Gérer les éléments du dépôt de données

Chercher des éléments du dépôt de données

Les termes de recherche vous permettent de trouver les éléments du dépôt de données dans le dossier actuel du dépôt de données. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à rechercher.

Tous les éléments du dépôt de données contenant le terme de recherche dans leur titre seront affichés.

Par exemple, pour trouver les éléments du dépôt de données qui ont pour titre « Éditions du marketing » et « Principes de base du marketing », utilisez le terme de recherche « marketing ».

Comment chercher un élément du dépôt de données:

  1. Dans l'arborescence des dossiers, sélectionnez le dossier du dépôt de données dans lequel on doit chercher.

  2. Ouvrez la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  3. Dans la section Recherche du tableau de bord, saisissez le terme de recherche dans la zone de saisie.

    Remarque : Si la section Recherche du tableau de bord n'est pas affichée, cliquez sur l'icône Réglages dans la partie supérieure du tableau de bord. Lancez la fonction de recherche dans le menu qui apparaît.

  4. Saisissez le terme de recherche dans la zone de saisie.

  5. Dans la section Recherche du tableau de bord, cliquez sur l'icône Recherche.

Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les éléments du dépôt de données correspondant aux termes définis dans la recherche.

Comment afficher tous les éléments du dépôt de données dans le dossier actuellement sélectionné :

Cliquez sur Vider dans la section Recherche du tableau de bord.

Modifier des éléments du dépôt de données

Toutes les données saisies lorsque vous avez créé l'élément du dépôt de données peuvent être modifiées plus tard.

Remarque : Afin d'être en mesure de modifier un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de modifier les objets dans le dossier concerné.

Comment modifier un élément du dépôt de données :

  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Modifier. La fenêtre Élément du dépôt de données s'ouvre.

  3. Modifiez les données d'un élément du dépôt de données. Une description détaillée des données se trouve dans : Créer les éléments du dépôt de données. Les instructions pour travailler avec les versions d'un document se trouvent dans : Travailler avec les versions du document.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans la tableau de bord. La fenêtre sera fermée.

Résultat : L'élément du dépôt de données est modifié.

Si vous ne souhaitez pas valider les changements, cliquez sur Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel ou double-cliquer sur un élément du dépôt de données pour modifier l'élément.

Verrouiller des éléments du dépôt de données

Si vous modifiez un élément du dépôt de données, vous devriez verrouiller l'élément. Le but de la fermeture est le suivant :

  • Le cadenas indique aux autres utilisateurs que l'élément du dépôt de données est actuellement en cours d'utilisation et ne pourra pas être à jour.

  • Si l'élément verrouillé se trouve dans un dossier du dépôt de données partagé avec d'autres utilisateurs ayant des droits de modification, ceux-ci ne pourront pas modifier l'élément verrouillé.

Comment verrouiller un élément du dépôt de données:

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Verrouiller.

Dès que vous avez terminé de modifier, vous devriez déverrouiller l'élément.

Comment déverrouiller un élément:

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Déverrouiller.

Conseil : Vous pouvez également lancer les fonctions Verrouiller et Déverrouiller dans le menu contextuel.

Supprimer un document

Vous pouvez supprimer le document d'un élément du dépôt de données. Cela supprime également toutes les versions du document. De plus amples informations sur les versions de documents sont à disposition dans : Travailler avec les versions du document.

Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.

Comment faire pour supprimer un document de l'élément du dépôt de données :

  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Modifier. La fenêtre Élément du dépôt de données s'ouvre.

  3. Cliquez sur le boutonSupprimer. La fenêtre Détacher le fichier s'ouvre.

  4. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer toutes les versions du document de l'élément du dépôt de données, cliquez sur Oui.

Résultat : Toutes les versions de fichier du document sont enlevées de l'élément du dépôt de données. L'élément du dépôt de données est conservé.

Travailler avec les versions du document

Si un élément du dépôt de données contient un document, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Ajouter une nouvelle version du document

  • Supprimer une version du document

  • Définir une version du document comme la version actuelle

Comment ajouter une nouvelle version du document :

  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la sectionÉlément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Modifier pour ouvrir la fenêtre Élément du dépôt de données.

  3. Cliquez sur le bouton Fichier.

  4. Cliquez sur le bouton Browse...

  5. Sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe. Fermez le sélecteur de fichier.

  6. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans la tableau de bord. La fenêtre sera fermée.

  7. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la fenêtre Commentaires qui apparaît.

  8. Cliquez sur OK dans la fenêtre qui apparaît. Si vous ne voulez pas saisir un commentaire, cliquez sur Pas de commentaire. Pour annuler le processus, cliquez sur Annuler.

Résultat : Le document est transféré sur le serveur. Dès que le processus est terminé, la fenêtre Élément du dépôt de données se ferme.

Remarque : En fonction de la taille de fichier du document et du taux de transfert de la connexion, ce processus peut prendre un certain temps.

Comment supprimer une version du document de l'élément du dépôt de données :

  1. Ouvrir un élément dans la vue sous forme de Division horizontale

  2. Sélectionnez l'onglet Versions.

  3. Sélectionnez une version du document dans le volet de liste.

  4. Dans la section Version du tableau de bord, cliquez sur Supprimer pour ouvrir la fenêtre Supprimer une version.

  5. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer la version du document, cliquez sur Oui.

Résultat :La version du document est enlevée de l'élément du dépôt de données.

Remarque : Cette fonction ne supprime aucun document de votre disque local.

Comment définir une version du document comme la version actuelle :

  1. Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.

  2. Sélectionnez l'onglet Versions.

  3. Sélectionnez une version du document dans le volet de liste.

  4. Cliquez sur Actuel dans la section Version du tableau de bord.

Résultat : La version du document sélectionné est définie comme la version actuelle.

Imprimer les éléments du dépôt de données

Les possibilités suivantes permettent d'imprimer les éléments du dépôt de données :

  • Imprimer une liste d'éléments du dépôt

  • Imprimer les données d'un élément du dépôt de données

Comment imprimer une liste des éléments du dépôt de données :

  1. Ouvrez les éléments du dépôt de donnés sous forme de liste.

  2. Choisissez ensuite les éléments du dépôt de données que vous souhaitez imprimer :

    • Pour imprimer uniquement certains éléments du dépôt de données, sélectionnez les éléments que vous souhaitez imprimer.

    • Pour imprimer tous les éléments du dépôt de données de la liste, sélectionnez soit tous les éléments du dépôt de données soit aucun.

  3. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre d'aperçu avant impression s'ouvre, ainsi la boîte de dialogue du système Imprimer.

  4. Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.

  5. Dans la boîte de dialogue du système, cliquez sur Imprimer.

Résultat: La liste des éléments du dépôt de données est imprimée.

Comment imprimer les données d'un élément du dépôt de données :

  1. Ouvrez un élément du dépôt de données présenté sous forme de division horizontale.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Une nouvelle fenêtre d'aperçu avant impression s'ouvre, ainsi la boîte de dialogue Imprimer du système.

  3. Au besoin, changez les réglages d'impression dans la boîte de dialogue du système.

  4. Dans la boîte de dialogue du système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Les données d'un élément du dépôt de données sont imprimées.

Déplacer des éléments du dépôt de données

Pour déplacer les éléments du dépôt de données, il existe les possibilités suivantes :

  • Depuis le tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Remarque : Lorsque l'on déplace des éléments du dépôt de données d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez disposer des droits suivants :

  • Les droits de suppression pour les objets dans le dossier source

  • Le droit de création des objets dans le dossier cible

Comment modifier des éléments du dépôt de données à l'aide de la fonction du tableau de bord :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Déplacer pour ouvrir la fenêtre Choisir le dossier.

  3. Cliquez sur un dossier du dépôt de données dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers dont vous pouvez déplacer les éléments.

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.

Si vous souhaitez annuler le processus, cliquez sur le bouton Fermer dans la partie supérieure droite de la fenêtre Choisir le dossier.

Comment déplacer des éléments du dépôt de données par glisser-déposer :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Faites glisser un élément sélectionné vers un dossier du dépôt de données. Une icône à côté du pointeur de la souris signifie :

    • Lors du déplacement vers une cible valide, une coche verte s'affiche.

    • Lors du déplacement vers une cible invalide, une icône d'interdiction rouge apparaît.

  3. Relâchez le bouton de la souris sur le dossier cible.

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont déplacés.

Si vous souhaitez annuler le processus, relâchez le bouton de la souris au-dessus d'une cible invalide.

Identifier des éléments du dépôt de données avec des drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleur servant à marquer les éléments du dépôt de données. Vous pouvez déterminer la signification de chaque couleur.

Dans la vue sous forme de division horizontale ou sous forme de liste, les drapeaux apparaissent dans la dernière colonne.

Comment identifier des éléments du dépôt de données avec des drapeaux :

  1. Sélectionnez un élément du dépôt de données dans la vue sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Drapeaux du tableau de bord, cliquez sur n'importe quel drapeau, sauf le premier.

Résultat: Les éléments sélectionnés du dépôt de données sont marqués par des drapeaux.

Comment supprimer les drapeaux :

  1. Dans la vue sous forme de division horizontale ou liste, sélectionnez les éléments du dépôt de données marqués par des drapeaux.

  2. Cliquez sur le premier drapeau dans la section Drapeaux du tableau de bord.

Résultat : Le drapeau est supprimé.

Supprimer des éléments du dépôt de données

Avertissement : Les éléments supprimés du dépôt de données ne peuvent plus être restaurés. Avant de supprimer un élément, assurez-vous que vous n'en avez plus l'utilité.

Remarque : Si vous souhaitez supprimer un élément du dépôt de données dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de suppression sur les objets dans ces dossiers.

Comment supprimer un ou plusieurs éléments du dépôt de données :

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments du dépôt de données présentés sous forme de division horizontale ou de liste.

  2. Dans la section Élément du dépôt du tableau de bord, cliquez sur Supprimerpour ouvrir la fenêtre Éléments supprimés.

  3. Si vous êtes sûr de vouloir supprimer les éléments du dépôt de données, cliquez sur Oui.

Résultat : L'élément du dépôt de données est définitivement supprimé.

Conseil : Vous pouvez également supprimer les éléments du dépôt de données en utilisant le menu contextuel ou la touche <del>.

Accéder aux éléments du dépôt de données en utilisant WebDAV

Avec WebDAV, vous pouvez accéder aux éléments du dépôt de données de la même manière que lorsque vous accédez aux fichiers sur votre disque local. Les avantages et les inconvénients de WebDAV par rapport à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif sont :

  • L'avantage est l'accès rapide et direct avec le navigateur ou l'explorateur.Vous n'avez pas à être connecté à l'interface utilisateur du logiciel de travail collaboratif.

  • L'inconvénient est que vous ne pouvez voir que la version actuelle du document. L'historique et les informations complémentaires des documents, par exemple les observations, ne sont pas visibles.

Avertissement : Lorsque vous supprimez un fichier avec WebDAV, vous supprimerez toutes les versions du fichier, pas uniquement la version actuelle. Pour supprimer une version précise du document, utilisez exclusivement les méthodes décrites dans : Travailler avec les versions du document.

Selon le système d'exploitation installé sur votre machine, l'accès par WebDav au dépôt de données se configure de différentes manières.

Accéder sous Linux

Comment accéder aux éléments du dépôt de données avec WebDAV sous Linux:

  1. Ouvrir Konqueror de KDE ou un navigateur semblable.

  2. Saisissez l'adresse suivante dans le champ Barre d'adresse : webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore où <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.

  3. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .

Résultat : Les éléments du dépôt de données sont affichés dans le navigateur.

Accéder sous Windows XP

Comment accéder aux éléments du dépôt de données avec WebDAV sous Windows XP :

  1. Ouvrez le voisinage réseau au moyen du bouton Démarrer en bas à gauche de votre bureau ou en double-cliquant sur poste de travail.

  2. Cliquer sur Favoris réseau, ouvrez la boîte de dialogue Gestion du réseau et cliquez sur Ajouter un favori réseau . Un assistant pour l'ajout d'une ressource réseau se lance. Cliquez sur Suivant.

  3. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez Choisissez un autre emplacement réseau.

  4. Saisissez l'adresse suivante : webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore dans laquelle la zone <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveurOpen-Xchange.

  5. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez vos données de connexion au serveur Open-Xchange .

  6. Une fois que vous avez ouvert la session avec succès, vous pouvez affecter un nom à la ressource.

    Remarque : Si vous avez réglé votre encodage en ISO, veuillez ne pas employer d'accents lorsque vous créez des dossiers ou des documents. Open-Xchange Server utilise l'UTF-8 comme encodage.

  7. Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Terminer. La configuration est alors achevée.

Résultat : Vous pouvez utiliser l'emplacement réseau pour accéder à vos éléments du dépôt de données.

Accéder sous Windows Vista

Avant d'utiliser WebDAV, il vous faut installer une mise à jour logicielle de Microsoft.

Comment installer la mise à jour logicielle de Microsoft pour WebDAV :

  1. Ouvrez un navigateur web.

  2. Saisissez l'adresse suivante : http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Allez jusqu'à la section Plus d'informations et cliquez sur Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. Sur la page de téléchargement, cliquez sur Download, ce qui téléchargera le fichier Webfldrs-KB907306-ENU.exe.

  5. Double-cliquez sur ce fichier. L'installation va commencer.

Comment accéder aux éléments du dépôt avec WebDAV sous Windows Vista

  1. Dans le menu Démarrer de Windows, choisissez Ordinateur.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur une zone vide dans le volet droit de l'explorateur. À partir du menu déroulant, sélectionnez Ajouter un emplacement réseau. La boîte de dialogue Ajouter un emplacement réseau s'ouvre. Cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Choisissez un emplacement réseau personnalisé. Cliquez sur Suivant.

  4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un emplacement réseau, saisissez l'adresse suivante : webdav://<adresse>/servlet/webdav.infostore dans laquelle <adresse> doit être remplacée par l'adresse IP ou l'URL du serveur Open-Xchange.

  5. Saisissez vos nom d'utilisateur et mot de passe. Servez-vous de vos données de connexion de Open-Xchange server.

  6. Une fois que vous avez ouvert la session avec succès, vous pouvez affecter un nom à la ressource.

  7. Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Terminer.

Résultat : Sous Ordinateur, vous pouvez accéder à vos éléments du dépôt de données.