AB HIER: OX 5 Manual

Der Kalender umfasst die Verwaltung Ihrer persönlichen Termine und Gruppentermine unter Berücksichtigung von Ressourcen. Alle Gruppentermine, die Sie mit anderen Kollegen haben, werden dabei, ohne diese in Ihren Kalender übernehmen zu müssen, unmittelbar angezeigt. Ein lästiges Klicken zwischen verschiedenen Kalenderansichten ist hier also nicht nötig - es sei denn, Sie möchten in andere für sie öffentlich zugängliche oder freigegebene Ordner schauen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeige alle meine Termine in allen Ordnern, so wird die Kalenderansicht dementsprechend erweitert. Andere Kalender-Ordner können Sie direkt über den Handbook-Frame auf der linken oder rechten Seite des Groupware-Portals öffnen, soweit Sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen besitzen. (Nähere Informationen zur Handhabung der Ordnerverwaltung finden Sie im Kapitel "Ordnerverwaltung")

Tages-, Wochen- und Monatsansicht

Nach Auswahl des Kalenders erscheint die Startseite der Kalenderfunktion. Im Hauptbereich der Seite erhält der Benutzer seine Tagesansicht mit den für Ihn und seine Gruppe angelegten Terminen.

Navigation

Mit Hilfe der Pfeiltasten und können Sie jeweils einen Tag zurück, bzw. nach vorne blättern.

Wechsel der Ansicht

Über die Karteikartenreiter kann zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie einer Teamansicht gewählt werden. In allen Sichten können durch Anklicken der Terminbeschreibung die Eigenschaften eines Termins angezeigt werden.

Kalenderansicht ergänzen

Mit Hilfe der Ordner-Menüs innerhalb des Handbook-Frames können Sie auf andere, freigegebene und öffentliche Kalender-Ordner zugreifen. Wählen Sie einfach den gewünschten Ordner aus. Die weitere Handhabung entspricht exakt der des eigenen Kalenders. Möchten Sie alle Ihre Termine in allen für Sie zugänglichen Ordnern angezeigt bekommen, so aktivieren Sie auf der Eingangsseite des Kalenders das Karteikartenregister Zeige alle meine Termine in allen Ordnern. Nähere Informationen zu öffentlichen, privaten und freigegebenen Ordnern finden Sie im Kapitel "Ordnerverwaltung".

Termin-Informationen anzeigen lassen

Wenn Sie den Cursor für eine kurze Zeit auf einem Termin stehen lassen, so erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung des Termins, die neben Start- und Endtermin auch die involvierten Teilnehmer anzeigt. Möchten Sie weitergehende Informationen zu einem Termin haben, so können Sie durch Klicken auf einen Termin in die Detailansicht wechseln.

Tagesansicht

Darstellung

In der Tagesansicht werden alle Termine, für die Sie die entsprechenden Rechte besitzen, durch einen weißen Kasten dargestellt, der sich über den gesamten Terminzeitraum erstreckt. Besitzen Sie für einen Termin keine entsprechenden Rechte, dann wird dieser nur transparent angezeigt. Innerhalb des Kastens sind neben der Beschreibung des Termins auch Symbole dargestellt. Durch diese Symbole wird die Art des Termins farblich dargestellt. Ein gebuchter Termin wird blau dargestellt, ein vorläufiger gelb, ein Urlaubstermin grün, und wenn Sie bei der Wahrnehmung des Termins nicht im Hause sind wird er rot dargestellt. Terminserien werden durch ein Symbol dargestellt. Ganztägige Termine werden durch das Symbol in der Terminzeile 24 Std. in der Tagesansicht dargestellt. Existieren mehrere ganztägige Termine für ein Datum, werden diese gesammelt in dieser Zeile dargestellt.

Tagesansicht - Terminliste drucken

Über das Drucker-Symbol haben Sie die Möglichkeit, alle in der Tagesansicht angezeigten Termine auszudrucken. Dazu wird zunächst ein druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser geöffnet. Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers können Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben. Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Menüleiste unter Datei | Drucken. Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern.

Abbildung 3.28. Druckoptimierte Ausgabe der Kalender-Tagesansicht

Druckoptimierte Ausgabe der Kalender-Tagesansicht

Termine eintragen

In der Tagesansicht haben Sie mehrere Möglichkeiten Termine einzutragen. Die erste Möglichkeit besteht im Anklicken des Anlegen-Symbols . Die zweite Möglichkeit erreichen Sie durch Klicken auf eine der dargestellten Uhrzeiten am linken Rand. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen, so wird die Anfangszeit des Termins automatisch auf die angeklickte Zeit voreingestellt.

Wochenansicht

Darstellung

In der Wochenansicht werden die Termine für den Verlauf einer Woche dargestellt. Die Darstellung jedes einzelnen Tages entspricht der Tagesansicht. Jeder Eintrag beginnt mit der Angabe der Start- und Endzeit und zeigt die Terminbeschreibung. Ist die Beschreibung zu lang, um komplett angezeigt zu werden, wird die Anzeige abgeschnitten und mit drei Punkten am Ende kenntlich gemacht. Der Typ des Termins wird nicht dargestellt, Serientermine werden aber durch das Symbol gekennzeichnet.

Abbildung 3.29. Tagesansicht Kalender

Tagesansicht Kalender

Wochenansicht - Terminliste drucken

Über das Drucker-Symbol haben Sie die Möglichkeit, alle in der Wochenansicht angezeigten Termine auszudrucken. Dazu wird zunächst eine druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser geöffnet. Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers können Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben. Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Menüleiste unter Datei | Drucken. Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern.

Termine eintragen

In der Wochenansicht können Sie durch Klick auf das Anlegen-Symbol weitere Termine hinzufügen. Weiter können Sie durch Klicken auf eine der Datumsanzeigen auch direkt einen Termin eintragen, der den angeklickten Wochentag als Terminstart voreingestellt hat.

Monatsansicht

Darstellung

In der Monatsansicht werden die Termine für den gesamten Monat dargestellt. Die Termine werden mit ihrer Startzeit dargestellt, sowie einigen Buchstaben der Terminbeschreibung. In der Monatsansicht können Sie durch das Anklicken des Symbols weitere Termine hinzufügen. Zudem können Sie durch Klicken auf einen Tag auch direkt einen Termin eintragen, der den angeklickten Wochentag als Terminstart voreingestellt hat.

Abbildung 3.30. Wochenansicht Kalender

Wochenansicht Kalender

Abbildung 3.31. Monatsansicht Kalender

Monatsansicht Kalender

Monatsansicht - Terminliste drucken

Über das Drucker-Symbol haben Sie die Möglichkeit, alle in der Monatsansicht angezeigten Termine auszudrucken. Dazu wird zunächst eine druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser geöffnet. Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers können Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben. Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Menüleiste unter Datei | Drucken. Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern.

Team-Ansicht

Abbildung 3.32. Kalender Team-Ansicht

Kalender Team-Ansicht

Auf dieser Seite sehen Sie die Teamansicht des Kalenders. Hier sehen Sie eine Übersicht der Termine eines Tages für alle Benutzer und Ressourcen, die im Ergebnisfeld des Suchmenüs ausgewählt wurden. Alle Termine werden Ihnen für jeden Benutzer in einer eigenen Tagesspalte angezeigt. Maximal können 3 Benutzer- bzw. Ressourcen parallel dargestellt werden. Haben Sie zuvor über das Suchfeld mehr als 3 Benutzer oder Ressourcen ausgewählt, so müssen Sie über ein spezielles Formular zunächst die Ressourcen und Benutzer aus der Ergebnisliste auswählen, die in der Teamansicht tatsächlich angezeigt werden sollen. Zur Auswahl übertragen Sie einfach die gewünschten, zuvor aufgelösten Benutzer in die rechte Benutzerspalte. Sollen tatsächlich mehr als 3 Benutzer oder Ressourcen gleichzeitig angezeigt werden, so muss dies vom Administrator in den Konfigurationsdateien der Groupware manuell eingestellt werden. Die Anzahl der darstellbaren Spalten kann dort auf bis zu 10 erweitert werden.

Abbildung 3.33. Auswahl der Benutzer und Ressourcen für die Teamansicht

Auswahl der Benutzer und Ressourcen für die Teamansicht

Mit den blauen Pfeilen und können sie einen Tag vor und zurück blättern. Sie können auch das Datum mit Hilfe der Maske unterhalb der Menüleiste auf der rechten Seite einstellen. Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie auf das Termin anlegen-Symbol . Wenn Sie auf eine Tageszeit im linken Bereich der Seite klicken, gelangen Sie ebenfalls in die Maske zur Neuanlage eines Termins. Das Startdatum wird dann auf den jeweils angeklickten Wert gesetzt. Wenn Sie auf das Pluszeichen oberhalb des Kalenderblatts klicken, gelangen Sie zu einer tabellarischen Aufstellung aller Termine dieses Tages. Existieren für einen Benutzer innerhalb eines Zeitraums mehr als 5 Termine, so wird zusätzlich der Text Es gibt weitere Termine angezeigt. Wenn Sie sich einen Termin im Detail ansehen wollen, klicken Sie auf den Titel des Termins oder auf das farbige Rechteck vor dem Namen. Die Farbe des Rechtecks gibt die Art des Termins an: Ein gebuchter Termin wird blau dargestellt, ein vorläufiger gelb, ein Urlaubstermin grün, und wenn Sie bei der Wahrnehmung des Termins nicht im Hause sind wird er rot dargestellt. Die Ansicht der Termine erfolgt immer in der gerade aktiven Zeitzone. Soll die Zeitzone, beispielsweise auf Grund einer Reise geändert werden, können Sie die Zeitzone über Ihre Profil-Konfiguration einstellen.

Kalenderansicht anderer Kollegen, Gruppen oder Ressourcen

Mit Hilfe der Teamansicht besitzen Sie die Möglichkeit, Einblick in die Kalender Ihrer Kollegen zu erlangen, soweit diese als Teilnehmer in Ihren eigenen Terminen auftauchen. Weitere Termine anderer Nutzer sind für Sie sichtbar, wenn diese Termine in öffentlichen oder freigegebenen Ordnern gespeichert sind.