Aquí obtendrá una visión general de cómo crear citas. Los detalles continúan en la página siguiente.
Nota: Para crear una cita en una carpeta de calendario pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en ella.
En la sección del panel
pulse en el icono . Se abre la ventana Cita. La pestaña queda abierta.Si se le pide, seleccione una carpeta de calendario pulsando el botón
y seleccionando una carpeta de calendario en la ventana emergente.Introduzca una descripción, una ubicación y un comentario para la cita.
Seleccione una fecha de inicio y de fin para la cita. Consulte : Ajuste del inicio y fin de la cita
Ajuste el recordatorio de la cita. Consulte : Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita
Seleccione la vista de la disponibilidad: Reservada, Provisional, Ausente por trabajo o Libre. Consulte : Ajuste de la vista de disponibilidad
Utilice opciones adicionales si fuesen necesarias:
Cree una serie de citas. Consulte : Creación de citas recurrentes
Añada etiquetas a la cita. Consulte : Adición de etiquetas
Si se le pide marque la cita como privada. Consulte : Marcado de una cita como privada
Añada más participantes y recursos a la cita. Compruebe si los participantes y recursos están disponibles para la cita. Consulte : Adición de participantes y recursos y : Comprobación de disponibilidad
Añada adjuntos a la cita. Consulte : Adición de adjuntos
Pulse el icono
del panel. Se cerrará la ventana.Resultado: Se crea la cita.
Si quiere cancelar la acción pulse
en la sección del panel .Nota: Si crea una cita que se solapa con una cita ya existente podrías obtener un mensaje de error. Por favor, consulte : Resolución de conflictos de citas.
Existen las siguientes posibilidades para crear una nueva cita:
La función
también se puede invocar desde otros módulos en la sección del panel .En la lista o en una vista del calendario haga doble click en una zona libre de la ventana de vista general. Se abre la ventana Cita.
En la vista de equipo haga doble click en un calendario en la ventana de vista general. Se añadirá como participante de la cita así como la persona o recursos sobre cuyo calendario ha pulsado.
En una vista del calendario arrastre el ratón en la rejilla de tiempo. Puede encontrar una descripción detallada más adelante en este mismo capítulo.
En el módulo E-Mail arrastre un E-Mail desde la vista Listado a un día del minicalendario. Se abre la ventana Cita. El día se inserta como inicio de la cita.
En el módulo Contactos arrastre un contacto a un día del minicalendario. Se abre la ventana Cita. El día se inserta como inicio de la cita.
Cómo crear una nueva cita arrastrando en una zona:
Muestra la vista de calendario Día, Semana laboral o Personalizada.
Arrastre el ratón en una zona de la rejilla de tiempo. Se crea una nueva cita. El inicio y el fin se toman de la zona de la rejilla.
Haga doble click en el rectángulo de la nueva cita. Se abre la ventana Cita.
Introduzca los datos de la nueva cita. Se puede encontrar más información en las instrucción anterior Cómo crear una nueva cita:.
Cuando se está creando una cita en la vista de equipo se pueden añadir
todos los miembros del equipo,
miembros del equipo concretos, o
un miembro del equipo determinado
como participantes.
Cómo crear una nueva cita con todos los miembros del equipo:
Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo
Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.
Use una de las siguientes opciones:
En la sección del panel
pulse .En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo pulsando y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.
Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.
Cómo crear una nueva cita con miembros del equipo concretos:
Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo
Seleccione miembros del equipo individuales pulsando en sus nombres mientras pulsa la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.
Use una de las siguientes opciones:
En la sección del panel
pulse .En la rejilla de tiempo, arrastre un rango de tiempo pulsando, y manteniendo pulsado, el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.
Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.
Cómo crear una nueva cita con un sólo miembro del equipo:
Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en : Visualización de la vista de equipo
Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.
Haga doble click en una hora de la rejilla de tiempo del miembro del equipo que quiere añadir como participante.
Resultado: Se abre la ventana Cita. El día y hora en que se ha hecho doble click se inserta como inicio de la cita. El miembro del equipo se inserta en la pestaña Participantes.
Están predefinidos los siguientes valores:
La fecha actual está establecida como fecha de inicio y fin de cita.
El siguiente intervalo completo de tiempo está establecido como la hora de inicio de la cita. El intervalo de tiempo predeterminado es de 15 minutos.
El fin de la cita está establecido una hora después de su inicio.
Para establecer valores concretos para el inicio y fin de la cita utilice los controles que hay junto a
y en la ventana Cita.Cómo indicar el inicio y el fin de la cita en la ventana Cita:
Para establecer la fecha de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:
Introduzca una fecha válida en el primer campo.
Pulse el icono de calendario que hay a la derecha del prime campo para abrir el calendario y elegir una fecha.
Para ajustar la hora de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:
Introduzca una hora válida en el segundo campo.
Seleccione la hora en la lista desplegable.
Si se supone que es una cita de 24 horas active la casilla
.Puede definir un determinado tiempo para recibir un recordatorio de una cita. Una ventana de recordatorio le alertará de la cita cuando se alcance el fin de dicho período.
Cómo establecer un recordatorio de cita en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Seleccione un intervalo de tiempo en la lista desplegable
. Si no quiere que se le recuerde, seleccione .Consejo: Puede seleccionar el intervalo de tiempo predeterminado para el recordatorio en los ajustes del calendario Tiempo predeterminado para el recordatorio .
Tan pronto como se alcanza el intervalo de tiempo correspondiente al inicio de la cita se muestra la ventana Recordatorio. Hay varias posibilidades para responder a dicho recordatorio de cita.
Cómo responder a un recordatorio de cita:
Para que se le recuerde de nuevo seleccione un intervalo en la lista desplegable. Pulse
. Cuando se alcance el final del intervalo se le recordará de nuevo.Si no quiere que se le recuerde de nuevo, pulse
.Una cita recurrente es una cita que se repite varias veces. Cuando se crear una cita recurrente se debe indicar lo siguiente:
El intervalo de tiempo para la serie de citas. Esto define el período entre las distintas citas individuales de la serie.
El rango de tiempo para la serie de citas. Esto define el inicio y el fin de la cita recurrente.
Cómo crear una cita recurrente en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Pulse el botón
. Se abrirá la ventana Crear una nueva serie.Seleccione un intervalo de tiempo para la serie.
Si la cita se va a repetir cada día marque el tipo de recurrencia
. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en días.Si la serie se va a repetir cada mes marque el tipo de recurrencia
. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en meses y el día del mes.Si la cita se va a repetir semanalmente marque el tipo de recurrencia
. En los ajustes de recurrencia defina el intervalo en semanas y el día de la semana.Si la cita se va a repetir anualmente marque el tipo de recurrencia
. En los ajustes de recurrencia defina el día del año.Defina el rango de tiempo de la cita recurrente:
Junto a
indique el indicio de la cita recurrente.Junto a
indique el fin de la cita recurrente.Pulse
.Una etiqueta es texto que se puede usar como criterio para estructurar citas. Hay 2 posibilidades para añadir etiquetas:
Introduzca etiquetas en el campo que hay junto al botón Etiquetas.
Seleccione etiquetas en una lista de etiquetas predefinidas.
Cómo añadir etiquetas predefinidas en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Pulse el botón
.Seleccione una o varias etiquetas en la ventana de diálogo Seleccionar etiquetas. Pulse
.Resultado: Las etiquetas se insertan en el campo.
Nota: Antes de poder seleccionar etiquetas de una lista, ha tenido que definirlas en los ajustes del software colaborativo. Se puede encontrar más información en : Etiquetas.
Consejo: Para borrar una etiqueta edite el campo.
En las vistas del calendario la disponibilidad se indica en distintos colores. Se usan los siguientes colores:
Reservado: azul
Provisional: amarillo
Ausente por trabajo: rojo
Libre: verde
Se puede encontrar más información sobre disponibilidad en : ¿Qué debería saber sobre las citas?.
La disponibilidad controla el comportamiento del software colaborativo en caso de que cree una nueva cita que se solape con una cita ya existente:
Para las disponibilidades Reservado, Provisional, y Ausente por trabajo se muestra un mensaje de conflicto.
Para la disponibilidad libre no se muestra ningún mensaje de error.
Se puede encontrar más información sobre el manejo de conflictos en : Resolución de conflictos de citas.
Cómo ajustar la vista de disponibilidad en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Seleccione una opción de la lista desplegable
.Una cita privada es una cita que no puede ser vista por otros usuarios cuando se comparta el calendario con otros usuarios.
Puede marcar una cita como privada si se cumplen todas las condiciones siguientes:
Usted es el único participante, no hay más participantes o recursos en la cita.
La cita se crea en una carpeta de calendario personal.
Cómo marcar una cita como privada en la ventana Cita:
Abra la pestaña
.Marque la casilla
.Al crear una cita usted se añade como participante automáticamente. En los ajustes del calendario puede definir si se añadirá como participante al crear una cita en una carpeta pública. Por favor, consulte : Creación de citas públicas. Puede añadir más participantes y recursos (tales como salas o proyectores).
Cómo añadir participantes y recursos a una cita en la ventana Cita:
Abra la pestaña
.En la sección del panel
pulse . Se abre la ventana Seleccionar participantes y recursos.La libreta de direcciones global está preseleccionada. Para seleccionar otra libreta de direcciones pulse el botón
. Pulse en una carpeta en la ventana Seleccionar carpeta del contacto.Si quiere ver un selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres junto al campo
. Pulse el botón .Seleccione uno o más usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos se marcan con iconos diferentes, y se muestran en el siguiente orden: usuarios, grupos, y recursos.
Para añadir la selección como participantes, pulse el botón
que hay junto a . Para añadir la selección como recursos pulse el botón que hay junto a .Nota: Existen las siguientes limitaciones:
Los recursos no se pueden añadir como participantes.
Los grupos no se pueden añadir como recursos.
Nota: Los recursos en uso no se puede utilizar como recurso en otra cita si se solapa con esta.
Si es necesario puede cambiar la selección de participantes o recursos:
Seleccione elementos individuales en los campos
or .Pulse el botón
que hay junto a o .Para validar la selección pulse
. Si no quiere validar la selección pulse .Cuando se han añadido participantes y recursos, podría tener sentido comprobar su disponibilidad.
Esta función muestra qué participante o recurso ya está reservado en un día concreto. El estado de disponibilidad se muestra con barras coloreadas.
Los colores corresponden a los usados para mostrar la disponibilidad. Por favor lea : ¿Qué debería saber sobre las citas?.
Cómo comprobar la disponibilidad de participantes y recursos en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Elija la fecha y rango de horas que quiere comprobar.
Pulse el botón
. Las barras coloreadas junto a un participante o recurso indican que el participante o recurso está reservado para ese rango de horas.Si es necesario puede comprobar otro día seleccionándolo con las flechas de navegación que hay junto a la fecha y después pulsando en el botón
de nuevo.Si encuentra una fecha y hora adecuadas para todos los participantes y recursos puede utilizar las fechas del rango de tiempo comprobado para su cita. Para ello pulse el botón
.Consejo: Antes de crear la cita puede comprobar la disponibilidad de los participantes en la vista de equipo. Puede encontrar más información en : Visualización de la vista de equipo.
Puede añadir participantes externos que no forman parte de la libreta de direcciones. Para ello necesita las direcciones de E-Mail de dichos participantes externos.
Cómo añadir participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones:
En la sección del panel
de la ventana Cita pulse en .En la ventana
introduzca un nombre y una dirección de E-Mail válida.Pulse
.Para añadir más participantes repita los pasos 2 y 3. Para finalizar el proceso pulse
.Resultado: Los participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones se insertan como participantes.
Se puede encontrar más información sobre citas con participantes externos en : Citas con participantes externos.
Los participantes que añada a una cita recibirán una notificación de cita que les ofrece la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Se puede encontrar más información en : Aceptar cita.
Los participantes externos no reciben una notificación de cita. Para notificar a participantes externos de una cita puede notificar a todos los participantes por E-Mail.
Cómo notificar a todos los participantes por E-Mail en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.Marque la casilla
.Cómo añadir adjuntos en la ventana Cita:
Seleccione la pestaña
.En la sección del panel
pulse . Se abre la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos.En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse
. Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse
. El fichero se inserta en la lista.Para añadir más adjuntos repita los pasos 3 y 4.
Para eliminar un adjunto selecciónelo en la lista. Después pulse
.En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse
.Resultado: El adjunto se añade a la cita.
Se puede crear una cita a partir de adjunto iCal contenido en un E-Mail. Un adjunto iCal puede identificarse gracias a su extensión ics.
Cómo crear una cita a partir de una adjunto iCal de un E-Mail:
Abra el E-Mail en las vistas División Hor. o División Vert.
Pulse con el botón derecho en el fichero .ics de la parte inferior de la ventana de vista general.
Seleccione
en el menú contextual.Resultado: La ventana de diálogo Cita se abre.
Un conflicto de cita ocurre si se concurren las siguientes condiciones:
La disponibilidad de una cita existente no está marcada como Libre.
Usted crea una nueva cita y no establece su disponibilidad como Libre. La nueva cita se solapa con otra cita ya existente.
Tan pronto como pulse el icono
en el panel de la ventana Cita se abre la ventana Conflictos detectados, que muestra conflictos entre citas existentes y la nueva cita. Hay que tomar una decisión ante el mensaje de conflicto.Cómo reaccionar ante un mensaje de conflicto:
Si quiere resolver el conflicto cambiando la fecha de la cita pulse en
. Cambie la fecha de la cita.Si quiere crear la nueva cita a pesar del conflicto pulse
.