Creación de citas

Aquí obtendrá una visión general de cómo crear citas. Los detalles continúan en la página siguiente.

Nota: Para crear una cita en una carpeta de calendario pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en ella.

Cómo crear una nueva cita:

  1. En la sección del panel Nuevo pulse en el icono Nueva cita. Se abre la ventana Cita. La pestaña Cita queda abierta.

  2. Si se le pide, seleccione una carpeta de calendario pulsando el botón Carpeta y seleccionando una carpeta de calendario en la ventana emergente.

  3. Introduzca una descripción, una ubicación y un comentario para la cita.

  4. Seleccione una fecha de inicio y de fin para la cita. Consulte : Ajuste del inicio y fin de la cita

  5. Ajuste el recordatorio de la cita. Consulte : Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita

  6. Seleccione la vista de la disponibilidad: Reservada, Provisional, Ausente por trabajo o Libre. Consulte : Ajuste de la vista de disponibilidad

  7. Utilice opciones adicionales si fuesen necesarias:

  8. Pulse el icono Guardar del panel. Se cerrará la ventana.

Resultado: Se crea la cita.

Si quiere cancelar la acción pulse Cancelar en la sección del panel Ventana.

Nota: Si crea una cita que se solapa con una cita ya existente podrías obtener un mensaje de error. Por favor, consulte : Resolución de conflictos de citas.

Nota: Cuando se crea una nueva cita en la vista de equipo, todas las personas y recursos visibles en la vista de equipo se insertan en la cita.

Existen las siguientes posibilidades para crear una nueva cita:

Cómo crear una nueva cita arrastrando en una zona:

  1. Muestra la vista de calendario Día, Semana laboral o Personalizada.

  2. Arrastre el ratón en una zona de la rejilla de tiempo. Se crea una nueva cita. El inicio y el fin se toman de la zona de la rejilla.

  3. Haga doble click en el rectángulo de la nueva cita. Se abre la ventana Cita.

  4. Introduzca los datos de la nueva cita. Se puede encontrar más información en las instrucción anterior Cómo crear una nueva cita:.

Creación de una cita en la vista de equipo.

Cuando se está creando una cita en la vista de equipo se pueden añadir

  • todos los miembros del equipo,

  • miembros del equipo concretos, o

  • un miembro del equipo determinado

como participantes.

Cómo crear una nueva cita con todos los miembros del equipo:

  1. Abra la vista de equipo en el rango de tiempo día. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo

  2. Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.

  3. Use una de las siguientes opciones:

    • En la sección del panel Cita pulse Nueva.

    • En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo pulsando y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.

Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.

Cómo crear una nueva cita con miembros del equipo concretos:

  1. Abra la vista de equipo en el rango de tiempo día. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo

  2. Seleccione miembros del equipo individuales pulsando en sus nombres mientras pulsa la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.

  3. Use una de las siguientes opciones:

    • En la sección del panel Cita pulse Nueva.

    • Haga doble click en una hora de la rejilla de tiempo. El día y hora en que haya hecho doble click se insertarán como inicio de la cita.

    • En la rejilla de tiempo, arrastre un rango de tiempo pulsando, y manteniendo pulsado, el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.

Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.

Cómo crear una nueva cita con un sólo miembro del equipo:

  1. Abra la vista de equipo en el rango de tiempo día. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo

  2. Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.

  3. Haga doble click en una hora de la rejilla de tiempo del miembro del equipo que quiere añadir como participante.

Resultado: Se abre la ventana Cita. El día y hora en que se ha hecho doble click se inserta como inicio de la cita. El miembro del equipo se inserta en la pestaña Participantes.

Ajuste del inicio y fin de la cita

Están predefinidos los siguientes valores:

  • La fecha actual está establecida como fecha de inicio y fin de cita.

  • El siguiente intervalo completo de tiempo está establecido como la hora de inicio de la cita. El intervalo de tiempo predeterminado es de 15 minutos.

  • El fin de la cita está establecido una hora después de su inicio.

Para establecer valores concretos para el inicio y fin de la cita utilice los controles que hay junto a Fecha de comienzo y Fecha de fin en la ventana Cita.

Cómo indicar el inicio y el fin de la cita en la ventana Cita:

  1. Para establecer la fecha de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:

    • Introduzca una fecha válida en el primer campo.

    • Pulse el icono de calendario que hay a la derecha del prime campo para abrir el calendario y elegir una fecha.

  2. Para ajustar la hora de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:

    • Introduzca una hora válida en el segundo campo.

    • Seleccione la hora en la lista desplegable.

    • Si se supone que es una cita de 24 horas active la casilla Todo el día.

Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita

Puede definir un determinado tiempo para recibir un recordatorio de una cita. Una ventana de recordatorio le alertará de la cita cuando se alcance el fin de dicho período.

Cómo establecer un recordatorio de cita en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Seleccione un intervalo de tiempo en la lista desplegable Recuérdame. Si no quiere que se le recuerde, seleccione sin recordatorio.

Consejo: Puede seleccionar el intervalo de tiempo predeterminado para el recordatorio en los ajustes del calendario Tiempo predeterminado para el recordatorio .

Tan pronto como se alcanza el intervalo de tiempo correspondiente al inicio de la cita se muestra la ventana Recordatorio. Hay varias posibilidades para responder a dicho recordatorio de cita.

Cómo responder a un recordatorio de cita:

  • Para que se le recuerde de nuevo seleccione un intervalo en la lista desplegable. Pulse Recordar otra vez. Cuando se alcance el final del intervalo se le recordará de nuevo.

  • Si no quiere que se le recuerde de nuevo, pulse Aceptar.

Creación de citas recurrentes

Una cita recurrente es una cita que se repite varias veces. Cuando se crear una cita recurrente se debe indicar lo siguiente:

  • El intervalo de tiempo para la serie de citas. Esto define el período entre las distintas citas individuales de la serie.

  • El rango de tiempo para la serie de citas. Esto define el inicio y el fin de la cita recurrente.

Cómo crear una cita recurrente en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Pulse el botón Series. Se abrirá la ventana Crear una nueva serie.

  3. Seleccione un intervalo de tiempo para la serie.

    • Si la cita se va a repetir cada día marque el tipo de recurrencia Diaria. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en días.

    • Si la serie se va a repetir cada mes marque el tipo de recurrencia Mensual. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en meses y el día del mes.

    • Si la cita se va a repetir semanalmente marque el tipo de recurrencia Semanal. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en semanas y el día de la semana.

    • Si la cita se va a repetir anualmente marque el tipo de recurrencia Anual. En los ajustes de recurrencia defina el día del año.

  4. Defina el rango de tiempo de la cita recurrente:

    • Junto a Fecha de comienzo indique el indicio de la cita recurrente.

    • Junto a Termina indique el fin de la cita recurrente.

  5. Pulse Aceptar.

Adición de etiquetas

Una etiqueta es texto que se puede usar como criterio para estructurar citas. Hay 2 posibilidades para añadir etiquetas:

  • Introduzca etiquetas en el campo que hay junto al botón Etiquetas.

  • Seleccione etiquetas en una lista de etiquetas predefinidas.

Cómo añadir etiquetas predefinidas en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Pulse el botón Etiquetas.

  3. Seleccione una o varias etiquetas en la ventana de diálogo Seleccionar etiquetas. Pulse Aceptar.

Resultado: Las etiquetas se insertan en el campo.

Nota: Antes de poder seleccionar etiquetas de una lista, ha tenido que definirlas en los ajustes del software colaborativo. Se puede encontrar más información en : Etiquetas.

Consejo: Para borrar una etiqueta edite el campo.

Ajuste de la vista de disponibilidad

En las vistas del calendario la disponibilidad se indica en distintos colores. Se usan los siguientes colores:

  • Reservado: azul

  • Provisional: amarillo

  • Ausente por trabajo: rojo

  • Libre: verde

Se puede encontrar más información sobre disponibilidad en : ¿Qué debería saber sobre las citas?.

La disponibilidad controla el comportamiento del software colaborativo en caso de que cree una nueva cita que se solape con una cita ya existente:

  • Para las disponibilidades Reservado, Provisional, y Ausente por trabajo se muestra un mensaje de conflicto.

  • Para la disponibilidad libre no se muestra ningún mensaje de error.

Se puede encontrar más información sobre el manejo de conflictos en : Resolución de conflictos de citas.

Cómo ajustar la vista de disponibilidad en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Seleccione una opción de la lista desplegable Mostrar como.

Marcado de una cita como privada

Una cita privada es una cita que no puede ser vista por otros usuarios cuando se comparta el calendario con otros usuarios.

Puede marcar una cita como privada si se cumplen todas las condiciones siguientes:

  • Usted es el único participante, no hay más participantes o recursos en la cita.

  • La cita se crea en una carpeta de calendario personal.

Cómo marcar una cita como privada en la ventana Cita:

  • Abra la pestaña Cita.

  • Marque la casilla Cita privada.

Adición de participantes y recursos

Al crear una cita usted se añade como participante automáticamente. En los ajustes del calendario puede definir si se añadirá como participante al crear una cita en una carpeta pública. Por favor, consulte : Creación de citas públicas. Puede añadir más participantes y recursos (tales como salas o proyectores).

Cómo añadir participantes y recursos a una cita en la ventana Cita:

  1. Abra la pestaña Participantes.

  2. En la sección del panel Participante pulse Añadir. Se abre la ventana Seleccionar participantes y recursos.

  3. La libreta de direcciones global está preseleccionada. Para seleccionar otra libreta de direcciones pulse el botón Carpeta del contacto. Pulse en una carpeta en la ventana Seleccionar carpeta del contacto.

  4. Si quiere ver un selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres junto al campo Buscar. Pulse el botón Buscar.

  5. Seleccione uno o más usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos se marcan con iconos diferentes, y se muestran en el siguiente orden: usuarios, grupos, y recursos.

  6. Para añadir la selección como participantes, pulse el botón Añadir que hay junto a Participantes. Para añadir la selección como recursos pulse el botón Añadir que hay junto a Recursos.

    Nota: Existen las siguientes limitaciones:

    • Los recursos no se pueden añadir como participantes.

    • Los grupos no se pueden añadir como recursos.

    Nota: Los recursos en uso no se puede utilizar como recurso en otra cita si se solapa con esta.

  7. Si es necesario puede cambiar la selección de participantes o recursos:

    • Seleccione elementos individuales en los campos Participantes or Recursos.

    • Pulse el botón Borrar que hay junto a Participantes o Recursos.

  8. Para validar la selección pulse Aceptar. Si no quiere validar la selección pulse Cancelar.

Cuando se han añadido participantes y recursos, podría tener sentido comprobar su disponibilidad.

Comprobación de disponibilidad

Esta función muestra qué participante o recurso ya está reservado en un día concreto. El estado de disponibilidad se muestra con barras coloreadas.

Los colores corresponden a los usados para mostrar la disponibilidad. Por favor lea : ¿Qué debería saber sobre las citas?.

Cómo comprobar la disponibilidad de participantes y recursos en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Disponibilidad.

  2. Elija la fecha y rango de horas que quiere comprobar.

  3. Pulse el botón Comprobar. Las barras coloreadas junto a un participante o recurso indican que el participante o recurso está reservado para ese rango de horas.

  4. Si es necesario puede comprobar otro día seleccionándolo con las flechas de navegación que hay junto a la fecha y después pulsando en el botón Comprobar de nuevo.

  5. Si encuentra una fecha y hora adecuadas para todos los participantes y recursos puede utilizar las fechas del rango de tiempo comprobado para su cita. Para ello pulse el botón Usar para cita.

Consejo: Antes de crear la cita puede comprobar la disponibilidad de los participantes en la vista de equipo. Puede encontrar más información en : Visualización de la vista de equipo.

Adición de participantes externos sin entrada en una libreta de direcciones

Puede añadir participantes externos que no forman parte de la libreta de direcciones. Para ello necesita las direcciones de E-Mail de dichos participantes externos.

Cómo añadir participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones:

  1. En la sección del panel Participantes de la ventana Cita pulse en Añadir externa.

  2. En la ventana Direcciones externas introduzca un nombre y una dirección de E-Mail válida.

  3. Pulse Añadir.

  4. Para añadir más participantes repita los pasos 2 y 3. Para finalizar el proceso pulse Aceptar.

Resultado: Los participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones se insertan como participantes.

Notificar a los participantes por E-Mail

Los participantes que añada a una cita recibirán una notificación de cita que les ofrece la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Se puede encontrar más información en : Aceptar cita.

Los participantes externos no reciben una notificación de cita. Para notificar a participantes externos de una cita puede notificar a todos los participantes por E-Mail.

Cómo notificar a todos los participantes por E-Mail en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Marque la casilla Notificar a todos los participantes por E-Mail.

Adición de adjuntos

Cómo añadir adjuntos en la ventana Cita:

  1. Seleccione la pestaña Adjuntos.

  2. En la sección del panel Adjunto pulse Añadir adjunto. Se abre la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos.

  3. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Examinar. Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.

  4. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse añadir. El fichero se inserta en la lista.

  5. Para añadir más adjuntos repita los pasos 3 y 4.

  6. Para eliminar un adjunto selecciónelo en la lista. Después pulse Borrar.

  7. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Aceptar.

Resultado: El adjunto se añade a la cita.

Creación de citas desde adjuntos iCal

Se puede crear una cita a partir de adjunto iCal contenido en un E-Mail. Un adjunto iCal puede identificarse gracias a su extensión ics.

Cómo crear una cita a partir de una adjunto iCal de un E-Mail:

  1. Abra el E-Mail en las vistas División Hor. o División Vert.

  2. Pulse con el botón derecho en el fichero .ics de la parte inferior de la ventana de vista general.

  3. Seleccione Importar iCal en el menú contextual.

Resultado: La ventana de diálogo Cita se abre.

Resolución de conflictos de citas

Un conflicto de cita ocurre si se concurren las siguientes condiciones:

  • La disponibilidad de una cita existente no está marcada como Libre.

  • Usted crea una nueva cita y no establece su disponibilidad como Libre. La nueva cita se solapa con otra cita ya existente.

Tan pronto como pulse el icono Guardar en el panel de la ventana Cita se abre la ventana Conflictos detectados, que muestra conflictos entre citas existentes y la nueva cita. Hay que tomar una decisión ante el mensaje de conflicto.

Cómo reaccionar ante un mensaje de conflicto:

  • Si quiere resolver el conflicto cambiando la fecha de la cita pulse en Cancelar. Cambie la fecha de la cita.

  • Si quiere crear la nueva cita a pesar del conflicto pulse Ignorar.