フォルダを効果的に使うために、以下のことを理解してください:
フォルダのカテゴリ
フォルダの種類
既存のフォルダ
フォルダアイコンの意味
権限の目的
フォルダのカテゴリにより、そのフォルダが一人のユーザ、もしくは複数のユーザによって使用されるのかを定義します。
以下がフォルダカテゴリの内容になります。
個人フォルダ. 個人フォルダには、メール、連絡先、アポイントおよび仕事が含まれます。他の人と共有に設定しない限り、 他のユーザからは閲覧することはできません。 使用中のフォルダに依存して、個人フォルダは次のように表示されます :
クラシック フォルダツリーを選択した場合、個人フォルダは個人ルートフォルダの下に 存在します。個人ルートフォルダはユーザ名にちなんで名付けられます。
新規 フォルダツリーを選択した場合、個人フォルダは他のフォルダと同等レベルに 位置づけられます。
注 : 個人のインフォストア フォルダは、 下記の に位置付けられます。
パブリック フォルダ. パブリック フォルダはフォルダ ツリーの 注 : パブリック インフォストア フォルダは にあります。
配下にあります。すべてのユーザはパブリック フォルダを作成し、ほかのユーザと共有できます。共有フォルダ. 共有フォルダはフォルダ ツリーの 注 : 共有インフォストア フォルダは の下にあります。
配下にあります。他のユーザが共有しているフォルダをここで見ることができます。フォルダの種類が、フォルダのオブジェクトを定義します。
以下のフォルダの種類があります :
メール フォルダ。メール オブジェクトを含みます。
連絡先フォルダ。連絡先オブジェクトを含みます。
予定表フォルダ。アポイント オブジェクトを含みます。
仕事フォルダ。仕事オブジェクトを含みます。
インフォストア フォルダ。インフォストア オブジェクトを含みます。
新しいフォルダを作成する際に、作成者がフォルダの種類を決定します。
の設定について記述いたします。
クラシック フォルダツリーでは、デフォルトで以下のフォルダが存在します :
フォルダ ツリーのフォルダ |
コンテンツ |
---|---|
ユーザ名 |
個人のルート フォルダ |
メール |
受信と送信メール メッセージ |
予定表 |
個人の予定表とアポイント |
連絡先 |
個人の連絡先 |
仕事 |
個人の仕事 |
パブリック フォルダ |
すべてのユーザが閲覧できるフォルダ |
グローバル アドレス帳 |
すべてのユーザのアドレス データ |
共有フォルダ |
他のユーザと共有しているフォルダ |
インフォストア |
すべてのインフォストア フォルダ |
ユーザストア |
個人と共有インフォストア フォルダ |
ユーザ名 |
個人のインフォストア フォルダ |
他のユーザ名 |
他ユーザの共有インフォストア フォルダ |
パブリック インフォストア |
パブリック インフォストア フォルダ |
デフォルトでは、次のフォルダが 新規 フォルダツリーに存在します :
新しいフォルダツリー |
内容 |
---|---|
仕事 |
個人の仕事です。 |
送信済みアイテム |
送信済みメールです。 |
共有フォルダ |
他のユーザと共有されるフォルダです。 |
受信トレイ |
受け取ったメールです。 |
インフォストア |
全インフォストア フォルダです。 |
ユーザストア |
個人および共有インフォストア フォルダです。 |
ユーザ名 |
個人用インフォストア フォルダです。 |
他のユーザ名 |
他のユーザと共有するインフォストア フォルダです。 |
パブリック インフォストア |
パブリックなインフォストアです。 |
予定表 |
個人の予定表およびアポイントです。 |
連絡先 |
個人の連絡先です。 |
パブリックフォルダ |
全ユーザに可視化されるフォルダです。 |
グローバル アドレス帳 |
全ユーザのアドレス帳です。 |
新規 フォルダツリーにある全フォルダは、アルファベット昇順にソートされます。サーバ構成に依存して、追加フォルダが存在するかもしれません。
フォルダアイコンは、フォルダが共有もしくは 公開と登録 として公開されるかのいずれかであるかを認識する助けとなります。
例えば、インフォストア フォルダアイコンについて、次の表は 所有している共有、公開されたフォルダ、共有フォルダ もしくは 他の人に公開されたフォルダかを認識する方法について記述しております。 類するとして、この記述は全てのフォルダ形式で有効です。
共有フォルダの情報については、8.6: 権限の管理 を参照してください。公開フォルダについての情報については、 8.7: 公開と登録 を参照してください。
権限は、ユーザが特定のフォルダとコンテンツに対して許可された事柄を表しています。つまり、ユーザがそのフォルダに対してある権限を持っているということです。すべての前提条件が満たされれば、他のユーザへ権限を委譲したり、既存の権限を修正したりできます。
通常、権限を委譲するのは、データや情報を他のユーザと共有するためです。これはグループウェアの本質的な部分です。フォルダに対する権限を他のユーザへ委譲することを、"フォルダの共有"とも呼びます。
例えば、ユーザが内容を読むことだけを認めるのか、あるいは修正することも認めるのか、などをコントロールするするために、 それぞれの権限は階層的になっています。最高の権限は管理者権限です。これには他のすべての権限と、他の人とフォルダを共有する権限も含まれます。
特定の権限を適用する方法が、以下の例に示されます :
各ユーザは、自分の個人フォルダに対して管理者権限を持ちます。自分の個人データを他のユーザが閲覧できないようにしたいなら、個人フォルダを共有しないでください。他のユーザは個人フォルダに対していかなる権限も持てません。
データや情報を他のユーザが利用できるようにするには、
のフォルダにサブフォルダを作成する権限を有している必要があります。サブフォルダは他のユーザと共有することができます。他のユーザのアドレス データを読んだり、自分のアドレス データを変更するには、
フォルダのすべてのオブジェクトを参照する権利と、そのフォルダに自分のオブジェクトを作成する権限を有している必要があります。権限についての詳細情報と権限を許可する方法についての説明は、8.6: 権限の管理 を参照してください。
フォルダに関連した多くの機能がコンテキストメニュのヘルプに従って実行できます。コンテキスト メニュにアクセスするには二つの方法があります。
方法 1フォルダツリーにあるフォルダ上で右クリックを行ってください。コンテキストメニュが開きます。
コンテキストメニュにあるエントリをクリックしてください。
フォルダツリーにあるフォルダ上でクリックしてください。フォルダ名
が表示されます。
をクリックしてください。コンテキスト メニュが開きます。
コンテキストメニュにあるエントリをクリックしてください。
簡単な場合として、次の節では方法 1 について説明いたしますが、両方法とも使用できます。
の設定を使用して新規フォルダを作成できます。
クラッシック フォルダツリー内に次のフォルダを作成できます :
フォルダ ツリーのフォルダ |
作成できるフォルダの種類 |
---|---|
個人のルート フォルダ |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
メール |
-- |
受信トレイ |
メール フォルダ |
予定表 |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
連絡先 |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
仕事 |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
パブリック フォルダ |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
フォルダ名 (*) |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
グローバル アドレス帳 |
-- |
共有フォルダ |
-- |
他のユーザ名 |
-- |
フォルダ名 (*) |
予定表フォルダ、仕事フォルダ、連絡先フォルダ |
インフォストア |
-- |
ユーザストア |
-- |
個人のインフォストア フォルダ |
インフォストア フォルダ |
他のユーザ名 (*) |
インフォストア フォルダ |
パブリック インフォストア |
インフォストア フォルダ |
注 : フォルダツリーで (*) と印が付けられたフォルダに関しては、サブフォルダを作成する権限を 有している必要があります。
権限と権限を付与する方法の詳細情報に関しては、 8.6: 権限の管理 を参照してください。
新規 フォルダツリー中において、次のフォルダを作成できます :
新しいフォルダツリー |
どのフォルダツリータイプが作成可能か? |
---|---|
仕事 |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
送信済みアイテム |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダおよび連絡フォルダ。 |
共有フォルダ |
-- |
他のユーザ名 |
-- |
フォルダ名 (*) |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
受信トレイ |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
インフォストア |
-- |
ユーザストア |
-- |
個人インフォストア フォルダ |
インフォストア フォルダ |
他のユーザ名 (*) |
インフォストア フォルダ |
パブリック インフォストア |
インフォストア フォルダ |
予定表 |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
連絡先 |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
パブリック フォルダ |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
フォルダ名 (*) |
メールフォルダ、予定表フォルダ、仕事フォルダもしくは連絡フォルダ。 |
グローバルアドレス帳 |
-- |
注 : フォルダ ツリーで (*)と印が付けられたフォルダに対しては、サブフォルダを作成する権限を有している必要があります。
権限についての詳細情報と権限の委譲について説明は、8.6: 権限の管理 を参照してください。
新規フォルダを作成する方法 :完全なフォルダ ツリー内のフォルダを右クリックしてください。
マウス ポインタを
まで移動してください。サブメニューが開き、フォルダの種類が表示されます。作成したいフォルダの種類をクリックしてください。 注 : どのフォルダに新しいサブフォルダを作成するかにより、いくつかのフォルダの種類は利用できません。詳細については、 上記の表 を参照してください。 結果 : という名前のフォルダが作成されます。フォルダ名はハイライトされます。
名前を入力した後、エンター キーを押してください。
結果 ; 新しいフォルダが作成されます。
の設定を使用してフォルダの名前変更ができます。
注 : フォルダ名の変更を行うためには、そのフォルダに対して管理者権限を有している必要があります。
フォルダ名を変更する方法 :完全なフォルダ ツリーのフォルダを右クリックしてください。
コンテキスト メニューで
を選択してください。フォルダ名がハイライトされます。名前を編集するか、新しい名前を入力してください。
エンター キーを押してください。
結果 : フォルダ名が変更されます。
の設定を使用してフォルダを移動できます。
注 : フォルダを移動するには、そのフォルダに対する管理者権限と、ターゲット フォルダにサブフォルダを作成する権限を有している必要があります。
フォルダを移動する方法 :完全なフォルダ ツリーにあるフォルダを右クリックしてください。
コンテキスト メニューから
を選択してください。フォルダのアイコンがグレー表示になります。切り取ったフォルダを貼り付けたい場所でフォルダを右クリックしてください。
コンテキスト メニューから
を選択してください。結果 : フォルダが移動されます。