Primi passi con il groupware

2.1. Definizione di groupware

Scoprire quali applicazioni costituiscono il groupware. Ottenere un primo contatto con le attività che possono essere compiute con le applicazioni.

Portale

Il centro informazioni per gli appuntamenti pianificati, i nuovi messaggi di posta o i messaggi da piattaforme di messaggistica.

  • Ottenere un riepilogo degli appuntamenti correnti e dei nuovi messaggi di posta. Avviare l'applicazione Calendario o Posta elettronica facendo clic su un appuntamento o su un messaggio di posta.

  • Leggere i messaggi correnti dalle proprie fonti di messaggi preferite.

  • Seguire le notizie dalle proprie reti sociali.

  • Avviare applicazioni come Posta elettronica, Rubrica o Calendario con un clic del mouse.

Per saperne di più.

Posta elettronica

Inviare, ricevere e organizzare i propri messaggi di posta.

  • Utilizzare account di posta esterni, oltre all'account di posta interno, che sono stati registrati con altri fornitori.

  • Trovare messaggi di posta con l'aiuto di numerosi criteri di ricerca. Seguire le conversazioni di posta.

  • Utilizzare le cartelle di posta per organizzare i propri messaggi. Collaborare con la propria squadra condividendo le cartelle di posta selezionate.

  • Utilizzare le altre applicazioni creando un nuovo contatto da un indirizzo di posta o creando un nuovo appuntamento da un allegato iCal.

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Rubrica

Organizzare e gestire i contatti privati e di lavoro.

  • Utilizzare la rubrica globale per comunicare con i partecipanti interni. Creare rubriche personali per riepilogare i propri contatti.

  • Utilizzare le rubriche per organizzare i propri contatti. Collaborare con la propria squadra condividendo le rubriche selezionate.

  • Utilizzare i contatti delle proprie reti sociali. Ciò consente di utilizzare il groupware come un punto di raccolta centralizzato dei propri contatti.

  • Lavorare con collaboratori esterni inviando i dati di contatto in formato vCard o condividendo le rubriche.

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Calendario

Riepilogare gli appuntamenti privati e di lavoro.

  • Utilizzare gli appuntamenti singoli o ricorrenti per pianificare riunioni e attività.

  • Utilizzare le cartelle di calendario per organizzare gli appuntamenti. Specificare i membri della squadra che possono accedere ai calendari selezionati.

  • Utilizzare le funzioni della vista di squadra per trovare finestre di tempo libero e per verificare la disponibilità di risorse come stanze e dispositivi.

  • Quando si pianificano appuntamenti con partecipanti esterni, le funzioni iCal assicurano una gestione automatizzata degli inviti.

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Attività

Pianificare e organizzare i propri impegni.

  • Utilizzare la data di scadenza per organizzare le proprie attività. Utilizzare il promemoria per le attività scadute.

  • Gestire la propria squadra delegando ad altri le attività selezionate.

  • Utilizzare le cartelle di attività per organizzare le proprie attività. Specificare i membri della squadra che possono accedere alle attività selezionate.

  • Utilizzare le attività ricorrenti per tenere traccia degli impegni che si ripetono.

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File

Utilizzare il deposito file per gestire le informazioni in maniera centralizzata o per condividere le informazioni con gli altri.

  • Salvare qualsiasi file, nota o collegamento Internet. Fornire alla propria squadra l'accesso in lettura o scrittura alle cartelle di documenti selezionate.

  • Creare e modificare file di testo semplice.

  • Inviare singoli file come allegati di posta o collegamenti.

  • Fornire informazioni ai collaboratori esterni condividendo cartelle di documenti.

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Cartelle e permessi

Le cartelle e i relativi permessi giocano un ruolo importante nello scambio di informazioni con gli altri utenti. Ogni oggetto del groupware viene salvato in una cartella specifica. L'albero delle cartelle aiuta a gestire le cartelle e i permessi.

  • Utilizzare le cartelle personali per ordinare i propri messaggi di posta, contatti, appuntamenti, attività ed elementi del deposito informazioni.

  • Aiutare la propria squadra condividendo alcune cartelle con accessi in lettura o scrittura.

  • Trarre beneficio per il proprio lavoro dalle informazioni altrui utilizzando gli oggetti nelle cartelle pubbliche o condivise.

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