È possibile condividere i dati con utenti interni o collaboratori esterni con accesso in lettura o modifica, invitando tali persone a un elemento condiviso. Le persone riceveranno un invito tramite posta elettronica. Se un collaboratore esterno accede ai dati, il collaboratore effettuerà automaticamente l'accesso come ospite.
Sono disponibili le seguenti opzioni:
È possibile condividere i messaggi con utenti interni con accesso in lettura.
È possibile condividere rubriche e attività con gli utenti interni con accesso in lettura o modifica, con i collaboratori esterni solo con accesso in lettura.
È possibile condividere calendari con utenti interni con accesso in lettura o modifica.
Nell'applicazione File, è possibile condividere cartelle e file con utenti interni e collaboratori esterni con accesso in lettura o modifica. Se si condivide una cartella, è possibile definire se condividere anche le sottocartelle.
In tutte le applicazioni tranne che per l'applicazione Posta elettronica, è possibile anche creare un collegamento pubblico e trasmetterlo alle altre persone.
Quando si condividono elementi, agli utenti interni o ai collaboratori esterni sono accordati determinati permessi sui dati condivisi.
Notare ciò che segue:
Per condividere dati, è necessario disporre dei permessi di amministratore della rispettiva cartella.
Non è possibile condividere la cartella personale Posta in arrivo. Per accordare ad altri utenti l'accesso ai propri messaggi di posta elettronica, condividere una cartella di posta posizionata sotto la cartella Posta in arrivo. Gli altri utenti devono poi sottoscrivere questa cartella di posta per poter leggere i messaggi in essa contenuti.
Si dispone dei permessi amministrativi esclusivi sulla propria rubrica globale, cartelle di calendario e attività. Non è possibile accordare ad altri utenti i permessi di amministrazione per queste cartelle.
Le cartelle condivise sono marcate con l'icona Condividi in tutte le applicazioni tranne che nell'applicazione File. Nell'applicazione File, gli oggetti condivisi sono visualizzati sotto la cartella Le mie condivisioni.
Come condividere i dati con utenti interni o collaboratori esterni:
Selezionare l'applicazione che deve essere utilizzata per condividere i dati. Selezionare una cartella nella vista delle cartelle.
Nell'applicazione File, è possibile anche selezionare una cartella o un file nell'area di visualizzazione.
Nota: in base all'applicazione, alcune cartelle non possono essere condivise.
Fare clic sull'icona Azioni accanto al nome della cartella. Fare clic su Condivisione / Permessi. Fare clic su Permessi nell'applicazione Posta elettronica.
Nell'applicazione File, è possibile fare clic anche su Condividi nella barra degli strumenti o utilizzare il menu contestuale nell'area di visualizzazione.
Si aprirà la finestra per la concessione delle autorizzazioni.
In Chi può accedere a questa cartella?, è possibile definire a chi concedere l'accesso ai dati:
Se si desidera condividere i dati esclusivamente con persone specifiche, selezionare Solo le persone invitate.
Se si desidera condividere i dati non solo con persone specifiche, ma con tutte le persone che ottengono un collegamento ai dati, selezionare Chiunque abbia il collegamento e le persone invitate.
Per invitare le persone desiderate, digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica in Invita persone.
Per impostare i permessi di una persona, selezionare un ruolo utente in Invita come.
Per modificare il ruolo utente di una persona aggiunta, fare clic sul ruolo utente assegnato accanto alla persona o su Dettagli.
Per rimuovere il permesso di una persona, fare clic sull'icona Azioni accanto alla persona. Fare clic su Rimuovi.
Se si invitano persone, il campo di inserimento Messaggio di invito (facoltativo) sarà visualizzato. Se richiesto, digitare un messaggio.
Se è stata selezionata Chiunque abbia il collegamento e le persone invitate, è possibile trasmettere il collegamento facendo clic su Copia collegamento accanto al collegamento.
Per modificare le impostazioni, fare clic sull'icona Opzioni di condivisione nella barra del titolo. Sono disponibili le seguenti impostazioni:
Opzioni del collegamento:
Per impostare un limite di tempo per l'accesso ai dati condivisi, selezionare un intervallo di tempo in Scadenza.
Per proteggere l'accesso con una password, digitare una password in Password (facoltativa). Se si invia il collegamento pubblico tramite posta elettronica, il messaggio contiene la password.
Se un collegamento deve includere anche tutte le sottocartelle, abilitare Condividi con sottocartelle.
Opzioni di invito
Per inviare automaticamente un messaggio alle persone da voi invitate a un elemento condiviso per la prima volta, abilitare Invia notifica tramite posta elettronica.
Per applicare tutte le modifiche a una condivisione anche alle sottocartelle, abilitare Applica le modifiche a tutte le sottocartelle.
Azioni subordinate:
Argomenti correlati:
Visualizzare o modificare le condivisioni nell'applicazione File
Sottoscrivere le cartelle di posta elettronica condivise o personali
Argomento principale: Condividere dati