Afspraken met externe deelnemers

Om afspraken te plannen met zowel externe als interne deelnemers moeten afspraakgegevens uitgewisseld worden tussen de Open-Xchange Server en het agenda programma van de externe deelnemer.

Er zijn twee mogelijke scenario's:

U maakt of wijzigt een afspraak:

Als u de optie Informeer alle deelnemers via e-mail aanvinkt bij het maken van afspraken, krijgen externe deelnemers een E-mail met de afspraakgegevens als een iCal bijlage. Een E-mail met de afspraakgegevens wordt naar de externe deelnemers gestuurd als een interne deelnemer

  • de afspraak maakt,

  • deelnemers toevoegt

  • of de afspraak verwijderd.

Als de details verstuurd zijn, kunnen externe deelnemers hun afspraak bewerken in hun eigen agenda applicatie.

Meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers kan gevonden worden in : Toevoegen van externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek.

Een externe deelnemer maakt of veranderd een afspraak

Als een exterene deelnemer u een E-mail stuurt met afspraakgegevens in het iCal formaat, kan u

  • het afspraakverzoek beantwoorden door deze te accepteren of af te wijzen,

  • een afspraak aanpassen als andere deelnemers hun aanwezigheidsstatus hebben aangepast.

Het beantwoorden van een afspraakverzoek van een externe deelnemer gaat als volgt:

  1. Schakel naar de E-mail module.

  2. Open het E-mailbericht met de afspraak in het H-scheidings- of V-scheidingsoverzicht.

  3. Gebruik de knoppen onder de E-mail kop om op de uitnodiging te reageren:

    • Commentaar invoeren.

    • Als u wilt deelnemen klikt u op Accepteren.

    • Als u niet wilt deelnemen klikt u op Afwijzen.

Resultaat: De afspraak wordtopgenomen in je agenda. De externe deelnemer krijgt een E-mailbevestiging met uw antwoord.

De aanwezigheid van een externe deelnemer aanpassen gaat als volgt:

  1. Schakel naar de E-mail module.

  2. Open het E-mailbericht met de aangepaste status in het H-scheidings- of V-scheidingsoverzicht.

  3. Klik op Afspraak bijwerken onder de E-mail kop.

Resultaat: De afspraak wordt bijgewerkt in uw agenda.