Créer des tâches

Vous pouvez trouver ici une synthèse sur la création d'une nouvelle tâche. Plus de détails à la page suivante.

Note : Si vous souhaitez créer une nouvelle tâche dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de créer des objets dans ce dossier.

Comment créer une nouvelle tâche :

  1. Dans la section Nouveau du tableau de bord, cliquez qur l'icône Nouvelle tâche. La fenêtre Nouvelle tâche s'ouvre alors. L'onglet Tâche est affiché.

  2. Si nécessaire, sélectionnez un dossier de tâches en cliquant sur le bouton Dossier, puis en choisissant un dossier de tâches dans la fenêtre qui apparaît.

  3. Saisissez le sujet et les notes relatifs à la tâche.

  4. Définissez la priorité de la tâche.

  5. Définissez ses dates de début et d'échéance. Voir : Définir des dates de début et d'échéance pour une tâche

  6. Définissez les rappels relatifs à la tâche. Voir : Définir un rappel de tâche ou y répondre

  7. Si nécessaire, utilisez les options supplémentaires :

  8. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : La tâche est créée. L'état d'avancement est positionné à Non démarré ou 0 % accompli.

Si vous souhaitez annuler cette action, cliquez sur le bouton Annuler dans la section Fenêtre du tableau de bord.

Pour créer une nouvelle tâche, vous avez les possibilités suivantes :

Définir des dates de début et d'échéance pour une tâche

Pour définir les dates de début et d'échéance d'une tâche, utilisez les éléments de contrôle figurant à côté de Date de début et Date d'échéance dans la fenêtre Nouvelle tâche.

Comment définir les dates de début et d'échéance de la tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâche.

  2. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir la date d'échéance de la tâche :

    • Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de Date d'échéance.

    • Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de la Date d'échéance. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.

  3. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir la date de début de la tâche :

    • Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de Date de début.

    • Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de la Date de début. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.

Définir un rappel de tâche ou y répondre

Si vous souhaitez recevoir des rappels relatifs à la tâche avant sa date d'échéance, vous pouvez définir ces rappels. Une fenêtre de rappel vous alerte au sujet de la tâche dès que la fin de la période sélectionnée est atteinte.

Comment définir un rappel de tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâche.

  2. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir une date pour le rappel de tâche :

    • Saisissez une date valide dans le champ de saisie à côté de Me le rappeler.

    • Cliquez sur l'icône en forme de calendrier à côté de Me le rappeler. Un calendrier, dans lequel vous pouvez sélectionner une date, s'ouvre alors.

  3. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour définir une heure pour le rappel de tâche :

    • Saisissez une heure valide dans le champ de saisie à côté de la date de rappel.

    • Sélectionnez une heure dans le menu déroulant figurant à côté de la date de rappel.

Dès que la fin de la période sélectionnée est atteinte, la fenêtre de Rappel s'ouvre. Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour répondre à ce rappel de tâche.

Comment répondre à un rappel de tâche :

  • Si vous souhaitez être à nouveau notifié, choisissez un intervalle de temps dans le menu déroulant qui apparaît dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. Cliquez sur Me le rappeler à nouveau. Lorsque l'intervalle de temps sélectionné touche à sa fin, vous serez à nouveau notifié.

  • Si vous ne souhaitez plus recevoir de notification, cliquez sur OK.

Créer une séquence

Une séquence est une tâche répétée à plusieurs reprises. Lrosque vous créez une séquence, vous devez définir les éléments suivants :

  • L'intervalle de temps pour la séquence. Ceci définit l'intervalle entre deux tâches individuelles de la séquence.

  • La durée de la séquence. Ceci définit le début et la fin de la séquence.

Comment créer une séquence dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâche.

  2. Cliquez sur le bouton Série.... La fenêtre Créer une nouvelle séquence s'ouvre.

  3. Définissez l'intervalle de temps entre deux tâches.

    • Si la tâche doit être répétée quotidiennement, activez le type de répétition Quotidien. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en jours.

    • Si la tâche doit être répétée de manière hebdomadaire, activez le type de répétition Hebdomadaire. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en semaines et fixez le jour de la semaine pour l'exécution.

    • Si la tâche doit être répétée mensuellement, activez le type de répétition Mensuel. Dans les réglages de répétition, définissez l'intervalle en mois et fixez le jour du mois pour l'exécution.

    • Si la tâche doit être répétée annuellement, activez le type de répétition Annuel. Dans les réglages de répétition, définissez le jour de l'année pour l'exécution.

  4. Définissez la durée de la séquence :

    • À côté de la Date de début, renseignez le début de la séquence.

    • À côté de Se termine, renseignez la fin de la séquence.

  5. Cliquez sur OK.

Ajouter des marques

Une marque est un texte pouvant servir de critère pour structurer les tâches. Pour ajouter des marques, vous avez deux possibilités :

  • Ajouter les marques dans le champ de saisie à côté du bouton Marques.

  • Sélectionner les marques dans une liste de marques prédéfinies.

Comment ajouter des marques prédéfinies dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâches.

  2. Cliquez sur le bouton Marques.

  3. Dans la fenêtre de dialogue Choisir les marques, sélectionnez une ou plusieurs marques. Cliquez sur OK.

Résultat : Les marques sont insérées dans le champ de saisie.

Note : Avant de pouvoir sélectionner des marques dans une liste, vous devez définir les marques dans le paramétrage du collecticiel. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce point dans : Marques.

Conseil : Pour supprimer une marque, vous devez modifier le champ de saisie.

Marquer des tâches comme étant privées

Une tâche privée est une tâche qui n'est pas visible par les autres participants, si vous partagez votre dossier de tâches avec d'autres utilisateurs.

Vous pouvez marquer une tâche comme privée si toutes les conditions suivantes sont vérifiées :

  • Vous êtes l'unique participant à cette tâche.

  • La tâche est créée dans un dossier de tâches personnel.

Comment marquer une tâche comme étant privée dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâche.

  2. Activez la case à cocher Tâche privée.

Ajouter des détails relatifs aux tâches

Vous pouvez ajouter des détails relatifs à une tâche, par exemple les coûts, la durée et les informations de facturation.

Comment ajouter les détails relatifs à une tâche dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Détails.

  2. Saisissez les valeurs requises.

Résultat : Les détails sont ajoutés à la tâche.

Ajouter des participants

Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez lui ajouter des participants supplémentaires.

Comment ajouter des participants dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Participants.

  2. Dans la section Participant du tableau de bord, cliquez sur Ajouter. La fenêtre Choisir les participants s'ouvre alors.

  3. Si vous souhaitez sélectionner un carnet d'adresses autres que le carnet d'adresses global, cliquez sur le bouton Dossier de contacts. Cliquez sur un dossier dans la fenêtre Choisir le dossier de contacts.

  4. Si vous souhaitez afficher une sélection particulière de participants ou de ressources, renseignez une chaîne de caractères dans le champ de saisie à côté de Chercher. Cliquez sur le bouton Aller.

  5. Sélectionnez un ou plusieurs participants dans la liste.

  6. Pour ajouter la sélection, cliquez sur le bouton Ajouter à côté de Participants.

  7. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection de participants :

    • Sélectionnez des entrées individuelles dans le champ Participants.

    • Cliquez sur le bouton Supprimer à côté de Participants.

  8. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : Les participants sont ajoutés à la tâche.

Informer des participants par courriel

Les participants ayant été ajoutés à une tâche recevront une notification de tâche, avec la possibilité d'accepter ou de décliner la tâche. Vous pourrez trouver plus d'informations sur ce point dans : Confirmer une tâche.

Les participants externes ne recoivent pas de notification. Pour informer des participants extérieurs d'une tâche, vous pouvez faire en sorte de notifier tous les participants par courriel.

Comment notifier tous les participants par courriel dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Tâche.

  2. Activez la case à cocher Informer les participants par courriel.

Ajouter des pièces jointes

Comment ajouter des pièces jointes dans la fenêtre Nouvelle tâche :

  1. Ouvrez l'onglet Pièces jointes.

  2. Dans la section En pièce jointe du tableau de bord, cliquez sur Ajouter une pièce jointe. La fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes s'ouvre alors.

  3. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur le bouton Parcourir. Sélectionnez le fichier à insérer en tant que pièce jointe. Fermez la fenêtre de dialogue de sélection de fichier.

  4. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur Ajouter. Le fichier est inséré dans le champ voisin.

  5. Si vous souhaitez ajouter d'autres pièces jointes, répétez les étapes 3 et 4.

  6. Si vous souhaitez supprimer une pièce jointe de la liste, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton Supprimer.

  7. Dans la fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes cliquez sur OK.

Résultat : Les pièces jointes sont ajoutées à la tâche.