Hoofdstuk 3. Contactpersonen

Inhoudsopgave

Typen contactpersonen en toegang
Persoonlijke contactpersonen
Openbare contactpersonen
Gedeelde contactpersonen
Contactpersonen - Overzichten
Overzicht telefoonlijst
Kaartoverzicht
Detailoverzicht (Contactpersonen)
Detailoverzicht (distributielijsten)
Actief overzicht nadat van module is veranderd
Contacten zweven
Creëren van contactpersonen
Creëren van nieuwe contactpersonen in de contactmodule
Creëren van nieuwe contactpersonen uit andere modulen
Creëren van een nieuw contact uit een e-mailadres
Creëren van een nieuw contact uit een vCard-bijlage
Invoeren van gegevens voor een nieuw contact
Bijvoegsels toevoegen aan contactpersonen
Opslaan of verwerpen van invoer
Bewerken van contactpersonen
Bewerken van contactpersonen met gebruik van de paneelfunctie
Bewerken van contactpersonen met een dubbelklik.
Contactpersonen wissen
Afdrukken van contactpersonen
Afdrukken van individuele contactpersonen
Afdruklijsten van contactpersonen
Dupliceren van contactpersonen
Verplaatsen van contactpersonen
Verplaatsen van contactpersonen met gebruik van de paneelfunctie
Verplaatsen van contactpersonen met slepen en neerzetten
Kopiëren van contactpersonen
Het markeren van contactpersonen met vlaggen
Het markeren van contactpersonen met vlaggen
Wijzigen van vlaggen van contactpersonen
Verwijderen van vlaggen uit contactpersonen
Zoeken naar contactpersonen
Het herinitialiseren van de weergave na een zoekopdracht
Contactgegevens als vCard-bijlage verzenden
Contactpersonen exporteren
Het combineren van contactpersonen in distributielijsten
Creëren van distributielijsten
Invoeren van gegevens voor een nieuwe distributielijst
Bewerken, wissen, afdrukken van distributielijsten
Dupliceren, verplaatsen, kopiëren van distributielijsten

De module contactpersonen geeft u de mogelijkheid om uw contactpersonen te beheren. Zowel uw persoonlijke contactpersonen, openbare contactpersonen en de contactpersonen die u met andere gebruikers deelt, alsook de corresponderende contactinformatie: zaken- en privé-adressen, telefoon- en faxnummers, enz. U kunt net zoveel bijvoegsels verbinden met uw contactpersonen als u wenst . U kunt interne en externe contactpersonen verzamelen in distributielijsten en zoeken naar contactpersonen met talrijke criteria.

Figuur 3.1. De module Contactpersonen

De module Contactpersonen

Typen contactpersonen en toegang

De Open-Xchange Server geeft u de mogelijkheid om individuele contactpersonen, alsook collecties van contactpersonen via distributielijsten te beheren. Deze laatste is handig wanneer u bijvoorbeeld informatie wilt sturen via e-mail naar alle personeelsleden van een afdeling. In plaats van deze e-mail naar vele individuele contactpersonen te sturen, adresseert u uw bericht alleen aan de betreffende distributielijst.

Dit verzekert dat alle juiste contactpersonen uw communicatie ontvangen. Omdat een distributielijst eenvoudigweg een eenvoudig soort contact is, gelden alle volgende opmerkingen ook voor individuele contactpersonen en distributielijsten, tenzij er specifiek anders aangegeven wordt. U kunt meer informatie over het gebruik van distributielijsten vinden onder: de paragraaf “Het combineren van contactpersonen in distributielijsten” in dit hoofdstuk.

Persoonlijke contactpersonen

Uw persoonlijke contactpersonen bevallen al uw zakenpartners: klanten, verkopers, enz., alsook uw privécontactpersonen zoals vrienden en bekenden.

Wanneer u de module contactpersonen opent via het pictogram contactpersonen in de werkbalk van de module, zult u altijd uw persoonlijke contactpersonen zien (individuele contactpersonen als ook distributielijsten) uit de map contactpersonen. Een andere mogelijkheid is om de map contactpersonen direct te openen via de mappenboom door op deze map in de mappenboom te klikken.

Wanneer u aanvullende contactmappen binnen uw persoonlijke map hebt gecreëerd om op een doeltreffende manier vele contactpersonen uit verschillende categorieën te beheren (zie voorbeeld hieronder), dan kunt u toegang tot deze contactmappen krijgen via de mappenboom.

Figuur 3.2. Persoonlijke contactmappen

Persoonlijke contactmappen

Aanmaken van aanvullende mappen

De flexibele mappenstructuur van de Open-Xchange Server geeft u de mogelijkheid om andere contactmappen in uw persoonlijke contactmap te creëren, alsook in andere mappen die gedeeld worden met andere gebruikers of openbare mappen- mits u hiervoor de juiste toegangsrechten hebt. Dit vereenvoudigt het beheer van talrijke verschillende contactpersonen. Onderdeel de paragraaf “Mappenmanagement” van het hoofdstuk instellingen in deze handleiding beschrijft hoe aanvullende mappen binnen uw persoonlijke mappen kunnen worden gecreëerd, alsook in mappen die met andere gebruikers gedeeld worden of openbare mappen.

Openbare contactpersonen

Binnen de openbare contactpersonen zult u alle interne en externe werknemers van uw organisatie vinden die geregistreerd staan als gebruikers van de Open-Xchange Server. Daarnaast kunnen de administrateurs, alsook de andere gebruikers (mits zij de juiste toegangsrechten bezitten), andere openbare contactmappen creëren voor algemeen gebruik in het bedrijf. Dit bevordert het teamwerk en helpt kopieën van gegevens te voorkomen.

Om toegang te krijgen tot de openbare contactmappen en hun inhoud (contactpersonen en distributielijsten), kunt u de invoer openbare mappen in de mappenboom uitvouwen en klikt u vervolgens op de contactmap die u wilt openen in de module contactpersonen: bijvoorbeeld de map globaal adresboek die alle gebruikers bevat van de Open-Xchange Server, zoals in de volgende afbeelding wordt getoond.

Figuur 3.3. Openbare contactmappen

Openbare contactmappen

Het openen van mappen via de mappenboom

Omdat de mappenboom altijd alle persoonlijke mappen weergeeft en de toegankelijke mappen die met andere gebruikers worden gedeeld, kunt u snel van map of module navigeren van de Open-Xchange Server.

Klik eenvoudigweg op de gewenste map in de mappenboom. Dit activeert de juiste module voor de geselecteerde map. E-mail, agenda, contactpersonen of gegevensdepot, en geeft de inhoud van de geselecteerde map weer.

Gedeelde contactpersonen

Ter aanvulling van de openbare contactmappen, kunnen alle gebruikers hun persoonlijke contactmappen met bepaalde andere gebruikers of gebruikersgroepen delen.

Om toegang te krijgen tot contactpersonen die met andere gebruikers worden gedeeld, vouwt u de invoer gedeelde mappen in de mappenboom uit, alsook de invoer voor de gebruiker wiens contactmap u wilt openen. Naderhand klikt u op één van de contactmappen die deze gebruiker met u heeft gedeeld. Op dezelfde manier als voor de toegang tot openbare contactmappen, gaat de module contactpersonen open en geeft de inhoud van de geselecteerde contactmap weer.

Figuur 3.4. Gedeelde contactmappen

Gedeelde contactmappen

Openbare en gedeelde contactmappen

Dankzij de flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server kunt u toegang krijgen tot uw persoonlijke contactpersonen en deze beheren. Dit geldt ook voor openbare mappen en de contactmappen van andere gebruikers die met u gedeeld worden. Afhankelijk van uw toegangsrechten, kunt u contactpersonen weergeven, creëren, bewerken, of wissen in de mappen die met andere gebruikers worden gedeeld.

Het onderdeel de paragraaf “Openbare en Gedeelde Mappen” in het hoofdstuk instellingen in de handleiding, beschrijft het verschil tussen openbare en gedeelde mappen. Het legt uit hoe openbare mappen worden aangemaakt, hoe persoonlijke mappen worden gedeeld, en hoe de juiste toegangsrechten voor andere gebruikers worden gedefinieerd.