Distributielijsten worden beheerd in de module
als een speciaal type van contactpersonen. U kunt nieuwe distributielijsten creëren in uw persoonlijke contactmappen of in contactmappen die met andere gebruikers worden gedeeld of openbare contactmappen, met gebruik van één van de methoden die hieronder staan.Wanneer het paneel niet is uitgebreid, klikt u op de pijl die naar onderen is gericht in het paneelgebied
en selecteer uit het menu dat vervolgens wordt geopend.Wanneer het paneel al is uitgebreid, klikt u op
in het paneelgebied .Het aanmaken van distributielijsten in openbare contactmappen en contactmappen die met andere gebruikers worden gedeeldLet erop dat u het recht nodig hebt om onderwerpen te creëren voor deze mappen om nieuwe distributielijsten aan te maken in andere contactmappen die met andere gebruikers worden gedeeld en openbare contactmappen. Wanneer u deze toegangsrechten niet hebt verkregen, wordt een passend bericht weergegeven nadat de functie is begonnen om nieuwe distributielijsten te creëren. Uit dit bericht kunt u beslissen of u die distributielijst wilt aanmaken in uw persoonlijke contactmap ( map), of de functie wilt annuleren.U kunt meer informatie vinden over het kiezen van de gewenste bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten onder de paragraaf “Het kiezen van een bestemmingsmap voor de nieuwe distributielijst” van dit hoofdstuk. |
Ongeacht de manier waarop en uit welke module u de creatiefunctie hebt gelanceerd voor de nieuwe distributielijst, opent deze functie het venster
waar u nu de gegevens kunt invoeren voor uw nieuwe distributielijst. De tekstinvoer waarschuwt u dat de distributielijst nog steeds leeg is. Wanneer u een nieuwe distributielijst creëert, verzekert u zich ervan het veld in te vullen, omdat dit veld vereist is en altijd een waarde moet bevatten.Wanneer u dit veld
vergeet in te vullen, kunt u de nieuw aangemaakte distributielijst niet opslaan. In plaats daarvan ontvangt u een foutmelding en zal het veld weergegeven worden met rode randen.Benoemen van distributielijstenDe namen van distributielijsten worden niet gecontroleerd of ze uniek zijn door de Open-Xchange Server. Daarom kan het gebeuren dat meerdere distributielijsten met identieke namen worden gecreëerd. Om dit te voorkomen, kunt u proberen een zeer specifieke naam voor de distributielijst in te voeren. |
De optie
geeft u de mogelijkheid om aan te geven in welke map de nieuwe distributielijst opgeslagen moet worden. Dit veld is vooraf ingesteld in één van de volgende mappen:Wanneer u een nieuwe distributielijst uit één van uw persoonlijke contactmappen creëert => de persoonlijke contactmap die geopend was gedurende de creatie van de nieuwe distributielijst.
Wanneer u een nieuwe distributielijst aanmaakt uit een openbare contactmap en/of een contactmap die met andere gebruikers wordt gedeeld waarvoor u de rechten toegekend hebt gekregen voor het creëren van onderwerpen => de openbare of gedeelde contactmap die open stond terwijl u de nieuwe distributielijst aan het aanmaken was.
Wanneer u nieuwe distributielijsten creëert uit openbare contactpersonenmappen of contactmappen die met andere gebruikers worden gedeeld waarvoor u geen rechten voor toegekend hebt gekregen om onderwerpen te creëren => uw persoonlijke contactfolder (
map).Wanneer u nieuwe distributielijsten creëert uit een andere module van de Open-Xchange Server, bv. , , enz. => uw persoonlijke contactmap ( map).
Wanneer u een keuze maakt, dient u erop te letten dat nieuwe aangemaakte distributielijsten alleen opgeslagen kunnen worden in contactmappen en dat u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren voor het opslaan van distributielijsten in contactmappen die met andere gebruikers worden gedeeld of openbare contactmappen. Vandaar dat de selectielijst alleen die contactmappen als bestemmingsmappen weergeeft waarvoor u dit recht toegekend hebt gekregen.
Wanneer u contactpersonen wilt toevoegen aan de nieuwe distributielijst die beheerd wordt in de Open-Xchange Server, in uw persoonlijke contactmappen en/of openbare mappen of mappen die met andere gebruikers worden gedeeld, klikt u op de functie in het paneelgebied .
Dit opent het venster
, waar u de contactpersonen kunt selecteren voor insluiting in de lijst. Hiervoor voert u in het veld de naam van het/de contact(en) in die u wilt toevoegen, passende wildcards (de * of ? lettertekens), of combinaties van namen en wildcards. Vervolgens gebruikt u de functie om de pasende contactmap te selecteren die u wilt zoeken.In de formulering van uw zoekopdracht in het venster
, hoeft u niet op het gebruik van hoofdletters te letten. U kunt wildcards voor vele doeleinden gebruiken, inclusief:ik of ik* => alle contactpersonen uit de contactmap die op dit moment open staat en wiens weergavenaam, voornaam of achternaam begint met "me".
m???r => alle contactpersonen uit de huidige open contactmap wiens weergavenaam, voornaam of achternaam precies 3 letters bevat tussen "m" en "r" (bijv, Maier, Meier, of eMyer - maar niet Mair of Müller).
Om de juiste contactpersonen voor een selectie weer te geven klikt u op
. Let erop dat alleen die contactpersonen weergegeven worden voor een selectie wiens gegevens tenminste één e-mailadres bevat. De volgende afbeelding toont een voorbeeld waarin alle contactpersonen uit de persoonlijke contactmap voor selectie worden weergegeven.Contacten met meer dan één e-mailadresWanneer meer dan één e-mailadres ingevoerd was voor de contactpersonen, dan geeft het selectievenster één invoer per e-mailadres van deze contactpersonen weer. U kunt zo de distributielijst gebruiken om een bericht naar verschillende e-mailadressen van een contactpersoon tegelijkertijd te verzenden (bijvoorbeeld, naar het zaken- en privé-emailadres). Of u dit nu wel of niet doet is nog niet bepaald op dit punt van het proces, omdat u alleen hier de potentiële leden van uw distributielijst hebt weergegeven. Maar u hebt nog steeds niet de uiteindelijke selectie gemaakt. Dit gebeurt in de volgende stap. |
In de volgende stap voegt u de gewenste contactpersonen toe. Wanneer u alle weergegeven contactpersonen in het selectievenster wilt toevoegen aan de distributielijst, klikt u op
.Wanneer u slechts enkele van de weergegeven contactpersonen aan de distributielijst wilt toevoegen, selecteert u de contactpersonen die toegevoegd moeten worden in het selectievenster (voor een multiselectie houdt u de
of ingedrukt). Dit voegt de e-mailadressen uit de geselecteerde contactpersonen in het veld toe.Wanneer u een fout hebt gemaakt bij het selecteren van contactpersonen, kunt u het veld
met de functie . Let erop dat de functie alle geselecteerde contactpersonen uit het veld verwijderen. Wanneer u alleen individuele contactpersonen uit de selectie wilt verwijderen, dan klikt u op het veld van de reeds geselecteerde contactpersonen en verwijdert u de ongewenste invoer.Wanneer het niet mogelijk is om alle contactpersonen te selecteren die u aan uw nieuwe distributielijst wilt toevoegen met slechts één zoekopdracht, dan maakt u verschillende zoekopdrachten met de gepaste verschillende zoekcriteria, totdat u alle gewenste contactpersonen in uw distributielijst hebt ingevoerd.
U beëindigd het proces van het vinden van interne contactpersonen en het toevoegen van geselecteerde contactpersonen van de distributielijst door op
in het venster te klikken. Wanneer u uw selectie wilt verwerpen, klikt u op .Nadat u uw keuze hebt bevestigd met
, toont de distributielijst-tabel de nieuw toegevoegde interne contactpersonen alsook hun e-mailadressen.Wanneer u geen externe contactpersonen aan uw distributielijst wilt invoegen, kunt het aanmaakproces beëindigen voor de nieuwe distributielijst op dit punt. Hiervoor klikt u op de pictogram
in het paneelgebied .Het resultaat is dat de nieuw gecreëerde distributielijst wordt toegevoegd aan uw contactpersonen. Let erop dat een pictogram de distributielijsten onderscheidt van individuele contactpersonen:
Wanneer u contactpersonen aan de nieuwe distributielijst wilt toevoegen die niet worden beheerd in de Open-Xchange Server als externe contactpersonen, klikt u op de functie in het paneelgebied .
Dit opent het venster
, waar u de gegevens van de externe contactpersoon kunt invoeren die u wilt toevoegen. U creëert een nieuw extern contact door de naam en het e-mailadres van de contactpersonen invoeren en vervolgens brengt u uw invoer over in het veld wanneer u op klikt.Herhaal deze stap voor alle externe contactpersonen die u wilt toevoegen aan uw distributielijst.
Wanneer u een fout hebt gemaakt bij het invoeren van de contactgegevens, dan maakt u het veld
leeg met de functie . Let erop dat de functie alle geselecteerde contactpersonen uit het veld verwijdert. Wanneer u alleen individuele contactpersonen uit de selectie wilt verwijderen, klikt u op het veld van de reeds geselecteerde contactpersonen en verwijdert u de ongewenste invoer.U beëindigt het proces van het vinden van externe contactpersonen en het invoeren van hun contactgegevens aan de distributielijst door op
te klikken in het venster . Wanneer u uw selectie wilt verwerpen, dan klikt u op .Nadat u uw keuze hebt bevestigd met
, toont de distributielijst-tabel de nieuw toegevoegde externe contactpersonen alsook hun e-mailadressen.Wanneer u geen andere contactpersonen aan uw distributielijst wilt toevoegen, beëindigt u het proces van het creëren van de nieuwe distributielijst en slaat u uw invoer op met gebruik van het icoon in het paneelgebied
.