Creación de listas de distribución

Las listas de distribución se gestionan desde el módulo Contactos y se consideran un tipo especial de contacto. Puede crear una lista de distribución nueva en su carpeta personal del contactos o en otras carpetas públicas o compartidas por otros usuarios siguiendo alguno de los métodos descritos a continuación.

Si el panel no está aún expandido, haga clic sobre la flecha que apunta hacia abajo, ubicada en el apartado Nuevo y seleccione Lista de distribución desde el menú que se visualiza a continuación.

Si el panel ya está aún expandido, haga clic sobre Lista de distribución desde el apartado Nuevo .

Creación de una lista de distribución en una carpeta pública o compartida por otros usuarios

Recuerde que es necesario que disponga de los permisos adecuados para crear objetos en las carpetas en cuestión para poder crear nuevas listas de distribución en este tipo de carpetas.

Si no dispone de dichos permisos, se mostrará un mensaje de advertencia al intentar crear la nueva lista de distribución. Si sucede esto, podrá decidir si desea crear la lista de distribución en su carpeta personal del contactos (carpeta Contactos ) o anular la operación.

Puede obtener más información acerca de cómo seleccionar la carpeta de destino adecuada y los permisos necesarios en “Selección de una carpeta de destino para la lista de distribución”en este mismo capítulo.

Introducción de datos en una nueva lista de distribución

Con independencia del modo y el tipo de módulo desde el que haya ejecutado la opción de creación de una nueva lista de distribución, se mostrará la ventana Lista de distribución en la cual podrá introducir los datos que conformarán la lista de distribución. El mensaje No se ha añadido ningún destinatario le informa de que la lista de distribución se encuentra vacía. Cuando cree una nueva lista de distribución, recuerde de completar el campo Nombre de la lista de distribución, ya que este campo es obligatorio y siempre debe contener un valor.

Si olvida rellenar el campo Nombre de la lista de distribución, no podrá guardar ésta. Como recordatorio, se mostrará un mensaje de error y el campo Nombre de la lista de distribución se visualizará rodeado de un borde rojo.

Identificación de las listas de distribución

Los nombres de las listas de distribución no se comprueban por parte de Open-Xchange Server a nivel de coincidencia de nombre con otras listas ya existentes. Por tanto, puede darse el caso de que existan varias listas de distribución denominadas del mismo modo. Para evitarlo, es necesario que emplee nombres muy específicos para listas de distribución.

Selección de una carpeta de destino para la lista de distribución

La opción Carpeta le permite especificar en dónde se deben guardarse las nuevas listas de distribución. Este campo está configurado por defecto con una de las siguientes carpetas:

  • Cuando se crea una nueva lista de distribución desde una carpeta personal, se empleará la carpeta personal de contactos que estaba abierta en el momento de crear la lista de distribución.

  • Cuando se crea la lista de distribución desde una capeta pública o compartida por otro usuario para la cual dispone de suficientes permisos para crear objetos , se utilizará la carpeta pública o compartida que estaba abierta en ese momento.

  • Cuando el contacto se cree desde una carpeta pública o personal de otro usuario para la cual no disponga de los permisos suficientes para crear objetos => , se empleará su carpeta personal de contactos (Contactos ).

  • Cuando cree una nueva lista de distribución desde otro módulo de Open-Xchange Server, por ejemplo, E-mail, Calendario, etc., se utilizará su carpeta personal de contactos (Contactos ).

Recuerde que la nueva lista de distribución sólo puede ser guardada en carpetas de contactos y que es necesario que disponga de los permisos suficientes para crear objetos en la carpeta pública o personal del otro usuario si desea almacenarla en estás. Por tanto, sólo se mostrarán como destino posible aquellas carpetas para las cuales posea dichos permisos.

Cómo añadir contactos internos a una lista de distribución

Si desea añadir a la lista de distribución contactos gestionados en Open-Xchange Server en su carpeta personal de contactos y/o públicas o compartidas por otros usuarios, haga clic sobre la opción Añadir desde la libreta de direcciones desde la ventana Lista de distribución .

A continuación, se abrirá la ventana Seleccionar contactos , desde donde podrá seleccionar los contactos que desee incluir en la lista. Así mismo, puede emplear el apartado Buscar para introducir el nombre del contacto que desea encontrar, utilizando si es necesario comodines ( caracteres * o ? ) o combinaciones de nombres y comodines. A continuación, emplee el botón Carpeta del contacto para seleccionar la carpeta de contactos en la que desea realizar la búsqueda.

Cuando introduzca los nombres a buscar en la Libreta de direcciones no se tomarán en cuenta las mayúsculas y minúsculas. Puede emplear los comodines para varios fines, por ejemplo:

  • ma o *ma* => se buscarán todos los contactos guardados en la carpeta de contactos abierta en ese momento cuyo Nombre mostrado, Nombre o Apellido comience por "ma".

  • m???n => todos los contactos de la carpeta abierta en ese momento cuyo Nombre mostrado, Nombre o Apellido contengan exactamente tres letras entre la "m" y la "n" (por ejemplo, Marín, Marino o Merino, pero no Manuel o Mantilla).

Haga clic sobre Irpara ejecutar la operación de búsqueda. Recuerde que únicamente se mostrarán contactos que dispongan al menos de una dirección de correo electrónico. La imagen adjunta muestra un ejemplo en el cual se visualizan todos los contactos de una carpeta personal que pueden ser elegidos.

Contactos con más de una dirección de e-mail

Si el contacto dispone de más de una dirección de e-mail, la ventana de selección mostrará una entrada por cada dirección que contenga. Por tanto, es posible enviar un mensaje a varias direcciones de correo de un mismo contacto (por ejemplo, a la dirección del trabajo y a la personal).

No es necesario que decida en ese momento si desea hacerlo o no: en este paso se visualizan simplemente los posibles miembros de la lista que puede incluir en ella. La decisión final acerca de qué direcciones de e-mail incluir en la lista se toma en el siguiente paso.

En ese momento, confirmará la lista de contactos. Si desea añadir todos los contactos mostrados en pantalla, haga clic sobre Añadir todos ->.

Si necesita sólo agregar algunos de los contacto, selecciónelos directamente desde la lista mostrada (si quiere seleccionar varios contactos, pulse la tecla Ctrl o la tecla de mayúsculas (Shift)y pulse sobre Añadir seleccionados. Una vez pulsado el botón correspondiente, los contactos serán incluidos inmediatamente en el apartado Contactos .

Si ha cometido un error durante la selección de los contactos, puede corregirlo desde el propio apartado Contactos mediante la función Limpiar . Recuerde que la opción Limpiar elimina todos los contactos seleccionados en ese momento. Si desea borrar los contactos de forma individual, haga clic sobre el contacto en cuestión y utilice el teclado para eliminar manualmente la dirección de correo.

Si no le es posible añadir todos los contactos que necesita mediante una sola operación de búsqueda, puede realizar búsquedas sucesivas, indicando diferentes criterios, hasta que haya incluido todos los contactos deseados.

Por último, para finalizar la selección de contactos para la lista de distribución, pulse sobre el botón OK ubicado en la ventana Libreta de direcciones . Si desea anular el proceso de selección, haga clic sobre Cancelar.

Una vez que haya confirmado la selección de contactos pulsando sobre OK, la lista de distribución mostrará los nuevos contactos añadidos así como sus direcciones de correo electrónico.

Si no desea introducir ningún contacto externos en la lista de distribución, puede concluir el proceso de creación de ésta en ese momento. Para ello, pulse sobre el icono Guardar ubicado en el panel superior .

La lista de distribución recién creada se añadirá a sus contactos. Un icono específico distingue las listas de distribución de los contactos individuales:

Cómo añadir contactos externos a una lista de distribución

Si desea añadir a la lista de distribución contactos que no son gestionados en Open-Xchange Server como contactos externos, pulse sobre la función Formulario personalizado contenido en la ventana Lista de distribución .

A continuación, se abrirá la ventana E-Mail externo desde donde podrá introducir los datos del contacto externo que desea añadir. Para ello, indique el nombre del contacto externo así como su dirección de correo electrónico completando los campos correspondientes y haga clic sobre el botón Añadir ->.

Repita estos pasos para todos los contactos que desee agregar a la lista de distribución.

Si ha cometido un error durante la selección de los contactos, puede corregirlo desde la propia ventana E-Mail externo mediante la función Limpiar . Recuerde que la opción Limpiar elimina todos los contactos seleccionados en ese momento. Si desea borrar los contactos de forma individual, utilice la opción Borrar una vez que lo haya añadido.

Para finalizar la incorporación de contactos externos, haga clic sobre el botón OK contenido en la ventana E-Mail externo . Si desea anular el proceso de selección, haga clic sobre Cancelar.

Una vez que haya confirmado la selección de contactos pulsando sobre OK, la lista de distribución mostrará los nuevos contactos externos añadidos así como sus direcciones de correo electrónico.

Si no desea incluir ningún otro contacto en la lista de distribución, guarde los cambios haciendo clic sobre el icono Guardar ubicado en el panel superior de la ventana .