3.5. Envoyer des messages électroniques

Les possibilités suivantes s'offrent à vous :

3.5.1. Envoyer un nouveau courriel

Les paragraphes suivants constituent une vue d'ensemble de la manière d'envoyer un nouveau courriel. Des détails se trouvent sur la page suivante.

Comment envoyer un nouveau courriel :
  1. Dans l'onglet Nouveau du tableau de bord, cliquez sur l'icôneNouveau message. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Courrier électronique du tableau de bord. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre.

  2. Choisissez une adresse d'expéditeur. Veuillez vous référer à 3.5.1.1: Choisir l'adresse d'expéditeur

  3. Choisissez un ou plusieurs destinataires. Veuillez vous référer à 3.5.1.2: Choisissez un destinataire

  4. Saisissez un sujet.

  5. Composez le texte de votre courriel. Veuillez vous référer à 3.5.1.3: Écrire un texte de message électronique et 3.5.1.4: Copier le contenu d'une page web

  6. Utilisez au besoin des options supplémentaires :

    • Ajouter des pièces jointes.

    • Joindre la vCard.

    • Saisir un expéditeur spécifique.

    • Définir la priorité.

    • Demander un accusé de réception.

    Vous trouverez des détails à ce sujet dans 3.5.1.5: Utiliser les option supplémentaires.

  7. Cliquez sur l'icône Envoyer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

    Remarque : Si vous n'avez pas saisi de sujet, la fenêtre qui apparaît Envoyer s'ouvrira. Effectuez une des opérations suivantes :

    • Pour envoyer un courriel avec un objet, saisissez l'objet. Cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas saisir de sujet, le courriel sera envoyé avec l'objet « [Pas de sujet] ».

    • Pour annuler le processus d'envoi, cliquez sur Annuler. La fenêtre qui apparaît se fermera.

Résultat : Le message est envoyé. Une copie en est enregistrée dans le dossier Sent Items.

Pour annuler l'action, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez aussi envoyer un nouveau message en cliquant sur Rédiger un message dans la section Édition du tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez aussi accéder à la fonction Nouveau message dans le tableau de bord des autres modules. Dans les vues Division horizontale ou verticale, vous pouvez envoyer un nouveau message en cliquant sur l'expéditeur dans l'en-tête du courriel.

Conseil : Dans le module Contacts, vous envoyer un courriel à un contact à l'aide du menu contextuel dans la vue Fiche ou Répertoire téléphonique.

3.5.1.1. Choisir l'adresse d'expéditeur

Si vous avez configuré des comptes de messagerie électronique supplémentaires, vous pouvez en utiliser les adresses comme adresses d'expéditeur. Des informations sur la manière de configurer des comptes de messagerie électronique se trouvent dans 8.2.5.3: Comptes de courrier électronique supplémentaires. Une adresse d'expéditeur par défaut peut être définie dans l'option Adresse d'expéditeur par défaut :.

Comment choisir une adresse d'expéditeur dans la fenêtre Courrier électronique :
  1. Si la liste déroulante De n'est pas affichée, cliquez sur Vue > De dans le tableau de bord.

  2. Dans la liste déroulante De, choisissez l'adresse à utiliser comme adresse d'expéditeur.

3.5.1.2. Choisissez un destinataire

Dans la fenêtre Courrier électronique, vous pouvez choisir les destinataires suivants :

  • Les destinataires du courriel

  • Les destinataires en copie du courriel. Cette copie est aussi appelée « CC », pour « copie carbone ». Les destinataires du courriel peuvent voir les destinataires en CC.

  • Les destinataires en copie invisible du courriel. Cette copie invisible est appelée « BCC » pour « blind carbon copy » (copie cachée invisible). Ni les destinataires du courriel, ni les destinataires en copie, ne peuvent voir les destinataires en BCC.

Les possibilités suivantes s'offrent à vous pour choisir les destinataires :

  • Saisir les adresses de messagerie électronique

  • Choisir les adresses de messagerie dans un carnet d'adresses

Comment saisir un destinataire dans la fenêtre Courrier électronique :
  1. Saisissez une adresse de messagerie dans le champ de saisie à côté du bouton À…. Lorsqu'un nombre minimal de caractères a été saisi, la fonction de complétement automatique affiche les adresses correspondantes dans une fenêtre qui apparaît. Les adresses sont triées selon la fréquence à laquelle vous les utilisez, tandis que les utilisateurs internes sont les premiers dans la liste. Vous pouvez choisir une adresse en cliquant dessus.

    Conseil : Vous pouvez activer ou désactiver la fonction de complétement automatique dans les réglages du courrier électronique Activer le complétement automatique des adresses électroniques ? .

    Si vous souhaitez saisir plusieurs adresses de messagerie, utilisez une virgule pour les séparer.

  2. Si vous souhaitez envoyer une copie du message à des destinataires supplémentaires, saisissez leurs adresses électronique dans le champ de saisie à côté du bouton CC....

    Remarque : Si le champ de saisie n'est pas affiché, cliquez sur Vue > CC dans le tableau de bord.

  3. Pour envoyer une copie invisible d'un message à d'autres destinataires, saisissez les adresses de messagerie dans le champ de saisie à côté du bouton BCC….

    Remarque : Si le champ de saisie n'est pas affiché, cliquez sur Vue > BCC dans le tableau de bord.

Comment choisir un destinataire dans un carnet d'adresses depuis la fenêtre Courrier électronique :
  1. Cliquez sur le bouton À…. La fenêtre Choisir les destinataires s'ouvre. Si la case Chercher dans tous les dossiers de contacts est cochée, les adresses de tous les carnets d'adresses sont affichées.

  2. Pour n'afficher les adresses que d'un carnet d'adresses donné, procédez comme suit :

    • Décochez la case Chercher dans tous les dossiers de contacts.

    • Cliquez sur le bouton Dossier de contact.

    • Cliquez sur un dossier dans la fenêtre Choisir le dossier.

  3. Si vous souhaitez afficher une partie seulement des destinataires, saisissez une chaîne de caractère dans le champ de saisie à côté de Chercher. Cliquez sur le bouton Aller.

  4. Choisissez un ou plusieurs destinataires dans la liste.

  5. Indiquez ce que les destinataires doivent recevoir :

    • Si les destinataires doivent recevoir le message, cliquez sur Ajouter à ->.

    • Si les destinataires doivent recevoir une copie du message, cliquez sur Ajouter CC ->.

    • Si les destinataires doivent recevoir une copie invisible du message, cliquez sur Ajouter BCC ->.

    Les destinataires sont ajoutés aux champs de saisie à côté des boutons À, CC ou BCC.

  6. Si nécessaire, vous pouvez revenir sur le choix de destinataires :

    • Pour supprimer un destinataire, supprimez l'adresse correspondante des champs de saisie.

    • Pour supprimer tous les destinataires, cliquez sur le bouton Vider.

  7. Pour valider la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas la valider, cliquez sur Annuler.

3.5.1.3. Écrire un texte de message électronique

Comment composer un texte de courriel dans la fenêtre Courrier électronique :
  1. Saisissez le texte du message sous la barre de mise en forme.

  2. Si vous souhaitez mettre en forme du texte, utilisez la barre de mise en forme :

    • Sélectionnez des morceaux particuliers de texte.

    • Mettez en forme les parties sélectionnées du texte en cliquant sur les éléments respectifs de la barre de mise en forme.

    Remarque : Si la barre de formatage n'est pas affichée, procédez comme suit :

    • Choisissez Format > HTML ou Format > HTML et texte pur dans le tableau de bord.

    • Choisissez Vue > Barre d'outils de l'éditeur dans le tableau de bord.

  3. Vous pouvez utiliser le correcteur orthographique :

    • Cliquez avec le bouton droit sur le texte du courriel. Activez Vérification de l'orthographe. Pour pouvoir sélectionner la langue correcte, choisissez Langue depuis le menu contextuel.

    • Si un mot est souligné en rouge, cliquez avec le bouton droit sur le mot en question.

    • Dans le menu contextuel, choisissez l'une des corrections proposées ou ajoutez le mot au dictionnaire utilisateur.

    Remarque : Le correcteur orthographique ne peut être utilisé que si le formatage en HTML est activé dans les réglages du Courrier électronique. Veuillez vous référer à 8.2.5.1: Onglet Composer. Les fonctions de correction orthographique ne sont pas fournies par Open-Xchange, mais par l'éditeur HTML. Des information sur l'éditeur HTML utilisé se trouvent dans http://tinymce.moxiecode.com.

  4. Pour ajouter une signature, choisissez-en une dans la liste déroulante Signature.

Remarque : Avant de pouvoir ajouter une signature, il faut en créer une dans les réglages du Courrier électronique. Des informations complémentaires se trouvent dans 8.2.5.2: Signatures électroniques.

3.5.1.4. Copier le contenu d'une page web

Vous pouvez copier le contenu d'une page web dans le texte d'un courriel.

Comment copier le contenu d'une page web dans la fenêtre Courrier électronique :
  1. Sélectionnez le contenu de la page web avec <ctrl>+<a>.

  2. Copiez le contenu dans le presse-papiers avec <ctrl>+<c>.

  3. Déplacez le curseur à la position souhaitée et collez le contenu dans la fenêtre Courrier électronique avec <ctrl>+<v>.

Remarque : Sur les systèmes Mac, utilisez la touche <cmd> à la place de la touche <ctrl>. Selon la structure de la page web, une partie de la mise en forme peut être supprimée.

3.5.1.5. Utiliser les option supplémentaires

Vous pouvez utiliser quelques options supplémentaires :

  • Ajouter un fichier quelconque en pièce jointe

  • Ajouter les données de contact de votre carnet d'adresses sous forme de vCard

  • Saisir une autre adresse d'expéditeur qu'une adresse par défaut

  • Définir la priorité du message

  • Demander un accusé de réception

Comment utiliser les options supplémentaires de la fenêtre Courrier électronique :
  1. Si les options Priorité, Accusé de réception et Joindre la vCard n'apparaissent pas en dessous du champ de saisie Sujet, cliquez sur Vue > Options dans le tableau de bord.

  2. Si vous voulez ajouter des pièces jointes à un courriel, cliquez sur Ajouter dans le tableau de bord. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 3.5.1.6: Ajouter des pièces jointes.

  3. Pour ajouter une vCard avec vos données de contact du carnet d'adresses, cochez la case Joindre la vCard. La vCard est jointe au courriel sous la forme d'un fichier .vcf.

  4. Si vous ne souhaitez pas utiliser votre adresse d'expéditeur par défaut, choisissez une autre adresse d'expédition dans la liste déroulante De :. Pour savoir comment sélectionner des adresses d'expéditions, reportez vous au réglages du Courrier électronique Adresse d'expéditeur par défaut : . Si vous vous posez des questions quant à vos adresses d'expédition, veuillez contacter votre administrateur ou votre hébergeur.

  5. Pour définir la priorité d'un message, utilisez la liste déroulante Priorité :

    • Si vous choisissez Basse, le message envoyé au destinataire est marqué comme peu important.

    • Si vous choisissez Haute, le message envoyé au destinataire est marqué comme important.

  6. Pour demander au destinataire un accusé de réception, cochez la case Accusé de réception. Remarque : Malgré cette requête, le destinataire peut supprimer un avis de réception.

3.5.1.6. Ajouter des pièces jointes

Remarque : Notez que, pour de nombreux comptes de messagerie, il existe une limite en taille aux pièces jointes. Cette limite ne doit pas être dépassée.

Comment ajouter des pièces jointes à un courriel dans la fenêtre Courrier électronique :
  1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Ajouter une pièce jointe > Joindre un fichier local. La fenêtre de dialogue Sélectionner les pièces jointes s'ouvre alors.

  2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur Parcourir. Choisissez le fichier à joindre. Fermez la boîte de dialogue de choix de fichier.

  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur Ajouter. Le fichier est ajouté au champ de liste.

  4. Pour ajouter des pièces jointes supplémentaires, répétez les étapes 2 - 3.

  5. Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez-la dans le champ de liste. Puis, cliquez sur Supprimer.

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les pièces jointes, cliquez sur OK.

Résultat : Les noms de fichiers des pièces jointes sont affichées sous le texte du message.

Note : Pour ajouter en pièce jointe un document provenant du dépôt de données, cliquez sur Ajouter une pièce jointe > Joindre un élément du dépôt dans le tableau de bord.

3.5.2. Répondre à un courriel

Lorsque vous répondez à un courriel, les champs suivants sont pré-remplis dans la fenêtre Courrier électronique :

  • L'expéditeur du message et les autres destinataires du message sont ajoutés automatiquement comme destinataires de la réponse au courriel. Dans les réglages du Courrier électronique Pour « Répondre à tous » : , vous pouvez indiquer si les autres destinataires sont ajoutés au champ « À » ou au champ « CC ».

  • Le sujet du courriel est ajouté au champ de sujet de la réponse. Le sujet est précédé du texte « Re ».

  • Le texte du message est cité dans la réponse. Chaque ligne est précédée du caractère « > » pour indiquer qu'il s'agit d'une citation.

Comment répondre à un courriel :
  1. Choisissez un message dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Répondre. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Répondre du tableau de bord. Pour répondre également aux destinataires en CC, cliquez sur Répondre à tous. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre.

  3. Saisissez le texte du courriel. Si nécessaire, vous pouvez utiliser toutes les fonctions décrites dans 3.5.1.3: Écrire un texte de message électronique.

  4. Cliquez sur Envoyer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : : Le courriel est envoyé. Une copie en est enregistrée dans le dossier Sent Items.

Si vous ne souhaitez pas envoyer le message, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour répondre à un courriel.

3.5.3. Transmettre un courriel

Si vous transmettez un courriel, les champs suivants sont pré-remplis dans la fenêtre Courrier électronique :

  • Le sujet du message initial est utilisé comme sujet pour le message transmis. Le sujet du message transmis est précédé de « Fwd: ».

  • Le texte du message est inséré dans le courriel transmis. Le texte est précédé des détails suivants :

    • L'en-tête « Message original »

    • L'expéditeur, le destinataire, la date et le sujet du message original

Comment transmettre un courriel :
  1. Choisissez un message dans la vue Division horizontale, Division verticale ou Liste.

  2. Cliquez sur Transmettre dans l'onglet Édition du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Transmettre du tableau de bord. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre.

  3. Choisissez un ou plusieurs destinataires. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 3.5.1.2: Choisissez un destinataire.

  4. Saisissez le texte du courriel. Si nécessaire, vous pouvez utiliser toutes les fonctions décrites dans 3.5.1.3: Écrire un texte de message électronique.

  5. Cliquez sur l'icône Envoyer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : : Le courriel est envoyé. Une copie en est enregistrée dans le dossier Sent Items.

Si vous ne souhaitez pas envoyer le message, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour transmettre un courriel.