Importer

Les rendez-vous, les tâches et les contacts créés avec d'autres applications peuvent être importées dans le logiciel de travail collaboratif.

Quelles données peuvent être importées ?

Les données suivantes sont prises en charge :

  • iCal

  • vCard

  • CSV

Les fichiers de type iCal servent aux échanges standardisés de données de calendrier comme les rendez-vous et les tâches. L'extension de fichier usuelle correspondante est .ics.

Les fichiers de type vCard servent aux échanges standardisés de données de contact sous forme de cartes de visite électroniques. L'extension de fichier usuelle correspondante est .vcf.

Les fichiers de type CSV servent aux échanges de données textuelles sous forme de tableaux. Les données de contact peuvent être importées depuis un fichier CSV. L'extension de fichier usuelle correspondante est .csv.

Importer des rendez-vous et des tâches au format iCal

Quels objets iCal sont importés ?

Tous les objets iCal sont décrits dans le document RFC2445.

Dans le tableau suivant, vous pouvez voir quels les objets iCal sont pris en charge par le logiciel de travail collaboratif et lesquels ne le sont pas. Les détails de la colonne « rendez-vous » et « tâches » ont la signification suivante :

  • Un « X » indique que l'objet sera importé. La valeur de l'objet est définie dans la RFC2445.

  • Un nombre tel que « 255 » signifie que l'objet sera importé. La valeur désigne le nombre maximal de caractères autorisé.

  • La valeur « illimité » signifie que l'objet sera importé. Il n'y a pas de limite pour le nombre maximal de caractères.

  • « - » signifie que l'objet ne sera pas importé.

CatégorieObjet iCalRendez-vousTâches
Propriétés du calendrierCALSCALE--
 METHOD--
 PRODIDXX
 VERSIONXX
Composants du calendrierVALARMXX
 VEVENTXX
 VFREEBUSY--
 VJOURNAL--
 VTIMEZONEXX
 VTODOXX
Propriétés des composantsATTACH--
 ATTENDEEXX
 CATEGORIESXX
 CLASSXX
 COMMENT--
 COMPLETED-X
 CONTACT--
 CREATEDXX
 DESCRIPTIONIllimitéIllimité
 DTENDXX
 DTSTAMPXX
 DTSTARTXX
 DUEXX
 DURATIONXX
 EXDATEX-
 EXRULE--
 FREEBUSY--
 GEO--
 LAST-MODIFIED--
 LOCATION255-
 ORGANIZER--
 PERCENT-COMPLETE-X
 PRIORITY-X
 RDATE--
 RECURRENCE-ID--
 RELATED-TO--
 REPEAT--
 REQUEST-STATUS--
 RESOURCESX-
 RRULEXX
 SEQUENCE--
 STATUS-X
 SUMMARY255255
 TRANSP-X
 TRIGGERXX
 TZIDXX
 TZNAMEXX
 TZOFFSETFROMXX
 TZOFFSETTOXX
 TZURLXX
 UIDXX
 URL--
Paramètres des propriétésCUTYPEXX
 DELEGATED-FROM--
 DELEGATED-TO--
 DIR--
 ENCODINGXX
 FMTTYPE--
 FBTYPE--
 LANGUAGE--
 MEMBER--
 PARTSTAT--
 RANGE--
 RELATED--
 RELTYPE--
 ROLE--
 RSVP--
 SENT-BY--
 TZIDXX
 VALUEXX

Quelles propriétés d'objet iCal ne sont pas prises en charge ?

Le logiciel de travail collaboratif prend en charge les rendez-vous du type « dernier dimanche du mois ».

Le logiciel de travail collaboratif ne gère pas les rendez-vous où les jours sont comptés à partir de la fin du mois (par exemple, « l'avant-dernier dimanche du mois ». Si un rendez-vous comporte une telle information, le rendez-vous ne sera pas importé.

Le logiciel ne prend pas en charge les rappels répétés. Exemple : « Me rappeler quatre fois ». Si un rendez-vous comprend un tel détail, l'information sera ignorée.

Effectuer une importation iCal

Note : Assurez-vous que le fichier à importer contient des données iCal correctes.

Comment importer des rendez-vous ou tâches au format iCal :

  1. Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Cliquez sur Importation sous Réglages dans l'arborescence de dossiers. Les options disponibles pour l'importation sont affichées dans la fenêtre d'aperçu.

  3. Choisissez le type de fichier iCal. Indiquez le type de données à importer :

    • Pour importer des rendez-vous, choisissez Rendez-vous dans la liste déroulante.

    • Si vous voulez importer des tâches, choisissez Tâches dans la liste déroulante.

  4. Cliquez sur Dossier. Choisissez le dossier cible pour l'importation.

  5. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.

  6. Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Résultat : Les rendez-vous ou les tâches sont importés dans le répertoire cible.

Conseil : Vous pouvez aussi importer des rendez-vous ou des tâches en cliquant avec le bouton droit sur un répertoire de calendrier ou de tâches et en choisissant Importer dans le sous-menu Étendu.

Importer des contacts au format vCard

Note : Assurez-vous que le fichier à importer contient des données vCard valides.

Comment importer des contacts au format vCard :

  1. Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Cliquez sur Importation sous l'élément Réglages dans l'aborescence de dossiers. Les réglages d'importation sont affichés dans la fenêtre d'aperçu.

  3. Choisissez le type de fichier vCard.

  4. Cliquez sur Dossier. Choisissez le dossier cible pour l'importation.

  5. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.

  6. Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Résultat : Les contacts sont importés dans le dossier cible.

Conseil : Vous pouvez aussi importer des contacts en cliquant avec le bouton droit sur un dossier de contacts et en choisissant Importer dans le sous-menu Étendu.

Importer des contacts au format CSV

Les fichiers CSV suivants sont pris en charge :

  • Les fichiers CSV standard avec des valeurs séparées par des virgules

  • Les fichiers CSV provenant de Microsoft Outlook

Qulle est la structure d'un fichier CSV standard ?

Un fichier CSV standard contient des contacts sous forme d'un tableau. Le tableau a la structure suivante :

  • La première ligne contient les en-têtes, c'est à dire les noms des champs de données.

  • Chacune des lignes suivantes contient les champs de données d'un contact dans des colonnes individuelles.

  • Les champs de données sont séparés par des virgules.

  • La fin de la ligne est indiquée par un saut de ligne.

Un fichier CSV peut, par exemple, être créé avec un tableur ou un éditeur de texte. Veillez à ce que les détails suivants soient pris en considération.

  • S'il y a des accents dans les champs de données du fichier CSV, il faut coder ce dernier en UTF-8.

  • La première ligne du fichier CSV doit contenir au moins un des titres de colonne mentionnés ci-dessous.

  • Les titres de colonnes sont sensibles à la casse.

  • Les colonnes peuvent être dans n'importe quel ordre. Les données importées seront attribuées aux champs du logiciel de travail collaboratif.

  • Les champs de données sont séparés par des virgules.

  • S'il y a des données invalides dans un champ de données, le contact correspondant sera ignoré. Les données sont invalides si :

    • Le nombre de caractères est dépassé. Le tableau ci-dessous indique le nombre de caractères autorisé pour chaque champ de données.

    • Un champ de données présente un format incorrect.

  • Les champs de données doivent être mis en forme de la manière suivante :

    • Tous les champs du message électronique doivent contenir le caractère arobase (« @ »).

    • Les champs de données doivent avoir une mise en forme valide.

    • Tous les autres champs de données peuvent contenir n'importe quel caractère.

    • Il est permis d'avoir un champ de données vide.

La première ligne du fichier CSV doit contenir un ou plusieurs des en-têtes de colonnes suivants :

Display nameSur nameGiven nameMiddle name
SuffixTitleStreet homePostal code home
City homeState homeCountry homeMartial status
Number of childrenProfessionNicknameSpouse name
NoteCompanyDepartmentPosition
Room numberStreet businessPostal code businessCity business
State businessCountry businessNumber of employeeSales volume
Tax idCommercial registerBranchesManager's name
Assistant's nameStreet otherPostal code otherCity other
State otherCountry otherTelephone business 1Telephone business 2
FAX businessTelephone carTelephone companyTelephone home 1
Telephone home 2FAX homeCellular telephone 1Cellular telephone 2
Telephone otherFAX otherTelephone pagerTelephone telex
Telephone TTY/TDDInstantmessenger 1Instantmessenger 2Telephone IP
Email 1Email 2Email 3URL
CategoriesDynamic Field 1Dynamic Field 2Dynamic Field 3
Dynamic Field 4Dynamic Field 5Dynamic Field 6Dynamic Field 7
Dynamic Field 8Dynamic Field 9Dynamic Field 10Dynamic Field 11
Dynamic Field 12Dynamic Field 13Dynamic Field 14Dynamic Field 15
Dynamic Field 16Dynamic Field 17Dynamic Field 18Dynamic Field 19
Dynamic Field 20privateBirthdayAnniversaire de mariage ou fête

Comment la correspondance est-elle faite pour un fichier CSV standard ?

Pendant l'importation, les champs de données du fichier CSV seront affectés à certains champs de données du logiciel de travail collaboratif. Le tableau suivant présente les champs de contact du logiciel et les champs auxquels ils sont affectés. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour le champ de données.

Champs de données dans la boîte de dialogue des contactsChamp de données CSV
OngletChamp de donnéesNombre maximal de caractères
ProfessionnelTitre64Titre
 Prénom128Given name
 Second prénom128Second prénom
 Nom128Sur name
 Suffixe64Suffixe
 Nom affiché64Nom affiché
 Société512Société
 Rue256Street business
 Code postal64Postal code business
 Ville128City business
 Pays64Country business
 État64State business
 Département128Département
 Position128Position
 Numéro de salle64Numéro de salle
 Numéro d'employé64Number of employee
 Tél. (professionnel)64Telephone business 1
 Téléphone (professionnel 2)128Telephone business 2
 Fax (professionnel)64FAX business
 Téléphone (de la société)64Telephone company
 Portable64Cellular telephone 1
 URL128URL
 Courriel (professionnel)256Email 1
 MI (professionnelle)64Instantmessenger 1
 Marques1024Categories
 Type private
PrivéProfession64Profession
 Date de naissance Birthday
 Rue256Street home
 Code postal64Postal code home
 Ville64City home
 État64State home
 Pays64Country home
 Surnom64Surnom
 Tél. (privé)64Telephone home 1
 Tél. (privé 2)64Telephone home 2
 Fax (privé)64FAX home
 Portable (privé)64Cellular telephone 2
 Tél. IP (privé)64Telephone IP
 Courriel (privé)256Email 2
 Situation de famille64Martial status
 Anniversaire Anniversaire
 MI (privée)64Instantmessenger 2
 Afficheur portable64Telephone pager
 Commentaires5680Note
SupplémentaireRue (autre)256Street other
 Code postal (autre)64Postal code other
 Ville (autre)64City other
 État (autre)64State other
 Pays (autre)64Country other
 Téléphone (autre)64Telephone other
 Fax (autre)64FAX other
 Courriel (autre)256Email 3
 Tél. (voiture)64Telephone car
 Téléscripteur / tél. malentendants64Telephone TTY/TDD
 Chiffre d'affaires64Sales volume
 Code fiscal128Tax id
 Registre du commerce64Commercial register
 Filiales64Filiales
 Directeur64Manager's name
 Assistant64Assistant's name
 Télex64Telephone telex
 Nom du conjoint64Spouse name
 Enfants64Number of children
 Optionnel 1 .. 2064Dynamic Field 1 .. 20

Comment créer un fichier CSV dans Microsoft Outlook ?

Pour créer un fichier CSV dans MS Outlook pouvant être importé dans le logiciel de travail collaboratif, procédez comme suit :

  1. Choisissez l'élément de menu Fichier|Importer et exporter.

  2. Dans la boîte de dialogue Assistant d'Importation et d'Exportation, choisissez la ligne Exporter des données vers un fichier. Cliquez sur Suivant.

  3. Choisissez la ligne Valeurs séparées par des virgules (Windows). Cliquez sur Suivant.

  4. Sélectionnez le dossier de contacts à exporter. Cliquez sur Suivant.

  5. Définissez le nom et l'emplacement du fichier de sortie. Cliquez sur Suivant.

  6. Pour achever le processus d'exportation, cliquez sur Terminer. Note : laissez la case « Exporter "Contacts" à partir du dossier ... » cochée. Ne cliquez pas sur Champs personnalisés. Laissez les réglages par défaut tels quels.

Résultat : Le nouveau fichier CSV contient tous les champs de données pour les contacts exportés.

Quels champs de données d'un fichier CSV MS Outlook sont importés ?

Les données suivantes sont importées dans le logiciel de travail collaboratif :

CompteAnniversaire de mariage ou fêteNom de l'assistant(e)
BirthdayVille (bureau)Pays (bureau)
Télécopie (bureau)Téléphone (bureau)Téléphone 2 (bureau)
Code postal (bureau)Dép/Région (bureau)Rue (bureau)
Téléphone (voiture)CategoriesEnfants
CompanyTéléphone sociétéDepartment
Adresse de messagerie 2PrénomVille (domicile)
Pays (domicile)Télécopie (domicile)Téléphone (domicile)
Téléphone 2 (domicile)Code postal (domicile)Dép/Région (domicile)
Rue (domicile)NomResponsable
Deuxième prénomTél. mobileNotes
Numéro d'identification de l'organisationVille (autre)Pays (autre)
Télécopie (autre)Téléphone (autre)Code postal (autre)
Dép/Région (autre)Rue (autre)Récepteur de radiomessagerie
ProfessionCritère de diffusionConjoint(e)
SuffixTélexTitle
Téléphone TTY/TDDPage Web 

Comment la correspondance des données est-elle gérée pour un fichier CSV de MS Outlook ?

Lors de l'importation, les champs de données du fichier CSV MS Outlook seront affectés à certains champs de données du logiciel de travail collaboratif. Le tableau suivant en montre l'affectation en listant les champs de données qui sont affichés lors de l'édition d'un contact dans le logiciel de travail collaboratif. Il affiche en outre le nombre maximal de caractères autorisé pour chaque champ de données.

Champs de données dans la boîte de dialogue ContactChamp MS Outlook CSV
OngletChamp de donnéesNombre maximal de caractères
ProfessionnelTitre64Titre
 Prénom128Prénom
 Second prénom128Second prénom
 Nom128Nom
 Suffixe64Suffixe
 Société512Société
 Rue256Rue (bureau)
 Code postal64Code postal (bureau)
 Ville128Ville (bureau)
 Pays64Pays (bureau)
 État64Dép/Région (bureau)
 Département128Département
 Tél. (professionnel)64Téléphone (bureau)
 Téléphone (professionnel 2)128Téléphone 2 (bureau)
 Fax (professionnel)64Télécopie (bureau)
 Téléphone (de la société)64Téléphone société
 Portable64Tél. mobile
 URL128Page Web
 Courriel (professionnel)256Adresse de messagerie
 Marques1024Categories
 Type Critère de diffusion
PrivéProfession64Profession
 Date de naissance Birthday
 Rue256Rue (domicile)
 Code postal64Code postal (domicile)
 Ville64Ville (domicile)
 État64Dép/Région (domicile)
 Pays64Pays (domicile)
 Tél. (privé)64Téléphone (domicile)
 Tél. (privé 2)64Téléphone 2 (domicile)
 Fax (privé)64Télécopie (domicile)
 Courriel (privé)256Adresse de messagerie 2
 Anniversaire Anniversaire
 Afficheur portable64Afficheur portable
 Commentaire5680Notes
SupplémentaireRue (autre)256Rue (autre)
 Code postal (autre)64Code postal (autre)
 Ville (autre)64Ville (autre)
 État (autre)64Dép/Région (autre)
 Pays (autre)64Pays (autre)
 Téléphone (autre)64Téléphone (autre)
 Fax (autre)64Télécopie (autre)
 Courriel (autre)64Adresse électronique 3
 Tél. (voiture)64Téléphone (voiture)
 Téléscripteur / tél. malentendants64Téléphone TTY/TDD
 Registre du commerce64Numéro d'identification de l'organisation
 Directeur64Responsable
 Assistant64Nom de l'assistant(e)
 Télex64Télex
 Nom du conjoint64Conjoint(e)
 Enfants64Enfants

Importer un fichier CSV

Avertissement : Si un fichier d'importation contient un nombre de caractères excédant le nombre maximal ou données invalides, le contact correspondant sera ignoré pendant l'importation.

Note : Veillez à utiliser des fichiers d'importation valides. Vous trouverez des conseils sur les fichiers d'importation valides dans : Qulle est la structure d'un fichier CSV standard ? and : Comment créer un fichier CSV dans Microsoft Outlook ?. Il n'y a pas de vérification de doublons lors de l'importation. Les contacts sont ajoutés autant de fois qu'ils sont importés.

Pour importer des contacts provenant d'un fichier CSV par défaut ou d'un fichier MS Outlook, procédez comme suit :

  1. Dans la barre de modules , cliquez sur l'icône Réglages .

  2. Cliquez sur Importation sous Réglages dans l'arborescence de dossiers. Les paramètres de l'importation sont affichés dans la fenêtre d'aperçu.

  3. Cliquez sur le type de fichier CSV.

  4. Choisissez le type de format de fichier CSV :

    • Si les fichier contient des données au format CSV par défaut, choisissez Séparé(e)s par des virgules.

    • Si le fichier contient des données au format CSV de MS Outlook, choisissez Fichier d'Outlook.

    • Cliquez sur Dossier. Choisissez le dossier pour l'importation.

  5. Cliquez sur Choisir un fichier. Choisissez le fichier à importer. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.

  6. Pour lancer l'importation des données, cliquez sur la fonction Importer du tableau de bord.

Résultat : Les contacts sont importés dans le dossier cible.

Conseil : Vous pouvez aussi importer des contacts en cliquant avec le bouton droit sur un dossier de contacts et en choisissant Importer dans le sous-menu Étendu.