Para crear nuevas citas en sus carpetas de calendario personales, públicas o compartidas por otros usuarios - suponiendo que tiene los permisos de acceso adecuados - puede utilizar uno de los métodos descritos a continuación.
Si el módulo
está abierto, pulse en el icono de la sección del panel . Es irrelevante si el panel está expandido o no - en cada vista de los paneles, el icono para crear nuevas citas siempre se muestra arriba.Si se crea una cita en la vista
, todas las personas y recursos visibles en la vista actual quedarán incorporadas a la cita.Como alternativa a la función del panel descrita más arriba, también puede crear nuevas citas haciendo
en la vista o , concretamente, usando uno de los métodos siguientes:Día / semana laboral - haga doble clic en la hora del día => Abre la ventana
, en la que la hora de inicio de la nueva cita aparece inicialmente ajustada a aquella en la que hizo doble clic.Mes / semana - haga doble clic en un día => Abre la ventana
, en la que la duración de la nueva cita aparece inicialmente ajustada a .Mes / semana - haga doble clic en un celda de día => Abre la ventana
.Equipo / Día o semana - al hacer doble clic sobre en la hora deseada se abre la ventana
. Tanto el creador de la cita como el usuario o recurso cuyo calendario ha sido pulsado quedan automáticamente incorporados como participantes en la cita.Creación de citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuariosTenga en cuenta que necesita permisos para crear objetos para crear nuevas citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios. Si no se le han concedido dichos permisos, aparecerá un mensaje de error relacionado tras utilizar la función para crear nuevas citas. Puede decidir entonces si quiere crear la nueva cita en su carpeta de calendario personal (carpeta ) o si quiere cancelar la función. |
Incluso si el módulo Open-Xchange Server. Si el panel no está expandido, pulse en la flecha abajo de la sección del panel y después seleccione en el menú que se habrá abierto.
no está activo, puede crear nueva cita desde cualquier otro módulo deSi el panel ya está expandido, pulse en el icono
en la sección del panel .Carpeta de destino para nuevas citasDado que las citas sólo se pueden gestionar en carpetas de calendario, su carpeta de calendario personal (carpeta Open-Xchange Server . ) aparece automáticamente preseleccionada como carpeta destino cuando crea nuevas citas desde otros módulos deSi quisiera grabar citas recién creadas en otras carpetas personales, o en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios, puede elegir otra carpeta de destino cuando introduzca los datos de la nueva cita. Puede encontrar más información sobre la elección de carpeta de destino y los permisos de acceso requeridos, más adelante en la sección “Introducción de datos de una nueva cita”. |
Para crear una nueva cita con Arrastrar y Soltar en el módulo E-Mail, arrastre un E-Mail de la lista a un día del mini calendario. El cuadro de diálogo
se abrirá y el asunto del E-Mail se habrá introducido en el campo descripción.Para crear una nueva cita con Arrastrar y Soltar en el módulo Contactos, arrastre un contacto a un día del mini calendario. El cuadro de diálogo
se abrirá y el contacto se habrá introducido como participante.Es posible crear una cita nueva desde un adjunto iCal contenido en un e-mail. Los adjuntos iCal pueden identificarse gracias a su extensión ics.
Abra el módulo de correo. Acceda al mensaje empleando la vista horizontal o vertical. Pulse el botón derecho del ratón sobre el archivo ics. Seleccione
en el menú contextual. A continuación, se abrirá la ventana de edición de citas.Dispone de la posibilidad de crear una nueva cita en la franja horaria correspondiente a la vista de equipo.
Si desea crear una cita para todos los componentes del equipo, asegúrese de que no hay seleccionado ninguno. Haga clic sobre
en el apartado . También puede pulsar sobre la franja horaria y definir un rango específico mediante el ratón. De este modo, se establecerá el inicio y duración de la cita directamente.Si necesita crear una cita para unos miembros en particular del equipo, seleccione éstos pulsando simultáneamente la tecla <ctrl> y haciendo clic sobre sus nombres. Nota: Si utiliza un Mac, emplee la tecla <cmd>. Pulse sobre
en el apartado o realice un doble clic sobre una hora dentro de la franja horaria. Automáticamente se establecerá el día y hora seleccionados como inicio de la cita. También puede pulsar sobre la franja horaria y definir un rango temporal arránstrandolo mediante el ratón. De este modo, se establecerá el inicio y duración de la cita directamente.Si desea crear una cita para un solo componente del equipo, asegúrese de que no hay seleccionado ninguno. Haga un doble clic sobre el nombre que desea añadir y la hora deseada en la franja horaria.
Sin importar cómo o desde qué módulo se haya iniciado la creación de la cita, la ventana
se abre con la pestaña activada. Entonces se pueden introducir los datos correspondientes para la nueva cita mediante los campos apropiados.Cuando cree una nueva cita, asegúrese de que completa el campo
, porque este es un campo obligatorio y siempre debe contener un valor. Si olvida completar el campo no podrá grabar la nueva cita, y en su lugar recibirá un mensaje de error y el campo se visualizará con bordes rojos.Puede introducir el inicio y el fin de la nueva cita rellenando los campos adecuados, estableciendo las fechas usando los iconos del calendario, o seleccionándolos en las listas que hay junto a los campos.
Especificaciones de tiempo para nuevas citasCuando introduce datos, éstos se comprueba su plausibilidad para asegurarse de que el fin de la cita se ha establecido de modo que se produzca después de su comienzo. Si por error establece el fin de una nueva cita de modo que ocurra antes de su inicio, recibirá el correspondiente mensaje de error y no podrá grabar dicha cita hasta que introduzca valores cronológicamente correctos para el inicio y el fin. |
Si quisiera crear citas de jornada completa (como, por ejemplo, cumpleaños u otros eventos que duran todo un día), active la opción
en la ventana . No necesitará introducir las horas de inicio ni de fin para la nueva cita.Si ha comenzado la creación e una nueva cita desde cualquier carpeta personal y no añade ningún otro participante ni recurso a dicha cita, puede marcarla como personal. A las citas marcadas como personales sólo puede acceder usted - incluso si comparte sus carpetas de calendario personales para uso en común con otros usuarios, dichos usuarios no podrán ver ni editar sus citas personales.
Creación de citas personalesTenga en cuenta que sólo puede marcar como personales las citas que haya creado usted mismo - sin otros participantes ni recursos - y que usted gestione en sus carpetas personales de calendario. Cuando cree nuevas citas en carpetas de calendario públicas o compartidas por otros usuarios, la opción no estará disponible en la ventana . |
Si quiere crear citas periódicamente recurrentes - como, por ejemplo, una reunión semanal del equipo -, puede crearlas como citas recurrentes con los parámetros adecuados en lugar de planificar dichas citas una y otra vez.
Para crear citas recurrentes, pulse en la opción
. Esto abre la ventana , en la que puede modificar los ajustes para la nueva cita recurrente.La siguiente figura muestra un ejemplo típico de cita recurrente - los parámetros se han ajustado como se indica: La cita debería tener lugar una vez a la semana, los lunes; la fecha de la primera reunión se ha ajustado para ser la fecha de inicio de la cita recurrente. Dado que esa cita recurrente debe prolongarse durante el primer cuarto del calendario del año actual, la última fecha de del primer cuarto del calendario se ha establecido como la fecha de fin.
Es posible crear una cita recurrente para recordar el cumpleaños de un contacto. Puede obtener más información al respcecto en “Datos personales, marcas y carpetas”
Puede asociar una o varias etiquetas a la nueva cita para clasificarla. Para ello, escriba manualmente la etiqueta deseada en el campo
(las etiquetas individuales deben separarse con comas) o pulse en la opción y después seleccione la deseada con un clic de ratón. Tenga en cuenta que la opción muestra sólo las que se hayan indicado antes en .Como resultado, todas las etiquetas seleccionadas se han introducido en el campo
.Si quisiese borrar una o varias de las etiquetas asociadas a una cita, simplemente borre los elementos correspondientes del campo
. Coloque el cursor en el campo y borre las etiquetas no deseadas. Otra alternativa es pulsar en y deseleccionar las etiquetas que quiera eliminar.Creación de etiquetas personalesSi quisiera reutilizar ciertas etiquetas frecuentemente, sería conveniente crearlas como etiquetas personales en Ajustes en “Etiquetas privadas”. , de modo que se pueda acceder a dichas etiquetas de manera más simple. Puede encontrar más información sobre la creación de sus propias etiquetas personales y una descripción del procedimiento en el capítulo |
Con la opción
, usted especifica en qué carpeta debería grabarse la nueva cita; en principio, una de las siguientes carpetas está seleccionada en dicho campo:Cuando cree nuevas citas desde una de sus carpetas de calendario personales => la carpeta de calendario personal que estaba abierta cuando creó la nueva cita.
Cuando cree nuevas citas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que se le han concedido permisos para crear objetos => la carpeta de calendario pública o compartida que estaba abierta cuando creó la nueva cita.
Cuando cree nuevas citas desde una carpeta pública o compartida por otro usuario para la que no se le han concedido permisos para crear objetos => su carpeta de calendario personal (carpeta
).Cuando cree nuevas citas desde otro módulo de Open-Xchange Server, como, por ejemplo, , , etc... => su carpeta de calendario personal (carpeta ).
Tenga en cuenta durante su selección que las citas sólo se pueden grabar en carpetas de calendario y que usted necesita permisos para crear objetos sobre carpetas públicas o compartidas por otros usuarios para poder grabar citas en ellas. Por tanto, la lista de selección muestra como carpetas de destino sólo aquellas carpetas de calendario para las que se les han concedido dichos permisos.
Para ajustar el tipo de visualización de una nueva cita (reservada, provisional, ausente por trabajo o libre), pulse en la ventana en la opción
y después seleccione el elemento deseado en la lista.El tipo de visualización que seleccione para la cita se representará mediante barras de colores en las vistas “Calendario - vistas y rangos de tiempo” en este capítulo.
, y . Hay más información disponible sobre todo esto enSi quisiera que se le recordase la cita, podría seleccionar en la lista Intervalo de tiempo por defecto para el recordatorio Tenga en cuenta que el recordatorio seleccionado sólo está activo para el creador de la nueva cita - todos los otros usuarios participantes pueden configurar recordatorios diferentes para dicha cita.
cuándo desea que se le recuerde dicha cita. Es posible establecer un intervalo predefinido de tiempo para los recordatorios mediante las opciones de configuración de calendario. Puede obtener más información enSi ha activado un recordatorio para una cita, una ventana de recordatorio le avisará de dicha cita cuando se llegue al final del periodo seleccionado - como se muestra en la siguiente figura. En esta ventana puede decidir si le gustaría que se le recordase la cita otra vez después de un cierto tiempo, o si este primer recordatorio de dicha cita es suficiente.
Si quiere notificar de esta nueva cita a todos los participantes añadidos, active la opción Open-Xchange Server - por lo que no serían informados automáticamente de esta nueva cita.
. Esta aproximación se recomienda particularmente cuando se está invitando a participantes externos de la cita (p.ej. de sus contactos personales) que no tienen acceso aNotificación y confirmación de citasHay más información disponible sobre la notificación a otros participantes, así como de las posibilidades de confirmación de citas recientemente creadas, en la sección “Confirmación de citas” de este capítulo. |
En la pestaña
, se especifican todos los participantes y recursos para la cita - los recursos son elementos físicos y dispositivos (salas de conferencias, vehículos, medios de presentaciones, etc...) así como participantes concretos que son cruciales para la conducción de la reunión.El creador de la cita aparece listado como el primer participante. Las opciones de calendario permiten especificar si queda designado como participante cuando crea una cita en una carpeta pública. Consulte Creación de citas públicas. Para añadir más participantes y/o recursos a la nueva cita, pulse en la función en la sección del panel . Esta función abre la ventana en la que se pueden seleccionar participantes y recursos para añadirlos tal y como se describe a continuación.
Para añadir usuarios registrados de Open-Xchange Server (como participantes internos) y/o recursos, primero necesita asegurarse de que la está seleccionada como . Después introduzca los nombres de los participantes o recursos a añadir o comodines (los caracteres * o ?), o combinaciones de partes de nombres y comodines, en el campo y pulse en .
Puede utilizar comodines de las siguientes formas (entre otras) para definir el criterio de búsqueda en la ventana
- puede ignorar la diferencia entre mayúsculas y minúsculas:me o *me* => todos los usuarios registrados y recursos de la carpeta de contactos
cuyo nombre, o apellidos, o cuya etiqueta, contenga la cadena de caracteres "me".m???r => todos los usuarios registrados y recursos de la carpeta de contactos
cuyo nombre o apellidos, o etiqueta, contenga los caracteres "m" y "r" con exactamente 3 caracteres entre la "m" y la "r" - como, por ejemplo, los apellidos Maier, Meier o Meyer, pero no Mair ni Muller.En el siguiente paso se añaden los participantes deseados seleccionándolos en la lista de selección y pulsando en
en la sección .Para eliminar nuevos participantes selecciónelos de nuevo en el campo
y pulse en .Si quisiera añadir recursos físicos (como, por ejemplo, materiales de presentación u otros dispositivos) así como participantes concretos como recursos, busque y seleccione las personas y materiales correspondientes mediante la lista de selección y después pulse en
en la sección .Para eliminar nuevos recursos selecciónelos nuevamente en el campo
y pulse en .Adición de participantes como recursosSi añade un participante como recurso a una cita, dicho participante no puede ser añadido a ninguna otra cita durante la duración de esta cita. Esta aproximación se recomienda para participantes cuya asistencia es crucial para la conducción de la reunión - como, por ejemplo. el instructor de un seminario. |
Si quisiera añadir a una cita participantes externos que no tengan acceso a Open-Xchange Server (p. ej., contactos de su carpeta personal de contactos, o de carpetas de contactos públicas o compartidas por otros usuarios), seleccione en primer lugar la carpeta de contactos correspondiente y después añada el participante deseado tal y como lo haría para participantes internos o recursos.
Si ha cometido algún error al seleccionar usuarios o recursos, puede eliminar el contenido de los campos
y mediante la función . Para ello seleccione el usuario o recurso a borrar y pulse en .Si fuese imposible encontrar en una sola búsqueda todos los usuarios y recursos que quería añadir a la nueva cita, repita el proceso de visualización y selección de participantes y recursos - con los criterios de búsqueda convenientemente distintos - hasta que haya capturado todos los participantes y recursos requeridos.
Si desea añadir un participante, no inluido en la agenda de direcciones, haga clic sobre la opción
contenida en el panel de la ventana Cita. Introduzca un nombre y una dirección de correo válida en la ventana . Pulse en . Repita los pasos anteriores para incluir más participantes. Haga clic sobre para finalizar.Como resultado, los participantes externos no contenidos en la agenda de direcciones serán incluidos como participantes.
Si quisiera asociar documentos externos relevantes directamente a la nueva cita (p. ej., documentos de texto con rutas, hojas de cálculo con presupuestos, etc...), podría añadir los ficheros adecuados como adjuntos a la cita.
Tenga en cuenta que para poder añadir adjuntos a citas, debe disponer de suficiente capacidad de almacenamiento libre en el servidor. Si el espacio de almacenamiento asignado a usted está utilizado, no podrá añadir ningún adjunto más a las citas. La Open-Xchange Server proporciona información sobre su espacio de almacenamiento disponible.
de la dePara añadir adjuntos a nuevas citas, primero debe activar la pestaña
y después pulsar en en la sección del panel . Esta función abre la ventana en la que se puede seleccionar el ficheros o ficheros a adjuntar. Seleccione uno o varios ficheros mediante y utilice la opción para añadirlos a la lista de adjuntos.Cuando confirme su selección de fichero con
y , la ventana se cerrará y los adjuntos se añadirán a la cita.Adición de adjuntos a citasCada adjunto que asocie a una cita específica se asocia exclusivamente a dicha cita. Si añade un fichero como adjunto a varias citas, se adjunta una copia única de dicho fichero a cada una de dichas citas. |
Si había añadido adjuntos a la nueva cita por error, puede borrarlos de nuevo. Para ello, seleccione el fichero o ficheros que desee borrar de la cita desde la tabla de adjuntos. Si quiere seleccionar varios ficheros, mantenga pulsada la
(para seleccione múltiples de elementos no adyacentes) o la (para selecciones múltiples de elementos adyacentes). Después pulse en en la sección del panel y a continuación en para eliminar todos los adjuntos seleccionados de la cita.Para comprobar la disponibilidad de todos los participantes y recursos añadidos a la cita, active la pestaña
. Especifique el rango de tiempo mediante los campos de fecha y hora y decida mediante qué es lo que desea comprobar: sólo recursos, sólo participantes, o ambos. Si también activa la opción , se mostrarán todos los miembros de grupos de usuarios y su disponibilidad en la columna . Cuando haya establecido los valores correspondientes, pulse en para comenzar la comprobación de disponibilidad.Si quisiera comprobar la disponibilidad de los participantes y recursos en periodos de tiempo anteriores y siguientes, puede moverse página a página por la visualización día a día utilizando las flechas de navegación del área de fecha.
Para guardar la nueva cita con todos los datos suministrados, pulse en el icono
en la sección del panel . Esto cierra la ventana , se crea la nueva cita en la carpeta previamente seleccionada, y se disparan los eventos descritos a continuación.Cuando se guarda una nueva cita, Open-Xchange Server comprueba si dicha cita entra en conflicto con otras que estén planificadas para el mismo tiempo. Este es el caso si usted u otros participantes ya tienen otras obligaciones que impiden su participación en esta cita.
Si hay un conflicto, usted recibe un mensaje de aviso adecuado y puede decidir si ignora los conflictos de citas o cancela la operación. Si
los conflictos de citas visualizados, la nueva cita se crea con independencia de las citas existentes y la ventana se cierra. Si cancela la operación al mostrarse este mensaje de aviso, vuelve a la ventana y puede cambiar los parámetros de la nueva cita para evitar los conflictos.Añadir a la cita un recurso que está en uso por otra cita causa un conflicto que no puede ignorar. Para poder guardar la cita tiene que eliminar el recurso.
Si ha invitado a otros participantes a la nueva cita, a todos los participantes internos se les notifica de esta cita mediante un cuadro de diálogo de confirmación y ellos pueden responderle sobre si van a participar en dicha cita o no - como se muestra en el siguiente ejemplo. Hay más información disponible sobre los cuadros de diálogo de confirmación en “Confirmación de citas” en este capítulo.
Si crea una nueva cita y activa la opción
, a todos los participantes internos y externos se les notifica sobre dicha nueva cita por E-Mail.