Chapter 5. Taken

Table of Contents

Taaksoorten en -toegang
Persoonlijke taken
Openbare taken
Gedeelde taken
Taken - Overzichten
Lijstweergave
H(orizontale)-scheidingsweergave
Takenzweeftekst
Taken aanmaken
Nieuwe taken aanmaken in de Takenmodule
Nieuwe taken aanmaken vanuit andere modules
Gegevens invoeren voor een nieuwe taak
Details voor een nieuwe taak invoeren
Deelnemers voor een nieuwe taak selecteren
Bijlagen toevoegen aan taken
Uw invoer bewaren
Invoer verwerpen
Taken bewerken
Taken bewerken via paneelfuncties
Taken bewerken door dubbelklikken of via het snelmenu
Taakbevestigingen veranderen
Taken verwijderen
Taken afdrukken
Afdrukken van individuele taken
Taaklijsten afdrukken
Taken verplaatsen
Taken verplaatsen via paneelfuncties
Taken verplaatsen door slepen
Taken dupliceren
Taken markeren met vlaggen
Taken makeren met vlaggen
Vlaggen van een taak aanpassen
Vlaggen van taken verwijderen
Zoeken naar taken
Weergave herstellen na een zoekopdracht

De Takenmodule laat u taken beheren - persoonlijke en openbare taken en taken die u deelt met andere gebruikers - evenals de bijbehorende gegevens: begin- en vervaldatum, status, prioriteit, deelnemers, middelen, enz. U kunt verschillende bijlagen koppelen aan uw taken en u kunt zoeken op specifieke taken met gebruikmaking van meerdere criteria.

Figure 5.1. De Takenmodule

De Takenmodule

Taaksoorten en -toegang

Open-Xchange Server laat u zowel indivduele taken als periodiek terugkerende taken (taakreeksen) beheren. Dit laatste is handig als u bijvoorbeeld een bepaalde taak op een regelmatig terugkerende basis wilt uitvoeren - zoals bijvoorbeeld een wekelijkse backup van gegevens. In plaats van deze taak iedere week opnieuw in te plannen, doet u dit eenmalig als een taakreeks met de juiste parameters.

Omdat een taakreeks niet meer is dan een speciaal soort taak, zijn alle onderstaande opmerkingen zowel van toepassing op individuele taken als op deze taakreeksen, tenzij nadrukkelijk anders aangegeven. Nadere informatie over het gebruik van taakreeksen vindt u in the section called “Taken aanmaken” van dit hoofdstuk.

Persoonlijke taken

Als u de Takenmodule opent via het pictogram Taken in de modulebalk, ziet u uw persoonlijke taken (individuele taken en taakreeksen) uit de Taakmap. U kunt de Taakmap ook direct openen door in de mappenlijst op deze map te klikken.

Als u extra taakmappen in uw persoonlijke map heeft aangemaakt om het beheer van veel taken vanuit verschillende categorieën te vergemakkelijken (zie het onderstaande voorbeeld), dan heeft u alleen toegang tot deze mappen via de mappenlijst.

Figure 5.2. Persoonlijke taakmappen

Persoonlijke taakmappen

Extra mappen aanmaken

De flexibele mappenstructuur van Open-Xchange Server staat u toe extra taakmappen in uw persoonlijke map aan te maken, zowel in openbare taakmappen als in gedeelde mappen van andere gebruikers - mits u de juiste rechten heeft. Dit vereenvoudigt het beheer van meerdere individuele taken. de paragraaf “Mappenmanagement” van het hoofdstuk Instellingen van deze gebruikershandleiding beschrijft hoe extra mappen aangemaakt worden in uw persoonlijke mappen, in gedeelde mappen van anderen of in openbare mappen.

Openbare taken

De beheerder, maar ook andere gebruikers (mits zij de juiste toegangsrechten hebben) kunnen extra openbare taakmappen aanmaken voor algemeen gebruik binnen het bedrijf. Dit verbetert de samenwerking en help dubbele gegevens te voorkomen.

Om toegang te krijgen tot openbare taakmappen en hun inhoud (taken en taakreeksen) klapt u het item Public Folders in de mappenlijst uit en klikt u op de taakmap die u wilt openen. Dit activeert de Takenmodule en toont de taken uit de geselecteerde, openbare taakmap.

Figure 5.3. Openbare taakmappen

Openbare taakmappen

Mappen openen via de mappenlijst

Omdat de mappenlijst altijd alle persoonlijke mappen en de toegankelijke, gedeelde mappen van anderen toont, kunt u snel navigeren vanaf iedere map of module van Open-Xchange Server naar een andere map.

Klik eenvoudigweg op de gewenste map in de mappenlijst: dit activeert de juiste module voor de geselecteerde map - E-mail, Kalender, Contacten, Taken of InfoStore - en toont de inhoud van de betreffende map.

Gedeelde taken

Naast de openbare taakmappen kunnen alle gebruikers hun persoonlijke taakmap delen met specifieke andere gebruikers of gebruikersgroepen.

Om toegang te krijgen tot gedeelde mappen van andere gebruikers, klapt u het item Shared Folders in de mappenlijst uit en vervolgens het item van de gebruiker wiens taakmap u wilt openen. Tenslotte klikt u op één van de taakmappen die deze gebruiker met u deelt. Net als bij de toegang tot openbare taakmappen, opent de Takenmodule zich en wordt de inhoud van de geselecteerde taakmap getoond.

Figure 5.4. Gedeelde taakmappen

Gedeelde taakmappen

Openbare en gedeelde taakmappen

Dankzij de flexibele mappenstructuur van Open-Xchange Server kunt u toegang krijgen en/of taken beheren van openbare mappen en/of gedeelde gebruikers' taakmappen naast uw eigen persoonlijke taken. Afhankelijk van de toegangsrechten die u toegekend heeft gekregen, kunt u taken aanmaken, bewerken of verwijderen, zowel in openbare als in gedeelde mappen.

de paragraaf “Openbare en Gedeelde Mappen” in het hoofdstuk Instellingen van deze gebruikershandleiding beschrijft de verschillen tussen openbare en gedeelde mappen. Het legt uit hoe openbare mappen aangemaakt worden, hoe persoonlijke mappen kunnen worden gedeeld en hoe toegangsrechten voor andere gebruikers worden opgegeven.