Ce chapitre fournit une vue d'ensemble des fonctions du collecticiel. Il donne une première idée des tâches qui peuvent être accomplies à l'aide des modules et de la collaboration entre ceux-ci.
Note : Si certaines des fonctionnalités décrites dans ce manuel manquent dans votre version du collecticiel, veuillez contacter votre administrateur ou hébergeur. Étant donné la modularité du collecticiel, il est toujours possible d'ajouter des modules supplémentaires ou des fonctionnalités en achetant une mise à jour.
La page d'accueil peut servir de pas de porte vers les autres fonctions du collecticiel. Sur la page d'accueil, vous pouvez voir des objets tels que les nouveaux courriels, les rendez-vous, tâches et éléments du dépôt de données en cours, ainsi que créer de nouveaux objets ou ouvrir un autre module.
Le module de courrier électronique sert à envoyer et recevoir des courriels. Les autres fonctions comportent la recherche, l'impression, la copie ou la création de modèles de messages.
Les pièces jointes aux messages peuvent être enregistrées sur le disque local ou dans le dépôt de données. Quand vous envoyez un courriel, vous pouvez accéder aux données dans le module contacts sans avoir à quitter le module de courrier électronique. Si vous recevez une invitation à un rendez-vous par courriel, vous pouvez directement passer à la saisie du rendez-vous dans le module calendrier depuis le module de courrier électronique.
Le module contacts sert à gérer vos contacts personnels et professionnels. Vous pouvez voir, créer et modifier les contacts. Les données des contacts de tous les utilisateurs du collecticiel sont disponibles dans le carnet d'adresses global.
Vous pouvez utiliser les données des contacts pour envoyer des courriels, pour inviter des participants à des rendez-vous depuis le module calendrier ou pour déléguer des tâches à d'autres utilisateurs depuis le module tâches.
Dans le module calendrier, vous pouvez gérer vos rendez-vous personnels et professionnels. Vous pouvez voir, créer et modifier les rendez-vous. Vous pouvez créer un rendez-vous récurrent pour ceux qui se répètent fréquemment. Pour des informations détaillées, vous pouvez joindre des documents à un rendez-vous. Si un autre participant vous invite à un rendez-vous, vous pouvez accepter ou refuser l'invitation.
Si vous invitez d'autres participants à un rendez-vous, vous pouvez utiliser les données du module contacts. Vous pouvez vérifier si d'autres participants sont libres pour le rendez-vous planifié et si les ressources telles que des salles ou des appareils sont disponibles. Les autres participants sont notifiés automatiquement des changements à un rendez-vous.
Dans le module tâches, vous pouvez gérer vos tâches personnelles et professionnelles. Vous pouvez voir, créer et modifier les tâches. Pour des informations détaillées, vous pouvez joindre des documents à la tâche. Vous pouvez gérer la tâche en mettant une date de début et une date de fin et en saisissant l'état actuel de modification.
Vous pouvez déléguer des tâches aux autres participants. S'il y a un document qui contient le résultat de la tâche, vous pouvez l'enregistrer dans le dépôt de données.
Dans le module dépôt de données, vous pouvez gérer vos informations sous la forme de documents, commentaires ou liens vers des adresses sur internet. Vous pouvez voir, créer et modifier les éléments du dépôt de données. De cette manière, le dépôt de données sert aussi d'emplacement de sauvegarde pour vos documents.
Le dépôt de données sert aussi de point central pour la connaissance de votre société. Cela nécessite la création de dossiers dépôts de données que vous partagez avec les autres utilisateurs ou équipes à travers des permissions de lecture ou d'écriture. Vous pouvez envoyer des documents du dépôt de données comme lien ou pièce jointe d'un message aux autres utilisateurs. Vous pouvez aussi fournir la connaissance aux autres et bénéficier de leur connaissance en même temps.
Ici vous pouvez changer les réglages spécifiques au pays, le comportement et l'aspect du collecticiel. Cela inclut les réglages personnels tels que votre mot de passe et les avis de vacance.
Vous pouvez aussi accéder à la fonction d'import des données de contacts et rendez-vous au format MS Outlook ou dans des formats standards.
Partager des dossiers est une partie vitale de l'échange d'information avec d'autres utilisateurs. Chaque objet du collecticiel est enregistré dans un dossier spécifique. Utilisez la vue arborescente des dossiers pour gérer et partager les dossiers.
Utilisez votre dosseir personnel pour trier vos courriels, contacts, tâches et éléments du dépôt de données.
Aidez votre équipe en partageant des dossiers spécifiques avec des permissions de lecture ou d'écriture. Bénéficiez des informations des autres en utilisant les objets dans les dossiers publics ou partagés pour votre travail.