8.5. Administración de carpetas

8.5.1. ¿Qué tengo que saber de las carpetas?

Para trabajar eficientemente con carpetas debería saber lo siguiente:

  • ¿Qué son las categorías de carpetas?

  • ¿Qué son los tipos de carpetas?

  • ¿Qué carpetas existen?

  • ¿Cuál es la finalidad de los íconos de carpetas?

  • ¿Cuál es la finalidad de los permisos?

8.5.1.1. ¿Qué son las categorías de carpetas?

La categoría de la carpeta define si la usa sólo uno o varios usuarios.

Existen las siguientes categorías de carpetas:

  • Carpetas personales. Las carpetas personales contienen sus e-mails, contactos, citas, y tareas. Otros usuarios no pueden ver sus carpetas personales, a menos que usted los comparta con otros usuarios. Según la lista de carpetas utilizado, sus carpetas personales se muestran de la siguiente manera:

    • Si ha seleccionado la lista de carpetas clásico, sus carpetas personales estarán situadas bajo la carpeta raíz. El nombre de usuario de la carpeta raíz coincide con su nombre de usuario.

    • Si ha seleccionado una Nueva lista de carpetas, sus carpetas personales están ubicadas al mismo nivel que el resto de carpetas.

    Nota: Su carpeta personal de Portadocumentos está ubicada bajo Portadocumentos/Portadocumentos de usuario.

  • Carpetas públicas. Están ubicadas en la lista de carpetas debajo de Carpetas públicas. Cualquier usuario puede crear carpetas públicas y compartirlas con otros usuarios. Nota: La carpeta pública del Portadocumentos está ubicada en Portadocumentos/Portadocumentos público.

  • Carpetas compartidas. Están ubicadas en la lista de carpetas debajo de Carpetas compartidas. Aquí puede ver las carpetas compartidas con usted por otros usuarios. Nota: Las carpetas compartidas del Portadocumentos están ubicadas debajo de Portadocumentos/Portadocumentos de usuarios.

8.5.1.2. ¿Qué son los tipos de carpetas?

El tipo de carpeta define los objetos de la carpeta.

Existen los siguientes tipos de carpetas:

  • Carpeta de e-mail. Contiene objetos de e-mail.

  • Carpetas de contactos. Contiene objetos de contactos.

  • Carpetas de calendario. Contiene objetos de citas.

  • Carpetas de tareas. Contiene objetos de tareas.

  • Carpetas de Portadocumentos. Contiene objetos de Portadocumentos.

Se define el tipo de carpeta al crear una nueva carpeta.

8.5.1.3. ¿Qué carpetas existen?

La siguiente descripción corresponde al ajuste Lista de carpetas completo.

Las siguientes carpetas existen de manera predeterminada en la lista de carpetas Clásico.

Lista de carpetas clásico

Contenidos

Su nombre de usuario

Su carpeta raíz personal

e-mail

Mensajes de e-mail entrantes y salientes

Calendario

Calendarios y citas personales

Contactos

Contactos personales

Tareas

Tareas personales

Carpetas públicas

Carpetas visibles por todos los usuarios.

Libreta de direcciones global

Datos de direcciones de todos los usuarios

Carpetas compartidas

Carpetas compartidas con usted por otros usuarios

Portadocumentos

Todas las carpetas del Portadocumentos

Portadocumentos de usuarios

Carpetas personales y compartidas del Portadocumentos

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Portadocumentos

Otro nombre de usuario

Carpeta compartida del Portadocumentos de otro usuario

Portadocumentos público

Carpeta pública del Portadocumentos

Las siguientes carpetas existen de manera predeterminada en la lista de carpetas Nuevo:

Nueva lista de carpetas

Contenidos

Tareas

Tareas personales

Elementos enviados

Correos enviados

Carpetas compartidas

Carpetas compartidas por otros usuarios

Bandeja de entrada

e-mails recibidos

Portadocumentos

Todas las carpetas del Portadocumentos

Portadocumentos de usuarios

Carpetas personales y compartidas del Portadocumentos

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Portadocumentos

Otro nombre de usuario

Carpetas del Portadocumentos compartidas por otros usuarios

Portadocumentos público

Carpetas públicas del Portadocumentos

Calendario

Calendarios y citas personales

Contactos

Contactos personales

Carpetas públicas

Carpetas visibles por todos los usuarios

Libreta de direcciones global

Datos de direcciones de todos los usuarios

En la lista de carpetas Nuevo todas las carpetas están ordenadas alfabéticamente. Dependiendo de la configuración del servidor, pueden existir carpetas adicionales.

8.5.1.4. ¿Cuál es el propósito de los íconos de carpetas?

El ícono de una carpeta ayuda a reconocer si una carpeta fue compartida o publicada mediante Publicar&Suscribir.

Tomando como ejemplo el ícono de la carpeta del Portadocumentos, la siguiente tabla describe cómo reconocer carpetas propias compartidas o publicadas o carpetas compartidas o publicadas por otros usuarios. De forma análoga, esta descripción vale para todos los tipos de carpetas.

Carpetas propias

Significado

Usted no ha compartido la carpeta Portadocumentos.

Usted ha compartido o publicado la carpeta Portadocumentos.

Carpetas compartidas por otros usuarios

Significado

Otro usuario ha compartido con usted esta carpeta Portadocumentos.

Otro usuario ha compartido con usted esta carpeta Portadocumentos. Además, esta carpeta está publicada.

Se puede encontrar información sobre la compartición de carpetas en 8.6: Administración de permisos. Se puede encontrar información sobre la publicación de carpetas en 8.7: Publicar&Subscribir.

8.5.1.5. ¿Cuál es el propósito de los permisos?

Los permisos definen lo que se permite hacer a un usuario con una carpeta concreta y sus contenidos, es decir, los usuarios tienen ciertos permisos en la carpeta. Si todas las condiciones previas se cumplen, un usuario puede conceder permisos a otros usuarios o modificar los que ya tuviesen.

Normalmente la razón para conceder permisos es compartir datos e información con otros usuarios. Esta es una parte esencial de un software colaborativo. La concesión de permisos sobre una carpeta a otros usuarios también se denomina "Compartir una carpeta".

Para controlar si un usuario, por ejemplo, sólo puede leer o también modificar los contenidos de una carpeta, existen una serie de permisos jerarquizados. El permiso más alto es el de administrador. Incluye todos los otros permisos y puede compartir una carpeta con otros usuarios.

Los siguientes ejemplos muestran cómo conceder permisos concretos:

  • Usted tiene permisos de administrador sobre sus carpetas personales. Para ocultar sus datos personales de otros usuarios, los demás usuarios no deben tener ningún permiso sobre sus carpetas personales mientras usted no las comparta.

  • Para poder hacer que datos e información estén disponibles para otros usuarios debe tener permisos para crear subcarpetas dentro de las Carpetas públicas. Dichas subcarpetas se pueden compartir con otros usuarios.

  • Para poder leer los datos de dirección de otros usuarios y cambiar los de la suya tiene que tener permisos para leer todos los objetos de la carpeta Libreta de direcciones global y para crear nuevos objetos en ella.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Administración de permisos.

8.5.2. Elementos del menú contextual para carpetas

Muchas funciones relacionadas con carpetas se pueden ejecutar con la ayuda del menú contextual. Se tienen dos posibilidades para acceder al menú contextual de una carpeta.

Posibilidad 1
  1. Presione con el botón derecho del mouse en la lista de carpetas. Se abrirá el menú contextual.

  2. Presione un elemento del menú contextual.

Posibilidad 2
  1. Presione en una carpeta de la lista de carpetas. Junto al nombre de la carpeta se muestra el ícono Menú contextual ,

  2. Presione en el ícono Menú contextual . Se abre el menú contextual.

  3. Presione un elemento del menú contextual.

Por razones de simplicidad, los siguientes capítulos describen la posibilidad 1. Aún así, se pueden usar ambas.

8.5.3. Creación de carpetas

Para crear nuevas carpetas utilice el ajuste Lista de carpetas completo.

en la lista de carpetas Clásico puede crear las siguientes carpetas:

Carpetas de la lista de carpetas

¿Qué tipos de carpetas se pueden crear?

Carpeta raíz personal

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

e-mail

--

Bandeja de entrada

Carpetas de e-mail

Calendario

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Contactos

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Tareas

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Carpetas públicas

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Libreta de direcciones global

--

Carpetas compartidas

--

Otro nombre de usuario

--

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Portadocumentos

--

Portadocumentos de usuarios

--

Carpeta personal del Portadocumentos

Carpetas Portadocumentos

Otro nombre de usuario (*)

Carpetas Portadocumentos

Portadocumentos público

Carpetas Portadocumentos

Nota: En las carpetas de la lista que aparecen marcadas con un (*) se necesita tener permisos para crear subcarpetas.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Administración de permisos.

En la lista de carpetas Nuevo puede crear las siguientes carpetas:

Nueva lista de carpetas

¿Qué tipos de carpetas se pueden crear?

Tareas

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Elementos enviados

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Carpetas compartidas

--

Otro nombre de usuario

--

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Bandeja de entrada

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Portadocumentos

--

Portadocumentos de usuarios

--

Carpetas personales del Portadocumentos

Carpetas Portadocumentos

Otro nombre de usuario (*)

Carpetas Portadocumentos

Portadocumentos público

Carpetas Portadocumentos

Calendario

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Contactos

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Carpetas públicas

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Nombres de carpetas (*)

Carpetas de e-mail, de calendario, de tareas o de contactos

Libreta de direcciones global

--

Nota: En las carpetas de la lista que aparecen marcadas con un (*) se necesita tener permisos para crear subcarpetas.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Administración de permisos.

Cómo crear una nueva carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una carpeta de la lista de carpetas completo.

  2. Mueva el cursor hasta Nueva subcarpeta. Se abre un submenú con tipos de carpetas.

  3. Presione en el tipo de carpeta que quiera crear. Nota: Dependiendo de la carpeta en la que se cree la subcarpeta, algunos tipos podrían estar desactivados. Se pueden encontrar detalles en la tabla. Resultado: Se crea una carpeta de nombre Nueva carpeta. El nombre de la carpeta está resaltado.

  4. Introduzca un nombre. Presione Intro.

Resultado: Se crea una nueva carpeta.

8.5.4. Renombrado de carpetas

Para renombrar carpetas, utilice el ajuste Lista de carpetas completo.

Nota: Para poder renombrar una carpeta tiene que tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.

Cómo renombrar una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una carpeta de la lista de carpetas completo.

  2. En el menú contextual seleccione Renombrar. El nombre de la carpeta se resaltará.

  3. Edite el nombre o introduzca uno nuevo.

  4. Presione Intro.

Resultado: La carpeta se renombra.

8.5.5. Traslado de carpetas

Para mover carpetas utilice el ajuste Lista de carpetas completo.

Nota: Para mover una carpeta se necesita tener permisos de administración sobre dicha carpeta y permisos para crear subcarpetas en la carpeta de destino.

Cómo mover una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una carpeta de la lista de carpetas completo.

  2. Seleccione Cortar en el menú contextual. El ícono de la carpeta aparece en gris.

  3. Presione con el botón derecho del mouse en la carpeta en donde quiere pegar la carpeta cortada.

  4. Seleccione Pegar en el menú contextual.

Resultado: La carpeta se mueve.

8.5.6. Envío de un enlace a una carpeta

Se puede enviar un enlace a una carpeta a usuarios internos del software colaborativo.

Cómo enviar un enlace a una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una carpeta de la lista.

  2. Seleccione Enviar como enlace en el menú contextual.

Resultado: Se abre la ventana e-mail. El enlace a la carpeta se inserta en el texto del e-mail.

Nota: Para seguir el enlace, el receptor del e-mail tiene que tener los permisos correspondientes sobre la carpeta.

8.5.7. Borrado de carpetas

Para eliminar carpetas utilice el ajuste Lista de carpetas completo.

Advertencia: Si se borra una carpeta, todas las subcarpetas y objetos contenidos en ella se borran también. Las subcarpetas y objetos borrados no se pueden recuperar.

Nota: Para poder borrar una carpeta necesita tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.

Cómo borrar una carpeta:
  1. Presione con el botón derecho del mouse en una carpeta de la lista de carpetas completo.

  2. Seleccione Borrar en el menú contextual. Se abre la ventana de diálogo Borrar carpeta.

  3. Presione .

Resultado: se borran definitivamente la carpeta y sus objetos.