Benutzeranleitung

Inhaltsverzeichnis

1 Über diese Dokumentation
1.1 Zielgruppen, Inhalte
1.2 Gestaltungsmittel
1.3 Fachbegriffe
2 Einstieg in die Groupware
2.1 Beschreibung der Groupware
2.2 Systemanforderungen
2.3 Hinweise zur Bedienung
2.4 Anmelden, Abmelden
3 Erste Schritte
3.1 Allgemeine Beschreibung der Benutzeroberfläche
3.1.1 Die Menüleiste
3.1.2 Der App Launcher
3.1.3 Die Suchleiste
3.1.4 Die Werkzeugleiste
3.1.5 Der Ordnerbaum
3.1.6 Der Anzeigebereich
3.1.7 Das Popup
3.1.8 Der Infobereich
3.1.9 Das Bearbeitungsfenster
3.2 Tastaturbedienung
3.2.1 Tasten und Tastenkombinationen
3.2.2 Benutzeroberfläche bedienen mit der Tastatur
3.2.3 Anwendungsbeispiele
3.3 Grundeinstellungen anpassen
3.4 Persönliche Kontaktdaten ändern
3.5 Passwort ändern
3.6 Benachrichtigungen erhalten
3.7 Clients und Apps manuell installieren
3.8 Clients und Apps mit Hilfe des Assistenten einrichten
4 Portal
4.1 Die Portal Bestandteile
4.1.1 Angemeldet als
4.1.2 Schaltfläche Diese Seite personalisieren
4.1.3 Schaltfläche Widget hinzufügen
4.1.4 Widget Termine
4.1.5 Widget Posteingang
4.1.6 Widget Aufgaben
4.1.7 Widget Kürzlich geänderte Dateien
4.1.8 Widget Benutzerdaten
4.1.9 Widget Speicherplatz
4.1.10 Widgets mit Nachrichten
4.1.11 Widgets mit Neuigkeiten aus Ihren sozialen Netzwerken
4.1.12 Widgets mit Informationen über Drive Apps
4.2 Das Portal anpassen
4.2.1 Reihenfolge der Widgets ändern
4.2.2 Portal-Widget entfernen
4.2.3 Portal-Widget hinzufügen
4.2.4 Portal-Widget für Soziale Netzwerke hinzufügen
4.2.5 Portal-Widget-Einstellungen ändern
5 E-Mail
5.1 Die E-Mail-Bestandteile
5.1.1 Die E-Mail-Suchleiste
5.1.2 Die E-Mail-Werkzeugleiste
5.1.3 Der E-Mail-Ordnerbaum
5.1.4 Die E-Mail-Kategorienleiste
5.1.5 Der E-Mail-Anzeigebereich
5.1.6 Die E-Mail-Liste
5.1.7 Die E-Mail-Detailansicht
5.1.8 Das E-Mail-Popup
5.1.9 Das E-Mail-Bearbeitungsfenster
5.2 E-Mails anzeigen
5.3 E-Mail-Anhang ansehen oder speichern
5.4 E-Mails senden
5.4.1 Neue E-Mail senden
5.4.2 Kontakte aus einer Liste wählen
5.4.3 Absenderadresse wählen
5.4.4 Kopien CC und BCC senden
5.4.5 Anhänge hinzufügen
5.4.6 Anhänge als Link senden
5.4.7 Signaturen verwenden
5.4.8 E-Mail beantworten
5.4.9 E-Mails weiterleiten
5.4.10 E-Mails automatisch weiterleiten lassen
5.4.11 Abwesenheitsbenachrichtigung automatisch senden
5.5 E-Mail-Ordner hinzufügen
5.6 E-Mails organisieren
5.6.1 Mit Kategorien arbeiten
5.6.2 E-Mails verschieben
5.6.3 E-Mails kopieren
5.6.4 E-Mails als gelesen oder ungelesen markieren
5.6.5 Adressen sammeln
5.6.6 E-Mails kennzeichnen
5.6.7 Quelltext anzeigen
5.6.8 Mit E-Mail-Entwürfen arbeiten
5.6.9 E-Mail Erinnerung anlegen
5.6.10 E-Mail zum Portal hinzufügen
5.6.11 E-Mails speichern
5.6.12 E-Mails importieren
5.6.13 E-Mails drucken
5.6.14 E-Mails archivieren
5.6.15 E-Mails löschen
5.6.16 E-Mail-Ordner aufräumen
5.6.17 Unified Mail verwenden
5.7 E-Mail-Filter verwenden
5.7.1 Neue Regel erstellen
5.7.2 Neue Regel erstellen beim Verschieben
5.7.3 Eine Regel ändern
5.7.4 Anwendungsbeispiele für E-Mail-Filter
5.8 E-Mails suchen
5.9 E-Mails im Team
5.9.1 E-Mails teilen
5.9.2 E-Mail-Ordner abonnieren
5.9.3 Alle Empfänger einer E-Mail zu einem Termin einladen
5.9.4 Alle Empfänger einer E-Mail als Verteilerliste speichern
5.10 E-Mail-Accounts hinzufügen
5.11 E-Mail-Einstellungen
5.11.1 Einstellungen zum Empfangen von E-Mails
5.11.2 Einstellungen zum Verfassen von E-Mails
6 Adressbuch
6.1 Die Adressbuch-Bestandteile
6.1.1 Die Adressbuch-Suchleiste
6.1.2 Die Adressbuch-Werkzeugleiste
6.1.3 Der Adressbuch-Ordnerbaum
6.1.4 Die Adressbuch-Navigationsleiste
6.1.5 Der Adressbuch-Anzeigebereich
6.1.6 Die Adressbuch-Liste
6.1.7 Die Adressbuch-Detailansicht
6.1.8 Das Kontaktbearbeitungsfenster
6.2 Kontakte anzeigen
6.3 Kontaktanhang ansehen oder speichern
6.4 Die Halo View
6.5 Kontakte hinzufügen
6.5.1 Neuen Kontakt anlegen
6.5.2 Kontakt aus vCard hinzufügen
6.5.3 Anhänge hinzufügen
6.6 Verteilerliste anlegen
6.7 Adressbuch hinzufügen
6.7.1 Persönliches Adressbuch hinzufügen
6.7.2 Externe Adressbücher abonnieren
6.7.3 Adressbuch aus Datei importieren
6.8 Kontakte organisieren
6.8.1 E-Mail aus Adressbuch senden
6.8.2 Kontakte zu einem Termin einladen
6.8.3 Kontakte bearbeiten
6.8.4 Kontakte verschieben
6.8.5 Kontakte kopieren
6.8.6 Kontakte exportieren
6.8.7 Kontakte als vCard senden
6.8.8 Kontakte als Xing-Kontakt hinzufügen
6.8.9 Kontakte zu Xing einladen
6.8.10 Kontakte drucken
6.8.11 Kontakte löschen
6.9 Kontakte suchen
6.10 Kontakte im Team
6.11 Kontakte mit anderen Anwendungen austauschen
6.12 Adressbuch-Einstellungen
7 Kalender
7.1 Die Kalender-Bestandteile
7.1.1 Die Kalender-Suchleiste
7.1.2 Die Kalender-Werkzeugleiste
7.1.3 Der Minikalender
7.1.4 Der Kalender-Ordnerbaum
7.1.5 Der Kalender-Anzeigebereich
7.1.6 Kalenderansicht Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat, Jahr
7.1.7 Der Datumswähler
7.1.8 Das Kalender-Popup
7.1.9 Die Kalender-Liste
7.1.10 Die Kalender-Detailansicht
7.1.11 Die Planungsansicht
7.1.12 Das Terminbearbeitungsfenster
7.2 Termine anzeigen
7.2.1 Termine in einer Kalenderansicht anzeigen
7.2.2 Mehrere Zeitzonen anzeigen
7.2.3 Termine in der Listenansicht anzeigen
7.2.4 Wie werden Termine dargestellt?
7.3 Terminanhang ansehen oder speichern
7.4 Termine anlegen
7.4.1 Neuen Termin anlegen
7.4.2 Datumswähler verwenden
7.4.3 Serientermin anlegen
7.4.4 Termindarstellung festlegen
7.4.5 Terminerinnerung verwenden
7.4.6 Teilnehmer oder Ressourcen zu einem Termin hinzufügen
7.4.7 Anhänge hinzufügen
7.4.8 Planungsansicht verwenden
7.4.9 Folgetermin anlegen
7.4.10 Termin aus iCal-Anhang anlegen
7.4.11 Terminkonflikte lösen
7.5 Termineinladung beantworten
7.6 Kalender hinzufügen
7.6.1 Persönlichen Kalender hinzufügen
7.6.2 Öffentliche Kalender abonnieren
7.6.3 Google Kalender abonnieren
7.6.4 iCal Kalender abonnieren
7.6.5 Kalender aus Datei importieren
7.7 Termine verwalten
7.7.1 Termine bearbeiten
7.7.2 Termine mit Drag&Drop bearbeiten
7.7.3 Terminbestätigung oder Status ändern
7.7.4 Zeitzonen-Favoriten verwalten
7.7.5 Kalenderfarben verwenden
7.7.6 Termine in einen anderen Kalender verschieben
7.7.7 Termine exportieren
7.7.8 Termine drucken
7.7.9 Termine löschen
7.8 Termine suchen
7.9 Termine im Team
7.9.1 Termine teilen
7.9.2 E-Mail an Teilnehmer senden
7.9.3 Teilnehmer zu neuem Termin einladen
7.9.4 Verteilerliste aus Teilnehmern anlegen
7.10 Gruppen verwalten
7.11 Ressourcen verwalten
7.12 Termine mit anderen Anwendungen austauschen
7.13 Kalender-Einstellungen
8 Aufgaben
8.1 Die Aufgaben-Bestandteile
8.1.1 Die Aufgaben-Suchleiste
8.1.2 Die Aufgaben-Werkzeugleiste
8.1.3 Der Aufgaben-Ordnerbaum
8.1.4 Der Aufgaben-Anzeigebereich
8.1.5 Die Aufgaben-Liste
8.1.6 Die Aufgaben-Detailansicht
8.1.7 Das Aufgabenbearbeitungsfenster
8.2 Aufgaben anzeigen
8.3 Aufgabenanhang ansehen oder speichern
8.4 Aufgaben anlegen
8.4.1 Neue Aufgabe anlegen
8.4.2 Serienaufgabe anlegen
8.4.3 Teilnehmer zu einer Aufgabe hinzufügen
8.4.4 Anhänge hinzufügen
8.5 Aufgabeneinladung beantworten
8.6 Aufgabenordner hinzufügen
8.6.1 Persönlichen Aufgabenordner hinzufügen
8.6.2 Aufgaben aus Datei importieren
8.7 Aufgaben verwalten
8.7.1 Aufgaben bearbeiten
8.7.2 Aufgaben als erledigt kennzeichnen
8.7.3 Fälligkeit einer Aufgabe ändern
8.7.4 Aufgaben in einen anderen Ordner verschieben
8.7.5 Aufgaben exportieren
8.7.6 Aufgabenbestätigung ändern
8.7.7 Aufgaben drucken
8.7.8 Aufgaben löschen
8.8 Aufgaben suchen
8.9 Aufgaben im Team
8.9.1 Aufgaben teilen
8.9.2 Aufgaben delegieren
8.10 Aufgaben mit anderen Anwendungen austauschen
8.11 Aufgaben-Einstellungen
9 Drive
9.1 Die Drive-Bestandteile
9.1.1 Die Drive-Suchleiste
9.1.2 Der Drive-Ordnerbaum
9.1.3 Die Drive-Werkzeugleiste
9.1.4 Die Drive-Navigationsleiste
9.1.5 Der Drive-Anzeigebereich
9.1.6 Die Datei-Details
9.1.7 Der Viewer
9.2 Dateien und Ordner anzeigen
9.2.1 Inhalte von Dateien anzeigen
9.2.2 E-Mail-Anhänge anzeigen
9.2.3 Präsentationen vorführen
9.3 Dateien oder Ordnerinhalte herunterladen
9.4 Dateien oder Ordner anlegen
9.5 Textdateien anlegen oder bearbeiten
9.6 Dateien und Ordner organisieren
9.6.1 Dateien als E-Mail-Anhang senden
9.6.2 Dateinamen bearbeiten
9.6.3 Beschreibung erstellen oder bearbeiten
9.6.4 Dateien oder Ordner verschieben
9.6.5 Dateien kopieren
9.6.6 Datei als PDF speichern
9.6.7 Datei zum Portal hinzufügen
9.6.8 Dateien oder Ordner zu Favoriten hinzufügen
9.6.9 Dateien oder Ordner löschen
9.6.10 Dateien sperren oder entsperren
9.6.11 Mit Versionen arbeiten
9.7 Dateien suchen
9.8 Mit WebDAV auf Dateien zugreifen
9.8.1 WebDAV einrichten in Linux
9.8.2 WebDAV einrichten in Windows 7
9.9 Speicherkonten hinzufügen
9.10 Dateien im Team
9.11 Drive-Einstellungen
10 Datenorganisation, Freigaben, Sicherheit
10.1 Ordner
10.1.1 Ordnerarten
10.1.2 Wozu dienen Berechtigungen?
10.1.3 Navigieren in der Ordnerstruktur
10.1.4 Ordner verstecken
10.1.5 Ordner zu Favoriten hinzufügen
10.1.6 Ordner umbenennen
10.1.7 Ordner verschieben
10.1.8 Ordner löschen
10.2 Freigaben
10.2.1 Freigabe durch öffentlichen Link
10.2.2 Zu einer Freigabe einladen
10.2.3 Freigaben bearbeiten
10.2.4 Einladung erneut senden
10.2.5 Freigaben entfernen
10.2.6 Freigaben in der App Drive anzeigen oder bearbeiten
10.2.7 Auf Freigaben anderer Benutzer zugreifen
10.2.8 Welche Berechtigungen können verwendet werden?
10.2.9 Anwendungsbeispiele für Berechtigungen
10.3 Accounts
10.3.1 Den primären E-Mail-Account bearbeiten
10.3.2 Account bearbeiten
10.3.3 Account entfernen
10.4 Abonnements verwalten
10.4.1 Abonnierte Daten aktualisieren
10.4.2 Abonnierte Ordner verwalten
10.5 Sicherheit
10.5.1 Automatisch abmelden
10.5.2 Extern verlinkte Bilder in E-Mails
10.5.3 Authentizität von E-Mails anzeigen
10.5.4 Sessions anzeigen oder schließen
11 Datenaustausch
11.1 Daten importieren
11.1.1 Termine und Aufgaben im iCal-Format importieren
11.1.2 Kontakte im vCard-Format importieren
11.1.3 Kontakte im CSV-Format importieren
11.2 Alle Daten eines Ordners exportieren
12 Datenverschlüsselung
12.1 Die Guard Einrichtung
12.2 E-Mail-Kommunikation verschlüsseln
12.2.1 Verschlüsselte E-Mails lesen
12.2.2 Verschlüsselte E-Mails senden
12.2.3 Wie lesen externe Empfänger eine verschlüsselte E-Mail?
12.3 Dateien verschlüsseln
12.3.1 Dateien verschlüsseln
12.3.2 Neue verschlüsselte Datei anlegen
12.3.3 Verschlüsselte Datei öffnen
12.3.4 Verschlüsselte Datei herunterladen
12.3.5 Datei entschlüsseln
12.4 Office-Dokumente verschlüsseln
12.4.1 Neues verschlüsseltes Dokument anlegen
12.4.2 Geöffnetes Dokument verschlüsselt speichern
12.4.3 Verschlüsseltes Dokument öffnen
12.5 Von Guard abmelden
12.6 Guard-Einstellungen
12.6.1 Passwort-Management
12.6.2 Eigene Schlüssel verwalten
12.6.3 Öffentliche Schlüssel verwalten
13 Fragen und Antworten
Häufig gestellte Fragen
13.1 Allgemeine Fragen
F: Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?
F: Wie kann ich mein Passwort ändern?
F: Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?
F: Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?
13.2 Fragen zu E-Mail und Kontakten
F: Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?
F: Wozu verwende ich die Eingabefelder CC und BCC ?
F: Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?
F: Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?
F: Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?
F: Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail-Konten?
13.3 Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen
F: Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?
F: Wie kann ich den Betreff meiner Termine oder Aufgaben in freigegebenen Ordnern unsichtbar machen?
F: Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?
F: Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?
F: Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine oder Serienaufgaben?
F: Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?
13.4 Fragen zu Datenorganisation und Teamwork
F: Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
Stichwortverzeichnis