Groupware sunucusuna kaydedilen belgeleri gerçek zamanlı olarak diğer kullanıcılarla ve harici ortaklarla birlikte düzenleyebilirsiniz. Bunun için belgelerin ortak veya paylaşılan bir klasöre kaydedilmeleri gerekir. Kullanıcıların veya harici ortakların bu klasörde yazma izinlerine sahip olmaları gerekir. Aşağıdaki kurallar geçerlidir:
Belgeyi oluşturan veya ilk açan kişi, o belge için düzenleme izinlerine sahip olur. Bu kişiye geçerli editör denir. Belgeyi daha sonra açan herkes okuma izinlerine sahip olur. Bu kişilere görüntüleyici denir.
Görüntüleyiciler geçerli editörün yaptığı tüm değişiklikleri görebilir.
Bir görüntüleyici, düzenleme izni isteyerek geçerli editör haline gelebilir. Önceki editör değişikliklerini tamamladıktan sonra sunucu, düzenleme izinlerini yeni geçerli editöre aktarır.
Geçerli editör belgeyi kapattığında sunucuda belgenin yeni bir sürümü oluşturulur.
Bir belgeyi diğer kullanıcılarla birlikte düzenleme:
Yeni bir belge oluşturun veya var olan bir belgeyi açın.
Belgeyi düzenlemek istediğiniz kullanıcıların belgeyi düzenleme izinlerine sahip olduğundan emin olun. Daha kapsamlı bilgi ve yönergeleri Groupware kullanım kılavuzundaki Verileri Yönetme > İzinler bölümünde bulabilirsiniz.
Belgeyi birlikte düzenlemek istediğinizi diğer kişilere bildirin. İlgili kişilerin belgeyi açmaları gerekir. Kullanıcılar belgeyi açtıktan sonra şu anda belgeyi kimin düzenlemekte olduğunu görebilirler.
Belge üzerinde yapılan tüm değişiklikleri diğer kullanıcılar da görebilir.
Her kullanıcı diğer kullanıcıların imleçlerini görebilir. İmleçler farklı renklerle vurgulanır. İmleçlerin üzerine giderek kullanıcı adlarını görebilirsiniz.
İpucu: Belgeyi açan kişilerin listesini görmek için Office menüsünden
'e tıklayıp onay kutusunu işaretleyin. Geçerli editör listenin başında görüntülenir.Belgeyi düzenlemek isteyen kişilerin araç çubuğundaki
'ye tıklamaları gerekir.Geçerli editörün, düzenlemeyi bitirmek için Office menü çubuğunun sağ tarafındaki
simgesine tıklaması gerekir.Ana başlık:Birlikte çalışma