Om nieuwe taken aan te maken in uw persoonlijke of openbare mappen of in gedeelde mappen van anderen (mits u de rechten heeft om objecten aan te maken), kunt u één van de hieronder beschreven methoden gebruiken.
Als de
geopend is, klikt u op het pictogram onder in het paneel. Het is niet van belang of het paneel al dan niet is uitgeklapt - in iedere weergave van het paneel is het pictogram zichtbaar.Als alternatief kunt u het venster 'Nieuwe taak' openen door te dubbelklikken in de lege ruimte onder de taaklijst in de lijst- en h-scheidingsweergave.
Aanmaken van taken in openbare of gedeelde mappenWees u zich ervan bewust dat u de rechten om objecten aan te maken nodig heeft om nieuwe objecten in openbare mappen of in, door gebruikers gedeelde mappen te kunnen creëren. Als deze rechten niet aan u zijn toegekend, krijgt u na het starten van de functie een foutmelding. U kunt vervolgens beslissen of u de nieuwe taak in uw persoonlijke taakmap ( ) wilt aanmaken of dat u de functie wilt annuleren.Meer informatie over de keuze van de gewenste bestemmingsmap en de benodigde toegangsrechten kunt u vinden in the section called “Gegevens invoeren voor een nieuwe taak” van dit hoofdstuk. |
Zelfs als de Open-Xchange Server. Als het paneel niet uitgeklapt is, klikt u op de neerwaarts gerichte pijl onder de kolom in het paneel en selecteert u uit het menu dat zich dan opent.
niet actief is, kunt u nieuwe taken aanmaken - namelijk vanuit iedere andere module vanAls het paneel al uitgeklapt is, klikt u op het pictogram
in de kolom van het paneel.Bestemmingsmap voor nieuwe takenOmdat taken alleen in taakmappen beheerd kunnen worden, is uw persoonlijke taakmap (Open-Xchange Server . ) automatische als voorkeursmap ingesteld als u nieuwe taken aanmaakt vanuit andere modules vanOm een nieuwe taak in een andere persoonlijke map, in een openbare map of in een gedeelde map wilt aanmaken, kiest u de bestemmingsmap als u de gegevens voor de nieuwe taak invoert. U kunt meer informatie over de keuze van een bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten vinden in the section called “Gegevens invoeren voor een nieuwe taak” hieronder. |
Los van de wijze en de module van waaruit u bent gestart met het aanmaken van de nieuwe taak, opent het venster
met het tabblad geactiveerd. U kunt nu de gewenste gegevens voor de nieuwe taak via de juiste velden invoeren.U kunt de begin- en vervaldatum van de nieuwe taak met de hand invoeren of de datums instellen met de kalenderpictogrammen.
Als u gegevens invoert, vindt er een controle op aannemelijkheid plaats om er zeker van te zijn dat de vervaldatum na de begindatum valt. Als u zich hierin vergist, zal er een foutmelding worden getoond. U kunt de taak niet opslaan voordat u de datums chronologisch correct heeft ingevoerd.
Via de keuzelijst
kunt u selecteren in welke fase de taak momenteel is - standaard is de status geselecteerd en is de voorgangsindicator ingesteld op .De status is verbonden met de voortgang (en vice versa): als u bijvoorbeeld
kiest, wordt de voortgangsindicator automatisch op gezet. Als u de voortgangsindicator instelt (met de of -knop) op dan wordt de status automatisch ingesteld op . U kunt de voorgang ook intypen in plaats van de knoppen te gebruiken. In dit geval wordt de status echter niet automatisch aangepast.Als u de nieuwe taak vanuit een persoonlijke map aanmaakt en u voegt geen deelnemers aan de taak toe, dan kunt u de nieuwe taak als persoonlijk markeren. Taken die gemarkeerd zijn als persoonlijk, zijn alleen voor u toegankelijk - zelfs als u uw persoonlijke taakmappen deelt met andere gebruikers, kunnen die anderen uw persoonlijke taken niet zien of bewerken.
Persoonlijke taken aanmakenMerk op dat u taken alleen als persoonlijk kunt markeren die u voor uzelf heeft aangemaakt - zonder andere deelnemers - en die u beheert in uw persoonlijke taakmap. Als u nieuwe taken bewaart in openbare mappen of in gedeelde mappen van andere gebruikers, krijgt u een foutmelding als deze taken als persoonlijk zijn gemarkeerd. |
Als u periodiek terugkerende taken wilt aanmaken - zoals bijvoorbeeld een wekelijkse backup - kunt u deze als taakreeks aanmaken in plaats van de taken steeds maar weer opnieuw te plannen.
Om een taakreeks aan te maken klikt u op de knop
. Dit opent het venster waar u de instellingen voor de nieuwe taakreeks kunt aanpassen.De volgende afbeelding toont een karakteristiek voorbeeld van een taakreeks - de parameters zijn als volgt ingesteld: de taak moet iedere week op vrijdag worden uitgevoerd; de datum van de eerste taak van de reeks wordt gelijkgesteld aan de begindatum. Omdat deze taakreeks oneindig door moet gaan is de optie
op gezet.TaakreeksenMeer informatie over taken van een reeks is beschikbaar in the section called “Taken bewerken” van dit hoofdstuk. |
U kunt één of meer labels aan een nieuwe taak toevoegen om deze te categoriseren. U kunt de gewenste labels in het veld
intypen (labels moeten met komma's van elkaar gescheiden worden) of op de knop klikken en vervolgens het gewenste label met de muis selecteren. Merk op dat de optie alleen labels toont die u eerder in heeft opgegeven.Als resultaat zijn alle geselecteerde labels ingevoerd in het veld
.Als u één of meerdere labels die aan een taak zijn toegevoegd, wilt verwijderen, kunt u de betreffende items gewoon uit het veld
verwijderen. Plaats de cursor in het veld en verwijder de ongewenste labels.Als alternatief kunt u op
klikken , de labels in het popup-venster deselecteren en op klikken.Persoonlijke labels aanmakenAls u bepaalde labels regelmatig wilt gebruiken, is het aan te raden deze als persoonlijke labels in Instellingen onder de paragraaf “Privélabels”. aan te maken, zodat u deze labels nog eenvoudiger kunt gebruiken. Meer informatie over het aanmaken van persoonlijke labels en een beschrijving van de benodigde stappen vindt u in het hoofdstuk |
Met de knop
geeft u de map op waarin de nieuwe taak moet worden opgeslagen; standaard wordt één van de volgende mappen geselecteerd:Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit één van uw persoonlijke mappen => de persoonlijke map die geopend was terwijl u de taak aanmaakte.
Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een openbare map of een gedeelde map van een andere gebruiker waar u het recht heeft om objecten in aan te maken => de openbare of gedeelde map die geopend was terwijl u de taak aanmaakte.
Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een openbare map of een gedeelde map van een andere gebruiker waar u geen toegangsrechten voor heeft gekregen => uw persoonlijke taakmap (
).Als u nieuwe taken aanmaakt vanuit een andere module van Open-Xchange Server, bijvoorbeeld , , enz. => uw persoonlijke taakmap ( ).
Merk op dat nieuwe taken gedurende uw selectie alleen bewaard kunnen worden in taakmappen en dat u het recht om objecten aan te maken in openbare mappen en gedeelde mappen van andere gebruikers moet hebben om deze taken daar te kunnen opslaan. Vandaar dat de selectielijst alleen die taakmappen als bestemmingsmap toont waarvoor u dat recht heeft toegekend gekregen.
Als u aan taken herinnerd wilt worden, kunt u dit instellen via het veld
. Merk op dat een vervaldatum verplicht is om een herinnering in te kunnen stellen en dat de herinnering alleen actief is voor degene die de nieuwe taak heeft aangemaakt - alle andere interne deelnemers kunnen zelf hun eigen herinnering voor deze taak instellen.Als u een herinnering voor een taak heeft geactiveerd zal een herinneringsvenster u wijzen op het bereiken van het einde van de geselecteerde periode. In dit venster kunt u beslissen of u na een bepaalde periode nogmaals aan deze taak herinnerd moet worden, of dat de eerste herinnering voldoende is geweest.
Als u alle deelnemers die aan de nieuwe taak zijn toegevoegd wilt informeren, activeer dan de optie Open-Xchange Server hebben - en die dus niet automatisch geïnformeerd worden over deze nieuwe taak.
. Deze benadering is vooral aanbevolen als u externe deelnemers wilt uitnodigen voor een taak (bijvoorbeeld uit uw persoonlijke contacten) die geen toegang totTaken bevestigenMeer informatie over de mogelijkheden om nieuw aangemaakte taken te bevestigen, is beschikbaar in the section called “Taken bewerken” van dit hoofdstuk. |
In het tabblad
kunt u de geschatte en huidige duur van de taak, de geschatte en huidige kosten, reiskosten en andere declaratieinformatie specificeren.In het tabblad
geeft u op welke deelnemers bij deze taak betrokken moeten worden. Om meer deelnemers aan de taak toe te voegen of om de taak te delegeren, klikt u op in de kolom van het paneel. Dit opent een venster waar u de deelnemers kunt toevoegen zoals hieronder beschreven.Om geregistreerde gebruikers van Open-Xchange Server (als interne deelnemers) toe te kunnen voegen, controleert u eerst of de als het is geselecteerd. Vervolgens voert u in het veld de naam van de deelnemers in die toegevoegd moeten worden, of jokertekens (* en ?), of combinaties van delen van de namen en jokertekens. Vervolgens klikt u op .
U kunt jokertekens (onder andere) op de volgende wijzen gebruiken om het zoekcriterium in het venster
te definiëren - hoofdletters worden genegeerd:ja of *ja* => alle geregistreerde gebruikers uit de contactenmap
wiens voornaam of achternaam de tekenreeks "ja" bevat.m???r => alle geregistreerde gebruikers uit de contactenmap
wiens voornaam of achternaam de karakters "m" en "r" bevat met precies 3 tekens ertussen - zoals bijvoorbeeld Maier, Meier of Meyer, maar niet Mair of Muller.In de volgende stap voegt u de gewenste deelnemers toe door deze te selecteren uit de lijst en op
in het te klikken.Aanmaker en deelnemers van takenMerk op dat u als de aanmaker van de taak niet toegevoegd kunt worden als deelnemer. De aanmaker kan alleen extra deelnemers toevoegen of de taak aan anderen delegeren. |
Als u externe deelnemers aan een taak wilt toevoegen die geen toegang tot Open-Xchange Server hebben (bijvoorbeeld contactpersonen uit uw persoonlijke of uit openbare contactmappen of uit gedeelde contactmappen van andere gebruikers), selecteer dan eerst de betreffende contactenmap en vervolgens de gewenste deelnemers, zoals u bij interne deelnemers zou doen.
Als u een vergissing gemaakt heeft bij het selecteren van deelnemers, dan kunt u de inhoud van het veld
verwijderen via de functie . Hiervoor selecteert u één of meerdere deelnemers in het veld en klikt u op .Als het met één enkele zoekopdracht niet mogelijk is alle interne en externe deelnemers die u wilt toevoegen te vinden, herhaal dan de stappen van weergave en selectie voor deelnemers - met de juiste zoekcriteria - totdat u alle gewenste deelnemers hebt verzameld.
Als u externe documenten, die gerelateerd zijn aan een taak, wilt toevoegen (bijvoorbeeld tekstbestanden met taakspecificaties, werkbladen met onderdeellijsten, afbeeldingen, enz) kunt u dit doen door de relevante bestanden toe te voegen als bijlagen.
Merk op dat u voldoende opslagcapaciteit op de server moet hebben om bijlagen aan taken te kunnen toevoegen. Als de beschikbare opslagcapaciteit ontoereikend is, dan kunt u geen nieuwe bijlagen aan taken toevoegen. De Open-Xchange Server toont de actuele beschikbare opslagruimte.
op de vanOm bijlagen aan nieuwe taken toe te voegen, activeert u eerst het tabblad
en klikt u vervolgens op in de kolom van het paneel. De functie opent het venster , waarin u het bij te voegen bestand kunt selecteren. Selecteer één of meer bestanden via en gebruik de knop om ze in de lijst met bijlagen te zetten.Als u de bestandsselectie bevestigt met
wordt het venster gesloten en worden de bijlagen toegevoegd aan de taak.Bijlagen toevoegen aan takenIedere bijlage die u toevoegt aan een specifieke taak is uitsluitend met die taak verbonden. Als u een bestand als bijlage aan meerdere taken toevoegt, wordt iedere taak voorzien van een unieke kopie van dat bestand. |
Als u per vergissing bijlagen aan de nieuwe taak heeft toegevoegd, kunt u deze weer verwijderen. Hiervoor selecteert u uit de lijst met bijlagen het bestand of de bestanden die u van de taak wilt verwijderen. Als u meerdere bestanden wilt selecteren houdt u
(voor niet-aaneengesloten selecties) of (voor aaneengesloten selecties) ingedrukt. Vervolgens klikt u op in de kolom van het paneel om alle geselecteerde bijlagen van de taak te verwijderen.