestra di sistema Stampa.

  3. Se necessario, cambiare le impostazioni di stampa nella finestra di sistema.

  4. Nella finestra di sistema fare clic su Stampa.

Risultato: i dati della voce del deposito informazioni sono stampati.

7.6.4. Spostare voci del deposito informazioni

Per spostare le voci del deposito informazioni, sono disponibili le seguenti possibilità:

  • Con la funzione del pannello

  • Con il trascinamento e rilascio

Nota: quando si spostano voci del deposito informazioni da una cartella di origine a una di destinazione, è necessario disporre dei seguenti permessi:

  • Eliminare i permessi per gli oggetti nella cartella di origine

  • I permessi sulla cartella per la creazione di oggetti nella cartella di destinazione

Come spostare le voci del deposito informazioni utilizzando la funzione del pannello:
  1. Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Sposta. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Sposta del pannello. Si aprirà la finestra Seleziona cartella.

  3. Fare clic su una cartella del deposito informazioni nella finestra Seleziona cartella. Si può fare clic solo sulle cartelle dove è possibile spostare voci del deposito informazioni.

Risultato: le voci del deposito informazioni sono spostate.

Se si vuole annullare il processo, fare clic sul pulsante Chiudi posizionato in alto a destra della finestra Seleziona cartella.

Come spostare le voci del deposito informazioni con il trascinamento e rilascio:
  1. Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.

  2. Trascinare una voce selezionata su una cartella del deposito informazioni. Un'icona accanto al puntatore del mouse indicherà ciò che segue:

    • Quando si trascina su una destinazione valida, viene mostrata una spunta verde.

    • Quando si trascina su una destinazione non valida, viene mostrato un simbolo rosso di divieto.

  3. Rilascia il pulsante del mouse sulla cartella di destinazione.

Risultato: le voci del deposito informazioni sono spostate.

Se si vuole annullare il processo, rilasciare il tasto del mouse su una destinazione non valida.

7.6.5. Marcare gli elementi del deposito informazioni con categorie

Si può effettuare ciò che segue:

  • Assegnare categorie agli elementi del deposito informazioni esistenti,

  • Rimuovi le categorie assegnate.

Informazioni sulla definizione di categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.

Come modificare le categorie di un elemento del deposito informazioni:
  1. Selezionare un elemento del deposito informazioni nelle viste Elenco o Divisione orizzontale.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Modifica. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Modifica del pannello. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni.

  3. Modificare le categorie di un elemento del deposito informazioni. Una descrizione è disponibile in 7.5.2: Aggiungere categorie.

7.6.6. Marcare le voci del deposito informazioni con contrassegni

I contrassegni sono etichette colorate per marcare le voci del deposito informazioni. Si può decidere il significato dei singoli colori.

Nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco, i contrassegni sono visualizzati nell'ultima colonna.

Come marcare le voci del deposito informazioni con contrassegni:
  1. Selezionare una voce del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.

  2. Nella scheda Contrassegni del pannello, fare clic su una voce qualsiasi. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Contrassegni del pannello e poi su una voce.

Risultato: le voci del deposito informazioni selezionate sono marcate con contrassegni.

Come eliminare i contrassegni:
  1. Nelle viste Divisione orizzontale o Elenco, selezionare le voci del deposito informazioni marcate con contrassegni.

  2. Fare clic su Rimuovi contrassegno nella scheda Contrassegni del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Contrassegni > Rimuovi contrassegno del pannello.

Risultato: i contrassegni sono eliminati.

7.6.7. Eliminare le voci del deposito informazioni

Avviso: le voci del deposito informazioni eliminate non possono essere ripristinate. Prima di eliminare una voce del deposito informazioni, assicurarsi che la voce non sia più necessaria.

Nota: si si vuole eliminare una voce del deposito informazioni da una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi di eliminazione degli oggetti su tali cartelle.

Come eliminare una o più voci del deposito informazioni:
  1. Selezionare una o più voci del deposito informazioni nelle viste Divisione orizzontale o Elenco.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Elimina. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Elimina del pannello. Si aprirà la finestra Elimina elementi.

  3. Se si è sicuri di voler eliminare le voci del deposito informazioni, fare clic su .

Risultato: le voci del deposito informazioni sono eliminate definitivamente.

Suggerimento: è possibile eliminare le voci del deposito informazioni anche utilizzando il menu contestuale o il tasto <Canc>.

7.6.8. Accedere alle voci del deposito informazioni con WebDAV

Con WebDAV, è possibile accedere alle voci del deposito informazioni nello stesso modo in cui si accede ai file del proprio computer. Paragonato all'accesso dall'interfaccia del groupware, WebDAV ha vantaggi e svantaggi:

  • Il vantaggio consiste nell'accesso rapido e diretto con il browser o con Explorer. Non è necessario aver effettuato l'accesso all'interfaccia del groupware.

  • Lo svantaggio consiste nel fatto che sarà visibile solo la versione corrente di un documento. La cronologia dei documenti e le informazioni aggiuntive, ad es. i commenti, non saranno visualizzate.

Avviso: quando si elimina un file con WebDAV, saranno eliminate tutte le versioni, non solo quella corrente. Per eliminare una versione specifica del documento, utilizzare esclusivamente i metodi descritti in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.

In base al sistema operativo installato sulla propria macchina, l'accesso WebDAV al deposito informazioni sarà configurato in modo differente.

7.6.8.1. Accedere da Linux

Come accedere alle voci del deposito informazioni con WebDAV su Linux:
  1. Aprire Konqueror di KDE o browser simili.

  2. Inserire il seguente indirizzo nel campo Posizione: webdav://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.

  3. Inserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.

Risultato: le voci del deposito informazioni sono visualizzate nel browser.

7.6.8.2. Accedere da Windows XP

Come configurare l'accesso WebDAV su Windows XP:
  1. Nella finestra Risorse del computer, fare clic su Risorse di rete o doppio clic sull'icona Risorse di rete presente sul desktop.

  2. Portarsi sulle attività di Rete, aprire la finestra di dialogo Risorse di rete e fare clic su Aggiungi percorso di rete. Si avvierà una procedura guidata per aggiungere le risorse di rete. Fare clic su Avanti.

  3. Nella finestra di dialogo successiva, selezionare Scegli un'altra risorsa di rete.

  4. Inserire il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.

  5. Inserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.

  6. Nella finestra di dialogo successiva, si può assegnare un nome alla risorsa di rete.

    Nota: se si è impostata la codifica ISO, non utilizzare caratteri speciali per i nomi delle cartelle o dei file. Il server Open-Xchange utilizza la codifica UTF-8.

  7. Nella finestra di dialogo successiva fare clic su Fine.

Risultato: si può utilizzare la risorsa di rete per accedere alle voci del deposito informazioni.

7.6.8.3. Accedere da Windows Vista

Prima di utilizzare WebDAV, è necessario installare un aggiornamento software di Microsoft.

Come installare l'aggiornamento software di Microsoft per WebDAV:
  1. Aprire un browser web.

  2. Inserire il seguente indirizzo: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Portarsi su More Information e fare clic su Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. Sulla pagina relativa, fare clic su Scarica. Il file Webfldrs-KB907306-ENU.exe sarà scaricato.

  5. Doppio clic sul file. L'installazione sarà avviata.

Come configurare l'accesso WebDAV su Windows Vista:
  1. Aprire Computer in Windows Explorer.

  2. Clic con il tasto destro in un'area vuota nel pannello destro di Explorer. Dal menu a discesa, selezionare Aggiungi percorso di rete. Si aprirà la finestra di dialogo Aggiungi risorsa di rete. Fare clic su Avanti.

  3. Selezionare Scegli una posizione di rete personalizzata. Fare clic su Avanti.

  4. Nella finestra di dialogo Aggiungi percorso di rete,inserire il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore dove <indirizzo> deve essere sostituito con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.

  5. Inserire il nome utente e la password. Utilizzare i dati di accesso al server Open-Xchange.

  6. Nella finestra di dialogo successiva è possibile assegnare un nome alla risorsa.

  7. Nella finestra di dialogo successiva fare clic su Fine.

Risultato: da Computer sarà possibile accedere alle voci del deposito informazioni.

7.6.8.4. Accedere da Windows 7

Suggerimento: è possibile utilizzare anche l'OX Updater per configurare l'accesso WebDAV. Informazioni sono disponibili nella documentazione utente dell'OX Updater.

Prima di configurare l'accesso WebDAV come descritto in seguito, è necessario installare un aggiornamento software di Microsoft. Le istruzioni sono disponibili in 7.6.8.3: Accedere da Windows Vista.

Come configurare l'accesso WebDAV su Windows 7:
  1. Nell'area di navigazione di Windows Explorer, selezionare la voce Computer.

  2. Nella barra delle icone, fare clic su Connetti unità. Si aprirà la finestra Connetti unità.

  3. Fare clic su Collegati a un sito web da utilizzare per archiviare i documenti. Si aprirà la finestra Aggiungi indirizzo di rete. Fare clic su Avanti.

  4. Selezionare Scegli un indirizzo di rete personalizzato. Fare clic su Avanti.

  5. Nella campo di inserimento Indirizzo Internet o di rete, digitare il seguente indirizzo: https://<indirizzo>/servlet/webdav.infostore Sostituire <indirizzo> con l'indirizzo IP o l'URL del server Open-Xchange.Fare clic su Avanti.

  6. Inserire il nome utente e la password per il server Open-Xchange. Fare clic su OK.

  7. Nella pagina successiva, è possibile assegnare un nome all'indirizzo di rete. Fare clic su Avanti.

  8. Fare clic su Fine.

Risultato: da Computer sarà possibile accedere alle voci del deposito informazioni.