I filtri dei messaggi aiutano ad organizzare i messaggi di posta elettronica in arrivo. Ad esempio, si possono impostare filtri per innescare la seguenti azioni alla ricezione di un messaggio:
Il messaggio è spostato in una cartella di posta specifica.
Il messaggio è inviato ad un altro indirizzo di posta elettronica.
Il messaggio è marcato come letto.
Per utilizzare i filtri di posta, procedere come segue:
Creare cartelle di posta.
Creare una o più regole.
Specificare un ordine per le regole.
Decidere se le regole successive devono essere elaborate quando una regola è verificata.
Una regola contiene
un nome,
una o più condizioni,
una o più azioni. Si può specificare se una o più condizioni devono essere soddisfatte per elaborare le azioni.
Si può creare una condizione
selezionando un componente del messaggio di posta ("Oggetto", ad esempio);
selezionando un criterio ("è uguale", ad esempio);
inserendo un argomento ("protocollo", ad esempio).
In questo caso il groupware verificherà se l'oggetto di un messaggio corrisponde esattamente ai caratteri dell'argomento ("protocollo"). Si può controllare se la condizione verifica il criterio e la stringa di caratteri. La differenza tra i singoli criteri sarà spiegata negli esempi seguenti. Negli esempi, l'oggetto è utilizzato per filtrare i messaggi di posta.
Criterio: "è esattamente" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde esattamente alla stringa di caratteri dell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".
La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".
La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".
Criterio: "contiene" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri nell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".
La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".
La condizione è verificata anche per l'oggetto "protocollo dell'incontro".
Criterio: "Corrisponde (consentiti caratteri speciali)" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde precisamente ai caratteri nell'argomento. La stringa di caratteri può contenere caratteri speciali. Esempio: l'argomento è "protocol*". Il carattere "*" è un carattere speciale che indica qualsiasi carattere.
La condizione è verificata per l'oggetto "aggiornamento del protocollo".
La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".
Criterio: "Verifica l'espressione regolare" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri forniti dall'espressione regolare nell'argomento. Le espressioni regolari consentono richieste complesse. Ulteriori informazioni sono disponibili sui rispettivi siti Internet. La semplice espressione regolare che segue, dovrebbe fornire un'idea dell'argomento. Esempio: l'argomento è "organi(z|s)ation". L'espressione "(z|s)" significa o il carattere "z" o il carattere "s".
La condizione è verificata per l'oggetto "organizzazione".
La condizione è verificata anche per l'oggetto "organizzazione".
La condizione non è verificata per l'oggetto "Organico".
Come aprire le funzioni per i filtri di posta:
Nella barra del titolo, fare clic sull'icona .
Nell'albero delle cartelle, fare clic su
.Nell'albero delle cartelle, fare clic sulla sottocartella
di .Risultato: le funzioni relative ai filtri dei messaggi sono visualizzate nel pannello. La finestra di panoramica mostra le regole disponibili. Il pannello sinistro con il titolo visualizza le regole esistenti. Il pannello destro con il titolo visualizza le impostazioni di una regola.
Sono disponibili le seguenti funzioni:
Creare una nuova regola
Aggiungere condizioni
Aggiungere azioni
Visualizzare i dettagli di una regola
Attivare o disattivare una regola
Cambiare l'ordinamento delle regole
Modificare una regola
Eliminare una regola
Nella scheda del pannello, fare clic su . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello.
Digitare un nome nel campo di inserimento
nel pannello .Per aggiungere una condizione, fare clic sul pulsante
. Definire la condizione. Dettagli sono disponibili successivamente in questo capitolo.Se si vuole aggiungere un'ulteriore condizione, fare clic nuovamente sul pulsante
.Se si vuole rimuovere una condizione, fare clic sul pulsante
posizionato accanto alla condizione.
Se si impostano diverse condizioni, utilizzare l'elenco a tendina
per definire il modo in cui le condizioni interagiscono:Se deve essere verificata qualsiasi condizione, selezionare
.Se devono essere verificate tutte le condizioni, selezionare
.
Per specificare l'azione da eseguire se la regola è verificata, fare clic sul pulsante
. Dettagli sono disponibili successivamente in questo capitolo.Se si vuole aggiungere un'azione aggiuntiva, fare clic nuovamente sul pulsante
.Se si vuole rimuovere un'azione, fare clic sul pulsante
posizionato accanto all'azione.
La casella di selezione
consente di specificare se le regole successive devono essere elaborate anche se la regola è verificata:Se le regole successive devono essere elaborate, attivare la casella di selezione.
Se le regole successive non devono essere elaborate, disattivare la casella di selezione.
Fare clic sul pulsante
.Risultato: la nuova regola è inserita nel pannello . La nuova regola è attivata.
Suggerimento: si può creare una nuova regola utilizzando un messaggio di posta elettronica. Per farlo, aprire il modulo Posta elettronica e fare clic su un messaggio. Nel menu contestuale, fare clic su . Fare clic su una voce nel sottomenu. Completare le impostazioni come descritto in precedenza.
L'esempio seguente descrive come creare una condizione. Configurare le seguenti condizioni :
Il mittente del messaggio contiene la stringa di caratteri Rossi.
Selezionare
nell'elenco a tendina sotto . Accanto all'elenco a tendina, saranno visualizzati un nuovo elenco a tendina e un campo di inserimento.Selezionare la voce
nell'elenco a tendina.Inserire la stringa di caratteri "Rossi" nel campo di inserimento.
Il seguente esempio descrive come impostare un'azione. L'azione seguente dovrebbe essere impostata:
Sposta il messaggio nella cartella di posta
.Selezionare la voce
nell'elenco a tendina sotto . Un nuovo campo di testo viene visualizzato accanto all'elenco a tendina.Fare clic sul nuovo campo di inserimento. Selezionare la cartella Privato.
Selezionare una regola nel pannello
. Le condizioni e le azioni per la regola sono visualizzate nel pannello .Attivare o disattivare la casella di selezione nella colonna
.Seleziona una regola nel pannello
.Fare clic su o nella scheda del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce o su del pannello.
Seleziona una regola nel pannello
.Cambiare le impostazioni nel pannello
.Fare clic sul pulsante
.Seleziona una regola nel pannello
.Fare clic su nella scheda del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce del pannello.
Fare clic su un altro pulsante nella barra del titolo.