7.6. Zarządzanie elementami magazynu informacji

7.6.1. Wyszukiwanie elementów magazynu informacji

Wyszukiwanie za pomocą wyszukiwanego pojęcia pozwala na znalezienie elementu magazynu informacji w bieżącym folderze magazynu informacji. Szukane pojęcie określa znaki, które będą wyszukiwane.

Znalezione zostaną wszystkie elementy magazynu informacji zawierające w tytule szukane pojęcie.

Przykład: aby znaleźć elementy magazynu informacji o tytułach "edycje marketingowe" i "podstawy marketingu" należy wprowadzić pojęcie "marketing".

Jak szukać elementu magazynu informacji:
  1. W drzewie folderów wybierz folder magazynu informacji, który chcesz przeszukać.

  2. Otwórz widok poziomy lub widok listy.

  3. Aby wybrać kryteria wyszukiwania kliknij ikonę widoczną po lewej stronie pola wejściowego Szukaj.

  4. Wprowadź wyszukiwane hasło w polu wejściowym.

  5. Kliknij ikone Szukaj .

Wynik: w oknie widoku ogólnego zostaną wyświetlone elementy magazynu informacji dopasowane do wyszukiwanego pojęcia.

Sposób wyświetlania wszystkich elementów magazynu informacji w aktualnie wybranym folderze magazynu informacji:

Kliknij ikonę Resetuj przy polu wejściowym Szukaj .

7.6.2. Edycja elementów magazynu informacji

Istnieje możliwość późniejszej zmiany danych wprowadzonych podczas tworzenia elementu magazynu informacji.

Uwaga: aby zmodyfikować element magazynu informacji w folderze publicznym lub udostępnionym, należy mieć uprawnienia do edycji dla obiektów z danego folderu.

Jak wykonać edycję elementu magazynu informacji:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Edytuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Edytuj. Otworzy się okno Element magazynu informacji.

  3. Edytuj dane elementu magazynu informacji. Szczegółowy opis danych znajduje się w części 7.5: Tworzenie elementu magazynu informacji. Informacje dotyczące pracy z wersjami dokumentu można znaleźć w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.

  4. W panelu kliknij Zapisz. Okno zostanie zamknięte.

Wynik: element magazynu informacji został zmieniony.

Jeśli nie chcesz zatwierdzać zmian, kliknij pozycję panelu Anuluj.

Wskazówka: aby edytować element możesz także użyć menu kontekstowego.

7.6.2.1. Blokowanie elementu magazynu informacji

Edytowany element magazynu informacji należy zablokować. Ma to na celu:

  • Blokada pozwala przekazać innym użytkownikom magazynu informacji, że wybrany element jest aktualnie edytowany i może nie być aktualny.

  • Jeśli zablokowany element magazynu informacji znajduje się w folderze udostępnianym innym użytkownikom, to nie będą oni mogli go zmodyfikować, nawet jeśli mają uprawnienia do modyfikacji.

Jak zablokować element magazynu informacji:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Zablokuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij ikonę panelu Zablokuj.

Po zakończeniu wprowadzania zmian należy odblokować dany element.Jak odblokować element:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden zablokowany element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij opcję Odblokuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij ikonę panelu > .

Wskazówka: funkcje Zablokuj i Odblokuj są także dostępne w menu kontekstowym.

7.6.2.2. Usuwanie dokumentu

Istnieje możliwość usunięcia dokumentu z pozycji magazynu informacji. Spowoduje to usunięcie wszystkich wersji dokumentu. Dalsze informacje o pracy z wersjami dokumentu można znaleźć w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.

Uwaga: Ta funkcja nie powoduje usunięcia jakiegokolwiek dokumentu z dysku lokalnego.

Sposób usuwania dokumentu z pozycji magazynu informacji:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Edytuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Edytuj. Otworzy się okno Element magazynu informacji.

  3. Kliknij przycisk Usuń. Zostanie wyświetlone okno Usuń plik.

  4. Jeśli na pewno chcesz usunąć wszystkie wersje pliku dokumentu z danej pozycji magazynu informacji, kliknij przycisk Tak.

Wynik: wszystkie wersje pliku dokumentu zostaną usunięte z pozycji magazynu informacji. Sama pozycja magazynu informacji nie zostanie skasowana.

7.6.2.3. Praca z wersjami dokumentu

Jeśli pozycja magazynu informacji zawiera dokument, możesz wykonać następujące czynności:

  • Dodawanie nowej wersji dokumentu

  • Usuwanie wersji dokumentu

  • Ustawianie wersji dokumentu jako bieżącej

Jak dodać nową wersję dokumentu:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij Edytuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Edytuj. Otworzy się okno Element magazynu informacji.

  3. Kliknij przycisk Plik.

  4. Kliknij przycisk Przeglądaj.

  5. Wybierz plik, który ma być dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru pliku.

  6. Kliknij na panelu ikonę Zapisz. Okno zostanie zamknięte.

  7. Jeśli niezbędny jest komentarz, wpisz go do wyświetlonego okna Komentarz na temat wersji.

  8. W wyświetlonym oknie kliknij przycisk OK. Jeśli nie chcesz wprowadzać komentarza, kliknij polecenie Bez komentarza. Aby anulować proces, kliknij polecenie Anuluj.

Wynik: dokument zostanie przesłany na serwer. Po zakończeniu procesu okno Element magazynu informacji zostanie zamknięte.

Uwaga: w zależności od rozmiaru dokumentu i posiadanego połączenia cały proces może zająć trochę czasu.

Jak usunąć wersję dokumentu z elementu magazynu informacji:
  1. Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.

  2. Kliknij kartę Wersje.

  3. Kliknij w widoku listy wersję dokumentu prawym przyciskiem myszy.

  4. KliknijUsuń w menu kontekstowym. Otworzy się okno Usuń wersję.

  5. Jeśli na pewno chcesz usunąć wersję dokumentu, kliknij przycisk Tak.

Wynik: wersja dokumentu zostanie usunięta z elementu magazynu informacji.

Uwaga: Ta funkcja nie powoduje usunięcia jakiegokolwiek dokumentu z dysku lokalnego.

Jak ustawić wersję dokumentu jako wersję bieżącą:
  1. Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.

  2. Kliknij kartę Wersje.

  3. Kliknij w widoku listy wersję dokumentu prawym przyciskiem myszy.

  4. Kliknij Bieżące w menu kontekstowym.

Wynik: wybrana wersja dokumentu zostanie ustawiona jako bieżąca.

7.6.3. Drukowanie elementów magazynu informacji

Istnieją następujące możliwości drukowania elementów magazynu informacji:

  • Drukowanie listy elementów magazynu informacji

  • Drukowanie danych elementu magazynu informacji

Jak wydrukować listę elementów magazynu informacji:
  1. Otwórz widok listy w panelu.

  2. Wybierz elementy magazynu informacji do wydrukowania.

  3. Kliknij polecenie Drukuj w karcie panelu Edytuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij ikonę panelu Drukuj. Otworzy się nowe okno z podglądem wydruku i okno systemowe Drukuj.

  4. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  5. W oknie systemowym kliknij polecenie Drukuj.

Wynik: lista elementów magazynu informacji zostanie wydrukowana.

Jak wydrukować dane elementu magazynu informacji:
  1. Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.

  2. Kliknij polecenie Drukuj w karcie panelu Edytuj. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij ikonę panelu Drukuj. Otworzy się nowe okno z podglądem wydruku i okno systemowe Drukuj.

  3. Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.

  4. W oknie systemowym kliknij polecenie Drukuj.

Wynik: dane z elementu magazynu informacji zostaną wydrukowane.

7.6.4. Przenoszenie elementów magazynu informacji

Aby przenieść element magazynu informacji, istnieją następujące możliwości:

  • Za pomocą funkcji panelu

  • Poprzez przeciągnij i upuść

Uwaga: przy przenoszeniu elementów magazynu informacji z folderu źródłowego do docelowego należy mieć następujące uprawnienia:

  • Uprawnienia do usuwania obiektów z folderu źródłowego

  • Uprawnienia do tworzenia obiektów w folderze docelowym

Jak przenieść element magazynu informacji przy użyciu funkcji panelu:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Przenieś. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Przenieś. Otworzy się okno Wybierz folder.

  3. W oknie Wybierz folder kliknij folder magazynu informacji. Możesz kliknąć tylko te foldery, do których możesz przenosić elementy magazynu informacji.

Wynik: elementy magazynu informacji zostały przeniesione.

Jeśli chcesz anulować proces, kliknij przycisk zamykania , który znajduje się w prawej górnej części okna Wybierz folder.

Jak przenieść elementy magazynu informacji poprzez przeciągnięcie i upuszczenie:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.

  2. Przeciągnij wybrany element magazynu informacji do folderu magazynu informacji. Ikona, która jest wyświetlana obok kursora myszy, wskazuje następujące informacje:

    • Podczas przeciągania do poprawnego folderu docelowego pojawi się zielony znak wyboru.

    • Podczas przeciągania do niepoprawnego folderu docelowego pojawi się czerwona ikona zakazu.

  3. Po ustawieniu kursora nad folderem docelowym puść przycisk myszy.

Wynik: elementy magazynu informacji zostały przeniesione.

Jeśli chcesz anulować przenoszenie, ustaw kursor nad niepoprawnym folderem docelowym i puść przycisk myszy.

7.6.5. Oznaczanie elementów magazynu informacji kategoriami

Możesz wykonać następujące czynności:

  • Przypisz kategorie do istniejących elementów magazynu informacji,

  • Usuń przypisane kategorie.

Informacje o określaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.

Jak edytować kategorie elementu magazynu informacji:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij Edytuj. Jeśli korzystasz z panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Edytuj. Otworzy się okno Element magazynu informacji.

  3. Edytuj kategorie elementu magazynu informacji. Opis można znaleźć w 7.5.2: Dodawanie kategorii.

7.6.6. Oznaczanie elementów magazynu informacji flagami

Flagi to kolorowe etykiety służące do oznaczania elementów magazynu informacji. Znaczenie poszczególnych kolorów możesz określić samodzielnie.

W widoku poziomym i widoku listy flagi są wyświetlane w ostatniej kolumnie.

Jak oznaczać elementy magazynu informacji flagami:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Flagi kliknij dowolną pozycję. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Flagi, a następnie kliknij pozycję.

Wynik: wybrany element magazynu informacji zostanie oznaczony flagami.

Jak usuwać flagi:
  1. W widoku poziomym lub widoku listy wybierz elementy magazynu informacji oznaczone flagami:

  2. W karcie panelu Flagi kliknij polecenie Usuń flagę. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Flagi > Usuń flagę.

Wynik: flagi zostaną usunięte.

7.6.7. Usuwanie elementów magazynu informacji

Ostrzeżenie: nie można przywrócić usuniętych elementów magazynu informacji. Przed usunięciem elementu magazynu informacji upewnij się, że nie jest Ci on już potrzebny.

Uwaga: w celu usunięcia elementu magazynu informacji z folderu publicznego lub udostępnionego, musisz mieć uprawnienia do usuwania obiektów z tych folderów.

Jak usunąć jeden lub kilka elementów magazynu informacji:
  1. Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.

  2. W karcie panelu Edytuj kliknij polecenie Usuń. Jeśli używasz panelu kompaktowego, kliknij pozycję panelu Usuń. Wyświetli się okno Usuń elementy.

  3. Jeśli na pewno chcesz usunąć elementy magazynu informacji, kliknij przycisk Tak.

Wynik: elementy magazynu informacji zostaną trwale usunięte.

Wskazówka: elementy magazynu informacji możesz także usunąć przy użyciu menu kontekstowego lub klawisza <del>.

7.6.8. Dostęp do elementów magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV

Przy użyciu usługi WebDAV można korzystać z elementów magazynu informacji w ten sam sposób, co z lokalnych plików na dysku. Dostęp przez usługę WebDAV ma wady i zalety w porównaniu z dostępem przez interfejs użytkownika:

  • Zaletą jest szybki i bezpośredni dostęp przez przeglądarkę internetową lub eksplorator plików. Nie trzeba się logować do interfejsu programu do pracy grupowej.

  • Wadą jest możliwość wyświetlenia wyłącznie bieżącej wersji dokumentu. Nie są również wyświetlane informacje o historii dokumentu oraz informacje dodatkowe, takie jak komentarze.

Uwaga: usunięcie elementu pliku przy użyciu usługi WebDAV oznacza usunięcie wszystkich jego wersji, a nie tylko bieżącej. Aby usunąć określoną wersję dokumentu, należy użyć metod opisanych w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.

Dostęp do magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV zależy od zainstalowanego na komputerze systemu operacyjnego.

7.6.8.1. Dostęp z systemu Linux

Jak uzyskać dostęp do elementów magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV z systemu Linux:
  1. Otwórz przeglądarkę internetową (np. KDE Konqueror).

  2. W polu Lokalizacja wprowadź następujący adres: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore gdzie <adres> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange.

  3. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.

Wynik: elementy magazynu informacji zostaną wyświetlone w przeglądarce.

7.6.8.2. Dostęp z systemu Windows XP

Jak uzyskać dostęp do usługi WebDAV z systemu Windows XP:
  1. W oknie Mój komputer kliknij Moje miejsce sieciowe lub kliknij dwa razy ikonę Moje miejsce sieciowe na Pulpicie.

  2. Przejdź do zadań Sieć, otwórz okno dialogowe Miejsca sieciowe i kliknij polecenie Dodaj miejsce sieciowe. Uruchomi się kreator dodawania zasobów sieciowych. Kliknij Dalej.

  3. W następnym oknie dialogowym wybierz pozycję Wybierz inne miejsce sieciowe.

  4. Wpisz następujący adres: https://<address>/servlet/webdav.infostore gdzie <adres> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange.

  5. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.

  6. W następnym oknie dialogowym możesz przypisać nazwę do zasobu sieciowego.

    Uwaga: jeśli używasz kodowania znaków ISO, nie wprowadzaj żadnych znaków specjalnych. Serwer Open-Xchange używa kodowania UTF-8.

  7. W następnym oknie dialogowym kliknij polecenie Zakończ.

Wynik: możesz używać elementów magazynu informacji przy użyciu miejsca sieciowego.

7.6.8.3. Dostęp z systemu Windows Vista

Przed użyciem usługi WebDAV musisz zainstalować Aktualizację programu systemu Microsoft.

Jak zainstalować Aktualizację programu systemu Microsoft dla usługi WebDAV:
  1. Otwórz przeglądarkę internetową.

  2. Wpisz następujący adres: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Wybierz pozycję More Information (Więcej informacji) i kliknij polecenie Download the Software Update for Web Folders package now (Pobierz teraz pakiet Aktualizacja programu dla folderów sieci Web).

  4. Na stronie pobierania kliknij polecenie Download (Pobierz). Zostanie pobrany plik Webfldrs-KB907306-ENU.exe.

  5. Kliknij go dwa razy. Zostanie uruchomiony program instalacyjny.

Jak uzyskać dostęp do usługi WebDAV z systemu Windows Vista:
  1. W oknie Eksploratora Windows kliknij polecenie Komputer.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wolny obszar po prawej stronie Eksploratora. Z rozwijanego menu wybierz polecenie Dodaj lokalizację sieciową. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dodaj lokalizację sieciową. Kliknij przycisk Dalej.

  3. Wybierz polecenie Wybierz niestandardową lokalizację sieciową. Kliknij przycisk Dalej.

  4. W oknie dialogowym Dodaj ścieżkę sieciową wpisz następujący adres: https://<address>/servlet/webdav.infostore gdzie <address> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange.

  5. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.

  6. W następnym oknie dialogowym możesz przypisać nazwę do zasobu.

  7. W następnym oknie dialogowym kliknij polecenie Zakończ.

Wynik: dostęp do elementów magazynu informacji jest możliwy poniżej ikony Komputer.

7.6.8.4. Dostęp z systemu Windows 7

Wskazówka: aby ustawić dostęp do WebDav możesz również użyć OX Updater. Informacje można znaleźć w dokumentacji użytkownika OX Updater.

Przed ustawieniem dostępu do WebDav w sposób opisany poniżej, należy zainstalować Microsoft Software Update. Instrukcję można znaleźć w 7.6.8.3: Dostęp z systemu Windows Vista.

Jak ustawić dostęp do usługi WebDAV z systemu Windows 7:
  1. W polu nawigacji Eksploratora Windows kliknij polecenie Komputer.

  2. W pasku ikon kliknij Połącz napęd. Otworzy się okno Połącz napęd .

  3. Kliknij Połącz ze stroną, na której można przechowywać dokumenty. Otworzy się okno Dodaj adres sieciowy. Kliknij Następny.

  4. Wybierz polecenie Wybierz niestandardową lokalizację sieciową. Dalej.

  5. W polu wejściowym Adres internetowy lub sieciowy wprowadź następujący adres: https://<adresse>/servlet/webdav.infostore Zamień <address> na adres IP lub URL serwera Open-Xchange.Kliknij Dalej.

  6. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło dla serwera Open-Xchange. Kliknij OK.

  7. Na następnej stronie możesz przypisać nazwę do adresu sieciowego. Kliknij Dalej.

  8. Kliknij Zakończ.

Wynik: dostęp do elementów magazynu informacji jest możliwy poniżej ikony Komputer.