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Seit in Unternehmen durch den Einsatz von IT-Systemen massive Veränderungen im Ablauf von Unternehmensgeschehen zu verzeichnen sind, werden immer mehr Prozesse in Unternehmen EDV-gestützt abgewickelt. Aufgaben und Projekte, die in der Vergangenheit durch eine enge persönliche Zusammenarbeit bewältigt wurden, werden heute asynchron, an verschiedenen Orten und nicht nur ausschließlich mit Personen des eigenen Unternehmens durchgeführt. Um den daraus resultierenden Anforderungen an Koordination, Kommunikation und Qualitätsansprüchen der Leistung innerhalb und außerhalb eines Unternehmens gerecht zu werden, hat sich heutzutage ein Anforderungsprofil entwickelt, dem unter der Bezeichnung Groupware eine in Software gegossene Lösung gegenübersteht.
Der Open-Xchange Server ist eine leistungsfähige Groupware-Lösung auf Web-Basis, die mit den neuesten AJAX-Technologien oder Rich Clients, wie z.B. Outlook genutzt werden kann und ihrerseits auf einer stabilen Linux-Plattform aufsetzt.
In den meisten Unternehmen ist erkannt worden, dass die Kundenbeziehung eine besondere Rolle für den Unternehmenserfolg spielt. Kein Kunde mag es, verschiedenen Mitarbeitern sein Anliegen noch einmal zu schildern oder die Antwort zu hören „mein Kollege ist nicht da und ich weiß leider auch nicht wann er wiederkommt“. Die Geschwindigkeit der Änderungen an den Märkten fordert heute eine schnelle und flexible Unternehmensstruktur, um dem Wettbewerbsdruck widerstehen zu können. Die flacher werdenden Strukturen (Team- und Projektarbeit) verlangen einen Mehraufwand an Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten. Die optimale Firmenorganisation in Bezug auf Kommunikation und Informationsfluss spielt für das unternehmensinterne Geschehen, aber auch für die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern eine zentrale Rolle. Dabei kommt es darauf an, Brüche in Kommunikationsstrukturen zu vermeiden, Informationslücken zu schließen und den Informationsfluss zu beschleunigen.
Mit Groupware-Lösungen wie dem Open-Xchange Server lassen sich die Anforderungen an die Koordination von dezentral arbeitenden Mitarbeitern über Aufgabenverteilung oder über den obligatorischen Terminkalender besser und schneller erfüllen.
Mit der neuen Version des Open-Xchange-Servers erhalten Sie ein völlig neues Groupware-Konzept. Die Steuerung der einzelnen Funktionen erfolgt hierbei nicht mehr über Menüs, sondern über das Panel, das in jedem Modul die wichtigsten Funktionen auf einen Blick anzeigt. Alle nicht so häufig verwendeten Funktionen sind über einen Klick erreichbar, da das Panel expandierbar ist. Sie können sich also mit wenigen Klicks sämtliche Funktionen anzeigen lassen, statt umständlich immer wieder in den Menüleisten nach Funktionen zu suchen, wofür Sie in jedem Fall zwei Klicks benötigen. Die Einführung des Panels erhöht in großem Maße die Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit.
Mit dem InfoStore, dem zentralen Informationspool des Open-Xchange-Servers lassen sich Informationen jederzeit abrufen oder anderen zur Verfügung stellen. Dank der Versionskontrolle des InfoStore gehen keine Informationen verloren, sondern können jederzeit wieder abgerufen werden. Zeit und Nerven spart auch die Möglichkeit der Verknüpfung von Daten und Dokumenten. Über öffentliche Ordner lassen sich weiterhin beispielsweise Adressdaten dem gesamten Unternehmen oder einer Gruppe von Personen zur Verfügung stellen. Alle Änderungen daran werden unverzüglich wieder allen zur Verfügung gestellt. Dies reduziert doppelte Datenhaltung und Datenpflege.
Sicher stehen in Ihrem Unternehmen intern auch andere organisatorische Aufgaben an, die eventuell ebenfalls Termin gebunden sein können, wie zum Beispiel die Verwaltung von Ressourcen. Wie häufig müssen Besprechungsräume zur Verfügung stehen, Beamer für Besprechungen vorbereitet sein oder Kraftfahrzeuge reserviert werden? Über die Verwaltung von Ressourcen lassen sich Besprechungen besser organisieren oder die Ressourcenauslastung besser steuern.
Der Open-Xchange Server setzt das erfolgreiche Konzept leistungsfähiger Mail- und Groupware-Server fort und bietet zudem zusätzliche Funktionalitäten in Form einer leistungsfähigen Groupware-Lösung. Auf Server-Seite steht Ihnen mit Open-Xchange Server und einem Linux-Server eine sichere und leistungsfähige Plattform zur Verfügung.
Für einen reibungslosen Einsatz des Open-Xchange-Servers sollten einige Einstellungen und Systemvoraussetzungen beachtet werden.
Die minimale Bildschirmauflösung für den Open-Xchange Server ist auf 1024x768 ausgerichtet. Mit einer höheren Auflösung können mehr Informationen auf einmal dargestellt werden. Damit erhöht sich auch der Bedienkomfort, siehe „Anmelden und Abmelden“.
Bestimmt spielt der Aspekt Sicherheit auch in Ihrem Unternehmen eine dominierende Rolle. Mit dem Open-Xchange Server haben Sie sich für die richtige Lösung entschieden. Der Sicherheitsaspekt gewinnt insbesondere dann einen besonders hohen Stellenwert, wenn Sie mit den eigenen Mitarbeitern, Partnern und Kunden über das Internet kommunizieren. Der Sicherheitsaspekt ist vor allen Dingen aber auch eine Frage der Client-Seite. Im Zusammenhang mit den PCs auf Client-Seite stellen insbesondere weit verbreitete Mail- und Groupware-Clients (Rich Clients) ein bekanntes Sicherheitsproblem dar.
Auch Web-Server, die nicht wie Apache auf einer relativ sicheren Linux-Plattform aufsetzen, stellen eine bekannte Schwachstelle dar, über die ein Angreifer möglicherweise Zugang zu dem darunter liegenden Betriebssystemkern erlangen kann. Für den externen Zugang unterstützt der Open-Xchange Server den Zugriff über SSL-Verschlüsselung (Bankenstandard), womit ein weltweit sicherer Zugriff auf unternehmensinterne Daten von einem beliebigen PC möglich ist.