Organizzazione dei dati, oggetti condivisi, sicurezza

Condivisione

10.2.2. Invitare a un elemento condiviso

Per condividere i dati con determinate persone con accesso in lettura o modifica, è possibile invitare utenti interni o collaboratori esterni a un elemento condiviso. Gli utenti riceveranno un invito tramite posta elettronica. Se un collaboratore esterno accede alla condivisione, il collaboratore effettuerà automaticamente l'accesso come ospite.

Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • È possibile condividere i messaggi con utenti interni con accesso in lettura.

  • È possibile condividere rubriche, calendari e attività con gli utenti interni con accesso in lettura o modifica, con i collaboratori esterni solo con accesso in lettura.

  • È possibile condividere cartelle e file con utenti interni e collaboratori esterni con accesso in lettura o modifica.

Quando si condividono elementi, agli utenti interni o ai collaboratori esterni sono accordati determinati permessi sui dati condivisi.

Notare ciò che segue:

  • Non è possibile condividere la propria cartella personale Posta in arrivo. Per accordare agli altri utenti l'accesso ai propri messaggi di posta elettronica, condividere una cartella di posta che sia posizionata sotto la cartella Posta in arrivo. Gli altri utenti devono quindi sottoscrivere questa cartella di posta.

  • Si dispone dei permessi esclusivi di amministratore per la propria cartelle di rubriche, calendari e attività. Non è possibile accordare permessi di amministratore per queste cartelle agli altri utenti.

Le seguenti informazioni possono essere applicate anche alle rubriche e ai calendari.

Come invitare utenti interni o collaboratori esterni a una condivisione:

  1. Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata condividere i dati.

    Selezionare una cartella nell'albero delle cartelle.

    Nota: selezionare una cartella per la quale si hanno i permessi per condividere. In base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.

    Nell'applicazione File, è possibile anche selezionare una cartella o un file nell'area di visualizzazione.

  2. Fare clic sull'icona Azioniaccanto al nome della cartella. Fare clic su Permessi / Invita persone.

    Nell'applicazione File, è possibile anche utilizzare uno dei seguenti metodi:

    • Fare clic sull'icona Condividinella barra degli strumenti. Fare clic su Crea collegamento di condivisione.

    • Selezionare Crea collegamento di condivisione dal menu contestuale.

    Si apre la finestra per regolare i permessi.

  3. Digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica in Aggiungi persone. Suggerimenti:

    • mentre si digitano i destinatari, saranno visualizzati suggerimenti corrispondenti. Per accettare un suggerimento, fare clic su di esso.

    • Per selezionare i contatti da un elenco, fare clic sull'icona Rubricaa destra del campo di inserimento.

    La selezione sarà aggiunta all'elenco come utente interno, gruppo o ospite. I permessi preimpostati saranno accordati.

    Se richiesto, digitare un messaggio.

  4. Per modificare i permessi, sono disponibili le seguenti opzioni.

    • Per modificare il ruolo di un utente, fare clic su Ruolo attuale. Selezionare una voce dal menu.

    • Per cambiare i dettagli dei permessi, fare clic su Permessi di accesso dettagliati. Selezionare un permesso dal menu.

    • Per rimuovere un permesso, fare clic sull'icona Azioni accanto al nome. Fare clic su Revoca accesso.

  5. Se non si desidera che le notifiche tramite posta degli elementi condivisi siano inviate, disabilitare Invia notifiche.

    Nota: la casella di selezione non può essere abilitata quando si invitano collaboratori esterni a un elemento condiviso.

  6. Se si condivide una cartella nell'applicazione File, è possibile trasferire i permessi della cartella a tutte le sottocartelle esistenti o di nuova creazione di questa cartella. Per fare ciò, abilitare Applica a tutte le sottocartelle.

  7. Fare clic su Salva.

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