Afspraken creëren

Om nieuwe afspraken in uw persoonlijke agendamappen, openbare mappen of agendamappen te creëren die gedeeld worden met andere gebruikers; op voorwaarde dat u de juiste toegangsrechten bezit; kunt u één van de hieronder beschreven methodes gebruiken:

Creëren van nieuwe afspraken in de agendamodule

Wanneer de module agenda open staat, klikt u op het pictogram afspraak in het paneelonderdeel nieuw. Hier is het irrelevant of het paneel wel of niet uitgebreid is. In ieder overzicht van de panelen, wordt het pictogram voor het creëren van nieuwe afspraken altijd bovenaan weergegeven.

Wanneer een afspraak wordt aangemaakt in de Teamweergave, dan worden alle zichtbare personen en hulpmiddelen uit de huidige weergave overgenomen in de afspraak.

Creëren van nieuwe afspraken door een dubbele klik

Als een alternatief voor de paneelfunctie zoals hierboven beschreven, kunt u ook nieuwe afspraken creëren door dubbel te klikken in de agenda- of teamweergave, gebruikmakend van één van de volgende methoden:

  • Dag / werkweek - dubbelklik op de juiste tijd => Opent het venster Afspraak, waar de begintijd van de nieuwe afspraak vooraf is ingesteld op de tijd waarop u dubbel geklikt hebt.

  • Maand / week - dubbelklik op een dag => Opent het venster Afspraak, waar de duur van de nieuwe afspraak vooraf is ingesteld op de hele dag.

  • Maand / week - dubbelklik op een dagcel => Opent het venster Afspraak.

  • Team / dag of week - dubbelklikken op de gewenste tijd opent het venster Afspraak. De aanmaker en de agenda van de persoon of het hulpmiddel dat geklikt is worden ingevoerd als deelnemers aan de afspraak.

Creëren van afspraken in openbare mappen of in agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden

Let op dat u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren om nieuwe afspraken in openbare mappen of gedeelde agendamappen van andere gebruikers te kunnen creëren. Wanneer deze rechten u niet toegekend zijn, zal een betreffende foutmelding verschijnen nadat u de functie voor het creëren van nieuwe afspraken bent begonnen. U kunt nu besluiten of u een nieuwe afspraak in uw persoonlijke agendamap wilt creëren (agenda map) of dat u de functie wilt annuleren.

Het creëren van nieuwe afspraken vanuit andere modules

Zelfs wanneer de module Kalender niet actief is, kunt u nieuwe afspraken creëren vanuit iedere andere module van de Open-Xchange Server. Wanneer het paneel niet verbreed is, klikt u op de pijl beneden of het paneelonderdeel nieuw en selecteert u vervolgens afspraak uit het menu dat zich vervolgens opent.

Wanneer het paneel reeds verbreed is, klikt u op het pictogram afspraak in het paneelonderdeel nieuw.

Doelmap voor nieuwe afspraken

Omdat afspraken alleen beheerd kunnen worden in agendamappen, wordt uw persoonlijke agendamap (agenda map) automatisch vooraf ingesteld als de doelmap wanneer u nieuwe afspraken uit andere modules creëert van de Open-Xchange Server .

Wanneer u nieuw gecreëerde afspraken wilt opslaan in andere persoonlijke mappen of in openbare mappen of agendamappen die met andere gebruikers worden gedeeld, kunt u een andere bestemmingsmap kiezen wanneer u de gegevens voor de nieuwe afspraak invoert.

U kunt meer informatie over het kiezen van een bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten vinden in het onderstaande onderdeel de paragraaf “Het invoeren van gegevens voor een nieuwe afspraak”.

Het creëren van een nieuwe afspraak met slepen & neerzetten

Om een nieuwe afspraak te creëren met slepen & neerzetten in de e-mailmodule, sleept u een e-mail uit een lijst op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster afspraak opent zich en het onderwerp van de omschrijvingsveld.

Om een nieuwe afspraak met slepen & neerzetten in de contactmodule te creëren, sleept u een contactpersoon op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster afspraak gaat open en de contactpersoon wordt als deelnemer ingevoerd.

Het creëren van een nieuwe afspraak uit een iCal-bijlage

U kunt een nieuwe afspraak aanmaken uit een iCal-bijlage van een e-mail. Een iCal-bijlage kan worden herkent aan de extensie ics.

Open de e-mailmodule en toon de e-mail in de H-scheidings- of V-scheidingsweergave. In het onderdeel van het overzichtsvenster rechtsklikt u op het ics-bestand. Kies Importeer iCal uit het snelmenu. Het dialoogvenster om de afspraakgegevens te bewerken opent.

Een nieuwe afspraak in het teamoverzicht creëren

Binnen de werkuren van het teamoverzicht kunt u een nieuwe afspraak aanmaken.

Om een nieuwe afspraak met alle teamleden te maken, mag geen enkele teamlid geselecteerd zijn. In het paneel onder Afspaken klikt u op Nieuw. U kunt ook in het urenraster drag & drop gebruiken om een tijdsperiode te selecteren. De geselecteerde periode wordt ingevoerd als aanvang en duur van de afspraak.

Om een afspraak met bepaalde teamleden te maken, selecteert u individuele teamleden door de <ctrl>-toets ingedrukt te houden en op de namen te klikken. Merk op: op Mac-systemen gebruikt u de <cmd>-toets. In het paneel Afspraken klikt u op Nieuw of dubbelklikt u op een tijd in de tijdsbalk. De dag en tijd die u klikt worden ingevoerd als de aanvangstijd van de afspraak. U kunt ook op het urenraster klikken en drag & drop gebruiken om een periode te selecteren. Deze periode wordt als aanvangstijdstip en duur ingevoerd.

Om een afspraak met een individueel teamlid te maken, mag er geen enkele teamlid geselecteerd zijn. Dubbelklik op een tijd in de tijdsbalk van het teamlid die u als deelnemer wilt toevoegen.

Het invoeren van gegevens voor een nieuwe afspraak

Ongeacht de manier waarop, en uit welke module u de creatie van de afspraak bent begonnen, het venster afspraak wordt geopend en het tabblad afspraak wordt geactiveerd. Nu kunt u de betreffende gegevens voor een nieuwe afspraak invoeren met de passende velden.

Wanneer u een nieuwe afspraak creëert, dient u zich ervan te verzekeren het veld laatste omschrijving in te vullen, omdat dit veld vereist is en altijd een waarde moet bevatten. Wanneer u het veld omschrijving vergeet in te vullen, kunt u de nieuwe afspraak niet opslaan. In plaats daarvan zult u een foutmelding ontvangen, en wordt het veld omschrijving weergegeven met rode randen.

Begin en einde van de afspraak

U kunt het begin en het einde van de nieuwe afspraak invoeren door de betreffende velden met de hand in te vullen of de data in te stellen met gebruik van de agendaiconen of de geselecteerde lijsten naast de velden.

Tijdspecificaties voor nieuwe afspraken

Wanneer u gegevens invoert, worden zij gecontroleerd op aannemelijkheid om u ervan te verzekeren dat het einde van de afspraken zo is ingesteld dat zij na hun begin verschijnen. Wanneer u per ongeluk het einde van een nieuwe afspraak zo hebt ingesteld dat deze voor het begin verschijnt, zult u een relevante foutmelding ontvangen en kan deze afspraak niet opgeslagen worden totdat u de juiste chronologische waarden hebt ingevoerd voor het begin en het einde.

Afspraken die de hele dag duren

Wanneer u afspraken wilt creëren die de hele dag duren (zoals, bijvoorbeeld, verjaardagen en andere gebeurtenissen die de hele dag duren), dan activeert u de optie de gehele dag in het venster afspraak. Hier hoeven geen begin- en eindtijden worden ingevoerd voor de nieuwe afspraak.

Persoonlijke afspraken

Wanneer de creatie van een nieuwe afspraak uit een persoonlijke map bent begonnen en u geen andere deelnemers of bronnen aan de afspraak wilt toevoegen, dan kunt u deze nieuwe afspraak markeren als privé. Afspraken die als privé zijn gemarkeerd kunnen alleen door u bekeken en gewijzigd worden. Zelfs wanneer u uw persoonlijke agendamappen voor gemeenschappelijk gebruik deelt met andere gebruikers, kunnen de andere gebruikers uw persoonlijke afspraken niet zien of bewerken.

Het creëren van persoonlijke afspraken

Let op dat u alleen afspraken als privé kunt markeren die u voor uzelf hebt gecreëerd; zonder andere deelnemers of bronnen; en dat u deze afspraken in uw persoonlijke agendamappen beheert. Wanneer u nieuwe afspraken creëert in openbare agendamappen of agendamappen die met andere gebruikers gedeeld worden, is de optie privé-afspraak niet beschikbaar in het venster afspraak.

Afspraakserie

Wanneer u afspraken wilt creëren die af en toe terugkomen, zoals bijvoorbeeld, een wekelijkse vergadering met het team, kunt u deze creëren als afspraakserie met de bijpassende parameters in plaats van deze afspraken telkens weer te plannen.

Om een nieuwe afspraakserie te creëren, klikt u op de optie serie. Dit opent het venster nieuwe afspraakserie, waar u de instellingen voor de nieuwe afspraakserie kunt aanpassen.

De volgende afbeelding toont een typisch voorbeeld van een afspraakserie. De parameters zijn als volgt ingesteld: De afspraak moet één keer per week op maandag plaatsvinden. De datum van de eerste vergadering is ingesteld als de begindatum van de afspraakserie. Omdat deze afspraakserie werkzaam is tijdens het eerste kwartaal van het huidige agendajaar, wordt de laatste agendadatum van het eerste kwartaal ingesteld als de einddatum.

Figuur 4.12. Afspraakserie (voorbeeld)

Afspraakserie (voorbeeld)

U kunt een afsprakenserie aanmaken voor de verjaardag van een contactpersoon. Informatie hierover vindt u in de paragraaf “Persoonlijke gegevens, labels, en mappen”

Bijpassende labels

U kunt één of meerdere labels verbinden met de nieuwe afspraak om deze in te delen. Hiervoor schrijft u met de hand de gewenste labels in het veld labels (aparte labels moeten gescheiden worden door komma's) of klikt u op de optie labels en selecteert u vervolgens de gewenste label door een klik met de muis. Let op dat de optie labels alleen labels weergeeft die u vooraf gegeven had in de instellingen.

Daardoor worden alle geselecteerde labels ingevoerd in het veld labels.

Wanneer u één of meerdere labels wilt wissen die verbonden zijn met een afspraak, dan wist u alleen de betreffende labels uit het veld labels. Plaats uw cursor in het veld en wis de ongewenste labels. U kunt ook op labels klikken en de labels deselecteren die u wilt verwijderen.

Creëren van persoonlijke labels

Wanneer u zeer regelmatig bepaalde labels opnieuw gebruikt, is het verstandig om deze te creëren als persoonlijke labels in de instellingen, zodat u op een eenvoudigere manier toegang tot deze labels kunt krijgen. U kunt meer informatie over het creëren van persoonlijke labels en een omschrijving van de procedure vinden in het hoofdstuk instellingen onder de paragraaf “Privélabels”.

Selecteren van de bestemmingsmap

Met de optie map, kunt u aangeven in welke map de nieuwe afspraak moet worden opgeslagen. Als standaard wordt één van de volgende mappen in dit veld geselecteerd:

  • Wanneer u nieuwe afspraken uit één van uw persoonlijke agendamappen creëert => de persoonlijke agendamap die geopend was toen u de nieuwe afspraak hebt gecreëerd.

  • Wanneer u nieuwe afspraken creëert uit een openbare agendamap of agendamappen die met andere gebruikers worden gedeeld, voor wie u de rechten hebt verkregen om onderwerpen te creëren => de openbare agendamap of gedeelde agendamap die open stond toen u de nieuwe afspraak hebt gecreëerd.

  • Wanneer u nieuwe afspraken creëert uit een openbare agendamap of of een agendamap die met andere gebruikers wordt gedeeld, waarvoor u geen rechten hebt verkregen voor het creëren van onderwerpen => uw persoonlijke agendamap (agenda map).

  • Wanneer u nieuwe afspraken uit een andere module van de Open-Xchange Server creëert, zoals, bijvoorbeeld, e-mail, taken, etc. => uw persoonlijke agendamap (agenda map).

Let op dat tijdens uw selectie afspraken alleen opgeslagen kunnen worden in agendamappen en dat u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren voor openbare agendamappen of agendamappen die gedeeld worden met andere gebruikers om afspraken daar te kunnen opslaan. Daarom geeft de geselecteerde lijst alleen de agendamappen als bestemmingsmappen weer wanneer u dit recht hebt verkregen.

Het configureren van het weergavetype van de afspraak

Om het weergavetype van de nieuwe afspraak in te stellen (gereserveerd, tijdelijk, afwezig voor zaken of vrij), klikt u in het venster op de optie weergeven als en selecteert u vervolgens de gewenste invoer uit de lijst.

Het weergavetype dat u voor de afspraak selecteert, zal gerepresenteerd wordt door gekleurde balken in de overzichten agenda, team en detail. Meer informatie hierover is beschikbaar onder de paragraaf “Kalender - overzichten en perioden” in dit hoofdstuk.

Herinneringen activeren

Wanneer u aan de afspraak herinnerd wilt worden, kunt u deze in de lijst herinnering selecteren. In de agendainstellingen kunt u een voorgedefinieerd tijdsinterval instellen voor de herinnering. Meer informatie vindt u op Standaardtijdsinterval voor herinnering Let op dat de geselecteerde herinnering alleen actief is voor degene die deze nieuwe afspraak heeft gecreëerd. Alle andere deelnemende gebruikers kunnen verschillende herinneringen voor deze afspraak instellen.

Wanneer u een herinnering voor een afspraak hebt geactiveerd, zal een een herinneringsvenster u waarschuwen wanneer het einde van de geselecteerde periode is bereikt, zoals getoond wordt in de volgende afbeelding. In dit venster kunt u besluiten of u nogmaals aan deze afspraak wilt worden herinnerd na een bepaalde periode, of dat deze eerste herinnering van deze afspraak genoeg is.

Deelnemers informeren via e-mail

Wanneer u alle toegevoegde deelnemers van deze nieuwe afspraak wilt informeren, dan activeert u de optie Alle deelnemers via e-mail informeren. Deze benadering wordt vooral aangeraden wanneer u externe deelnemers uitnodigt voor een afspraak (bijv. uit persoonlijke contactpersonen) die geen toegang hebben tot de Open-Xchange Server. Op deze manier worden ze automatisch geïnformeerd over deze nieuwe afspraak.

Mededeling en bevestiging van afspraken

Meer informatie over het informeren van andere deelnemers alsook de mogelijkheden voor bevestiging van nieuw gecreëerde afspraken is beschikbaar in onderdeel de paragraaf “Afspraken bevestigen” van dit hoofdstuk.

Selecteren van deelnemers en bronnen voor de nieuwe afspraak

In het tabblad deelnemers, geeft u alle deelnemers en bronnen aan voor de afspraak. Bronnen zijn fysieke voorzieningen en apparatuur (conferentieruimten, voertuigen, presentatiemedia, enz.) alsook bepaalde deelnemers die cruciaal zijn voor het leiden van de vergadering.

Degene die de afspraak creëert wordt genoemd als eerste deelnemer. De agendaopties maken de instelling mogelijk om u als deelnemer in te voeren bij het aanmaken van een afspraak in een openbare map, zie Openbare afspraken aanmaken. Om verdere deelnemers en/of bronnen aan de nieuwe afspraak toe te voegen, klikt u op de functie deelnemer toevoegen in het paneelonderdeel deelnemer. Deze functie opent het venster Selecteer deelnemers en bronnen waar u de deelnemers en bronnen kunt selecteren die toegevoegd kunnen worden zoals hieronder wordt beschreven.

Interne deelnemers en bronnen toevoegen

Om geregistreerde gebruikers van de Open-Xchange Server toe te voegen (als interne deelnemers) en/of bronnen, moet u zich er zelf eerst van verzekeren dat het globale adresboek is geselecteerd als de contactmap. Voer vervolgens de namen van deelnemers of bronnen in die toegevoegd moeten worden of wildcards (de lettertekens * of ?), of combinaties van delen van namen en wildcards, in het veld zoeken en klik op gaan.

U kunt wildcards op de volgende manieren gebruiken (naast andere manieren) voor het definiëren van de zoekcriteria in het venster Selecteer deelnemers en bronnen. U kunt hier het gebruik van hoofdletters negeren:

  • ik of *ik* => alle geregistreerde gebruikers en bronnen uit de contactmap globaal adresboek wiens voor- of achternaam of wiens label de lettertekenketen "ik"bevat.

  • m???r => alle geregistreerde gebruikers en bronnen uit de contactmap globaal adresboek wiens voor- of achternaam of label de lettertekens "m" en "r" bevat met precies 3 lettertekens tussen "m" en "r"; zoals bijvoorbeeld, de achternamen Maier, Meier, of Meyer, maar niet Mair of Muller.

In de volgende stap voegt u de gewenste deelnemers toe door de betreffende deelnemers uit de geselecteerde lijst te kiezen en door op toevoegen te klikken in het onderdeel deelnemers.

Om nieuwe deelnemers opnieuw te verwijderen selecteert u deze in het veld deelnemers en klikt u op verwijderen.

Wanneer u fysieke bronnen wilt toevoegen (zoals, bijvoorbeeld, presentatiemateriaal of andere apparatuur), alsook specifieke deelnemers en bronnen, zoekt en selecteert u de betreffende personen en materialen via de keuzelijst en klikt u vervolgens op toevoegen in het onderdeel bronnen.

Om nieuwe bronnen opnieuw te verwijderen, selecteert u deze in het veld bronnen en klikt u op verwijderen.

Deelnemers toevoegen als bronnen

Wanneer u een deelnemer toevoegt aan een afspraak als een bron, dan kan deze deelnemer niet worden toegevoegd aan andere afspraken tijdens de duur van deze afspraak. Deze benadering wordt aangeraden voor deelnemers wiens aanwezigheid cruciaal is het voor het leiden van de vergadering; zoals, bijvoorbeeld, de instructeur van een seminarie.

Externe deelnemers toevoegen

Wanneer u externe deelnemers aan een afspraak wilt toevoegen die geen toegang hebben tot de Open-Xchange Server (bijv. contactpersonen uit uw persoonlijke of openbare contactmappen of contactmappen die gedeeld worden met andere gebruikers), selecteert u eerst de betreffende contactmap en voegt u vervolgens de gewenste deelnemers toe, zoals u zou doen voor interne deelnemers en bronnen.

Wanneer u een fout hebt gemaakt bij het selecteren van gebruikers of bronnen, dan kunt u de inhoud van de velden deelnemers en bronnen verwijderen via de functie wissen. Hiervoor selecteert u de gebruiker of de bron die verwijderd moet worden en klikt u op wissen.

Wanneer het mogelijk zou zijn om alle gebruikers en bronnen in één zoekopdracht te vinden die u toe wilt voegen aan de nieuwe afspraak, dan herhaalt u het weergave- en selectieproces voor deelnemers en bronnen met de juiste verschillende zoekcriteria. En dit, totdat u alle vereiste deelnemers en bronnen hebt vastgelegd.

Externe deelnemers zonder vermelding in adressenboek toevoegen

Om externe deelnemers die niet in het adressenboek staan toe te voegen, klikt u op Toevoegen externen in de kolom Deelnemer van het afsprakenvenster. In het venster Extern adres voert u een naam en een geldig e-mailadres in. Klik op Toevoegen. Herhaal deze stappen bij meerdere deelnemers. Klik op OK om te eindigen.

Resultaat: de externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek zijn ingevoerd als deelnemers.

Toevoegen van bijlagen aan afspraken

Wanneer u relevante externe documenten direct wilt verbinden met de nieuwe afspraak (bijv. tekstdocumenten met routebeschrijving, spreadsheets met offertes, enz.), dan kunt de passende bestanden als bijlage toevoegen aan de afspraak.

Let op dat u, om bijlagen aan afspraken toe te voegen, u genoeg opslagcapaciteit moeten hebben op de server. Wanneer de opslagruimte die aan u toegewezen is, vol is, kunt u geen verdere bijlagen aan afspraken toevoegen. Het Informatieblok op de startpagina van de Open-Xchange Server geeft informatie over de opslagruimte die op dit moment beschikbaar is.

Om bijlagen toe te voegen aan nieuwe afspraken, dient u eerst het tabblad bijlagen te activeren en klikt u vervolgens op bijlage toevoegen onder het paneelonderdeel bijlagen. Deze functie opent het venster selecteer bijlagen waar u het bestand/de bestanden kunt selecteren die bevestigd moeten worden. Selecteer één of meer bestanden via bladeren en gebruik de optie toevoegen om ze aan de lijst van bijlagen toe te voegen.

Wanneer u de bestandsselectie bevestigt met OK en opslaan,wordt het venster selecteer bijlagen gesloten en worden de bijlagen toegevoegd aan de afspraak.

Toevoegen van bijlagen aan afspraken

Iedere bijlage die u verbindt met een speciale afspraak wordt uitsluitend in verband gebracht met deze afspraak. Wanneer u een bestand aan meerdere afspraken toevoegt als een bijlage, zal een unieke kopie van dit bestand verbonden worden met elk van deze afspraken.

Verwijderen van bijlagen uit afspraken

Wanneer u per ongeluk bijlagen hebt toegevoegd aan de nieuwe afspraak, dan kunt u deze opnieuw wissen. Hiervoor selecteert u het bestand/de bestanden die u wenst te wissen uit de afspraak uit de bijlagetabel. Wanneer u meerdere bestanden wilt selecteren, houdt u de toets Ctrl toets (voor niet-aangrenzende multiselecties) of de Shift toets(voor aangrenzende multiselecties). Klik vervolgens op wissen in het paneelonderdeel bijlagen en vervolgens op opslaan om alle geselecteerde bijlagen uit de afspraak te verwijderen.

Controleren van de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen

Om de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen te controleren die toegevoegd zijn aan de afspraak, activeert u het tabblad beschikbaarheid. Verduidelijk de periode via de datum- en tijdvelden en beslis via controle wat u wilt controleren: alleen bronnen, alleen deelnemers, of beide. Wanneer u ook de optie toon teamleden, worden alle leden van gebruikersgroepen en hun beschikbaarheid in de kolom deelnemers weergegeven. Wanneer u de relevante waarden hebt ingesteld, klikt u op controleren om de beschikbaarheidscontrole te beginnen.

Controleer de beschikbaarheid van verschillende dagen

Wanneer u de beschikbaarheid van deelnemers en bronnen wilt controleren in voorgaande of volgende tijdperiodes, kunt dag per dag door de weergave pagineren met gebruik van de navigatiepijlen in het datumgebied.

De beschikbaarheid gebruiken voor een afspraak

Wanneer u het begin en het einde van de nieuwe afspraak wilt instellen met gebruik van de data of de gecontroleerde periode, dan klikt u op gebruiken voor afspraak. Dit schakelt over naar het tabblad afspraak waar de begin- en eindvelden voor de nieuwe afspraak al vooraf ingevuld zijn met de overgebrachte data.

Figuur 4.13. De beschikbaarheid gebruiken voor een afspraak

De beschikbaarheid gebruiken voor een afspraak

Uw invoergegevens opslaan

Om een nieuwe afspraak op te slaan met alle geleverde gegevens, klikt u op het pictogram opslaan in het paneelonderdeel opslaan. Dit sluit het venster afspraak, de nieuwe afspraak wordt in de vorige geselecteerde map gecreëerd, en de gebeurtenissen die hieronder zijn beschreven worden gestart.

Controleren op conflicten

Wanneer u een nieuwe afspraak opslaat, controleert de Open-Xchange Server of deze afspraak strijdig is met anderen die gepland zijn op dezelfde tijd. Dit is het geval wanneer u of andere deelnemers al andere verplichtingen heeft/hebben waardoor er niet aan deze afspraak deelgenomen kan worden.

Wanneer er een conflict bestaat, dan ontvangt u een relevante waarschuwing en kunt u besluiten het afspraakconflict te negeren of dit waarschuwingsbericht op te heffen. Wanneer u de weergegeven afspraakconflicten negeert, dan wordt een nieuwe afspraak gecreëerd, ongeacht de bestaande afspraken en wordt het venster afspraak gesloten. Wanneer u dit waarschuwingsbericht opheft, dan gaat u terug naar het venster afspraak en kunt u de parameters van de nieuwe afspraak wijzigen om conflicten te vermijden.

Wanneer er een bron aan de afspraak wordt toegevoegd die gebruikt wordt door een andere afspraak, zorgt dit voor een conflict die u niet kunt negeren. Om de afspraak te kunnen opslaan, dient u de bron te verwijderen.

Deelnemers informeren

Wanneer u andere deelnemers voor de nieuwe afspraak hebt uitgenodigd, worden alle interne deelnemers geïnformeerd over deze afspraak va een bevestigingsdialoog, en kunnen zij u antwoorden of zij aan deze afspraak deel willen nemen of niet, zoals getoond in het volgende voorbeeld. Meer informatie over bevestigingsdialogen is beschikbaar onder de paragraaf “Afspraken bevestigen” in dit hoofdstuk.

Wanneer u een nieuwe afspraak creëert en de optie alle deelnemers via e-mail informeren, activeert, worden alle interne en externe deelnemers geïnformeerd over deze nieuwe afspraak via e-mail.

Invoer ecarteren

Wanneer u de afspraak niet wilt opslaan, dan klikt u op annuleren in het paneelonderdeel venster. Voor de veiligheid zal u worden gevraagd of u deze invoer werkelijk wilt ecarteren. Wanneer u deze vraag bevestigt met OK, dan sluit het venster afspraak en wordt alle invoer geëcarteerd.