Aufgaben erstellen

Um neue Aufgaben in Ihren persönlichen Aufgabenordnern oder in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer (das Recht zum Anlegen von Objekten vorausgesetzt) zu erstellen, verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden.

Neue Aufgaben im Modul Aufgaben erstellen

Wenn Sie das Modul Aufgaben geöffnet haben, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Aufgabe. Hierbei ist es unerheblich, ob das Panel bereits expandiert ist - in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben stets das zuoberst angezeigte Symbol.

Alternativ können Sie über einen Doppelklick in der Listen- und H-Split-Ansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Aufgaben das Fenster zum Erstellen einer neuen Aufgabe öffnen.

Aufgaben in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer erstellen

Beachten Sie, dass Sie zum Erstellen neuer Aufgaben in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten für diese Ordner benötigen.

Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht eingeräumt, wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben eine dementsprechende Fehlermeldung eingeblendet, über die Sie entscheiden können, ob Sie die neue Aufgabe in Ihrem persönlichen Aufgabenordner (Ordner Aufgaben) anlegen oder die Funktion abbrechen wollen.

Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt „Daten für neue Aufgabe eingeben“ dieses Kapitels.

Neue Aufgaben aus anderen Modulen erstellen

Auch wenn Sie sich nicht im Modul Aufgaben befinden, können Sie neue Aufgaben anlegen - aus jedem anderen Modul des Open-Xchange Servers. Ist das Panel nicht expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen dann in dem geöffneten Menü den Eintrag Aufgabe.

Ist das Panel bereits expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Aufgabe.

Zielordner für neue Aufgaben

Da Sie Aufgaben nur in Aufgabenordnern verwalten können, wird beim Erstellen neuer Aufgaben aus anderen Modulen des Open-Xchange Servers automatisch Ihr persönlicher Aufgabenordner (Ordner Aufgaben) als Zielordner für die neue Aufgabe voreingestellt.

Möchten Sie neu zu erstellende Aufgaben in öffentlichen bzw. für Sie freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer abspeichern, können Sie während der Eingabe der Daten der neuen Aufgabe einen anderen Zielordner wählen.

Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Daten für neue Aufgabe eingeben“.

Daten für neue Aufgabe eingeben

Unabhängig davon, wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben gestartet haben, öffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Aufgabe, in dem das Register Aufgabe aktiv gesetzt ist. Sie können nun die entsprechenden Daten einer neuen Aufgabe in den zugehörigen Feldern eintragen.

Beginn und Fälligkeit der Aufgabe

Den Beginn und die Fälligkeit der neu zu erstellenden Aufgabe können Sie wahlweise manuell in den hierfür vorgesehenen Feldern eingeben oder mithilfe der Kalendersymbole auswählen.

Die von Ihnen eingetragenen Daten werden auf Plausibilität geprüft, um sicherzustellen, dass die Fälligkeit von Aufgaben zeitlich nach dem Beginn der Aufgaben liegt. Haben Sie versehentlich die Fälligkeit einer neuen Aufgabe zeitlich vor deren Beginn gelegt, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung und können diese Aufgabe solange nicht speichern, bis Sie für Beginn und Fälligkeit chronologisch korrekte Werte eingetragen haben.

Status und Bearbeitungsfortschritt

Über die Auswahlliste Status können Sie bestimmen, in welchem Status sich die neue Aufgabe derzeit befindet - als Vorgabe ist der Status Nicht begonnen ausgewählt und der Bearbeitungsfortschritt auf 0% gesetzt.

Der Status korrespondiert mit dem Bearbeitungsfortschritt (und umgekehrt): Wählen Sie als Status z.B. In Bearbeitung, wird der Bearbeitungsfortschritt automatisch auf 25% gesetzt; setzen Sie den Bearbeitungsfortschritt (über die Schaltflächen + oder -) auf 100%, löst dies automatisch eine Änderung des Status auf Erledigt aus. Alternativ zur Verwendung der Schaltflächen können Sie den Bearbeitungsfortschritt auch manuell eingeben. In diesem Fall wird der Status nicht automatisch geändert.

Wichtigkeit der neuen Aufgabe

Mithilfe der Option Wichtigkeit können Sie der Aufgabe eine Priorität zuweisen - zur Auswahl stehen die Parameter Niedrig, Normal und Hoch.

Private Aufgaben

Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Aufgaben aus einem beliebigen persönlichen Ordner gestartet haben und keine weiteren Teilnehmer an einer Aufgabe beteiligen, können Sie neu zu erstellende Aufgaben als private Aufgaben kennzeichnen. Auf als privat gekennzeichnete Aufgaben können ausschließlich Sie zugreifen - auch wenn Sie Ihre persönlichen Aufgabenordner zur gemeinsamen Verwendung für andere Benutzer freigeben, können andere Benutzer Ihre privaten Aufgaben weder einsehen noch bearbeiten.

Private Aufgaben erstellen

Beachten Sie, dass Sie nur Aufgaben für sich selbst - ohne weitere Teilnehmer -, die Sie in Ihren persönlichen Aufgabenordnern verwalten, als private Aufgaben kennzeichnen können. Wenn Sie neue Aufgaben in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer speichern wollen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn diese Aufgaben als privat markiert sind.

Serienaufgaben

Wollen Sie periodisch wiederkehrende Aufgaben anlegen - wie z.B. eine wöchentlich durchzuführende Datensicherung -, können Sie diese einmalig als Serienaufgaben mit entsprechenden Parametern erstellen, anstatt diese Aufgaben immer wieder neu zu planen.

Um eine Serienaufgabe anzulegen, klicken Sie auf die Option Serie. Hiermit öffnet sich das Fenster Neue Serie, in dem Sie nun die Einstellungen für die neue Serienaufgabe festlegen können.

Die nachstehende Abbildung zeigt ein typisches Fallbeispiel für eine Serienaufgabe - als Parameter wurden folgende Daten festgelegt: Die Aufgabe soll einmal wöchentlich jeweils Freitags ausgeführt werden; als Beginn wurde das Datum der ersten Instanz der Serienaufgabe gewählt. Da diese Serienaufgabe bis auf Weiteres ohne Beendigung andauern soll, wurde für die Option Endet die Einstellung Nie festgelegt.

Abbildung 5.5. Serienaufgaben (Fallbeispiel)

Serienaufgaben (Fallbeispiel)

Serienaufgaben

Weitere Informationen zu Instanzen von Serienaufgaben finden Sie in dem Abschnitt „Aufgaben bearbeiten“ dieses Kapitels.

Tags zuordnen

Zur Kategorisierung können Sie der neu anzulegenden Aufgabe ein oder mehrere Tags zuordnen. Hierzu geben Sie die gewünschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein (einzelne Tags müssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden), oder klicken auf die Option Tags und wählen dann die gewünschten Tags per Mausklick aus. Beachten Sie, dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt, wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben.

Im Ergebnis werden alle von Ihnen gewählten Tags in das Feld Tags eingetragen .

Möchten Sie ein oder mehrere der einer Aufgabe zugeordneten Tags wieder entfernen, löschen Sie hierzu die entsprechenden Einträge aus dem Feld Tags. Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerwünschten Tags.

Alternativ können Sie Tags folgendermaßen entfernen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Tags, deselektieren Sie im Popup-Fenster die Tags, klicken Sie auf OK.

Persönliche Tags anlegen

Möchten Sie bestimmte Tags häufig wiederverwenden, empfiehlt es sich, diese als persönliche Tags innerhalb der Optionen anzulegen, damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen können. Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer persönlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Persönliche Tags“.

Zielordner auswählen

Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest, in welchem Ordner die neu zu erstellende Aufgabe abgespeichert werden soll; als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert:

  • Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem Ihrer persönlichen Aufgabenordner => derjenige persönliche Aufgabenordner, der beim Anlegen der neuen Aufgabe geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordner anderer Benutzer, für den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurde: Derjenige für Sie öffentliche bzw. freigegebene Aufgabenordner, der beim Anlegen der neuen Aufgabe geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordner anderer Benutzer, für den Ihnen keine Rechte zum Anlegen von Objekteneingeräumt wurden: Ihr persönlicher Aufgabenordner (Ordner Aufgaben).

  • Bei Erstellung neuer Aufgaben aus einem anderen Modul des Open-Xchange Servers, wie z.B. E-Mail, Kalender etc. => Ihr persönlicher Aufgabenordner (Ordner Aufgaben).

Beachten Sie bei Ihrer Auswahl, dass Aufgaben nur in Aufgabenordnern abgespeichert werden können und Sie für das Speichern von Aufgaben in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Aufgabenordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten benötigen. Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Aufgabenordner als Zielordner an, zu denen Ihnen dieses Recht eingeräumt wurde.

Erinnerung aktivieren

Möchten Sie an Aufgaben erinnert werden, können Sie mittels der Erinnerung einen Termin zur Erinnerung an die neu zu erstellende Aufgabe auswählen. Beachten Sie, dass ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden muss, um eine Erinnerung einrichten zu können und dass die gewählte Erinnerung immer nur für den Ersteller dieser neuen Aufgabe gilt - alle anderen internen Teilnehmer können sich hiervon abweichend an diese Aufgabe erinnern lassen.

Haben Sie für eine Aufgabe eine Erinnerung aktiv gesetzt, werden Sie bei Erreichen des gewählten Termins mittels eines Erinnerungsfensters an diese Aufgabe erinnert. In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie sich in einem auszuwählenden Zeitraum erneut an diese Aufgabe erinnern lassen möchten, oder ob diese erstmalige Erinnerung an diese Aufgabe ausreicht.

Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen

Sollen alle hinzugefügten Teilnehmer über diese neue Aufgabe per E-Mail benachrichtigt werden, aktivieren Sie die Option Teilnehmer benachrichtigen. Diese Vorgehensweise ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn Sie externe Teilnehmer (z.B. aus Ihren persönlichen Kontakten) an einer Aufgabe beteiligen wollen, die keinen Zugriff auf den Open-Xchange Server haben - und somit nicht automatisch über diese neue Aufgabe informiert würden.

Bestätigung von Aufgaben

Weitere Informationen über die Möglichkeiten zur Bestätigung neu erstellter Aufgaben finden Sie in dem Abschnitt „Aufgaben bearbeiten“ dieses Kapitels.

Details für neue Aufgabe eingeben

Im Register Details können Sie Angaben zur geschätzten und aktuellen Dauer, den geschätzten und bisher angefallenen Kosten, zu Reisekosten sowie weitere Rechnungsinformationen eintragen.

Teilnehmer für neue Aufgabe wählen

Im Register Teilnehmer legen Sie fest, welche Teilnehmer an dieser Aufgabe beteiligt werden sollen. Um der neu zu erstellenden Aufgabe weitere Teilnehmer hinzuzufügen, oder die Aufgabe an Dritte zu delegieren, klicken Sie im Panelabschnitt Teilnehmer auf Hinzufügen. Diese Funktion öffnet das Fenster Teilnehmer auswählen, in dem Sie nun die hinzuzufügenden Teilnehmer wie nachfolgend beschrieben auswählen können.

Interne Teilnehmer hinzufügen

Um im Open-Xchange Server registrierte Benutzer (als interne Teilnehmer) hinzuzufügen, stellen Sie zunächst sicher, dass als Kontaktordner der öffentliche Ordner Globales Adressbuch gewählt ist. Anschließend geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzufügenden Teilnehmer oder Platzhalter (Zeichen * oder ?) bzw. Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und klicken hiernach auf Suchen.

Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Teilnehmer auswählen stehen Ihnen u.a. folgende Einsatzmöglichkeiten von Platzhaltern zur Verfügung - Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu berücksichtigen:

  • he oder *he* => Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch, in deren Vor- oder Nachnamen die Zeichenfolge "he" enthalten ist.

  • m???r => Alle registrierten Benutzer aus dem Kontaktordner Globales Adressbuch, in deren Vor- oder Nachnamen die Zeichen "m" und "r" enthalten sind, wobei zwischen dem "m" und dem "r" exakt 3 Zeichen stehen dürfen - wie z.B. bei den Nachnamen Maier, Meier oder Meyer, aber nicht Mair oder Müller.

Im nächsten Schritt fügen Sie die gewünschten Teilnehmer hinzu, indem Sie die entsprechenden Teilnehmer in der Auswahlliste selektieren und nach Abschluss Ihrer Auswahl im Feld Teilnehmer auf Hinzufügen klicken.

Ersteller und Teilnehmer von Aufgaben

Beachten Sie, dass Sie als Ersteller einer Aufgabe nicht als Teilnehmer eingetragen werden können. Der Ersteller einer Aufgabe kann lediglich zusätzliche Teilnehmer zur Aufgabe hinzufügen bzw. eine Aufgabe an Dritte delegieren.

Externe Teilnehmer hinzufügen

Möchten Sie externe Teilnehmer, die keinen Zugriff auf den Open-Xchange Server haben (z.B. Kontakte aus Ihren persönlichen oder für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer), an einer Aufgabe beteiligen, selektieren Sie den entsprechenden Kontaktordner und fügen dann die gewünschten Teilnehmer analog zur Auswahl interner Teilnehmer hinzu.

Falls Ihnen bei der Auswahl der Teilnehmer ein Fehler unterlaufen ist, können Sie die Inhalte des Felds Teilnehmer mithilfe der Funktion Löschen entfernen. Hierzu selektieren Sie im Feld Teilnehmer einen oder mehrere Teilnehmer und klicken auf Löschen.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle internen und externen Teilnehmer, die Sie zur neuen Aufgabe hinzufügen wollen, mit nur einer Suche zu selektieren, wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuwählenden Teilnehmer - mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien -, bis Sie alle gewünschten Teilnehmer erfasst haben.

Anlagen zu Aufgaben hinzufügen

Möchten Sie externe Dokumente, die mit der neuen Aufgabe in Beziehung stehen (wie z.B. Aufgabenspezifikationen als Textdokumente, Stücklisten als Tabellenkalkulationen, Bilder usw.), direkt mit der Aufgabe verbinden, können Sie der Aufgabe die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzufügen.

Beachten Sie, dass Sie um Aufgaben Anlagen zuordnen zu können, über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen müssen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie Aufgaben keine Anlagen hinzufügen. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Startseite des Open-Xchange Servers in der InfoBox.

Um neu zu erstellenden Aufgaben Anlagen zuzuordnen, setzen Sie zunächst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Hinzufügen. Diese Funktion öffnet das Fenster Anlagen wählen, in dem Sie die anzuhängende(n) Datei(en) selektieren können. Wählen Sie die Datei(en) über Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzufügen in die Liste der hinzuzufügenden Anlagen auf.

Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK bestätigen, wird das Fenster Anlagen wählen geschlossen und die Anlage(n) der Aufgabe hinzugefügt.

Anlagen zu Aufgaben hinzufügen

Jede Anlage, die Sie einer bestimmten Aufgabe zuordnen, ist exklusiv mit dieser Aufgabe verbunden. Fügen Sie eine Datei mehreren Aufgaben als Anlage hinzu, wird jeder dieser Aufgaben ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet.

Anlagen aus Aufgaben entfernen

Haben Sie beim Hinzufügen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgewählt, die Sie nicht der neu zu erstellenden Aufgabe hinzufügen möchten, können Sie diese wieder entfernen. Hierzu selektieren Sie in der Tabelle der Anlagen diejenige(n) Datei(en), die Sie aus der Aufgabe entfernen wollen. Um mehrere Dateien auszuwählen, halten Sie bei der Selektion entweder Ihre Strg-Taste (für eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) oder Ihre Shift-Taste (für eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) gedrückt. Anschließend klicken Sie im Panelabschnitt Anlagen auf Entfernen, um alle gewählten Anlagen aus der Aufgabe zu entfernen.

Eingaben speichern

Wenn Sie die neu zu erstellende Aufgabe samt aller eingegebenen Daten speichern wollen, klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern. Hiermit wird das Fenster Aufgabe geschlossen und die neue Aufgabe im zuvor ausgewählten Ordner angelegt.

Teilnehmer benachrichtigen

Haben Sie weitere Teilnehmer an der neuen Aufgabe beteiligt, oder die neue Aufgabe an Dritte delegiert, werden alle Teilnehmer per E-Mail über diese Aufgabe benachrichtigt - sofern Sie beim Anlegen der neuen Aufgabe die Option Teilnehmer benachrichtigen aktiviert haben.

Eingaben verwerfen

Möchten Sie die Aufgabe nicht abspeichern, klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen. Wenn Sie diese Abfrage mit OK bestätigen, wird das Fenster Aufgabe geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen.