Pour le module Courriel, plusieurs possibilités de réglages généraux sont à votre disposition. Dans le formulaire des options, vous arrivez, au moyen de l'arborescence des dossiers, aux
du sous-dossier Courriel ou au moyen de la petite flèche en haut à droite, dans la fenêtre d'aperçu du module Courriel.Les options suivantes sont disponibles à partir des différents onglets :
Vue par défaut. Ici, vous pouvez définir une vue par défaut du module Courriel. La vue avec séparation horizontale est préréglée. Vous avez le choix entre Vue en liste, Vue avec séparation horizontale, Vue avec séparation verticale.
Dans la vue divisée horizontalement, le message défini comme actif est affiché au-dessous de la liste des messages électroniques. Ceux-ci sont triés par défaut d'après la date de réception.
Si vous choisissez
, vos messages seront affichés sous la forme d'une liste, alors que par défaut, la date de réception du courrier détermine l'ordre d'affichage.Dans la vue divisée verticalement, le message défini comme actif est affiché à droite, à droite de la liste des messages électroniques. Ces derniers sont, par défaut, triés d'après la date de réception.
Vue par défaut pour le dossier Pourriel. Ici vous pouvez définir une vue par défaut pour le dossier Pourriel.
Si vous choisissez
, le contenu des messages indésirables n'est pas affiché. Vous ne verrez que la liste des messages indésirables dans la fenêtre de vue d'ensemble.Si vous choisissez
ou , le contenu des messages indésirables est affiché dans la fenêtre de vue d'ensemble.
Activer le survol pour le module Courriel. Ce réglage permet d'activer ou de désactiver les survols pour le module Courriel.
Sélectionner automatiquement le premier courriel ? Définir si le premier courriel de la liste est sélectionné automatiquement lors de l'ouverture d'un dossier de messagerie.
Supprimer définitivement les messages effacés ? Ici, vous pouvez décider si vous aimeriez supprimer irrévocablement vos messages électroniques ou seulement les déplacer dans la corbeille. Si vous choisissez , vos messages seront supprimés définitivement dès l'instant où vous avez cliqué sur le bouton Supprimer. Vous ne pourrez plus restaurer les messages définitivement effacés.
Informer des accusés de réception de lecture. Vous pouvez indiquer ici si vous souhaitez ou non envoyer automatiquement une demande de confirmation de lecture lorsque l'expéditeur du message électronique l'a demandé.
Recueillir automatiquement les contacts lors de l'envoi de courriels ? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier lors de l'envoi d'un nouveau courriel. Le dossier est situé en dessous de votre dossier personnel de contacts.
Recueillir automatiquement les contacts lors de la lecture de courriels ? Définit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier lors de la lecture d'un nouveau courriel. Le dossier est situé en dessous de votre dossier personnel de contacts.
Reprendre le texte du message initial dans la réponse. Si vous souhaitez reprendre le texte du message initial dans votre réponse, choisissez .
Pour « Répondre à tous » : Définit les destinataires d'un courriel lors de l'utilisation de :
L'émetteur du courriel original et les destinataires sont entrés dans le champ .
L'émetteur du courriel original est entré dans le champ . Les destinataires du courriel original sont entrés dans le champ .
Ajouter une carte de visite. Si vous réglez cette option à , vous activez alors en sus l'ajout d'une carte de visite à vos messages électroniques. Votre carte de visite sera automatiquement générée lors du chargement de votre page de contacts.
Activer l'autocomplétement des adresses électroniques ? Lorsque vous créez un message électronique, les adresses seront complétées automatiquement si vous choisissez cette option à l'aide de la case à cocher . Il vous suffit de saisir deux caractères ou plus dans le champ pour lancer la recherche des noms et adresses électroniques dans les carnets d'adresses internes et externes. Vous obtenez alors une liste comportant le résultat de la recherche. Chaque ligne contenant les caractères saisis sera affichée.
Transmettre les messages. Ici, vous pouvez définir sous quelle forme les messages électroniques doivent être transmis aux autres utilisateurs. Il existe les deux options
et . Si vous choisissez , le message électronique que vous transmettez à un autre utilisateur sera affiché à l'intérieur du message. L'option assure en revanche que les messages transmis arrivent au destinataire sous forme de pièce jointe au message électronique.Mettre en forme les messages. Ici, vous pouvez choisir les options de mise en forme de vos messages électroniques. Vous avez alors le choix entre , et . Si vous autorisez les messages au format HTML, un éditeur HTML apparaît lorsque vous créez un message électronique. Si vous sélectionnez , l'éditeur HTML n'est plus visible.
Police de courriel par défaut. Vous pouvez définir ici la police par défaut à utiliser pour le texte de courriels HTML.
Taille de police de courriel par défaut. Vous pouvez définir ici la taille de police par défaut à utiliser pour le texte de courriels HTML.
Aller à la ligne après. Ici, vous décidez au bout de combien de caractères un saut de ligne doit avoir lieu. Un saut de ligne est préréglé après 80 caractères.
Adresse d'expéditeur par défaut. Ici, vous choisissez l'adresse de courrier électronique qui sera utilisée comme adresse d'expéditeur quand vous composez un courrier électronique.
Enregistrer automatiquement le brouillon d'un message électronique ? Ici vous pouvez définir l'intervalle nécessaire pour enregistrer automatiquement le message électronique actuellement rédigé dans le dossier Brouillons. Pour désactiver la fonction d'enregistement automatique, choisissez le réglage .
Autoriser les pièces jointes HTML dans le corps du message. Décidez ici si vous souhaitez ou non autoriser l'affichage de messages en HTML. Les messages en HTML sollicitent la bande passante et peuvent présenter un risque pour la sécurité, puisqu'ils peuvent contenir des parties de programme préjudiciables. L'avantage réside dans une plus grande latitude de conception. Avec le HTML, vous avez des possibilités de mise en forme multiples.
Désactiver les images externes. Ici vous pouvez décider s'il ou faut non désactiver l'aperçu des images externes dans les messages électroniques en HTML. En choisissant , les images externes ne sont pas directement affichés. Ce réglage protège votre vie privée. Si vous choisissez , les images externes sont chargés et affichés lors de la réception d'un message HTML.
Afficher les émoticônes sous forme graphique. Décidez ici si les émoticônes sont présentées sous forme d'images ou de caractères. Indiquez, par exemple, une émoticône affichée selon le paramétrage sous forme graphique ou sous forme de deux points avec une parenthèse.
Colorer les lignes citées. Si vous réglez cette option à , les messages initiaux sont alors soulignés en couleur et commencent par une ligne verticale. Les messages et les réponses sont présentés imbriqués. Cette option suppose d'avoir choisi l'option .
Dans le module
du sous-dossier , vous pouvez gérer les signatures de vos messages électroniques.Dans la vue divisée verticalement, le volet de la fenêtre de vue d'ensemble affiche la liste des signatures. Le volet de droite affiche un aperçu de la signature sélectionnée.
Au cas où vous souhaiteriez créer une nouvelle signature, vous devez choisir dans le tableau de bord dans
la fonction . Dans la fenêtre qui s'ouvre spontanément, saisissez dans le champ un nom pour votre nouvelle signature. Cette dernière sera par la suite disponible sous ce nom. Dans , , vous pouvez définir où doit se trouver la signature, au-dessus ou au-dessous du texte du message électronique.Au moyen de la case à cocher
, vous avez la possibilité d'indiquer si vous souhaitez ou non utiliser la signature comme signature par défaut. Si vous cochez la case, la signature que vous venez de créer est alors ajoutée par défaut à la fin de votre message électronique, pour autant que vous ne fassiez pas un autre choix manuel.À côté de
, rédigez alors le texte proprement dit de la signature. Habituellement, il s'agit de formules de politesse et de noms, mais on ajoute également souvent des citations et des maximes à titre de signature dans des messages électroniques. Quand vous êtes satisfait de votre nouvelle signature, cliquez sur pour la valider. Le titre de la signature apparaît ensuite dans le champ . Pour enregistrer la signature, cliquez sur l'icône correspondante dans la section du tableau de bord.Si vous souhaitez modifier une signature existante, choisissez la signature à modifier et cliquez dans la section
du tableau de bord sur . La description et le texte de la signature choisie apparaissent à ce moment dans la fenêtre qui s'ouvre spontanément. Ici, vous pouvez à présent procéder aux modifications. Lorsque vous en avez terminé, cliquez sur puis sur l'icône correspondante dans la section du tableau de bord. Pour supprimer une signature, choisissez la signature en question dans la liste déroulante . Cliquez ensuite sur la fonction du tableau de bord pour supprimer la signature.Si vous utilisez des comptes de courrier électronique supplémentaires en plus de votre compte de courrier Open-Xchange, vous pouvez accéder à ces comptes de courrier depuis l'interface utilisateur du serveur Open-Xchange en mettant en place des comptes de courrier électronique supplémentaires.
Les possibilités suivantes s'offrent à vous :
Configurer un nouveau compte de courrier électronique,
Modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique,
Supprimer un compte de courrier électronique.
Pour configurer un nouveau compte de courrier électronique, vous aurez besoin des données suivantes :
Votre adresse électronique
Vos justificatifs d'identité (nom d'utilisateur et mot de passe) pour ce compte de courrier
L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier entrant
L'adresse et le numéro de port du serveur de courrier sortant
Les données relatives au serveur de courrier entrant et sortant sont normalement fournies sur le site web du fournisseur d'accès. Faites par ex. une recherche sur les termes « POP/IMAP » ou « Configurer le client de courrier électronique ».
Les comptes de courrier électronique sont mis en place et modifiés dans le module « Options ». Voici comment basculer vers les options permettant de configurer et modifier les comptes de courrier électronique :
Dans la barre de module, cliquez sur
.Dans l'arborescence de dossiers située sous « Courriel », cliquez sur
.Résultat : la fenêtre de vue d'ensemble affiche les comptes de courrier électronique. Le panneau de gauche comportant l'en-tête
affiche les comptes de courrier existants. Le panneau de droite comportant l'en-tête affiche les paramètres d'un compte de courrier électronique.Voici comment créer un nouveau compte de courrier électronique :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur l'icône.Dans
, saisissez un nom dans le champ .Dans le champ
, saisissez l'adresse électronique de votre compte de courrier.Si vous voulez que votre nom soit affiché avant votre adresse électronique lorsque vous envoyez des courriels, entrez un nom dans le champ de saisie
Si vous ne voulez pas recevoir de messages entrants pour ce compte dans le dossier du compte respectif mais dans le dossier « Boîte de réception unifiée », activez
.Saisissez les données du serveur de courrier entrant de votre compte de courrier électronique :
Dans la liste qui apparaît
, choisissez le type du serveur de courrier entrant.Si le serveur de courrier entrant utilise le chiffrement, activez
.Dans le champ
, saisissez l'adresse du serveur de courrier. Une adresse de serveur IMAP typique emploie la syntaxe suivante : imap.providername.com.Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier entrant et, si besoin, modifiez-le dans le champ
.Dans le champ
, saisissez le nom d'utilisateur de votre serveur de courrier électronique.Dans le champ
, saisissez le mot de passe de votre serveur de courrier électronique.Si vous avez sélectionné un serveur POP3 comme type de serveur, vous devez remplir les champs suivants :
Dans
, réglez l'intervalle d'extraction des nouveaux messages depuis le serveur POP3.Dans le cas où les messages électroniques extraits doivent être conservés sur le serveur POP3, activez
.Si vous souhaitez que les messages supprimés localement le soient à partir du serveur POP3, activez
.
Saisissez les données du serveur sortant de votre compte de courrier électronique :
Si le serveur de courrier sortant utilise le chiffrement, activez
.Dans le champ
, saisissez l'adresse du serveur sortant. Une adresse typique utilise la syntaxe suivante : smtp.providername.com.Vérifiez le numéro de port du serveur de courrier sortant et, si besoin, modifiez-le dans le champ
.Si vous utilisez des données de compte différentes pour le serveur de courrier sortant et le serveur de courrier entrant, activez
. Saisissez les justificatifs d'identité du serveur de courrier sortant.Pour vérifier les paramètres, cliquez sur le bouton
.Cliquez sur le bouton
.Résultat : l'arborescence de dossiers affiche un nouveau dossier de courrier électronique. Son nom est celui défini lors de l'étape 2.
Si vous avez sélectionné Boîte de réception unifiée, un dossier du nom correspondant est créé sous le dossier racine. Le dossier « Boîte de réception unifiée » comprend la boîte de réception et le dossier de courrier électronique que vous venez de créer.
Voici comment modifier les paramètres d'un compte de courrier électronique :
Dans la section
, sélectionnez un compte de courrier électronique.Modifiez les réglages.
Vous pouvez modifier les dossiers de messagerie en sélectionnant d'autre dossiers sous
.Cliquez sur le bouton
.Voici comment supprimer un compte de courrier électronique :
Dans la section
, sélectionnez un compte de courrier électronique.Dans le tableau de bord, cliquez sur
.Les filtres de courrier vous aident à mettre de l'ordre dans les courriers entrants. Avec des filtres de courrier, vous pouvez par exemple déclencher les actions suivantes lorsqu'un message est reçu :
Le message est déplacé dans un certain dossier de courrier électronique.
Le message est transmis à une autre adresse de courrier électronique.
Le message est marqué comme lu.
Pour utiliser les filtres de courrier, procédez comme suit :
Créez un dossier de courrier électronique.
Créez une ou plusieurs règles.
Définissez l'ordre de ces règles.
Décidez si les règles suivantes seront examinées lorsqu'une règle s'applique.
Une règle consiste en :
Un nom.
Une ou plusieurs conditions.
Une ou plusieurs actions. Décidez si une condition suffit à déclencher l'action, ou s'il faut qu'elles soient toutes respectées.
Les actions à disposition dans les filtres de courrier sont :
Créer une nouvelle règle.
Afficher les règles.
Activer ou désactiver des règles.
Modifier des règles.
Supprimer des règles.
Changer l'ordre des règles.
Les filtres de courrier électronique sont créés et modifiés dans le module des réglages. Pour ouvrir la fenêtre des filtres de courrier :
Dans la barre des modules, cliquez sur
.Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier
du courrier électronique.Suite à cela, la fenêtre d'aperçu affiche les règles disponibles. La partie de gauche intitulée
affiche les règles existantes. La partie de droite intitulée affiche la définition de la règle.Pour créer une nouvelle règle :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Dans la section
, saisissez un .Pour ajouter une condition, cliquez sur
. Définissez la condition. Ce point est détaillé plus loin dans ce chapitre. Pour ajouter à nouveau une règle de plus, cliquez sur . Pour supprimer une condition, cliquez sur l'icône se trouvant à côté de la condition.Si vous définissez plusieurs conditions, utilisez la liste déroulante
pour définir comment les conditions se combinent pour déclencher la règle : S'il suffit qu'une condition soit vraie, choisissez . Si toutes les conditions doivent être vraies, choisissez .Pour définir l'action à effectuer quand la règle est déclenchée, cliquez sur
. Des détails à ce sujet sont donnés plus loin dans ce chapitre. Pour ajouter à nouveau une action, cliquez sur . Pour supprimer une action, cliquez sur l'icône en face de l'action.Avec la case à cocher
, vous pouvez décider si les règles suivantes doivent être traitées quand cette règle s'applique : Si les règles suivantes doivent être examinées, cochez cette case. Si les règles suivantes ne doivent pas être examinées, décochez cette case.Cliquez sur
.À la suite de cette opération, la nouvelle règle apparaît dans la partie gauche de la fenêtre sous
. La nouvelle règle est active.L'exemple qui suit décrit comment créer une condition. On cherche à créer la condition suivante :
Le nom de l'expéditeur du message contient la chaîne de caractères Dupon.
Pour créer la condition :
Dans la liste déroulante qui se trouve sous
, choisissez . À la droite de la liste déroulante, une nouvelle liste déroulante ainsi qu'une zone de texte s'affichent.Dans la liste déroulante suivante, choisissez
.Dans la zone de texte, saisissez la chaîne de caractères Dupon.
Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans la section intitulée « Notes sur les conditions »
L'exemple qui suit décrit comment définir une action. On cherche à définir l'action suivante :
Déplacer le message vers le dossier de courrier Privé.
Pour régler l'action :
Dans la liste déroulante qui se trouve sous
, choisissez . À la droite de la liste déroulante une nouvelle zone de texte s'affiche.Cliquez dans la nouvelle zone de texte. Choisissez le dossier
.La totalité des règles disponibles est affichée sous
.Pour afficher les détails d'une règle :
Sélectionnez une règle sous
. Les conditions et actions de la règle s'affichent sous .Pour changer l'ordre des règles :
Choisissez une règle sous
.Dans la section
, cliquez sur ou .Pour désactiver une règle :
Sous
, décochez la case.Pour activer une règle :
Sous
, cochez la case.Pour modifier une règle :
Sélectionnez une règle sous
.Changez ses réglages sous
.Cliquez sur
.Pour supprimer une règle :
Sélectionnez une règle sous
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Vous pouvez créer une condition en
sélectionnant un composant d'un courriel, ex. : « Objet » ;
sélectionnant un critère, ex. : « est exactement » ;
entrant un argument, ex. : « déroulement ».
Dans ce cas, le logiciel collaboratif vérifie si l'objet d'un courriel correspond exactement aux caractères de l'argument « déroulement ». En utilisant le critère et la chaîne de caractère, vous pouvez contrôler si la condition est remplie. Les différences entre les critères uniques sont expliquées dans les exemples ci-dessous. Dans les exemples, le sujet est utilisé pour filtrer des courriels.
Critère : « est exactement » La condition est remplie si l'objet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour l'objet « déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».
Critère : « contient » La condition est remplie si l'objet contient les caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour l'objet « déroulement ».
La condition est également remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».
Critère : « correspond » La condition est remplie si l'objet correspond exactement aux caractères de l'argument. La chaîne de caractères peut contenir des jokers. Exemple : L'argument est « *déroulement ». Le caractère « * » est un joker pour n'importe quels caractères.
La condition est remplie pour l'objet « modification déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».
Critère : « correspond à une expression régulière » La condition est remplie si l'objet contient les caractères fournis par l'expression régulière de l'argument. Les expressions régulières autorisent des requêtes complexes. Des informations supplémentaires peuvent être trouvées sur les sites correspondants sur Internet. L'expression régulière très simple suivante devrait vous donner un aperçu du sujet. Exemple : L'argument est « organi(z|s)ation ». L'expression « (z|s) » signifie soit le caractère « z », soit le caractère « s ».
La condition est remplie pour l'objet « organization ».
La condition est également remplie pour l'objet « organisation ».
La condition n'est pas remplie pour l'objet « Organique ».
Ici, vous pouvez déterminer si l'émetteur d'un message entrant reçoit un avertissement par courrier électronique selon lequel vous êtes absent. Les réglages suivants sont disponibles :
Message d'absence est active. Cette case à cocher permet d'activer ou de désactiver le répondeur.
Sujet. Vous pouvez saisir ici le sujet du message d'absence.
Texte. Vous pouvez saisir ici le texte du message d'absence.
Nombre de jours entre des messages d'absence au même expéditeur. Vous pouvez régler ici l'intervalle avant de renvoyer un message d'absence lorsque l'on reçoit plusieurs messages en provenance du même expéditeur.
Adresses de courrier électronique. Vous pouvez définir ici l'adresse qui sera utilisée comme adresse d'expéditeur pour le message d'absence.