5.5. Creación de citas

Aquí obtendrá una visión general de cómo crear citas. Los detalles continúan en la página siguiente.

Nota: Para crear una cita en una carpeta de calendario pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en ella.

Cómo crear una nueva cita:
  1. En la pestaña del panel Nuevo presione el ícono Cita. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Cita . Se abrirá la ventana Cita. Quedará abierta la pestaña Cita.

  2. Si se le pide, seleccione una carpeta de calendario presionando el botón Carpeta y seleccionando una carpeta de calendario en la ventana emergente.

  3. Introduzca una descripción, una ubicación y un comentario para la cita.

  4. Seleccione una fecha de inicio y otra de fin para la cita. Consulte 5.5.2: Ajuste del inicio y finalización de la cita

  5. Ajuste el recordatorio de la cita. Consulte 5.5.3: Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita

  6. Seleccione la vista de disponibilidad: Reservada, Provisional, Ausente por trabajo o Libre. Consulte 5.5.6: Ajuste de la vista de disponibilidad.

  7. Utilice opciones adicionales si fuesen necesarias:

  8. Presione Guardar en el panel. Se cerrará la ventana.

Resultado: Se crea la cita.

Si quiere cancelar la acción presione Cancelar en el panel.

Nota: Si crea una cita que se solapa con una cita ya existente podrías obtener un mensaje de error. Por favor, consulte 5.5.11: Resolución de conflictos de citas.

Pista: También puede editar una nueva cita presionando en Crear nueva cita en la pestaña del panel Editar.

Existen las siguientes posibilidades para crear una nueva cita:
Cómo crear una nueva cita arrastrando en una zona:
  1. Muestra la vista de calendario día, semana laboral o personalizada.

  2. Arrastre el mouse en una zona de la rejilla de tiempo. Se crea una nueva cita. El inicio y el fin se toman del área de la rejilla.

  3. Haga doble clic en el rectángulo de la nueva cita. Se abre la ventana Cita.

  4. Introduzca los datos de la nueva cita. Se puede encontrar más información en las instrucción anterior Cómo crear una nueva cita:.

5.5.1. Creación de una cita en la vista de equipo.

Cuando se está creando una cita en la vista de equipo se pueden añadir

  • todos los miembros del equipo,

  • miembros del equipo concretos, o

  • un miembro del equipo determinado

como participantes.

Cómo crear una nueva cita con todos los miembros del equipo:
  1. Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.

  2. Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.

  3. Use una de las siguientes opciones:

    • En la pestaña del panel Cita, presione Nuevo. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Cita .

    • En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo presionando y manteniendo pulsado el botón izquierdo del mouse. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.

Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.

Cómo crear una nueva cita con miembros del equipo concretos:
  1. Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.

  2. Seleccione miembros del equipo individuales presionando en sus nombres mientras mantiene pulsada la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.

  3. Use una de las siguientes opciones:

    • En la sección del panel Cita presione Nuevo. Si se está usando el panel compacto, presione el ícono del panel Cita .

    • En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo presionando, y manteniendo pulsado, el botón izquierdo del mouse. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.

Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.

Cómo crear una nueva cita con un miembro individual del equipo:
  1. Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.

  2. Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.

  3. Haga doble clic en una hora de la rejilla de tiempo del miembro del equipo que quiere añadir como participante.

Resultado: Se abre la ventana Cita. El día y hora en que se ha hecho doble clic se inserta como inicio de la cita. El miembro del equipo se inserta en la pestaña Participantes.

5.5.2. Ajuste del inicio y finalización de la cita

Están predefinidos los siguientes valores:

  • La fecha actual está establecida como fecha de inicio y finalización de cita.

  • El siguiente intervalo completo de tiempo está establecido como la hora de inicio de la cita. El intervalo de tiempo predeterminado es de 15 minutos.

  • El finalización de la cita está establecido una hora después de su inicio.

Para establecer valores concretos para el inicio y finalización de la cita utilice los controles que hay junto a Fecha de comienzo y Fecha de finalización en la ventana Cita.

Cómo indicar el inicio y el finalización de la cita en la ventana Cita:
  1. Para establecer la fecha de inicio y finalización de la cita utilice una de las siguientes alternativas:

    • Introduzca una fecha válida en el primer campo.

    • Presione el ícono de calendario que hay a la derecha del prime campo para abrir el calendario y elegir una fecha.

  2. Para ajustar la hora de inicio y finalización de la cita utilice una de las siguientes alternativas:

    • Introduzca una hora válida en el segundo campo.

    • Seleccione la hora en la lista desplegable.

    • Si se supone que es una cita de 24 horas active la casilla Todo el día.

5.5.3. Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita

Puede definir un determinado tiempo para recibir un recordatorio de una cita. Una ventana de recordatorio le alertará de la cita cuando se alcance el finalización de dicho período.

Cómo establecer un recordatorio de cita en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Seleccione un intervalo de tiempo en la lista desplegable Recuérdame. Si no quiere que se le recuerde, seleccione sin recordatorio.

Consejo: Puede seleccionar el intervalo de tiempo predeterminado para el recordatorio en el ajuste del calendario Default time for reminder .

Tan pronto como se alcanza el intervalo de tiempo correspondiente al inicio de la cita se muestra la ventana Recordatorio. Hay varias posibilidades para responder a dicho recordatorio de cita.

Cómo responder a un recordatorio de cita:
  • Para que se le recuerde de nuevo seleccione un intervalo en la lista desplegable. Presione Recordar otra vez. Cuando se alcance el final del intervalo se le recordará de nuevo.

  • Si no quiere que se le recuerde de nuevo, presione Aceptar.

5.5.4. Creación de citas recurrentes

Una cita recurrente es una cita que se repite varias veces. Cuando se crear una cita recurrente se debe indicar lo siguiente:

  • El intervalo de tiempo para la serie de citas. Define el período entre las distintas citas individuales de la serie.

  • El rango de tiempo para la serie de citas. Esto define el inicio y el finalización de la cita recurrente.

Cómo crear una cita recurrente en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Presione el botón Series. Se abrirá la ventana Crear una nueva serie.

  3. Seleccione un intervalo de tiempo para la serie.

    • Si la cita se va a repetir cada día marque el tipo de recurrencia Diaria. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en días.

    • Si la serie se va a repetir cada mes marque el tipo de recurrencia Mensual. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en meses y el día del mes.

    • Si la cita se va a repetir semanalmente marque el tipo de recurrencia Semanal. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en semanas y el día de la semana.

    • Si la cita se va a repetir anualmente marque el tipo de recurrencia Anual. En las opciones de recurrencia defina el día del año.

  4. Defina el rango de tiempo de la cita recurrente:

    • Junto a Fecha de comienzo indique el indicio de la cita recurrente.

    • Junto a Termina indique el finalización de la cita recurrente.

  5. Presione Aceptar.

Los siguientes ejemplos muestran algunas citas recurrentes típicas:

Ejemplo 1: Una cita que tiene lugar todos los días 2
  • Una cita debería tener lugar todos los días 2. La fecha de comienzo es 22/03/2010. La cita debería tener lugar 5 veces.

  • En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:

  • Tipo de recurrencia

    Diaria

    Ajustes de recurrencia

    Cada 2 días

    Duración de la serie

    Fecha de comienzo 22/03/2010

    Duración de la serie

    Termina después 5 citas

Ejemplo 2: Una cita que tiene lugar todos los martes y viernes
  • Una cita debería tener lugar todos los martes y viernes. La fecha de comienzo es 22/03/2010.

  • En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:

  • Tipo de recurrencia

    Semanal

    Ajustes de recurrencia

    Cada 1 Semana(s) en martes, viernes

    Duración de la serie

    Fecha de comienzo 23/03/2010

     

    Termina nunca

Ejemplo 3: Una cita que tiene lugar cada dos miércoles
  • Una cita debería tener lugar cada dos miércoles. La fecha de comienzo es el 24/03/2010. La última cita es el 29/12/2010.

  • En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:

  • Tipo de recurrencia

    Semanal

    Ajustes de recurrencia

    Cada 2 Semana(s) en miércoles

    Duración de la serie

    Fecha de comienzo 24/03/2010

     

    Termina en 31/12/2010

Ejemplo 4: Una cita que tiene lugar el primer lunes del mes
  • Una cita debería tener lugar siempre el primer lunes de cada mes. La fecha de comienzo es 01/03/2010. La cita debería tener lugar 12 veces.

  • En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:

  • Tipo de periodicidad

    Mensual

    Ajustes de periodicidad

    el primer lunes de cada 1 mes

    Duración de la serie

    Fecha de comienzo 01/03/2010

     

    Termina después de 12 citas

Ejemplo 5: Una cita que tiene lugar todos los años el último viernes de noviembre
  • Una cita que debería tener lugar todos los años el último viernes de noviembre. La fecha de comienzo es 26/11/2010.

  • En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:

  • Tipo de periodicidad

    Anual

    Ajustes de periodicidad

    en última viernes en noviembre

    Duración de la serie

    Fecha de comienzo 26/11/2010

     

    Termina nunca

5.5.5. Adición de categorías

Una categoría es una palabra clave que se puede usar como criterio para estructurar citas. Hay 2 posibilidades para añadir categorías:

  • Indicar categorías relacionadas con el objeto.

  • Seleccionar categorías en una lista de categorías predefinidas.

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Managing Tags.

Cómo añadir categorías relacionadas con el objeto en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Haga doble clic a la derecha del botón Categorías.

  3. Inserte algún texto.

Consejo: Se puede encontrar un método alternativo en 8.2.3.2: Managing categories in the modules.

Nota: Las categorías orientadas a objetos tienen color blanco.

Cómo añadir categorías predefinidas en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Presione el botón Categorías. Se abrirá la ventana Categorías. La lista Nombre contiene todas las categorías predefinidas.

  3. En la lista Nombre marque los controles de las categorías a asignar a la cita. Nota: La primera categoría seleccionada indica el color con el que se mostrará la cita.

  4. Presione Aceptar.

Resultado: Las categorías se insertan en el campo.

Cómo eliminar categorías añadidas en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Presione el botón Categorías. Se abrirá la ventana Categorías.

  3. En la lista Nombre, desactive las casillas de las categorías a eliminar.

  4. Presione Aceptar.

Resultado: Las categorías se eliminan de la cita.

5.5.6. Ajuste de la vista de disponibilidad

En las vistas del calendario la disponibilidad se indica en distintos colores. Se usan los siguientes colores:

  • Reservado: azul

  • Provisional: amarillo

  • Ausente por trabajo: rojo

  • Libre: verde

Se puede encontrar más información sobre disponibilidad en 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.

La disponibilidad controla el comportamiento del software colaborativo en caso de que cree una nueva cita que se solape con una cita ya existente:

  • Para las disponibilidades Reservado, Provisional y Ausente por trabajo se muestra un mensaje de conflicto.

  • Para la disponibilidad libre no se muestra ningún mensaje de error.

Se puede encontrar más información sobre el manejo de conflictos en 5.5.11: Resolución de conflictos de citas.

Cómo ajustar la vista de disponibilidad en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Seleccione una opción de la lista desplegable Mostrar como.

5.5.7. Marcado de una cita como privada

Una cita privada es una cita que no puede ser vista por otros usuarios cuando se comparta el calendario con otros usuarios.

Puede marcar una cita como privada si se cumplen todas las condiciones siguientes:

  • Usted es el único participante, no hay más participantes o recursos en la cita.

  • La cita se crea en una carpeta de calendario personal.

Cómo marcar una cita como privada en la ventana Cita:
  • Abra la pestaña Cita.

  • Marque la casilla Cita privada.

5.5.8. Adición de participantes y recursos

Al crear una cita, usted se añade como participante automáticamente. En los ajustes del calendario puede definir si se añadirá como participante al crear una cita en una carpeta pública. Por favor, consulte : Creating public appointments. Puede ingresar más participantes y recursos (tales como salas o proyectores).

Cómo ingresar participantes y recursos a una cita en la ventana Cita:
  1. En el panel presione ingresar participante. Se abre la ventana Seleccionar participantes y recursos.

  2. La libreta de direcciones global está preseleccionada. Para seleccionar otra libreta de direcciones presione el botón Carpeta del contacto. Presione en una carpeta en la ventana Seleccionar carpeta del contacto.

  3. Si quiere ver un selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres junto al campo Buscar. Presione el botón Buscar.

  4. Seleccione uno o más usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos se marcan con íconos diferentes y se muestran en el siguiente orden: usuarios, grupos y recursos.

  5. Para ingresar la selección como participantes, presione el botón ingresar que hay junto a Participantes. Para ingresar la selección como recursos presione el botón ingresar que hay junto a Recursos.

    Nota: Existen las siguientes limitaciones:

    • Los recursos no se pueden ingresar como participantes.

    • Los grupos no se pueden ingresar como recursos.

    Nota: Los recursos en uso no se puede utilizar como recurso en otra cita si se solapa con esta.

  6. Si es necesario puede cambiar la selección de participantes o recursos:

    • Seleccione elementos individuales en los campos Participantes o Recursos.

    • Presione el botón Borrar que hay junto a Participantes o Recursos.

  7. Para validar la selección presione Aceptar. Si no quiere validar la selección presione Cancelar.

Cuando se añaden participantes y recursos, podría tener sentido comprobar su disponibilidad.

5.5.8.1. Comprobación de disponibilidad

Esta función muestra qué participante o recurso ya está reservado en un día concreto. El estado de disponibilidad se muestra con barras coloreadas.

Los colores corresponden a los usados para mostrar la disponibilidad. Por favor, lea 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.

Cómo comprobar la disponibilidad de participantes y recursos en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Disponibilidad.

  2. Elija la fecha y rango de horas que quiere comprobar.

  3. Presione el botón Comprobar. Las barras coloreadas junto a un participante o recurso indican que el participante o recurso está reservado para ese rango de horas.

  4. Si es necesario puede comprobar otro día seleccionándolo con las flechas de navegación que hay junto a la fecha y después presionando en el botón Comprobar de nuevo.

  5. Si encuentra una fecha y hora adecuadas para todos los participantes y recursos puede utilizar las fechas del rango de tiempo comprobado para su cita. Para ello presione el botón Usar para cita.

Consejo: Antes de crear la cita puede comprobar la disponibilidad de los participantes en la vista de equipo. Puede encontrar más información en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.

5.5.8.2. Adición de participantes externos sin entrada en una libreta de direcciones

Puede ingresar participantes externos que no forman parte de la libreta de direcciones. Para ello necesita las direcciones de e-mail de dichos participantes externos.

Cómo ingresar participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones:
  1. En la ventana Cita presione en ingresar participante externo.

  2. En la ventana Direcciones externas introduzca un nombre y una dirección de e-mail válida.

  3. Presione ingresar.

  4. Para ingresar más participantes repita los pasos 2 y 3. Para finalizar el proceso presione Aceptar.

Resultado: Los participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones se insertan como participantes.

Se puede encontrar más información sobre citas con participantes externos en 5.7: Citas con participantes externos.

5.5.8.3. Notificar a los participantes por e-mail

Los participantes que ingrese a una cita recibirán una notificación de cita que les ofrece la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Se puede encontrar más información en 5.6.1: Aceptación de cita.

Los participantes externos no reciben una notificación de cita. Para notificar a participantes externos de una cita puede notificar a todos los participantes por e-mail.

Cómo notificar a todos los participantes por e-mail en la ventana Cita:
  1. Seleccione la pestaña Cita.

  2. Marque la casilla Notificar a todos los participantes por e-mail.

5.5.9. Adición de adjuntos

Cómo ingresar adjuntos en la ventana Cita:
  1. En el panel presione ingresar adjuntos. Se abrirá la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos.

  2. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos presione Examinar. Seleccione el archivo a ingresar como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de archivo.

  3. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos presione ingresar. El archivo se inserta en la lista.

  4. Para ingresar más adjuntos repita los pasos 3 y 4.

  5. Para eliminar un adjunto selecciónelo en la lista. Después presione Borrar.

  6. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos presione Aceptar.

Resultado: El adjunto se añade a la cita.

5.5.10. Creación de citas desde adjuntos iCal

Se puede crear una cita a partir de adjunto iCal contenido en un e-mail. Un adjunto iCal puede identificarse gracias a su extensión ics.

Cómo crear una cita a partir de una adjunto iCal de un e-mail:
  1. Abra el e-mail en las vistas División Hor. o División Vert.

  2. Presione con el botón derecho en el archivo .ics de la parte inferior de la ventana de vista general.

  3. Seleccione Importar iCal en el menú contextual.

Resultado: La ventana de diálogo Cita se abre.

5.5.11. Resolución de conflictos de citas

Un conflicto de citas ocurre si se producen las siguientes condiciones:

  • La disponibilidad de una cita existente no está marcada como Libre.

  • Usted crea una nueva cita y no establece su disponibilidad como Libre. La nueva cita se solapa con otra cita ya existente.

Tan pronto como presione el ícono Guardar en el panel de la ventana Cita se abre la ventana Conflictos detectados, que muestra conflictos entre citas existentes y la nueva cita. Hay que tomar una decisión ante el mensaje de conflicto.

Cómo reaccionar ante un mensaje de conflicto:
  • Si quiere resolver el conflicto cambiando la fecha de la cita presione en Cancelar. Cambie la fecha de la cita.

  • Si quiere crear la nueva cita a pesar del conflicto presione Ignorar.