Dans la section
du tableau de bord, on trouve trois types de présentation décrits plus loin et qui vous permettent d'afficher les contacts de votre dossier de contacts personnel et des dossiers de contacts publics ou partagés avec vous.Dans les vues Répertoire téléphonique et Fiches, la barre de titre de la fenêtre de vue d'ensemble affiche le chemin actuel du dossier que vous avez choisi dans l'arborescence des dossiers. Vous pouvez naviguer dans ce chemin en cliquant sur les parties soulignées du chemin.
Dans la vue
, les contacts du dossier choisi sont présentés sous forme de table. Les icônes de la première colonne représentent le type de contact, ceux de la deuxième colonne indiquent si les contacts ont été marqués comme privés. Plus loin, le nom, la société et l'endroit où elle se trouve, les numéros de téléphone professionnels, fixe et portable, ainsi que les drapeaux associés au contact. Dans le cas de listes de diffusion, seuls les noms des listes en question et les drapeaux associés sont affichés.Les drapeaux (flags) sont des fanions de couleur au moyen desquels vous pouvez marquer vos contacts afin de mieux les différencier, par exemple pour séparer les clients des fournisseurs. Vous trouverez plus d'informations sur les drapeaux dans la section la section intitulée « Identifier les contacts avec des drapeaux » de ce chapitre.
Si vous gérez de très nombreux contacts, vous pouvez filtrer les contacts affichés au moyen de la barre de la section intitulée « Vue sous forme de fiches » de ce chapitre.
, afin de diminuer le nombre des contacts affichés et de limiter votre recherche à certains contacts. Vous trouverez plus d'informations sur la barre de filtrage rapide dans la sectionVous pouvez également trier les contacts selon les champs
, , , ou , par ordre alphabétique ascendant ou descendant, au choix. La flèche dans l'en-tête de colonne de ces champs vous indique selon quel champ et dans quel ordre (ascendant ou descendant) les contacts de l'affichage en cours sont triés.Si vous désirez changer l'ordre de tri, par exemple afin de trier vos contacts par
en ordre descendant, cliquez sur l'en-tête de la colonne correspondante, ce qui permet de choisir le critère de tri. En cliquant ensuite sur l'en-tête de colonne ou sur la flèche voisinant cet en-tête, vous pouvez trier les contacts affichés par ordre alphabétique inverse.Réglage de la vue par défautVous pouvez décider quelle vue sera utilisée par défaut lorsque le module Open-Xchange Server. Vous pouvez choisir parmi ou , cette dernière vue étant décrite plus loin. est ouvert pour la première fois après votre connexion àVous trouverez plus d'informations sur la définition de la vue par défaut du module des Options, section la section intitulée « Options pour le module Contacts ». dans le chapitre |
Dans la vue
, les contacts du dossier de contacts choisi auparavant sont affichés sous forme de fiches. Sont affichés le prénom et le nom, le type de contact, les drapeaux associés au contact et la marque de contact privé (dans les titres des fiches), l'adresse postale, le numéro de téléphone fixe et l'adresse de courrier électronique professionnels. Dans le cas de listes de diffusion, seuls le nom et les drapeaux associés sont affichés.Dans cette vue également, vous pouvez filtrer les contacts affichés au moyen de la
et ainsi limiter votre recherche à certains contacts.Filtrage rapideLa barre de contenue dans les vues et filtre les contacts affichés en fonction du premier caractère du nom de famille du contact ou de la liste de diffusion, qu'il s'agisse d'une lettre initiale (filtres à ), d'un chiffre initial (filtre ) ou d'un caractère spécial initial (filtre ).Pour désactiver le filtrage en cours, cliquez dans la barre de filtrage rapide sur le choix . |
Dans la vue la section intitulée « Vue Détails (Listes de diffusion) » de ce chapitre.
, toutes vos données, ainsi que les pièces jointes d'un contact choisi auparavant dans la vue ou sont affichées dans deux onglets. Les vues détaillées des listes de diffusion diffèrent des vues détaillées des contacts individuels et sont décrites dans la sectionL'onglet
contient toutes les données privées (comme p. ex. le prénom et le nom) du contact choisi, les adresses professionnelle et privée ainsi que toutes les données de contact qui s'y rattachent : numéros de téléphone et de fax, adresses de courrier électronique, etc.Les champs dynamiques permettent d'étendre les champs prédéfinis et d'inscrire des données supplémentaires dans les contacts, lorsqu'il n'existe pas d'origine des champs correspondants dans Open-Xchange Server. Quand des champs dynamiques sont utilisés dans cette optique, les contenus correspondants s'affichent dans cet onglet.
Toutes les données de cet onglet qui possèdent à la fin de leur description une flèche pointant vers le bas vous donnent accès à des données alternatives de ce champ de données : par exemple, pour afficher l'adresse privée du contact au lieu de son adresse professionnelle, cliquez sur la flèche et choisissez alors dans la liste l'adresse désirée.
Cette présentation des informations alternatives n'est que temporaire. Lorsque l'on quitte la vue
, l'affichage de l'onglet revient aux champs prédéfinis.Les pièces jointes sont des documents externes (comme par exemple des itinéraires sous forme de documents de texte, des offres sous la forme de feuilles de calcul, des images et ainsi de suite) qui peuvent être enregistrées avec le contact et ainsi être reliées directement au contact. La section la section intitulée « Joindre des pièces au contact » de ce chapitre décrit comment vous pouvez joindre des pièces à un contact.
L'onglet
cite, quand il y en a, toutes les pièces jointes associées au contact. La table des pièces jointes vous montre les noms de fichiers des documents associés, ainsi que leur type MIME et que la taille du fichier en ko.Si vous désirez ouvrir une pièce jointe au contact affiché ou l'enregistrer dans un fichier, vous pouvez le faire, dans la section
du tableau de bord, à l'aide des fonctions et . Pour cela, choisissez la pièce jointe désirée dans la liste et cliquez sur la fonction correspondante dans le tableau de bord. L'illustration suivante montre un cas d'exemple.Lorsque l'on ouvre une pièce jointe, le fichier choisi s'ouvre dans l'application à laquelle il appartient : les feuilles de calcul seront ouvertes dans leur tableur, les documents de texte dans leur traitement de texte et il en va de même pour les autres types de fichiers.
Lorsque l'on enregistre une pièce jointe, une copie de ce fichier est téléchargée depuis le serveur vers votre disque dur local (ou un autre support si vous en indiquez un lors du téléchargement).
Enregistrer une pièce jointe dans le dépôt de données crée un nouvel élément du dépôt de données qui est géré par Open-Xchange Server. Cette méthode offre l'avantage que vous et les autres utilisateurs pouvez accéder à cet élément du dépôt au moyen du module . Vous trouverez plus d'informations sur le dépôt de données ainsi que sur la manipulation de ses éléments dans le chapitre Dépôt de données.
Pour enregistrer une pièce jointe provenant d'un contact dans l'un de vos dossiers personnels du dépôt de données ou d'un dépôt de données public ou partagé avec vous par un autre utilisateur (pour autant que vous disposiez des droits nécessaires pour créer des objets, sélectionnez la pièce jointe souhaitée dans la liste et cliquez, dans la section
du tableau de bord, sur la fonction .S'ouvre alors la fenêtre
dans laquelle vous pouvez indiquer une description du nouvel élément du dépôt ainsi que des données supplémentaires (comme par exemple une adresse Internet ou des remarques) et choisir le dossier cible. Lorsque vous avez saisi toutes les données, cliquez dans la section du tableau de bord sur l'icône pour enregistrer le nouvel élément dans le dossier choisi.Enregistrer les pièces jointes comme éléments du dépôt de donnéesPour pouvoir enregistrer dans le dépôt de données les pièces jointes à des contacts, vous devez disposer de suffisamment d'espace libre sur le serveur. Si l'espace disque qui vous a été attribué est épuisé, vous ne pourrez pas enregistrer dans le dépôt de données de nouvelles pièces jointes à des contacts. Des informations sur la place disponible à un moment donné se trouvent sur la Open-Xchange Server dans la . d' |