Visualización del calendario y las citas

Al seleccionar una carpeta de calendario se muestran las siguientes citas dependiendo del tipo de dicha carpeta:

Para visualizar calendarios y citas tiene que hacer lo siguiente:

Selección de la vista de calendario y cita

Seleccione una carpeta de calendario pulsando en ella en el árbol de carpetas. La visualización de la cita le permite definir si sólo se mostrarán sus citas del calendario seleccionado o también las de otros calendarios.

Cómo ver todas sus citas de todos los calendarios:

  1. Pulse en una carpeta de calendario personal del árbol de carpetas.

  2. Active la casilla Mostrar todas mis citas de todos los calendarios.

Cómo mostrar sólo las citas de un calendario personal concreto:

  1. Pulse en una carpeta de calendario personal del árbol de carpetas.

  2. Desactive la casilla Mostrar todas mis citas de todos los calendarios.

Cómo mostrar las citas de un calendario público o compartido:

Pulse en una carpeta de calendario pública o compartida del árbol de carpetas.

Visualización de la vista de calendario

Cuando se selecciona la vista de calendario el área de contenido muestra el calendario de la carpeta actual y las citas del rango de tiempo actual. Pueden seleccionarse los siguientes rangos de tiempo:

  • Día

  • Semana laboral

  • Mes

  • Semana

  • Personalizada

Visualización de la vista de calendario Día

La vista de calendario Día muestra el calendario para un sólo día y las citas de dicho día.

Cómo mostrar la vista de calendario Día:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. En la sección del panel Ver pulse Calendario.

  3. En la sección del panel Rango de hora pulse Día. Se muestra la vista del calendario para el día actual.

  4. Para mostrar un día concreto pulse la flecha de navegación o en la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Día para el día seleccionado.

  5. Para mostrar de nuevo el día actual pulse Hoy en la barra de título de la ventana de vista general o en el minicalendario.

La vista del calendario Día contiene:

Visualización de la vista de calendario Semana laboral

La vista de calendario Semana laboral muestra el calendario de una semana laboral y las citas de dicho período.

Cómo visualizar la vista de calendario Semana laboral:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. En la sección del panel Ver pulse Calendario.

  3. En la sección del panel Rango de hora pulse Semana laboral. Se mostrará la vista del calendario de la semana laboral actual.

  4. Para visualizar una semana laboral concreta pulse la flecha de navegación o en la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Semana laboral para la semana laboral seleccionada.

  5. Para mostrar de nuevo la semana laboral actual pulse Hoy en la barra de título de la ventana de vista general o en el minicalendario.

La vista del calendario Semana laboral contiene :

  • La etiqueta de semana laboral de la barra de fecha.

  • Una rejilla de tiempo con los días laborables y las horas de trabajo. Las horas de trabajo se marcan en distinto color al resto de horas del día. Puede cambiar las horas de trabajo y la división de la rejilla de tiempo en los ajustes de calendario Intervalo en minutos , Comienzo del horario laboral y Fin del horario laboral .

  • Las citas de la semana laboral mostrada. Se puede encontrar una descripción de la visualización de las citas en : ¿Cómo se visualizan las citas?.

Visualización de la vista de calendario Mes

La vista del calendario Mes muestra el calendario de un mes y las citas de dicho período.

Cómo mostrar la vista de calendario Mes:

  1. Seleccione un calendario y la vista de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. En la sección del panel Ver pulse Calendario.

  3. En la sección del panel Rango de hora pulse Mes. Se muestra la vista del calendario del mes actual.

  4. Para mostrar un mes concreto pulse la flecha de navegación o de la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Mes del mes seleccionado.

  5. Para visualizar el mes actual de nuevo pulse Hoy en la barra de título de la ventana de vista general o en el minicalendario.

La vista del calendario Mes contiene:

  • La etiqueta del mes actual en la barra de fecha.

  • Una rejilla de tiempo que se divide en días individuales.

  • Las cotas del mes mostrado. Se puede encontrar una descripción de la visualización de las citas en : ¿Cómo se visualizan las citas?.

Visualización de la vista de calendario Semana

La vista del calendario Semana muestra el calendario de una semana y sus citas.

Cómo visualizar la vista del calendario Semana:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. Pulse Calendario en la sección del panel Ver.

  3. Pulse Semana en la sección del panel Rango de tiempo. Se muestra La vista del calendario para la semana actual.

  4. Para mostrar una semana concreta pulse la flecha de navegación o de la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Semana para la semana seleccionada.

  5. Para visualizar de nuevo la semana actual pulse Hoy en la barra de título de la ventana de vista general o en el minicalendario.

Consejo: Para mostrar una semana concreta también puede pulsar en una semana del calendario en el minicalendario.

La vista del calendario Semana contiene:

  • La etiqueta de la semana en la barra de fecha.

  • Una rejilla de tempo dividida en días individuales.

  • Las citas de la semana mostrada. Se puede encontrar una descripción del aspecto de la cita en : ¿Cómo se visualizan las citas?.

Visualización de la vista de calendario Personalizada

La vista del calendario Personalizada muestra el calendario para una rango de tiempo personalizado y sus correspondientes citas.

El rango de tiempo personalizado puede ser de entre 1 y 7 días, y puede ajustarlo usted. El valor predeterminado es 7 días. Se puede encontrar más información en : Ajustes del Calendario.

Cómo mostrar la vista de calendario Personalizada:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. Pulse Calendario en la sección del panel Ver.

  3. pulse Personalizado en la sección del panel Rango de hora. Se muestra la vista del calendario para el rango de tiempo personalizado actual.

  4. Para visualizar un rango de tiempo personalizado concreto pulse la flecha de navegación o de la barra de fecha. Resultado: Se mostrará la vista del calendario Personalizada para el rango de tiempo seleccionado.

  5. Para visualizar de nuevo el rango de tiempo actual pulse Hoy en la barra de título de la ventana de vista general o en el minicalendario.

La vista de calendario Personalizada contiene:

  • La etiqueta del rango de tiempo en la barra de fecha.

  • Una rejilla de tiempo dividida en días individuales.

  • Las citas del rango de tiempo mostrado. Se puede encontrar una descripción del aspecto de la cita en : ¿Cómo se visualizan las citas?.

¿Cómo se visualizan las citas?

Una cita que no es para todo el día se muestra como un rectángulo. El rectángulo se extiende hasta la altura de la duración de la cita. Dentro del rectángulo se muestra la siguiente información:

  • A la izquierda del rectángulo una barra coloreada indica el estado de disponibilidad para la cita:

    • Azul: reservado (predeterminado)

    • Amarilla: provisional

    • Rojo: ausente por trabajo

    • Verde: Libre

    Se puede encontrar más información en : ¿Qué debería saber sobre las citas?.

  • En la parte superior del rectángulo se muestra la descripción de la cita. Dependiendo de su respuesta a la notificación de la cita, la descripción de dicha cita contiene la siguiente información sobre su estado de confirmación:

    • Si aún no ha aceptado la cita, su descripción contiene el estado "En espera".

    • Si ha rechazado la cita, la descripción de la cita aparece tachada.

    • Si ha aceptado la cita provisionalmente, la descripción de la cita contiene el estado "Provisional".

    • Si ha aceptado la cita, su descripción no contiene ningún detalle adicional.

    Si visualiza una cita almacenada en una carpeta compartida, se mostrará el estado de confirmación del propietario de dicha carpeta compartida. Se puede encontrar información sobre cómo responder a una invitación para una cita en : Respuesta a invitaciones a citas.

  • A la derecha de la descripción de la cita se muestra su ubicación.

  • Dentro del rectángulo se indica el tipo de cita mediante los siguientes iconos:

    • Cita privada

    • Cita de grupo

    • Series de citas

    Se puede encontrar más información sobre los tipos de citas en : ¿Qué debería saber sobre las citas?.

  • Varias citas en el mismo día se muestran como sigue:

    • Si las citas no se solapan se muestran una debajo de la otra.

    • Si las citas se solapan se muestran una junto a la otra. En la configuración predeterminada se muestran hasta dos citas una al lado de otra. En los ajustes del calendario Número de citas simultáneas mostradas en la vista del día se puede especificar el número de citas a mostrar una al lado de la otra.

    • Si el número de citas solapadas sobrepasa el de citas a mostrar una al lado de otra, el icono se muestra en el lado derecho de la barra de fecha. Pulse este icono para ver todas las citas. Se mostrará la vista de lista, que muestra todas las citas del día actual.

    • Si la vista Semana del calendario contiene más citas de las que se pueden mostrar una al lado de otra, se mostrará una barra de desplazamiento.

    • Si la vista Mes del calendario contiene más citas de las que se pueden mostrar una junto a otra, el icono se muestra en la parte inferior. Para ver todas las citas pulse dicho icono. Se muestra la vista Lista con todas las citas del día actual.

Una cita para todo el día se muestra en forma de rectángulo relleno. Dependiendo de la vista del calendario, las citas para todo el día se muestran como sigue:

  • En las vistas del calendario Día, Semana laboral y Personalizada, las citas para todo el día se muestran en la parte superior de la rejilla de tiempo. Si hay más de 5 citas para todo el día, se muestra una barra de desplazamiento.

  • En la vista Semana del calendario, las citas para todo el día se muestran por encima de las otras citas. Si no se pueden mostrar todas las citas para todo el día unas debajo de a otras, se muestra una barra de desplazamiento.

  • En la vista Mes del calendario las citas para todo el día se muestran por encima de las otras citas. Si no se pueden mostrar todas las citas unas debajo de otras, se muestra el icono en la parte inferior. Para mostrar todas las citas pulse dicho icono. Se mostrará la vista de lista con todas las citas del día actual.

Visualización de la vista lista

La vista Listado muestra las citas en forma de tabla.

Cómo mostrar citas en la vista de listado:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. Pulse Lista en la sección del panel Ver.

  3. Pulse en un rango de tiempo en la sección del panel Rango de tiempo.

Resultado: Se muestra una lista de citas en dicho rango de tiempo.

De cada cita esta lista muestra una sola línea con información en forma de iconos o texto:

Icono o texto

Información

Columna 1, icono 

Cita individual

Columna 1, icono  

Series de citas

Columna 2, icono 

Cita de grupo

Columna 2, icono  

Cita privada

Columna Título

Título de la cita

Columna Inicio

Fecha y hora de inicio de la cita

Columna Fin

Fecha y hora de fin de la cita

Columna Ubicación

Ubicación de la cita

Columna Carpeta

Carpeta de calendario de la cita

Columna Marca

Marca asignada a la cita.

De manera predeterminada, las citas de la lista están ordenadas por la columna Inicio en sentido ascendente. El título de la columna aparece resaltado. Un icono de flecha junto al título de la columna indica el sentido de la ordenación.

Cómo cambiar el sentido de la ordenación:

  1. Para ordenar en función de una columna pulse en su título.

  2. Para cambiar el sentido de la ordenación, pulse en el título de la columna de nuevo.

Resultado: Se cambia el sentido de la ordenación.

Nota: Las primeras dos columna, y la columna Carpeta, no pueden usarse para ordenar.

Visualización de la vista Detalle

La vista Detalle muestra toda la información de una cita.

Cómo visualizar una cita en la vista Detalle:

  1. Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte : Selección de la vista de calendario y cita.

  2. Seleccione una cita.

  3. En la sección del panel Ver pulse Detalle.

Resultado: Se mostrará la vista Detalle de la cita.

La vista Detalle muestra la siguiente información:

  • El título de la ventana contiene la descripción de la cita, su inicio y su fin.

  • La pestaña Cita contiene detalles sobre la descripción de la cita, su ubicación, duración, creador, participantes, recursos, tipo de cita, etiquetas, carpeta de calendario, disponibilidad, comentarios y recordatorio.

  • La pestaña Participantes contiene la lista de participantes y recursos. Para cada participante se muestra su estado, ya sea aceptado, rechazado o en espera. Si un participante ha escrito un comentario, se mostrará.

  • La pestaña Adjuntos contiene la lista de adjuntos.

Visualización de la vista de equipo

En la vista Equipo puede ver las citas de usuarios y grupos así como los recursos reservados para una fecha concreta.

Cómo visualizar la vista de Equipo:

  1. En la sección del panel Ver pulse Equipo.

  2. En la sección del panel Rango de hora seleccione un rango de tiempo.

  3. Añada miembros al equipo o seleccione un equipo. Se pueden encontrar instrucciones más adelante.

Resultado: Se muestra la vista Equipo.

La vista Equipo contiene la siguiente información:

  • Debajo de la barra de fecha, la barra de tiempo muestra una subdivisión en días u horas, dependiendo del rango de tiempo seleccionado.

  • Debajo de la barra de tiempo, la rejilla de tiempo muestra las citas de los miembros del equipo. La rejilla de tiempo cubre el período preestablecido en la sección del panel Rango de hora.

  • Las citas para todo el día se muestran en la rejilla de tiempo con un rectángulo en el fondo. El rectángulo comienza a las 00:00 y termina a las 24:00. Las otras citas se muestran en primer plano del mismo modo que en la vista Calendario. Consulte : ¿Cómo se visualizan las citas?.

  • Las citas que aparecen en gris sólo se pueden leer, no editar.

La vista de equipo ofrece varias funciones de visualización para mostrar con claridad los rangos de tiempo.

Cómo usar las funciones de visualización en la vista de equipo:

  1. En la sección del panel Rango de hora seleccione un rango de tiempo.

  2. Para mover el rango de tiempo mostrado utilice una de las siguientes opciones:

    • Pulse en la flecha de navegación de la barra de fecha o .

    • Pulse en un día en el minicalendario.

  3. Si el rango de tiempo mostrado no se puede ver completamente, puede desplazarlo haciendo lo siguiente:

    • Arrastre la barra de tiempo (debajo de la barra de fecha) a la derecha o a la izquierda.

    • Use la barra de desplazamiento situada debajo de la rejilla de tiempo.

    • Use la rueda del ratón.

  4. Para hacer un zoom en el rango de tiempo utilice una de las siguientes opciones:

    • Seleccione un nivel de zoom entre 10% y 1000% en el menú desplegable situado debajo de la rejilla de tiempo.

    • Arrastre la regla de zoom situada debajo de la rejilla de tiempo a la derecha o a la izquierda.

    • Gire la rueda del ratón mientras mantiene pulsada la tecla <Mayús>.

    Dependiendo del nivel de zoom seleccionado, la resolución de la rejilla de tiempo es de entre 1 hora y 5 minutos.

  5. Use la casilla de verificación Detalles para ajustar los detalles a mostrar de una cita:

    • Para representar citas sólo como rectángulos rellenos, desmarque la casilla de verificación.

    • Para representar citas con una descripción y fechas de inicio y fin, marque la casilla de verificación.

  6. Para mostrar de nuevo el día actual pulse el botón Hoy situado encima de la barra de fecha.

Cómo añadir usuarios, grupos o recursos como miembros de un equipo:

  1. Pulse en Añadir en la sección del panel Miembro del equipo. Se abrirá la ventana Seleccionar miembros.

  2. Para ver una selección concreta de usuarios, grupos o recursos, introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a Buscar. Después pulse el botón Buscar.

  3. Seleccione uno o varios usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos están marcados con iconos diferentes. Los grupos y los recursos aparecen listados debajo de los usuarios.

  4. Para añadir la selección como participantes pulse el botón Añadir que hay junto a Participantes. Para añadir la selección como recursos pulse en botón Añadir que hay junto a Recurso.

    Nota: Existen las siguientes limitaciones:

    • Los recursos no se pueden añadir como participantes.

    • Los grupos no se pueden añadir como recursos.

  5. Si fuese necesario puede corregir la selección de participantes o recursos:

    • Seleccione elementos individuales en los campos Participantes or Recursos.

    • Pulse el botón Borrar que hay junto a Participantes o Recursos.

  6. Para validar la selección pulse Aceptar. Si no quiere validar la selección pulse Cancelar.

Resultado: Los usuarios, grupos y recursos seleccionados se añaden como miembros del equipo.

Consejo: También puede añadir miembros al equipo de la siguiente forma:

  • Pulse en el icono de la última fila de la columna Miembros del equipo. Se abrirá la ventana Seleccionar miembros.

  • En la última fila de la columna Miembros del equipo introduzca el nombre de un participante en el campo.

Consejo: Puede arrastrar y soltar para cambiar el sentido de ordenación de los miembros del equipo.

Cómo seleccionar un equipo existente:

  1. Pulse Elegir equipo en la sección del panel Miembro del equipo.

  2. Pulse en un equipo en la ventana emergente.

Nota: Antes de seleccionar un equipo es necesario crearlo en los ajustes del calendario. Se pueden encontrar detalles en : Equipos.

Cómo eliminar miembros del equipo desde la vista de equipo:

  1. Seleccione miembros del equipo individuales pulsando en sus nombres mientras pulsa la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.

  2. En la sección del panel Miembro del equipo pulse Borrar.

Consejo: También puede borrar miembros individuales del equipo de la siguiente forma:

  • Deje el puntero del ratón sobre un miembro del equipo. Se mostrará un botón a la derecha del nombre.

  • Pulse en el botón.

Visualización de elementos emergentes

Están disponibles los elementos emergentes en las vistas Calendario, Equipo y Listado, así como también durante la creación de una nueva cita, en la ventana Cita en la pestaña Disponibilidad.

Cómo mostrar una cita en el elemento emergente:

  1. Desplace el puntero del ratón a una cita. Tras un breve retardo se abrirá el elemento emergente. La pestaña General se hace visible.

  2. Para ver más información pulse en otra pestaña.

  3. Para cerrar el elemento emergente mueva el puntero del ratón fuera de él.

El elemento emergente del calendario muestra la siguiente información:

  • La pestaña General. Contiene:

    • El icono de módulo de calendario.

    • La descripción y ubicación de la cita.

    • Los iconos para citas privadas, citas recurrentes y citas de grupo.

    • El inicio y el fin de la cita.

    • El nombre del creador de la cita.

    • El comentario de la cita. Dependiendo de la longitud del comentario, el elemento emergente sólo muestra las primeras líneas. Al pulsar en el texto se mostrarán más líneas. Cuando pulse en el texto por segunda vez se mostrará de nuevo la vista original.

  • La pestaña Participantes. El número entre paréntesis indica el número de participantes. La pestaña contiene:

    • El nombre y estado de confirmación de cada participante. Si un participante ha aceptado, su nombre se muestra en letras verdes. Si un participante ha rechazado, su nombre se muestra en letras rojas.

    • El comentario introducido por el participante como añadido al estado de confirmación

    • Un icono para cambiar el estado de confirmación.

  • La pestaña Adjuntos. El número entre paréntesis indica el número de adjuntos. Si la cita contiene adjuntos se muestran los siguientes elementos:

    • Nombre del fichero, tamaño del fichero y tipo de adjunto

    • Iconos para abrir y guardar el adjunto

  • La pestaña Otro. Contiene:

    • La carpeta en que se guarda la cita.

    • Las etiquetas añadidas a la cita.

    • El nombre de la persona que creó o modificó la cita.

Apertura y grabación de citas

Puede hacer lo siguiente:

  • Abra el adjunto Nota: Puede ser necesario software adicional para abrir un adjunto.

  • Guarde el adjunto fuera del software colaborativo

  • Guardar el adjunto en el Almacén de información.

Cómo abrir o guardar los adjuntos de una cita:

  1. Mostrar las citas en la vista Detalle.

  2. Seleccione la pestaña Adjuntos.

  3. Seleccionar el adjunto.

  4. Si quiere abrir el adjunto:

    • En la sección del panel Adjunto pulse Abrir. Se abre una ventana del sistema, que muestra el software utilizado para abrir el adjunto.

    • Utilice los controles de la ventana del sistema para abrir los adjuntos.

  5. Si quiere guardar el adjunto:

    • En la sección del panel Adjunto pulse Guardar. Se abre una ventana del sistema.

    • Utilice los controles de la ventana del sistema para guardar el adjunto.

  6. Si quiere guardar el adjunto en el Almacén de información:

    • En la sección del panel Adjunto pulse Guardar en el Almacén de información. Se abre la ventana Elemento del Almacén de información. El nombre de fichero del adjunto se usa como nombre de fichero para el elemento del Almacén de información.

    • Se puede encontrar información sobre la creación de elementos del Almacén de información en : Creación de un elemento del Almacén de información.

Consejo: También se puede abrir o guardar un adjunto pulsando en los iconos correspondientes del elemento emergente de la cita.