Kontakte erstellen

Um neue Kontakte in Ihren persönlichen Kontaktordnern oder in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer - entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt - zu erstellen, verwenden Sie eine der nachfolgend beschriebenen Methoden.

Beachten Sie, dass die Vorgehensweise zum Erstellen neuer Verteilerlisten von den nachstehenden Beschreibungen abweicht. Der Prozess zur Erstellung neuer Verteilerlisten wird in dem Abschnitt „Kontakte in Verteilerlisten zusammenfassen“ dieses Kapitels erläutert.

Neue Kontakte im Modul Kontakte erstellen

Wenn Sie das Modul Kontakte geöffnet haben, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt. Hierbei ist es unerheblich, ob das Panel bereits expandiert ist - in jeder Ansicht des Panels ist die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte stets das zuoberst angezeigte Symbol.

Alternativ können Sie über einen Doppelklick in der Listen- und Kartenansicht in das freie Feld unterhalb der aufgelisteten Kontakte das Fenster zum Erstellen eines neuen Kontakts öffnen.

Kontakte in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer erstellen

Beachten Sie, dass Sie zum Erstellen neuer Kontakte in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten für diese Ordner benötigen.

Wurde Ihnen dieses Zugriffsrecht nicht eingeräumt, wird nach dem Start der Funktion zur Erstellung neuer Kontakte eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet, über die Sie entscheiden können, ob Sie den neuen Kontakt in Ihrem persönlichen Kontaktordner (Ordner Kontakte) anlegen oder die Funktion abbrechen wollen.

Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie in dem Abschnitt „Daten für neuen Kontakt eingeben“ dieses Kapitels.

Neue Kontakte aus anderen Modulen erstellen

Auch wenn Sie sich nicht im Modul Kontakte befinden, können Sie neue Kontakte anlegen - aus jedem anderen Modul des Open-Xchange Server. Ist das Panel nicht expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf den nach unten weisenden Pfeil und wählen dann in dem geöffneten Menü den Eintrag Kontakt.

Ist das Panel bereits expandiert, klicken Sie im Panelabschnitt Neu auf das Symbol Kontakt.

Zielordner für neue Kontakte

Da Sie Kontakte nur in Kontaktordnern verwalten können, wird beim Erstellen neuer Kontakte aus anderen Modulen des Open-Xchange Server automatisch Ihr persönlicher Kontaktordner (Ordner Kontakte) als Zielordner voreingestellt.

Möchten Sie neu zu erstellende Kontakte in anderen persönlichen oder in öffentlichen bzw. für Sie freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer abspeichern, können Sie während der Eingabe der Daten des neuen Kontakts einen anderen Zielordner wählen.

Weitere Informationen zur Auswahl des gewünschten Zielordners und den erforderlichen Zugriffsrechten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt „Daten für neuen Kontakt eingeben“.

Neuen Kontakt aus einer E-Mail-Adresse erstellen

Sie können einen neuen Kontakt aus einer E-Mail-Adresse einer empfangenen oder gesendeten E-Mail erstellen, indem Sie eine Drag-and-Drop-Operation ausführen.

Hierzu wechseln Sie in das Modul E-Mail. Zeigen Sie eine E-Mail in der Ansicht H-Split oder V-Split an. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine E-Mail-Adresse. Der Mauszeiger wird in Form eines Hand-Symbols angezeigt. Ziehen Sie die E-Mail-Adresse in den Ordnerbaum auf einen Kontaktordner. Lassen Sie die Maustaste los. Das Dialogfenster zum Eingeben der Kontaktdaten wird geöffnet.

Neuen Kontakt aus einem vCard-Anhang erstellen

Sie können einen neuen Kontakt aus dem vCard-Anhang einer E-Mail erstellen. Sie erkennen einen vCard-Anhang an der Namenserweiterung vcf.

Wechseln Sie in das Modul E-Mail. Zeigen Sie die E-Mail in der Ansicht H-Split oder V-Split an. Klicken Sie am unteren Rand des Übersichtsfensters die vcf-Datei mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü vCard importieren. Das Dialogfenster zum Bearbeiten der Kontaktdaten wird geöffnet.

Daten für neuen Kontakt eingeben

Unabhängig davon, wie und aus welchem Modul Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte gestartet haben, öffnet der Aufruf dieser Funktion das Fenster Kontakt, in dem das Register Geschäftlich aktiv gesetzt ist. Sie können nun die entsprechenden Daten eines neuen Kontakts in den zugehörigen Feldern eintragen.

Das Feld Angezeigter Name ist ein Automatikfeld, Sie müssen dieses Feld also nicht unbedingt ausfüllen. Wenn Sie in diesem Feld keinen Wert eingeben, übernimmt der Open-Xchange Server den Wert aus dem Feld Nachname oder - sofern Sie auch Vornamen eingegeben haben - eine Kombination aus den Feldern des Nachnamens und der Vornamen in das Feld Angezeigter Name.

Private Kontakte

Sofern Sie die Funktion zur Erstellung neuer Kontakte aus einem beliebigen persönlichen Ordner gestartet haben, können Sie neu zu erstellende Kontakte als private Kontakte kennzeichnen. Auf als privat gekennzeichnete Kontakte können ausschließlich Sie zugreifen - auch wenn Sie Ihre persönlichen Kontaktordner zur gemeinsamen Verwendung für andere Benutzer freigeben, können andere Benutzer Ihre privaten Kontakte weder einsehen noch bearbeiten.

Abbildung 3.6. Private Kontakte

Private Kontakte

Private Kontakte erstellen

Beachten Sie, dass Sie nur Kontakte, die Sie in Ihren persönlichen Kontaktordnern verwalten, als private Kontakte kennzeichnen können. Wenn Sie neue Kontakte in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer anlegen, steht die Option Privater Kontakt im Fenster Kontakt nicht zur Verfügung.

Persönliche Daten, Tags und Ordner

Im Register Privat verwalten Sie die persönlichen Daten Ihres neu zu erstellenden Kontakts, wie z.B. die private Anschrift sowie weitere Informationen und Anmerkungen. Sofern Ihnen ein Foto oder Firmenlogo dieses Kontakts vorliegt, können Sie auch ein Bild (Dateiformate: JPG, BMP, GIF oder PNG, empfohlene Größe: 90 x 90 Pixel) in den Datensatz des Kontakts aufnehmen. Betätigen Sie hierzu im Panelabschnitt Bild die Schaltfläche Hinzufügen.

Bilder in Kontaktdaten

Da Bilder zu Kontakten direkt in der Datenbank des Open-Xchange Server verwaltet werden, können Sie Kontakten selbst dann noch Bilder hinzufügen, wenn Ihnen nicht mehr genügend freie Speicherkapazität für Anlagen oder InfoStore-Einträge auf dem Server zur Verfügung steht.

Wenn Sie an den Geburtstag des Kontakts erinnert werden möchten, können Sie eine Terminserie erstellen. Klicken Sie hierzu in der Zeile Geburtstag auf das Kalendersymbol. Ein Dialogfenster fragt, ob Sie zu an dem Datum des Geburtstags einen jährlich wiederkehrenden Termin erstellen möchten. Weitere Hinweise zu Terminserien finden Sie im „Terminserie“.

Darüber hinaus können Sie im Register Geschäftlich dem neu anzulegenden Kontakt ein oder mehrere Tags zuordnen. Hierzu geben Sie die gewünschten Tags entweder manuell im Feld Tags ein (einzelne Tags müssen durch Kommas voneinander abgetrennt werden), oder klicken auf die Option Tags und wählen dann die gewünschten Tags per Mausklick aus. Beachten Sie, dass die Option Tags nur dann Tags anzeigt, wenn Sie diese zuvor in den Einstellungen eingerichtet haben.

Im Ergebnis werden alle von Ihnen gewählten Tags in das Feld Tags eingetragen.

Wollen Sie ein oder mehrere der einem Kontakt zugeordneten Tags wieder entfernen, löschen Sie hierzu die entsprechenden Einträge aus dem Feld Tags. Platzieren Sie Ihren Cursor in dem Wertefeld und entfernen Sie dann die unerwünschten Tags.

Alternativ können Sie Tags folgendermaßen entfernen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Tags, deselektieren Sie im Popup-Fenster die Tags, klicken Sie auf OK.

Persönliche Tags anlegen

Möchten Sie bestimmte Tags häufig wiederverwenden, empfiehlt es sich, diese als persönliche Tags innerhalb der Einstellungen anzulegen, damit Sie einfacher auf diese Tags zugreifen können. Weitere Informationen zur Erstellung Ihrer persönlichen Tags und eine Beschreibung der Vorgehensweise hierzu finden Sie im Kapitel Einstellungen, Abschnitt „Persönliche Tags“.

Mithilfe der Option Ordner legen Sie fest, in welchem Ordner der neu zu erstellende Kontakt abgespeichert werden soll; als Vorgabe ist in diesem Feld einer der folgenden Ordner selektiert:

  • Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem Ihrer persönlichen Kontaktordner: derjenige persönliche Kontaktordner, der beim Anlegen des neuen Kontakts geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer, für den Ihnen das Recht zum Anlegen von Objekten eingeräumt wurde: derjenige für Sie öffentliche bzw. freigegebene Kontaktordner, der beim Anlegen des neuen Kontakts geöffnet war.

  • Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordner anderer Benutzer, für den Ihnen keine Rechte eingeräumt wurden: Ihr persönlicher Kontaktordner (Ordner Kontakte).

  • Bei Erstellung neuer Kontakte aus einem anderen Modul des Open-Xchange Server, wie z.B. E-Mail, Kalender etc.: Ihr persönlicher Kontaktordner (Ordner Kontakte).

Beachten Sie bei Ihrer Auswahl, dass Kontakte nur in Kontaktordnern abgespeichert werden können und Sie für das Speichern von Kontakten in für Sie öffentlichen bzw. freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer das Recht zum Anlegen von Objekten benötigen. Sie können in der Auswahlliste nur Ordner wählen, in denen Sie Kontakte speichern können.

Zusätzliche Daten

Das Register Zusätzlich dient zur Verwaltung zusätzlicher Daten des neu zu erstellenden Kontakts. Hier können Sie eine weitere Adresse (z.B. eine Urlaubsanschrift) sowie zugehörige Kontaktdaten hinterlegen. Darüber hinaus können Sie in den dynamischen Feldern eigene Daten zum Kontakt erfassen, zu denen es im Open-Xchange Server keine vorgegebenen Felder gibt.

Anlagen zu Kontakten hinzufügen

Möchten Sie externe Dokumente, die mit dem neuen Kontakt in Beziehung stehen (wie z.B. Wegbeschreibungen als Textdokumente, Angebote als Tabellenkalkulationen etc.), direkt mit dem Kontakt verbinden, können Sie dem Kontakt die entsprechenden Dateien als Anlagen hinzufügen.

Beachten Sie, dass Sie um Kontakten Anlagen zuordnen zu können, über ausreichend freie Speicherkapazität auf dem Server verfügen müssen. Ist der Ihnen zugewiesene Speicherplatz überschritten, können Sie Kontakten keine Anlagen hinzufügen. Angaben über Ihre aktuell verfügbare Speicherkapazität finden Sie auf der Startseite des Open-Xchange Server in der InfoBox.

Um neu zu erstellenden Kontakten Anlagen zuzuordnen, setzen Sie zunächst das Register Anlagen aktiv und klicken danach im Panelabschnitt Anlagen auf Anlage hinzufügen. Diese Funktion öffnet das Fenster Anlagen wählen, in dem Sie die anzuhängende(n) Datei(en) selektieren können. Wählen Sie die Datei(en) über Durchsuchen aus und nehmen diese dann sukzessive mittels der Option Hinzufügen in die Liste der hinzuzufügenden Anlagen auf.

Sobald Sie Ihre Dateiauswahl mit OK bestätigen, wird das Fenster Anlagen wählen geschlossen und die Anlage(n) dem Kontakt hinzugefügt.

Anlagen zu Kontakten hinzufügen

Jede Anlage, die Sie einem bestimmten Kontakt zuordnen, ist exklusiv mit diesem Kontakt verbunden. Fügen Sie eine Datei mehreren Kontakten als Anlage hinzu, wird jedem dieser Kontakte ein eindeutiges Exemplar dieser Datei als Anlage zugeordnet.

Anlagen aus Kontakt entfernen

Hatten Sie beim Hinzufügen von Anlagen versehentlich Dokumente ausgewählt, die Sie nicht dem neu zu erstellenden Kontakt hinzufügen möchten, können Sie diese wieder entfernen.

Selektieren Sie hierzu in der Tabelle der Anlagen diejenige(n) Datei(en), die Sie aus dem Kontakt entfernen wollen. Um mehrere Dateien auszuwählen, halten Sie bei der Selektion entweder die Strg-Taste (für eine nicht aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) oder Ihre Shift-Taste (für eine aufeinanderfolgende Mehrfachauswahl) gedrückt. Anschließend klicken Sie im Panelabschnitt Anlage auf Löschen, um alle gewählten Anlagen aus dem Kontakt zu entfernen.

Eingaben speichern bzw. verwerfen

Wenn Sie den neu zu erstellenden Kontakt samt aller eingegebenen Daten speichern wollen, klicken Sie im Panelabschnitt Speichern auf das Symbol Speichern. Hiermit wird das Fenster Kontakt geschlossen und der neue Kontakt im zuvor ausgewählten Ordner angelegt.

Möchten Sie den Kontakt nicht abspeichern, klicken Sie im Panelabschnitt Fenster auf Abbrechen. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, ob Sie Ihre Eingaben wirklich verwerfen wollen. Wenn Sie diese Abfrage mit Ja bestätigen, wird das Fenster Kontakt geschlossen und alle eingegebenen Daten verworfen.