Inhoudsopgave
De module
geeft u de mogelijkheid om uw contactpersonen te beheren. Zowel uw persoonlijke contactpersonen, openbare contactpersonen en de contactpersonen die u met andere gebruikers deelt, alsook de corresponderende contactinformatie: zaken- en privé-adressen, telefoon- en faxnummers, enz. U kunt net zoveel bijvoegsels verbinden met uw contactpersonen als u wenst . U kunt interne en externe contactpersonen verzamelen in distributielijsten en zoeken naar contactpersonen met talrijke criteria.De Open-Xchange Server geeft u de mogelijkheid om individuele contactpersonen, alsook collecties van contactpersonen via distributielijsten te beheren. Deze laatste is handig wanneer u bijvoorbeeld informatie wilt sturen via e-mail naar alle personeelsleden van een afdeling. In plaats van deze e-mail naar vele individuele contactpersonen te sturen, adresseert u uw bericht alleen aan de betreffende distributielijst.
Dit verzekert dat alle juiste contactpersonen uw communicatie ontvangen. Omdat een distributielijst eenvoudigweg een eenvoudig soort contact is, gelden alle volgende opmerkingen ook voor individuele contactpersonen en distributielijsten, tenzij er specifiek anders aangegeven wordt. U kunt meer informatie over het gebruik van distributielijsten vinden onder: de paragraaf “Het combineren van contactpersonen in distributielijsten” in dit hoofdstuk.
Uw persoonlijke contactpersonen bevallen al uw zakenpartners: klanten, verkopers, enz., alsook uw privécontactpersonen zoals vrienden en bekenden.
Wanneer u de module
opent via het pictogram in de werkbalk van de module, zult u altijd uw persoonlijke contactpersonen zien (individuele contactpersonen als ook distributielijsten) uit de map . Een andere mogelijkheid is om de map direct te openen via de mappenboom door op deze map in de mappenboom te klikken.Wanneer u aanvullende contactmappen binnen uw persoonlijke map hebt gecreëerd om op een doeltreffende manier vele contactpersonen uit verschillende categorieën te beheren (zie voorbeeld hieronder), dan kunt u toegang tot deze contactmappen krijgen via de mappenboom.
Aanmaken van aanvullende mappenDe flexibele mappenstructuur van de Open-Xchange Server geeft u de mogelijkheid om andere contactmappen in uw persoonlijke contactmap te creëren, alsook in andere mappen die gedeeld worden met andere gebruikers of openbare mappen- mits u hiervoor de juiste toegangsrechten hebt. Dit vereenvoudigt het beheer van talrijke verschillende contactpersonen. Onderdeel de paragraaf “Mappenmanagement” van het hoofdstuk instellingen in deze handleiding beschrijft hoe aanvullende mappen binnen uw persoonlijke mappen kunnen worden gecreëerd, alsook in mappen die met andere gebruikers gedeeld worden of openbare mappen. |
Binnen de openbare contactpersonen zult u alle interne en externe werknemers van uw organisatie vinden die geregistreerd staan als gebruikers van de Open-Xchange Server. Daarnaast kunnen de administrateurs, alsook de andere gebruikers (mits zij de juiste toegangsrechten bezitten), andere openbare contactmappen creëren voor algemeen gebruik in het bedrijf. Dit bevordert het teamwerk en helpt kopieën van gegevens te voorkomen.
Om toegang te krijgen tot de openbare contactmappen en hun inhoud (contactpersonen en distributielijsten), kunt u de invoer Open-Xchange Server, zoals in de volgende afbeelding wordt getoond.
in de mappenboom uitvouwen en klikt u vervolgens op de contactmap die u wilt openen in de module : bijvoorbeeld de map die alle gebruikers bevat van deHet openen van mappen via de mappenboomOmdat de mappenboom altijd alle persoonlijke mappen weergeeft en de toegankelijke mappen die met andere gebruikers worden gedeeld, kunt u snel van map of module navigeren van de Open-Xchange Server. Klik eenvoudigweg op de gewenste map in de mappenboom. Dit activeert de juiste module voor de geselecteerde map. E-mail, agenda, contactpersonen of gegevensdepot, en geeft de inhoud van de geselecteerde map weer. |
Ter aanvulling van de openbare contactmappen, kunnen alle gebruikers hun persoonlijke contactmappen met bepaalde andere gebruikers of gebruikersgroepen delen.
Om toegang te krijgen tot contactpersonen die met andere gebruikers worden gedeeld, vouwt u de invoer
in de mappenboom uit, alsook de invoer voor de gebruiker wiens contactmap u wilt openen. Naderhand klikt u op één van de contactmappen die deze gebruiker met u heeft gedeeld. Op dezelfde manier als voor de toegang tot openbare contactmappen, gaat de module open en geeft de inhoud van de geselecteerde contactmap weer.Openbare en gedeelde contactmappenDankzij de flexibele mapstructuur van de Open-Xchange Server kunt u toegang krijgen tot uw persoonlijke contactpersonen en deze beheren. Dit geldt ook voor openbare mappen en de contactmappen van andere gebruikers die met u gedeeld worden. Afhankelijk van uw toegangsrechten, kunt u contactpersonen weergeven, creëren, bewerken, of wissen in de mappen die met andere gebruikers worden gedeeld. Het onderdeel de paragraaf “Openbare en Gedeelde Mappen” in het hoofdstuk instellingen in de handleiding, beschrijft het verschil tussen openbare en gedeelde mappen. Het legt uit hoe openbare mappen worden aangemaakt, hoe persoonlijke mappen worden gedeeld, en hoe de juiste toegangsrechten voor andere gebruikers worden gedefinieerd. |