Los términos de búsqueda le permite encontrar elementos del Portadocumentos de la carpeta actual. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar.
Se encontrarán todos los elementos del Portadocumentos que contengan el término de búsqueda en su título.
Ejemplo: Para encontrar los elementos del Portadocumentos con los títulos "edicion y mercadotecnia" y "mercadotecnia básica", utilice el término de búsqueda "mercadotecnia".
Cómo buscar un elemento del Portadocumentos:En la lista de carpetas seleccione la carpeta del Portadocumentos en la que quiere buscar.
Abra las vistas División Hor o Lista.
Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda presione el ícono situado a la izquierda del campo .
Introduzca el término de búsqueda en el campo.
Presione el ícono .
Resultado: La ventana de vista general sólo muestra los elementos del Portadocumentos que coinciden con el término de búsqueda.
Cómo visualizar todos los elementos del Portadocumentos de la carpeta actualmente seleccionada:Presione el ícono .
Todos los datos introducidos al crear el elemento del Portadocumentos se pueden editar posteriormente.
Nota: Para poder editar un elemento del Portadocumentos de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de edición sobre los objetos de la carpeta correspondiente.
Cómo editar un elemento del Portadocumentos:Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Elemento de información.
Editar los datos del elemento del Portadocumentos. Se puede encontrar una descripción detallada de los datos en 7.5: Creación de un elemento del Portadocumentos. Se pueden encontrar instrucciones para trabajar con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Presione
en el panel. La ventana se cerrará.Resultado: El elemento del Portadocumentos se modifica.
Si no quiere validar los cambios, presione el elemento del panel
.Consejo: También puede utilizar el menú contextual para editar el elemento.
Si edita un elemento del Portadocumentos debería bloquear dicho elemento. El bloqueo tiene el siguiente propósito:
El bloqueo indica a otros usuarios que actualmente se está trabajando sobre ese elemento del Portadocumentos, y podría no estar actualizado.
Si el elemento bloqueado del Portadocumentos está ubicado en una carpeta compartida con otros usuarios con permisos de modificación, dichos usuarios no podrán editar el elemento bloqueado.
Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel
presione . Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel .Seleccione uno o varios elementos bloqueados del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel
presione . Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel .Consejo: También puede marcar las funciones y en el menú contextual.
Puede borrar el documento de un elemento del Portadocumentos. Esto borra todas las versiones del documento. Puede encontrar más información sobre el trabajo con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Nota: Esta función no borra ningún documento de su disco local.
Cómo borrar el documento de un elemento del Portadocumentos:Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Elemento de información.
Presione el botón Quitar archivo adjunto.
. Se abre la ventanaSi está seguro de querer eliminar todas las versiones del documento del elemento del Portadocumentos, presione
.Resultado: Todas las versiones del archivo del documento se eliminan del elemento del Portadocumentos. El elemento se mantiene.
Si un elemento del Portadocumentos contiene un documento, puede realizar las siguientes acciones:
Ingresar una nueva versión del documento
Borrar una versión del documento
Establecer una versión del documento como versión actual
Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Elemento de información.
Presione el botón
.Presione el botón
.Seleccione el archivo a ingresar como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de archivo.
Presione el ícono
del panel. La ventana se cerrará.Si fuese necesario, introduzca un comentario en la ventana emergente Comentario de la versión.
Presione
en la ventana emergente. Si no quiere introducir un comentario, presione . Para cancelar el proceso, presione .Resultado: El documento se transfiere al servidor. Tan pronto como termine el proceso, la ventana Elemento del Portadocumentos se cierra.
Nota: Dependiendo del tamaño del archivo del documento y de la velocidad de transferencia de la conexión, este proceso puede tardar un tiempo.
Cómo borrar una versión de un documento de un elemento del Portadocumentos:Abra un Elemento de información en la vista División Hor.
Seleccione la pestaña
.Presione con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.
Presione Se abrirá la ventana en el menú contextual.Borrar versión.
Si está seguro de querer borrar la versión del documento, presione
.Resultado: La versión del documento se borra el elemento del Portadocumentos.
Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.
Como establecer una versión de un documento como la versión actual:Abra un elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.
Seleccione la pestaña
.Presione con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.
Presione en el menú contextual.
Resultado: La versión seleccionada del documento queda fijada como la versión actual.
Existen las siguientes posibilidades para imprimir elementos del Portadocumentos:
Impresión de una lista de elementos del Portadocumentos
Impresión de los datos de un elemento del Portadocumentos
Abra la vista lista en el panel.
Seleccione los elementos del Portadocumentos a imprimir.
En la pestaña del panel Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema presione . Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel . Imprimir.
Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.
En la ventana del sistema presione
.Resultado: Se imprime la lista de elementos del Portadocumentos.
Cómo imprimir los datos de un elemento del Portadocumentos:Abra un elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.
En la pestaña del panel Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema presione . Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel . Imprimir.
Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.
En la ventana del sistema presione
.Resultado: Se imprimen los datos del elemento del Portadocumentos.
Existen las siguientes posibilidades para mover elementos del Portadocumentos:
Con la función del panel
Con arrastrar y soltar
Nota: Al mover elementos del Portadocumentos de una carpeta de origen a otra de destino, necesita tener los siguientes permisos:
Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen
Permisos para crear objetos en la carpeta de destino
Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Seleccionar carpeta.
Presione en una carpeta del Portadocumentos en la ventana Seleccionar carpeta. Sólo puede presionar en carpetas a las que pueda mover elementos del Portadocumentos.
Resultado: Se mueven los elementos del Portadocumentos.
Si quiere cancelar el proceso, presione el botón Seleccionar carpeta.
Cómo mover elementos del Portadocumentos con arrastrar y soltar: de la parte superior derecha de la ventanaSeleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o Lista.
Arrastre el elemento seleccionado del Portadocumentos a otra carpeta. Un ícono junto al cursor indica lo siguiente:
Cuando se arrastra a un destino válido, aparece una señal verde.
Cuando se arrastra a un destino no válido, aparece un ícono de prohibición rojo.
Suelte el botón del mouse sobre la carpeta de destino.
Resultado: Se mueven los elementos del Portadocumentos.
Si quiere cancelar el proceso libere el botón del mouse sobre un destino no válido.
Puede hacer lo siguiente:
Asignar categorías a elementos existentes el Portadocumentos,
Eliminar categorías asignadas.
Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Administración de categorías.
Cómo editar las categorías de un elemento del Portadocumentos:Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas lista o División Hor.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Elemento de información.
Editar las categorías de un elemento del Portadocumentos. Se puede encontrar una descripción en 7.5.2: Adición de categorías.
Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar elementos del Portadocumentos. Usted decide sobre el significado de cada color.
En las vistas División Hor y lista, las marcas se muestran en la última columna.
Cómo etiquetar elementos del Portadocumentos con marcas:Seleccione un elemento del Portadocumentos en las vistas División Hor o lista.
En la pestaña del panel
presione en cualquier elemento. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel y después en cualquier elemento.Resultado: Los elementos seleccionados del Portadocumentos se etiquetan con marcas.
Cómo borrar marcas:En las vistas División Hor o lista seleccione elementos del Portadocumentos etiquetados con marcas.
Presione en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel .
Resultado: Se borran las marcas.
Advertencia: Los elementos del Portadocumentos borrados no se pueden recuperar. Antes de borrar un elemento del Portadocumentos asegúrese de que no lo va a necesitar más.
Nota: Si quiere borrar un elemento del Portadocumentos de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dichas carpetas.
Cómo borrar uno o varios elementos del Portadocumentos:Seleccione uno o varios elementos del Portadocumentos en las vistas División Hor o lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana presione . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel . Borrar elementos.
Si está seguro de querer borrar los elementos del Portadocumentos, presione
.Resultado: Los elementos del Portadocumentos se borran definitivamente.
Consejo: También puede borrar elementos del Portadocumentos utilizando el menú contextual o la tecla <supr>.
Con WebDAV se puede acceder a elementos del Portadocumentos del mismo modo que se accede a archivos locales del disco duro propio. Comparado con el acceso desde la interfaz gráfica del software colaborativo, WebDAV tiene sus ventajas e inconvenientes:
La ventana es la rapidez y el acceso directo con el navegador o Explorer. No necesita conectar a la interfaz gráfica del software colaborativo.
El inconveniente es que sólo se pueden ver la versión actual del documento. La historia del documento y el resto de la información, p. ej. los comentarios, no se muestran.
Advertencia: Cuando se borra un archivo con WebDav se borrarán todas las versiones del archivo, no sólo la actual. Para borrar una versión concreta de un documento utilice exclusivamente los métodos descritos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Dependiendo del sistema operativo instalado en su máquina, el acceso WebDav al Portadocumentos se configura de distinta manera.
Abra KDE Konqueror o un navegador similar.
Introduzca la siguiente dirección en el campo Open-Xchange.
: webdav://<dirección>/servlet/webdav.infostore donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor deIntroduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.
Resultado: Los elementos del Portadocumentos se visualizan en el navegador.
En la ventana Mi PC presione en o haga doble clic en el ícono del escritorio de Windows.
Vaya a Tareas de Red, abra la ventana de diálogo Sitios de Red y presione en
. Se lanza un asistente para la adición de recursos de red. Presione .En la siguiente ventana de diálogo seleccione
.Introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.
Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.
En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.
Nota: Si ha fijado su codificación a ISO, por favor no use caracteres especiales en los nombres de archivos o carpetas. El servidor Open-Xchange usa la codificación UTF-8.
En el siguiente cuadro de diálogo presione en
.Resultado: Puede utilizar Mis sitios de red par acceder a sus elementos del Portadocumentos.
Antes de usar WebDAV tiene que instalar una Actualización de Software de Microsoft.
Cómo instalar la Actualización de Software para WebDAV de Microsoft:Abra un navegador web.
Introduzca la siguiente dirección: http://support.microsoft.com/kb/907306
Diríjase a Más información y presione en .
En la página de descargas presione en
. Se descargará el archivo Webfldrs-KB907306-ENU.exe.Haga doble clic sobre el archivo. Se lanzará la instalación.
En Windows Explorer abra
.Presione con el botón derecho del mouse en una zona libre del recuadro derecho de Explorer. En el menú desplegable seleccione ingresar un sitio de red. Presione .
. Se abre la ventana de diálogoSeleccione
. Presione .En la ventana de diálogo ingresar ruta de red introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> ha de sustituirse por la dirección IP o url del servidor de Open-Xchange.
Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Use su datos de conexión del servidor Open-Xchange.
En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.
En el siguiente cuadro de diálogo presione en
.Resultado: Bajo puede acceder a sus elementos del Portadocumentos.
Consejo:También puede usar el OX Updater para configurar el acceso WebDAV. Se puede encontrar información en la documentación del usuario de OX Updater.
Antes de configurar el acceso WebDAV como se describe más abajo, se ha de instalar una actualización de software de Microsoft. Se pueden encontrar instrucciones en 7.6.8.3: Acceso bajo Windows Vista.
Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows 7:En el área de navegación del Explorador de Windows seleccione el elemento
.En la barra de íconos presione en
. Se abre la ventana .Presione en ingresar dirección de red. Presione .
. Se abre la ventanaSeleccione
. Presione .En el campo Dirección de Internet o de red indique la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore Sustituya <dirección> por la dirección IP o url del servidor Open-Xchange.Presione .
Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el servidor Open-Xchange. Presione .
En la siguiente página puede asignar un nombre a la dirección de red. Presione
.Presione
.Resultado: Debajo de puede ingresar a sus elementos del Portadocumentos.