Créer des tâches

Pour créer de nouvelles tâches dans vos dossiers de tâches personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs — si du moins vous disposez des droits nécessaires pour créer des objets — vous pouvez utiliser une des méthodes décrites ci-après.

Créer de nouvelles tâches dans le module Tâches

Lorsque vous avez ouvert le module Tâches, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur l'icône Tâche. Ici, peu importe si le tableau de bord est déployé ou non : dans chaque vue du tableau de bord, l'icône permettant de créer de nouvelles tâches figure toujours tout en haut.

À titre d'alternative, vous pouvez ouvrir la fenêtre Tâche en double-cliquant dans le champ vide situé sous la liste des tâches des vues Liste et Division horizontale.

Créer des tâches dans des dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs

Notez que, pour créer de nouvelles tâches dans des dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets.

Si ces droits d'accès ne vous ont pas été accordés, un message d'erreur dans ce sens apparaît après le lancement de la fonction permettant de créer de nouvelles tâches. Vous pouvez alors décider si vous souhaitez créer la nouvelle tâche dans votre dossier de tâches personnel (dossier Tâches) ou abandonner la création.

Vous trouverez d'autres informations sur le choix du dossier cible désiré et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'une nouvelle tâche » de ce chapitre.

Créer de nouvelles tâches à partir d'autres modules

Même quand vous ne vous trouvez pas dans le module Tâches, vous pouvez créer de nouvelles tâches à partir de n'importe quel autre module d'MailXchange Server. Si le tableau de bord n'est pas déployé, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur la flèche pointant vers le bas et choisissez alors Tâche dans le menu qui apparaît.

Si le tableau de bord est déjà déployé, cliquez dans la section Nouveau du tableau de bord sur l'icône Tâche.

Dossier cible pour de nouvelles tâches

Comme les tâches ne peuvent être gérées que dans des dossiers de tâches, lorsqu'on crée de nouvelles tâches depuis d'autres modules d'MailXchange Server, votre dossier de tâches personnels (dossier Tâches) est automatiquement préréglé comme dossier cible.

Si vous souhaitez enregistrer des tâches que vous créez dans des dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez choisir un autre dossier cible pendant que vous saisissez les données de la nouvelle tâche.

Vous trouverez d'autres informations sur le choix du dossier cible souhaité et sur les droits d'accès nécessaires dans la section la section intitulée « Saisir les données d'une nouvelle tâche » suivante.

Saisir les données d'une nouvelle tâche

Quel que soit le module depuis lequel vous avez lancé la création d'une nouvelle tâche, l'appel de cette fonction ouvre la fenêtre Tâche, dans laquelle l'onglet Tâche est activé. Vous pouvez alors saisir les données relatives à une nouvelle tâche dans les champs appropriés.

Début et échéance de la tâche

Vous pouvez indiquer le début et l'échéance de la tâche à créer, selon votre gré, manuellement dans les champs prévus à cet effet ou à l'aide des icônes du calendrier.

La plausibilité des données que vous avez saisies est vérifiée pour garantir que l'échéance des tâches se situe, en termes de temps, après le début des tâches. Si vous avez fixé par erreur l'échéance d'une nouvelle tâche avant son début dans le temps, un message d'erreur correspondant apparaît et vous ne pouvez pas enregistrer cette tâche tant que vous n'avez pas saisi des valeurs chronologiquement correctes pour son début et son échéance.

État et progression de traitement

La liste de choix État vous permet de décider dans quel état la nouvelle tâche se trouve actuellement. L'état Non démarré est choisi comme valeur initiale et la progression du traitement est fixée à 0 %.

L'état correspond à la progression du traitement (et vice versa) : si vous choisissez par exemple En cours, l'indicateur de progression sera réglé automatiquement sur 25 %. Si vous réglez l'indicateur de progression (à l'aide des boutons + ou -) sur 100 %, l'état est automatiquement modifié en Terminé. Vous pouvez également indiquer la progression à la main au lieu d'employer les boutons. Dans ce cas, l'état n'est pas modifié automatiquement.

Priorité de la nouvelle tâche

L'option Priorité vous permet d'attribuer une priorité à la tâche. Vous avez le choix entre les valeurs Basse, Normale et Haute.

Tâches privées

Pour autant que vous ayez lancé la fonction de création de nouvelles tâches depuis un dossier personnel quelconque et qu'il n'y ait aucun participant supplémentaire à une tâche, vous pouvez identifier les tâches à créer comme tâches privées. Vous seul pourrez accéder aux tâches marquées comme privées - même lorsque vous avez partagé vos dossiers de tâches personnels avec d'autres utilisateurs afin de les utiliser en commun, les autres utilisateurs ne peuvent ni consulter ni modifier vos tâches privées.

Créer des tâches privées

Tenez compte du fait que vous ne pouvez identifier comme tâches privées que des tâches vous concernant, sans autre participant, et que vous gérez dans vos dossiers de tâches personnels. Lorsque vous enregistrez de nouvelles tâches dans des dossiers publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous obtenez un message d'erreur, si ces tâches sont marquées comme étant des tâches privées.

Tâches répétitives

Si vous souhaitez créer des tâches revenant périodiquement, comme par exemple une sauvegarde de données à lancer toutes les semaines, vous pouvez créer ces tâches une seule fois en tant que tâches répétitives avec les paramètres correspondants, au lieu de les planifier à chaque fois.

Pour créer une tâche répétitive, cliquez sur l'option Série. Cette action ouvre la fenêtre Nouvelle tâche répétitive dans laquelle vous pouvez à présent régler les paramètres concernant cette nouvelle tâche.

L'illustration suivante présente un exemple de cas typique de tâche répétitive. Les données suivantes ont été définies à titre de paramètres : la tâche doit être exécutée une fois par semaine, plus précisément le vendredi. La date de la première instance de la tâche répétitive a été choisie comme début. Comme cette tâche répétitive doit, sauf nouvel ordre, ne pas s'achever, le paramètre Jamais a été coché en regard de l'option Se termine à.

Figure 5.5. Tâches répétitives (exemple de cas)

Tâches répétitives (exemple de cas)

Tâches répétitives

Vous trouverez plus d'informations sur les instances de tâches répétitives dans la section la section intitulée « Modifier des tâches » de ce chapitre.

Associer des marques

Pour catégoriser les tâches, vous pouvez associer une ou plusieurs marques à la tâche à créer. Pour cela, mettez en place les marques désirées soit à la main dans le champ Marques (les différentes marques doivent être séparées les unes des autres par des virgules), soit cliquez sur l'option Marques et choisissez les marques désirées en cliquant dessus. Tenez compte du fait que l'option Marques n'affiche que les marques qui ont été définies précédemment dans les Options.

Au final, toutes les marques que vous avez choisies apparaissent dans le champ Marques.

Si vous voulez par la suite supprimer une ou plusieurs marques associées à une tâche, supprimez les lignes correspondantes dans le champ Marques. Placez votre curseur dans le champ et supprimez-en ensuite les marques indésirables.

À titre d'alternative, cliquez sur Marques, désélectionnez les marques dans la fenêtre qui apparaît et cliquez sur OK.

Créer des marques personnelles

Si vous souhaitez réutiliser fréquemment certaines marques, il est conseillé de les créer en tant que marques personnelles dans les Options afin de pouvoir y accéder plus facilement. Vous trouverez plus d'informations sur la création de vos marques personnelles et une description de la procédure pour le faire dans le chapitre Options, section la section intitulée « Marques personnelles ».

Choisir un dossier cible

L'option Dossier vous permet de décider dans quel dossier la nouvelle tâche à créer doit être enregistrée. Au départ, un des dossiers suivants est choisi dans ce champ :

  • Lorsque vous créez de nouvelles tâches à partir de votre dossier de tâches personnel => le dossier de tâches personnel qui était ouvert lors de la création de la nouvelle tâche.

  • Lorsque vous créez de nouvelles tâches à partir d'un dossier de tâches public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, sur lequel les droits nécessaires pour créer des objets vous ont été accordés => le dossier de tâches public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs qui était ouvert lors de la création de la nouvelle tâche.

  • Lorsque vous créez de nouvelles tâches à partir d'un dossier de tâches public ou partagé avec vous par d'autres utilisateurs, sur lequel les droits de dossier ne vous ont pas été accordés => votre dossier de tâches personnel (dossier Tâches).

  • Lorsque vous créez de nouvelles tâches à partir d'un autre module d'MailXchange Server, comme par exemple Courriel, Calendrier, etc. => votre dossier de tâches personnel (dossier Tâches).

Lorsque vous choisissez un dossier, tenez compte du fait que les tâches ne peuvent être enregistrées que dans des dossiers de tâches et que, pour enregistrer des tâches dans des dossiers de tâches publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, il vous faut les droits nécessaires pour créer des objets. La liste de choix vous affiche toujours comme dossiers cibles uniquement les dossiers de tâches sur lesquels ces droits vous ont été accordés.

Activer un rappel

Si vous souhaitez que des tâches vous soient rappelées, vous pouvez choisir au moyen de l'option Rappel de rappeler un rendez-vous à propos de la tâche en cours de création. Tenez compte du fait qu'il faut saisir une date d'échéance pour pouvoir configurer un rappel et que le rappel choisi ne vaut jamais que pour l'auteur de cette nouvelle tâche. Les autres participants internes peuvent se faire rappeler cette tâche de manière différente.

Si vous aviez activé un rappel pour une tâche, une fenêtre de rappel à propos de cette tâche vous alertera à propos de cette tâche lorsque la fin de la période sélectionnée a été atteinte. Cette fenêtre vous permet de décider si vous souhaitez que cette tâche vous soit rappelée à nouveau au bout d'un certain temps, ou si le premier rappel de la tâche suffit.

Informer des participants par courriel

Si tous les participants ajoutés à cette nouvelle tâche doivent être informés par courrier électronique, cochez l'option Informer les participants par courriel. Cette procédure doit être recommandée en particulier lorsque vous souhaitez faire participer à une tâche des personnes extérieures (par exemple, à partir de vos contacts personnels) qui n'ont aucun accès à MailXchange Server, et ne seraient donc pas informées automatiquement de cette nouvelle tâche.

Confirmation de tâches

Vous trouverez plus d'informations sur les possibilités de confirmation des nouvelles tâches à créer dans la section la section intitulée « Modifier des tâches » de ce chapitre.

Saisir les détails d'une nouvelle tâche

Dans l'onglet Détails, vous pouvez saisir des indications sur la durée estimée et actuelle, les coûts estimés et engagés jusqu'ici en ce qui concerne les frais de voyage, ainsi que d'autres d'autres informations de facturation.

Choisir les participants d'une nouvelle tâche

Dans l'onglet Participants, vous décidez quels sont les participants à associer à cette tâche. Pour ajouter d'autres participants à de nouvelles tâches à créer ou déléguer la tâche à un tiers, cliquez dans la section Participants du tableau de bord sur Ajouter. Cela ouvre la fenêtre Participants dans laquelle vous pouvez maintenant choisir les participants à ajouter comme décrit ci-après.

Ajouter des participants internes

Pour ajouter des utilisateurs enregistrés dans MailXchange Server (comme participants internes), assurez-vous d'abord que le dossier public Global Address Book est choisi comme Dossier de contacts. Indiquez ensuite dans le champ Chercher soit les noms des participants à ajouter, soit des jokers (signe * ou ?), soit des combinaisons d'une partie des noms et de jokers, puis cliquez sur Chercher.

Parmi les façons possibles d'utiliser les jokers pour définir le critère de recherche dans la fenêtre Choose Participants, vous disposez entre autres des combinaisons suivantes, sachant que la différence entre majuscules et minuscules n'a ici aucune importance :

  • le ou le* => Tous les utilisateurs enregistrés dans le dossier de contacts Global Address Book dont le prénom ou le nom de famille contient la chaîne de caractères « le ».

  • m???e => Tous les utilisateurs enregistrés dans le dossier de contacts Global Address Book dont le prénom ou le nom de famille contient les caractères « m » et « e ». Il faut qu'il y ait exactement trois lettres entre le « m » et le « e », comme par exemple Maire, Marie ou Médée mais non Marine ou Martine).

Dans l'étape suivante, vous ajoutez les participants souhaités en sélectionnant les personnes correspondantes dans la liste de choix. Lorsque vous êtes satisfait de votre choix, cliquez dans le champ Participants sur Ajouter.

Auteur de tâches et participants à celles-ci

Tenez compte du fait que, en tant qu'auteur d'une tâche, vous ne pouvez pas être enregistré comme participant. L'auteur d'une tâche peut uniquement ajouter des participants supplémentaires ou déléguer une tâche à un tiers.

Ajouter des participants externes

Si vous souhaitez faire participer à une tâche des personnes externes qui n'ont pas accès à MailXchange Server, par exemple des contacts appartenant à vos dossiers de contacts personnels, publics ou partagés avec vous par d'autres utilisateurs, sélectionnez-les dans le dossier de contacts correspondant, puis ajoutez les participants souhaités de la même manière que pour le choix des participants internes.

Si vous avez commis une erreur lors du choix des participants, vous pouvez supprimer le contenu du champ Participants à l'aide de la fonction Supprim. Pour ce faire, choisissez un ou plusieurs participants dans le champ Participants et cliquez sur Supprimer.

S'il ne vous est pas possible de sélectionner en une seule recherche tous les participants internes et externes que vous souhaitez ajouter à la nouvelle tâche, répétez à plusieurs reprises l'affichage ainsi que la sélection des participants à choisir avec les différents critères de recherche correspondants, jusqu'à ce que vous ayez réuni tous les participants souhaités.

Ajouter des pièces jointes à des tâches

Si vous souhaitez associer directement à la nouvelle tâche des documents externes en relation avec la tâche (comme par exemple des spécifications de tâches sous forme de documents texte, des listes de références sous forme de feuilles de calcul, d'images, etc.), vous pouvez ajouter les fichiers correspondants comme pièces jointes à la tâche.

Tenez compte du fait que pour pouvoir associer des pièces jointes à des tâches, vous devez disposer d'une place disque libre suffisante sur le serveur. Si l'espace disque qui vous est attribué est dépassé, vous ne pourrez pas ajouter de pièces jointes à la tâche. Vous trouverez des indications sur votre place disque disponible actuelle sur la Page de départ d'MailXchange Server, dans la Boîte d'informations.

Pour associer des pièces jointes à de nouvelles tâches à créer, activez d'abord l'onglet Pièces jointes, puis cliquez dans la section Pièces jointes du tableau de bord sur Ajouter. Cela ouvre la fenêtre Sélectionner les pièces jointes dans laquelle vous pouvez choisir le ou les fichiers à mettre en pièce jointe. Choisissez ces fichiers à l'aide de Parcourir... et ajoutez-les ensuite au moyen de l'option Ajouter à la liste des pièces jointes à ajouter.

Dès que vous confirmez votre choix avec OK, la fenêtre Sélectionner les pièces jointes se ferme et les pièces jointes sont ajoutées à la tâche.

Ajouter des pièces jointes à des tâches

Chaque pièce jointe que vous associez à une tâche donnée est liée exclusivement à cette tâche. Si vous ajoutez un même fichier à plusieurs tâches, chacune de ces tâches se verra associer un exemplaire unique de ce fichier comme pièce jointe.

Supprimer des pièces jointes à des tâches

Si, au moment où vous avez ajouté des pièces jointes, vous aviez choisi par erreur des documents que vous ne souhaitez pas ajouter à la nouvelle tâche à créer, vous pouvez encore les supprimer. Pour cela, sélectionnez dans le tableau des pièces jointes le ou les fichiers que vous voulez supprimer de la tâche. Pour choisir plusieurs fichiers, maintenez enfoncée soit la touche Ctrl (pour une sélection non contiguë), soit la touche Majuscule (pour une sélection d'un seul tenant) lorsque vous sélectionnez les fichiers. Ensuite, cliquez dans la section Pièces jointes du tableau de bord sur Supprimer pour supprimer de la tâche toutes les pièces jointes choisies.

Enregistrer des saisies

Lorsque vous voulez enregistrer la nouvelle tâche à créer avec toutes les données saisies, cliquez dans la section Enregistrer du tableau de bord sur l'icône Enregistrer. La fenêtre Tâche se ferme alors et la nouvelle tâche est créée dans le dossier choisi précédemment.

Informer des participants

Si vous aviez fait participer d'autres participants ou délégué un tiers à la nouvelle tâche, tous les participants seront informés par courrier électronique de cette tâche, pour autant que vous ayez coché l'option Informer les participants.

Supprimer des saisies

Si vous ne souhaitez pas enregistrer la tâche, cliquez dans la section Fenêtre du tableau de bord sur Annuler. Par sécurité, vous êtes invité à confirmer si vous souhaitez réellement annuler vos modifications. Si vous confirmez en cliquant sur OK, la fenêtre Nouveau rendez-vous est fermée et toutes les données saisies sont perdues.