Capitolo 14. Domande e risposte

Indice

Domande ricorrenti
14.1 Domande generiche
Domanda: Dove posso trovare i miei dati e le mie impostazioni personali?
Domanda: Come posso cambiare la password?
Domanda: Perché non è possibile trovare alcuni pulsanti o campi di inserimento?
Domanda: Come sono notificati i nuovi messaggi e gli inviti degli appuntamenti?
Domanda: Come posso leggere i messaggi correnti dalle reti sociali o dalle pagine di notizie?
14.2 Domande sui messaggi di posta e sui contatti
Domanda: Come posso inviare un messaggio di posta a più indirizzi contemporaneamente?
Domanda: Qual è lo scopo dei campi di inserimento Copia a... e Copia nascosta a....
Domanda: Invio spesso messaggi di posta con contenuto identico o simile. Come posso velocizzare questo processo?
Domanda: È possibile accedere ai messaggi di posta inviati al mio account di Google Mail?
Domanda: Come posso inoltrare automaticamente i messaggi di posta al mio sostituto?
Domanda: Come posso ottenere una panoramica della posta in arrivo dei miei account?
Domanda: Come posso utilizzare le condizioni nelle regole del filtro di posta elettronica?
Domanda: Come posso utilizzare i contatti dalle mie reti sociali?
14.3 Domande su attività, calendari e appuntamenti
Domanda: Quando si utilizza un'attività e quando si utilizza un appuntamento?
Domanda: Come si può creare un'attività da un messaggio di posta?
Domanda: Come posso organizzare gli appuntamenti di altre persone in qualità di rappresentante?
Domanda: Come si utilizza la funzione di disponibilità, ad es. Libero, Occupato, Assente, ecc?
Domanda: Come utilizzare le impostazioni di ricorrenza del calendario o delle attività?
Domanda: Come trovare tempo libero durante la creazione di appuntamenti?
14.4 Domande sull'organizzazione dei dati e sul lavoro di squadra
Domanda: Come è possibile rendere alcuni contatti disponibili ai collaboratori esterni?
Domanda: Come è possibile condividere specifici documenti con i collaboratori esterni?
Domanda: Desidero condividere una cartella con altri utenti. Quali permessi devo impostare?
14.1 Domande generiche
Domanda: Dove posso trovare i miei dati e le mie impostazioni personali?
Domanda: Come posso cambiare la password?
Domanda: Perché non è possibile trovare alcuni pulsanti o campi di inserimento?
Domanda: Come sono notificati i nuovi messaggi e gli inviti degli appuntamenti?
Domanda: Come posso leggere i messaggi correnti dalle reti sociali o dalle pagine di notizie?
14.2 Domande sui messaggi di posta e sui contatti
Domanda: Come posso inviare un messaggio di posta a più indirizzi contemporaneamente?
Domanda: Qual è lo scopo dei campi di inserimento Copia a... e Copia nascosta a....
Domanda: Invio spesso messaggi di posta con contenuto identico o simile. Come posso velocizzare questo processo?
Domanda: È possibile accedere ai messaggi di posta inviati al mio account di Google Mail?
Domanda: Come posso inoltrare automaticamente i messaggi di posta al mio sostituto?
Domanda: Come posso ottenere una panoramica della posta in arrivo dei miei account?
Domanda: Come posso utilizzare le condizioni nelle regole del filtro di posta elettronica?
Domanda: Come posso utilizzare i contatti dalle mie reti sociali?
14.3 Domande su attività, calendari e appuntamenti
Domanda: Quando si utilizza un'attività e quando si utilizza un appuntamento?
Domanda: Come si può creare un'attività da un messaggio di posta?
Domanda: Come posso organizzare gli appuntamenti di altre persone in qualità di rappresentante?
Domanda: Come si utilizza la funzione di disponibilità, ad es. Libero, Occupato, Assente, ecc?
Domanda: Come utilizzare le impostazioni di ricorrenza del calendario o delle attività?
Domanda: Come trovare tempo libero durante la creazione di appuntamenti?
14.4 Domande sull'organizzazione dei dati e sul lavoro di squadra
Domanda: Come è possibile rendere alcuni contatti disponibili ai collaboratori esterni?
Domanda: Come è possibile condividere specifici documenti con i collaboratori esterni?
Domanda: Desidero condividere una cartella con altri utenti. Quali permessi devo impostare?

14.1. Domande generiche

Domanda: Dove posso trovare i miei dati e le mie impostazioni personali?
Domanda: Come posso cambiare la password?
Domanda: Perché non è possibile trovare alcuni pulsanti o campi di inserimento?
Domanda: Come sono notificati i nuovi messaggi e gli inviti degli appuntamenti?
Domanda: Come posso leggere i messaggi correnti dalle reti sociali o dalle pagine di notizie?

Domanda:

Dove posso trovare i miei dati e le mie impostazioni personali?

Risposta:

Si possono personalizzare i seguenti dati e impostazioni:

Domanda:

Come posso cambiare la password?

Risposta:

Per cambiare la propria password, fare clic su La mia password nel widget Dati utente dell'applicazione Portale. Scoprire altre informazioni da queste istruzioni.

Domanda:

Perché non è possibile trovare alcuni pulsanti o campi di inserimento?

Risposta:

Alcuni pulsanti o campi di inserimento possono non essere visibili a causa dei seguenti motivi:

  • Una funzione non è disponibile nel contesto attuale.

  • Per semplificare il più possibile l'interfaccia utente, gli elementi di controllo poco utilizzati non sono visualizzati. In questo caso, viene visualizzato un pulsante Altro. Per visualizzare tutte le funzioni, fare clic su questo pulsante.

Domanda:

Come sono notificati i nuovi messaggi e gli inviti degli appuntamenti?

Risposta:

Se ci sono notifiche di nuovi messaggi o appuntamenti, l'icona Indicatore non letti a destra della barra dei menu mostra il numero di nuovi oggetti. Fare clic sull'icona per aprire l'area di notifica. Contiene informazioni sui nuovi oggetti. Da lì è possibile attivare direttamente le funzioni, ad es. leggere il nuovo messaggio o confermare il nuovo appuntamento. Ulteriori informazioni sono disponibili in L'interfaccia utente.

Domanda:

Come posso leggere i messaggi correnti dalle reti sociali o dalle pagine di notizie?

Risposta:

Nell'applicazione Portale è possibile leggere i messaggi correnti dalle proprie reti sociali o dalle pagine di notizie o visualizzare le foto di determinate pagine web aggiungendo i widget delle notizie.

14.2. Domande sui messaggi di posta e sui contatti

Domanda: Come posso inviare un messaggio di posta a più indirizzi contemporaneamente?
Domanda: Qual è lo scopo dei campi di inserimento Copia a... e Copia nascosta a....
Domanda: Invio spesso messaggi di posta con contenuto identico o simile. Come posso velocizzare questo processo?
Domanda: È possibile accedere ai messaggi di posta inviati al mio account di Google Mail?
Domanda: Come posso inoltrare automaticamente i messaggi di posta al mio sostituto?
Domanda: Come posso ottenere una panoramica della posta in arrivo dei miei account?
Domanda: Come posso utilizzare le condizioni nelle regole del filtro di posta elettronica?
Domanda: Come posso utilizzare i contatti dalle mie reti sociali?

Domanda:

Come posso inviare un messaggio di posta a più indirizzi contemporaneamente?

Risposta:

Per inviare un messaggio a più destinatari contemporaneamente, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

  • Digitare tutti i destinatari nei campi di inserimento A..., Copia a... o Copia nascosta a.... Utilizzare la funzione di completamento automatico per inserire in modo più rapido gli indirizzi. Questo elenco di domande frequenti fornisce una spiegazione delle differenze tra i campi di inserimento.

  • Se si inviano abitualmente messaggi allo stesso gruppo di persone, creare una lista di distribuzione nell'applicazione Rubrica e aggiungere gli indirizzi di posta elettronica alla lista di distribuzione. Informazioni sono disponibili in Creare liste di distribuzione.

Domanda:

Qual è lo scopo dei campi di inserimento Copia a... e Copia nascosta a....

Risposta:

I destinatari presenti nei campi di inserimento A... o Copia a... possono essere visualizzati da tutti gli altri destinatari presenti nei campi A... o Copia a.... I destinatari presenti nel campo Copia nascosta a... non sono visibili agli altri destinatari inseriti nei campi A..., Copia a... o Copia nascosta a.... In pratica, ciò significa:

  • Se si invia un messaggio a una squadra e ogni destinatario dovrebbe poter vedere chi altro riceve il messaggio, inserire i destinatari nel campo di inserimento A... o Copia a....

  • Se si desidera inviare un messaggio di posta a persone che non dovrebbero vedere i nomi degli altri destinatari, digitare i destinatari nel campo di inserimento Copia nascosta a....

Domanda:

Invio spesso messaggi di posta con contenuto identico o simile. Come posso velocizzare questo processo?

Risposta:

Utilizzare la funzione di salvataggio dei messaggi come bozze. Informazioni sono disponibili in Lavorare con le bozze dei messaggi

Domanda:

È possibile accedere ai messaggi di posta inviati al mio account di Google Mail?

Risposta:

È possibile configurare account di posta esterni per molti fornitori del servizio di posta elettronica, ad es. Google Mail. Sono necessari solo i dati dell'account per il relativo fornitore. Appena configurato l'account di posta esterno, si avrà accesso ai messaggi dall'interno dell'albero delle cartelle. Informazioni sono disponibili in Account di posta elettronica.

Domanda:

Come posso inoltrare automaticamente i messaggi di posta al mio sostituto?

Risposta:

Abilitare la funzione Inoltro automatico nelle impostazioni. Informazioni sono disponibili in Inoltrare automaticamente i messaggi di posta.

Domanda:

Come posso ottenere una panoramica della posta in arrivo dei miei account?

Risposta:

Utilizzare la posta unificata per visualizzare la posta in arrivo di più account in una singola cartella. Informazioni sono disponibili in Utilizzare la posta unificata.

Domanda:

Come posso utilizzare le condizioni nelle regole del filtro di posta elettronica?

Risposta:

È possibile creare una condizione

  • selezionando un componente del messaggio, ad es. "Oggetto";

  • selezionando un criterio, ad es. "È uguale";

  • digitando un argomento, ad es. "protocollo".

In questo caso, dovrebbe essere verificato se l'oggetto di un messaggio corrisponde esattamente ai caratteri dell'argomento ("protocollo"). È possibile controllare se la condizione è verificata con il criterio e la stringa di caratteri. Le differenze tra i singoli criteri sono spiegate negli esempi seguenti. Negli esempi, l'oggetto è utilizzato per filtrare i messaggi di posta.

  • Criterio: "contiene" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri dell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".

    • La condizione è verificata anche per l'oggetto "protocollo della riunione".

  • Criterio: "è uguale" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde esattamente alla stringa di caratteri dell'argomento. Esempio: l'argomento è "protocollo".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "protocollo".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".

  • Criterio: "Corrisponde" La condizione è verificata se l'oggetto corrisponde esattamente ai caratteri nell'argomento. La stringa di caratteri può contenere caratteri speciali. Esempio: l'argomento è "protocollo*". Il carattere "*" è un carattere speciale che rappresenta qualsiasi carattere.

    • La condizione è verificata per l'oggetto "aggiornamenti del protocollo".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "protocollo della riunione".

  • Criterio: "Espressione regolare" La condizione è verificata se l'oggetto contiene i caratteri forniti dall'espressione regolare nell'argomento. Le espressioni regolari consentono richieste complesse. Altre informazioni sono disponibili sui rispettivi siti Internet. La seguente espressione regolare, molto semplice, può dare un'idea a riguardo. Esempio: l'argomento è "organi(z|s)ation". L'espressione "(z|s)" rappresenta il carattere "z" o "s".

    • La condizione è verificata per l'oggetto "aggiornamenti del protocollo".

    • La condizione è verificata anche per l'oggetto "organisation".

    • La condizione non è verificata per l'oggetto "Organico".

Domanda:

Come posso utilizzare i contatti dalle mie reti sociali?

Risposta:

È possibile utilizzare i contatti dalle proprie reti sociali come Facebook, LinkedIn o Xing sottoscrivendo i contatti. Informazioni sono disponibili in Sottoscrivere dati

14.3. Domande su attività, calendari e appuntamenti

Domanda: Quando si utilizza un'attività e quando si utilizza un appuntamento?
Domanda: Come si può creare un'attività da un messaggio di posta?
Domanda: Come posso organizzare gli appuntamenti di altre persone in qualità di rappresentante?
Domanda: Come si utilizza la funzione di disponibilità, ad es. Libero, Occupato, Assente, ecc?
Domanda: Come utilizzare le impostazioni di ricorrenza del calendario o delle attività?
Domanda: Come trovare tempo libero durante la creazione di appuntamenti?

Domanda:

Quando si utilizza un'attività e quando si utilizza un appuntamento?

Risposta:

La decisione se sia meglio utilizzare un appuntamento o un'attività può essere determinata in base ai seguenti criteri:

  • Un appuntamento ha luogo in un dato momento. Se si desidera eseguire un'azione in un dato momento, creare un appuntamento per l'azione.

  • Un'attività ha una data di scadenza e, a volte, una priorità. Se è possibile essere flessibili sull'ora di pianificazione di un'azione e dover rispettare solo la data di scadenza, inserire un'attività per questa azione.

Domanda:

Come si può creare un'attività da un messaggio di posta?

Risposta:

Utilizzare la funzione Promemoria nell'area di visualizzazione dell'applicazione Posta elettronica. Ulteriori informazioni sono disponibili in Abilitare il promemoria di un messaggio di posta.

Domanda:

Come posso organizzare gli appuntamenti di altre persone in qualità di rappresentante?

Risposta:

Chiedere all'altra persona di condividere una cartella di calendario con permessi di scrittura. Inserire successivamente i suoi appuntamenti nella cartella condivisa. L'altra persona sarà visualizzata come l'organizzatore dell'appuntamento.

Domanda:

Come si utilizza la funzione di disponibilità, ad es. Libero, Occupato, Assente, ecc?

Risposta:

Se si desidera evitare conflitti quando si creano nuovi appuntamenti, impostare la disponibilità su Libero. Tutte le altre disponibilità causano messaggi di conflitto relativi a appuntamenti che si sovrappongono.

Domanda:

Come utilizzare le impostazioni di ricorrenza del calendario o delle attività?

Risposta:

Esempio 1: un appuntamento o un'attività dovrebbe aver luogo ogni secondo giorno. Dovrebbe iniziare in data 07/01/2013 e dovrebbe aver luogo cinque volte.

  • Inizia il 07/01/2013

  • Giornaliera

  • L'evento si ripete ogni 2 giorni.

  • La serie termina dopo 5 appuntamenti o attività.

Risposta:

Esempio 2: un appuntamento o un'attività dovrebbe aver luogo ogni martedì e venerdì. Dovrebbe iniziare in data 08/01/2013.

  • Inizia il 08/01/2013

  • Settimanale

  • L'evento si ripete ogni settimana il martedì e il venerdì.

  • Questa serie non termina mai.

Risposta:

Esempio 3: un appuntamento o un'attività dovrebbe aver luogo ogni secondo mercoledì. Dovrebbe iniziare in data 09/01/2013. L'ultimo appuntamento dovrebbe essere in data 27/03/2013.

  • Inizia il 09/01/2013

  • Settimanale

  • L'evento si ripete ogni 2 settimane il mercoledì.

  • La serie termina il 27/03/2013.

Risposta:

Esempio 4: un appuntamento o un'attività dovrebbe aver luogo il primo lunedì di un mese. Dovrebbe iniziare in data 04/02/2013. L'evento dovrebbe aver luogo dodici volte.

  • Inizia il 04/02/2013

  • Mensile

  • Questo evento si ripete il primo lunedì di ogni mese.

  • La serie termina dopo 12 appuntamenti.

Risposta:

Esempio 5: un appuntamento o un'attività dovrebbe aver luogo ogni anno l'ultimo venerdì di novembre. Dovrebbe iniziare in data 29/11/2013.

  • Inizia il 29/11/2013

  • Annuale

  • L'evento si ripete ogni ultimo venerdì di novembre.

  • Questa serie non termina mai.

Domanda:

Come trovare tempo libero durante la creazione di appuntamenti?

Risposta:

Fare clic su Trova del tempo libero durante la creazione di un appuntamento o fare clic sull'icona Pianificazione nella barra degli strumenti. Informazioni sono disponibili in Pianificare appuntamenti con diversi partecipanti.

14.4. Domande sull'organizzazione dei dati e sul lavoro di squadra

Domanda: Come è possibile rendere alcuni contatti disponibili ai collaboratori esterni?
Domanda: Come è possibile condividere specifici documenti con i collaboratori esterni?
Domanda: Desidero condividere una cartella con altri utenti. Quali permessi devo impostare?

Domanda:

Come è possibile rendere alcuni contatti disponibili ai collaboratori esterni?

Risposta:

È possibile anche fornire accesso ai contatti delle rubriche del groupware ai collaboratori esterni o ai contatti delle proprie reti sociali come LinkedIn. Per farlo, procedere come segue:

  1. Aggiungere i contatti dalle proprie reti sociali a una rubrica.

  2. Creare una nuova cartella di contatti. Copiare tutti i contatti che si desidera condividere dalle rubriche a questa cartella di contatti.

  3. Pubblicare la cartella di contatti. Informazioni sono disponibili in Pubblicare dati.

Domanda:

Come è possibile condividere specifici documenti con i collaboratori esterni?

Risposta:

È possibile condividere il contenuto delle cartelle di documenti con i collaboratori esterni. Procedere come segue:

  1. Nell'applicazione File, è possibile raccogliere i documenti in una cartella separata.

  2. Pubblicare la cartella. Informazioni sono disponibili in Pubblicare dati .

Domanda:

Desidero condividere una cartella con altri utenti. Quali permessi devo impostare?

Risposta:

Esempio 1: Un utente dovrebbe poter vedere gli oggetti in una cartella, ma non poterli modificare o eliminare. L'utente non dovrebbe poter creare nuovi oggetti. Impostazioni

  • Permessi delle cartelle: visualizzare la cartella

  • Permessi degli oggetti: leggere tutti gli oggetti, nessun permesso di modifica, nessun permesso di eliminazione

  • Permessi amministrativi: No

Risposta:

Esempio 2: un utente dovrebbe poter vedere gli oggetti in una cartella, ma non poterli modificare o eliminare. L'utente dovrebbe poter creare e modificare oggetti.

  • Permessi delle cartelle: visualizzare la cartella

  • Permessi degli oggetti: leggere tutti gli oggetti, nessun permesso di modifica, nessun permesso di eliminazione

  • Permessi amministrativi: No

Risposta:

Esempio 3: un utente non dovrebbe poter vedere gli oggetti in una cartella. L'utente dovrebbe poter comunque creare e modificare nuovi oggetti.

  • Permessi delle cartelle: creare oggetti

  • Permessi degli oggetti: leggere i propri oggetti, modificare i propri oggetti, eliminare i propri oggetti

  • Permessi amministrativi: No

Risposta:

Esempio 4: un utente deve avere il permesso di vedere e modificare tutti gli oggetti. L'utente deve avere il permesso di creare e modificare le sottocartelle e i propri oggetti.

  • Permessi delle cartelle: creare oggetti e sottocartelle

  • Permessi degli oggetti: leggere tutti gli oggetti, modificare tutti gli oggetti, eliminare tutti gli oggetti

  • Permessi amministrativi: No

Risposta:

Esempio 5: un utente dovrebbe avere tutti i permessi. L'utente non dovrebbe poter accordare permessi ad altri utenti.

  • Permessi delle cartelle: creare oggetti e sottocartelle

  • Permessi degli oggetti: leggere tutti gli oggetti, modificare tutti gli oggetti, eliminare tutti gli oggetti

  • Permessi amministrativi: Sì