Les rendez-vous, les tâches et les contacts créés avec d'autres applications peuvent être importées dans le logiciel de travail collaboratif.
Les données suivantes sont prises en charge :
iCal
vCard
CSV
Les fichiers de type iCal servent aux échanges standardisés de données de calendrier comme les rendez-vous et les tâches. L'extension de fichier usuelle correspondante est .ics.
Les fichiers de type vCard servent aux échanges standardisés de données de contact sous forme de cartes de visite électroniques. L'extension de fichier usuelle correspondante est .vcf.
Les fichiers de type CSV servent aux échanges de données textuelles sous forme de tableaux. Les données de contact peuvent être importées depuis un fichier CSV. L'extension de fichier usuelle correspondante est .csv.
Tous les objets iCal sont décrits dans le document RFC2445.
Dans le tableau suivant, vous pouvez voir quels les objets iCal sont pris en charge par le logiciel de travail collaboratif et lesquels ne le sont pas. Les détails de la colonne « rendez-vous » et « tâches » ont la signification suivante :
Un « X » indique que l'objet sera importé. La valeur de l'objet est définie dans la RFC2445.
Un nombre tel que « 255 » signifie que l'objet sera importé. La valeur désigne le nombre maximal de caractères autorisé.
La valeur « illimité » signifie que l'objet sera importé. Il n'y a pas de limite pour le nombre maximal de caractères.
« - » signifie que l'objet ne sera pas importé.
Catégorie | Objet iCal | Rendez-vous | Tâches |
---|---|---|---|
Propriétés du calendrier | CALSCALE | - | - |
METHOD | - | - | |
PRODID | X | X | |
VERSION | X | X | |
Composants du calendrier | VALARM | X | X |
VEVENT | X | X | |
VFREEBUSY | - | - | |
VJOURNAL | - | - | |
VTIMEZONE | X | X | |
VTODO | X | X | |
Propriétés des composants | ATTACH | - | - |
ATTENDEE | X | X | |
CATEGORIES | X | X | |
CLASS | X | X | |
COMMENT | - | - | |
COMPLETED | - | X | |
CONTACT | - | - | |
CREATED | X | X | |
DESCRIPTION | Illimité | Illimité | |
DTEND | X | X | |
DTSTAMP | X | X | |
DTSTART | X | X | |
DUE | X | X | |
DURATION | X | X | |
EXDATE | X | - | |
EXRULE | - | - | |
FREEBUSY | - | - | |
GEO | - | - | |
LAST-MODIFIED | - | - | |
LOCATION | 255 | - | |
ORGANIZER | - | - | |
PERCENT-COMPLETE | - | X | |
PRIORITY | - | X | |
RDATE | - | - | |
RECURRENCE-ID | - | - | |
RELATED-TO | - | - | |
REPEAT | - | - | |
REQUEST-STATUS | - | - | |
RESOURCES | X | - | |
RRULE | X | X | |
SEQUENCE | - | - | |
STATUS | - | X | |
SUMMARY | 255 | 255 | |
TRANSP | - | X | |
TRIGGER | X | X | |
TZID | X | X | |
TZNAME | X | X | |
TZOFFSETFROM | X | X | |
TZOFFSETTO | X | X | |
TZURL | X | X | |
UID | X | X | |
URL | - | - | |
Paramètres des propriétés | CUTYPE | X | X |
DELEGATED-FROM | - | - | |
DELEGATED-TO | - | - | |
DIR | - | - | |
ENCODING | X | X | |
FMTTYPE | - | - | |
FBTYPE | - | - | |
LANGUAGE | - | - | |
MEMBER | - | - | |
PARTSTAT | - | - | |
RANGE | - | - | |
RELATED | - | - | |
RELTYPE | - | - | |
ROLE | - | - | |
RSVP | - | - | |
SENT-BY | - | - | |
TZID | X | X | |
VALUE | X | X |
Le logiciel de travail collaboratif prend en charge les rendez-vous du type « dernier dimanche du mois ».
Le logiciel de travail collaboratif ne gère pas les rendez-vous où les jours sont comptés à partir de la fin du mois (par exemple, « l'avant-dernier dimanche du mois ». Si un rendez-vous comporte une telle information, le rendez-vous ne sera pas importé.
Le logiciel ne prend pas en charge les rappels répétés. Exemple : « Me rappeler quatre fois ». Si un rendez-vous comprend un tel détail, l'information sera ignorée.
Note : Assurez-vous que le fichier à importer contient des données iCal correctes.
Comment importer des rendez-vous ou tâches au format iCal :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers. Les options disponibles pour l'importation sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.Choisissez le type de fichier
. Indiquez le type de données à importer :Pour importer des rendez-vous, choisissez
dans la liste déroulante.Si vous voulez importer des tâches, choisissez
dans la liste déroulante.Cliquez sur
. Choisissez le dossier cible pour l'importation.Cliquez sur
et sélectionnez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Résultat : Les rendez-vous ou les tâches sont importés dans le répertoire cible.
Conseil : Vous pouvez aussi importer des rendez-vous ou des tâches en cliquant avec le bouton droit sur un répertoire de calendrier ou de tâches et en choisissant dans le sous-menu .
Note : Assurez-vous que le fichier à importer contient des données vCard valides.
Comment importer des contacts au format vCard :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
sous l'élément dans l'aborescence de dossiers. Les réglages d'importation sont affichés dans la fenêtre d'aperçu.Choisissez le type de fichier
.Cliquez sur
. Choisissez le dossier cible pour l'importation.Cliquez sur
et sélectionnez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Résultat : Les contacts sont importés dans le dossier cible.
Conseil : Vous pouvez aussi importer des contacts en cliquant avec le bouton droit sur un dossier de contacts et en choisissant dans le sous-menu .
Les fichiers CSV suivants sont pris en charge :
Les fichiers CSV standard avec des valeurs séparées par des virgules
Les fichiers CSV provenant de Microsoft Outlook
Un fichier CSV standard contient des contacts sous forme d'un tableau. Le tableau a la structure suivante :
La première ligne contient les en-têtes, c'est à dire les noms des champs de données.
Chacune des lignes suivantes contient les champs de données d'un contact dans des colonnes individuelles.
Les champs de données sont séparés par des virgules.
La fin de la ligne est indiquée par un saut de ligne.
Un fichier CSV peut, par exemple, être créé avec un tableur ou un éditeur de texte. Veillez à ce que les détails suivants soient pris en considération.
S'il y a des accents dans les champs de données du fichier CSV, il faut coder ce dernier en UTF-8.
La première ligne du fichier CSV doit contenir au moins un des titres de colonne mentionnés ci-dessous.
Les titres de colonnes sont sensibles à la casse.
Les colonnes peuvent être dans n'importe quel ordre. Les données importées seront attribuées aux champs du logiciel de travail collaboratif.
Les champs de données sont séparés par des virgules.
S'il y a des données invalides dans un champ de données, le contact correspondant sera ignoré. Les données sont invalides si :
Le nombre de caractères est dépassé. Le tableau ci-dessous indique le nombre de caractères autorisé pour chaque champ de données.
Un champ de données présente un format incorrect.
Les champs de données doivent être mis en forme de la manière suivante :
Tous les champs du message électronique doivent contenir le caractère arobase (« @ »).
Les champs de données doivent avoir une mise en forme valide.
Tous les autres champs de données peuvent contenir n'importe quel caractère.
Il est permis d'avoir un champ de données vide.
La première ligne du fichier CSV doit contenir un ou plusieurs des en-têtes de colonnes suivants :
Display name | Sur name | Given name | Middle name |
Suffix | Title | Street home | Postal code home |
City home | State home | Country home | Martial status |
Number of children | Profession | Nickname | Spouse name |
Note | Company | Department | Position |
Room number | Street business | Postal code business | City business |
State business | Country business | Number of employee | Sales volume |
Tax id | Commercial register | Branches | Manager's name |
Assistant's name | Street other | Postal code other | City other |
State other | Country other | Telephone business 1 | Telephone business 2 |
FAX business | Telephone car | Telephone company | Telephone home 1 |
Telephone home 2 | FAX home | Cellular telephone 1 | Cellular telephone 2 |
Telephone other | FAX other | Telephone pager | Telephone telex |
Telephone TTY/TDD | Instantmessenger 1 | Instantmessenger 2 | Telephone IP |
Email 1 | Email 2 | Email 3 | URL |
Categories | Dynamic Field 1 | Dynamic Field 2 | Dynamic Field 3 |
Dynamic Field 4 | Dynamic Field 5 | Dynamic Field 6 | Dynamic Field 7 |
Dynamic Field 8 | Dynamic Field 9 | Dynamic Field 10 | Dynamic Field 11 |
Dynamic Field 12 | Dynamic Field 13 | Dynamic Field 14 | Dynamic Field 15 |
Dynamic Field 16 | Dynamic Field 17 | Dynamic Field 18 | Dynamic Field 19 |
Dynamic Field 20 | private | Birthday | Anniversaire de mariage ou fête |
Pendant l'importation, les champs de données du fichier CSV seront affectés à certains champs de données du logiciel de travail collaboratif. Le tableau suivant présente les champs de contact du logiciel et les champs auxquels ils sont affectés. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour le champ de données.
Champs de données dans la boîte de dialogue des contacts | Champ de données CSV | ||
---|---|---|---|
Onglet | Champ de données | Nombre maximal de caractères | |
Professionnel | Titre | 64 | Titre |
Prénom | 128 | Given name | |
Second prénom | 128 | Second prénom | |
Nom | 128 | Sur name | |
Suffixe | 64 | Suffixe | |
Nom affiché | 64 | Nom affiché | |
Société | 512 | Société | |
Rue | 256 | Street business | |
Code postal | 64 | Postal code business | |
Ville | 128 | City business | |
Pays | 64 | Country business | |
État | 64 | State business | |
Département | 128 | Département | |
Position | 128 | Position | |
Numéro de salle | 64 | Numéro de salle | |
Numéro d'employé | 64 | Number of employee | |
Tél. (professionnel) | 64 | Telephone business 1 | |
Téléphone (professionnel 2) | 128 | Telephone business 2 | |
Fax (professionnel) | 64 | FAX business | |
Téléphone (de la société) | 64 | Telephone company | |
Portable | 64 | Cellular telephone 1 | |
URL | 128 | URL | |
Courriel (professionnel) | 256 | Email 1 | |
MI (professionnelle) | 64 | Instantmessenger 1 | |
Marques | 1024 | Categories | |
Type | private | ||
Privé | Profession | 64 | Profession |
Date de naissance | Birthday | ||
Rue | 256 | Street home | |
Code postal | 64 | Postal code home | |
Ville | 64 | City home | |
État | 64 | State home | |
Pays | 64 | Country home | |
Surnom | 64 | Surnom | |
Tél. (privé) | 64 | Telephone home 1 | |
Tél. (privé 2) | 64 | Telephone home 2 | |
Fax (privé) | 64 | FAX home | |
Portable (privé) | 64 | Cellular telephone 2 | |
Tél. IP (privé) | 64 | Telephone IP | |
Courriel (privé) | 256 | Email 2 | |
Situation de famille | 64 | Martial status | |
Anniversaire | Anniversaire | ||
MI (privée) | 64 | Instantmessenger 2 | |
Afficheur portable | 64 | Telephone pager | |
Commentaires | 5680 | Note | |
Supplémentaire | Rue (autre) | 256 | Street other |
Code postal (autre) | 64 | Postal code other | |
Ville (autre) | 64 | City other | |
État (autre) | 64 | State other | |
Pays (autre) | 64 | Country other | |
Téléphone (autre) | 64 | Telephone other | |
Fax (autre) | 64 | FAX other | |
Courriel (autre) | 256 | Email 3 | |
Tél. (voiture) | 64 | Telephone car | |
Téléscripteur / tél. malentendants | 64 | Telephone TTY/TDD | |
Chiffre d'affaires | 64 | Sales volume | |
Code fiscal | 128 | Tax id | |
Registre du commerce | 64 | Commercial register | |
Filiales | 64 | Filiales | |
Directeur | 64 | Manager's name | |
Assistant | 64 | Assistant's name | |
Télex | 64 | Telephone telex | |
Nom du conjoint | 64 | Spouse name | |
Enfants | 64 | Number of children | |
Optionnel 1 .. 20 | 64 | Dynamic Field 1 .. 20 |
Pour créer un fichier CSV dans MS Outlook pouvant être importé dans le logiciel de travail collaboratif, procédez comme suit :
Choisissez l'élément de menu
.Dans la boîte de dialogue Assistant d'Importation et d'Exportation, choisissez la ligne
. Cliquez sur .Choisissez la ligne
. Cliquez sur .Sélectionnez le dossier de contacts à exporter. Cliquez sur
.Définissez le nom et l'emplacement du fichier de sortie. Cliquez sur
.Pour achever le processus d'exportation, cliquez sur
. Note : laissez la case « » cochée. Ne cliquez pas sur . Laissez les réglages par défaut tels quels.Résultat : Le nouveau fichier CSV contient tous les champs de données pour les contacts exportés.
Les données suivantes sont importées dans le logiciel de travail collaboratif :
Compte | Anniversaire de mariage ou fête | Nom de l'assistant(e) |
Birthday | Ville (bureau) | Pays (bureau) |
Télécopie (bureau) | Téléphone (bureau) | Téléphone 2 (bureau) |
Code postal (bureau) | Dép/Région (bureau) | Rue (bureau) |
Téléphone (voiture) | Categories | Enfants |
Company | Téléphone société | Department |
Adresse de messagerie 2 | Prénom | Ville (domicile) |
Pays (domicile) | Télécopie (domicile) | Téléphone (domicile) |
Téléphone 2 (domicile) | Code postal (domicile) | Dép/Région (domicile) |
Rue (domicile) | Nom | Responsable |
Deuxième prénom | Tél. mobile | Notes |
Numéro d'identification de l'organisation | Ville (autre) | Pays (autre) |
Télécopie (autre) | Téléphone (autre) | Code postal (autre) |
Dép/Région (autre) | Rue (autre) | Récepteur de radiomessagerie |
Profession | Critère de diffusion | Conjoint(e) |
Suffix | Télex | Title |
Téléphone TTY/TDD | Page Web |
Lors de l'importation, les champs de données du fichier CSV MS Outlook seront affectés à certains champs de données du logiciel de travail collaboratif. Le tableau suivant en montre l'affectation en listant les champs de données qui sont affichés lors de l'édition d'un contact dans le logiciel de travail collaboratif. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour chaque champ de données.
Champs de données dans la boîte de dialogue Contact | Champ MS Outlook CSV | ||
---|---|---|---|
Onglet | Champ de données | Nombre maximal de caractères | |
Professionnel | Titre | 64 | Titre |
Prénom | 128 | Prénom | |
Second prénom | 128 | Second prénom | |
Nom | 128 | Nom | |
Suffixe | 64 | Suffixe | |
Société | 512 | Société | |
Rue | 256 | Rue (bureau) | |
Code postal | 64 | Code postal (bureau) | |
Ville | 128 | Ville (bureau) | |
Pays | 64 | Pays (bureau) | |
État | 64 | Dép/Région (bureau) | |
Département | 128 | Département | |
Tél. (professionnel) | 64 | Téléphone (bureau) | |
Téléphone (professionnel 2) | 128 | Téléphone 2 (bureau) | |
Fax (professionnel) | 64 | Télécopie (bureau) | |
Téléphone (de la société) | 64 | Téléphone société | |
Portable | 64 | Tél. mobile | |
URL | 128 | Page Web | |
Courriel (professionnel) | 256 | Adresse de messagerie | |
Marques | 1024 | Categories | |
Type | Critère de diffusion | ||
Privé | Profession | 64 | Profession |
Date de naissance | Birthday | ||
Rue | 256 | Rue (domicile) | |
Code postal | 64 | Code postal (domicile) | |
Ville | 64 | Ville (domicile) | |
État | 64 | Dép/Région (domicile) | |
Pays | 64 | Pays (domicile) | |
Tél. (privé) | 64 | Téléphone (domicile) | |
Tél. (privé 2) | 64 | Téléphone 2 (domicile) | |
Fax (privé) | 64 | Télécopie (domicile) | |
Courriel (privé) | 256 | Adresse de messagerie 2 | |
Anniversaire | Anniversaire | ||
Afficheur portable | 64 | Afficheur portable | |
Commentaire | 5680 | Notes | |
Supplémentaire | Rue (autre) | 256 | Rue (autre) |
Code postal (autre) | 64 | Code postal (autre) | |
Ville (autre) | 64 | Ville (autre) | |
État (autre) | 64 | Dép/Région (autre) | |
Pays (autre) | 64 | Pays (autre) | |
Téléphone (autre) | 64 | Téléphone (autre) | |
Fax (autre) | 64 | Télécopie (autre) | |
Courriel (autre) | 64 | Adresse électronique 3 | |
Tél. (voiture) | 64 | Téléphone (voiture) | |
Téléscripteur / tél. malentendants | 64 | Téléphone TTY/TDD | |
Registre du commerce | 64 | Numéro d'identification de l'organisation | |
Directeur | 64 | Responsable | |
Assistant | 64 | Nom de l'assistant(e) | |
Télex | 64 | Télex | |
Nom du conjoint | 64 | Conjoint(e) | |
Enfants | 64 | Enfants |
Avertissement : Si un fichier d'importation contient un nombre de caractères excédant le nombre maximal ou données invalides, le contact correspondant sera ignoré pendant l'importation.
Note : Veillez à utiliser des fichiers d'importation valides. Vous trouverez des conseils sur les fichiers d'importation valides dans : Qulle est la structure d'un fichier CSV standard ? and : Comment créer un fichier CSV dans Microsoft Outlook ?. Il n'y a pas de vérification de doublons lors de l'importation. Les contacts sont ajoutés autant de fois qu'ils sont importés.
Pour importer des contacts provenant d'un fichier CSV par défaut ou d'un fichier MS Outlook, procédez comme suit :
Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône
.
Cliquez sur
sous dans l'arborescence de dossiers. Les paramètres de l'importation sont affichés dans la fenêtre d'aperçu.Cliquez sur le type de fichier
.Choisissez le type de format de fichier CSV :
Si les fichier contient des données au format CSV par défaut, choisissez
.Si le fichier contient des données au format CSV de MS Outlook, choisissez
.Cliquez sur
. Choisissez le dossier pour l'importation.Cliquez sur
. Choisissez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction
du tableau de bord.Résultat : Les contacts sont importés dans le dossier cible.
Conseil : Vous pouvez aussi importer des contacts en cliquant avec le bouton droit sur un dossier de contacts et en choisissant dans le sous-menu .