Este capítulo proporciona una visión general de la funciones del software colaborativo. Proporciona un vistazo inicial a las tareas que se pueden realizar usando los módulos, y a la colaboración de los módulos individuales.
Nota: Si algunas de las funcionalidades descritas en este manual están ausentes en su versión del software colaborativo, por favor contacte con su administrador. Dado que este es un software colaborativo modular, siempre es posible añadir módulos o funcionalidades adicionales adquiriendo una actualización.
La página de inicio se puede usar como punto de apoyo para otras funciones del software colaborativo. En la página de inicio se pueden ver objetos tales como E-Mails nuevos, citas actuales, tareas y elementos del Almacén de información, así como crear o abrir objetos de otro módulo.
El módulo E-Mail se usa para enviar y recibir E-Mail. Otras funciones incluyen buscar, imprimir, copiar o crear plantillas de E-Mail.
Los adjuntos de E-Mail se pueden guardar en el disco local o en el Almacén de información. Cuando se envía un E-Mail se puede acceder a los datos del módulo de contactos sin tener que abandonar el módulo E-Mail. Si se recibe una invitación para una cita por E-Mail, puede pasar directamente al elemento de la cita en el calendario desde dentro del E-Mail.
El módulo de contactos se usa para gestionar los contactos privados y profesionales. Se pueden ver, crear y editar contactos. Los datos de contacto de todos los usuarios del software colaborativo están disponibles en la libreta de direcciones global.
Puede usar los datos de contacto para enviar E-Mail, para invitar a participantes a citas desde dentro del módulo Calendario, o para delegar tareas en otros usuarios desde el módulo Tareas.
En el módulo de calendario puede gestionar sus citas privadas y profesionales. Puede ver, crear y editar citas. Puede crear una cita recurrente para citas que se repitan frecuentemente. Para información más detallada puede adjuntar documentos a una cita. Si otro participante le invita a una cita, puede aceptar o declinar la invitación.
Si invita a otros participantes a una cita, puede usar los datos del módulo de contactos. Puede comprobar si otros participantes están libres para la cita programada y si hay disponibles recursos como salas o dispositivos. Se notifica automáticamente a otros participantes sobre los cambios en la cita.
En el módulo de tareas puede gestionar sus tareas privadas y profesionales. Puede ver, crear y editar tareas. Para información detallada puede adjuntar documentos a la tarea. Puede gestionar la tarea ajustando las fechas de inicio y vencimiento e introduciendo el estado actual de modificación.
Puede delegar tareas en otros participantes. Si hay un documento que contenga los resultados de la tarea, puede guardarlo en el Almacén de información.
En el módulo Almacén de información puede gestionar información en forma de documentos, comentarios o enlaces a direcciones de Internet. Puede ver, crear y modificar elementos del Almacén de información. De este modo el Almacén de información también sirve como ubicación de respaldo para sus documentos.
El Almacén de información también sirve como un repositorio central de información para el conocimiento de su empresa. Esto precisa de la creación de carpetas del Almacén de información que se comparten con otros usuarios u otros equipos mediante permisos de lectura o escritura. Puede enviar documentos del Almacén de información como enlaces o adjuntos de E-Mail a otros usuarios. También puede suministrar conocimientos a otros y beneficiarse de sus conocimientos al mismo tiempo.
Aquí puede cambiar los ajustes específicos del país, y el comportamiento y el diseño del software colaborativo. Esto también incluye los ajustes personales como su contraseña o un aviso de ausencia.
También puede acceder a la función de importar datos y citas en formato MS Outlook o en formatos estándar.
La compartición de carpetas es una parte vital del intercambio de información con otros usuarios. Cada objeto del software colaborativo se guarda en una carpeta concreta. Utilice el árbol de carpetas para gestionar y compartir carpetas.
Utilice sus carpetas personales para ordenar su E-Mail, contactos, tareas y elementos del Almacén de información.
Ayude a su equipo compartiendo carpetas específicas con permisos de lectura o escritura. Benefíciese de la información de otros usando para su trabajo objetos de carpetas públicas o compartidas.