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El módulo
le permite administrar citas - personales, públicas, y las compartidas por otros usuarios - y los datos correspondientes: descripción, inicio y fin, participantes y recursos, ubicación, etc... Puede asociar a sus citas tantos adjuntos como desee, puede buscar citas específicas usando distintos criterios.Open-Xchange Server le permite administrar tanto citas individuales como citas que se repiten periódicamente (como citas recurrentes). Esto último es de gran ayuda, por ejemplo, para gestionar una reunión semanal ordinaria de un equipo: en vez de planificar una reunión nueva cada semana, se crea esta cita una sola vez como cita recurrente con los parámetros apropiados.
Dado que una cita recurrente es simplemente un tipo especial de cita, todas las indicaciones que siguen se pueden aplicar tanto a citas individuales como a recurrentes, a menos que se indique específicamente lo contrario. Puede encontrar más información sobre el uso de citas recurrentes en “Creación de citas” en este capítulo.
Si abre el módulo “Citas de equipo”). Esto dependerá de su configuración actual para este módulo. Verá lo mismo cuando abra la carpeta directamente a través del árbol de carpetas, pulsando en esta carpeta del árbol.
mediante el icono de la barra de módulos, siempre verá sus citas personales de la carpeta o todas sus citas de todos los calendarios, o una vista en base a equipos (hay más información disponible enSi ha creado carpetas de calendario adicionales dentro de sus carpetas personales para gestionar eficientemente muchas citas de diferentes categorías (vea el ejemplo de abajo), puede acceder a las carpetas de calendario a través del árbol de carpetas.
Creación de carpetas adicionalesLa estructura de carpetas flexible de Open-Xchange Server le permite crear sucesivas carpetas de calendario en sus carpetas personales, además de en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios - siempre que tenga los permisos de acceso apropiados. Esto simplifica la gestión de múltiples citas diferentes. La sección “Gestión de carpetas” del capítulo Ajustes de esta guía del usuario describe cómo se crean carpetas adicionales, tanto dentro de sus carpetas personales como en carpetas públicas o compartidas por otros usuarios. |
Si activa la opción
, no sólo verá todas sus citas de todas las carpetas personales de calendario, sino también las de carpetas de calendario públicas. Si abre una carpeta de calendario pública o de una carpeta de calendario compartida, sólo podrá ver citas de esas carpetas pero no las citas de sus propias carpetas de calendario.Cuando abra el módulo
a través de la barra de módulos o de cualquier carpeta de calendario del árbol de carpetas, verá una disposición diaria o semanal de las citas de aquellos usuarios que aún se necesiten seleccionar si el módulo tiene establecida en su actual configuración una vista estándar en base a equipos.Una vez que haya seleccionado al menos un usuario cuyas citas desee ver, las citas de los usuarios relevantes se mostrarán como se ve en el siguiente ejemplo.
Hay más información disponible sobre la visualización de citas en la vista “Vista Equipo - rango día y semana” y “Definición de la vista predeterminada” de este capítulo.
, y sobre la configuración de la visualización estándar del módulo , enAdemás, tanto el administrador como otros usuarios (siempre que tengan derechos de acceso apropiados) pueden crear más carpetas de calendario públicas para uso común de la compañía. Esto potencia el trabajo en equipo y ayuda a evitar la duplicación de datos.
Para acceder a carpetas de calendario públicas y a sus contenidos (citas y citas recurrentes), expanda el elemento
del árbol de carpetas y pulse en la carpeta de calendario que le gustaría abrir. Esto activa el módulo y muestra las citas de la carpeta de calendario pública seleccionada.Abrir carpetas a través del árbol de carpetasDado que el árbol de carpetas siempre muestra todas las carpetas personales y las compartidas, que sean accesibles, de otros usuarios, se puede navegar rápidamente de una carpeta o un módulo de Open-Xchange Server a otra carpeta. Simplemente pulse en la carpeta deseada del árbol de carpetas: Esto activa el módulo adecuado para la carpeta seleccionada - Email, Calendario, Contactos, Tareas o Almacén de información - y muestra el contenido de la carpeta seleccionada. |
Además de las carpetas de calendario públicas, todos los usuarios pueden compartir sus carpetas de calendario personales con otros usuarios o grupos de usuarios específicos.
Para acceder a las citas compartidas por otros usuarios, expanda el elemento
del árbol de carpetas y también el elemento correspondiente al usuario cuya carpeta de calendario quiere abrir. Después pulse en una de las carpetas de calendario que ese usuario ha compartido con usted. Igual que al acceder a carpetas de calendario públicas, el módulo abre y muestra el contenido de la carpeta de calendario seleccionada.Carpetas de calendario públicas y compartidasGracias a la flexible estructura de carpetas de Open-Xchange Server, puede acceder y/o gestionar citas de carpetas públicas y/o compartidas por otros usuarios además de a sus citas personales. Dependiendo de los permisos de acceso que se le hayan concedido, puede mostrar, crear, editar o borrar citas en carpetas públicas o en las compartidas por otros usuarios. La sección “Carpetas públicas y compartidas” del capítulo Ajustes de esta guía de usuario describe la diferencia entre carpetas públicas y compartidas. Explica cómo se crean las carpetas públicas, cómo se comparten las carpetas personales, y cómo se definen permisos de acceso para otros usuarios. |
Si sus citas están repartidas por varias carpetas de calendario, puede usar la opción
para mostrar todas sus citas de todas las carpetas personales y de todas las carpetas de calendario a las usted pueda acceder. En las carpetas de calendario compartidas por otros usuarios, usted sólo puede crear citas en nombre del usuario en cuestión, pero ninguna cita de usted mismo. Por tanto, puede conseguir los siguientes resultados:Si abre una carpeta de calendario personal, o una que sea accesible por usted de cualquier otra manera, verá todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario personales y de las accesibles.
Si abre una carpeta de calendario compartida por otro usuario, no verá las citas de dicha carpeta. En su lugar verá todas sus propias citas de todas las carpetas de calendario personales y de las accesibles.
Mostrar todas mis citas de todos los calendariosSólo es posible mostrar todas sus citas de todas sus carpetas de calendario personales, así como de todas las carpetas accesibles, en las vistas “Calendario - vistas y rangos de tiempo” en este capítulo. y (para todos los rangos de tiempo). El ajuste de visualización que seleccione para todas sus propias citas de todos los calendarios se almacena permanentemente - sólo necesita activar esta opción una vez para todas las carpetas de calendario y vistas. Hay más información disponible sobre diferentes vistas y rangos de tiempo en |