Nieuwe e-mails opstellen

Om een nieuwe e-mail op te stellen, klikt u op het e-mailpictogram onder de optie Nieuw in het paneel. Dit opent een venster waar u uw nieuwe e-mail kunt aanmaken.

In de v-scheidings- en lijstweergave kunt u het venster voor een nieuwe e-mail ook openen door te dubbelklikken op de lege ruimte onder de e-maillijst.

Van

De Van-keuzelijst kan worden weergegeven door het aanvinken van keuzevakje "Van"-veld in het paneel onder Bekijken.

Selecteer in de Van-keuzelijst het adres dat als verzender gebruikt moet worden. Wanneer aanvullende e-mailaccounts aangemaakt zijn, staan ze in deze keuzelijst. Informatie over het aanmaken van aanvullende e-mailaccounts is beschikbaar in de paragraaf “Extra e-mail accounts”.

Aan

Typ het e-mailadres van de ontvanger in het veld Aan. Als het bericht moet worden verzonden naar verscheidene ontvangers, typt u in dit veld de e-mailadressen gescheiden door komma's. Ontvangers in het veld Aan kunnen zien welke andere ontvangers in de velden Aan en CC toegevoegd werden. De ontvangers in het veld Aan kunnen echter niet zien wie er opgegeven werden in het veld BCC. Indien u twee of meer karakters van een e-mailadres intypt krijgt u een lijst te zien van adressen die deze karakters bevatten. De lijst is gesorteerd op het aantal maal dat een e-mailadres eerder is gebruikt. Interne gebruiker worden echter wel als eerste getoond. Selecteer de gewenste ontvanger door erop te klikken of door deze te selecteren met de pijltjestoetsen. Dit werkt echter alleen als deze optie geactiveerd is. Meer informatie hierover vindt u in Automatische invulling van e-mailadressen inschakelen?. U kunt zoeken naar specifieke ontvangers door op de knop Aan te klikken. Dit opent een dialoogvenster met een veld Zoeken. Vul de naam van de ontvanger in of de eerste karakters en start het zoeken met de knop Gaan. Het veld eronder toont een lijst met de gevonden zoekresultaten. Selecteer de gewenste ontvanger met een klik en klik daarna op Toevoegen aan. Met OK accepteert u de selectie en sluit u het venster af.

Als het veld In alle contactmappen zoeken is ingeschakeld, wordt naar adressen gezocht in alle contactmappen. Om in een specifieke contactmap te zoeken, deactiveert u dit veld. Vervolgens klikt u op de knop Contactmap... en selecteert u een contactmap.

Als u een e-mail opend van iemand die niet in het adresboek staat zal het e-mailadres opgeslagen worden in de Verzamelde adresen map. U kunt deze optie uitschakelen bij de e-mail instellingen, zie ook Automatisch contactpersonen verzamelen tijdens het versturen van e-mail?.

Figuur 2.3. E-mailontvangers toevoegen

E-mailontvangers toevoegen

CC

Om het veld CC weer te geven, activeert u het keuzevinkje naast het veld "Cc" in de paneel onder Bekijken.

Indien u ter informatie een kopie van de e-mail wilt doorsturen naar een andere ontvanger, voeg dan het e-mailadres toe in het veld CC. CC is de afkorting van carbon copy. Indien u meerdere e-mailadressen wilt invoeren, moet u deze scheiden door komma's. Ontvangers die worden opgenomen in het veld CC kunnen de adressen van de andere ontvangers zien. Alleen de ontvangers die in het veld BCC staan kunnen niet worden gezien door ontvangers in het veld CC. U kunt zoeken naar e-mailadressen door op de knop CC te klikken. Dit opent een dialoogvenster met een veld Zoeken. Vul de naam van de ontvanger in die een kopie van de e-mail moet ontvangen of zijn initialen, en begin te zoeken met de knop Gaan. Het veld eronder toont een lijst met de gevonden zoekresultaten. Selecteer de gewenste ontvanger met een klik en klik daarna op Toevoegen aan. Met OK accepteert u de selectie en sluit u het venster af.

BCC

Om het veld BCC weer te geven, moet u het keuzevakje naast het veld "Bcc" in de paneel onder Bekijken activeren.

Ontvangers die worden ingevoerd in het veld BCC zijn verborgen voor andere ontvangers. Dit wordt een Blind Carbon Copy genoemd. In dit veld kunt u de e-mailadressen intypen van de personen naar wie u ter informatie een kopie van de huidige e-mail wilt sturen. Indien u meerdere e-mailadressen wenst in te voeren, moeten deze gescheiden zijn door komma's. Ontvangers ingevoerd in het veld BCC zijn niet zichtbaar voor ontvangers in de velden Aan en CC. U kunt zoeken naar e-mailadressen door op de knop BCC te klikken. Dit opent een dialoogvenster met een veld Zoeken. Vul de naam van de gewenste ontvanger van de Blind Carbon Copy in of zijn initialen en begin te zoeken met de knop Gaan. Het veld eronder toont een lijst met gevonden zoekresultaten. Selecteer de gewenste ontvanger met een klik en klik daarna op Toevoegen aan. Met OK accepteert u de selectie en sluit u het venster af.

E-mailbijlagen

Via de kolom Aanhangsel in het paneel kunt u bijlagen toevoegen aan uw e-mail. Om dit te doen klikt u op de knop Toevoegen. Dit open een dialoogvenster waarin u een bestand kunt selecteren uit uw mappenlijst via de knop Bladeren. De bestanden die u wilt bijvoegen worden toegevoegd aan de lijst met de knop Toevoegen. Zodra u uw keuze gemaakt heeft, bevestigt u deze en slaat u alles op met OK. Indien u de selectie wilt annuleren en het venster wilt sluiten, klikt u op Annuleren.

Prioriteit

Om de keuzelijst Prioriteit zichtbaar te maken, moet u het keuzevakje naast Opties in de paneel onder Bekijken activeren.

Met de keuzelijst Prioriteit kunt u prioriteiten toewijzen aan berichten. Dit wordt getoond aan de ontvanger. Zodoende weet deze hoe belangrijk het bericht is of hoe snel hij verwacht wordt erop te reageren. Er zijn drie niveaus van urgentie: Laag, Normaal en Hoog. E-mail met prioriteit Laag The list is sorted after the frequency an E-Mail address is used by you. Internal users are listed first though.uimenu> of Hoog worden getoond met respectievelijk een zwart of rood uitroepteken.

E-mailontvangstbewijs

Om de optie Ontvangstbewijs zichtbaar te maken, moet u het keuzevakje naast Opties in de paneel onder Bekijken activeren.

Indien u een ontvangstbewijs van de ontvanger wilt ontvangen, activeert u het keuzevakje naast de optie Ontvangstbewijs. De ontvanger wordt nu bij het openen van het bericht gevraagd of hij een ontvangstbericht wilt verzenden. Indien de ontvanger dit niet weigert, ontvangt u als afzender een bevestiging dat uw e-mail de ontvanger heeft bereikt.

E-mailconcept

De paneelfunctie Concept opslaan laat u een e-mail opslaan om deze later te kunnen bewerken. De e-mail wordt dan verplaatst naar de map Drafts. Indien u het bericht weer wilt bewerken, opent u de map Drafts, selecteert u de gewenste e-mail en klikt u op Concept bewerken in het paneel. Deze functie is beschikbaar in het paneel onder E-mail nadat u de conceptenmap hebt geopend.

Automatisch opslaan van e-mailconcepten

Als u een e-mail opstelt, wordt de tekst regelmatig automatisch opgeslagen in de map Drafts. Zodra de e-mail is verstuurd, wordt het automatisch opgeslagen concept verwijderd. Met automatisch opslaan wordt de kans op gegevensverlies verkleind. Wanneer de browser tijdens het opstellen van een e-mail de geest geeft, blijft het laatste opgeslagen concept op het systeem behouden.

U kunt deze functie activeren of deactiveren en de bewaarintervallen opgeven. Informatie hierover kan worden gevonden in Automatisch opslaan van een e-mailconcept?.

HTML-bewerker voor e-mailberichten

U kunt uw tekst opmaken door gebruik met de werkbalk onder het onderwerp. Deze werkbalk is zichtbaar als de optie voor het opmaken van e-mails in HTML geactiveerd is in de e-mailvoorkeuren. We verwijzen u hiervoor naar Bericht opmaken als. Verscheidene pictogrammen en keuzelijsten zijn dan beschikbaar.

U kunt de spellingcontrole gebruiken. Als een woord roodonderstreept wordt, rechtsklik dan op dit woord. In het snelmenu selecteert u een van de voorgestelde correcties of voegt u het woord toe aan het gebruikerswoordenboek.

Merk op: de spellingscontrolefuncties zijn geen onderdeel van Open-Xchange maar van de gebruikte html-editor. Informatie over deze html-editor used vindt u op http://tinymce.moxiecode.com.

Tekst verwijderen

Om uw ingetypte tekst te verwijderen en nieuwe tekst aan te maken, klikt u op het pictogram New document. De invoer wordt hersteld en u kunt uw e-mailbericht opnieuw intypen.

Lettertype

Met deze keuzelijst kunt u handmatig het lettertype van het bericht instellen.

Grootte

U kunt de grootte van het lettertype instellen met de keuzelijst. Daarbij kunt u voor de voorgeïnstalleerde lettertypen kiezen uit grootten van 1 tot 7. Daarbij 1 is de kleinste en 7 de grootste lettertypegrootte.

Opmaak

Bold Gebruik deze knop om delen van de tekst in uw e-mailbericht te markeren als vet.

Italics Gebruik deze knop om delen van de tekst in uw e-mailbericht te markeren als cursief.

Underline Gebruik deze knop om delen van de tekst in uw e-mailbericht te onderstrepen.

Crossed out Gebruik deze knop om delen van de tekst in uw e-mailbericht door te strepen.

Align Left Gebruik deze knop om delen van de tekst links tegen het paginakader uit te lijnen.

Center Gebruik deze knop om delen van de tekst te centreren.

Align Right Gebruik deze knop om delen van de tekst rechts tegen het paginakader uit te lijnen.

Justify Full Gebruik deze knop om delen van de tekst over de paginabreedte uit te vullen.

Select text color Gebruik deze knop om de kleur van het lettertype in de tekst te wijzigen. Selecteer eerst de tekst waarvan u de kleur wilt aanpassen en klik dan op het pijltje naast de knop. Kies één van de kleuren uit het kleurenkaart die zich opent. Het hexadecimale nummer geeft de kleurencode weer. Door deze handmatig aan te passen kunt u zelfs kiezen uit een veel breder aanbod van tekstkleuren.

Select Background color Gebruik deze knop om de achtergrondkleur te wijzigen van de tekst. Selecteer eerst de tekst waarvan u de kleur wilt aanpassen en klik dan op deze knop. Kies vervolgens één van de kleuren uit de kleurenkaart die zich opent. Het hexadecimale nummer geeft de kleurencode weer. Door deze handmatig aan te passen kunt u zelfs kiezen uit een veel breder aanbod van achtergrondkleuren.

Cut Met dit pictogram knipt u geselecteerde tekst en kopieert dit naar het klembord.

Copy Met dit pictogram kopieert u geselecteerde tekst naar het klembord.

Paste Met dit pictogram plakt u tekst vanuit het klembord.

Unordered List Gebruik deze knop om selecteerde tekst in een lijst met opsommingstekens om te zetten.

Ordered List Gebruik deze knop om geselecteerde tekst in een genummerde lijst om te zetten.

Indent/Outdent Helaas kunt u geen tabs gebruiken bij het opmaken van een e-mailbericht in HTML-modus. Als alternatief kunt u gebruik maken van de knoppen Indent en Outdent om het gewenste effect te bereiken. Indent is bijna hetzelfde als het indrukken van de tab-toets. Met Outdent verwijderd of verminderd u de inspringing die eerder werd toegevoegd.

Redo/Undo Deze twee pijlen maken het mogelijk om wijzigingen ongedaan te maken of weer te herstellen.

Insert/edit image Hiermee kunt afbeeldingen toevoegen aan uw tekst. Door op de knop te klikken opent een dialoogvenster waar u naar een afbeelding kunt verwijzen of ernaar kunt zoeken op uw lokale hardeschijf. Wanneer u de selectie bevestigt met de knop Insert wordt de afbeelding in de tekst geplakt.

Insert/edit link Om verwijzingen naar internet- en e-mailadressen in uw tekst te maken, gebruikt u het pictogram Insert/edit link. Door op het pictogram te klikken opent u een nieuw, klein venster waar u het adres kunt invoeren. Klik op de Insert-knop om de verwijzing in uw e-mail op te nemen. Met het pictogram Unlink kunt u de verwijzing verwijderen.

Insert horizontal ruler Selecteer dit pictogram om een horizontale lijn in uw tekst te plakken.

Insert special character Klik op deze pictogram om een venster te openen waarmee een aantal speciale karakters kunnen worden geselecteerd. U kunt één van deze karakters in de tekst voegen door erop te klikken. Het karakter wordt dan op de plaats van de cursor in uw tekst geplakt.

Copying web site contents

U kunt de inhoud van webpaginas kopiëren naar een e-mail. Hiervoor selecteert u de complete inhoud van een pagina met de toetsencombinatie <ctrl>+<a>. Kopieer de inhoud naar het klembord met de toetsencombinatie <ctrl>+<c>. In het venster E-mail plakt u de tekst tenslotte met <ctrl>+<v>.

Merk op: op Mac-systemen gebruikt u de <cmd>-toets in plaats van de <ctrl>.

Merk op: afhankelijk van de structuur van de webpagina kan een deel van de opmaak verloren gaan.

E-mailberichten versturen

Om een e-mailbericht te versturen klikt u op het pictogram onder Verzenden in het paneel.

Merk op: als het onderwerp ontbreekt verschijnt er een waarschuwing. Om een e-mail met onderwerp te verzenden voert u het onderwerp in en klikt u op OK. Als u geen onderwerp opgeeft, wordt de mail verzonden met als onderwerp "[Geen onderwerp]". Om het verzenden te onderbreken klikt u op Annuleren.