7.4. Visualizzazione degli elementi del deposito informazioni

Per visualizzare le voci del deposito informazioni, procedere come segue:

7.4.1. Visualizzare la vista Elenco

La vista Elenco visualizza le voci del deposito informazioni sotto forma di tabella.

Come visualizzare le voci del deposito informazioni come un elenco:
  1. Selezionare una cartella del deposito informazioni dall'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Elenco. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Visualizza > Elenco del pannello.

Risultato: le voci del deposito informazioni sono visualizzate come un elenco.

Per ogni voce del deposito informazioni, l'elenco mostra una riga con informazioni sotto forma di icone o testo:

Colonna

Informazioni

Colonna 1, icona  

La voce è una voce del deposito informazioni.

Colonna 1, icona 

La voce del deposito informazioni è bloccata.

Colonna 2, icona 

La voce del deposito informazioni contiene un documento. Per aprire o salvare la versione corrente del documento, fare clic sull'icona. Dettagli sono disponibili in 7.4.4: Aprire o salvare la versione corrente del documento.

Colonna Titolo

Il titolo della voce del deposito informazioni.

Colonna Dimensione

La dimensione della voce del deposito informazioni.

Colonna Creato il

La data di creazione.

Colonna Creato da

Il nome dell'autore.

Colonna Versione

La versione corrente della voce del deposito informazioni.

Colonna Ultima modifica

La data di ultima modifica.

Colonna Ultimo

Il contrassegno impostato sulla voce del deposito informazioni.

Le voci del deposito informazioni, in modo predefinito, sono disposte per Titolo in ordine crescente. L'intestazione della colonna è evidenziata. L'icona di una freccia accanto all'intestazione della colonna indica la direzione di ordinamento.

Come cambiare l'ordinamento:
  1. Per ordinare una colonna fare clic sul titolo della colonna.

  2. Per cambiare l'ordinamento, fare clic nuovamente sul titolo della colonna.

Risultato: l'ordinamento è cambiato.

Nota: le prime due colonne non possono essere utilizzate per ordinare.

7.4.2. Attivare la vista con divisione orizzontale

Nella vista Divisione orizzontale, la finestra di panoramica visualizza il contenuto delle voci del deposito informazioni selezionate sotto l'elenco delle voci.

Come visualizzare le voci del deposito informazioni nella vista con separazione orizzontale:
  1. Selezionare una cartella del deposito informazioni dall'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Divisione orizzontale. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Visualizza > Divisione orizzontale del pannello. Risultato: La finestra d panoramica è divisa orizzontalmente. La parte superiore visualizza l'elenco.

  3. Selezionare una voce del deposito informazioni dalla vista dettagliata.

Risultato: la parte inferiore della finestra di panoramica visualizza le seguenti informazioni sulle voci del deposito informazioni:

  • La scheda Panoramica contiene i seguenti dettagli:

    • Titolo, Documento, Nome della cartella e Collegamento/URL Il nome del documento ha la funzione di collegamento alla versione corrente del documento allegato per aprirlo o scaricarlo. Ulteriori informazioni sono disponibili in 7.4.4: Aprire o salvare la versione corrente del documento.

    • Il documento riporta la dimensione del file, il tipo, lo stato di blocco, il codice di controllo MD5. Suggerimento: facendo clic sull'icona - o sull'icona +, si potranno aprire o chiudere i dettagli.

    • I commenti delle voci del deposito informazioni sono posizionati sotto dettagli

  • La scheda Versioni contiene un elenco delle versioni del documento allegato. La vista sotto l'elenco contiene informazioni dettagliate su una versione. La vista contiene un collegamento che consente di aprire o scaricare la versione selezionata del documento allegato. Ulteriori informazioni sono disponibili in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.

  • La parte inferiore della finestra di panoramica visualizza

    • l'autore e la data di creazione della voce del deposito informazioni,

    • chi ha modificato e la data di modifica della voce del deposito informazioni.

Suggerimento: è possibile spostare il separatore orizzontale tra la parte alta e quella bassa.

7.4.3. Visualizzazione elementi a comparsa.

Gli elementi a comparsa sono disponibili nelle viste Divisione orizzontale ed Elenco.

Come visualizzare una voce del deposito informazioni nell'elemento a comparsa:
  1. Spostare il puntatore del mouse su una voce del deposito informazioni. L'elemento a comparsa si aprirà dopo un breve ritardo. Esso visualizza la scheda Generale.

  2. Per visualizzare le informazioni aggiuntive fare clic su un'altra scheda.

  3. Per chiudere l'elemento a comparsa, spostare il puntatore del mouse al di fuori dell'elemento stesso.

L'elemento a comparsa di una voce del deposito informazioni visualizza le seguenti informazioni:

  • La scheda Generale contiene:

    • L'icona del modulo Deposito informazioni.

    • Il titolo e l'autore della voce del deposito informazioni.

    • Un'icona colorata per ogni categoria assegnata

    • Se la voce del deposito informazioni contiene documenti, sono visualizzati il numero di versione, l'icona del tipo di file e il nome del file del documento.

    • Le icone per aprire e salvare il documento.

    • I commenti per la voce del deposito informazioni. In base alla lunghezza del commento, sarà visualizzata una barra di scorrimento.

  • La scheda Versioni. Il numero tra parantesi si riferisce al numero di versioni del documento. Se il deposito informazioni contiene un documento, sono visualizzati i seguenti elementi:

    • I pulsanti più (+) e meno (-) per la visualizzare o nascondere i dettagli relativi alle versioni del documento.

    • Numero di versione, icona del tipo di file e nome del file dei documenti.

    • Icone per aprire e salvare le versioni del documento.

7.4.4. Aprire o salvare la versione corrente del documento

Una voce del deposito informazioni può contenere un documento con diverse versioni. Se questo è il caso, si possono effettuare le seguenti azioni:

  • Aprire la versione corrente del documento.

    Nota: per aprire un documento potrebbe essere necessario installare programmi aggiuntivi.

  • Salvare la versione del documento corrente.

Come aprire o salvare le altre versioni è descritto in 7.6.2.3: Lavorare con le versioni dei documenti.

Come aprire o salvare la versione del documento corrente:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale. Passare alla scheda. Panoramica.

  2. Fare clic sul nome del documento accanto a Documento. Si apre una finestra di sistema, che mostra il programma utilizzato per aprire il documento.

    Nota: l'aspetto della finestra di sistema può variare, a seconda del browser.

  3. Decidere su un'azione:

    • Se si desidera aprire il documento, selezionare Apri con. Nota: per aprire il documento potrebbe essere necessario installare programmi aggiuntivi.

    • Per salvare il documento al di fuori del groupware, selezionare Salva su disco.

  4. Nella finestra di sistema fare clic su OK.

Suggerimento: In alternativa, si può utilizzare uno dei seguenti metodi:

  • Utilizzare le rispettive icone nell'elemento a comparsa della voce del deposito informazioni.

  • Nella vista Elenco, fare clic sull'icona .

  • Nella vista Elenco, fare doppio clic su una voce del deposito informazioni.

7.4.5. Inviare una voce del deposito informazioni

Per inviare una voce del deposito informazioni ad altri utenti, scegliere una delle seguenti possibilità:

  • Se la voce del deposito informazioni contiene un documento, si può inviare il documento come allegato a un messaggio a qualsiasi indirizzo di posta elettronica.

  • Si può inviare una voce del deposito informazioni come un collegamento agli utenti interni del groupware.

Come inviare un documento di una voce del deposito informazioni come allegato di un messaggio di posta:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Invia come allegato. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Invia > Invia come allegato del pannello.

Risultato: Si aprirà la finestra Posta elettronica. La versione corrente del documento è inserita come allegato del messaggio.

Come inviare una voce del deposito informazioni come un collegamento:
  1. Aprire una voce del deposito informazioni nella vista Divisione orizzontale.

  2. Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Invia come collegamento. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Invia > Invia come collegamento del pannello.

Risultato: Si aprirà la finestra Posta elettronica. Il collegamento diretto al voce del deposito informazioni è inserito come testo del messaggio di posta elettronica.

Nota: per seguire il collegamento, il destinatario del messaggio di posta deve avere i permessi di lettura per gli oggetti nella cartella contenente la voce del deposito informazioni. Informazioni su come impostare i permessi sono disponibili in 8.6: Gestione dei permessi .