Dokumente, die auf dem Groupware Server gespeichert sind, können Sie mit anderen Benutzern oder mit externen Partnern in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Dazu müssen diese Dokumente in einem öffentlichen oder freigegebenen Ordner gespeichert sein. Die Benutzer oder die externen Partner benötigen Schreibrechte in diesem Ordner. Es gelten die folgenden Regeln:
Derjenige, der ein Dokument anlegt oder zuerst öffnet, hat zunächst die Bearbeitungsrechte an dem Dokument. Er heißt aktueller Bearbeiter. Alle Anderen, die das Dokument später öffnen, haben Leserechte. Sie heißen Betrachter.
Die Betrachter sehen alle Änderungen, die der aktuelle Bearbeiter an dem Dokument vornimmt.
Ein Betrachter kann aktueller Bearbeiter werden, indem er das Bearbeitungsrecht anfordert. Sobald der vorherige Bearbeiter seine Änderungen abgeschlossen hat, überträgt der Server das Bearbeitungsrecht an den neuen aktuellen Bearbeiter.
Sobald der aktuelle Bearbeiter das Dokument schließt, legt der Server eine neue Version des Dokuments an.
So bearbeiten Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen:
Legen Sie ein neues Dokument an, oder öffnen Sie ein vorhandenes Dokument.
Stellen Sie sicher, dass diejenigen, mit denen Sie das Dokument gemeinsam bearbeiten möchten, die erforderlichen Berechtigungen zum Bearbeiten des Dokuments besitzen. Informationen und Anleitungen finden Sie in der Groupware Benutzeranleitung, Thema Datenorganisation > Berechtigungen.
Informieren Sie Andere darüber, dass Sie das Dokument jetzt gemeinsam bearbeiten möchten. Die Betroffenen müssen das Dokument öffnen. Nach dem Öffnen des Dokuments wird angezeigt, wer das Dokument gerade bearbeitet.
Alle Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, werden für Andere sichtbar.
Jeder Benutzer sieht die Schreibmarken der Anderen. Die Schreibmarken werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Um den Namen zu sehen, zeigen Sie mit der Maus auf eine der Schreibmarken.
Tipp: Um eine Liste derjenigen anzuzeigen, die das Dokument geöffnet haben, aktivieren Sie in der Office Menüleiste in
das Kontrollfeld . Der aktuelle Bearbeiter wird in der Liste ganz oben angezeigt.Wer das Dokument bearbeiten möchte, klickt in der Werkzeugleiste auf
.Zum Beenden klickt der aktuelle Bearbeiter in der Office-Menüleiste rechts auf das Symbol
.Übergeordnetes Thema: Zusammenarbeit