Er zitten vele aspecten aan rechtenbeheer in het groupeware-onderdeel van de Open-Xchange Server. Niet alleen kan de administrateur aan individuele gebruikers toegangsrechten toekennen voor ieder domein, maar kan iedere gebruiker maprechten toekennen voor zijn eigen mappen.
De toewijzing van rechten in de Open-Xchange Server is aanvullend, niet aftrekkend. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld lid is van een groep dat lees- en bewerkingsrechten heeft voor een bepaalde map, zal de gebruiker automatisch de lees- en bewerkingsrechten voor deze map ontvangen. Het is onmogelijk om de gebruikersrechten in te trekken door hen, bijvoorbeeld, alleen leesrechten voor deze map te geven.
Wanneer een gebruiker een lid is van twee groepen, waarvan één lees- en bewerkingsrechten heeft voor een map, terwijl de andere alleen leesrechten bezit, heeft de gebruiker lees- en bewerkingsrechten.
Wanneer een gebruiker lees- en bewerkingsrechten bezit voor een map en lid is van een groep dat deze rechten niet bezit, behoudt de gebruiker zijn lees- en bewerkingsrechten. Deze rechten van het hoogste niveau zijn altijd sterker dan de rechten van een lager niveau.
De Open-Xchange Server herkent twee typen mappen: en . Privémappen zijn alleen voor u zichtbaar, terwijl bij openbare mappen ook andere gebruikers toegang kunnen krijgen. Bovendien kunt u individuele mappen met individuele gebruikers of gebruikersgroepen delen.
U kunt rechten toekennen voor uw privémappen en voor de mappen voor welke u toegangsrechten bezit door met de rechtermuisknop op de map te klikken waarvoor u rechten wilt toekennen. In het contextmenu klikt u op
.In het overzichtsvenster aan de rechterkant van het portaal, kunt u twee tabbladen zien. Onder
kunt u de naam van de map alsook de naam van de betreffende module zien. In het tweede tabblad, worden de rechten getoond die al aan individuele gebruikers toegekend zijn.Hier kunt u rechten toekennen aan een nieuwe gebruiker. Hiervoor klikt u op de knop
in het paneelonderdeel . Er wordt een dialoogblok geopend, waar u gebruikers kunt selecteren en deze kunt aan de bestaande lijst. Klik op om uw selectie te aanvaarden. U kunt nu rechten toekennen aan de actieve gebruiker. Dit is ook van toepassing op groepen. In het dialoogblok kunt u een groep selecteren en aan deze rechten toekennen. Wanneer u een gebruiker of een groep uit de lijst wilt wissen, dan activeert u de betreffende gebruiker of groep in het paneel , ga naar en selecteert u .Adminstrateurrechten kunnen worden toegekend onder
. Een gebruiker met zulke rechten kan zichzelf rechten toekennen. Wanneer is geselecteerd, kan de betreffende gebruiker geen enkele rechten voor deze map toekennen.Wanneer u beslist om
aan een gebruiker toe te kennen, selecteert u de betreffende functie. Dit zal de map onzichtbaar maken voor de andere gebruiker. U kunt nog steeds lees- en bewerkingsrechten voor deze map toekennen. De reden hiervoor is de mapstructuur, dat het mogelijk maakt om rechten toe te kennen op mapniveau, maar niet op het niveau van het onderwerp. Laten we aannemen dat u een gebruiker lees- en bewerkingsrechten wilt toekennen voor een onderwerp binnen een map, maar alle andere onderwerpen onzichtbaar wilt houden voor deze gebruiker. Dit is alleen mogelijk wanneer u deze map maskeert voor de gebruiker en hem het onderwerp e-mailt dat u wilt delen als een link. Hierdoor kan de gebruiker alleen dit ene onderwerp zien, omdat hij geen directe toegangsrechten heeft verkregen voor dit onderwerp samen met de lees- en bewerkingsrechten. Hoewel hij theoretisch gezien lees- en bewerkingsrechten heeft voor alle andere onderwerpen in de map, kan hij de map of zijn inhoud niet zien en hiervoor geen toegang verkrijgen via de mapstructuur.Maar wanneer u een gebruiker de mogelijkheid wilt geven om een map te bekijken, moet u deze map zichtbaar maken voor deze gebruiker door op
te klikken. Wanneer u een gebruiker in staat wilt stellen om onderwerpen aan te maken in uw agenda zoals afspraken, maar niet de inhoud van uw agenda wilt laten zien, selecteert u en stel de leesrechten in op . Wanneer u gebruikers de mogelijkheid wilt geven om submappen aan te maken in uw map en hen lees- en bewerkingsrechten toekennen, selecteert u en stel de lees- en bewerekingsrechten in op . Dit zal hen het recht geven om in alle mappen te lezen en te bewerken dat zij hebben aangemaakt. Wanneer u een gebruiker onbeperkte maprechten toekent, klikt u op of . Beide bevatten het recht om maprechten toe te kennen.Wanneer u een gebruiker de leesrechten wilt weigeren, selecteert u
. Wanneer u een gebruiker rechten hebt gegeven om submappen aan te maken in uw map en u wilt hem leesrechten geven voor zijn eigen mappen, dan selecteert u . Wanneer u deze persoon leesrechten voor de hele map wilt toekennen, dan selecteert u of . Beide bevatten het recht om leesrechten toe te kennen.Wanneer u een gebruiker bewerkingsrechten wilt weigeren, dan selecteert u
. Wanneer u een gebruiker toestemming hebt gegeven om submappen in uw map te creëren, en u wilt deze alleen rechten geven voor de bewerking van zijn eigen mappen, selecteert u . Wanneer u deze persoon bewerkingsrechten wilt toekennen voor de hele map, selecteert u of . Beide bevatten het recht om bewerkingsrechten toe te kennen.Wanneer u een gebruiker geen rechten wilt toekennen om uw mappen te wissen, selecteert u
. Wanneer u een gebruiker rechten hebt gegeven om submappen in uw map aan te maken en wanneer u de wisrechten van deze persoon wilt beperken voor zijn eigen mappen, selecteert u . Wanneer u deze persoon rechten wilt toekennen voor de hele map, selecteert u of . Beide bevatten het recht om wisrechten toe te kennen.Wanneer een gebruiker de wisrechten voor een map heeft verloren, kan deze geen onderwerpen verplaatsen uit deze map omdat ze worden gewist uit de bronmap wanneer ze verplaatst worden. Daarom is de functie
in het paneel is niet beschikbaar (grijs) wanneer de gebruiker niet de toestemming heeft om een map te wissen.