Questa sezione fornisce una panoramica su come creare gli appuntamenti. Ulteriori dettagli sono disponibili nella pagina successiva.
Nota: per creare un appuntamento in una cartella pubblica o condivisa, è necessario disporre dei permessi per la creazioni di oggetti nella cartella.
Come creare un nuovo appuntamento:Nel scheda . Si aprirà la finestra del pannello, fare clic sull'icona . Se si utilizza il pannello compatto, fare clic sull'icona del pannello Appuntamento. Verrà aperta la scheda .
Se necessario, selezionare una cartella del calendario facendo clic sul pulsante
e selezionando una cartella nella finestra a comparsa.Inserire una descrizione, un luogo e un commento per l'appuntamento.
Selezionare una data di inizio e una di fine appuntamento.Vedere 5.5.2: Impostare l'inizio e della fine dell'appuntamento.
Impostare il promemoria dell'appuntamento.Vedere 5.5.3: Impostare o rispondere al promemoria dell'appuntamento..
Selezionare la vista della disponibilità: Riservato, Provvisorio, Fuori per lavoro o Libero.Vedere 5.5.6: Impostare la vista della disponibilità.
Utilizzare opzioni aggiuntive, se necessario:
Creare una serie di appuntamenti. Vedere 5.5.4: Creazione di appuntamenti in serie.
Aggiungere categorie all'appuntamento.Vedere 5.5.5: Aggiungere categorie.
Se necessario, marcare l'appuntamento come privato.Vedere 5.5.7: Marcare l'appuntamento come privato.
Aggiungere altri partecipanti e risorse all'appuntamento. Controllare se i partecipanti e le risorse sono disponibili per l'appuntamento. Vedere 5.5.8: Aggiungere partecipanti e risorse e 5.5.8.1: Controllare la disponibilità.
Aggiungere allegati all'appuntamento.Vedere 5.5.9: Aggiungere allegati.
Fare clic su
nel pannello. La finestra sarà chiusa.Risultato: l'appuntamento è creato.
Se si vuole annullare l'azione, fare clic su
nel pannello.Nota: se si crea un appuntamento che si sovrappone a uno già esistente, si potrebbe ottenere un messaggio di errore. Fare riferimento a 5.5.11: Risolvere i conflitti di appuntamento.
Suggerimento: si può creare un nuovo appuntamento anche facendo clic su nella scheda del pannello.
Per creare un nuovo appuntamento esistono le seguenti possibilità:La funzione
può essere invocata anche dall'interno degli altri moduli del pannello.Nella vista Elenco o Calendario, fare doppio clic in un'area vuota della finestra di panoramica. Si aprirà la finestra Appuntamento.
Nella vista Squadra, fare doppio clic su un calendario nella finestra di panoramica. Sarete aggiunti come partecipanti all'appuntamento, così come la persona o la risorsa alla quale appartiene il calendario su cui si è fatto clic.
Nella vista calendario, aprire un'area della griglia del tempo trascinando il mouse. Una descrizione dettagliata è disponibile più avanti in questo capitolo.
Nel modulo Posta elettronica, trascinare un messaggio di posta dalla vista Elenco fino ad un giorno nel mini-calendario. Si aprirà la finestra Appuntamento. Il giorno è inserito come l'inizio dell'appuntamento.
Nel modulo Contatti, trascinare un contatto verso un giorno nel mini-calendario. Si aprirà la finestra Appuntamento. Il giorno è inserito come l'inizio dell'appuntamento.
Mostrare la vista giornaliera, della settimana lavorativa o personalizzata.
Aprire un'area della griglia del tempo trascinando il mouse. Viene creato un nuovo appuntamento. L'inizio e la fine vengono visualizzati dall'area stessa.
Fare doppio clic sul rettangolo del nuovo appuntamento. Si aprirà la finestra Appuntamento.
Inserire la data del nuovo appuntamento. Ulteriori informazioni sono disponibili nelle istruzioni in Come creare un nuovo appuntamento.
Quando si crea un appuntamento nella vista Squadra, è possibile aggiungere come partecipanti
tutti i membri della squadra,
specifici membri della squadra o
un singolo membro della squadra
.
Come creare un appuntamento con tutti i membri della squadra:Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.
Assicurarsi che nessun membro della squadra sia selezionato.
Utilizzare una delle seguenti opzioni:
Nella scheda del pannello .
Nella griglia del tempo, trascinare un intervallo di tempo facendo clic mentre si tiene premuto il tasto sinistro del mouse. L'intervallo di tempo viene inserito come inizio e durata dell'appuntamento.
Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. I membri della squadra saranno inseriti nella scheda Partecipanti.
Come creare un nuovo appuntamento con specifici membri della squadra:Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra
Selezionare i singoli membri della squadra facendo clic sui nomi mentre si tiene premuto il tasto <ctrl>. Nota: su computer Apple usare il tasto <cmd>.
Utilizzare una delle seguenti opzioni:
Nella sezione .
Nella griglia del tempo, trascinare un intervallo di tempo facendo clic mentre si tiene premuto il tasto sinistro del mouse. L'intervallo di tempo viene inserito come inizio e durata dell'appuntamento.
Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. I membri della squadra saranno inseriti nella scheda Partecipanti.
Come creare un nuovo appuntamento con un singolo membro della squadra:Aprire la vista Squadra. Le istruzioni sono disponibili in 5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.
Assicurarsi che nessun membro della squadra sia selezionato.
Fare doppio clic su un orario nella griglia del tempo del membro della squadra che si desidera aggiungere come partecipante.
Risultato: si aprirà la finestra Appuntamento. Il giorno e l'ora sui quali si è fatto doppio clic vengono inseriti come l'inizio dell'appuntamento. Il membro della squadra viene inserito nella scheda Partecipanti.
Sono preimpostati i seguenti valori:
La data corrente è impostata come inizio e fine dell'appuntamento.
Il successivo intervallo di tempo completo è impostato come orario d'inizio dell'appuntamento. L'intervallo di tempo predefinito è di 15 minuti.
La fine dell'appuntamento è fissata un'ora dopo l'inizio dell'appuntamento.
Per impostare dei valori individuali per l'inizio e la fine dell'appuntamento, utilizzare gli elementi di controllo accanto a Appuntamento.
Come impostare l'inizio e la fine dell'appuntamento nella finestra e nella finestra Appuntamento:Per impostare la data d'inizio e fine dell'appuntamento, utilizzare una delle seguenti alternative:
Inserire una data valida nel primo campo di inserimento.
Fare clic sull'icona del calendario a destra del primo campo d'inserimento per aprire il calendario e scegliere una data.
Per impostare l'orario d'inizio e fine dell'appuntamento, utilizzare una delle seguenti alternative:
Inserire un orario valido nel secondo campo di inserimento.
Selezionare l'orario dall'elenco a tendina.
Se si suppone che sia un appuntamento di 24 ore, attivare il pulsante
.È possibile definire un orario per essere ricordati dell'approssimarsi di un appuntamento. Una finestra di promemoria avviserà dell'appuntamento quando la fine del periodo selezionato sarà raggiunta.
Come impostare un promemoria dell'appuntamento nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Selezionare un intervallo di tempo dal menu a tendina
. Se non si vuol ricevere alcun avviso, selezionare .Suggerimento: si può selezionare l'intervallo di tempo predefinito per il promemoria nelle impostazioni del calendario Ora predefinita per i promemoria .
Non appena viene raggiunto l'intervallo di tempo prima dell'inizio appuntamento, viene visualizzata la finestra Promemoria. Ci sono diverse possibilità per rispondere a questo promemoria di appuntamento.
Come rispondere a un promemoria di appuntamento:Per essere avvisati di nuovo, selezionare un intervallo di tempo dal menu a tendina. Fare clic su
. Quando verrà raggiunta la fine dell'intervallo, si riceverà un nuovo avviso.Se non si desidera ricevere ulteriori avvisi, fare clic su
.Un appuntamento in serie è un appuntamento che si ripete più volte. Quando si crea un appuntamento seriale devono essere impostati i seguenti parametri:
L'intervallo di tempo per la serie di appuntamenti. Definisce il periodo compreso tra i singoli appuntamenti nella serie.
L'intervallo temporale per la serie di appuntamenti. Definisce l'inizio e la fine dell'appuntamento di serie.
Selezionare la scheda
.Fare clic sul pulsanteCrea una nuova serie.
. Si aprirà la finestraSelezionare un intervallo di tempo per la serie.
Se l'appuntamento è da ripetere ogni giorno, attivare il tipo di serie
. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo giornaliero.Se l'appuntamento è da ripetere ogni mese, attivare il tipo di serie
. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo mensile e il giorno del mese.Se l'appuntamento è da ripetere ogni settimana, attivare il tipo di serie
. Nelle opzioni della serie, definire l'intervallo settimanale e il giorno della settimana.Se l'appuntamento è da ripetere ogni anno, attivare il tipo di serie
. Nelle opzioni della serie, definire il giorno dell'anno.Definire l'intervallo di tempo per gli appuntamenti in serie:
Accanto a
impostare l'inizio dell'appuntamento in serie.Accanto a
impostare la fine dell'appuntamento in serie.Fare clic su
.I seguenti esempi mostrano alcune serie di appuntamenti tipiche.
Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni due giorni. La data di inizio è il 22/03/2010. Esso dovrebbe aver luogo cinque volte.
Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:
Tipo ricorrenza |
Giornaliera |
Impostazioni ricorrenza |
Ogni due giorni |
Durata della serie |
Data iniziale 22/03/2010 |
Durata della serie |
Termina dopo cinque appuntamenti |
Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni martedì e venerdì. La data di inizio è il 23/03/2010.
Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:
Tipo ricorrenza |
Settimanale |
Impostazioni ricorrenza |
Ogni settimana, il martedì e venerdì. |
Durata della serie |
Data iniziale 23/03/2010 |
|
Non termina mai |
Un appuntamento che dovrebbe aver luogo ogni due mercoledì. La data di inizio è il 24/03/2010. L'ultimo appuntamento è il 29/12/2010.
Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:
Tipo ricorrenza |
Settimanale |
Impostazioni ricorrenza |
Ogni due settimane di mercoledì |
Durata della serie |
Data iniziale 24/03/2010 |
|
Termina il 31/12/2010 |
Un appuntamento che dovrebbe avvenire sempre il primo lunedì del mese. La data di inizio è il 01/03/2010. L'appuntamento dovrebbe svolgersi dodici volte.
Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:
Tipo ricorrenza |
Mensile |
Impostazioni ricorrenza |
il primo lunedì di ogni mese |
Durata della serie |
Data iniziale 01/03/2010 |
|
Termina dopo dodici appuntamenti |
Un appuntamento che dovrebbe avere luogo ogni anno l'ultimo venerdì di novembre. La data di inizio è il 26/11/2010.
Nella finestra di dialogo Crea una nuova serie, impostare i seguenti parametri:
Tipo ricorrenza |
Annuale |
Impostazioni ricorrenza |
l'ultimo venerdì di novembre |
Durata della serie |
Data iniziale 26/11/2010 |
|
Non termina mai |
Una categoria è una parola chiave che può essere utilizzata per organizzare gli appuntamenti. Ci sono due possibilità per aggiungere le categorie:
Inserire le categorie relative agli oggetti.
Selezionare le categorie da un elenco di categorie predefinite.
Informazioni sulla definizione di categorie sono disponibili in 8.2.3: Gestione etichette.
Come aggiungere categorie relative agli oggetti nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Fare doppio clic alla destra del pulsante
.Digitare un testo.
Suggerimento: si può trovare un metodo alternativo in 8.2.3.2: Gestire le categorie nei moduli.
Nota: le categorie relative agli oggetti hanno il colore bianco.
Come aggiungere categorie predefinite nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Fare clic sul pulsante
. La finestra di dialogo si aprirà. L'elenco contiene tutte le categorie predefinite.Nell'elenco Nota: la categoria inizialmente selezionata specifica il colore con cui viene visualizzato l'appuntamento.
, attivare i campi di controllo per le categorie da assegnare all'appuntamento.Fare clic su
.Risultato: le categorie sono inserite nel campo.
Come eliminare le categorie aggiunte nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Fare clic sul pulsante
. La finestra di dialogo si apre.Nell'elenco
, disattivare le caselle di selezione delle categorie da eliminare.Fare clic su
.Risultato: le categorie sono eliminate dall'appuntamento.
Nel vista calendario, la disponibilità è indicata in vari colori. I colori utilizzati sono i seguenti:
Riservato: blu
Provvisorio: giallo
Fuori per lavoro: rosso
Libero: verde
Ulteriori informazioni sulla disponibilità sono disponibili in 5.2.2: Cosa c'è da sapere riguardo agli appuntamenti?.
La disponibilità controlla il comportamento del groupware nel caso in cui venga creato un nuovo appuntamento che si sovrappone nel tempo con uno già esistente:
Per le disponibilità Riservato, Provvisorio e Fuori per lavoro viene mostrato un avviso di conflitto.
Per la disponibilità Libero, non viene visualizzato alcun avviso di conflitto.
Ulteriori informazioni sulla gestione dei conflitti sono disponibili in 5.5.11: Risolvere i conflitti di appuntamento.
Come impostare la vista disponibilità nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Selezionare un'opzione dal menu a tendina
.Un appuntamento privato non può essere visualizzato dagli altri utenti quando si condivide il proprio calendario con essi.
Si può marcare l'appuntamento come privato se sono soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
Si è l'unico partecipante, non ci sono altri partecipanti o altre risorse per l'appuntamento.
L'appuntamento è creato in una cartella personale del calendario.
Aprire la scheda
.Attivare la casella di selezione
.Quando si crea un appuntamento, si viene aggiunti automaticamente come un partecipante. Nelle impostazioni del calendario è possibile definire se si è iscritti come partecipante durante la creazione di un appuntamento in una cartella pubblica, fare riferimento a : Creare appuntamenti pubblici. È possibile aggiungere altri partecipanti e risorse (ad esempio sale o proiettori).
Come aggiungere partecipanti e risorse a un appuntamento nella finestra Appuntamento:Nel pannello, fare clic su Seleziona partecipanti e risorse.
. Si aprirà la finestraLa rubrica globale è preselezionata. Per selezionare un'altra rubrica, fare clic su Seleziona cartella di contatti.
. Fare clic in una cartella nella finestraSe si desidera visualizzare una particolare selezione di partecipanti o risorse, inserire una stringa di caratteri nel campo di inserimento vicino a
. Fare clic sul pulsante .Selezionare uno o più utenti, gruppi o risorse dall'elenco. Nota: gli utenti, i gruppi e le risorse sono contrassegnati con differenti icone. Vengono mostrate nel seguente ordine: utenti, gruppi e risorse.
Per aggiungere la selezione ai partecipanti, fare clic sul pulsante
vicino a . Per aggiungere la selezione alle risorse, fare clic sul pulsante vicino a .Nota: esistono le seguenti limitazioni:
Le risorse non possono essere aggiunte ai partecipanti.
I gruppi non possono essere aggiunti alle risorse.
Nota: le risorse in uso non possono essere utilizzate come risorsa in un altro appuntamento se gli appuntamenti si sovrappongono.
Se necessario, è possibile cambiare la selezione dei partecipanti o delle risorse:
Selezionare le singole voci nel campo
o .Fare clic sul pulsante
vicino a o .Per accettare la selezione, fare clic su
. Se non la si vuole accettare, fare clic su .Quando si aggiungono i partecipanti e le risorse, potrebbe avere senso controllare la loro disponibilità.
Questa funzione mostra quale partecipante o risorsa è già stato prenotato in uno specifico giorno. Lo stato di disponibilità viene visualizzato con delle barre colorate.
I colori corrispondono a quelli utilizzati per visualizzare la disponibilità, leggere 5.2.2: Cosa c'è da sapere riguardo agli appuntamenti?.
Come controllare la disponibilità dei partecipanti e delle risorse nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Scegliere la data e l'intervallo di tempo che si desidera controllare.
Fare clic sul pulsante
. Le barre colorate accanto a un partecipante o a una risorsa indicano che il partecipante o la risorsa è prenotato per questo intervallo di tempo.Se necessario, è possibile controllare un altro giorno selezionandolo con le frecce di navigazione accanto alla data e quindi facendo di nuovo clic sul pulsante
.Se si trova una data e un'ora appropriata a tutti i partecipanti e alle risorse, è possibile utilizzare le date dell'intervallo di tempo controllato per il proprio appuntamento. Per farlo, fare clic sul pulsante
.Suggerimento: prima di creare l'appuntamento, è possibile verificare la disponibilità dei partecipanti nella vista di squadra. Ulteriori informazioni sono disponibili in5.4.5: Visualizzazione della vista Squadra.
È possibile aggiungere dei partecipanti esterni che non sono inseriti nella rubrica. Per farlo, è necessario l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno.
Come aggiungere dei partecipanti esterni senza una voce di rubrica:Nella finestra Appuntamento, fare clic su .
Nella finestra
, inserire un nome e un indirizzo valido di posta elettronica.Fare clic su
.Per aggiungere ulteriori partecipanti, ripetere i passi 2 e 3. Per completare il processo, fare clic su
.Risultato: i partecipanti esterni senza una voce di rubrica sono inseriti come partecipanti.
Ulteriori informazioni sugli appuntamenti con partecipanti esterni sono disponibili in 5.7: Appuntamenti con partecipanti esterni.
I partecipanti che vengono aggiunti ad un appuntamento, ricevono una notifica che offre loro la possibilità di accettare o rifiutare l'appuntamento. Ulteriori informazioni sono disponibili in 5.6.1: Accettare un appuntamento.
I partecipanti esterni non ricevono una notifica di appuntamento. Per notificare un appuntamento ai partecipanti esterni, è possibile informarli tramite messaggio di posta.
Come notificare a tutti i partecipanti tramite messaggio di posta, nella finestra Appuntamento:Selezionare la scheda
.Attivare la casella di selezione
.Fare clic su Si aprirà la finestra di dialogo nel pannello.Seleziona allegati.
Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su . Selezionare il file da aggiungere come allegato. Chiudere la finestra di selezione file.
Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su . Il file è inserito nell'elenco.
Per aggiungere altri allegati, ripetere i passi 3 e 4.
Per eliminare un allegato, selezionarlo dall'elenco. Fare quindi clic su
.Nella finestra di dialogo Seleziona allegati, fare clic su .
Risultato: gli allegati sono aggiunti all'appuntamento.
Si può creare un appuntamento da un allegato iCal a un messaggio di posta. Un allegato iCal può essere identificato dall'estensione .ics del file.
Come creare un appuntamento da un allegato iCal a un messaggio di posta:Aprire il messaggio nella vista con divisione orizzontale o verticale.
Clic con il tasto destro sul file .ics nella parte bassa della finestra di panoramica.
Selezionare
dal menu contestuale.Risultato: si aprirà la finestra di dialogo Appuntamento.
Avviene un conflitto di appuntamento se si verificano le seguenti condizioni:
La disponibilità di un appuntamento già esistente non è impostata su Libero.
Si crea un nuovo appuntamento e non si imposta la disponibilità su Libero. Il nuovo appuntamento si sovrappone a uno già esistente.
Appena si fa clic sull'icona Appuntamento, si aprirà la finestra Conflitti individuati. Essa mostra i conflitti tra gli appuntamenti esistenti e il nuovo appuntamento. Bisogna rispondere all'avviso di conflitto.
Come rispondere all'avviso di conflitto: , nel pannello della finestraSe si vuole risolvere il conflitto cambiando la data dell'appuntamento, fare clic su
. Cambiare la data dell'appuntamento.Se si vuole creare un nuovo appuntamento, nonostante il conflitto, fare clic su
.