7.6. Gérer les éléments du dépôt de données

7.6.1. Chercher des éléments du dépôt de données

Les termes de recherche vous permettent de trouver les éléments du dépôt de données dans le dossier actuel du dépôt de données. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à chercher.

Tous les éléments du dépôt de données contenant le terme de recherche dans leur titre seront affichés.

Par exemple, pour trouver les éléments du dépôt de données qui ont pour titre « Éditions du marketing » et « Principes de base du marketing », utilisez le terme de recherche « marketing ».

Comment chercher un élément du dépôt de données:
  1. Dans l'arborescence des dossiers, sélectionnez le dossier du dépôt de données dans lequel on doit chercher.

  2. Ouvrez la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  3. Pour sélectionner un ou plusieurs critères de recherche, cliquez sur l'icône située à gauche du champ de saisie Chercher.

  4. Saisissez le terme de recherche dans la zone de saisie.

  5. Cliquez sur l'icône Chercher .

Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les éléments du dépôt de données correspondant aux termes définis dans la recherche.

Comment afficher tous les éléments du dépôt de données dans le dossier actuellement sélectionné :

Cliquez sur l'icône Réinitialiser dans le champ de saisie Chercher .

7.6.2. Modifier des éléments du dépôt de données

Toutes les données saisies lorsque vous avez créé l'élément du dépôt de données peuvent être modifiées plus tard.

Remarque : Pour être en mesure de modifier un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de modifier les objets dans le dossier concerné.

Comment modifier un élément du dépôt de données :
  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre.

  3. Modifiez les données d'un élément du dépôt de données. Une description détaillée des données se trouve dans 7.5: Créer un élément du dépôt de données. Les instructions permettant de travailler avec les versions d'un document se trouvent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : L'élément du dépôt de données est modifié.

Si vous ne souhaitez pas accepter les changements, cliquez sur Annuler.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour modifier l'élément.

7.6.2.1. Verrouiller des éléments du dépôt de données

Si vous modifiez un élément du dépôt de données, vous devriez verrouiller l'élément. Le but de la fermeture est le suivant :

  • Le cadenas indique aux autres utilisateurs que l'élément du dépôt de données est actuellement en cours d'utilisation et ne pourra pas être à jour.

  • Si l'élément verrouillé se trouve dans un dossier du dépôt de données partagé avec d'autres utilisateurs ayant des droits de modification, ceux-ci ne pourront pas modifier l'élément verrouillé.

Comment verrouiller un élément du dépôt de données:
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Édition du tableau de bord, cliquez sur Verrouiller. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Verrouiller du tableau de bord.

Dès que vous avez terminé de modifier, vous devriez déverrouiller l'élément.Comment déverrouiller un élément:
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Édition du tableau de bord, cliquez sur Déverrouiller. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Déverrouiller du tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez également lancer les fonctions Verrouiller et Déverrouiller dans le menu contextuel.

7.6.2.2. Supprimer un document

Vous pouvez supprimer le document depuis un élément du dépôt de données. Cette opération supprime également toutes les versions du document. Des informations complémentaires sur la manière de travailler avec des versions de document se trouvent dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.

Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.

Comment faire pour supprimer un document de l'élément du dépôt de données :
  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre.

  3. Cliquez sur le boutonSupprimer. La fenêtre Détacher le fichier s'ouvre.

  4. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer toutes les versions du document de l'élément du dépôt de données, cliquez sur Oui.

Résultat : Toutes les versions de fichier du document sont enlevées de l'élément du dépôt de données. L'élément du dépôt de données est conservé.

7.6.2.3. Travailler avec les versions du document

Si un élément du dépôt de données contient un document, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Ajouter une nouvelle version du document

  • Supprimer une version du document

  • Définir une version du document comme la version actuelle

Comment ajouter une nouvelle version du document :
  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre.

  3. Cliquez sur le bouton Fichier.

  4. Cliquez sur le bouton Parcourir.

  5. Sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe. Fermez la fenêtre de dialogue de sélection de fichiers.

  6. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans la tableau de bord. La fenêtre sera fermée.

  7. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la fenêtre qui apparaîtCommentaires.

  8. Cliquez sur OK dans la fenêtre qui apparaît. Si vous ne voulez pas saisir un commentaire, cliquez sur Pas de commentaire. Pour annuler le processus, cliquez sur Annuler.

Résultat : Le document est transféré sur le serveur. Dès que le processus est terminé, la fenêtre Élément du dépôt de données se ferme.

Remarque : Selon la taille de fichier du document et du taux de transfert de la connexion, ce processus peut prendre un certain temps.

Comment supprimer une version du document de l'élément du dépôt de données :
  1. Ouvrir un élément dans la vue sous forme de Division horizontale.

  2. Sélectionnez l'onglet Versions.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur une version du document dans la vue en liste.

  4. Cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel. La fenêtre Supprimer la version s'affiche.

  5. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer la version du document, cliquez sur Oui.

Résultat : La version du document est enlevée de l'élément du dépôt de données.

Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.

Comment définir une version du document comme la version actuelle :
  1. Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.

  2. Sélectionnez l'onglet Versions.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur une version du document dans la vue en liste.

  4. Cliquez sur Actuel dans le menu contextuel.

Résultat : La version du document sélectionné est définie comme la version actuelle.

7.6.3. Imprimer les éléments du dépôt de données

Les possibilités suivantes permettent d'imprimer les éléments du dépôt de données :

  • Imprimer une liste d'éléments du dépôt

  • Imprimer les données d'un élément du dépôt de données

Comment imprimer une liste des éléments du dépôt de données :
  1. Ouvrez la vue Liste dans le tableau de bord.

  2. Choisissez les éléments du dépôt de données à imprimer.

  3. Dans l'onglet Modifier du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre avec l'aperçu avant impression et la fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  4. Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.

  5. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat: La liste des éléments du dépôt de données est imprimée.

Comment imprimer les données d'un élément du dépôt de données :
  1. Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.

  2. Dans l'onglet Modifier du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre avec l'aperçu avant impression et la fenêtre système Imprimer s'ouvrent.

  3. Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Les données d'un élément du dépôt de données sont imprimées.

7.6.4. Déplacer des éléments du dépôt de données

Pour déplacer les éléments du dépôt de données, il existe les possibilités suivantes :

  • Depuis le tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Remarque : Lorsque l'on déplace des éléments du dépôt de données d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez disposer des droits suivants :

  • Les droits de suppression pour les objets dans le dossier source

  • Le droit de création des objets dans le dossier cible

Comment modifier des éléments du dépôt de données à l'aide de la fonction du tableau de bord :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Déplacer du tableau de bord. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier du dépôt de données dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers dont vous pouvez déplacer les éléments.

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur le bouton Fermer dans la partie supérieure droite de la fenêtre Choisir le dossier.

Comment déplacer des éléments du dépôt de données par glisser-déposer :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Faites glisser un élément sélectionné vers un dossier du dépôt de données. Une icône à côté du pointeur de la souris signifie :

    • Lors du déplacement vers une cible valide, une coche verte s'affiche.

    • Lors du déplacement vers une cible invalide, une icône d'interdiction rouge apparaît.

  3. Relâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.

Si vous souhaitez annuler le processus, relâchez le bouton de la souris au-dessus d'une cible invalide.

7.6.5. Marquer des éléments du dépôt de données avec des catégories

Les possibilités suivantes s'ouvrent à vous :

  • Attribuer des catégories à des éléments existants du dépôt de données ;

  • Supprimer des catégories attribuées.

De plus amples informations sur la définition de catégories se trouvent dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment modifier les catégories d'un élément du dépôt de données :
  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue Liste ou Division horizontale.

  2. Dans l'onglet Modifier du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt s'ouvre.

  3. Modifiez les catégories de l'élément du dépôt de données. Une description se trouve dans 7.5.2: Ajout de catégories.

7.6.6. Identifier des éléments du dépôt de données avec des drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleur servant à marquer les éléments du dépôt de données. Vous pouvez déterminer la signification de chaque couleur.

Dans la vue sous forme de division horizontale ou sous forme de liste, les drapeaux apparaissent dans la dernière colonne.

Comment identifier des éléments du dépôt de données avec des drapeaux :
  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Drapeaux du tableau de bord, cliquez sur un élément de votre choix. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux du tableau de bord puis sur le drapeau de votre choix.

Résultat: Les éléments sélectionnés du dépôt de données sont marqués par des drapeaux.

Comment supprimer les drapeaux :
  1. Dans la vue sous forme de division horizontale ou liste, sélectionnez les éléments du dépôt de données marqués par des drapeaux.

  2. Cliquez sur Supprimer le drapeau dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux > Supprimer le drapeau du tableau de bord.

Résultat : Le drapeau est supprimé.

7.6.7. Supprimer des éléments du dépôt de données

Avertissement : Les éléments supprimés du dépôt de données ne peuvent plus être restaurés. Avant de supprimer un élément, assurez-vous que vous n'en avez plus l'utilité.

Remarque : Si vous souhaitez supprimer un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de suppression sur les objets dans ces dossiers.

Comment supprimer un ou plusieurs éléments du dépôt de données :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Supprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord. La fenêtre Supprimer les éléments s'ouvre.

  3. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer les éléments du dépôt de données, cliquez sur Oui.

Résultat : L'élément du dépôt de données est définitivement supprimé.

Conseil : Vous pouvez également supprimer les éléments du dépôt de données en utilisant le menu contextuel ou la touche <suppr>.

7.6.8. Accéder aux éléments du dépôt de données en utilisant WebDAV

Avec WebDAV, vous pouvez accéder aux éléments du dépôt de données de la même manière que lorsque vous accédez aux fichiers sur votre disque local. Les avantages et les inconvénients de WebDAV par rapport à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif sont :

  • L'avantage est l'accès rapide et direct avec le navigateur ou l'explorateur.Vous n'avez pas à être connecté à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif.

  • L'inconvénient est que vous ne pouvez voir que la version actuelle du document. L'historique et les informations complémentaires des documents, par exemple les observations, ne sont pas visibles.

Avertissement : Lorsque vous supprimez un élément de fichier avec WebDAV, vous supprimez toutes les versions du fichier, pas uniquement la version actuelle. Pour pouvoir supprimer une version précise du document, utilisez exclusivement les méthodes décrites dans 7.6.2.3: Travailler avec les versions du document.

Selon le système d'exploitation installé sur votre machine, l'accès par WebDav au dépôt de données se configure de différentes manières.

7.6.8.1. Accéder sous Linux

Comment accéder aux éléments du dépôt de données avec WebDAV sous Linux :
  1. Ouvrir Konqueror de KDE ou un navigateur semblable.

  2. Saisissez l'adresse suivante dans le champ Emplacement : webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.

  3. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont affichés dans le navigateur.

7.6.8.2. Accéder sous Windows XP

Comment configurer l'accès WebDav sous Windows XP :
  1. Dans la fenêtre Poste de travail, cliquez sur Favoris réseau ou double-cliquez sur l'icône Favoris réseau dans le Bureau Windows.

  2. Cliquez sur Favoris réseau, ouvrez la fenêtre de dialogue Gestion du réseau et cliquez sur Ajouter un emplacement réseau . Un assistant permettant l'ajout de ressources réseau est lancé. Cliquez sur Suivant.

  3. Dans la fenêtre de dialogue suivante, sélectionnez Choisissez un autre emplacement réseau.

  4. Saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore , où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.

  5. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .

  6. Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous pouvez affecter un nom à la ressource réseau.

    Remarque : Si vous avez réglé votre encodage en ISO, veuillez ne pas employer de caractères spéciaux pour les noms de fichiers ou de dossiers. Le serveur Open-Xchange utilise l'encodage UTF-8.

  7. Dans la fenêtre de dialogue suivante, cliquez sur Terminer.

Résultat : Vous pouvez utiliser l'emplacement réseau pour accéder à vos éléments du dépôt de données.

7.6.8.3. Accéder sous Windows Vista

Avant d'utiliser WebDAV, il vous faut installer une mise à jour logicielle de Microsoft.

Comment installer la mise à jour logicielle de Microsoft pour WebDAV :
  1. Ouvrez un navigateur web.

  2. Saisissez l'adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Allez jusqu'à la section Plus d'informations et cliquez sur Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. Sur la page de téléchargement, cliquez sur Télécharger. Le fichier Webfldrs-KB907306-ENU.exe sera téléchargé.

  5. Double-cliquez sur ce fichier. L'installation va commencer.

Comment configurer l'accès WebDAV sous Windows Vista :
  1. Dans l'explorateur Windows, ouvrez Ordinateur.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vide dans le volet droit de l'explorateur. À partir du menu déroulant, choisissez Ajouter un emplacement réseau. La fenêtre de dialogue Ajouter un emplacement réseau s'ouvre. Cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Choisir un emplacement réseau personnalisé. Cliquez sur Suivant.

  4. Dans la fenêtre de dialogue Ajouter un emplacement réseau, saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.

  5. Saisissez vos nom d'utilisateur et mot de passe. Servez-vous de vos données de connexion du serveur Open-Xchange.

  6. Dans la fenêtre de dialogue suivante, vous pouvez affecter un nom à la ressource.

  7. Dans la fenêtre de dialogue suivante, cliquez sur Terminer.

Résultat : Sous Ordinateur, vous pouvez accéder à vos éléments du dépôt de données.

7.6.8.4. Accès sous Windows 7

Conseil : On peut également utiliser OX Updater pour configurer l'accès WebDAV. D'autres informations se trouvent dans la documentation utilisateur de OX Updater.

Avant de configurer l'accès WebDAV comme décrit ci-dessous, il faut installer une « Microsoft Software Update ». Les instructions pour ce faire se trouvent dans 7.6.8.3: Accéder sous Windows Vista.

Comment configurer l'accès WebDAV sous Windows 7 :
  1. Dans la zone de navigation de l'explorateur Windows, choisissez l'élément Ordinateur.

  2. Dans la barre d'icônes, cliquez sur Connecter un lecteur réseau. La fenêtre Connecter un lecteur réseau s'ouvre.

  3. Cliquez sur Se connecter à un site web où vous pouvez stocker vos documents. La fenêtre Ajouter une adresse réseau s'ouvre. Cliquez sur Suivant.

  4. Sélectionnez Choisir un emplacement réseau personnalisé. Cliquez sur Suivant.

  5. Dans le champ de saisie Adresse Internet ou adresse réseau, saisissez l'adresse suivante : https://<adresse>/servlet/webdav.infostore Remplacez <adresse> par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange. Cliquez sur Suivant.

  6. Saisissez vos nom d'utilisateur et mot de passer pour le serveur Open-Xchange. Cliquez sur OK.

  7. Sur la page suivante, vous pouvez affecter un nom à l'adresse réseau. Cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Terminer.

Résultat : Sous Computer, vous pouvez accéder aux éléments de votre dépôt de données.