Werken met de Groupware

Voor het verhogen én vasthouden van gebruikersacceptatie is het absoluut noodzakelijk dat gebruikers zo efficiënt en volledig met de groupware oplossing kunnen werken. Alleen als alle beschikbare onderdelen efficiënt gebruikt worden, in overeenstemming met de gestelde voorwaarden, is een groupware oplossing een perfecte investering. Memo's, hulpprogramma's, extra adresboeken, telefoonboeken op CD, faxlijsten en los zwervende mobiele nummers gaan tot het verleden behoren. Elk gegeven dat dubbel wordt opgeslagen kost onnodige extra tijd en moeite die daarbij ook het idee van groupware ondermijnen. Denk en werk als een team binnen de groupware-oplossing.

Behoud het overzicht

Het is van vitaal belang dat de gebruikers altijd overzicht en de mogelijkheid hebben om te beslissen hoe zij de informatiestroom gaan beheren. De startpagina geeft elke gebruiker een gegroepeerd overzicht van de meest relevante informatie van de dag.

De hulpmiddelen werkelijk benutten

Direct na het aanmelden kan de gebruiker zien of er e-mail is ontvangen, taken verricht moeten worden, afspraken worden afgehandeld of dat er nieuwe documenten beschikbaar zijn. Kortom, elke gebruiker krijgt een snel overzicht van de wijzigingen in de informatiestroom van de organisatie, onafhankelijk van persoonlijke voorkeuren of prioriteiten. Elke gebruiker kan natuurlijk deze pagina gebruiken als opstap naar de individuele secties voor meer informatie, of om direct van start te gaan met een taak.

De 'slepen en neerzetten'-functionaliteit is zeer efficiënt. Door het verslepen van afspraken in de kalender kunt u eenvoudig afspraken verzetten, ook kunt u e-mail naar een andere map slepen enzovoort. Als u deze functionaliteit regelmatig gebruikt zult u zich beter op uw dagelijkse werk kunnen concentreren.

Privacy

Ondanks de teamfilosofie, maakt de ingenieuze beheersing van gebruikers en groepen binnen de Open-Xchange-server het mogelijk om privé afspraken en persoonlijke gegevens af te schermen van anderen.

Internationale functies

De Open-Xchange-server is gemaakt voor internationaal opererende organisaties. De interface van de groupware software wordt aangeboden in de belangrijkste talen (Nederlands, Duits, Frans, Engels) en andere talen zijn in ontwikkeling. Bij het aanmelden worden de schermen direct naar de door u gewenste taal omgezet.

Tijdzone en datum

In het instellingengebied kunt u opgeven in welke tijdzone u zich op dit moment bevindt. Bestaande afspraken worden automatisch gecorrigeerd voor de nieuwe tijdzone. Op deze manier behoudt u het complete overzicht, zelfs voor afspraken in het buitenland.

Internationale leestekens

De Web interface ondersteund de volledige UTF-8 tekenset. Hierdoor is het mogelijk om allerlei diakritische tekens in te voeren zonder dat deze later worden omgezet naar onleesbare zinnen. Dit geld natuurlijk ook voor het verzenden en ontvangen van E-mail berichten.