1.2. Bestandteile und Arbeitsweise der Open-Xchange-Groupware

Dieses Kapitel bietet eine Übersicht über die Bestandteile der Groupware. Es zeigt Einblicke in Aufgaben, die Sie mit den Modulen erledigen können und in das Zusammenwirken der Module.

Hinweis: Sollten Sie in diesem Handbuch Hinweise auf Funktionalitäten finden, die nicht in Ihrer Groupware enthalten sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster. Da die Groupware modularisiert aufgebaut ist, ist es jederzeit möglich, weitere Module bzw. Funktionalitäten durch ein Upgrade zu erwerben.

Startseite

Die Startseite dient als Ausgangspunkt für das weitere Arbeiten mit der Groupware. Auf der Startseite können Sie Objekte wie neue E-Mails, aktuelle Termine, Aufgaben und InfoStore-Einträge sehen, neue Objekte anlegen oder ein anderes Modul aufrufen.

Modul E-Mail

Im Modul E-Mail empfangen und senden Sie E-Mails. Weitere Funktionen sind Suchen, Drucken, Verschieben, Kopieren oder das Erstellen von E-Mail-Vorlagen.

E-Mail-Anhänge können Sie auf der lokalen Festplatte oder im InfoStore ablegen. Zum Senden einer E-Mail greifen Sie auf die Daten des Moduls Kontakte zu, ohne das Modul E-Mail verlassen zu müssen. Wenn Sie eine Termineinladung per E-Mail erhalten, können Sie aus der E-Mail heraus zu dem Termineintrag im Kalendermodul wechseln.

Modul Kontakte

Im Modul Kontakte verwalten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Kontakte. Sie können Kontakte anzeigen, erstellen und bearbeiten. Die Kontaktdaten alle Benutzer der Groupware stehen im Globalen Adressbuch zur Verfügung.

Nutzen Sie die Kontaktdaten, um E-Mails zu senden, im Modul Kalender Teilnehmer zu Terminen einzuladen oder im Modul Aufgaben Teilnehmern Aufgaben zu übertragen.

Modul Kalender

Im Modul Kalender verwalten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Termine. Sie können Termine anzeigen, erstellen und bearbeiten. Für regelmäßig wiederkehrende Termine erstellen Sie eine Terminserie. Für detaillierte Informationen können Sie Dokumente an den Termin anhängen. Wenn Sie ein anderer Teilnehmer zu einem Termin einlädt, können Sie die Einladung bestätigen oder ablehnen.

Wenn Sie andere Teilnehmer zu einem Termin einladen, können Sie die Daten des Moduls Kontakte verwenden. Sie können prüfen, ob andere Teilnehmer an dem geplanten Termin frei sind und ob Ressourcen wie Räume oder Geräte verfügbar sind. Andere Teilnehmer werden automatisch über Änderungen am Termin benachrichtigt.

Modul Aufgaben

Im Modul Aufgaben verwalten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Aufgaben. Sie können Aufgaben anzeigen, erstellen und bearbeiten. Für detaillierte Informationen können Sie Dokumente an die Aufgabe anhängen. Steuern Sie die Bearbeitung der Aufgabe, indem Sie Beginn und Fälligkeit terminieren und den aktuellen Bearbeitungsstand eintragen.

Sie können die Aufgabe an andere Teilnehmer delegieren. Ist das Ergebnis der Aufgabe in einem Dokument festgehalten, speichern Sie das Dokument im InfoStore.

Modul InfoStore

Im Modul InfoStore verwalten Sie Informationen in Form von Dokumenten, Anmerkungen oder Links auf Internet-Adressen. Sie können InfoStore-Einträge anzeigen, erstellen und bearbeiten. Der  InfoStore dient damit auch als Backup-Medium für Ihre Dokumente.

Der InfoStore bildet gleichzeitig den zentralen Informationspool für das Wissen Ihrer Firma. Hierzu erstellen Sie InfoStore-Ordner, die Sie für alle Benutzer oder für bestimmte Teams mit Lese- oder Schreibrechten freigeben. Senden Sie Dokumente aus dem InfoStore als Link oder E-Mail-Anlage an andere Benutzer. Stellen Sie Ihr Wissen anderen zur Verfügung und profitieren Sie gleichzeitig vom Wissen anderer.

Einstellungen

Hier ändern Sie landesspezifische Einstellungen, das Verhalten und das Aussehen der Groupware. Dazu zählen auch persönliche Einstellungen wie Ihr Passwort und eine Abwesenheitsbenachrichtigung.

Auch eine Funktion zum Import von Kontaktdaten und Terminen im MS-Outlook-Format oder in Standardformaten können Sie hier aufrufen.

Ordner und Freigaben

Eine wichtige Rolle für den Austausch von Informationen mit anderen Benutzern spielen Ordner und deren Freigabe. Jedes Objekt der Groupware ist in einem bestimmten Ordner gespeichert. Sie verwalten Ordner und Freigaben mit Hilfe des Ordnerbaums.

Nutzen Sie persönliche Ordner, um Ihre E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und InfoStore-Einträge zu ordnen.

Unterstützen Sie Ihr Team, indem Sie bestimmte Ordner gezielt zum Lesen oder Schreiben freigeben. Profitieren Sie von den Informationen Anderer, indem Sie die Objekte in öffentlichen und freigegebenen Ordnern für Ihre Arbeit nutzen.