Chapitre 4. Calendrier

Table des matières

Types de rendez-vous et accès
Rendez-vous personnels et rendez-vous d'équipe
Rendez-vous publics
Rendez-vous en accès partagé
Afficher les rendez-vous provenant de tous les calendriers
Calendrier — vues et intervalles de temps
Vue Liste — tous les intervalles de temps
Vue Calendrier — intervalle de temps Jour
Vue du calendrier — intervalle de temps personnalisé
Vue calendrier — intervalle de temps Semaine ouvrée
Vue Calendrier — intervalle de temps Mois
Vue Calendrier — intervalle de temps Semaine
Vue par Équipe — intervalles de temps Jour et Semaine ouvrée
Vue Détails
Mini-calendrier
Vue active après un changement de module
Sélection d'une vue par défaut
Survol du calendrier
Créer un rendez-vous
Créer un nouveau rendez-vous dans le module Calendrier
Créer un nouveau rendez-vous depuis un autre module
Créer un nouveau rendez-vous par « glisser-déposer »
Créer un nouveau rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal
Créer un nouveau rendez-vous dans la vue d'équipe
Saisir les informations relatives à un nouveau rendez-vous
Choisir les participants et les ressources d'un rendez-vous
Ajouter des pièces jointes à un rendez-vous
Vérifier la disponibilité de participants et de ressources
Enregistrer les informations
Supprimer des saisies
Confirmer un rendez-vous
Répondre aux demandes de confirmation
Notification d'une confirmation de rendez-vous
Modifier un rendez-vous
Modifier un rendez-vous
Modifier des rendez-vous à l'aide des fonctions du tableau de bord
Modifier un rendez-vous par double-clic ou à l'aide du menu contextuel
Changer les titres des rendez-vous
Modifier un rendez-vous par glisser-déposer
Modifier une confirmation de rendez-vous
Supprimer un rendez-vous
Imprimer un rendez-vous
Imprimer un rendez-vous individuel
Imprimer une liste de rendez-vous
Déplacer un rendez-vous vers un autre dossier
Déplacer un rendez-vous grâce aux fonctions du tableau de bord
Déplacer des rendez-vous par glisser-déposer
Identifier un rendez-vous à l'aide de drapeaux
Marquer des rendez-vous à l'aide des drapeaux
Modifier le drapeau d'un rendez-vous
Supprimer le drapeau d'un rendez-vous
Chercher un rendez-vous
Réinitialiser la recherche

Avec le module Calendrier, vous gérez vos rendez-vous personnels ainsi que tous les calendriers et rendez-vous auxquels vous avez accès (aussi bien les calendriers publics que ceux d'autres utilisateurs) : dates de début, de fin, description, participants et ressources, lieu, etc. Vous pouvez ajouter à vos rendez-vous des pièces jointes et chercher des rendez-vous suivant plusieurs critères.

Figure 4.1. Le module Calendrier

Le module Calendrier

Types de rendez-vous et accès

Open-Xchange Server vous permet aussi bien de gérer des rendez-vous isolés que des rendez-vous périodiques (sous la forme de séries de rendez-vous). Les séries de rendez-vous sont particulièrement utiles pour traiter, par exemple, des réunions d'équipe hebdomadaires : plutôt que de planifier chaque rendez-vous semaine par semaine, vous créez le rendez-vous une fois pour toutes et vous indiquez sa périodicité grâce aux paramètres correspondants.

Du fait que les rendez-vous répétitifs représentent une forme particulière de rendez-vous, tous les renseignements qui suivent ici se rapportent indifféremment à des rendez-vous individuels ou répétés, sauf dans les cas explicitement mentionnés. Vous trouverez plus d'informations sur la gestion des séries de rendez-vous dans la section la section intitulée « Créer un rendez-vous » de ce chapitre.

Rendez-vous personnels et rendez-vous d'équipe

Lorsque vous ouvrez le module Calendrier via l'icône Calendrier de la barre des menus, ce sont toujours soit vos rendez-vous personnels mémorisés dans le dossier Calendrier, soit les rendez-vous provenant de tous les calendriers ou d'une vue d'équipe qui vous sont présentés, en fonction de votre configuration personnelle pour ce module. Vous trouverez davantage d'informations sur la vue d'équipe dans la section la section intitulée « Rendez-vous d'équipe ». De la même façon, vous obtiendrez le même résultat en ouvrant directement, par un clic de souris, le dossier Calendrier directement depuis l'arborescence des dossiers.

Si vous avez créé dans votre dossier personnel des sous-dossiers de calendrier complémentaires, afin d'organiser de façon plus claire vos nombreux rendez-vous dans différentes catégories (voir l'exemple qui suit), vous pouvez aussi accéder à ces sous-dossiers depuis l'arborescence des dossiers.

Figure 4.2. Dossier de Calendrier personnel

Dossier de Calendrier personnel

Créer des dossiers complémentaires

La souplesse de la structure des dossiers dans Open-Xchange Server vous permet de créer des sous-dossiers de calendrier dans votre dossier personnel aussi bien que dans les dossiers publics ou ceux partagés avec vous par les autres utilisateurs, à condition que vous possédiez les droits d'accès requis, afin de vous faciliter la gestion de rendez-vous nombreux et à thématiques variées. Le chapitre Options de ce manuel d'utilisation décrit dans la section la section intitulée « Gestion des dossiers » la procédure de création de dossiers supplémentaires dans votre dossier personnel ainsi que dans les dossiers publics et ceux que d'autres utilisateurs ont partagé avec vous.

Afficher tous les rendez-vous provenant de tous les calendriers

Si vous cochez l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant de tous les calendriers, ce sont non seulement tous vos rendez-vous provenant de vos dossiers de calendrier personnels, mais aussi des dossiers de calendrier publics. Si vous ouvrez un dossier de calendrier public ou un dossier de calendrier partagé, vous ne voyez que les rendez-vous de ces dossiers et non les rendez-vous de vos propres dossiers.

Rendez-vous d'équipe

Si la vue par défaut choisie pour la configuration actuelle de votre module Calendrier est une vue d'équipe, lorsque vous ouvrez le module Calendrier à partir de la barre de menu ou d'un dossier particulier de l'arborescence, une vue initialement vide soit quotidienne, soit hebdomadaire des rendez-vous s'affiche. L'utilisateur correspondant reste alors à préciser.

Dès que vous avez choisi un utilisateur dont vous souhaitez voir les rendez-vous, le calendrier affiche les rendez-vous de l'utilisateur correspondant, ce dont l'illustration suivante vous donne un exemple.

Figure 4.3. Afficher les rendez-vous de coéquipiers

Afficher les rendez-vous de coéquipiers

Vous trouverez davantage d'informations sur l'affichage des rendez-vous en vue d'équipe ainsi que sur la mise en place de la vue par défaut du module Calendrier aux sections la section intitulée « Vue par Équipe — intervalles de temps Jour et Semaine ouvrée » et la section intitulée « Sélection d'une vue par défaut » de ce chapitre.

Rendez-vous publics

L'administrateur ainsi que les autres utilisateurs, si du moins ils possèdent les droits appropriés, peuvent mettre en place des dossiers de calendrier publics destinés à être utilisés en commun au sein de l'entreprise : de cette manière, on améliore la coopération au sein d'une équipe et on évite les informations redondantes.

Pour accéder aux dossiers de calendrier et à leurs contenus (rendez-vous individuels et répétés) qui vous sont rendus publics, commencez par développer l'élément Public folders de l'arborescence puis cliquez sur le dossier que vous souhaitez ouvrir. Cette action active le module Calendrier et affiche les rendez-vous du dossier public choisi.

Figure 4.4. Dossiers de calendrier publics

Dossiers de calendrier publics

Ouvrir un dossier dans l'arborescence

Du fait que l'arborescence de dossiers vous présente systématiquement tous vos dossiers personnels ainsi que les dossiers publics et ceux partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez naviguer rapidement depuis n'importe quel dossier ou module d'Open-Xchange Server vers un autre dossier.

Pour ce faire, cliquez simplement sur le dossier souhaité au sein de l'arborescence : cela permet d'activer le module correspondant au dossier choisi (courrier, calendrier, contacts, tâches ou dépôt de données) et d'afficher le contenu du dossier choisi.

Rendez-vous en accès partagé

En complément des dossiers de calendrier publics, tous les utilisateurs peuvent aussi partager leurs dossiers personnels avec des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs donnés, afin de permettre de les utiliser en commun.

Pour accéder aux rendez-vous partagés avec vous par les autres utilisateurs, développez dans l'arborescence des dossiers l'élément Shared Folders, puis le dossier correspondant à l'utilisateur au calendrier duquel vous souhaitez accéder. Cliquez ensuite sur l'un des dossiers de calendrier partagé avec vous par cet utilisateur. De façon similaire à ce qui se passe lorsque vous accédez à des dossiers de calendrier publics, le module Calendrier s'ouvre et affiche le contenu du dossier choisi.

Figure 4.5. Dossiers de calendrier partagés

Dossiers de calendrier partagés

Dossiers de calendrier publics et partagés

Grâce à la souplesse de la structure des dossiers dans Open-Xchange Server, vous pouvez aussi afficher et gérer les dossiers de calendriers publics ou partagés appartenant à d'autres utilisateurs. Suivant les droits d'accès qui vous ont été accordés, vous pouvez par exemple afficher, créer, modifier ou supprimer des rendez-vous dans les dossiers publics ou partagés à votre intention.

Le chapitre Options de ce manuel d'utilisation décrit dans la section la section intitulée « Dossiers publics et partagés » la différence existant entre les dossiers publics et les dossiers partagés. Vous y trouverez aussi de quoi vous familiariser avec la procédure de mise en place de dossiers publics ainsi qu'avec le partage de vos dossiers personnels et la mise en place des droits d'accès afférents pour les utilisateurs concernés.

Afficher les rendez-vous provenant de tous les calendriers

Si vos rendez-vous sont répartis sur plusieurs dossiers de calendrier, vous pouvez afficher l'ensemble de vos rendez-vous personnels (provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers partagés auxquels vous avez accès) au moyen de l'option Afficher tous mes rendez-vous provenant des différents calendriers. Du fait que vous ne pouvez pas créer de rendez-vous personnels dans un dossier de calendrier partagé par un autre utilisateur, mais uniquement y créer des rendez-vous associés à l'utilisateur en question, vous obtiendrez alors l'un des deux résultats suivants :

  • Si vous avez ouvert un dossier personnel ou un dossier public auquel vous avez accès, l'ensemble de vos rendez-vous personnels (provenant de tous vos dossiers personnels ou des dossiers publics auxquels vous avez accès) apparaissent aux côtés des rendez-vous enregistrés dans ce dossier.

  • Si vous avez ouvert un dossier de calendrier partagé par un autre utilisateur (auquel vous avez accès), au lieu des rendez-vous mémorisés dans ce dossier, vous verrez apparaître tous vos rendez-vous personnels, provenant aussi bien de vos dossiers personnels que des dossiers de calendrier publics auxquels vous avez accès.

Figure 4.6. Afficher tous les rendez-vous provenant des différents calendriers

Afficher tous les rendez-vous provenant des différents calendriers

Afficher tous les rendez-vous provenant des différents calendriers

L'affichage de tous les rendez-vous provenant aussi bien des dossiers personnels que des dossiers publics auxquels vous avez accès n'est possible que dans les vues Liste et Calendrier, quel que soit l'intervalle de temps. La configuration que vous avez choisie pour l'affichage des rendez-vous provenant de tous les calendriers est enregistrée pour la durée de la session en cours : vous n'avez donc besoin de l'activer qu'une seule fois pour l'ensemble des dossiers de calendrier et pour toutes les vues possibles. Vous trouverez davantage d'informations sur les différentes vues ainsi que sur les intervalles de temps affichés dans la section la section intitulée « Calendrier — vues et intervalles de temps » qui suit dans ce chapitre.