Pour travailler correctement avec des dossiers, voici ce que vous devez savoir :
Que sont les catégories de dossiers ?
Que sont les types de dossier ?
Quels sont les dossiers existants ?
Quelle est la signification des icônes de dossiers ?
À quoi servent les droits ?
La catégorie de dossier indique si un dossier est utilisé par un seul ou par plusieurs utilisateurs.
Il existe les catégories de dossier suivantes :
Dossiers personnels. Les dossiers personnels contiennent vos courriels, contacts, rendez-vous et tâches. Les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos dossiers personnels, à moins que vous ne les partagiez avec d'autres utilisateurs. Selon l'arborescence de dossiers utilisée, vos dossiers personnels sont affichés comme suit :
Si vous avez sélectionné l'arborescence de dossiers Classique, vos dossiers personnels se trouvent sous le dossier racine personnel. Le dossier racine personnel est nommé d'après votre nom d'utilisateur.
Si vous avez sélectionné l'arborescence des dossiers Nouveau, vos dossiers personnels se trouvent au même niveau que les autres dossiers.
Remarque : Votre dossier de dépôt de données personnel se trouve sous .
Dossiers publics. Ils se trouvent dans l'arborescence sous Remarque : Le dossier de dépôt de données public se trouve dans .
. Chaque utilisateur peut créer des dossiers publics et les partager avec d'autres utilisateurs.Dossiers partagés. Ils se trouvent dans l'arborescence des dossiers sous Remarque : Les dossiers partagés du dépôt de données se trouvent sous .
. Vous y trouverez les dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs.Le type de dossier définit les objets d'un dossier.
Il existe les types de dossiers suivants :
Dossier de courrier électronique. Contient des objets de type courriel.
Dossiers de contacts. Contiennent des objets de contact.
Dossiers d'agenda. Contiennent des objets de type rendez-vous.
Dossiers de tâches. Contiennent des objets de type tâche.
Dépôts de données. Contiennent des objets de type Dépôt de données.
Vous définissez le type d'un dossier lorsque vous le créez.
La description suivante concerne le réglage
.Les dossiers suivants existent par défaut dans l'arborescence de dossiers Classique :
Arborescence de dossiers classique |
Contenu |
---|---|
Votre nom d'utilisateur |
Votre dossier personnel racine |
Courrier électronique |
Courrier électronique entrant et sortant |
Agenda |
Agendas et rendez-vous personnels |
Contacts |
Contacts personnels |
Tâches |
Tâches personnelles |
Dossiers publics |
Dossiers visibles de tous les utilisateurs. |
Carnet d'adresses global |
Données d'adresses de tous les utilisateurs |
Dossiers partagés |
Dossiers partagés avec vous par d'autres utilisateurs |
Dépôt de données |
Tous les dossiers de dépôt de données |
Dépôt de l'utilisateur |
Dossiers de dépôts de données personnel et partagés |
Votre nom d'utilisateur |
Votre dossier de dépôt de données personnel |
Autre nom d'utilisateur |
Dossier de dépôt de données partagé d'un autre utilisateur |
Dépôt de données public |
Dossier du dépôt de données public |
Par défaut, les dossiers suivants existent dans l'arborescence de dossiers Nouveau :
nouvelle arborescence de dossiers |
Contenu |
---|---|
Tâches |
Tâches personnelles |
Éléments envoyés |
Courriels envoyés |
Dossiers partagés |
Dossiers partagés par d'autres utilisateurs |
Boîte de réception |
Courriels reçus |
Dépôt de données |
Tous les dossiers de dépôt de données |
Dépôt de l'utilisateur |
Dossiers de dépôts de données personnel et partagés |
Votre nom d'utilisateur |
Votre dossier de dépôt de données personnel |
Autre nom d'utilisateur |
Dossiers du dépôt de données partagés par d'autres utilisateurs |
Dépôt de données public |
Dossiers de dépôt de données public |
Agenda |
Agendas et rendez-vous personnels |
Contacts |
Contacts personnels |
Dossiers publics |
Dossiers visibles de tous les utilisateurs |
Carnet d'adresses global |
Données d'adresses de tous les utilisateurs |
Dans l'arborescence de dossiers Nouveau, tous les dossiers sont triés par ordre alphabétique. Selon la configuration du serveur, il peut exister des dossiers supplémentaires.
L'icône de dossier vous aide à reconnaître si un dossier a été partagé ou publié avec Publier et S'abonner.
Si on prend l'exemple de l'icône du dossier de dépôt de données, le tableau suivant décrit comment reconnaître ses propres dossiers partagés ou publiés, ou bien les dossiers partagés ou publiés par d'autres utilisateurs. De la même manière, cette description est valable pour tous les types de dossiers.
Propres dossiers |
Signification |
---|---|
|
Vous n'avez pas partagé le dossier de dépôt de données. |
|
Vous avez partagé ou publié le dossier de dépôt de données. |
Dossiers partagés par d'autres utilisateurs |
Signification |
---|---|
|
Un autre utilisateur a partagé ce dossier de dépôt de données avec vous. |
|
Un autre utilisateur a partagé ce dossier de dépôt de données avec vous. De plus, ce dossier est publié. |
Des informations sur le partage des dossiers se trouvent dans 8.6: Gestion des droits. Vous trouverez des informations sur la publication de dossiers dans 8.7: Publier et S'abonner.
Les droits définissent ce qu'un utilisateur est autorisé à faire avec un dossier donné et son contenu, c'est-à-dire que les utilisateurs ont certains droits sur les dossiers. Si tous les pré-requis sont vérifiés, un utilisateur peut accorder des droits à d'autres utilisateurs ou modifier leurs droits existants.
D'habitude, la raison pour laquelle on accorde des droits est de partager des données et des informations avec d'autres utilisateurs. Il s'agit là d'une partie essentielle d'un collecticiel. Accorder des droits sur un dossier à d'autres utilisateurs est également appelé « partager un dossier ».
Pour pouvoir contrôler si un utilisateur, par exemple, peut uniquement lire ou également modifier le contenu d'un dossier, il existe un certain nombre de droits hiérarchiques. Le droit le plus élevé est le droit d'administration. Il comprend tous les autres droits ainsi que le droit de partager un dossier avec d'autres utilisateurs.
Les exemples suivants montrent comment appliquer des droits particuliers :
Vous avez le droit d'administration sur vos dossiers personnels. Pour que vous puissiezcacher vos données personnelles des autres utilisateurs, ces derniers n'ont aucun droit sur vos dossiers personnels tant que vous ne les partagez pas.
Afin d'être en mesure de rendre des données et des informations accessibles à d'autres utilisateurs, vous avez le droit de créer des sous-dossiers dans le dossier
. Ces sous-dossiers peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs.Pour pouvoir lire les données d'adresses des autres utilisateurs et modifier vos propres données d'adresses, vous avez le droit de lire tous les objets présents dans le dossier
et d'y créer vos propres objets.Des informations détaillées sur les droits ainsi que des recommandations sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.
De nombreuses fonctions liées aux dossiers peuvent être exécutées au moyen du menu contextuel. Pour accéder au menu contextuel d'un dossier, vous disposez de deux méthodes.
Méthode 1Cliquez avec le bouton droit sur un dossier de l'arborescence des dossiers. Le menu contextuel s'ouvre.
Cliquez sur un élément du menu contextuel.
Cliquez sur un dossier dans l'arborescence des dossiers. À côté du nom du dossier figure l'icône.
Cliquez sur l'icône . Le menu contextuel s'ouvre.
Cliquez sur un élément du menu contextuel.
Par souci de simplicité, les chapitres qui suivent décrivent la méthode 1. Vous pouvez néanmoins utiliser les deux méthodes.
Pour créer de nouveaux dossiers, utilisez le réglage
.Dans l'arborescence de dossiers Classique, on peut créer les dossiers suivants :
Dossiers de l'arborescence de dossiers |
Quels types de dossiers peuvent être créés ? |
---|---|
Dossier personnel racine |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Courrier électronique |
- |
Boîte de réception |
Dossiers de courrier électronique |
Agenda |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Contacts |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Tâches |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Dossiers publics |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Nom de dossier (*) |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Carnet d'adresses global |
- |
Dossiers partagés |
- |
Autre nom d'utilisateur |
- |
Nom de dossier (*) |
Dossiers d'agenda, dossiers de tâches, dossiers de contacts |
Dépôt de données |
- |
Dépôt de l'utilisateur |
- |
Dossier Dépôt de l'utilisateur |
Dossiers dépôt de données |
Autres noms d'utilisateurs (*) |
Dossiers dépôt de données |
Dépôt de données public |
Dossiers dépôt de données |
Note : Pour les dossiers de l'arborescence de dossiers marqués d'un (*), vous devez avoir le droit de créer des sous-dossiers.
Des informations détaillées sur les droits et des recommandations sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.
Dans l'arborescence de dossiers Nouveau, on peut créer les dossiers suivants :
Un nouvel arbre de dossiers |
Quels types de dossiers peuvent être créés ? |
---|---|
Tâches |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Éléments envoyés |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Dossiers partagés |
- |
Un autre nom d'utilisateur |
- |
Nom de dossier (*) |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Boîte de réception |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Dépôt de données |
- |
Dépôt de l'utilisateur |
- |
Des dossiers de dépôt de données personnels |
Dossiers dépôt de données |
Autres noms d'utilisateurs (*) |
Dossiers dépôt de données |
Dépôt de données public |
Dossiers dépôt de données |
Agenda |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Contacts |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Dossiers publics |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Noms de dossiers (*) |
Des dossiers de courrier électronique, d'agendas, de tâches ou de contacts |
Carnet d'adresses global |
- |
Note : Pour les dossiers de l'arborescence de dossiers marqués d'un (*), vous devez avoir le droit de créer des sous-dossiers.
Des informations détaillées sur les droits et des recommandations sur la manière d'accorder des droits se trouvent dans 8.6: Gestion des droits.
Comment créer un nouveau dossier :Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.
Déplacez le pointeur de la souris sur
. Un sous-menu contenant les types de dossiers apparaît.Cliquez sur le type de dossier que vous désirez créer. Note : Selon le dossier dans lequel vous créez un sous-dossier, certains types de dossiers peuvent être désactivés. Vous trouverez des détails à ce sujet dans le tableau. Résultat : Un dossier nommé est créé. Le nom du dossier est mis en surbrillance.
Saisissez un nom. Puis, appuyez sur Entrée.
Résultat : Un nouveau dossier est créé.
Pour renommer des dossiers, utilisez le réglage
.Note : Pour pouvoir renommer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.
Comment renommer un dossier :Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.
Dans le menu contextuel, choisissez
. Le nom du dossier passe en surbrillance.Modifiez le nom ou saisissez un nouveau nom.
Tapez Entrée.
Résultat : Le dossier est renommé.
Pour déplacer des dossiers, utilisez le réglage
.Note : Pour déplacer un dossier, vous avez besoin des droits d'administration pour le dossier et du droit de créer un sous-dossier dans le dossier cible.
Comment déplacer un dossier :Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.
Choisissez
dans le menu contextuel. L'icône du dossier est grisée.Cliquez avec le bouton droit sur le dossier dans lequel vous voulez coller le dossier coupé.
Choisissez
dans le menu contextuel.Résultat : Le dossier est déplacé.
Vous pouvez envoyer un lien vers un dossier aux utilisateurs internes du collecticiel.
Comment envoyer un lien vers un dossier :Cliquez avec le bouton droit sur l'arborescence de dossiers.
Choisissez
dans le menu contextuel.Résultat : La fenêtre Courrier électronique s'ouvre. Votre lien vers le dossier est saisi comme texte de message.
Note : Pour suivre le lien, le destinataire du message doit avoir les droits correspondants sur le dossier.
Pour supprimer des dossiers, utilisez le réglage
.Avertissement : Si vous supprimez un dossier, tous les sous-dossiers et objets de ce dossiers sont supprimés également. Les sous-dossiers et objets supprimés ne peuvent pas être récupérés.
Note : Pour pouvoir supprimer un dossier, vous devez avoir des droits d'administration dessus.
Comment supprimer un dossier :Cliquez avec le bouton droit sur un dossier dans l'arborescence des dossiers complète.
Choisissez Supprimer le dossier s'ouvre.
dans le menu contextuel. La boîte de dialogueCliquez sur
.Résultat : Le dossier et ses objets sont supprimés définitivement.