1.2. Cechy i funkcje programu do pracy grupowej Open-Xchange

W tym rozdziale znajduje się przegląd informacji o funkcjach programu do pracy grupowej. Przedstawiliśmy wstępny opis zadań, które można wykonać za pomocą modułów oraz sposobu współpracy w poszczególnych modułach.

Uwaga: jeśli część funkcji opisanych w niniejszej instrukcji nie jest dostępna w używanej wersji programu do pracy grupowej, skontaktuj się z administratorem lub dostawcą programu. Ponieważ program jest zbudowany z modułów, zawsze możliwe jest kupienie aktualizacji i dodanie kolejnych modułów lub funkcji.

Strona startowa

Strona startowa służy jako brama do innych funkcji programu do pracy grupowej. Na stronie startowej można wyświetlić takie obiekty jak nowe wiadomości e-mail, bieżące spotkania, zadania i elementy magazynu informacji oraz utworzyć nowe obiekty lub otworzyć inny moduł.

Moduł Wiadomości e-mail

Moduł Wiadomości e-mail służy do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Inne dostępne funkcje to wyszukiwanie, drukowanie, kopiowanie oraz tworzenie szablonów wiadomości.

Załączniki do wiadomości e-mail można zapisać na dysku lokalnym lub w magazynie informacji. Gdy wysyłasz wiadomości e-mail, masz dostęp do danych zapisanych w module kontaktów. Nie jest konieczne zamykanie modułu Wiadomości e-mail. Gdy otrzymasz wiadomość z zaproszeniem na spotkanie, możesz bezpośrednio z modułu Wiadomości e-mail automatycznie przejść do funkcji wprowadzania spotkań w module kalendarza.

Moduł Kontakty

Moduł kontaktów służy do zarządzania kontaktami prywatnymi i służbowymi. Dostępne funkcje obejmują wyświetlanie, tworzenie i zmienianie kontaktów. Dane kontaktowe wszystkich użytkowników programu do pracy grupowej są dostępne w globalnej książce adresowej.

Dane kontaktowe mogą posłużyć do wysyłania wiadomości e-mail, zapraszania osób na spotkania (z modułu Kalendarz) lub oddelegowywania zadań do innych użytkowników (z modułu Zadania).

Moduł Kalendarz

W module kalendarza można zarządzać spotkaniami osobistymi i służbowymi. Dostępne funkcje obejmują wyświetlanie, tworzenie i zmienianie spotkań. Dla często powtarzających się spotkań możesz utworzyć cykl spotkań. Aby przekazać dokładne informacje o spotkaniu, możesz do niego załączyć dokumenty. Gdy inny uczestnik zaprosi Cię na spotkanie, możesz przyjąć lub odrzucić zaproszenie.

Podczas zapraszania innych uczestników na spotkanie możesz użyć informacji zapisanych w module kontaktów. Możesz także sprawdzić, czy inni uczestnicy są dostępni w czasie planowanego spotkania i czy są dostępne niezbędne zasoby, np. pokoje lub urządzenia. Uczestnicy spotkania są automatycznie powiadamiani o zmianach w spotkaniu.

Moduł Zadania

W module zadań można zarządzać zadaniami osobistymi i służbowymi. Dostępne funkcje obejmują wyświetlanie, tworzenie i zmienianie zadań. Aby przekazać dokładne informacje o zadaniu, możesz do niego załączyć dokumenty. Istnieje możliwość ustawienia daty początkowej i końcowej zadania oraz wprowadzenia bieżącego statusu zmiany.

Zadania można oddelegowywać do innych uczestników. Jeśli istnieje dokument z wynikami zadania, można go zapisać w magazynie informacji.

Moduł Magazyn informacji

Magazyn informacji pozwala na zarządzanie takimi informacjami jak dokumenty, komentarze i odnośniki do adresów internetowych. Dostępne funkcje obejmują wyświetlanie, tworzenie i zmienianie elementów magazynu informacji. Magazyn informacji służy więc także jako miejsce przechowywania kopii zapasowych Twoich dokumentów.

Magazyn informacji jest także centralną bazą wiedzy firmowej. W tym celu należy utworzyć foldery magazynu informacji, które będą współdzielone z innymi użytkownikami lub grupami przy użyciu uprawnień odczytu i zapisu. Dokumenty zapisane w magazynie informacji można przesyłać do innych użytkowników jako łącza lub załączniki do wiadomości e-mail. Dzięki magazynowi informacji można także przekazywać informacje innym użytkownikom i jednocześnie korzystać z ich wiedzy.

Opcje

Miejsce, w którym możesz zmienić zachowanie i wygląd programu do pracy grupowej w zakresie ustawień regionalnych. Funkcja ta pozwala także na zmodyfikowanie ustawień osobistych, takich jak hasło i zawiadomienie o urlopie.

Kolejną dostępną funkcją jest możliwość importu danych kontaktowych i spotkań w formacie MS Outlook lub w formatach standardowych.

Udostępnianie folderów

Udostępnianie folderów stanowi ważną część wymieniania informacji z innymi użytkownikami. Każdy obiekt programu do pracy grupowej jest zapisywany w określonym folderze. Drzewo folderów pozwala na zarządzanie i udostępnianie folderów.

Przy użyciu folderów osobistych można posortować wiadomości e-mail, kontakty, zadania i elementy magazynu informacji.

Pracuj skuteczniej ze swoim zespołem i nadaj wybranym folderom dostęp w zakresie odczytu i zapisu. Wykorzystaj informacje innych użytkowników dzięki obiektom umieszczonym w folderach publicznych lub udostępnionych.