Para trabajar eficientemente con carpetas debería saber lo siguiente:
¿Qué son las categorías de carpetas?
¿Qué son los tipos de carpetas?
¿Qué carpetas existen?
¿Cuál es la finalidad de los permisos?
La categoría de la carpeta define si la usa sólo uno o varios usuarios.
Existen las siguientes categorías de carpetas:
Carpetas personales. Están ubicadas debajo de su carpeta raíz personal. La carpeta raíz personal es aquella cuyo nombre es igual a su nombre de usuario. Puede crear tantas carpetas personales como quiera. En principio los demás usuarios no pueden ver sus carpetas personales. Nota: Su carpeta personal del Almacén de información está ubicada debajo de .
Carpetas públicas. Están ubicadas en el árbol de carpetas debajo de Nota: La carpeta pública del Almacén de información está ubicada en .
. Cualquier usuario puede crear carpetas públicas. En principio las carpetas públicas son visibles para todos los usuarios.Carpetas compartidas. Están ubicadas en el árbol de carpetas debajo de Nota: Las carpetas compartidas del Almacén de información están ubicadas debajo de .
. Aquí puede ver las carpetas compartidas por usted por otros usuarios.El tipo de carpeta define los objetos de la carpeta.
Existen los siguientes tipos de carpetas:
Carpeta de E-Mail. Contiene objetos de E-Mail.
Carpetas de contactos. Contiene objetos de contactos.
Carpetas de calendario. Contiene objetos de citas.
Carpetas de tareas. Contiene objetos de tareas.
Carpetas de Almacén de información. Contiene objetos de Almacén de información.
Se define el tipo de carpeta al crear una nueva carpeta.
En principio existen las siguientes carpetas:
Carpetas del árbol de carpetas |
Contenidos |
---|---|
Su nombre de usuario |
Su carpeta raíz personal |
|
Mensajes de E-Mail entrantes y salientes |
Calendario |
Calendarios y citas personales |
Contactos |
Contactos personales |
Tareas |
Tareas personales |
Carpetas públicas |
Carpetas visibles por todos los usuarios. |
Libreta de direcciones global |
Datos de direcciones de todos los usuarios |
Carpetas compartidas |
Carpetas compartidas con usted por otros usuarios |
Almacén de información |
Todas las carpetas del Almacén de información |
Almacén de usuarios |
Carpetas personales y compartidas del Almacén de información |
Su nombre de usuario |
Su carpeta personal del Almacén de información |
Otro nombre de usuario |
Carpeta compartida del Almacén de información de otro usuario |
Almacén de información público |
Carpeta pública del Almacén de información |
Los permisos definen lo que se permite hacer a un usuario con una carpeta concreta y sus contenidos, es decir, los usuarios tienen ciertos permisos en la carpeta. Si todas las condiciones previas se cumplen, un usuario puede conceder permisos a otros usuarios o modificar los que ya tuviesen.
Normalmente la razón para conceder permisos es compartir datos e información con otros usuarios. Esta es una parte esencial de un software colaborativo. La concesión de permisos sobre una carpeta a otros usuarios también se denomina "Compartir una carpeta".
Para controlar si un usuario, por ejemplo, sólo puede leer o también modificar los contenidos de una carpeta, existen una serie de permisos jerarquizados. El permiso más alto es el de administrador. Incluye todos los otros permisos, y puede compartir una carpeta con otros usuarios.
Los siguientes ejemplos muestran cómo conceder permisos concretos:
Usted tiene permisos de administrador sobre sus carpetas personales. Para ocultar sus datos personales de otros usuarios, los demás usuarios no deben tener ningún permiso sobre sus carpetas personales mientras usted no las comparta.
Para poder hacer que datos e información estén disponibles para otros usuarios debe tener permisos para crear subcarpetas dentro de las
. Dichas subcarpetas se pueden compartir con otros usuarios.Para poder leer los datos de dirección de otros usuarios y cambiar los de la suya tiene que tener permisos para leer todos los objetos de la carpeta
y para crear nuevos objetos en ella.Se puede encontrar información detallada sobre los permisos, e instrucciones sobre cómo concederlos, en : Gestión de permisos.
Se pueden crear nuevas carpetas en las siguientes carpetas:
Carpetas del árbol de carpetas |
¿Qué tipos de carpetas se pueden crear? |
---|---|
Carpeta personal raíz |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
|
-- |
Inbox |
Carpetas de E-Mail |
Calendario |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Contactos |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Tareas |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Carpetas públicas |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Nombre de carpeta (*) |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Libreta de direcciones global |
-- |
Carpetas compartidas |
-- |
Otro nombre de usuario |
-- |
Nombre de carpeta (*) |
Carpetas de calendario, de tareas, de contactos |
Almacén de información |
-- |
Almacén de usuarios |
-- |
Carpeta personal del Almacén de información |
Carpetas InfoStore |
Otro nombre de usuario (*) |
Carpetas InfoStore |
Almacén de información público |
Carpetas InfoStore |
Nota: En las carpetas del árbol que aparecen marcadas con un (*) se necesita tener permisos para crear subcarpetas.
Se puede encontrar información detallada sobre los permisos, e instrucciones sobre cómo concederlos, en : Gestión de permisos.
Cómo crear una nueva carpeta:
Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.
Mueva el puntero del ratón hasta
. Se abre un submenú con tipos de carpetas.Pulse en el tipo de carpeta que quiera crear. Nota: Dependiendo de la carpeta en la que se crea la subcarpeta, algunos tipos podrían estar desactivados. Se pueden encontrar detalles en la tabla. Resultado: Se crea una carpeta de nombre . El nombre de la carpeta está resaltado.
Introduzca un nombre. Pulse Intro.
Resultado: Se crea una nueva carpeta.
Nota: Para poder renombrar una carpeta tiene que tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.
Cómo renombrar una carpeta:
Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.
En el menú contextual seleccione
. El nombre de la carpeta se resaltará.Edite el nombre o introduzca uno nuevo.
Pulse Intro.
Resultado: La carpeta se renombra.
Nota: Para mover una carpeta se necesita tener permisos de administración sobre dicha carpeta, y permisos para crear subcarpetas en la carpeta de destino.
Cómo mover una carpeta:
Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.
Seleccione
en el menú contextual. El icono de la carpeta aparece en gris.Pulse con el botón derecho del ratón en la carpeta en donde quiere pegar la carpeta cortada.
Seleccione
en el menú contextual.Resultado: La carpeta se mueve.
Se puede enviar un enlace a una carpeta a usuarios internos del software colaborativo.
Cómo enviar un enlace a una carpeta:
Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.
Seleccione
en el menú contextual.Resultado: Se abre la ventana E-Mail. El enlace a la carpeta se inserta en el texto del E-Mail.
Nota: Para seguir el enlace, el receptor del E-Mail tiene que tener los permisos correspondientes sobre la carpeta.
Advertencia: Si se borra una carpeta, todas las subcarpetas y objetos contenidos en ella se borran también. Las subcarpetas y objetos borrados no se pueden recuperar.
Nota: Para poder borrar una carpeta necesita tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.
Cómo borrar una carpeta:
Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.
Seleccione
en el menú contextual. Se abre la ventana de diálogo Borrar carpeta.Pulse
.Resultado: se borran definitivamente la carpeta y sus objetos.