Taken aanmaken

Hier vindt u een overzicht van hoe een u een nieuwe taak aanmaakt. Meer details kunt u vinden op de volgende pagina.

Opmerking: Als u nieuwe taken wilt maken in een openbare of gedeelde map moet u de rechten hebben om objecten aan te maken.

Zo maakt u een nieuwe taak:

  1. In het Nieuw-paneelgebied klikt u op het Nieuwe taak-pictogram. Het Taak-scherm wordt geopend op het Taak tabblad.

  2. Eventueel kunt u een taakmap kiezen door op de Map...-knop te klikken en vervolgens een map te kiezen in het pop-up scherm.

  3. Voer een onderwerp en opmerkingen voor de taak in.

  4. Stel de prioriteit in van de taak.

  5. Stel de verloopdatum en de startdatum in. Zie : Begin- en verloopdatum van de taak vaststellen

  6. Stel de taakherinnering in. Zie : Instellen of reageren op een taakherinnering

  7. Gebruik eventueel de extra mogelijkheden:

  8. Klik op het Opslaan pictogram in het paneel. Het scherm sluit.

Resultaat: De taak is aangemaakt. De bewerkingsstatus is ingesteld op Niet gestart of 0 % voltooid.

Als u de actie wilt annuleren klikt u op Annuleren in het Venster paneelgebied.

U heeft de volgende mogelijkheden om een nieuwe taak aan te maken:

Begin- en verloopdatum van de taak vaststellen

Om de start- en verloopdatum van een taak te definiëren gebruikt u de besturingselementen naast Startdatum en Verloopdatum in het Taak-scherm.

De verloop- en startdatum van een taak definieert in het Taak-scherm als volgt:

  1. Open het Taak-tabblad.

  2. Gebruik één van de volgende methoden om de verloopdatum van een taak in te stellen:

    • Voer een geldige datum in in het invoerveld naast Verloopdatum.

    • Klik op het kalenderpictogram naast Verloopdatum. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.

  3. Gebruik één van de volgende methoden om de startdatum van een taak in te stellen:

    • Voer een geldige datum in in het invoerveld naast Startdatum.

    • Klik op het kalenderpictogram naast Startdatum. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.

Instellen of reageren op een taakherinnering

Wilt u herinnerd worden aan de taak vóór de verloopdatum dan kunt u aangeven wanneer u dat wilt. Een herinneringsscherm zal u attenderen op deze taak wanneer het eind van de geselecteerde periode bereikt is.

Het instellen van een taakherinnering in het Taakscherm gaat als volgt:

  1. Open het Taak-tabblad.

  2. Gebruik één van de volgende methoden om een datum in te stellen voor de taakherinnering:

    • Voer een geldige datum in in het invoerveld naast Herinner mij.

    • Klik op het kalenderpictogram naast Herinner mij. U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.

  3. Gebruik één van de volgende methoden om een tijd voor de taakherinnering in te stellen:

    • Voer een geldige tijd in in het invoerveld naast de herinneringsdatum.

    • Selecteer een tijd uit het uitklapmenu naast de herinneringsdatum.

Zodra het eind van de geselecteerde periode bereikt is, opent het scherm Herinnering. Er zijn diverse mogelijkheden om hierop te reageren:

Reageren op een taakherinnering gaat als volgt:

  • Als u opnieuw herinnerd wilt worden, selecteert u een tijdsinterval uit het uitklapmenu in het gedeelte linksonderaan het scherm. Klik op Herinner mij. Wanneer het eind van het geselecteerde interval is bereikt dan wordt u opnieuw herinnerd.

  • Als u geen herinnering meer wilt klikt u op OK.

Aanmaken van taakserie

Een taakserie is een taak die meermalen repeteert. Bij het aanmaken van een taakserie dient u het volgende in te stellen:

  • Het tijdsinterval voor de taakserie. Dit definieert het tijdsinterval tussen individuele taken uit de taakserie.

  • De tijdspanne van de taakserie. Dit definieert het start en het einde van de taakserie.

Het aanmaken van een taakserie in het Taak-scherm gaat als volgt:

  1. Open het Taak-tabblad.

  2. Klik op de Serie knop. Het scherm Creëer nieuwe serie opent.

  3. Het tijdsinterval voor de taakserie definiëren.

    • Als de taak dagelijks herhaald moet worden, activeer dan het herhalingstype Dagelijks. In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in dagen.

    • Als de afspraak wekelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype Wekelijks In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in weken en de dag van de week.

    • Als de taak maandelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype Maandelijks. In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in maanden en de dag van de maand.

    • Als de taak jaarlijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype Jaarlijks In de herhalingsinstellingen geeft u de dag van het jaar.

  4. Definieer de tijdspanne van de taakserie:

    • Naast het label Begindatum voert u de datum in van het begin van de taakserie.

    • Naast het label Eindigt geeft u het einde van de taakserie op.

  5. Klik op OK.

Toevoegen van labels

Een label is een tekst die gebruikt kan worden voor het ordenen van taken. Er zijn twee verschillende manieren om labels toe te voegen:

  • Voer de labels in achter de Labels-knop.

  • Selecteer één of meerdere labels uit de lijst van voorgedefinieerde labels.

Om een voorgedefinieerd label toe te voegen vanuit het Taken-scherm:

  1. Open het Taken-tabblad.

  2. Klik op de knop Labels.

  3. In het Selecteer labels dialoogvenster kiest u één of meerdere items en klikt u op OK.

Resultaat: De labels worden ingevoerd.

Opmerking: Alvorens u labels kunt kiezen moeten ze eerst gedefinieerd worden in de groupware-instellingen. Voor meer informatie zie : Labels.

Tip: Om een label te verwijderen bewerkt u de waarde in het invoerveld.

Markeert taken als privé

Een privétaak is een taak die onzichtbaar is voor andere deelnemers wanneer u uw takenmap deelt met andere deelnemers.

U kunt een taak als privé markeren als aan alle van de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • U bent de enige deelnemer in de taak.

  • De taak is gemaakt in een persoonlijke taakmap.

Het markeren van een taak als privé gaat in het Taak-scherm als volgt:

  1. Open het Taak-tabblad.

  2. Activeer het Privétaak keuzevak.

Het toevoegen van taakdetails

U kunt details aan een taak toevoegen, bijvoorbeeld kosten, duur en factureringsinformatie.

Zo voegt details toe aan een taak in het Taak-scherm:

  1. Open het Details-tabblad.

  2. Voer passende waarden in.

Resultaat: De details worden toegevoegd aan de taak.

Deelnemers toevoegen

Wanneer u een taak aanmaakt kunt u extra deelnemers toevoegen.

Het toevoegen van extra deelnemers in het Taak-scherm gaat als volgt:

  1. Open het Deelnemers-tabblad.

  2. In het Deelnemers paneelgebied klikt u op Toevoegen. Het Selecteer deelnemers-scherm opent.

  3. Als u een ander adresboek wilt selecteren dan het globale adresboek, klik dan op de knop Contactenmap. Klik op een map in het scherm Selecteer contactenmap.

  4. Als u een specifieke selectie wilt zien van deelnemers of bronnen, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast Zoeken. Klik vervolgens de Zoeken-knop.

  5. Selecteer één of meerdere deelnemers uit de lijst.

  6. Om de selectie toe te voegen klikt u op de Toevoegen-knop naast Deelnemers.

  7. Eventueel kunt u ook de gekozen deelnemerselectie aanpassen:

    • Selecteer losse elementen in het Deelnemers-veld.

    • Klik op de Wissen knop naast Deelnemers.

  8. Om de selectie te bevestigen klikt u op OK. Als u van gedachten bent veranderd kiest u Annuleren.

Resultaat: De deelnemers worden toegevoegd aan de taak.

Deelnemers informeren via E-mail

Deelnemers die zijn toegevoegd aan een taak ontvangen een taakmelding met de mogelijkheid om de taak te accepteren of te weigeren. Meer informatie kunt u vinden in : Een nieuwe taak bevestigen.

Externe deelnemers ontvangen geen taakmelding. Om externe deelnemers te informeren over een taak kunt u ervoor zorgen dat alle deelnemers geïnformeerd worden over de taak via E-mail.

Deelnemers informeren via E-mail vanuit het Taak-scherm gaat als volgt:

  1. Open het Taak-tabblad.

  2. Activeer het Informeer alle deelnemers via E-mail keuzevakje.

Het toevoegen van aanhangsels

Om aanhangsels toe te voegen vanuit het Taak-scherm:

  1. Open het Aanhangsels tabblad.

  2. In het Aanhangsel-paneelgebied klikt uBijvoegsel toevoegen. Het Selecteer bijvoegsels scherm opent.

  3. In het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster kunt u op de knop Bladeren klikken. Kies het als aanhangsel toe te voegen bestand. Sluit daarna het selectiescherm.

  4. Klik in het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster op de knop Toevoegen. Het bestand wordt toegevoegd aan de lijst.

  5. Als u meerdere aanhangels wilt toevoegen, herhaal dan stappen 3 - 4.

  6. Om bestanden te verwijderen uit de lijst, selecteert u deze eerst in de lijst. Klik daarna op Verwijderen.

  7. In het Selecteer bijvoegsels-dialoogvenster klikt u op OK.

Resultaat: De aanhangsels worden toegevoegd aan de taak.