8.2.5.4. Filtro dei messaggi

I filtri dei messaggi aiutano ad organizzare i messaggi di posta elettronica in arrivo. Ad esempio, si possono impostare filtri per innescare la seguenti azioni alla ricezione di un messaggio:

  • Il messaggio è spostato in una cartella di posta specifica.

  • Il messaggio è inviato ad un altro indirizzo di posta elettronica.

  • Il messaggio è marcato come letto.

Per utilizzare i filtri di posta, procedere come segue:

  • Creare cartelle di posta.

  • Creare una o più regole.

  • Specificare un ordine per le regole.

  • Decidere se le regole successive devono essere elaborate quando una regola è verificata.

Una regola contiene

  • un nome,

  • una o più condizioni,

  • una o più azioni. Si può specificare se una o più condizioni devono essere soddisfatte per elaborare le azioni.

Si può creare una condizione

  • selezionando un componente del messaggio di posta ("Oggetto", ad esempio);

  • selezionando un criterio ("è uguale", ad esempio);

  • inserendo un argomento ("protocollo", ad esempio).

In questo caso il groupware verificherà se l'oggetto di un messaggio corrisponde esattamente ai caratteri dell'argomento ("protocollo"). Si può controllare se la condizione verifica il criterio e la stringa di caratteri. La differenza tra i singoli criteri sarà spiegata negli esempi seguenti. Negli esempi, l'oggetto è utilizzato per filtrare i messaggi di posta.

  • Criterio: "è esattamente" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde esattamente alla stringa di caratteri dell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".

  • Criterio: "contiene" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri nell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".

    • La condizione è verificata anche per l'oggetto "protocollo dell'incontro".

  • Criterio: "Corrisponde (consentiti caratteri speciali)" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde precisamente ai caratteri nell'argomento. La stringa di caratteri può contenere caratteri speciali. Esempio: l'argomento è "protocol*". Il carattere "*" è un carattere speciale che indica qualsiasi carattere.

    • La condizione è verificata per l'oggetto "aggiornamento del protocollo".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".

  • Criterio: "Verifica l'espressione regolare" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri forniti dall'espressione regolare nell'argomento. Le espressioni regolari consentono richieste complesse. Ulteriori informazioni sono disponibili sui rispettivi siti Internet. La semplice espressione regolare che segue, dovrebbe fornire un'idea dell'argomento. Esempio: l'argomento è "organi(z|s)ation". L'espressione "(z|s)" significa o il carattere "z" o il carattere "s".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "organizzazione".

    • La condizione è verificata anche per l'oggetto "organizzazione".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "Organico".

Come aprire le funzioni per i filtri di posta:
  1. Nella barra del titolo, fare clic sull'icona Configurazione.

  2. Nell'albero delle cartelle, fare clic su Posta elettronica.

  3. Nell'albero delle cartelle, fare clic sulla sottocartella Filtro di Posta elettronica.

Risultato: le funzioni relative ai filtri dei messaggi sono visualizzate nel pannello. La finestra di panoramica mostra le regole disponibili. Il pannello sinistro con il titolo Nome regola visualizza le regole esistenti. Il pannello destro con il titolo Dettagli regola visualizza le impostazioni di una regola.

Sono disponibili le seguenti funzioni:

  • Creare una nuova regola

    • Aggiungere condizioni

    • Aggiungere azioni

  • Visualizzare i dettagli di una regola

  • Attivare o disattivare una regola

  • Cambiare l'ordinamento delle regole

  • Modificare una regola

  • Eliminare una regola

Come creare una nuova regola:
  1. Nella scheda Filtro dei messaggi del pannello, fare clic su Nuovo. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Nuovo del pannello.

  2. Digitare un nome nel campo di inserimento Nome nel pannello Dettagli della regola.

  3. Per aggiungere una condizione, fare clic sul pulsante Aggiungi condizione. Definire la condizione. Dettagli sono disponibili successivamente in questo capitolo.

    • Se si vuole aggiungere un'ulteriore condizione, fare clic nuovamente sul pulsante Aggiungi condizione.

    • Se si vuole rimuovere una condizione, fare clic sul pulsante Elimina posizionato accanto alla condizione.

  4. Se si impostano diverse condizioni, utilizzare l'elenco a tendina Per un messaggio in arrivo che corrisponda a: per definire il modo in cui le condizioni interagiscono:

    • Se deve essere verificata qualsiasi condizione, selezionare Qualsiasi.

    • Se devono essere verificate tutte le condizioni, selezionare Tutte.

  5. Per specificare l'azione da eseguire se la regola è verificata, fare clic sul pulsante Aggiungi azione. Dettagli sono disponibili successivamente in questo capitolo.

    • Se si vuole aggiungere un'azione aggiuntiva, fare clic nuovamente sul pulsante Aggiungi azione.

    • Se si vuole rimuovere un'azione, fare clic sul pulsante Elimina posizionato accanto all'azione.

  6. La casella di selezione Elabora le regole successive anche quando la regola corrisponde consente di specificare se le regole successive devono essere elaborate anche se la regola è verificata:

    • Se le regole successive devono essere elaborate, attivare la casella di selezione.

    • Se le regole successive non devono essere elaborate, disattivare la casella di selezione.

  7. Fare clic sul pulsante Salva.

Risultato: la nuova regola è inserita nel pannello Nome regola. La nuova regola è attivata.

Suggerimento: si può creare una nuova regola utilizzando un messaggio di posta elettronica. Per farlo, aprire il modulo Posta elettronica e fare clic su un messaggio. Nel menu contestuale, fare clic su Crea un filtro. Fare clic su una voce nel sottomenu. Completare le impostazioni come descritto in precedenza.

L'esempio seguente descrive come creare una condizione. Configurare le seguenti condizioni :

  • Il mittente del messaggio contiene la stringa di caratteri Rossi.

Come creare una condizione:
  1. Selezionare Mittente / Da nell'elenco a tendina sotto Delle seguenti condizioni:. Accanto all'elenco a tendina, saranno visualizzati un nuovo elenco a tendina e un campo di inserimento.

  2. Selezionare la voce contiene nell'elenco a tendina.

  3. Inserire la stringa di caratteri "Rossi" nel campo di inserimento.

Il seguente esempio descrive come impostare un'azione. L'azione seguente dovrebbe essere impostata:

  • Sposta il messaggio nella cartella di posta Privato.

Come impostare l'azione:
  1. Selezionare la voce Sposta nella cartella nell'elenco a tendina sotto Effettua ciò che segue:. Un nuovo campo di testo viene visualizzato accanto all'elenco a tendina.

  2. Fare clic sul nuovo campo di inserimento. Selezionare la cartella Privato.

Come visualizzare i dettagli di una regola:
  • Selezionare una regola nel pannello Nome regola. Le condizioni e le azioni per la regola sono visualizzate nel pannello Dettagli regola.

Come attivare o disattivare una regola:
  • Attivare o disattivare la casella di selezione nella colonna Attiva.

Come cambiare l'ordine di una regola:
  1. Seleziona una regola nel pannello Nome regola.

  2. Fare clic su Su o Giù nella scheda Filtro dei messaggi del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Sposta > Su o su Sposta > Giù del pannello.

Come modificare una regola:
  1. Seleziona una regola nel pannello Nome regola.

  2. Cambiare le impostazioni nel pannello Dettagli regola.

  3. Fare clic sul pulsante Salva.

Come eliminare una regola:
  1. Seleziona una regola nel pannello Nome regola.

  2. Fare clic su Elimina nella scheda Filtro dei messaggi del pannello. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Elimina del pannello.

Come uscire dalla pagina delle opzioni dei filtri dei messaggi:
  • Fare clic su un altro pulsante nella barra del titolo.