Contactos - Vistas

Para visualizar los contactos de sus carpetas personales así como los almacenados en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios,puede emplear cualquiera de los tres modos disponibles en el panel Ver

Si se encuentra en las vistas Listado telefónico y Tarjetas, se mostrará en la parte superior de la ventana la ruta de la carpeta seleccionada en el árbol de directorios. Puede navegar a través de la ruta haciendo clic en cada uno de los enlaces que la componen.

Vista listado telefónico

Si selecciona el modo Listado telefónico, Los contactos se muestran en formato de tabla. los iconos situados en la primera columna indican el tipo de contacto del que se trata, mientras que los de la segunda informa de si el contacto está marcado como privado. Además del nombre, compañía y ciudad, se muestran el teléfono fijo y móvil así como las marcas asociadas al contacto. En el caso de tratarse de una lista de distribución, únicamente se visualizan los nombres y las marcas correspondientes.

Las marcas toman el aspecto de banderitas de colores que se emplean para diferenciar los contactos unos de otros para, por ejemplo, identificarlos como clientes o proveedores. Puede encontrar más información acerca de las marcas en “Cómo marcar un contacto con una banderita”en este mismo capítulo.

Filtrado de contactos

En el caso de que necesite gestionar una gran cantidad de contactos, puede utilizar la barra de filtrado rápido mostrada en la imagen adjunta para filtrar los contactos visualizados en pantalla y, de este modo, limitar el número de entradas mostradas, permitiéndole encontrar rápidamente los contactos deseados. Puede encontrar información adicional acerca de la barra de filtrado rápido en “Vista Tarjetas”en este mismo capítulo.

Clasificación de contactos

Es posible clasificar los contactos mediante los campos Nombre, Compañía, Ciudad, Teléfono (profesional), Móvil o Marca Tanto en orden alfabético ascendente como descendente. La flecha situada junto al título de la columna muestran el criterio por el que están ordenados los contactos, así como su orden ascendente o descendente.

Si desea modificar el orden de clasificación para, por ejemplo, mostrar los contactos según la Compañía a la que pertenezcan siguiendo en orden descendente, puse en primer lugar sobre Compañía en la columna correspondiente. Haga clic de nuevo sobre el título de la columna para indicar un orden ascendente o descendente de clasificación para los nombres de las compañías.

Definición de la vista por defecto

Es posible establecer la vista por defecto para el módulo Contactos una vez que se accede a Open-Xchange Server. Los modos disponibles son Listado telefónico o la modalidad Tarjetas Descritas anteriormente.

Puedo tener más información acerca de cómo definir la vista por defecto del módulo Contactos en “Opciones del módulo Contactos”del capítulo Configuración .

Vista Tarjetas

Si selecciona el modo Tarjetas los contactos se muestran en formato de ficha. En este modo, se muestran el nombre y apellidos, tipo de contacto y las marcas asociadas a éste. También se indica si se trata de un contacto privado (mediante un icono ubicado en la parte superior de la tarjeta) y se visualiza la dirección de la compañía, así como el teléfono y dirección de correo electrónico profesionales. En el caso de las listas de distribución, sólo se muestran el nombre y las marcas asociadas.

Filtrado de contactos

También es posible utilizar en esta vista la barra de filtrado rápido Para poder especificar los contactos que se desean visualizar y limitar las búsquedas a éstos.

Barra de filtrado rápido

En el modo Listado telefónico y Tarjetas , la barra de filtrado rápido le permite delimitar los contactos seleccionando la primera letra de sus apellidos o, en el caso de las listas de distribución, su nombre: bien según el primero de los caracteres (de la A a la Z ), según un número (123 ) o de acuerdo con caracteres especiales (# ).

Puede activar o desactivar el filtro usando alternativamente sobre el botón Todos Situado en la barra de filtrado rápido.

Vista Detalle (Contactos)

En el modo Detalle se muestran dos columnas conteniendo todos los datos, adjuntos del contacto seleccionado previamente en las vistas Listado telefónico o Tarjetas .La vista Detalle correspondiente a las listas de distribución es diferente a la de los contactos individuales. Esta vista se describe en “Vista Detalle (listas de distribución)”en este mismo capítulo.

Pestaña Vista general

La pestaña Vista general contiene todos los datos personales del contacto seleccionado, incluyendo sus direcciones profesional y personal, así como toda la información de contacto adicional (números de teléfono y fax, direcciones de correo electrónico, etc.).

Además de los campos predeterminados, puede emplear campos dinámicos para almacenar datos adicionales, para los cuales Open-Xchange no ofrezca campos por defecto.. Si los campos dinámicos se utilizan para este propósito, los datos contenidos en ellos se muestran en esta pestaña.

Todas las entradas de esta pestaña disponen de una flecha junto a su nombre desde la cual se puede acceder a información adicional relacionada con este campo de datos: por ejemplo, si prefiere visualizar la dirección personal de un contacto en lugar de la profesional, haga clic sobre la fecha y, a continuación, seleccione la dirección deseada en la lista.

Los datos adicionales se muestran sólo temporalmente. Cuando se abandona la vista Detalle , se mostrarán de nuevo los campos predefinidos.

Pestaña Adjuntos

Los adjuntos son documentos externos (por ejemplo, un documento de texto que contenga instrucciones de cómo llegar a un lugar, hojas de cálculo con precios del productos, imágenes, etc.) que pueden ser guardados con los datos de contacto y, por tanto, ser directamente asociados a éste. La sección “Cómo añadir adjuntos a los contactos” en este mismo capítulo describe cómo asociar los adjuntos a los contactos.

La pestaña Adjuntos muestran todos los archivos disponibles están asociados al adjunto seleccionado. Los adjuntos se muestran en forma de tabla, incluyéndose el nombre de archivo del documento asociado así como su tipo MIME y el tamaño en KB.

Como abrir o guardar adjuntos desde el modelo Contactos

Es posible abrir un adjunto asociado a un contacto o guardarlo a un archivo a través de las opciones Abrir o Guardar como ubicadas en el panel Adjuntos . Seleccione el adjunto de la lista y a continuación haga clic sobre la opción deseada desde el panel. la imagen siguiente muestra un ejemplo de esta característica.

Figura 3.5. Contactos en la vista Detalle - pestaña Adjuntos

Contactos en la vista Detalle - pestaña Adjuntos

Los adjuntos se abren utilizando la aplicación adecuada: por ejemplo, los programas de hoja de cálculo se utilizan para abrir éstas mientras que los documentos de texto se leen mediante una aplicación de procesamiento de textos. Esto mismo es aplicable para el resto de tipos de archivo.

Cuando se guarda un adjunto, se descarga una copia de éste desde el servidor a la unidad de disco duro local de su equipo o a cualquier otro dispositivo que haya especificado.

Como guardar los adjuntos de un contacto a InfoStore

Cuando se guarda un adjunto en una carpeta de InfoStore (almacén de información), se genera un nuevo objeto que puede ser manejado a través de Open-Xchange Server. Este método ofrece la ventaja de posibilitar coste y otros usuarios puedan acceder al archivo en cuestión a través del módulo InfoStore . Puede obtener más información acerca de InfoStore y sus objetos relacionado en el capítulo InfoStore .

si desea guardar un adjunto de un contacto en una de sus carpetas personales InfoStore o en alguna otra carpeta InfoStore pública o compartida para la cual disponga de permisos de acceso, seleccione el adjunto de la lista y haga clic sobre el enlace Guardar en almacén de información situado en el panel Adjunto .

A continuación, se visualizará una ventana correspondiente al módulo InfoStore En la cual podrá Introducir una descripción así como datos adicionales (tales como, por ejemplo, una dirección de Internet o un comentario) que quedarán asociados al objeto InfoStore. Asimismo, deberá seleccionar la carpeta de destino. Cuando haya finalizado de introducir todos los datos, haga clic sobre el botón Guardar ubicado en la sección superior del panel.

Como guardar adjuntos como objetos en InfoStore

Es necesario disponer de suficiente espacio de almacenamiento en el servidor para poder guardar adjuntos de contactos en el módulo InfoStore. Si se ha agotado el espacio de almacenamiento que le fue asignado por el administrador, no podrá guardar ningún otro adjunto procedente de un contacto en InfoStore. La sección Cuatro de información Situada en la Página de inicio de Open-Xchange Server le informa en todo momento de la capacidad de almacenamiento disponible.

Vista Detalle (listas de distribución)

En el caso de las listas de distribución, la vista Detalle sólo incluye la pestaña Vista general, ya que las listas de distribución no pueden incluir adjuntos.

Pestaña Vista general

La pestaña Vista general muestra todos los miembros de una lista de distribución que han sido previamente seleccionados desde un listado telefónico o la vista Tarjetas e incluye las direcciones de correo electrónico.

Vista activa tras pasar de un módulo a otro

Si pasa de utilizar el módulo Contactos a otro módulo de Open-Xchange Server, y a continuación, regresa de nuevo a Contactos , se mostrará siempre la lista multi panel que estaba activa cuando salió del módulo Contactos , bien el modo Listado telefónico o bien la vista Tarjetas . Este comportamiento también se repite si abandona el módulo Contactos desde la vista Detalle .