E-mailmodule opties

Instellingen

De e-mailmodule voorziet u van een serie van opties om de globale instellingen te configureren. Klik op de e-mail submap Voorkeuren in de structuur van de configuratiemap of op de kleine pijl in het rechter bovengedeelte van het overzichtsvenster van de e-mailmodule.

Kies tussen de volgende opties uit de verschillende tabbladen:

Algemeen tabblad
  • Standaard overzicht. Hier kunt u een standaard overzicht voor de e-mailmodule definiëren. Standaard is het overzicht ingesteld op het horizontale gesplitste weergave. U kunt uit de volgende weergaven kiezen.

    • Wanneer u de Lijstweergave selecteert, zullen de e-mailberichten weergegeven worden als een lijst waarin de volgorde gebaseerd zal zijn op de ontvangstdatum.

    • In de horizontale gesplitste weergave wordt de huidige actieve e-mail weergegeven in de e-maillijst. Standaard worden e-mailberichten gesorteerd op ontvangstdatum.

    • In de verticaal gesplitste weergave wordt het huidige actieve e-mailbericht rechts weergegeven van de e-maillijst. Standaard worden alle berichten gesorteerd op ontvangstdatum.

  • Standaard weergave voor Spammap. Hier kunt u een standaard weergave definiëren voor de Spam E-mailmap.

    • Wanneer u Lijst selecteert, wordt de inhoud van Spam e-mails niet weergegeven. U zult alleen de lijst van Spam e-mails in het weergavevenster zien.

    • Wanneer u H Splitsing of V Splitsing selecteert, wordt de inhoud van Spam e-mails in het weergavevenster weergegeven.

  • E-mailzweven inschakelen. Met deze instelling kunt u zwevende tips voor de e-mailmodule in- of uitschakelen.

  • Eerste e-mail automatisch selecteren? Maakt dat de eerste e-mail uit de lijst automatisch geselecteerd is bij het openen van een e-mailmap.

  • Wilt u gewiste e-mails permanent verwijderen? Hier kunt u bepalen of u uw e-mailberichten in de prullenbak wilt doen of dat u ze eerst onmiddellijk permanent wilt verwijderen nadat u ze gewist hebt. Wanneer u Ja selecteert, zullen uw e-mailberichten permanent verwijderd worden, onmiddellijk nadat u op de Wisknop hebt geklikt. U zult niet in staat zijn om permanent verwijderde e-mails te herstellen.

  • Attenderen op leesbevestiging? Geeft aan of u wordt gewaarschuwd, of u een e-mail zult ontvangen, waarvoor de afzender een ontvangstbevesting wil ontvangen. Wanneer het ingesteld is op Ja, dan zal u worden gevraagd tijdens het lezen van de e-mail of u een ontvangstbewijs wilt verzenden. Wanneer het ingesteld is op Nee, dan zal u niets gevraagd worden en wordt er geen ontvangstbewijs verzonden.

  • Automatisch contactpersonen verzamelen tijdens het versturen van e-mail? Bepaalt of nieuwe e-mailadressen bij het versturen van nieuwe e-mailbreichten automatisch verzameld moeten worden in de map Verzamelde contactpersonen. De map Verzamelde contactpersonen is een submap van uw map Persoonlijke contactpersonen.

  • Automatisch contactpersonen verzamelen tijdens het lezen van e-mail? Bepaalt of nieuwe e-mailadressen bij het lezen van een nieuw e-mailbericht automatisch verzameld moeten worden in de map Verzamelde contactpersonen. De map Verzamelde contactpersonen is een submap van uw map Persoonlijke contactpersonen.

Samenstellen tabblad
  • De oorspronkelijke mailtekst in een antwoord toevoegen? Wanneer u het oorspronkelijke bericht in uw antwoord toe wilt voegen, selecteert u Ja.

  • Bij "Alle beantwoorden": Definieert de ontvangers van een antwoord bij het gebruik van Alle beantwoorden:

    • Afzender en alle ontvangers toevoegen aan "Aan:" De afzender van het oorspronkelijke bericht en de ontvangers worden toegevoegd aan het veld Aan:.

    • Afzender toevoegen aan "Aan:, alle ontvangers aan "Cc:" De afzender van het oorspronkelijke bericht wordt toegevoegd aan het veld Aan:. De ontvangers van het oorspronkelijke bericht worden toegevoegd aan het veld Cc:.

  • vCard toevoegen? Stel deze optie in op Ja.om een visitekaartje in uw e-mail toe te voegen. Uw visitekaartje zal automatisch aangemaakt worden uit de invoer in uw Contactpagina.

  • Automatische invulling van e-mailadressen inschakelen? Wanneer u een nieuwe e-mail aanmaakt, zullen de adressen automatisch aangevuld worden wanneer u deze optie via het keuzevak Ja inschakelt. U hoeft slechts één of meer lettertekens in te voeren in het veld Naar om de zoekopdracht te beginnen van de namen en E-mailadressen in de interne en externe adresboeken. U zult vervolgens een lijst met de zoekresultaten ontvangen. Iedere invoer dat de ingevoerde lettertekens bevat zal worden weergegeven.

  • Berichten doorsturen als. Hier kunt u bepalen hoe uw bericht doorgezonden moet worden naar andere gebruikers. Er zijn twee opties: In het bericht opgenomen en Bijvoegsel. Wanneer u In het bericht opgenomen kiest, wordt het bericht daar gezonden moet worden, weergegeven in de berichttekst. De optie Bijvoegsel echter, verzekert u ervan dat het doorgezonden bericht als bijvoegsel wordt ontvangen.

  • Bericht opmaken als. Hier kunt u de opmaakopties voor uw e-mailberichten selecteren. U hebt een keuze tussen HTML, Platte tekst en HTML en platte tekst. Wanneer u HTML geformatteerde berichten toestaat, zal een HTML-editor zichtbaar zijn wanneer u een nieuw e-mailbericht samenstelt. Waneer u Platte tekst inschakelt zal de HTML-editor niet zichtbaar zijn.

  • Standaardlettertype e-mail. Hier kunt u het standaardlettertype instellen dat bij HTML-mailberichten wordt gebruikt.

  • Standaardtekengrootte e-mail. Hier kunt u de standaardtekengrootte instellen dat bij HTML-mailberichten wordt gebruikt.

  • Regelafbreking na. Hier kunt u bepalen na hoeveel lettertekens een regelafbreking ingevoerd zal worden. Hiervoor voert u het gewenste aantal in het tekstveld in. Standaard wordt de regelafbreking ingevoerd na 80 lettertekens.

  • Standaard verzendadres. Kies een standaard e-mailadres als verzendadres wanneer u een e-mail samenstelt.

  • Automatisch opslaan van een e-mailconcept? Hier kunt u de interval instellen voor het automatisch opslaan van de huidig samengestelde e-mailbericht in de Conceptenmap. Om de automatische opslagfunctie uit te schakelen, kiest u de instelling uitschakelen.

Weergeven van tabblad
  • HTML geformatteerde berichten toestaan? Hier kunt u bepalen of u wel of niet HTML-berichten weer wilt geven. Met betrekking tot bandbreedte hebben HTML-berichten een hoge impact en kunnen een hoog veiligheidsrisico zijn omdat ze gevaarlijke scripts kunnen bevatten. Het voordeel ervan dat u meer opmaakopties hebt. Met het HTML-formaat hebt u verschillende opmaakopties.

  • Voorladen van blok of externe beelden die gekoppeld zijn? Hier kunt u instellen of u wel of niet het voorbeeld van externe grafieken in HTML-e-mails wilt inschakelen. Wanneer u voor Ja kiest, worden externe grafieken niet direct weergegeven. Deze instelling beschermt uw privacy. Wanneer u voor Nee kiest, worden de externe grafieken geladen en weergegeven wanneer u een HTML-bericht ontvangt.

  • Emoticons als grafieken weergeven? Hier kunt u bepalen of emoticons zullen worden weergegeven als grafieken of als lettertekens. Wanneer u bijvoorbeeld in een smiley tikt nadat u deze optie hebt geselecteerd, zal de smiley weergegeven worden als een grafiek of als een dubbelepunt gevolgd door een haakje.

  • Geciteerde Regels in Kleur. Stel deze optie in op Ja om de oorspronkelijke berichten te markeren zodat zij worden gepresenteerd met een verticale lijn. De berichten of antwoorden zullen weergegeven worden als ingebed. Deze optie gaat ervan uit dat de optie De oorspronkelijke mailtekst in een antwoord invoegen is geselecteerd.

E-mail Handtekeningen

U kunt al uw handtekeningen voor uw e-mails beheren in de e-mailsubmap Handtekening van de module Instellingen.

In de V-scheidingsweergave wordt in het linker deel van het venster de lijst met handtekeningen getoond. Het rechter deel toont een voorvertoning van de geselecteerde handtekening.

Wanneer u een nieuwe handtekening wilt creëren, dan gaat u naar het paneel en selecteert u de functie Toevoegen onder Handtekeningen. In het pop-upvenster tikt u de naam van uw nieuwe handtekening in het veld Naam. Later zult u in staat zijn om deze handtekening te selecteren onder deze naam. Onder Plaats van Handtekening, kunt u bepalen waar in uw bericht uw handtekening ingevoegd moet worden: bovenaan of onderaan de berichttekst.

Door het keuzevak Standaard handtekening te selecteren, kunt u beslissen of u wel of niet de signatuur gebruikt als de standaard handtekening. Wanneer u het keuzevak aanvinkt, zal de nieuw aangemaakte handtekening automatisch ingevoegd worden in uw e-mailberichten zolang u geen andere handtekening op handmatig wijze kiest.

Onder Handtekening, stelt u de actuele tekst van uw handtekening samen. Standaard worden aanvullende slotzitten en de naam hier bijgevoegd, maar citaten en slagzinnen worden ook vaak toegevoegd aan een e-mailhandtekening. Wanneer u tevreden bent met uw handtekening, klikt u op OK, om deze te aanvaarden. De titel van de handtekening wordt later weergegeven in het veld Beschikbare Handtekeningen. Om een handtekening op te slaan, klikt u op het paneelgebied Opslaan op de betreffende knop Opslaan.

Wanneer u de bestaande handtekening wilt wijzigen, dan selecteert u de handtekening die u wilt veranderen en klikt u op de pictogram Bewerken in het paneelgebied Handtekening. Een pop-up venster verschijnt, waar de omschrijving en de tekst van de geselecteerde handtekening worden weergegeven. Hier kunt u de noodzakelijke wijzigingen maken. Wanneer u de noodzakelijke veranderingen hebt gemaakt, klikt u op OK en klikt u vervolgens in het paneel Opslaan op de overeenkomstige knop. Om een handtekening te wissen, selecteert u de handtekening die u wilt wissen uit de lijst Beschikbare Handtekening. Klik op de paneelfunctie verwijderen om de handtekening te verwijderen.

Extra e-mail accounts

Als u extra e-mail accounts naast uw Open-XchangeE-Mail account wilt gebruiken kunt u deze benaderen via de Open-Xchange Server door dit extra account te definieren.

U heeft hiervoor de volgende mogelijkheden:

  • Instellen van een nieuw e-mail account,

  • Aanpassen van een bestaand e-mail account,

  • Verwijderen van een e-mail account.

Om een nieuw e-mail account op te zetten heeft u de volgende gegevens nodig:

  • Uw e-mail adres,

  • Uw gebruikersnaam en wachtwoord voor dit e-mail account

  • Het adres en poortnummer van de bron mailserver

  • Het adres en poortnummer van de server voor de uitgaande e-mail

De binnenkomende en uitgaande mailserver staan normaalgesproken vermeld op de website van de provider, zoek bijvoorbeeld naar 'POP/IMAP' of 'Het configureren van een e-mail programma'

E-Mail accounts worden ingesteld en onderhouden in de Opties module. Om bij de Opties module te komen doet u het volgende:

  1. Klik in de Module balk op Opties.

  2. Klik in de boom op Accounts.

Resultaat: Het overzichtsscherm toont de beschikbare e-mail accounts. Het linker scherm met de kop Account naam toont de bestaande e-mail accounts. Het rechter deel onder de kop Account instellingen toont deinstellingen van het gekozen account.

Het aanmaken van een nieuw E-Mail account:

  1. Klik in het Nieuw paneel op het icoon.

  2. Bij Account instellingen geeft u de naam op van dit e-mail adres bij het veld Account naam.

  3. In het e-mail adres veld voert u uw e-mailadres in van het e-mailaccount.

  4. Als u uw naam bij het versturen van e-mails getoond wil hebben voor uw e-amiladres, typ dan een naam in het invoerveld Uw naam.

  5. Als u voor dit account de email niet in een aparte structuur wilt ontvangen maar in de Unified Inbox wilt opslaan, moet u de optie Gebruik de Unified Inbox voor dit account inschakelen.

  6. Geef hier de instellingen op voor de server die als bron dient voor het e-mail account:

    • In de lijst Servertype moet u het soort mailserver kiezen.

    • Als de inkomende mailserver encriptie gebruikt dient u SSL-versleuteling gebruiken te kiezen.

    • In het veld Servernaam geeft u het adres van de server op. Het adres voor een IMAP server ziet er ongeveer zo uit: imap.providernaam.nl.

    • Controleer of het poortnummer klopt en wijzig dit eventueel in het Serverpoort veld.

    • In het Aanmeldingsnaam veld moet u uw gebruikersnaam invoeren voor de server.

    • In het Wachtwoord veld typt u het wachtwoord dat bij de Login hoort.

    • Als u een POP3 server als bron heeft opgegeven, moet u de volgende velden invullen:

      • Het veld Controleer elke ´n´ minuten voor nieuwe berichten geeft u op hoe vaak e-mail van de POP3 server gehaald moet worden.

      • Als u de opgehaalde mail op de POP3 server wilt laten staan, moet u het veld Berichten op de server laten staan gedurende selecteren en invullen.

      • Als u wilt dat lokaal verwijderde mail ook van de POP3 server wordt verwijderd, moet u de optie Verwijderen van berichten uit de locale mailbox verwijderd de berichten ook van de server.

  7. Instellen van de uitgaande e-mail server:

    • Als de uitgaande mailserver encriptie gebruikt dient u SSL-versleuteling gebruiken te kiezen.

    • In het Servernaam veld geeft u de naam op van de uitgaande mailserver. Het adres voor een uitgaande server ziet er ongeveer zo uit: smtp.providernaam.nl.

    • Controleer of het poortnummer klopt en wijzig dit eventueel in het Serverpoort veld.

    • Als u een andere aanmeldingsnaam/wachtwoord combinatie moet gebruiken voor de uitgaande mail dan moet u de de optie Gebruik aanmeldingsnaam en wachtwoord. Geef daarbij de alternative gebruikersnaam en wachtwoord op.

  8. Om de instellingen te controleren klikt u op de knop Verbinding controleren.

  9. Klik vervolgens op de Opslaan knop.

Resultaat: De mappenboom toont een nieuwe e-mail map. Deze krijgt de naam die is opgegeven in stap 2.

Als u de optie Unified Inbox selecteerd wordt er een mapaangemaakt met deze naamonder de hoofdmap. De Unified Inbox bevat de map Inbox en de zojuist aangemaakte e-mail map.

Instellingen van een e-mail account wijzigen:

  1. In de sectie Accountnaam kiest u een e-mail account.

  2. Maak de aanpassingen.

  3. U kunt e-mailmappen aanpassen door andere mappen te selecteren onder Mapinstellingen.

  4. Klik op de Opslaan knop.

Verwijderen van een e-mail account:

  1. In de sectie Accountnaam kiest u een e-mail account.

  2. In het paneel klikt u op Verwijderen.

Mailfilter

Mailfilters helpen u uw inkomende e-mails te organiseren. Met mailfilters kunnen bijvoorbeeld de volgende acties worden geactiveerd bij het ontvangen van een e-mail:

  • De e-mail wordt verplaatst naar een bepaalde e-mailmap.

  • De e-mail wordt doorgezonden naar een ander e-mailadres.

  • De e-mail wordt als gelezen gemarkeerd.

Om filters te gebruiken, gaat u als volgt te werk:

  • Aanmaken van een e-mailmap.

  • Aanmaken van één of meer regels.

  • De volgorde van de regels instellen.

  • Instellen of verdere regels moeten worden verwerkt wanneer een regel overeenkomt.

Een regel bestaat uit:

  • Een naam.

  • Eén of meer voorwaarden.

  • Eén of meer acties. Stel in of één of alle voorwaarden overeen moeten komen om de acties te verwerken.

Er bestaan de volgende mogelijkheden om mailfilters te gebruiken:

  • Een nieuwe regel creëren.

  • Regels tonen.

  • Regels activeren of deactiveren.

  • Regels bewerken.

  • Regels wissen.

  • Regelvolgorde wijzigen.

Mailfilters worden aangemaakt en gewijzigd in de optiemodule. De manier waarom het mailfiltervenster geopend wordt:

  1. In de modulebalk klikt u op configuratie.

  2. In de mappenboom klikt u op de e-mail submap Filter.

Resultaat: Het overzichtsvenster geeft de beschikbare regels weer. Het linker gebied met de naam Regelnaam toont bestaande regels. Het rechter gebied met de naam Regeldetails toont de instellingen van een regel.

Een nieuwe regel aanmaken

De manier waarop een nieuwe regel aangemaakt wordt:

  1. In het paneelgebied Regels klikt u op Nieuw.

  2. Voer in Regeldetails een Naam in.

  3. Om een voorwaarde toe te voegen klikt u op Voorwaarde toevoegen. Bepaal de voorwaarde. Details kunnen verder in dit hoofdstuk worden gevonden. Om een andere regel in te voeren klikt u opnieuw op Voorwaarde toevoegen. Om een voorwaarde te verwijderen klikt u op het pictogram Wissen naast de voorwaarde.

  4. Wanneer u meerdere voorwaarden bepaalt, gebruikt u de selectielijst Voor een inkomend bericht dat overeenkomt: om in te stellen hoe de voorwaarden onderling met elkaar in verband staan om met de regel overeen te komen: Wanneer iedere voorwaarde juist is kiest u iedere. Wanneer alle voorwaarden juist zijn kiest u alle.

  5. Om de actie in te stellen dat verwerkt moet worden wanneer de regel overeenkomt, klikt u op Actie Toevoegen. Details kunt u verderop in dit hoofdstuk vinden. Om een andere actie toe te voegen klikt u opnieuw op Actie Toevoegen. Om een actie te verwijderen klikt u op het pictogram Wissen naast de actie.

  6. Met het keuzevak Verwerk volgende regels zelfs wanneer deze regel overeenkomt kunt u beheren of u wel of niet volgende regels verwerkt moeten worden wanneer deze regel overeenkomt: Wanneer volgende regels moeten worden verwerkt, activeert u het keuzevak. Wanneer volgende regels niet verwerkt moeten worden dan deactiveert u het keuzevak.

  7. Klik op Opslaan.

Resultaat: De nieuwe regel wordt ingevoerd in het linker venstergedeelte Regelnaam. De nieuwe regel is actief.

Voorwaarde aanmaken

Het volgende voorbeeld beschrijft hoe u een voorwaarde kunt aanmaken. De volgende voorwaarde moet aangemaakt worden:

  • De afzender van de e-mail bevat de tekenreeks Meier.

De manier om een voorwaarde aan te maken:

  1. Uit de vervolgkeuzelijst hieronder Van de volgende voorwaarden: kiest u de invoer Afzender/Van. Aan de rechterkant van de vervolgkeuzelijst wordt een nieuwe vervolgkeuzelijst en een tekstveld weergegeven.

  2. Uit de nieuwe vervolgkeuzelijst kiest u de invoer Bevat.

  3. In het tekstveld voert u de tekenreeks Meier.

Meer informatie over voorwaarden vindt u in de paragraaf “Opmerkingen over voorwaarden”

Actie instellen

Het volgende voorbeeld beschrijft hoe een actie ingesteld kan worden. De volgende actie moet worden ingesteld:

  • Het verplaatsen van de e-mail naar de Privé e-mailmap.

Hoe de actie ingesteld kan worden:

  1. Uit de vervolgkeuzelijst hieronder Doe het volgende kiest u de invoer Verplaatsen naar map. Aan de rechterkant van de vervolgkeuzelijst wordt een nieuw tekstveld weergegeven.

  2. Klik in het nieuwe tekstveld. Selecteer de Privé map.

Toon regels

Onder Regelnaam worden alle bestaande regels weergegeven.

De manier om de details van een regel weer te geven:

  • Onder Regelnaam selecteert u een regel. Onder Regeldetails worden alle voorwaarden en acties voor de regel weergegeven.

Regels bewerken

De manier om de volgorde van de regels te veranderen:

  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. In het paneelgebied Verplaatsen klikt u op Omhoog of Omlaag.

De manier om een regel te deactiveren:

  • Onder Actief deactiveert u het keuzevak.

De manier waarop u een regel kunt activeren:

  • Onder Actief activeert het keuzevak.

De manier waarop een regel kan wijzigen:

  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. Onder Regeldetails wijzigt u de instellingen.

  3. Klik op Opslaan.

De manier waarop een regel gewist kan worden:

  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. In het paneelgebied Regels klikt u op Wissen.

Opmerkingen over voorwaarden

U kunt voorwaarden aanmaken door

  • het selecteren van een e-mailonderdeel b.v., "Onderwerp";

  • het selecteren van een criterium b.v., "is exact";

  • het invoeren van een argument b.v.,"protocol".

In dit geval zal de software verifiëren of het onderwerp van een e-mailbericht exact overeenkomt met de karakters van het argument "protocol". Met het criterium en de tekenreeks kunt u bepalen of er aan de voorwaarde voldaan is. Het onderscheid tussen de enkelvoudige criteria worden in de onderstaande voorbeelden uitgelegd. In de voorbeelden wordt Onderwerp gebruikt voor het filteren van de e-mailberichten.

  • Criterium: "is exact" Er wordt aan de voorwaarde voldaan als het onderwerp precies overeenkomt met de karakters in het argument. Voorbeeld: het argument is "protocol".

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocol".

    • Aan de voorwaarde wordt niet voldaan voor het onderwerp "vergaderprotocol".

  • Criterium: "bevat" Er wordt aan de voorwaarde voldaan als het onderwerp alle karakters van het argument bevat. Voorbeeld: Het argument is "protocol".

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocol".

    • Aan de voorwaarde is eveneens voldaan voor het onderwerp "vergaderprotocol".

  • Criterium: "komt overeen" Aan de voorwaarde is voldaan als het onderwerp exact overeen met de karakters van het argument. De karakterreeks mag ook jokertekens bevatten. Voorbeeld: het argument is "protocol*". Het teken "*" is een jokerteken dat voor een willekeurig karakter staat.

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocolwijziging".

    • Het onderwerp "vergaderprotocol" voldoet niet aan de voorwaarde.

  • Criterium: "voldoet aan regex" Aan de voorwaarde is voldaan als het onderwerp de karakters bevat uit de reguliere expressie van het argument. Reguliere expressies laten complexe voorwaarden toe. Meer informatie kan op de betreffende websites worden gevonden. De volgende, eenvoudige reguliere expressie ligt een tipje van de sluier. Voorbeeld: het argument is "bedrij(f|ven)". De expressie "(f|ven)" staat voor een "f" of een "ven".

    • De onderwerp "bedrijf" voldoet aan de voorwaarde.

    • Dit geldt ook voor het onderwerp "bedrijven".

    • Het onderwerp "bedrijfs" voldoet niet.

Afwezigheidsmelding

Hier kunt u instellen of de afzender van een binnenkomende e-mail een e-mailbericht ontvangen wanneer u afwezig bent. De volgende instellingen zijn beschikbaar:

  • De afwezigheidsmelding is actief. Met dit keuzevak kan de afwezigheidsmelding geactiveerd of gedeactiveerd worden.

  • Onderwerp. Hier kunt u een onderwerp invoeren voor de e-mailnotificatie.

  • Tekst. Hier kunt u een tekst voor de e-mailnotificatie invoeren.

  • Aantal dagen tussen afwezigheidsmeldingen voor dezelfde afzender. Hier kunt u een interval instellen voor het verzenden van een afwezigheidsmelding wanneer er meerdere e-mails van dezelfde afzender zijn.

  • E-mailadressen. Hier kunt u een e-mailadres kiezen die gebruikt zal worden als verzendadres voor de afwezigheidsmelding.