Tareas - Vistas

La visualización de tareas de sus carpetas de tareas personales, así como carpetas de tareas públicas o compartidas por otros usuarios se controla mediante las vistas descritas más abajo. Éstas están disponibles en la sección del panel Vista.

La barra de título de la ventana principal muestra la ruta de la carpeta seleccionada en el árbol de directorios. Puede navegar a través de la ruta haciendo clic en cada uno de los enlaces que la componen.

Vista de lista

La vista Lista muestra las tareas de la carpeta de tareas actualmente abierta en forma de tabla. Los iconos de la primera columna representan el tipo de tarea (individual o recurrente), mientras que los iconos con forma de llave de la segunda columna indican si la tarea fue marcada como personal.

Además, verá el asunto, la prioridad, fecha de inicio y fin, porcentaje completado y las marcas asignadas - las marcas son iconos coloridos para una mejor distinción de sus tareas, p. ej.: para distinguir tareas para los clientes de las internas. Puede encontrar más información sobre las marcas en “Marcado de tareas” en este capítulo.

Tanto las tareas individuales como tareas recurrentes cuyo estado sea Completada (progreso = 100%) aparecen en color gris y tachadas en la tabla.

Si se ha sobrepasado la fecha límite de una tarea, ésta se mostrará en color rojo.

Ordenación de las tareas en la vista de lista

Para una mejor organización puede ordenar las tareas mostradas: según los campos Asunto, Prioridad, Fecha de comienzo, Fecha de vencimiento, % terminado o Marca - tanto alfabética como cronológicamente, en orden ascendente o descendente. La flecha en la cabecera de la columna de estos campos indica según qué campo y en qué orden (ascendente o descendente) se están ordenando actualmente las tareas mostradas.

Si desea cambiar el orden, por ejemplo para mostrar sus tareas en orden descendente según el campo Inicio, pulse sobre el título de la columna correspondiente para elegir este campo como criterio de ordenación. Seguidamente puede pulsar en la cabecera de la columna otra vez, o sobre la flecha para mostrar las tareas en orden descendente.

Definición de la vista predeterminada

Puede definir la vista predeterminada que el módulo Tareas debería abrir tras la conexión a Open-Xchange Server - tanto la vista Lista como División Hor. se comentan más abajo.

Más información sobre cómo definir la vista estándar del módulo Tareas está disponible en “Opciones del módulo Tareas” en el capítulo Configuración.

Vista dividida hor.

La vista Dividida hor. muestra las tareas de la carpeta de tareas actualmente abierta en una pantalla dividida horizontalmente. La parte superior de la vista Dividida hor. corresponde a una vista de lista abreviada donde las tareas y tareas recurrentes son mostradas de la misma forma que en la vista de Lista. Una vez seleccionada una tarea de la lista, puede desplazarse hacia arriba o hacia abajo con las teclas Flecha hacia arriba o Flecha hacia abajo para seleccionar otra tarea. La parte inferior de la vista Dividida hor. muestra toda la información correspondiente a la tarea seleccionada mediante las pestañas situadas en la parte inferior de la ventana.

Ordenación de tareas en la vista dividida hor.

En la vista Dividida hor. también puede cambiar el orden en el que se muestran las tareas - tal y como se describe en la sección “Ordenación de las tareas en la vista de lista” de este capítulo.

División de la vista dividida hor.

La división de la vista dividida hoz. puede ajustarse usando la barra de separación horizontal. Se puede cambiar el tamaño de las secciones arrastrando la barra mientras se mantiene pulsado el botón del ratón. El ajuste será guardado con su sesión actual.

Pestaña de vista general

La pestaña Vista general muestra un resumen de los datos principales de la tarea seleccionada: asunto, prioridad, fechas de inicio y vencimiento, estado y el usuario principal de la tarea. Pulsando sobre el icono +, puede visualizar detalles adicionales tales como la duración y el coste.

Pestaña de participantes

La pestaña Participantes muestra todas las personas involucradas en esta tarea. La información en la columna Estado le permite ver inmediatamente qué personas han confirmado ya su participación en la tarea, quién la ha aceptado provisionalmente, quién la ha rehusado y de quién se requiere aún una respuesta al respecto. Si los participantes han añadido un comentario a sus respuestas, podrá verlos en la columna Comentario.

Pestaña de adjuntos

Los adjuntos son ficheros externos (por ejemplo: documentos de texto con requisitos de tareas, hojas de cálculo con listados de piezas, imágenes, etc.) que pueden ser guardados junto a los datos de la tarea y por tanto, directamente asociados a la tarea. La sección“Añadir adjuntos a tareas” de este capítulo describe cómo asociar adjuntos a una tarea.

La pestaña Adjuntos lista todos los adjuntos disponibles que están asociados con la tarea seleccionada. La vista tabular de los adjuntos muestra los nombres de fichero de los documentos asociados, su tipo mime y el tamaño del fichero en KB.

Apertura o guardado de adjuntos de tareas

Si quiere abrir un adjunto de la tarea mostrada o guardarlo en un fichero, puede hacerlo mediante las funciones Abrir o Guardar como de la sección Adjuntos del panel. Seleccione en la lista el adjunto deseado y pulse sobre la función correspondiente en el Panel.

Los adjuntos se abren usando la aplicación apropiada: las hojas de cálculo se abren con su programa de hojas de cálculo, mientras que los documentos de texto se abren en su procesador de texto. Lo mismo es cierto para otros tipos de fichero, por supuesto. El comportamiento del navegador puede controlarse por medio de los ajustes del navegador.

Si guarda un adjunto, una copia del fichero es descargada desde el servidor a su disco duro local o cualquier otra unidad de disco que especifique como destino de la descarga.

Guardando adjuntos de tareas en el Almacén de información

Al guardar un adjunto en el Almacén de información se genera un nuevo objeto que se puede administrar mediante Open-Xchange Server. Este método tiene la ventaja de darle a usted y otros usuarios acceso a este Elemento de información a través del módulo de Almacén de información. Puede encontrar más información sobre el Almacén de información y los Elementos de información en el capítulo Almacén de información.

Para almacenar un adjunto de una tarea en una de las carpetas personales o públicas del Almacén de información o una carpeta compartida por otro usuario (siempre y cuando tenga permisos para crear objetos), seleccione en la lista el adjunto deseado y luego pulse sobre la función Guardar en Almacén de información de la sección Adjunto del panel.

Esto abre la ventana Nuevo elemento de información, donde puede introducir una descripción, así como otros datos (tales como, por ejemplo, una dirección de Internet o notas) para el elemento de información recién creado, y seleccione la carpeta de destino. Cuando haya introducido todos los datos, pulse sobre el icono Guardar de la sección Guardar del panel para almacenar el elemento de información en la carpeta seleccionada.

Guardando adjuntos como objetos en el Almacén de información

Para guardar adjuntos de tareas en el Almacén de información, debe tener el suficiente espacio de almacenamiento libre en el servidor. Si el espacio de almacenamiento que le ha sido asignado está agotado, no podrá guardar más adjuntos de tareas en el Almacén de información. El Cuadro de información en la Página de inicio de Open-Xchange Server le proporciona información sobre el espacio de almacenamiento que tiene actualmente disponible.