Tabla de contenidos
El módulo
le permite gestionar sus contactos (personales, público y aquellos que ha compartido con otros usuarios) así como su información correspondiente: direcciones de trabajo y privadas, números de teléfono y fax, etc. Puede asociar tantos adjuntos a sus contactos e incluir contactos internos y externos en listas de distribución así como buscar contactos utilizando diversos criterios.Open-Xchange le permite administrar contactos individuales así como conjuntos de contactos mediante listas de distribución. Esta última opción es útil, por ejemplo, si desea enviar algún tipo de información a través de e-mail a todos los miembros de un departamento: en lugar de enviar el correo electrónico a cada uno de los contactos individuales, simplemente ha de dirigir el mensaje sólo a la lista de distribución correspondiente.
Este método permite asegurarse de que el mensaje llegue a todos los contactos involucrados. a que una lista de distribución en sencillamente un tipo especial de contacto, la siguiente información es aplicable por igual tanto a los contactos individuales como a las listas de distribución, exceptuando cuando se indique de forma específica. Puede obtener más información acerca del modo de funcionamiento de las listas de distribución en “Introducción de contactos en listas de distribución”en este mismo capítulo.
Este tipo incluye todos los contactos de trabajo (clientes, proveedores, etc) así como los contactos privados, tales como amigos y conocidos.
Cuando accede al
desde el icono de situado en la barra de herramientas, se muestran siempre los contactos personales (contactos individuales así como listas de distribución) contenidos en la carpeta . Alternativamente, puede acceder también a ellos abriendo directamente la carpeta desde el árbol de directorios pulsando sobre la carpeta correspondiente.Si ha creado carpetas adicionales de contactos dentro de su carpeta personal con el fin de gestionar diferentes tipos de contactos más eficazmente (consulte el ejemplo siguiente), sólo puede acceder a dichas carpetas desde el árbol de directorios.
Cómo crear carpetas adicionalesLa estructura de carpetas de Open-Xchange es lo suficientemente flexible como para que sea posible crear carpetas adicionales dentro de su carpeta de contactos personales así como en otras carpetas compartidas o públicas de otros usuarios (suponiendo que disponga del permiso de acceso correspondiente). Ello simplifica la gestión de múltiples y diferentes contactos. La sección “Gestión de carpetas” del capítulo Configuración de esta guía de usuario describe cómo crear carpetas adicionales dentro de sus carpetas personales así como en carpetas compartidas o públicas de otros usuarios. |
Los contactos públicos incluyen todos los empleados de la organización, tanto internos como externos, que estén registrados como usuarios de Open-Xchange Server. Así mismo, el administrador, además de otros usuarios (en el caso de que dispongan de suficientes permisos de acceso) pueden crear carpetas públicas adicionales para ser empleadas conjuntamente dentro de la compañía. Esta posibilidad mejora el trabajo en equipo y evita la duplicidad de datos.
Para acceder a las carpetas públicas de contactos y a su contenido (contactos y listas de distribución), expanda la entrada correspondiente a las Open-Xchange Server, tal y como se muestra en la imagen adjunta.
Situada en el árbol de directorios y haga clic en la carpeta de contactos a la que desee acceder del módulo : por ejemplo, la la cual contiene todos los usuarios deCómo abrir las carpetas desde el árbol de directoriosEl árbol de directorios muestra todas las carpetas personales y compartidas accesibles por los usuarios. Ello le permite pasar rápidamente de un módulo o carpeta de Open-Xchange Server a otra. Haga clic sobre la carpeta deseada dentro del árbol de directorios: a continuación, se activa el módulo correspondiente para la carpeta seleccionada (E-mail, Calendario, Contactos, Tareas o My InfoStore), Visualizándose el contenido de ésta. |
Además de las carpetas de contactos públicos, cualquier usuario puede compartir sus contactos personales con otros usuarios específicos o grupos de ellos.
Para acceder a los contactos compartidos por otros usuarios, haga clic sobre la entrada
situada en el árbol de directorios; a continuación, pulse sobre la carpeta de contactos que desea visualizar. Seguidamente, haga clic sobre la carpeta de contactos que el otro usuario ha compartido con usted. De modo similar a lo que sucede cuando se accede a los contactos públicos, el módulo se abrirá, mostrando el contenido de la carpeta de contactos seleccionada.Carpetas de contactos públicos y compartidosGracias a la flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server, es posible acceder y gestionar los contactos, tanto públicos como personales, así como los almacenados en carpetas de otros usuarios que las hayan compartido con usted. dependiendo de los permisos de acceso de que disponga, podrá visualizar, crear, editar o eliminar contactos en una carpeta compartida por otro usuario. La sección “Carpetas públicas y compartidas”del capítulo Configuración de este manual describe las diferencias entre carpetas públicas y carpetas compartidas. En en ella se explica cómo crear carpetas públicas y los pasos a seguir para compartirlas, así como el modo en el que se definen los permisos de acceso para otros usuarios. |