Creación de contactos

Es posible crear nuevos contactos tanto en sus carpetas personales como en las compartidas por otros usuarios o aquellas que sean públicas (siempre y cuando disponga de los permisos de acceso necesarios) siguiendo alguno de los métodos descritos a continuación.

Recuerde que el procedimiento para crear nuevas listas de distribución difiere de los pasos que se explican seguidamente. El método para crear nuevas listas de distribución está descrito en “Introducción de contactos en listas de distribución”en este mismo capítulo.

Como crear nuevos contactos en el módulo Contactos

Abra el módulo Contactos y haga clic sobre el icono Contactos ubicado en el apartado Nuevo . No es necesario que el panel esté expandido, ya que este icono siempre permite crear nuevos contactos, independientemente de la vista seleccionada.

Alternativamente, puede realizar un doble clic sobre el campo vacío situado bajo los contactos para proceder a crear uno nuevo.

Creación de contactos en carpetas de contactos públicas o compartidas

Recuerde que es necesario que disponga de los permisos adecuados para crear objetos en las carpetas en cuestión para poder crear nuevos contactos en este tipo de carpetas.

Si no dispone de dichos permisos, se mostrará un mensaje de advertencia al intentar crear el nuevo contacto. En ese punto, podrá decidir si crear el contacto en su carpeta personal (carpeta Contactos ) o anular la operación.

Puede obtener más información acerca de cómo seleccionar la carpeta de destino adecuada y los permisos necesarios en “Introducción de datos para un contacto nuevo”en este mismo capítulo.

Creación de nuevos contactos desde otros módulos

No es necesario que se encuentre en el módulo Contactos para poder crear un contacto nuevo. Es posible crear contactos nuevos desde cualquier otro módulo de Open-Xchange Server. Si el panel no está aún expandido, haga clic sobre la flecha que apunta hacia abajo, ubicada en el apartado Nuevo y seleccione Contacto desde el menú que se visualiza a continuación.

Si el panel ya está aún expandido, haga clic sobre Contacto ubicado en el apartado Nuevo .

Carpeta de destino para los contactos nuevos

Dado que los contactos pueden ser gestionados únicamente en carpetas de contactos, la carpeta personal de contactos (carpeta Contactos ) está configurada automáticamente como la carpeta de destino cuando se crea un contacto nuevo desde cualquier otro módulo de Open-Xchange Server.

Si desea guardar un contacto nuevo en una subcarpeta perteneciente a la de contactos personales o en una carpeta compartida o pública de otro usuario, es posible hacerlo durante la creación del propio contacto.

Puede obtener más información acerca de cómo seleccionar una carpeta de destino y los permisos de acceso necesarios para ello en la sección “Introducción de datos para un contacto nuevo” mostrada a continuación.

Cómo crear un nuevo contacto a partir de una dirección de correo electrónico

Puede arrastrar y soltar una dirección de correo electrónico contenida en un mensaje de e-mail que haya recibido para crear un nuevo contacto.

Para ello, acceda al módulo E-Mail. Abra el mensaje seleccionando la vista División Hor o División Vert. Desplace el cursor del ratón sobre la dirección de e-mail. El cursor se tomará la forma de una mano. Arrastre la dirección de e-mail sobre la carpeta que desee dentro del árbol de directorios. Suelte la dirección de correo electrónico. A continuación, se abrirá la ventana de dialogo correspondiente a la entrada de datos para el contacto.

Cómo crear un contacto nuevo a partir de un adjunto vCard

Es posible crear un contacto nuevo a partir de un adjunto vCard incluido en un mensaje de correo electrónico. Los adjuntos vCard se identifican por la existencia de la extensión vcf.

Acceda al módulo de correo y visualice el mensaje empleando la vista horizontal o vertical. Pulse el botón derecho del ratón sobre el archivo vcf. Seleccione Importar vCard en el menú contextual. A continuación, se abrirá la ventana de edición de contactos.

Introducción de datos para un contacto nuevo

Dependiendo del modo y el módulo concreto desde donde haya iniciado la creación del contacto, se abrirá la ventana Contacto con la pestaña Negocios activada. Seguidamente, podrá introducir los datos del nuevo contacto empleando los campos correspondientes.

El campo Nombre mostrado es una campo automático, por lo que no es necesario que lo complete. Si no introduce ningún dato en este campo, Open-Xchange Server empleará el valor del campo Apellido. . Si ha introducido también el nombre, se introducirá la combinación de los campos Apellido y Nombre para el campo Nombre mostrado .

Contactos personales

Si ha iniciado la creación del contacto desde una carpeta personal, puede establecer que éste sea considerado como un contacto privado. Sólo usted puede acceder a los contactos marcados como privados incluso en el caso de que haya compartido sus carpetas de contactos personales con otros usuarios: estos usuarios no pueden ni modificar ni visualizar sus contactos privados.

Figura 3.6. Contactos personales

Contactos personales

Creación de contactos privados

Recuerde que sólo los contactos que se gestionan a través de sus carpetas personales pueden marcarse como privados. Si ha creado nuevos contactos en una carpeta pública o compartida por otro usuario, la opción Contacto privado no estará disponible en la ventana Contacto .

Datos personales, marcas y carpetas

La pestañaPrivado le permite introducir información privada relacionada con el contacto, por ejemplo, su dirección privada así como otro tipo de detalles y notas adicionales. Si desea introducir una fotografía o logo de la compañía a la que pertenece el contacto, puede incorporarlo junto al resto de información (puede utilizar los formatos de archivo JPG, BMP, GIF o PNG y un tamaño recomendado de 90 x 90 píxeles). Para ello, haga clic sobre Añadir en el panel Fotografía .

Imágenes en registros de contacto

Dado que las imágenes de los contactos son gestionadas directamente por la base de datos de Open-Xchange Server, es posible añadir imágenes a los contactos incluso si no dispone de espacio de almacenamiento disponible para adjuntos o entradas InfoStore en el servidor.

Puede crear una cita recurrente para establecer un recordatorio del cumpleaños de un contacto. Para ello, haga clic en el icono del calendario ubicado en el campo de fecha de nacimiento. A continuación, se mostrará un mensaje preguntándole si desea crear una cita periódica relacionada con la fecha. Puede obtener más información acerca de las citas periódicas en “Citas recurrentes”.

Así mismo, puede asociar una o varias marcas con el nuevo contacto mediante la pestaña Negocios . Para ello, puede establecer las marcas deseadas bien de forma manual mediante el campo Marcas (las marcas individuales deben separarse unas de otras empleando comas) o pulsando sobre la opción Marcas y seleccionando éstas mediante un clic de ratón. Recuerde que la opción Marcas muestra únicamente las marcas si previamente las ha configurado en Configuración.

Como resultado, todas las marcas seleccionadas son introducidas en el campo Marcas .

Si desea borrar una o varias de las marcas asociadas a un contacto, elimine las entradas correspondientes en el campo Marcas . Coloque el cursor en el campo y borre las marcas no deseadas.

Alternativamente, pulse sobre Marcas y anule la selección de las marcas desde la ventana emergente. Finalmente, haga clic sobre OK.

Creación de marcas personales

Si desea utilizar frecuentemente una marca en particular, es recomendable que cree ésta como una marca personalizada en Configuración, de modo que pueda acceder a ella más fácilmente. Puede obtener más información acerca de cómo crear marcas personalizadas en el capítulo Configuración en “Etiquetas privadas”.

La opción Carpeta le permite especificar en dónde se deben guardarse los contactos nuevos. Este campo está configurado por defecto con una de las siguientes carpetas:

  • Cuando se crea un nuevo contacto desde una carpeta personal, se empleará la carpeta personal de contactos que estaba abierta en el momento de crear el contacto.

  • Cuando se crea el contacto desde una capeta pública o compartida por otro usuario para la cual dispone de suficientes permisos para crear registros, se utilizará la carpeta pública o privada que estaba abierta en ese momento.

  • Cuando el contacto se cree desde una carpeta pública o personal de otro usuario para la cual no disponga de los permisos suficientes, se empleará su carpeta personal de contactos (carpeta Contactos ).

  • Cuando cree un nuevo contacto desde otro módulo de Open-Xchange Server, por ejemplo, E-mail, Calendario, etc., se utilizará su carpeta personal de contactos (carpeta Contactos ).

Recuerde que el contacto nuevo sólo puede ser guardado en carpetas de contactos y que es necesario que disponga de los permisos suficientes para crear objetos en la carpeta pública o personal del otro usuario. Únicamente pueden elegirse carpetas en las que es posible guardar contactos.

Introducción de datos adicionales

Mediante la pestaña Adicional puede incorporar datos adicionales al nuevo contacto. Desde aquí puede añadir otra dirección (por ejemplo, la de una segunda residencia) así como información de contacto diversa. Además, puede emplear los campos dinámicos para incluir su propio tipo de información en el contacto en el caso de que Open-Xchange no ofrezca ningún campo apropiado para ello.

Cómo añadir adjuntos a los contactos

Es posible asociar documentos externos directamente al contacto nuevo (por ejemplo, mapas de localización, hojas de cálculo con precios, etc.). Para ello, se añaden los archivos deseados como adjuntos al contacto.

Recuerde que para poder añadir adjuntos a un contacto, es necesario que disponga de suficiente espacio de almacenamiento en el servidor. Si el espacio de almacenamiento que le fue asignado se ha agotado, no podrá añadir ningún adjunto al contacto. La opción Cuatro de información Situada en la Página de inicio de Open-Xchange Server le informa en todo momento de la capacidad de almacenamiento disponible.

Para poder añadir adjuntos a un contacto nuevo, en primer lugar debe acceder a la pestaña Adjuntos y pulsar sobre el icono Añadir adjunto ubicadas en el panel Adjuntos . A continuación, se abrirá la ventana Seleccionar adjuntos desde la que puede seleccionar el archivo o archivos a añadir. Escoja uno o más archivos mediante el botón Examinar... y emplee la opción Añadir -> para agregarlos a la lista de adjuntos.

Finalmente, pulse sobre el botón OKpara Seleccionar adjuntos y confirmar la operación.

Cómo añadir adjuntos a los contactos

Los adjuntos que se asocian a un contacto quedan conectados exclusivamente a dicho contacto. Si añade un mismo adjunto a varios contactos, se le asignará a cada uno de ellos su propia copia del archivo.

Eliminación de los adjuntos de un contacto

Si ha añadido por error un documento como adjunto a un contacto, puede eliminarlo sin ningún problema.

Seleccione en la tabla de adjuntos el archivo o archivos que desea eliminar del contacto. Si desea escoger varios archivos, pulse la tecla Ctrl (si quiere seleccionar archivos no contiguos) o la tecla de mayúsculas (Shift) para seleccionar varios documentos consecutivos. Seguidamente, haga clic sobre Borrar en el apartado Adjuntos para eliminar los archivos añadidos previamente al contacto.

Cómo guardar o descartar un registro

Si desea guardar en el contacto todos los datos introducidos, pulse sobre el icono Guardar ubicado en el apartado Guardar . Seguidamente, se cerrará la ventana Contacto y el contacto será creado en la carpeta seleccionada previamente.

Si no desea guardar el contacto, haga clic sobre Cancelar en el apartado Ventana . Como medida de precaución, se le preguntará si realmente desea cancelar la creación del contacto. Si pulsa sobre OK, se cerrará la ventana Contacto y los datos introducidos serán descartados.