Creëren van contactpersonen

U kunt nieuwe contactpersonen creëren in uw persoonlijke contactmappen of in mappen die met andere gebruikers worden gedeeld of in openbare contactmappen, mits u hiervoor de juiste toegangsrechten bezit, met gebruik van één van de methoden die hierboven beschreven wordt.

Let erop dat de benadering voor het creëren van nieuwe distributielijsten verschillen van de omschrijvingen die hieronder staan. De stappen voor het creëren van nieuwe distributielijsten wordt uitgelegd onder de paragraaf “Het combineren van contactpersonen in distributielijsten” in dit hoofdstuk.

Creëren van nieuwe contactpersonen in de contactmodule

Met de module contactpersonen geopend, klikt u op het icoon contactpersonen in het paneelgebied nieuw. Hier is het niet relevant of het paneel uitgevouwen is - in ieder overzicht van het paneel representeert het icoon bovenaan altijd de functie voor het creëren van nieuwe contactpersonen.

Als een alternatief kunt het venster nieuw contact openen door dubbel te klikken op het lege veld onderaan de contactpersonen in het lijst- of het kaartoverzicht.

Creëren van contactpersonen in openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen

Let erop dat u de rechten nodig hebt om onderwerpen voor deze mappen te creëren om nieuwe contactpersonen te creëren in de openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen.

Wanneer u deze toegangsrechten niet hebt verkregen, wordt een relevant bericht weergegeven nadat de functie is gestart om nieuwe contactpersonen te creëren. Vanuit dit bericht kunt u besluiten of u dat contact in uw persoonlijke contactmap wilt creëren (contact map), of annuleert u de functie.

U kunt meer informatie vinden over het kiezen van de gewenste bestemmingsmap en de benodigde toegangsrechten onder de paragraaf “Invoeren van gegevens voor een nieuw contact” van dit hoofdstuk.

Creëren van nieuwe contactpersonen uit andere modulen

Zelfs wanneer u niet in de contactpersonen module zit, kunt u nieuwe contactpersonen creëren uit iedere andere module van de Open-Xchange Server. Wanneer het paneel niet uitgevouwen is, klikt u op de pijl die naar onderen wijst in het paneelgebied nieuw en selecteert u contact in het menu dat vervolgens wordt geopend.

Wanneer het paneel al uitgevouwen is, klikt u op het icoon Contact in het paneelgebied nieuw.

Bestemmingsmap voor nieuwe contactpersonen

Omdat contactpersonen alleen beheerd kunnen worden in de contactmappen, wordt uw persoonlijke contactmap (contactpersonen map) automatisch vooringesteld als de bestemmingsmap wanneer u nieuwe contactpersonen creëert uit andere modulen van de Open-Xchange Server.

Wanneer u nieuwe contactpersonen in andere mappen of uw persoonlijke contactmappen wilt opslaan, of in openbare mappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen wilt opslaan, kunt u een andere bestemmingsmap selecteren wanneer u de nieuwe contactinformatie invoert.

U kunt meer informatie vinden over het kiezen van een bestemmingsmap en de vereiste toegangsrechten in het onderdeel de paragraaf “Invoeren van gegevens voor een nieuw contact” hieronder.

Creëren van een nieuw contact uit een e-mailadres

Met slepen en neerzetten kunt u een nieuw contact creëren uit een e-mailadres van een ontvangen of verzonden e-mail.

Om dit te doen opent u de e-mailmodule. Open een e-mail in de H-scheidings- of V-scheidingsweergave. Beweeg de muiscursor over een e-mailadres. De muiscursor verandert in een handicoontje. Sleep het e-mailadres op een contactmap in de contactboom. Zet het e-mailadres neer. Het dialoogvenster voor het invoeren van de contactgegevens wordt geopend.

Creëren van een nieuw contact uit een vCard-bijlage

U kunt een nieuwe contactpersoon aanmaken uit een vCard-bijlage van een e-mail. Een vCard-bijlage heeft de extensie vcf.

Open de e-mailmodule en toon de H-scheidings- of V-scheidingsweergave. In het onderdeel van het overzichtsvenster rechtsklikt u op het vsf-bestand. Kies Importeer vCard uit het snelmenu. Het dialoogvenster voor het bewerken van contactgegevens opent.

Invoeren van gegevens voor een nieuw contact

Ongeacht de module waaruit of hoe u de functie voor het creëren van contactpersonen hebt gelanceerd, opent deze functie-aanvraag het venster contact met het geactiveerde tabblad zaken. U kunt nu de nieuwe contactgegevens in de betreffende velden invoeren.

Het veld weergavenaam is een automatisch veld, maar wil niet zeggen dat u dit veld niet hoeft in te vullen. Wanneer u geen waarde in dit veld invoert zal de Open-Xchange Server de waarde uit het veld achternaam halen. Wanneer u ook een voornaam hebt, zal een combinatie van de velden achternaam en voornaam ingevoerd worden in het veld weergegeven naam.

Persoonlijke contactpersonen

Waneer u de functie voor het creëren van een contactpersoon hebt gelanceerd uit een persoonlijke map, dan kunt u nieuwe contactpersonen instellen die als persoonlijke contactpersonen gecreëerd moeten worden. Contacten die gemarkeerd zijn als persoonlijk, zijn alleen voor u toegankelijk, zelfs wanneer u uw persoonlijke contactmappen met andere gebruikers deelt. Andere gebruikers kunnen uw persoonlijke contactpersonen niet zien of bewerken.

Figuur 3.6. Persoonlijke contactpersonen

Persoonlijke contactpersonen

Creëren van persoonlijke contactpersonen

Let erop dat alleen contactpersonen die in uw persoonlijke contactmappen worden beheerd, gemarkeerd kunnen worden als persoonlijke contactpersonen. Wanneer u nieuwe contactpersonen creëert in openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen, is de optie persoonlijk contact niet beschikbaar in het venster contact.

Persoonlijke gegevens, labels, en mappen

Het tabblad privé geeft u de mogelijkheid om persoonlijke gegevens van uw nieuwe contact te beheren, bijvoorbeeld het privéadres alsook andere informatie en opmerkingen.Wanneer u een foto of bedrijfslogo voor dit contact hebt, kunt u eveneens een afbeelding laden in het record van contactgegevens (bestandsgrootte: JPG, BMP, GIF, of PNG; aanbevolen grootte: 90 x 90 pixels).

Afbeeldingen in contactrecords

Omdat contactafbeeldingen direct beheerd worden in de database van de Open-Xchange Server, kunt u afbeeldingen aan contactpersonen toevoegen zelfs wanneer u geen opslagruimte beschikbaar hebt voor bijvoegsels of gegevens-depotinvoer op de server.

Om herinnert te worden aan de verjaardag van een contactpersoon kunt u aan afsprakenserie aanmaken. Hiertoe klikt u op het agendaicoon achter het veld Verjaardag. Er opent een venster waarin u een jaarlijks terugkerende afspraak voor de verjaardag kunt maken. Uitgebreide informatie over afsprakenseries vindt u in de paragraaf “Afspraakserie”.

Verder kunt u één of meerdere labels verbinden met het nieuwe contact via het tabblad zaken. Hiervoor kunt u de gewenste labels handmatig in het veld labels invoeren (individuele labels moeten gescheiden zijn van elkaar door iets anders dan komma's) of klikt u op de optie labels en selecteert u vervolgens de gewenste labels met een muisklik. Let erop dat de optie labels alleen labels weergeeft wanneer u deze voorzien had in de instellingen.

Dientengevolge worden alle geselecteerde labels ingevoerd in het veld labels.

Wanneer u één of meerdere van de labels opnieuw wilt wissen die verbonden is met een contactpersoon, dan wist u de betreffende invoer uit het veld labels. Plaats uw cursor in het veld en wis de ongewenste label(s).

Een andere mogelijkheid is om op labels te klikken. De-selecteer de labels in het popupvenster en klik op OK.

Creëren van persoonlijke labels

Wanneer u bepaalde labels regelmatig opnieuw wilt gebruiken, dan raden wij u aan om deze te creëren als persoonlijke labels in de instellingen, zodat u tot deze labels eenvoudiger toegang kunt krijgen. U kunt meer informatie vinden over het creëren van persoonlijke labels en een omschrijving van de procedure in het hoofdstuk instellingen onder de paragraaf “Privélabels”.

De optie map geeft u de mogelijkheid om aan te geven in welke map het nieuwe contact moet worden opgeslagen. Dit veld is vooringesteld in één van de volgende mappen:

  • Wanneer u nieuwe contactpersonen creëert uit één van uw persoonlijke contactmappen => de persoonlijke contactmap die open stond tijdens de creatie van het nieuwe contact.

  • Wanneer u nieuwe contactpersonen creëert uit openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen waarvoor u de rechten hebt verkregen om onderwerpen te creëren => de openbare contactmap of gedeelde contactmap die open stond tijdens de creatie van het nieuwe contact.

  • Wanneer u nieuwe contactpersonen creëert uit andere openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen waarvoor u geen maprechten toegekend zijn => uw persoonlijke contactmap (contactpersonen map).

  • Wanneer u nieuwe contactpersonen creëert uit een andere module van de Open-Xchange Server, bijv. e-mail, agenda, enz. => uw persoonlijke contactmap (contactpersonen map).

Wanneer u een keuze maakt, dient u erop te letten dat nieuwe contactpersonen alleen opgeslagen kunnen worden in contactmappen en u het recht moet hebben om onderwerpen te creëren om contactpersonen op te slaan in openbare contactmappen van andere gebruikers of gedeelde contactmappen. In de keuzelijst kunt u alleen mappen kiezen waarin u contactpersonen kunt opslaan.

Invoeren van aanvullende gegevens

Via het tabblad aanvullend kunt u aanvullende gegevens voor het nieuwe contact beheren. Hier kunt u een ander adres toevoegen (bijv. een vakantieadres) alsook een begeleidende contactinformatie. Ter aanvulling kunt u de dynamische velden gebruiken om uw eigen informatie vast te leggen over de contactpersoon waarvoor de Open-Xchange Server geen velden biedt.

Bijvoegsels toevoegen aan contactpersonen

Wanneer u relevante externe documenten direct met het nieuwe contact wilt verbinden (bijv. tekstdocumenten met routebeschrijvingen, spreadsheets met offertes, enz.), kunt u de betreffende bestanden als bijvoegsels aan de contactpersoon toevoegen.

Let erop dat u, om in staat te zijn bijvoegsels aan contactpersonen toe te voegen, genoeg vrije opslagruimte moet hebben op de server. Wanneer u uw opslagruimte die aan u is toegekend helemaal opgemaakt hebt, dan kunt u geen andere bijvoegsels aan contactpersonen toevoegen. Het infoblok op de startpagina van de Open-Xchange Server, voorziet van informatie over de opslagruimte die op dit moment voor u beschikbaar is.

Om bijvoegsels toe te voegen aan nieuwe contactpersonen dient u eerst het tabblad bijvoegselste activeren en klikt u vervolgens op bijvoegsel toevoegen onder het paneelgebied bijvoegsels. Deze functie opent het venster bijvoegsels selecteren waar u het/de bestand(en) kunt kiezen die bijgevoegd moeten worden. Selecteer één of meer bestanden via bladeren en gebruik de optie toevoegen om ze aan de lijst van bijvoegsels toe te voegen.

Wanneer u uw bestandsselectie bevestigt met OK, gaat het venster bijvoegsels selecteren dicht en wordt/worden het/de bijvoegsel(s) toegevoegd aan de contactpersoon.

Bijvoegsels toevoegen aan contactpersonen

Ieder bijvoegsel die u verbindt met een contactpersoon wordt uitsluitend verbonden met dit contact. Wanneer u een bestand als een bijvoegsel toevoegt aan meerdere contactpersonen, zal ieder van deze contactpersonen zijn eigen kopie van dit bestand als een bijvoegsel ontvangen.

Verwijderen van bijvoegsels uit een contactpersoon

Wanneer u per ongeluk documenten had geselecteerd en deze toegevoegd hebt als bijvoegsels aan het nieuwe contact, kunt u deze weer wissen.

Selecteer het/de bestand(en) die u wilt wissen uit de contactpersoon in de bijvoegseltabel. Wanneer u meerdere bestanden wilt selecteren, dan houdt u de Ctrl toets (voor niet aangrenzende multiselecties) of de Shift toets (voor aangrenzende multiselecties) ingedrukt. Klik vervolgens op wissen in het paneelgebied bijvoegsels om alle voorgaande geselecteerde bijvoegsels uit de contactpersoon te wissen.

Opslaan of verwerpen van invoer

Wanneer u het nieuwe contact met alle ingevoerde gegevens wilt opslaan, klikt u op het icoon opslaan in het paneelgebied opslaan. Dit sluit het venster contact en creëert het nieuwe contact in de vorige geselecteerde map.

Wanneer u de contactpersoon niet wilt opslaan, dan klikt u op annuleren in het paneelgebied vensters. Voor de zekerheid zal u gevraagd worden of u uw invoer werkelijk wilt verwerpen. Wanneer u deze vraag met OK bevestigt, dan sluit het venster contact en worden alle ingevoerde gegevens verworpen.