Verteilerlisten erstellen

Verteilerlisten werden als Sonderform von Kontakten im Modul Kontakte verwaltet. Um neue Verteilerlisten in Ihren persönlichen Kontaktordnern oder in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer zu erstellen, verwenden Sie eine der folgenden Methoden.

Ist das Panel nicht expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen dann in dem geöffneten Menü den Eintrag Verteilerliste.

Ist das Panel bereits expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf Verteilerliste.

Verteilerlisten in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen

Beachten Sie, dass Sie zum Erstellen neuer Verteilerlisten in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten für diese Ordner benötigen.

Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht eingeräumt, wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Verteilerlisten eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet, über die Sie entscheiden können, ob Sie die neu zu erstellende Verteilerliste in Ihrem persönlichen Kontaktordner (Ordner Kontakte) anlegen oder die Funktion abbrechen wollen.

Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt „Zielordner für neue Verteilerliste wählen“ dieses Kapitels.

Daten für neue Verteilerliste eingeben

Unabhängig davon, wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Verteilerlisten gestartet haben, öffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Verteilerliste, in dem Sie nun die Daten der neuen Verteilerliste eintragen können. Der Texteintrag Es wurden keine Empfänger hinzugefügtweist Sie darauf hin, dass die Verteilerliste im Moment noch leer ist. Achten Sie beim Anlegen neuer Verteilerlisten darauf, das Feld Name der Verteilerliste auszufüllen, da dieses Feld ein Pflichtfeld ist und immer einen Wert enthalten muss.

Sollten Sie versäumen, das Feld Name der Verteilerliste auszufüllen, können Sie die neu zu erstellende Verteilerliste nicht speichern. Stattdessen erhalten Sie eine Fehlermeldung und das Feld Name der Verteilerliste wird rot umrandet.

Benennung von Verteilerlisten

Die Benennung von Verteilerlisten wird vom Open-Xchange Server nicht auf Eindeutigkeit geprüft - somit könnten mehrere Verteilerlisten mit identischer Benennung angelegt werden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie bei der Eingabe des Namens der Verteilerliste stets darauf achten, Ihre Verteilerlisten möglichst eindeutig zu benennen.

Zielordner für neue Verteilerliste wählen

Mittels der Option Ordner legen Sie fest, in welchem Ordner die neu zu erstellende Verteilerliste abgespeichert werden soll; als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert:

  • Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem Ihrer persönlichen Kontaktordner: derjenige persönliche Kontaktordner, der beim Anlegen der neuen Verteilerliste geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer, für den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurde: derjenige für Sie öffentliche bzw. freigegebene Kontaktordner, der beim Anlegen der neuen Verteilerliste geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer, für den Ihnen kein Recht zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurden: Ihr persönlicher Kontaktordner (Ordner Kontakte).

  • Bei Erstellung neuer Verteilerlisten aus einem anderen Modul des Open-Xchange Server, z.B. E-Mail, Kalender etc.,: Ihr persönlicher Kontaktordner (Ordner Kontakte).

Beachten Sie bei Ihrer Auswahl, dass Verteilerlisten nur in Kontaktordnern abgespeichert werden können und Sie für das Speichern von Verteilerlisten in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten für diese Ordner benötigen. Die Auswahlliste zeigt Ihnen daher immer nur diejenigen Kontaktordner als Zielordner an, zu denen Ihnen dieses Recht eingeräumt wurde.

Interne Kontakte zur Verteilerliste hinzufügen

Wollen Sie im Open-Xchange Server verwaltete Kontakte aus Ihren persönlichen Kontaktordnern oder aus für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer in die neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen, klicken Sie im Panelabschnitt Kontakt auf die Funktion Aus Adressbuch hinzufügen.

Dies öffnet das Fenster Kontakte wählen, in dem Sie nun die hinzuzufügenden Kontakte zur Auswahl anzeigen lassen können. Hierzu geben Sie im Feld Suchen entweder die Namen der hinzuzufügenden Kontakte oder Platzhalter (Zeichen * oder ?) bzw. Kombinationen aus Teilen der Namen und Platzhaltern ein und wählen danach mittels der Funktion Kontaktordner den entsprechenden Kontaktordner aus, in dem nach diesen Kontakten gesucht werden soll.

Zur Definition des Suchkriteriums im Fenster Kontakte wählen stehen Ihnen u.a. folgende Einsatzmöglichkeiten von Platzhaltern zur Verfügung - Groß- und Kleinschreibung brauchen Sie hierbei nicht zu berücksichtigen:

  • me oder *me*: Alle Kontakte aus dem aktuell geöffneten Kontaktordner, in deren angezeigten Namen, Vor- oder Nachnamen die Zeichenfolge "me" enthalten ist.

  • m???r: Alle Kontakte aus dem aktuell geöffneten Kontaktordner, in deren angezeigten Namen, Vor- oder Nachnamen die Zeichen "m" und "r" enthalten sind, wobei zwischen dem "m" und dem "r" exakt 3 Zeichen stehen dürfen - wie z.B. bei den Nachnamen Maier, Meier oder Meyer, aber nicht Mair oder Müller.

Um die entsprechenden Kontakte zur Selektion einblenden zu lassen, klicken Sie hiernach auf Suchen. Beachten Sie, dass nur Kontakte zur Auswahl angezeigt werden, in deren Daten mindestens eine E-Mail-Adresse eingetragen wurde. Die nachstehende Abbildung zeigt ein Fallbeispiel, bei dem alle Kontakte aus dem persönlichen Kontaktordner zur Auswahl angezeigt werden.

Wurde in den Daten der Kontakte mehr als eine E-Mail-Adresse eingetragen, wird pro E-Mail-Adresse ein Eintrag dieser Kontakte im Auswahlfenster dargestellt. Sie können somit die Verteilerliste nutzen, um eine Nachricht an mehrere E-Mail-Adressen eines Kontakts (z.B. geschäftliche und private E-Mail-Adresse) gleichzeitig zu versenden.

Ob Sie dies tatsächlich ausführen, ist an dieser Stelle des Prozesses noch nicht festgelegt, da Sie bis hierhin lediglich die potenziellen Mitglieder Ihrer Verteilerliste angezeigt, aber noch keine endgültige Auswahl getroffen haben - dies erfolgt erst im nächsten Schritt.

Im nächsten Schritt fügen Sie die gewünschten Kontakte hinzu. Möchten Sie alle im Auswahlfenster angezeigten Kontakte in die Verteilerliste aufnehmen, klicken Sie auf Alle hinzufügen.

Wollen Sie der Verteilerliste nur eine Auswahl der angezeigten Kontakte hinzufügen, wählen Sie im Auswahlfenster die hinzuzufügenden Kontakte (für eine Mehrfachauswahl halten Sie die Strg-Taste oder Shift-Taste gedrückt) und klicken dann nach Abschluss Ihrer Auswahl auf Auswahl hinzufügen. Dies fügt die E-Mail-Adressen der selektierten Kontakte in das Feld Kontakte ein.

Falls Ihnen bei der Auswahl der Kontakte ein Fehler unterlaufen ist, können Sie den Inhalt des Felds Kontakte mithilfe der Funktion Löschen entfernen. Beachten Sie, dass die Funktion Löschen alle ausgewählten Kontakte wieder aus dem Feld entfernt. Wollen Sie nur einzelne Kontakte aus der Auswahl nehmen, klicken Sie in das Feld der bereits selektierten Kontakte und löschen die unerwünschten Einträge.

Sollte es Ihnen nicht möglich sein, alle Kontakte, die Sie in Ihre neue Verteilerliste aufnehmen wollen, mit nur einer Suche zu selektieren, wiederholen Sie sukzessive die Anzeige sowie Selektion der auszuwählenden Kontakte - mit entsprechend unterschiedlichen Suchkriterien -, bis Sie alle gewünschten Kontakte in Ihrer Verteilerliste erfasst haben.

Um den Vorgang zur Erfassung interner Kontakte zu beenden und die selektierten Kontakte der Verteilerliste hinzuzufügen, klicken Sie auf OK. Möchten Sie Ihre Auswahl verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt, zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugefügten internen Kontakte sowie deren E-Mail-Adressen an.

Sofern Sie keine externen Kontakte in Ihre Verteilerliste einfügen wollen, können Sie an dieser Stelle den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste abschließen. Hierzu klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern.

Im Ergebnis wird die neu erstellte Verteilerliste Ihren Kontakten hinzugefügt - beachten Sie das Symbol, das Verteilerlisten von einzelnen Kontakten unterscheidet.

Externe Kontakte zur Verteilerliste hinzufügen

Wollen Sie nicht im Open-Xchange Server verwaltete Kontakte als externe Kontakte in Ihre neu zu erstellende Verteilerliste aufnehmen, klicken Sie im Panelabschnitt Kontakte auf die Funktion Benutzerdefinierter Eintrag.

Dies öffnet ein separates Fenster, in dem Sie nun die Daten der hinzuzufügenden externen Kontakte eingeben können. Um einen neuen externen Kontakt hinzuzufügen, geben Sie Namen und E-Mail-Adresse des Kontakts ein und klicken auf Hinzufügen.

Wiederholen Sie diese Vorgehensweise sukzessive für alle externen Kontakte, die Sie Ihrer Verteilerliste hinzufügen möchten.

Falls Ihnen bei der Eingabe der Kontaktdaten ein Fehler unterlaufen ist, können Sie die Kontaktdaten mit Hilfe der Funktion Zurücksetzen entfernen. Dies entfernt alle eingegebenen Kontaktdaten.

Um den Vorgang zur Erfassung externer Kontakte zu beenden und die eingetragenen Kontaktdaten Ihrer Verteilerliste hinzuzufügen, klicken Sie auf OK. Möchten Sie Ihre Auswahl verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Hatten Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigt, zeigt die Tabelle der Verteilerliste die neu hinzugefügten externen Kontakte sowie deren E-Mail-Adresse an.

Sofern Sie keine weiteren Kontakte in Ihre Verteilerliste einfügen wollen, schließen Sie den Vorgang zur Erstellung einer neuen Verteilerliste ab und speichern Ihre Eingaben über das Symbol Speichern im Panelabschnitt Speichern.