Vous obtiendrez ici une vue d'ensemble sur la création des rendez-vous. Les détails se poursuivent sur la page suivante.
Note : Pour créer un rendez-vous dans un dossier de calendrier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ces dossiers.
Comment créer un nouveau rendez-vous :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur l'icône . La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors. L'onglet est ouvert.SI nécessaire, sélectionnez un dossier de calendrier en cliquant sur le bouton
et en choisissant un dossier de calendrier dans la fenêtre qui s'ouvre.Saisissez une description, un lieu et un commentaire pour le rendez-vous.
Choisissez une date de début et de fin pour le rendez-vous. Voir : Définir le début et la fin du rendez-vous
Définissez les rappels relatifs au rendez-vous. Voir : Définir un rappel de rendez-vous ou y répondre
Définissez la vue disponibilité (Afficher comme) : réservé, temporaire, absent pour raisons professionnelles ou disponible. Voir : Définir les informations de disponibilité
Faites appel aux options supplémentaires si besoin :
Créez une série de rendez-vous. Voir : Créer une série de rendez-vous
Ajoutez des marques au rendez-vous. Voir : Ajouter des marques
Si nécessaire, marquez le rendez-vous comme étant privé. Voir : Marquer un rendez-vous comme étant privé
Ajoutez des participants et ressources supplémentaires au rendez-vous. Vérifiez si les participants et ressources sont disponibles pour le rendez-vous. Voir : Ajouter des participants et ressources et : Vérifier la disponibilité
Ajoutez des pièces jointes au rendez-vous. Voir : Ajouter des pièces jointes
Cliquez sur l'icône
dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.Résultat : Le rendez-vous est créé.
Si vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur
dans la section du tableau de bord.Note : Si vous créez un rendez-vous qui chevauche un rendez-vous existant, vous pouvez recevoir un message d'erreur. Veuillez vous référer à : Résoudre les conflits de rendez-vous.
Note: Si vous créez un rendez-vous dans la vue d'équipe, toutes les personnes et les ressources visibles dans la vue d'équipe sont entrées dans le rendez-vous.
Pour créer un nouveau rendez-vous, vous avez les possibilités suivantes :
La fonction
peut aussi être invoquée depuis d'autres modules, dans la section du tableau de bord.Dans la vue en liste ou en calendrier, faites un double-clic sur une zone vide de la fenêtre de vue d'ensemble. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors.
Dans la vue d'équipe, faites un double-clic sur un calendrier dans la fenêtre de vue d'ensemble. Vous êtes ajouté comme participant au rendez-vous, tout comme la personne ou la ressource à laquelle appartient le calendrier sur lequel vous venez de cliquer.
Dans une vue du calendrier, ouvrez une zone de la grille de temps par glissement de la souris. Une description détaillée est fournie un peu plus loin dans ce chapitre.
Dans le module Courriel, faites glisser un message depuis la vue en Liste vers une date dans le mini-calendrier. La fenêtre
s'ouvre alors. La date choisie est saisie comme date de début du rendez-vous.Dans le module Contacts, faites glisser un contact vers une date dans le mini-calendrier. La fenêtre
s'ouvre alors. La date choisie est saisie comme date de début du rendez-vous.Comment créer un nouveau rendez-vous en ouvrant une zone par glissement :
Affichez le calendrier en vue Jour, Semaine ouvrée ou Personnalisée.
Ouvrez une zone de la grille de temps par glissement de la souris (en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé). Un nouveau rendez-vous est créé. Le début et la fin correspondent à la zone définie dans la grille de temps.
Faites un double-clic sur le rectangle correspondant au nouveau rendez-vous. La fenêtre Rendez-vous s'ouvre alors.
Saisissez les données pour le nouveau rendez-vous. Vous pourrez trouver plus d'informations à ce sujet dans les instructions précédentes Comment créer un nouveau rendez-vous :.
Lorsque vous créez un rendez-vous dans la vue Équipe, vous pouvez ajouter comme participants
tous les membres d'une équipe ;
des membres donnés d'une équipe ;
un membre isolé d'une équipe.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec tous les membres d'une équipe :
Ouvrez la vue Équipe dans l'intervalle de temps Jour. Vous trouverez des instructions à ce propos dans : Afficher la vue par équipe
Assurez vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.
Utilisez une des options suivantes :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Dans la grille de temps, définissez glisser un intervalle de temps en cliquant sur le bouton de la souris et en le maintenant appuyé pour faire glisser le curseur. L'intervalle de temps est ajouté comme début et durée du rendez-vous.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec des membres spécifiques d'une équipe :
Ouvrez la vue Équipe dans l'intervalle de temps Jour. Vous trouverez des instructions à ce propos dans : Afficher la vue par équipe
Choisissez des membres individuels d'équipe en cliquant sur leurs noms tout en maintenant la touche <Ctrl> appuyée. Note : sur les systèmes Mac, utilisez la touche <Cmd>.
Utilisez une des options suivantes :
Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur .Double-cliquez sur une heure sur la grille de temps. Le jour et l'heure sur lesquels vous avez double-cliqué sont saisis comme début du rendez-vous.
Dans la grille temporelle, faites glisser un intervalle de temps en cliquant et maintenant appuyé le bouton gauche de la souris. L'intervalle de temps est ajouté comme début et durée du rendez-vous.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Les membres de l'équipe sont ajoutés à l'onglet Participants.
Comment créer un nouveau rendez-vous avec un membre isolé d'une équipe :
Ouvrez la vue Équipe dans l'intervalle de temps Jour. Vous trouverez des instructions à ce propos dans : Afficher la vue par équipe
Assurez vous qu'aucun membre de l'équipe n'est sélectionné.
Double-cliquez sur une heure dans la grille temporelle du membre de l'équipe que vous voulez ajouter comme participant.
Résultat : La fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Le jour et la date sur lesquels vous avez double-cliqué définissent le début du rendez-vous. Le membre de l'équipe est ajouté à l'onglet Participants.
Les valeurs suivantes sont pré-définies :
La date du jour est définie comme date de début et date de fin du rendez-vous.
Le premier intervalle de temps qui suit définit l'heure de début du rendez-vous. L'intervalle de temps par défaut est de 15 minutes.
L'heure de fin du rendez-vous est définie une heure après le début du rendez-vous.
Pour définir des valeurs personnalisées pour le début et la fin du rendez-vous, utilisez les éléments de contrôle à côté des champs
et dans la fenêtre Rendez-vous.Comment définir le début et la fin du rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :
Pour définir les dates de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :
Saisissez une date valide dans le premier champ de saisie.
Cliquez sur l'icône en forme de calendrier, à droite du premier champ de saisie, pour ouvrir le calendrier et choisir une date.
Pour définir l'heure de début et de fin du rendez-vous, utilisez l'une des solutions suivantes :
Saisissez une heure valide dans le second champ de saisie.
Sélectionnez l'heure dans la liste déroulante.
Si le rendez-vous est censé durer 24 heures, activez la case à cocher
.Vous pouvez fixer une heure à laquelle le rendez-vous vous sera rappelé. Une fenêtre de rappel vous alertera du rendez-vous lorsque la durée choisie est atteinte.
Comment définir un rappel de rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Sélectionnez un intervalle de temps dans la liste déroulante
. Si vous ne souhaitez pas être notifié, sélectionnez .Conseil : Vous pouvez choisir l'intervalle de temps par défaut pour le rappel dans le paramétrage du calendrier Heure par défaut pour le rappel .
Dès que l'intervalle de temps fixé avant le rendez-vous est atteint, la fenêtre de Rappel est affichée. Vous avez plusieurs possibilités pour répondre à ce rappel de rendez-vous.
Comment répondre à un rappel de rendez-vous :
Pour recevoir un nouveau rappel, choisissez une durée dans la liste déroulante. Cliquez sur
. Lorsque l'intervalle défini est atteint, vous êtes à nouveau notifié.Si vous ne souhaitez pas être notifié à nouveau, cliquez sur
.Un rendez-vous répétitif est un rendez-vous qui est répété à plusieurs reprises. Lorsque vous créez un rendez-vous répétitif, les éléments suivants doivent être définis :
L'intervalle de temps pour la série de rendez-vous. Cela définit la période de temps entre deux rendez-vous individuels de la série.
La durée de la séquence de rendez-vous. Ceci définit le début et la fin de la série de rendez-vous.
Comment créer un rendez-vous répétitif dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
. La fenêtre Créer une nouvelle séquence s'ouvre alors.Sélectionnez un intervalle de temps pour la série.
Si le rendez-vous doit être répété quotidiennement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en jours.Si le rendez-vous doit être répété de façon mensuelle, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en mois et fixez un jour dans le mois pour l'exécution.Si le rendez-vous dot être répété de manière hebdomadaire, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en semaines et fixez un jour de la semaine pour l'exécution.Si le rendez-vous doit être répété annuellement, activez le type de répétition
. Dans les réglages de répétition, définissez le jour pour l'exécution.Définir la durée de la séquence de rendez-vous :
À côté de
, renseignez la date de début de la séquence de rendez-vous.À côté de
, définissez la fin de la séquence.Cliquez sur
.Une marque est un texte pouvant être utilisé comme critère pour structurer les rendez-vous. Pour ajouter des marques, vous avez deux possibilités :
Saisissez les marques dans le champ de texte à côté du bouton Marques.
Sélectionnez les marques dans une liste de marques pré-définies.
Comment ajouter des marques prédéfinies dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Cliquez sur le bouton
.Choisissez une ou plusieurs marques dans la fenêtre de dialogue Choisir les marques. Cliquez sur
.Résultat : Les marques sont entrées dans le champ de saisie.
Note : Avant de pouvoir sélectionner des marques dans une liste, vous devez définir les marques dans le paramétrage du collecticiel. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce point dans : Marques.
Conseil : Pour supprimer une marque, modifiez le contenu du champ de saisie.
Dans les vues du calendrier, la disponibilité est indiquée par différentes couleurs. Les couleurs suivantes sont utilisées :
Réservé : bleu
Temporaire : jaune
Absent pour raisons professionnelles : rouge
Disponible : vert
Vous pourrez trouver d'autres informations sur la disponibilité dans : Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.
La disponibilité contrôle le comportement du collecticiel au cas où vous créiez un nouveau rendez-vous qui chevauche temporellement un rendez-vous existant :
Pour les disponibilités Réservé, Temporaire et Absent pour raisons professionnelles, un message de conflit est affiché.
Pour la disponibilité Disponible, aucun message d'erreur n'est affiché.
Vous pourrez trouver plus d'informations sur la gestion des confliets dans : Résoudre les conflits de rendez-vous.
Comment définir la vue de disponibilité dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Sélectionnez une option dans la liste déroulante
.Un rendez-vous privé est un rendez-vous qui ne peut être vu par d'autres utilisateurs, lorsque vous partagez votre calendrier avec ceux-ci.
Vous pouvez marquer un rendez-vous comme privé si toutes les conditions suivantes sont vérifiées :
Vous êtes l'unique participant, aucun autre participant ou ressource n'est impliqué dans le rendez-vous.
Le rendez-vous est créé dans un dossier de calendrier personnel.
Comment marquer un rendez-vous comme privé dans la fenêtre Rendez-vous :
Ouvrez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Lorsque vous créez un rendez-vous, vous êtes automatiquement ajouté en tant que participant. Dans le paramétrage du calendrier, vous pouvez définir si vous êtes enregistré en tantq ue participant à la création d'un rendez-vous dans un dossier public ; veuillez vous référer à : Créer des rendez-vous publics. Vous pouvez ajouter d'autres participants ainsi que des ressources (telles que salles de réunion ou projecteurs).
Comment ajouter des participants et ressources à un rendez-vous dans la fenêtre Rendez-vous :
Ouvrez l'onglet
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La fenêtre Choisir les participants et les ressources s'ouvre alors.Le carnet d'adresses global est pré-sélectionné. Pour utiliser un autre carnet d'adresses, cliquez sur le bouton
. Cliquez sur un dossier dans la fenêtre Choisir le dossier de contact.Si vous souhaitez voir une sélection particulière de participants ou de ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie
. Cliquez sur le bouton .Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs, groupes ou ressources dans la liste. Note : Les utilisateurs, groupes et ressources sont identifiés par des icônes différentes. Ils sont affichés dans l'ordre suivant : utilisateurs, groupes et ressources.
Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton
à côté de . Pour ajouter la sélection en tant que ressrouces, cliquez sur le bouton à côté de .Note : Les restrictions suivantes s'appliquent :
Les ressources ne peuvent être ajoutées comme participants.
Les groupes ne peuvent être ajoutés comme ressources.
Note : Les ressources déjà utilisées pour un rendez-vous ne peuvent être utilisées pour un autre rendez-vous si les rendez-vous se chevauchent.
Si nécessaire, vous pouvez modifier la sélection de participants ou de ressources :
Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ
ou .Cliquez sur le bouton
à côté de ou .Pour accepter la sélection, cliquez sur
. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur .Lorsque vous ajoutez des participants et des ressources, il peut être judicieux de vérifier leurs disponibilités.
Cette fonction montre quel participant ou ressource est déjà réservé à une date donnée. La disponibilité est affichée à l'aide de barres de couleurs.
Les couleurs correspondent aux couleurs utilisées pour afficher la disponibilité ; veuillez vous référer à : Que dois-je savoir au sujet des rendez-vous ?.
Comment vérifier la disponibilité des participants et ressources dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Choisissez la date et l'intervalle de temps que vous souhaitez vérifier.
Cliquez sur le bouton
. Les barres de couleurs à côté d'un participant ou d'une ressource indique que ledit participant ou ressource est réservé pour l'intervalle de temps choisi.Si nécessaire, vous pouvez vérifier une autre date en la choisissant à l'aide des flèches de navigation à côté de la date, puis en cliquant à nouveau sur le bouton
.Si vous trouvez une date et un horaire qui conviennent pour tous les participants et toutes les ressources, vous pouvez utiliser les dates de l'intervalle de temps vérifié pour définir votre rendez-vous. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
.Conseil : Avant de créer le rendez-vous, vous pouvez vérifier la disponibilité des participants dans la vue par équipe. Vous trouverez plus d'informations sur ce point dans : Afficher la vue par équipe.
Vous pouvez ajouter des participants externes qui ne figurent pas dans le carnet d'adresses. Pour ce faire, vous avez besoin de l'adresse électronique du participant externe.
Comment ajouter des participants externes sans entrée de carnet d'adresses :
Dans la section
du tableau de bord du Rendez-vous, cliquez sur .Dans la fenêtre
, saisissez un nom et une adresse électronique valide.Cliquez sur
.Pour ajouter d'autres participants, répétez les étapes 2 et 3. Pour conclure le processus, cliquez sur
.Résultat : Les participants externes sans entrée de carnet d'adresses sont entrés en tant que participants.
Les participants que vous ajoutez à un rendez-vous reçoivent une notification de rendez-vous qui leur permet d'accepter ou de décliner le rendez-vous. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce sujet dans : Accepter un rendez-vous.
Les participants externes ne reçoivent pas de notification de rendez-vous. Pour notifier des participants externes d'un rendez-vous, vous pouvez informer tous les participants par courriel.
Comment notifier tous les participants par courriel dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Activez la case à cocher
.Comment ajouter des pièces jointes dans la fenêtre Rendez-vous :
Sélectionnez l'onglet
.Dans la section
du tableau de bord, cliquez sur . La fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes s'ouvre alors.Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur
. Choisissez le fichier à insérer en tant que pièce jointe. Fermez la fenêtre de sélection de fichier.Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur
. Le fichier est ajouté à la liste.Pour ajouter d'autres pièces jointes, répétez les étapes 3 et 4.
Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez-la dans la liste. Puis cliquez sur
.Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur
.Résultat : Les pièces jointes sont ajoutées au rendez-vous.
Vous pouvez créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel. Une pièce jointe iCal peut se reconnaître à son extension .ics.
Comment créer un rendez-vous à partir d'une pièce jointe iCal d'un courriel :
Ouvrez le courriel dans une vue en Division horizontale ou verticale.
Faites un clic-droit sur le fichier .ics dans la partie inférieure de la fenêtre de vue d'ensemble.
Dans le menu contextuel, choisissez
.Résultat : La fenêtre de dialogue Rendez-vous s'ouvre.
Un conflit de rendez-vous se produit lorsqu'il y a convergence des conditions suivantes :
La disponibilité d'un rendez-vous existant n'est pas définie à Disponible.
Vous créez un nouveau rendez-vous et ne positionnez pas sa disponibilité à Disponible. Le nouveau rendez-vous chevauche un rendez-vous existant.
Dès que vous cliquez sur l'icône
dans le tableau de bord de la fenêtre Rendez-vous, la fenêtre Conflits détectés s'ouvre. Elle indique les conflits entre les rendez-vous existants et le nouveau rendez-vous. Vous devez réagir face au message de conflit.Comment réagir face au message de conflit :
Si vous souhaitez résoudre le conflit en modifiant la date du rendez-vous, cliquez sur
. Changez la date du rendez-vous.Si vous souhaitez créer le nouveau rendez-vous malgré le conflit, cliquez sur
.