Taken aanmaken

Om nieuwe taken aan te maken in uw persoonlijke of openbare mappen of in gedeelde mappen van anderen (mits u de rechten heeft om objecten aan te maken), kunt u één van de hieronder beschreven methoden gebruiken.

Nieuwe taken aanmaken in de Takenmodule

Als de Takenmodule geopend is, klikt u op het pictogram Taken onder Nieuw in het paneel. Het is niet van belang of het paneel al dan niet is uitgeklapt - in iedere weergave van het paneel is het pictogram zichtbaar.

Als alternatief kunt u het venster 'Nieuwe taak' openen door te dubbelklikken in de lege ruimte onder de taaklijst in de lijst- en h-scheidingsweergave.

Aanmaken van taken in openbare of gedeelde mappen

Wees u zich ervan bewust dat u de rechten om objecten aan te maken nodig heeft om nieuwe objecten in openbare mappen of in, door gebruikers gedeelde mappen te kunnen creëren.

Als deze rechten niet aan u zijn toegekend, krijgt u na het starten van de functie een foutmelding. U kunt vervolgens beslissen of u de nieuwe taak in uw persoonlijke taakmap (Taakmap) wilt aanmaken of dat u de functie wilt annuleren.

Meer informatie over de keuze van de gewenste bestemmingsmap en de benodigde toegangsrechten kunt u vinden in the section called “Gegevens invoeren voor een nieuwe taak” van dit hoofdstuk.

Nieuwe taken aanmaken vanuit andere modules

Zelfs als de Takenmodule niet actief is, kunt u nieuwe taken aanmaken - namelijk vanuit iedere andere module van Open-Xchange Server. Als het paneel niet uitgeklapt is, klikt u op de neerwaarts gerichte pijl onder de kolom Nieuw in het paneel en selecteert u Taak uit het menu dat zich dan opent.

Als het paneel al uitgeklapt is, klikt u op het pictogram Nieuwe taak in de kolom Nieuw van het paneel.

Bestemmingsmap voor nieuwe taken

Omdat taken alleen in taakmappen beheerd kunnen worden, is uw persoonlijke taakmap (Taakmap) automatische als voorkeursmap ingesteld als u nieuwe taken aanmaakt vanuit andere modules van Open-Xchange Server .

Om een nieuwe taak in een andere persoonlijke map, in een openbare map of in een gedeelde map wilt aanmaken, kiest u de bestemmingsmap als u de gegevens voor de nieuwe taak invoert.

U kunt meer informatie over de keuze van een bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten vinden in the section called “Gegevens invoeren voor een nieuwe taak” hieronder.

Gegevens invoeren voor een nieuwe taak

Los van de wijze en de module van waaruit u bent gestart met het aanmaken van de nieuwe taak, opent het venster Taken met het tabblad Taken geactiveerd. U kunt nu de gewenste gegevens voor de nieuwe taak via de juiste velden invoeren.

Begin- en vervaldatum van de taak

U kunt de begin- en vervaldatum van de nieuwe taak met de hand invoeren of de datums instellen met de kalenderpictogrammen.

Als u gegevens invoert, vindt er een controle op aannemelijkheid plaats om er zeker van te zijn dat de vervaldatum na de begindatum valt. Als u zich hierin vergist, zal er een foutmelding worden getoond. U kunt de taak niet opslaan voordat u de datums chronologisch correct heeft ingevoerd.

Status en voortgang

Via de keuzelijst Status kunt u selecteren in welke fase de taak momenteel is - standaard is de status Niet begonnen geselecteerd en is de voorgangsindicator ingesteld op 0%.

De status is verbonden met de voortgang (en vice versa): als u bijvoorbeeld Is bezig kiest, wordt de voortgangsindicator automatisch op 25% gezet. Als u de voortgangsindicator instelt (met de - of +-knop) op 100%, dan wordt de status automatisch ingesteld op Voltooid. U kunt de voorgang ook intypen in plaats van de knoppen te gebruiken. In dit geval wordt de status echter niet automatisch aangepast.

Prioriteit van de nieuw taak

Via de optie Prioriteit kunt u een prioriteit aan de taak toekennen - u kunt kiezen uit Onbelangrijk, Normaal en Belangrijk.

Persoonlijke taken

Als u de nieuwe taak vanuit een persoonlijke map aanmaakt en u voegt geen deelnemers aan de taak toe, dan kunt u de nieuwe taak als persoonlijk markeren. Taken die gemarkeerd zijn als persoonlijk, zijn alleen voor u toegankelijk - zelfs als u uw persoonlijke taakmappen deelt met andere gebruikers, kunnen die anderen uw persoonlijke taken niet zien of bewerken.

Persoonlijke taken aanmaken

Merk op dat u taken alleen als persoonlijk kunt markeren die u voor uzelf heeft aangemaakt - zonder andere deelnemers - en die u beheert in uw persoonlijke taakmap. Als u nieuwe taken bewaart in openbare mappen of in gedeelde mappen van andere gebruikers, krijgt u een foutmelding als deze taken als persoonlijk zijn gemarkeerd.

Taakreeksen

Als u periodiek terugkerende taken wilt aanmaken - zoals bijvoorbeeld een wekelijkse backup - kunt u deze als taakreeks aanmaken in plaats van de taken steeds maar weer opnieuw te plannen.

Om een taakreeks aan te maken klikt u op de knop Serie. Dit opent het venster Creëer nieuwe serie waar u de instellingen voor de nieuwe taakreeks kunt aanpassen.

De volgende afbeelding toont een karakteristiek voorbeeld van een taakreeks - de parameters zijn als volgt ingesteld: de taak moet iedere week op vrijdag worden uitgevoerd; de datum van de eerste taak van de reeks wordt gelijkgesteld aan de begindatum. Omdat deze taakreeks oneindig door moet gaan is de optie Eindigt op nooit gezet.

Figure 5.5. Taakreeks (voorbeeld)

Taakreeks (voorbeeld)

Taakreeksen

Meer informatie over taken van een reeks is beschikbaar in the section called “Taken bewerken” van dit hoofdstuk.

Toegevoegde labels

U kunt één of meer labels aan een nieuwe taak toevoegen om deze te categoriseren. U kunt de gewenste labels in het veld Labels intypen (labels moeten met komma's van elkaar gescheiden worden) of op de knop Labels klikken en vervolgens het gewenste label met de muis selecteren. Merk op dat de optie Labels alleen labels toont die u eerder in Instellingen heeft opgegeven.

Als resultaat zijn alle geselecteerde labels ingevoerd in het veld Labels.

Als u één of meerdere labels die aan een taak zijn toegevoegd, wilt verwijderen, kunt u de betreffende items gewoon uit het veld Labels verwijderen. Plaats de cursor in het veld en verwijder de ongewenste labels.

Als alternatief kunt u op Labels klikken , de labels in het popup-venster deselecteren en op OK klikken.

Persoonlijke labels aanmaken

Als u bepaalde labels regelmatig wilt gebruiken, is het aan te raden deze als persoonlijke labels in Instellingen aan te maken, zodat u deze labels nog eenvoudiger kunt gebruiken. Meer informatie over het aanmaken van persoonlijke labels en een beschrijving van de benodigde stappen vindt u in het hoofdstuk Instellingen onder de paragraaf “Privélabels”.

De bestemmingsmap selecteren

Met de knop Map geeft u de map op waarin de nieuwe taak moet worden opgeslagen; standaard wordt één van de volgende mappen geselecteerd:

  • Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit één van uw persoonlijke mappen => de persoonlijke map die geopend was terwijl u de taak aanmaakte.

  • Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een openbare map of een gedeelde map van een andere gebruiker waar u het recht heeft om objecten in aan te maken => de openbare of gedeelde map die geopend was terwijl u de taak aanmaakte.

  • Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een openbare map of een gedeelde map van een andere gebruiker waar u geen toegangsrechten voor heeft gekregen => uw persoonlijke taakmap (Taakmap).

  • Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een andere module van Open-Xchange Server, bijvoorbeeld E-mail, Kalender, enz. => uw persoonlijke taakmap (Taakmap).

Merk op dat nieuwe taken gedurende uw selectie alleen bewaard kunnen worden in taakmappen en dat u het recht om objecten aan te maken in openbare mappen en gedeelde mappen van andere gebruikers moet hebben om deze taken daar te kunnen opslaan. Vandaar dat de selectielijst alleen die taakmappen als bestemmingsmap toont waarvoor u dat recht heeft toegekend gekregen.

Herinnering activeren

Als u aan taken herinnerd wilt worden, kunt u dit instellen via het veld Herinner mij hieraan. Merk op dat een vervaldatum verplicht is om een herinnering in te kunnen stellen en dat de herinnering alleen actief is voor degene die de nieuwe taak heeft aangemaakt - alle andere interne deelnemers kunnen zelf hun eigen herinnering voor deze taak instellen.

Als u een herinnering voor een taak heeft geactiveerd zal een herinneringsvenster u wijzen op het bereiken van het einde van de geselecteerde periode. In dit venster kunt u beslissen of u na een bepaalde periode nogmaals aan deze taak herinnerd moet worden, of dat de eerste herinnering voldoende is geweest.

Deelnemers informeren via e-mail

Als u alle deelnemers die aan de nieuwe taak zijn toegevoegd wilt informeren, activeer dan de optie Informeer deelnemers via e-mail. Deze benadering is vooral aanbevolen als u externe deelnemers wilt uitnodigen voor een taak (bijvoorbeeld uit uw persoonlijke contacten) die geen toegang tot Open-Xchange Server hebben - en die dus niet automatisch geïnformeerd worden over deze nieuwe taak.

Taken bevestigen

Meer informatie over de mogelijkheden om nieuw aangemaakte taken te bevestigen, is beschikbaar in the section called “Taken bewerken” van dit hoofdstuk.

Details voor een nieuwe taak invoeren

In het tabblad Details kunt u de geschatte en huidige duur van de taak, de geschatte en huidige kosten, reiskosten en andere declaratieinformatie specificeren.

Deelnemers voor een nieuwe taak selecteren

In het tabblad Deelnemers geeft u op welke deelnemers bij deze taak betrokken moeten worden. Om meer deelnemers aan de taak toe te voegen of om de taak te delegeren, klikt u op Toevoegen in de kolom Deelnemer van het paneel. Dit opent een venster Deelnemers selecteren waar u de deelnemers kunt toevoegen zoals hieronder beschreven.

Interne deelnemers toevoegen

Om geregistreerde gebruikers van Open-Xchange Server (als interne deelnemers) toe te kunnen voegen, controleert u eerst of de Global address book als het adressenboek is geselecteerd. Vervolgens voert u in het veld Zoeken de naam van de deelnemers in die toegevoegd moeten worden, of jokertekens (* en ?), of combinaties van delen van de namen en jokertekens. Vervolgens klikt u op Gaan.

U kunt jokertekens (onder andere) op de volgende wijzen gebruiken om het zoekcriterium in het venster Deelnemers selecteren te definiëren - hoofdletters worden genegeerd:

  • ja of *ja* => alle geregistreerde gebruikers uit de contactenmap Global address book wiens voornaam of achternaam de tekenreeks "ja" bevat.

  • m???r => alle geregistreerde gebruikers uit de contactenmap Global address book wiens voornaam of achternaam de karakters "m" en "r" bevat met precies 3 tekens ertussen - zoals bijvoorbeeld Maier, Meier of Meyer, maar niet Mair of Muller.

In de volgende stap voegt u de gewenste deelnemers toe door deze te selecteren uit de lijst en op Toevoegen in het Deelnemersgedeelte te klikken.

Aanmaker en deelnemers van taken

Merk op dat u als de aanmaker van de taak niet toegevoegd kunt worden als deelnemer. De aanmaker kan alleen extra deelnemers toevoegen of de taak aan anderen delegeren.

Externe deelnemers toevoegen

Als u externe deelnemers aan een taak wilt toevoegen die geen toegang tot Open-Xchange Server hebben (bijvoorbeeld contactpersonen uit uw persoonlijke of uit openbare contactmappen of uit gedeelde contactmappen van andere gebruikers), selecteer dan eerst de betreffende contactenmap en vervolgens de gewenste deelnemers, zoals u bij interne deelnemers zou doen.

Als u een vergissing gemaakt heeft bij het selecteren van deelnemers, dan kunt u de inhoud van het veld Deelnemers verwijderen via de functie Verwijderen. Hiervoor selecteert u één of meerdere deelnemers in het veld Deelnemers en klikt u op Verwijderen.

Als het met één enkele zoekopdracht niet mogelijk is alle interne en externe deelnemers die u wilt toevoegen te vinden, herhaal dan de stappen van weergave en selectie voor deelnemers - met de juiste zoekcriteria - totdat u alle gewenste deelnemers hebt verzameld.

Bijlagen toevoegen aan taken

Als u externe documenten, die gerelateerd zijn aan een taak, wilt toevoegen (bijvoorbeeld tekstbestanden met taakspecificaties, werkbladen met onderdeellijsten, afbeeldingen, enz) kunt u dit doen door de relevante bestanden toe te voegen als bijlagen.

Merk op dat u voldoende opslagcapaciteit op de server moet hebben om bijlagen aan taken te kunnen toevoegen. Als de beschikbare opslagcapaciteit ontoereikend is, dan kunt u geen nieuwe bijlagen aan taken toevoegen. De Informatiedoos op de Startpagina van Open-Xchange Server toont de actuele beschikbare opslagruimte.

Om bijlagen aan nieuwe taken toe te voegen, activeert u eerst het tabblad Aanhangsels en klikt u vervolgens op Aanhangsels toevoegen in de kolom Aanhangsel van het paneel. De functie opent het venster Selecteer aanhangsels, waarin u het bij te voegen bestand kunt selecteren. Selecteer één of meer bestanden via Bladeren en gebruik de knop Toevoegen om ze in de lijst met bijlagen te zetten.

Als u de bestandsselectie bevestigt met OK wordt het venster Selecteer aanhangsels gesloten en worden de bijlagen toegevoegd aan de taak.

Bijlagen toevoegen aan taken

Iedere bijlage die u toevoegt aan een specifieke taak is uitsluitend met die taak verbonden. Als u een bestand als bijlage aan meerdere taken toevoegt, wordt iedere taak voorzien van een unieke kopie van dat bestand.

Bijlage van taken verwijderen

Als u per vergissing bijlagen aan de nieuwe taak heeft toegevoegd, kunt u deze weer verwijderen. Hiervoor selecteert u uit de lijst met bijlagen het bestand of de bestanden die u van de taak wilt verwijderen. Als u meerdere bestanden wilt selecteren houdt u CTRL (voor niet-aaneengesloten selecties) of SHIFT (voor aaneengesloten selecties) ingedrukt. Vervolgens klikt u op Wissen in de kolom Aanhangsel van het paneel om alle geselecteerde bijlagen van de taak te verwijderen.

Uw invoer bewaren

Om de nieuwe taak met alle gespecificeerde gegevens te bewaren, klikt u op het pictogram Opslaan in de kolom Opslaan van het paneel. Dit sluit het venster Nieuwe taak en creëert de nieuwe taak in de eerder geselecteerde map.

Deelnemers informeren

Als u andere deelnemers in de nieuwe taak heeft opgenomen of als u de nieuwe taak aan anderen heeft gedelegeerd, worden alle deelnemers hierover geïnformeerd via e-mail - mits u de optie Informeer deelnemers via e-mail heeft geactiveerd tijdens het aanmaken van de nieuwe taak.

Invoer verwerpen

Als u de taak niet wilt bewaren, klikt u op Annuleren in de kolom Venster van het paneel. Voor de zekerheid wordt u gevraagd of u de invoer daadwerkelijk wilt verwerpen. Als u deze vraag bevestigd met Ja wordt het venster Nieuwe taak gesloten en alle invoer verworpen.