Inleiding


Inhoudsopgave

Voordelen van Groupware-oplossingen
Klantrelaties beheren
Wat kan Groupware software voor u betekenen?
Behoud het overzicht
Functionaliteit
Systeemvereisten
Beveiliging
Werken met de Groupware
Behoud het overzicht
De hulpmiddelen werkelijk benutten
Privacy
Internationale functies
Nu zijn we klaar voor de start

De toepassing van IT in bedrijven heeft een grote wijziging teweeg gebracht in bijna alle bedrijfsproces, meer en meer taken vereisen elektronische verwerking. Taken, die eerst directe samenwerking vereisten, worden nu asynchroon uitgevoerd, soms zelfs door mensen van verschillende bedrijven. Om dit te kunnen verwezelijken worden hoge eisen gesteld aan coördinatie, communicatie en standaarden binnen en buiten de organisatie. Software die al deze eisen integreert in een product wordt groupware genoemd.

Voordelen van Groupware-oplossingen

Open-Xchange Server is een krachtige web-based groupware oplossing, welke gebruikt kan worden met de laatste AJAX technologie en geavanceerde applicaties als Outlook, gebaseerd op het krachtige Linux platform.

Klantrelaties beheren

De meeste ondernemingen hebben vastgesteld dat klant relaties een belangrijke rol spelen in het succes van de organisatie. Klanten willen niet elke keer hun verhaal vertellen als ze met een nieuwe medewerker worden geconfronteerd, ook het excuus “Mijn collega is weg en ik weet niet wanneer hij terug is” kan de meest begrijpende klant tot wanhoop drijven. De snelheid van de markt vereist een dynamische ondernemingsstructuur welke bestand is tegen de druk van tegenstrijdige krachten. Doordat organisaties steeds platter zijn (door bijvoorbeeld projectteams) worden hoge eisen gesteld aan de communicatie en coördinatie van de betrokken partijen. De optimale bedrijfsstructuur speelt een centrale rol bij informatiestromen en communicatie, ditgeld zowel voor de in- als externe communicatie. Het is van vitaal belang de informatiestromen niet te onderbreken maar gaten te dichten en stroomversnellingen te forceren.

Wat kan Groupware software voor u betekenen?

Groupware oplossingen als Open-Xchange Server staan u bij in het beter en sneller coördineren van werknemers door taken te plannen of door het inplannen van afspraken, ongeacht of deze werknemers bij elkaar zitten of door het land zijn verspreid.

De nieuwe versie van de Open-Xchange Server vertegenwoordigt een volledig nieuw groupwareconcept. De individuele functies worden niet via menu's, maar door middel van een overzichtelijk paneel aangeboden. Alle minder gebruikte functies zijn desondanks benaderbaar met één muisklik omdat de panelen uitbreidbaar zijn. Deze functie maakt het mogelijk om alle functionaliteit te zien met een paar klikken - onhandig menu's afzoeken naar die ene noodzakelijke functionaliteit, waarvoor je elke keer twee maal moet klikken, behoort tot het verleden. Door het gebruik van een paneel wordt een beter overzicht gecreëerd, waardoor werken eenvoudiger wordt.

Met het gegevensdepot; de centrale Informatie verzameling van de Open-Xchange Server, is het mogelijk op elk moment informatie te verzamelen én te delen. Door het versie beheer van het gegevensdepot gaat geen enkel stuk informatie verloren en kan alles benaderd worden. De Openbare mappen-functie is daarvan een perfect voorbeeld. Deze maakt het mogelijk adresgegevens beschikbaar te stellen voor een deel of alle organisatieonderdelen. Alle wijzigingen in de openbare mappen zijn direct voor iedereen beschikbaar, hierdoor wordt rondsturen en het maken van kopieën onnodig.

Behoud het overzicht

In uw bedrijf zijn ongetwijfeld andere taken die gekoppeld kunnen worden aan een tijdschema, zoals bronnenbeheer. Hoe vaak gebruikt u conferentieruimten, beamers en auto's of materieel? Met bronnenbeheer kunt u de verdeling van deze middelen beter verdelen en daardoor optimaal benutten.

Functionaliteit

Open-Xchange Server blijft de succesvolle concepten van een efficiënte e-mailserver behouden en daarnaast worden extra functies aangeboden voor een efficiënte groupware-oplossing. Op de server heeft u een veilig en krachtig platform met de Open-Xchange-server en een Linuxserver.

Systeemvereisten

Om optimaal gebruik te maken van de Open-Xchange-server, moeten bepaalde instellingen en systeeminstellingen in acht genomen worden.

Resolutie/schermgrootte

De minimale scherm resolutie van Open-Xchange Server is 1024x768. Een hogere resolutie geeft u extra ruimte om meer gegevens in een oogopslag te zien, wat het gebruik efficiënter maakt. Zie ook de paragraaf “Aanmelden en Afmelden”.

Browser-vereisten

Microsoft Internet Explorer 7 of nieuwer
Mozilla Firefox 2 of nieuwer
Mozilla SeaMonkey 1 of nieuwer
Apple Safari 3 of nieuwer

Additionele vereisten

Cookies moeten toegestaan zijn
JavaScript moet geactiveerd zijn
Popup-vensters moeten zijn toegestaan

Het is ook belangrijk om te weten dat alle informatie die in de webbrowser wordt getoond altijd opnieuw door de applicatie server wordt gegenereerd. Het is daarom absoluut noodzakelijk dat de navigatie-elementen van de browser niet gebruikt worden, omdat dat "verouderde" informatie zou kunnen tonen uit de interne buffer van de browser. Alhoewel de "Terug"-knop nuttig is om snel informatie op te vragen van de vorige pagina, dient hij niet gebruikt te worden als u direct nieuwe informatie invoert. Binnen de groupware is het beter om exclusief te vertrouwen op de grafische interface van Open-Xchange-server met zijn eigen navigatie-elementen.

Beveiliging

Veiligheid speelt een belangrijke rol voor uw bedrijf. Met de Open-Xchange-server heeft u voor de juiste oplossing gekozen. De veiligheidsaspecten worden extra belangrijk als u met uw collega's, partners en klanten gaat communiceren via het internet. Het is daarbij ook belangrijk om de veiligheid van het gebruikerssysteem niet uit het oog te verliezen. Alle e-mail- en groupwaresystemen zijn bekende veiligheidsproblemen.

Ook webservers die niet - zoals Apache - zijn gebouwd op het relatief veilige Linuxplatform vormen een bekende zwakke plek die kan worden uitgebuit door aanvallers om toegang te krijgen tot de onderliggende systeem software. Voor externe toegang (extranet), gebruikt de Open-Xchange-server SSL-versleuteling (Secure Socket Layer, welke ook door banken wordt gebruikt). Deze versleuteling maakt het mogelijk op een veilige manier toegang te krijgen tot de interne bedrijfsgegevens vanaf elke PC.