Capítulo 3. Contactos

Tabla de contenidos

Tipos de contactos y acceso
Contactos personales
Contactos públicos
Contactos compartidos
Contactos - Vistas
Vista listado telefónico
Vista Tarjetas
Vista Detalle (Contactos)
Vista Detalle (listas de distribución)
Vista activa tras pasar de un módulo a otro
Ventanas emergentes en Contactos
Creación de contactos
Como crear nuevos contactos en el módulo Contactos
Creación de nuevos contactos desde otros módulos
Cómo crear un nuevo contacto a partir de una dirección de correo electrónico
Cómo crear un contacto nuevo a partir de un adjunto vCard
Introducción de datos para un contacto nuevo
Cómo añadir adjuntos a los contactos
Cómo guardar o descartar un registro
Modificación de contactos
Modificación de los contactos empleando el panel
Modificación de los contactos mediante un doble clic.
Eliminación de contactos
Cómo imprimir los contactos
Impresión de contactos individuales
Impresión de listas de contactos
Duplicación de contactos
Cómo mover un contacto
Cómo mover un contacto empleando el panel de funciones
Cómo mover contactos mediante arrastrar y soltar
Copia de contactos
Cómo marcar un contacto con una banderita
Cómo marcar un contacto con una banderita
Cómo modificar las banderitas de los contactos
Eliminación de banderitas en un contacto
Búsqueda de contactos
Restauración de la visualización tras una búsqueda
Envío de contactos como adjuntos vCard
Exportación de contactos
Introducción de contactos en listas de distribución
Creación de listas de distribución
Introducción de datos en una nueva lista de distribución
Modificación, eliminación e impresión de una lista de distribución
Cómo mover, duplicar y copiar listas de distribución

El módulo Contactos le permite gestionar sus contactos (personales, público y aquellos que ha compartido con otros usuarios) así como su información correspondiente: direcciones de trabajo y privadas, números de teléfono y fax, etc. Puede asociar tantos adjuntos a sus contactos e incluir contactos internos y externos en listas de distribución así como buscar contactos utilizando diversos criterios.

Figura 3.1. Módulo Contactos

Módulo Contactos

Tipos de contactos y acceso

Open-Xchange le permite administrar contactos individuales así como conjuntos de contactos mediante listas de distribución. Esta última opción es útil, por ejemplo, si desea enviar algún tipo de información a través de e-mail a todos los miembros de un departamento: en lugar de enviar el correo electrónico a cada uno de los contactos individuales, simplemente ha de dirigir el mensaje sólo a la lista de distribución correspondiente.

Este método permite asegurarse de que el mensaje llegue a todos los contactos involucrados. a que una lista de distribución en sencillamente un tipo especial de contacto, la siguiente información es aplicable por igual tanto a los contactos individuales como a las listas de distribución, exceptuando cuando se indique de forma específica. Puede obtener más información acerca del modo de funcionamiento de las listas de distribución en “Introducción de contactos en listas de distribución”en este mismo capítulo.

Contactos personales

Este tipo incluye todos los contactos de trabajo (clientes, proveedores, etc) así como los contactos privados, tales como amigos y conocidos.

Cuando accede al módulo Contactos desde el icono de Contactos situado en la barra de herramientas, se muestran siempre los contactos personales (contactos individuales así como listas de distribución) contenidos en la carpeta Contactos . Alternativamente, puede acceder también a ellos abriendo directamente la carpeta Contactos desde el árbol de directorios pulsando sobre la carpeta correspondiente.

Si ha creado carpetas adicionales de contactos dentro de su carpeta personal con el fin de gestionar diferentes tipos de contactos más eficazmente (consulte el ejemplo siguiente), sólo puede acceder a dichas carpetas desde el árbol de directorios.

Figura 3.2. Carpetas de contactos personales

Carpetas de contactos personales

Cómo crear carpetas adicionales

La estructura de carpetas de Open-Xchange es lo suficientemente flexible como para que sea posible crear carpetas adicionales dentro de su carpeta de contactos personales así como en otras carpetas compartidas o públicas de otros usuarios (suponiendo que disponga del permiso de acceso correspondiente). Ello simplifica la gestión de múltiples y diferentes contactos. La sección “Gestión de carpetas” del capítulo Configuración de esta guía de usuario describe cómo crear carpetas adicionales dentro de sus carpetas personales así como en carpetas compartidas o públicas de otros usuarios.

Contactos públicos

Los contactos públicos incluyen todos los empleados de la organización, tanto internos como externos, que estén registrados como usuarios de Open-Xchange Server. Así mismo, el administrador, además de otros usuarios (en el caso de que dispongan de suficientes permisos de acceso) pueden crear carpetas públicas adicionales para ser empleadas conjuntamente dentro de la compañía. Esta posibilidad mejora el trabajo en equipo y evita la duplicidad de datos.

Para acceder a las carpetas públicas de contactos y a su contenido (contactos y listas de distribución), expanda la entrada correspondiente a las carpetas públicas Situada en el árbol de directorios y haga clic en la carpeta de contactos a la que desee acceder del módulo Contactos : por ejemplo, la libreta global de direcciones (Global address book), la cual contiene todos los usuarios de Open-Xchange Server, tal y como se muestra en la imagen adjunta.

Figura 3.3. Carpetas de contactos públicos

Carpetas de contactos públicos

Cómo abrir las carpetas desde el árbol de directorios

El árbol de directorios muestra todas las carpetas personales y compartidas accesibles por los usuarios. Ello le permite pasar rápidamente de un módulo o carpeta de Open-Xchange Server a otra.

Haga clic sobre la carpeta deseada dentro del árbol de directorios: a continuación, se activa el módulo correspondiente para la carpeta seleccionada (E-mail, Calendario, Contactos, Tareas o My InfoStore), Visualizándose el contenido de ésta.

Contactos compartidos

Además de las carpetas de contactos públicos, cualquier usuario puede compartir sus contactos personales con otros usuarios específicos o grupos de ellos.

Para acceder a los contactos compartidos por otros usuarios, haga clic sobre la entrada Shared Folders situada en el árbol de directorios; a continuación, pulse sobre la carpeta de contactos que desea visualizar. Seguidamente, haga clic sobre la carpeta de contactos que el otro usuario ha compartido con usted. De modo similar a lo que sucede cuando se accede a los contactos públicos, el módulo Contactos se abrirá, mostrando el contenido de la carpeta de contactos seleccionada.

Figura 3.4. Carpetas de contactos compartidos

Carpetas de contactos compartidos

Carpetas de contactos públicos y compartidos

Gracias a la flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server, es posible acceder y gestionar los contactos, tanto públicos como personales, así como los almacenados en carpetas de otros usuarios que las hayan compartido con usted. dependiendo de los permisos de acceso de que disponga, podrá visualizar, crear, editar o eliminar contactos en una carpeta compartida por otro usuario.

La sección “Carpetas públicas y compartidas”del capítulo Configuración de este manual describe las diferencias entre carpetas públicas y carpetas compartidas. En en ella se explica cómo crear carpetas públicas y los pasos a seguir para compartirlas, así como el modo en el que se definen los permisos de acceso para otros usuarios.