Beheren van afspraken

Zoeken naar afspraken

Bij het ingeven van een zoekterm kunt u afspraken vinden in de geopende agendamap. De zoekterm is de tekenreeks die gezocht wordt.

Alle afspraken die de zoekterm bevatten worden gevonden.

Bijvoorbeeld: Om afspraken met de titel "Team meeting" en "Management meeting" te vinden gebruikt u de term "me".

Om een afspraak te zoeken doet u het volgende:

  1. Klik in de mappenlijst op de agendamap die u wilt inzien.

  2. Kiest de Lijst of Agenda overzicht.

  3. Nadat u de zoekterm heeft ingevoerd, klikt u op het pictogram Zoeken in het gelijknamige paneelgebied.

    Opmerking: Als het Zoeken paneelgebied niet wordt getoond, klik op Snelle instellingen pictogram in de rechterbovenhoek van het paneel. Activeer de Zoeken optie in het pop-up menu.

  4. Type uw zoekterm in het invoervak.

  5. In het Zoeken paneelgebied klikt u op het Zoeken pictogram.

Resultaat: Het overzichtsscherm schakelt naar het lijst overzicht. Het overzicht toont alleen de afspraken die voldoen aan de zoekterm.

Weergeven van alle afspraken uit de geselecteerde agendamap gaat als volgt:

  • Klik op de Leegmaken knop in het Zoeken paneelgebied

Afspraken bewerken

Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van de afspraak kunnen later aangepast worden.

Opmerking: Wanneer u afspraken wilt wissen uit openbare agendamappen of andere agendamappen die gedeeld worden met andere gebruikers, dient u de rechten te hebben voor het verwijderen van objecten uit deze mappen.

Een afsprak past u als volgt aan:

  1. Toon een afspraak in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken uit het lijst, agenda of team overzicht.

  2. In de Agenda paneelgebied klikt u op de Bewerken knop. Het Afspraak scherm opent.

  3. Wijzig de afspraakgegevens. Een beschrijving van alle elementen vindt u in : Afspraken aanmaken.

  4. Klik op het Opslaan pictogram. Het scherm sluit.

Resultaat: De afspraak is aangepast..

Als U de wijzigingen niet wilt doorvoeren klikt u op Annuleren in het Venster paneelgebied.

Opmerking: Als u een afspraak bewerkt die overlapt met een andere afspraak kunt u een conflict melding krijgen. Zie voor meet informatie in : Oplossen van afspraakconflicten.

Tip: In het lijst en agenda overzicht kunt u ook afspraken aanpassen via het contextmenu en door te dubbelklikken op een afspraak.

Het aanpassen van een afspraak met slepen&neerzetten

In het agendaoverzicht kunt u de volgende bewerkingen uitvoeren met slepen&neerzetten:

  • Afspraken naar andere dagen verplaatsen,

  • Afspraaktijden wijzigen

  • Begin- en eindtijd van een afspraak wijzigen.

Zo sleept u een afspraak naar een andere dag:

  1. Toon de afspraken in de agenda, werkweek, maand, week of aangepast overzicht.

  2. Beweeg de muisaanwijzer tot boven de rechthoek van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een hand pictogram.

  3. Sleep de afspraak naar een andere dag in het overzicht of naar een dag in de minikalender.

Resultaat: De afspraak wordt verplaatst naar de geselecteerde datum.

Tip: Om de dag van een afspraak te wijzigen vanuit het dag overzicht, kunt u ook de afspraak naar een dag in de minikalender slepen.

Tip: In de Werkweek en Aangepast overzicht kunt u t tijdstip van de afspraak aanpassen door deze naar een andere plek in de tijdstabel te slepen.

Veranderen van de starttijd van een afspraak gaat als volgt:

  1. Selecteer een afspraak uit het Dag, Werkweek of Aangepast overzicht.

  2. Beweeg de muisaanwijzer tot boven de rechthoek van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een hand pictogram.

  3. Sleep de afspraak naar een andere tijd of dag in het overzicht.

Resultaat: De afspraak wordt verplaatst naar de geselecteerde tijd.

Tip: In het Werkweek en Aangepast overzicht kunt u het tijdstip van de afspraak aanpassen door deze naar een andere plek in de tijdstabel te slepen.

Wijzigen van het begin en het einde van een afspraak gaat als volgt:

  1. Selecteer de Werkweek of Aangepast agenda overzicht.

  2. Beweeg de muisaanwijzer tot boven de boven- of onderrand van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een dubbele pijl.

  3. Sleep de rand naar een andere tijd in het overzicht.

Resultaat: De start of eindtijd van de afspraak wordt aangepast.

Bewerken van een Afspraakserie

Als u afspraakseries gaat bewerken moet u een van de volgende methoden kiezen:

  • Aanpassen van de gehele serie

  • Aanpassen van één afspraak uit de serie

U kunt de selectie maken in het Afspraak scherm.

Het bewerken van een Afspraakserie gaat als volgt:

  1. Gebruik een van de methoden als beschreven in : Afspraken bewerken en : Het aanpassen van een afspraak met slepen&neerzetten.

    Het Afspraak bewerken scherm opent.

  2. Klik in het Afspraak bewerken scherm op de Serie knop.

Resultaat: De wijziging wordt doorgevoerd voor de gehele serie.

Opmerking: Als er een uitzondering is gemaakt in één van de latere afspraken wordt deze wijziging ongedaan gemaakt. De aangepaste afspraak wordt weer en normale van de serie.

Het bewerken van een Afspraak gaat als volgt:

  1. Gebruik een van de methoden als beschreven in : Afspraken bewerken en : Het aanpassen van een afspraak met slepen&neerzetten.

    Het Afspraak bewerken scherm opent.

  2. Klik in het Afspraak bewerken scherm op de knop Afspraak.

Resultaat: Een afspraakuitzondering wordt aangemaakt. De wijzigingen worden alleen toegepast op deze uitzondering.

Opmerking: Als u de serie later aanpast wordt deze wijziging ongedaan gemaakt. De aangepaste afspraak wordt weer en normale van de serie.

Opmerking: Als u met slepen&neerzetten een afspraak uit een serie veranderd heet de wijziging alleen betrekking op deze ene afspraak. Het Afspraak bewerken scherm geeft de volgende melding:

Als u de datum en/of tijd van deze afspraak aanpast wordt er een uitzondering op de afsprakenserie gemaakt, wilt u doorgaan ?

Om een afspraakuitzondering te maken klikt u op Doorgaan. Om de actie af te breken klikt u op Annuleren.

Afdrukken van afspraken

U heeft de volgende mogelijkheden bij het afdrukken van afspraken:

  • Een lijst van afspraken afdrukken

  • Afdrukken van afspraak detailgegevens

  • Een lijst van afspraken afdrukken

Een lijst van afspraken printen gaat als volgt:

  1. Kiest de Lijst overzichtsvorm.

  2. Klik op een periode uit het paneelgebied Tijdspanne.

  3. Selecteer vervolgens de afspraken die u wilt afdrukken.

    • Als u slechts een deel van de afspraken wilt afdrukken uit de lijst, moet u deze selecteren alvorens het afdrukken te starten.

    • Als u alle afspraken in de lijst wilt afdrukken kiest u alles of helemaal niets.

  4. In het Agenda paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  5. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  6. In het systeemscherm klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De afsprakenlijst wordt afgedrukt

Afdrukken van één afspraak gaat als volgt:

  1. Open een afspraak in het Detail overzicht.

  2. In het Agenda paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  3. U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  4. In het systeemscherm klikt u op Afdrukken.

Resultaat: De afspraakgegevens wordenafgedrukt.

Een agenda afdrukken gaat als volgt:

  1. Open het Maand, Week of Werkweek agenda overzicht.

  2. In het Agenda paneelgebied klikt u op Printen. Een scherm met het afdruk voorbeeld en het system scherm Afdrukken gaat open.

  3. U kunt in het systeemscherm aanpassingen maken vóór het afdrukken.

  4. Klik op Afdrukken in het systeemscherm.

Resultaat: Alle geselecteerde details van de afspraken worden afgedrukt.

Afspraken verplaatsen naar andere mappen

De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar voor het verplaatsen van afspraken naar andere mappen:

  • Met de paneelfunctie

  • Met slepen&neerzetten

Opmerking: Als u afspraken van een bron naar een doel map verplaatst moet u de volgende rechten hebben:

  • Verwijder rechten voor objecten in de bron folder

  • Aanmaak rechten voor objecten in de doel folder.

Afspraken verplaatsen doet u als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere afspraken uit het lijst of agenda overzicht.

  2. Klik in het Agenda paneelgebied op de Verlaatsen knop. Het Selecteer map scherm wordt geopend.

  3. In het Selecteer map scherm kunt u een agendamap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarnaar u uw afspraak mag verplaatsen.

Resultaat: De afspraken worden verplaatst.

Het verplaatsen van een afspraak met slepen&neerzetten gaat als volgt:

  1. Selecteer één of meerdere afspraken uit het lijst of agenda overzicht.

  2. Sleep een geselecteerde afspraak naar een andere agendamap in de mappenlijst. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:

    • Als u naar een geldig doel sleept krijgt u en groen vinkje te zien.

    • Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verboden pictogram te zien.

  3. Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenst map staat.

Resultaat: De afspraken worden verplaatst.

Markeren van afspraken met vlaggen

Vlaggen zijn gekleurde markeringen voor het markeren van individuele afspraken. U kunt de betekenis van de vlaggen zelf bepalen:

  • In het Lijst overzicht staan de vlaggen in de laatste kolom

  • Aan de rechterkant van de tabbladen kop in het Detail overzicht

  • Aan de rechterkant van de afspraaktitels in het agenda overzicht

Het markeren van afspraken met vlaggen gaat als volgt:

  1. Open een afspraak in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken in het lijst of agenda overzicht.

  2. Klik in het Vlag paneelgebied op één van de vlaggen behalve de eerste.

Resultaat: De afspraak worden gemarkeerd met de gekozen vlag.

Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:

  1. Open een afspraak met en vlag in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken met een vlag in het lijst of agenda overzicht.

  2. Klik op de eerste vlag in het Vlag paneelgebied.

Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.

Afspraken wissen

Waarschuwing: Verwijderde afspraken kunnen niet meer worden hersteld. Alvorens u de afspraak verwijderd moet u er zeker van zijn dat u deze niet meer nodig heeft.

Opmerking: Wanneer u afspraken wilt wissen uit openbare agendamappen of gedeelde agendamappen, dient u de rechten voor het verwijderen van objecten te hebben op deze map.

Verwijderen van één of meerdere afspraken gaat als volgt:

  1. Open een afspraak in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken uit het agenda, team of lijst overzicht.

  2. In het Agenda paneelgebied klikt u op de Wissen knop Het Afspraak wissen scherm opent.

  3. Als u er zeker van bent dat u de afspraken wilt verwijderen klikt u op de Ja knop.

Resultaat: De afspraken worden verwijderd. Alle deelnemers krijgen een E-mailbevestiging dat de afspraak is gewist.

Tip: In het lijst of agenda overzicht kunt u afspraken verwijderen met het context menu en de <del> toets.