Pour partager des données avec certaines personnes en lecture ou en écriture, vous pouvez inviter des utilisateurs internes ou des partenaires externes à consulter un élément partagé. Les utilisateurs reçoivent une invitation par courriel. Si un partenaire externe accède au partage, il sera automatiquement connecté en tant qu'utilisateur invité.
Les options suivantes sont disponibles :
Vous pouvez partager des courriels avec des utilisateurs internes en lecture seule.
Vous pouvez partager des carnets d'adresses et des tâches avec des utilisateurs internes en lecture ou en écriture, avec des partenaires externes en lecture seule.
Vous pouvez partager des agendas avec des utilisateurs internes et des partenaires externes, en lecture ou en écriture.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez partager des dossiers et fichiers avec des utilisateurs internes et des partenaires externes, en lecture ou en écriture. Si vous partagez un dossier, vous pouvez définir si ses sous-dossiers doivent également être partagés ou non.
Dans toutes les applications, à l'exception de Courriel, vous pouvez également créer un lien public et le transmettre à d'autres personnes.
Lorsque vous partagez des éléments, les utilisateurs internes et partenaires externes se voient accorder certains droits d'accès sur les données partagées.
Quelques remarques :
Pour pouvoir partager des données, vous devez disposer des droits d'administration sur le dossier correspondant.
Vous ne pouvez pas partager votre dossier Boîte de réception personnel. Pour pouvoir autoriser d'autres utilisateurs à accéder à vos courriels, partagez un dossier de courrier électronique situé sous votre dossier Boîte de réception. Les autres utilisateurs devront alors s'abonner à ce dossier de courriels.
Vous avez les droits d'administration exclusifs sur vos dossiers personnels de carnet d'adresses, d'agenda et de tâches. Vous ne pouvez pas accorder de droits d'administration sur ces dossiers à d'autres utilisateurs.
Les dossiers partagés sont identifiés par l'icônePartage dans toutes les applications, à l'exception de l'application Fichiers. Dans l'application Fichiers, les objets partagés sont affichés sous le dossier Mes partages.
Pour partager des données avec des utilisateurs internes ou des partenaires externes :
Choisissez l'application à utiliser pour partager les données. Dans la vue des dossiers, sélectionnez un dossier.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez également sélectionner un dossier ou un fichier dans la zone d'affichage.
Remarque : suivant l'application, certains dossiers ne peuvent pas être partagés.
Cliquez sur l'icône Actions à côté du nom du dossier. Cliquez sur Partage / Droits. Cliquez sur Droits dans l'application Courriel.
Dans l'application Fichiers, vous pouvez également cliquer sur Partager dans la barre d'outils ou utiliser le menu contextuel dans la zone d'affichage.
La fenêtre de réglage des droits s'ouvre alors.
Dans la section Qui peut accéder à ce dossier ?, vous pouvez définir à qui vous accordez l'accès aux données :
Si vous souhaitez partager les données exclusivement avec une liste de personnes spécifiques, choisissez Uniquement les personnes invitées.
Si vous souhaitez partager les données non seulement avec certaines personnes spécifiques, mais également avec toute personne disposant du lien vers les données, choisissez Toute personne disposant du lien et personnes invitées.
Pour inviter les personnes souhaitées, saisissez un nom ou une adresse électronique dans le champ Inviter des personnes.
Pour définir l'accès d'une personne donnée, choisissez un rôle d'utilisateur dans Inviter en tant que.
Pour adapter le rôle d'utilisateur d'une personne ajoutée, cliquez sur le rôle d'utilisateur accordé figurant à côté de la personne ou sur Détails.
Pour supprimer un droit d'un utilisateur, cliquez sur l'icône Actions à côté de son nom. Cliquez sur Supprimer.
Si vous invitez des personnes, le champ de saisie Message d'invitation (facultatif) est affiché. Si nécessaire, saisissez un message.
Si vous avez sélectionné l'option Toute personne disposant du lien et personnes invitées, vous pouvez transmettre le lien de partage en cliquant sur Copier le lien à côté de celui-ci.
Pour adapter les réglages, cliquez sur l'icône Options de partage dans la barre de titre. Les réglages suivants sont disponibles :
Options relatives au lien :
Pour définir une limite dans le temps pour l'accès aux données partagées, choisissez un intervalle de temps dans Expiration.
Pour protéger l'accès à l'aide d'un mot de passe, saisissez un mot de passe dans Mot de passe (facultatif). Si vous envoyez le lien public par courriel, celui-ci contiendra le mot de passe.
Si un lien doit également inclure l'ensemble des sous-dossiers, activez l'option Partager avec les sous-dossiers.
Options relatives à l'invitation
Pour envoyer automatiquement un message aux personnes que vous invitez à consulter un objet partagé, activez l'option Envoyer une notification par courriel.
Pour appliquer également aux sous-dossiers toutes les modifications apportées à un partage, activez l'option Appliquer à tous les sous-dossiers.
Actions subordonnées :
Voir aussi :
Afficher ou modifier des partages dans l'application Fichiers
Sujet supérieur : Partager des données