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L'utilisation des systèmes d'information a amené des changements considérables dans la vie de l'entreprise : depuis lors, de plus en plus de processus font l'objet de traitements automatisés. Les tâches et les projets, dont on venait à bout, par le passé, grâce à une étroite collaboration, sont aujourd'hui gérés de manière asynchrone, depuis différents lieux et avec l'intervention de personnels extérieurs à l'entreprise. Pour satisfaire les besoins résultant de ce mode de fonctionnement en matière de coordination, de communication et de respect de la qualité, aussi bien en interne qu'à l'extérieur de l'entreprise, un type d'exigence s'est aujourd'hui développé, auquel répond une solution logicielle désignée par l'appellation Groupware ou collecticiel, autrement dit un logiciel de travail collaboratif.
Open-Xchange Server constitue un collecticiel robuste basé sur le web qui peut être utilisé conjointement aux technologies Ajax récentes ou aux clients riches (comme par exemple Outlook). Le serveur lui-même réside sur une plate-forme Linux stable.
Dans la plupart des entreprises, on reconnaît aujourd'hui le rôle particulier que joue la relation client dans le succès de l'entreprise. Aucun client n'apprécie de devoir décrire ses besoins à de multiples collaborateurs ou de se voir répondre « mon/ma collègue est absent et, malheureusement, j'ignore quand il/elle sera de retour ». La rapidité avec laquelle évoluent les marchés nécessite aujourd'hui que l'entreprise adopte une structure rapide et souple pour pouvoir résister à la pression concurrentielle. Les structures hiérarchiques s'aplatissent (tant au niveau des équipes que des projets), ce qui accroît les besoins en communication et en coordination entre les participants. Une organisation d'entreprise optimale en ce qui concerne les communications et le flux d'informations joue un rôle central non seulement pour le fonctionnement interne de l'entreprise, mais également pour la collaboration avec les clients, les fournisseurs ou les partenaires. Il est donc important d'éviter les interruptions dans la structure de communication, de palier l'absence de certaines données et de fluidifier le flux d'informations.
Les solutions collecticielles du type d'Open-Xchange Server permettent de répondre mieux et plus rapidement aux exigences en matière de coordination de collaborateurs travaillant de façon décentralisée, grâce au partage des tâches ou à un agenda obligatoire.
La nouvelle version d'Open-Xchange Server vous propose un concept de collecticiel totalement nouveau. Le contrôle des fonctionnalités individuelles ne s'y effectue plus à travers les menus mais dans le Tableau de bord qui propose, pour chaque module, une vue synthétique des fonctions essentielles. On peut accéder à toutes les fonctions utilisées utilisées moins fréquemment en un clic de souris car le Tableau de bord peut être développé. Quelques clics suffisent pour afficher l'intégralité des fonctionnalités, au lieu de les rechercher systématiquement dans les menus (ce qui est relativement maladroit et nécessite toujours deux clics pour chaque fonction). L'introduction du Tableau de bord améliore grandement l'ergonomie et la clarté de l'outil.
Le Dépôt de données constitue la réserve centrale d'informations d'Open-Xchange Server et il vous permet à tout moment d'y trouver des informations ou d'en mettre à disposition. Grâce au contrôle de versions mis en œuvre par le Dépôt de données, aucune information n'est jamais perdue : il est toujours possible de la rappeler. La possibilité de lier des données et des documents préserve également votre temps aussi bien que votre patience. Les répertoires publics vous permettent par exemple de mettre à disposition des adresses, soit à destination de l'entreprise tout entière, soit à destination d'un groupe de personnes. Toutes les modifications apportées à ces données sont immédiatement mises à la disposition de tous. Cela réduit d'autant le travail de maintenance de données qui seraient en double.
Dans votre entreprise, il subsiste probablement en interne des tâches organisationnelles éventuellement liées à vos rendez-vous, comme par exemple la gestion des ressources. Combien de fois ne faut-il pas mettre à disposition des salles de réunion, préparer un vidéo-projecteur pour une présentation ou réserver un véhicule ? La gestion des ressources permet de mieux organiser les réunions, de vérifier si une ressource est déjà utilisée et par qui, ou encore de mieux gérer la répartition des ressources.
Open-Xchange Server améliore le concept (couronné de succès) de serveur robuste de courrier électronique et de collecticiel en offrant des fonctionnalités supplémentaires, sous la forme d'une solution collecticielle efficace. Côté serveur, Open-Xchange Server fonctionne sur un serveur Linux et vous propose donc une plate-forme sûre et robuste.
Certaines exigences au niveau du système et de la configuration doivent être respectées pour permettre une utilisation optimale d'Open-Xchange Server.
La résolution minimale de l'écran requise pour Open-Xchange Server est de 1024x768. Une résolution plus élevée vous permet d'afficher plus d'informations simultanément. De cette manière, vous améliorez également votre confort d'utilisation. Veuillez vous reporter à la section la section intitulée « Connexion et déconnexion ».
| IE 6.0, version du printemps 2001 |
| IE 6 SP1, version de septembre 2002 |
| IE 6 SP2, version d'août 2004 |
| IE 7, version d'octobre 2006 |
| Les cookies doivent être activés |
| JavaScript doit être activé |
| Les fenêtres surgissantes doivent être autorisées |
Il est également important de savoir que chaque nouvelle page affichée dans le navigateur est systématiquement générée par le serveur applicatif. Il est par conséquent absolument indispensable, par exemple, de désactiver la fonction cache du navigateur et de ne pas utiliser les boutons du navigateur pour se déplacer dans les pages : en effet, ceux-ci permettent seulement d'accéder à des pages précédemment activées (et donc à des informations périmées) provenant du cache interne du navigateur. C'est certes une solution possible d'utiliser la fonction de retour en arrière pour revenir rapidement à une information contenue dans la page précédente, mais qui n'est pas viable si vous saisissez directement de nouvelles informations. Il est plus judicieux, au sein du collecticiel, de s'en tenir exclusivement et systématiquement à l'interface graphique mise à disposition par Open-Xchange Server, laquelle fournit ses propres éléments de navigation.
Naturellement, l'aspect sécurité joue lui aussi un rôle dominant dans votre entreprise. En choisissant Open-Xchange Server, vous avez opté pour la solution appropriée. La sécurité devient un sujet particulièrement important lorsque vous communiquez sur Internet avec vos collaborateurs, partenaires et clients. La sécurité est aussi avant tout une question à traiter du côté du client. Pour les clients de type PC, les clients de courrier électronique et de collecticiel (clients riches) représentent un problème de sécurité connu.
Les serveurs web aussi (lorsqu'ils ne reposent pas, comme Apache, sur une plate-forme Linux, elle-même relativement sûre) constituent une vulnérabilité connue. En effet, un intrus peut gagner à travers le serveur web un accès au système d'exploitation sous-jacent. Pour les accès externes, Open-Xchange Server prend en charge le chiffrement SSL (qui est le standard bancaire) : de cette manière, il est possible d'accéder de manière sécurisée aux données internes de l'entreprise, depuis n'importe quel ordinateur, situé à n'importe quel endroit du globe.