Im Open-Xchange Server gibt es öffentliche und freigegebene Ordner. Die öffentlichen Ordner stehen allen Benutzern oder Gruppen von Benutzern zur Verfügung. Dies wird vom Administrator festgelegt. Der Zugriff kann für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen verwehrt werden. Dies macht zum Beispiel dann Sinn, wenn ein Gastzugang vergeben werden soll, der Gast jedoch nicht alle internen oder Kundendaten einsehen können soll. Freigegebene Ordner sind Ordner eines Benutzers, die dieser für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigegeben hat. Sobald ein Benutzer in einem für ihn freigegebenen Ordner eine Aktion durchführt, handelt er im Namen des Benutzers, dem dieser Ordner gehört. Legt ein Benutzer hingegen in einem öffentlichen Ordner ein Objekt an, handelt er in seinem eigenen Namen und das Objekt wird auf seinen Namen angelegt.
Ihre Ordner können Sie für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner klicken und
wählen. Im Fenster wählen Sie nun die Karteikarte .Zum Hinzufügen eines Benutzers oder einer Benutzergruppe und für die anschließende Rechtevergabe klicken Sie in der Sektion
des Panels auf . Ein Dialogfenster wird geöffnet, in dem Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe auswählen und hinzufügen können. Selektieren Sie hierfür einen Eintrag aus der Liste mit der linken Maustaste und klicken Sie auf . Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit .Im Panel können Sie nun die Rechte für den hinzugefügten Benutzer oder die Benutzergruppe festlegen. Setzen Sie zunächst den gewünschten Eintrag aktiv und treffen Sie dann Ihre Auswahl für die Rechte, die der Benutzer oder die Benutzergruppe erhalten soll. Danach speichern Sie Ihre Auswahl im Panel durch einen Klick auf das Symbol in der Sektion
.