4.4. Visualizzare i contatti

Per visualizzare i contatti, è necessario effettuare ciò che segue:

4.4.1. Visualizza l'elenco telefonico

L'elenco telefonico visualizza i contatti in forma tabellare.

Come visualizzare i contatti come elenco telefonico:
  1. Selezionare una cartella di contatto nell'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Elenco telefonico. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Visualizza > Elenco telefonico del pannello.

  3. Per filtrare la vista, utilizzare la barra di filtro rapido. I dettagli sono disponibili in 4.4.3: Filtrare i contatti.

Risultato: l'elenco telefonico dei contatti è visualizzato.

Per ogni contatto, l'elenco visualizza una riga con le informazioni sotto forma di icone o testo:

Colonna

Informazioni

Colonna 1, icona  

La voce è un contatto

Colonna 1, icona  

La voce è una lista di distribuzione

Colonna 2, icona  

La voce è un contatto privato

Colonna Nome

Nome del contatto o della lista di distribuzione

Colonna Azienda

L'azienda del contatto

Colonna Città

La posizione dell'azienda

Colonna Telefono

Telefono

Colonna Cellulare

Cellulare

Ultima colonna

Il contrassegno che è stato assegnato al contatto.

I contatti dell'elenco telefonico, in modo predefinito, sono disposti per Nome in ordine crescente. L'intestazione della colonna è evidenziata. L'icona di una freccia accanto all'intestazione della colonna indica la direzione di ordinamento.

Come cambiare l'ordinamento:
  1. Per ordinare in base ad una colonna, fare clic sull'intestazione della colonna.

  2. Per cambiare l'ordinamento, fare clic nuovamente sull'intestazione della colonna.

Risultato: l'ordine è cambiato.

Nota: le prime due colonne non possono essere utilizzate per l'ordinamento.

4.4.2. Visualizzare i biglietti da visita

Quando si seleziona la vista dei biglietti da visita, i contatti nella cartella corrente sono visualizzati nell'area dei contenuti, sotto forma di biglietto da visita.

Come visualizzare i contatti come biglietti da visita:
  1. Selezionare una cartella di contatto nell'albero delle cartelle.

  2. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Biglietti da visita. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Visualizza > Biglietti da visita del pannello.

  3. Per filtrare la vista, utilizzare la barra di filtro rapido. I dettagli sono disponibili in 4.4.3: Filtrare i contatti.

Risultato: i biglietti da visita dei contatti sono visualizzati.

I biglietti da visita visualizzano le seguenti informazioni relative ai contatti:

  • Icona del contatto

  • Nome e cognome

  • Contrassegno assegnato

  • Se necessario, l'icona di contatto privato

  • Indirizzo, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica

I biglietti da visita visualizzano le seguenti informazioni relative alle liste di distribuzione:

  • Icona della lista di distribuzione

  • Nome della lista di distribuzione

  • Contrassegno assegnato

4.4.3. Filtrare i contatti

Con la barra di filtro rapido, è possibile filtrare i contatti in modo tale che siano visualizzati solo i contatti che iniziano con un carattere particolare.

Come filtrare i contatti:
  1. Nel pannello, selezionare la vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  2. Fare clic su una voce nella barra di filtro rapido:

    • Per visualizzare solo i contatti che iniziano con una lettere particolare, fare clic sulla lettera.

    • Per visualizzare solo i contatti che iniziano con un carattere speciale, fare clic su #.

    • Per visualizzare solo i contatti che iniziano con una cifra, fare clic su 123.

Risultato: la vista Contatti è filtrata.

Per tornare alla visualizzazione di tutti i contatti, fare clic su Tutto nella barra di filtro rapido.

4.4.4. Visualizzare la vista Dettagli

La vista Dettagli visualizza tutte le informazioni relative ad un contatto.

Come visualizzare un contatto nella vista Dettagli:
  1. Selezionare una cartella di contatto nell'albero delle cartelle.

  2. Selezionare un contatto nella vista Biglietti da visita o Elenco telefonico.

  3. Nella scheda Vista del pannello, fare clic su Dettagli. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Visualizza > Dettagli del pannello.

Risultato: la vista Dettagli per il contatto è visualizzata.

La vista Dettagli per un contatto visualizza le seguenti informazioni:

  • Il titolo della finestra contiene il nome visualizzato del contatto. In modo predefinito, il nome visualizzato è formato dal nome e dal cognome.

  • La scheda Panoramica contiene i seguenti dati:

    • Tutti i nomi del contatto

    • Dettagli relativi all'azienda o organizzazione

    • Numero di telefono di lavoro e privato

    • Indirizzo di lavoro e privato

    • Commenti, categorie e campi facoltativi

  • La scheda Allegati contiene l'elenco degli allegati.

Suggerimento: vicino alla descrizione di alcune voci è visualizzata l'icona . Facendo clic su questa icona, saranno visualizzate informazioni aggiuntive.

La vista Dettagli per una lista di distribuzione, visualizza le seguenti informazioni:

  • Il titolo della finestra contiene il nome della lista di distribuzione.

  • La scheda Panoramica contiene le seguenti informazioni:

    • Tutti i nomi dei contatti che fanno parte della lista di distribuzione

    • Gli indirizzi di posta elettronica dei contatti

4.4.5. Visualizzare gli elementi a comparsa

Gli elementi a comparsa sono disponibili nell'elenco dei biglietti da visita e dei numeri di telefono.

Come visualizzare un contatto nell'elemento a comparsa:
  1. Spostare il puntatore del mouse su un contatto. Dopo un breve ritardo, appare l'elemento a comparsa, che visualizza la scheda Panoramica.

  2. Per vedere ulteriori informazioni, fare clic su un'altra scheda.

  3. Per chiudere l'elemento a comparsa, spostare il puntatore del mouse al di fuori dell'elemento stesso.

Risultato: l'elemento a comparsa del contatto visualizza le seguenti informazioni:

  • La scheda Generale, che contiene:

    • L'immagine del contatto.

    • Nome e cognome del contatto.

    • L'icona del contatto privato.

    • Il contrassegno assegnato al contatto.

    • Un'icona colorata per ogni categoria assegnata

    • Tutti i numeri di telefono e fax del contatto.

    • L'indirizzo di posta elettronica del contatto. Facendo clic su un indirizzo di posta, si aprirà la finestra di composizione del messaggio.

    • il commento per il contatto. In base alla lunghezza del testo del commento, sarà visualizzata una barra di scorrimento.

  • La scheda Indirizzi, che contiene:

    • L'indirizzo di lavoro del contatto.

    • L'indirizzo privato del contatto.

  • La scheda Allegati. Il numero tra parentesi indica il numero di allegati. Se il contatto include allegati, i seguenti elementi sono visualizzati per ogni allegato:

    • Il nome del file dell'allegato, la dimensione del file e il tipo.

    • Icone per l'apertura e il salvataggio dell'allegato.

L'elemento a comparsa per una lista di distribuzione, visualizza le seguenti informazioni:

  • La scheda Generale, che contiene:

    • L'icona della lista di distribuzione.

    • Il nome della lista di distribuzione.

    • Un'icona per inviare un messaggio di posta a tutti i membri della lista di distribuzione.

    • Il contrassegno assegnato alla lista di distribuzione.

    • Tutti gli indirizzi di posta elettronica della lista di distribuzione.

  • La scheda Aggiuntivi, che contiene:

    • I cognomi e i nomi dei membri della lista di distribuzione.

    • Gli indirizzi di posta elettronica dei membri della lista di distribuzione. Facendo clic su un indirizzo di posta, si aprirà la finestra di composizione del messaggio.

  • La scheda Allegati. Il numero tra parentesi indica il numero di allegati. Se la lista di distribuzione contiene allegati, i seguenti elementi sono visualizzati per ogni allegato:

    • Il nome del file dell'allegato, la dimensione del file e il tipo.

    • Icone per l'apertura e il salvataggio dell'allegato.

4.4.6. Aprire e salvare gli allegati

Si può effettuare ciò che segue:

  • Aprire un allegato. Nota: per aprire un allegato, potrebbe essere necessario un programma aggiuntivo.

  • Salvare l'allegato al di fuori del groupware.

  • Salvare l'allegato nel deposito informazioni.

Come aprire o salvare l'allegato di un contatto:
  1. Visualizzare il contatto nella vista Dettagli.

  2. Selezionare la scheda Allegati.

  3. Selezionare l'allegato.

  4. Decidere su un'azione:

    • Per aprire l'allegato:

      • Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Apri allegato. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Allegati > Apri allegato del pannello. Si aprirà una finestra di sistema, che visualizzerà il programma per aprire l'allegato.

      • Per aprire un allegato, utilizzare gli elementi di controllo nella finestra di sistema.

    • Per salvare l'allegato:

      • Nella scheda Modifica del pannello, fare clic su Salva come. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Allegati > Salva come del pannello. Si aprirà una finestra di sistema.

      • Per salvare l'allegato, utilizzare gli elementi di controllo della finestra di sistema.

    • Per salvare l'allegato nel deposito informazioni:

      • Nel scheda Modifica del pannello, fare clic su Salva nel deposito informazioni. Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sulla voce Allegati > Salva nel deposito informazioni del pannello. Si aprirà la finestra Elemento del deposito informazioni. Il nome del file dell'allegato è inserito come nome dell'elemento del deposito informazioni.

      • Informazioni sulla creazione degli elementi del deposito informazioni, sono disponibili in 7.5: Creare un elemento del deposito informazioni.

Suggerimento: è possibile anche aprire e salvare un allegato utilizzando le icone corrispondenti nell'elemento a comparsa.