Capítulo 4. Calendario

Tabla de contenidos

Tipos de citas y acceso
Citas personales y citas de equipo
Citas públicas
Citas compartidas
Mostrar todas mis citas de todos los calendarios
Calendario - vistas y rangos de tiempo
Vista Lista - Todos los rangos de tiempo
Vista Calendario - rango día
Vista Calendario - rango de semana laboral
Vista Calendario - rango de mes
Vista Calendario - rango de semana
Vista Calendario - rango personalizado
Vista Equipo - rango día y semana
Vista Detalle
Mini calendario
Vista activa tras cambiar el módulo
Definición de la vista predeterminada
Elementos emergentes en el calendario
Creación de citas
Creación de nuevas citas en el módulo de calendario
Creación de nuevas citas desde otros módulos
Creación de una nueva cita con Arrastrar y Soltar
Creación de una cita nueva desde un adjunto iCal
Cómo crear una cita nueva en la vista equipo
Introducción de datos de una nueva cita
Selección de participantes y recursos para la nueva cita
Adición de adjuntos a citas
Comprobación de la disponibilidad de participantes y recursos
Guardar sus entradas
Descartar entrada
Confirmación de citas
Respondiendo a cuadros de diálogo de confirmación
Notificación de confirmación de cita
Cambio de citas
Edición de citas
Edición de citas mediante funciones del panel
Edición de citas con doble clic o mediante menú contextual
Cambio del título de una cita
Edición de citas mediante arrastrar y soltar
Cambio de confirmaciones de citas
Borrado de citas
Impresión de citas
Impresión de citas individuales
Impresión de listas de citas
Mover citas a otras carpetas
Mover citas mediante las funciones del panel
Mover citas mediante arrastrar y soltar
Agregación de marcas a una cita
Agregación de marcas a una cita
Cambio de las marcas de citas
Eliminación de marcas de citas
Búsqueda de citas
Restablecimiento de la pantalla tras una búsqueda

El módulo Calendario le permite administrar citas - personales, públicas, y las compartidas por otros usuarios - y los datos correspondientes: descripción, inicio y fin, participantes y recursos, ubicación, etc... Puede asociar a sus citas tantos adjuntos como desee, puede buscar citas específicas usando distintos criterios.

Figura 4.1. El módulo Calendario

El módulo Calendario

Tipos de citas y acceso

Open-Xchange Server le permite administrar tanto citas individuales como citas que se repiten periódicamente (como citas recurrentes). Esto último es de gran ayuda, por ejemplo, para gestionar una reunión semanal ordinaria de un equipo: en vez de planificar una reunión nueva cada semana, se crea esta cita una sola vez como cita recurrente con los parámetros apropiados.

Dado que una cita recurrente es simplemente un tipo especial de cita, todas las indicaciones que siguen se pueden aplicar tanto a citas individuales como a recurrentes, a menos que se indique específicamente lo contrario. Puede encontrar más información sobre el uso de citas recurrentes en “Creación de citas” en este capítulo.

Citas personales y citas de equipo

Si abre el módulo Calendario mediante el icono Calendario de la barra de módulos, siempre verá sus citas personales de la carpeta Calendario o todas sus citas de todos los calendarios, o una vista en base a equipos (hay más información disponible en “Citas de equipo”). Esto dependerá de su configuración actual para este módulo. Verá lo mismo cuando abra la carpeta Calendario directamente a través del árbol de carpetas, pulsando en esta carpeta del árbol.

Si ha creado carpetas de calendario adicionales dentro de sus carpetas personales para gestionar eficientemente muchas citas de diferentes categorías (vea el ejemplo de abajo), puede acceder a las carpetas de calendario a través del árbol de carpetas.

Figura 4.2. Carpetas de calendario personal

Carpetas de calendario personal

Creación de carpetas adicionales

La estructura de carpetas flexible de Open-Xchange Server le permite crear sucesivas carpetas de calendario en sus carpetas personales, además de en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios - siempre que tenga los permisos de acceso apropiados. Esto simplifica la gestión de múltiples citas diferentes. La sección “Gestión de carpetas” del capítulo Ajustes de esta guía del usuario describe cómo se crean carpetas adicionales, tanto dentro de sus carpetas personales como en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios.

Mostrar todas mis citas de todos los calendarios

Si activa la opción Mostrar todas mis citas de todos los calendarios, no sólo verá todas sus citas de todas las carpetas personales de calendario, sino también las de carpetas de calendario públicas. Si abre una carpeta de calendario pública o de una carpeta de calendario compartida, sólo podrá ver citas de esas carpetas pero no las citas de sus propias carpetas de calendario.

Citas de equipo

Cuando abra el módulo Calendario a través de la barra de módulos o de cualquier carpeta de calendario del árbol de carpetas, verá una disposición diaria o semanal de las citas de aquellos usuarios que aún se necesiten seleccionar si el módulo Calendario tiene establecida en su actual configuración una vista estándar en base a equipos.

Una vez que haya seleccionado al menos un usuario cuyas citas desee ver, las citas de los usuarios relevantes se mostrarán como se ve en el siguiente ejemplo.

Figura 4.3. Mostrar las citas de miembros del equipo

Mostrar las citas de miembros del equipo

Hay más información disponible sobre la visualización de citas en la vista Equipo, y sobre la configuración de la visualización estándar del módulo Calendario, en “Vista Equipo - rango día y semana” y “Definición de la vista predeterminada” de este capítulo.

Citas públicas

Además, tanto el administrador como otros usuarios (siempre que tengan derechos de acceso apropiados) pueden crear más carpetas de calendario públicas para uso común de la compañía. Esto potencia el trabajo en equipo y ayuda a evitar la duplicación de datos.

Para acceder a carpetas de calendario públicas y a sus contenidos (citas y citas recurrentes), expanda el elemento carpetas públicas del árbol de carpetas y pulse en la carpeta de calendario que le gustaría abrir. Esto activa el módulo Calendario y muestra las citas de la carpeta de calendario pública seleccionada.

Figura 4.4. Carpetas de calendario públicas

Carpetas de calendario públicas

Abrir carpetas a través del árbol de carpetas

Dado que el árbol de carpetas siempre muestra todas las carpetas personales y las compartidas, que sean accesibles, de otros usuarios, se puede navegar rápidamente de una carpeta o un módulo de Open-Xchange Server a otra carpeta.

Simplemente pulse en la carpeta deseada del árbol de carpetas: Esto activa el módulo adecuado para la carpeta seleccionada - Email, Calendario, Contactos, Tareas o Almacén de información - y muestra el contenido de la carpeta seleccionada.

Citas compartidas

Además de las carpetas de calendario públicas, todos los usuarios pueden compartir sus carpetas de calendario personales con otros usuarios o grupos de usuarios específicos.

Para acceder a las citas compartidas por otros usuarios, expanda el elemento Carpetas compartidas del árbol de carpetas y también el elemento correspondiente al usuario cuya carpeta de calendario quiere abrir. Después pulse en una de las carpetas de calendario que ese usuario ha compartido con usted. Igual que al acceder a carpetas de calendario públicas, el módulo Calendario abre y muestra el contenido de la carpeta de calendario seleccionada.

Figura 4.5. Carpetas de calendario compartidas

Carpetas de calendario compartidas

Carpetas de calendario públicas y compartidas

Gracias a la flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server, puede acceder y/o gestionar citas de carpetas públicas y/o compartidas por otros usuarios además de a sus citas personales. Dependiendo de los permisos de acceso que se le hayan concedido, puede mostrar, crear, editar o borrar citas en carpetas públicas o en las compartidas por otros usuarios.

La sección “Carpetas públicas y compartidas” del capítulo Ajustes de esta guía de usuario describe la diferencia entre carpetas públicas y compartidas. Explica cómo se crean las carpetas públicas, cómo se comparten las carpetas personales, y cómo se definen permisos de acceso para otros usuarios.

Mostrar todas mis citas de todos los calendarios

Si sus citas están repartidas por varias carpetas de calendario, puede usar la opción Mostrar todas mis citas de todos los calendarios para mostrar todas sus citas de todas las carpetas personales y de todas las carpetas de calendario a las usted pueda acceder. En las carpetas de calendario compartidas por otros usuarios, usted sólo puede crear citas en nombre del usuario en cuestión, pero ninguna cita de usted mismo. Por tanto, puede conseguir los siguientes resultados:

  • Si abre una carpeta de calendario personal, o una que sea accesible por usted de cualquier otra manera, verá todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario personales y de las accesibles.

  • Si abre una carpeta de calendario compartida por otro usuario, no verá las citas de dicha carpeta. En su lugar verá todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario personales y de las accesibles.

Figura 4.6. Mostrar todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario

Mostrar todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario

Mostrar todas mis citas de todos los calendarios

Sólo es posible mostrar todas sus citas de todas sus carpetas de calendario personales, así como de todas las carpetas accesibles, en las vistas Lista y Calendario (para todos los rangos de tiempo). El ajuste de visualización que seleccione para todas sus propias citas de todos los calendarios se almacena permanentemente - sólo necesita activar esta opción una vez para todas las carpetas de calendario y vistas. Hay más información disponible sobre diferentes vistas y rangos de tiempo en “Calendario - vistas y rangos de tiempo” en este capítulo.