Kapitel 14. Fragen und Antworten

Inhaltsverzeichnis

Häufig gestellte Fragen
14.1 Allgemeine Fragen
F: Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?
F: Wie kann ich mein Passwort ändern?
F: Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden?
F: Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?
F: Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?
14.2 Fragen zu E-Mail und Kontakten
F: Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?
F: Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an?
F: Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?
F: Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?
F: Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?
F: Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten?
F: Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?
14.3 Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen
F: Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?
F: Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?
F: Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?
F: Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei?
F: Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine?
F: Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?
14.4 Fragen zu Datenorganisation und Teamwork
F: Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?
14.1 Allgemeine Fragen
F: Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?
F: Wie kann ich mein Passwort ändern?
F: Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden?
F: Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?
F: Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?
14.2 Fragen zu E-Mail und Kontakten
F: Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?
F: Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an?
F: Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?
F: Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?
F: Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?
F: Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten?
F: Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?
14.3 Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen
F: Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?
F: Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?
F: Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?
F: Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei?
F: Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine?
F: Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?
14.4 Fragen zu Datenorganisation und Teamwork
F: Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?

14.1. Allgemeine Fragen

F: Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?
F: Wie kann ich mein Passwort ändern?
F: Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden?
F: Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?
F: Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?

F:

Wo finde ich meine persönlichen Daten und Einstellungen?

A:

Sie können folgende persönliche Daten und Einstellungen anpassen:

  • Wie Sie Ihre persönlichen Daten ändern, erfahren Sie in dieser Anleitung.

  • Wie Sie die Grundeinstellungen anpassen, erfahren Sie in dieser Anleitung.

  • Wie Sie weitere E-Mail-Accounts einrichten, lesen Sie hier.

F:

Wie kann ich mein Passwort ändern?

A:

Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie in der App Portal auf der Portal-Kachel Benutzerdaten auf Mein Passwort. Mehr erfahren Sie in dieser Anleitung

F:

Wieso kann ich manchmal bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht finden?

A:

Wenn bestimmte Schaltflächen oder Eingabefelder nicht zu sehen sind, kann dies folgende Ursachen haben:

  • Im aktuellen Zusammenhang steht eine Funktion nicht zur Verfügung.

  • Um die Bedienoberfläche möglichst übersichtlich zu halten, werden seltener benötigte Bedienelemente nicht angezeigt. In diesem Fall wird eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Weitere angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um weitere Funktionen anzuzeigen.

F:

Woran erkenne ich, dass neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind?

A:

Wenn neue E-Mails oder Termineinladungen eingetroffen sind, zeigt in der Menüleiste rechts das Symbol Neue Objekte die Anzahl der neuen Objekte. Klicken Sie auf das Symbol, um den Infobereich zu öffnen. Dort finden Sie informationen zu den neuen Objekten. Sie können auch direkt Funktionen aufrufen, zum Beispiel die neue E-Mail lesen oder den neuen Termin bestätigen. Informationen finden Sie in Die Benutzeroberfläche.

F:

Wie kann ich aktuelle Meldungen von Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen?

A:

Sie können in der App Portal aktuelle Meldungen aus Ihren Sozialen Netzwerken oder von Nachrichtenseiten lesen oder Fotos bestimmter Webseiten anzeigen, indem Sie Kacheln mit Nachrichten-Widgets hinzufügen.

14.2. Fragen zu E-Mail und Kontakten

F: Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?
F: Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an?
F: Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?
F: Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?
F: Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?
F: Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten?
F: Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?

F:

Wie kann ich eine E-Mail an mehrere Adressen gleichzeitig senden?

A:

Um eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Geben Sie alle Empfänger in die Eingabefelder An..., Kopie (CC) an oder Blindkopie (BCC) an. Sie sparen Tipparbeit, wenn Sie dabei die Namensvorschläge nutzen. Eine Erklärung der Unterschiede zwischen den Eingabefeldern finden Sie in dieser FAQ-Liste.

  • Wenn Sie häufig E-Mails an die gleiche Gruppe von Personen senden, erstellen Sie in der App Adressbuch eine Verteilerliste, der Sie diese Personen hinzufügen. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Wozu verwende ich die Eingabefelder Kopie (CC) an und Blindkopie (BCC) an?

A:

Empfänger, die Sie in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an eintragen, werden von allen anderen Empfängern gesehen, die Sie in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an eintragen. Empfänger, die Sie in das Eingabefeld Blindkopie (BCC) eintragen, werden von anderen Empfängern, die Sie in die Eingabefelder An..., Kopie (CC) an oder Blindkopie (BCC) an eintragen, nicht gesehen. Daraus ergeben sich zum Beispiel folgende Anwendungsfälle:

  • Wenn Sie eine E-Mail an ein Team senden wollen, bei dem jeder sehen soll, wer die E-Mail sonst noch erhält, tragen Sie die Empfänger in die Eingabefelder An... oder Kopie (CC) an

  • Wenn Sie eine E-Mail an Empfänger senden wollen, die sich nicht gegenseitig sehen sollen, tragen Sie die Empfänger in das Eingabefeld Blindkopie (BCC) an ein.

F:

Ich sende regelmäßig E-Mails mit identischem oder ähnlichem Inhalt. Wie kann ich dabei Schreibarbeit sparen?

A:

Nutzen Sie die Möglichkeit, E-Mails als Entwürfe zu speichern. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Kann ich auf E-Mails zugreifen, die ich zum Beispiel in meinem Google Mail Posteingang empfange?

A:

Sie können viele gängige Anbieter von E-Mail-Diensten ein externes E-Mail-Konto einrichten, zum Beispiel für Google Mail. Dazu benötigen Sie Ihre Zugangsdaten zum entsprechenden Anbieter. Sobald Sie das externe E-Mail-Konto eingerichtet haben, können Sie mit Hilfe des Ordnerbaums auf die E-Mails zugreifen. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Wie kann ich E-Mails automatisch an meine Vertretung weiterleiten?

A:

Aktivieren Sie in den Einstellungen die Funktion Automatische Weiterleitung. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Wie behalte ich den Überblick über den Posteingang meiner E-Mail Konten?

A:

Nutzen Sie Unified Mail, um den Posteingang von mehreren E-Mail-Accounts übersichtlich in einem zentralen Ordner anzeigen. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Wie kann ich die Kontakte aus meinen sozialen Netzwerken nutzen?

A:

Sie können die Kontakte Ihrer sozialen Netzwerken wie Facebook, LinkedIn oder Xing nutzen, indem Sie die Kontakte abonnieren. Informationen finden Sie in Daten abonnieren.

14.3. Fragen zu Aufgaben, Kalendern und Terminen

F: Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?
F: Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?
F: Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?
F: Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei?
F: Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine?
F: Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?

F:

Wann verwende ich eine Aufgabe, wann einen Termin?

A:

Ob Sie besser einen Termin oder eine Aufgabe anlegen, können Sie nach den folgenden Kriterien entscheiden:

  • Ein Termin findet innerhalb eines bestimmten Zeitfensters statt. Wenn Sie also eine Tätigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen müssen, legen Sie dafür einen Termin an.

  • Eine Aufgabe hat dagegen ein Fälligkeitsdatum und eventuell eine Priorität. Wenn Sie also in der zeitlichen Ausführung einer Tätigkeit frei sind und lediglich das Fälligkeitsdatum beachten müssen, legen Sie dafür eine Aufgabe an.

F:

Wie kann ich aus einer E-Mail eine Aufgabe anlegen?

A:

Verwenden Sie in der App Mail im Anzeigebereich die Funktion Erinnerung. Informationen finden Sie in ???TITLE???.

F:

Wie kann ich als Stellvertreter die Termine einer anderen Person organisieren?

A:

Lassen Sie sich von der anderen Person einen Kalenderordner zum Schreiben freigeben. Tragen dann die Termine für diese Person in diesem Ordner ein. Dabei wird diese Person als Organisator der Termine angezeigt.

F:

Wie verwende ich die Anzeige der Verfügbarkeit, z.B. Gebucht, Mit Vorbehalt, Abwesend, Frei?

A:

Wenn Sie einen Termin anlegen wollen, der keinen Konflikt mit anderen Terminen erzeugen soll, verwenden Sie die Verfügbarkeit Frei. Alle anderen Verfügbarkeiten erzeugen bei Überschneidungen eine Konfliktmeldung.

F:

Wie verwende ich die Einstellungen für Serientermine?

A:

Beispiel 1: Ein Termin soll jeden 2. Tag stattfinden. Start ist der 07.01.2013. Der Termin soll insgesamt fünfmal stattfinden.

  • Beginnt am 07.01.2013

  • Täglich

  • Der Termin findet alle 2 Tage statt.

  • Die Terminserie endet nach 5 Terminen.

A:

Beispiel 2: Ein Termin soll jeden Dienstag und Freitag stattfinden. Start ist der 08.01.2013.

  • Beginnt am 08.01.2013

  • Wöchentlich

  • Der Termin findet jede Woche am Dienstag, Freitag statt.

  • Die Terminserie endet nie.

A:

Beispiel 3: Ein Termin soll jeden zweiten Mittwoch stattfinden. Start ist der 09.01.2013. Letzter Termin ist der 27.03.2013.

  • Beginnt am 09.01.2013

  • Wöchentlich

  • Der Termin findet alle 2 Wochen am Mittwoch statt.

  • Die Terminserie endet am 27.03.2013.

A:

Beispiel 4: Ein Termin soll stets am ersten Montag eines Monats stattfinden. Start ist der 04.02.2013. Der Termin soll zwölfmal stattfinden.

  • Beginnt am 04.02.2013

  • Monatlich

  • Der Termin findet jeden Monat am ersten Montag statt.

  • Die Terminserie endet nach 12 Terminen.

A:

Beispiel 5: Ein Termin soll stets am letzten Freitag im November eines Jahres stattfinden. Start ist der 29.11.2013.

  • Beginnt am 29.11.2013

  • Jährlich

  • Der Termin findet jeden letzten Freitag im November statt.

  • Die Terminserie endet nie.

F:

Wie finde ich verfügbare Zeiten, wenn ich einen Termin anlege?

A:

Klicken Sie beim Anlegen eines Termin auf Verfügbaren Zeitraum finden, oder klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Planung . Informationen finden Sie in ???TITLE???.

14.4. Fragen zu Datenorganisation und Teamwork

F: Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?
F: Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?

F:

Wie kann ich bestimmte Kontakte meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?

A:

Sie können Kontakte aus Ihren Groupware-Adressbüchern oder auch sozialen Netzwerken wie LinkedIn auch für externe Partner bereitstellen. Sie können folgendermaßen vorgehen:

  1. Falls erforderlich, abonnieren Sie Kontakte aus Ihren sozialen Netzwerken in ein Adressbuch.

  2. Legen Sie einen neuen Kontaktordner an. Kopieren Sie aus Ihren Adressbüchern alle Kontakte, die Sie bereitstellen möchten, in diesen Kontaktordner.

  3. Publizieren Sie diesen Kontaktordner. Informationen finden Sie in Daten veröffentlichen

F:

Wie kann ich bestimmte Dokumente meinen externen Partnern zur Verfügung stellen?

A:

Sie können die Inhalte von Dokument-Ordnern auch für externe Partner bereitstellen. Sie können folgendermaßen vorgehen:

  1. In der App Dateien sammeln Sie die Dokumente in einem eigenen Ordner.

  2. Veröffentlichen Sie diesen Ordner. Informationen finden Sie in Daten veröffentlichen .

F:

Ich möchte einen Ordner für andere Benutzer freigeben. Welche Berechtigungen soll ich einstellen?

A:

Beispiel 1: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll keine neuen Objekte anlegen können. Einstellungen:

  • Ordnerberechtigung: Neuer Ordner

  • Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, keine Bearbeitungsberechtigungen, keine Löschberechtigungen

  • Administrative Rechte: Nein

A:

Beispiel 2: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner sehen, aber nicht ändern oder löschen können. Er soll neue Objekte anlegen und bearbeiten können.

  • Ordnerberechtigung: Neuer Ordner

  • Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, keine Bearbeitungsberechtigungen, keine Löschberechtigungen

  • Administrative Rechte: Nein

A:

Beispiel 3: Ein Benutzer soll die Objekte in einem Ordner nicht sehen. Er soll aber neue Objekte anlegen und bearbeiten können.

  • Ordnerberechtigung: Objekte anlegen

  • Objektberechtigungen: Eigene Objekte lesen, eigene Objekte bearbeiten, nur eigene Objekte löschen

  • Administrative Rechte: Nein

A:

Beispiel 4: Ein Benutzer soll alle Objekte sehen und bearbeiten können. Er soll Unterordner und eigene Objekte anlegen und bearbeiten können.

  • Ordnerberechtigungen: Objekte und Unterordner anlegen

  • Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, alle Objekte bearbeiten, alle Objekte löschen

  • Administrative Rechte: Nein

A:

Beispiel 5: Ein Benutzer soll alle Berechtigungen erhalten. Er soll anderen Benutzern Berechtigungen vergeben können.

  • Ordnerberechtigung: Objekte und Unterordner anlegen

  • Objektberechtigungen: Alle Objekte lesen, alle Objekte bearbeiten, alle Objekte löschen

  • Administrative Rechte: Ja