7.4. InfoStore-Einträge anzeigen

Um InfoStore-Einträge anzuzeigen, müssen Sie

7.4.1. Listenansicht anzeigen

Die Listenansicht zeigt die InfoStore-Einträge in Form einer Tabelle.

So zeigen Sie InfoStore-Einträge als Liste an:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum einen InfoStore-Ordner.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Ansicht auf Liste. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Anlicht > Liste.

Ergebnis: Die InfoStore-Einträge werden als Liste angezeigt.

Die Liste zeigt für jeden InfoStore-Eintrag eine Zeile mit Informationen in Form von Symbolen oder Texten:

Spalte

Information

Spalte 1, Symbol  

Der Eintrag ist ein InfoStore-Eintrag

Spalte 1, Symbol  

Der InfoStore-Eintrag ist gesperrt

Spalte 2, Symbol  

Der InfoStore-Eintrag enthält ein Dokument. Um die aktuelle Dokumentversion zu öffnen oder zu speichern, klicken Sie auf das Symbol. Details finden Sie in 7.4.4: Aktuelle Dokumentversion öffnen oder speichern.

Spalte Beschreibung

Bezeichnung des InfoStore-Eintrags

Spalte Größe

Dateigröße des InfoStore-Eintrags

Spalte Angelegt am

Datum der Erstellung

Spalte Erstellt von

Name des Erstellers

Spalte Version

Aktuelle Version des InfoStore-Eintrags

Spalte Letzte Änderung

Datum der letzten Änderung

Letzte Spalte

Flag, das dem InfoStore-Eintrag zugewiesen wurde.

Die InfoStore-Einträge sind standardmäßig nach der Spalte Beschreibung aufsteigend sortiert. Der Spaltentitel ist farbig markiert. Ein Pfeilsymbol neben dem Spaltentitel kennzeichnet die Reihenfolge der Sortierung.

So ändern Sie die Sortierung:
  1. Um nach einer Spalte zu sortieren, klicken Sie auf den Spaltentitel.

  2. Um die Reihenfolge der Sortierung zu ändern, klicken Sie erneut auf den Spaltentitel.

Ergebnis: Die Sortierung wird geändert.

Hinweis: Nach den ersten beiden Spalten kann nicht sortiert werden.

7.4.2. H-Split-Ansicht anzeigen

Die H-Split-Ansicht zeigt im Übersichtsfenster oben die Listenansicht der InfoStore-Einträge, unten alle Informationen zum gewählten InfoStore-Eintrag.

So zeigen Sie InfoStore-Einträge in der H-Split-Ansicht an:
  1. Wählen Sie im Ordnerbaum einen InfoStore-Ordner.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Ansicht auf H-Split. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Ansicht > H-Split. Ergebnis: Das Übersichtsfenster ist horizontal geteilt. Die obere Hälfte zeigt die Listenansicht.

  3. Wählen Sie in der Listenansicht einen InfoStore-Eintrag.

Ergebnis: Die untere Hälfte des Übersichtsfensters zeigt zum gewählten InfoStore-Eintrag folgende Informationen:

  • Das Register Übersicht enthält folgende Angaben:

    • Titel, Dokument, Ordnername, Link/URL Der Name des Dokuments dient als Link, um die aktuelle Version des angehängten Dokuments zu öffnen oder herunterzuladen. Weitere Informationen finden Sie in 7.4.4: Aktuelle Dokumentversion öffnen oder speichern.

    • Die Dokument-Details Dateigröße, Typ des Dokuments, Sperre, MD5-Summe. Tipp: Mit Hilfe der Symbole - oder + können Sie die Details öffnen oder schließen.

    • Unterhalb der Details die Anmerkungen zum InfoStore-Eintrag.

  • Das Register Versionen enthält die Liste der Versionen des angehängten Dokuments. Die Ansicht unterhalb der Liste enthält detaillierte Informationen zu einer Version. Die Ansicht enthält einen Link, mit dem Sie die gewählte Version des angehängten Dokuments öffnen oder herunterladen können. Weitere Informationen finden Sie in 7.6.2.3: Mit Dokumentversionen arbeiten.

  • An unteren Rand des Übersichtsfensters wird angezeigt,

    • wer den InfoStore-Eintrag wann erzeugt hat,

    • wer den InfoStore-Eintrag wann zuletzt geändert hat.

Tipp: Sie können die horizontale Trennlinie zwischen oberer und unterer Hälfte verschieben.

7.4.3. Hover anzeigen

Hover sind verfügbar in den Ansichten H-Split und Liste.

So zeigen Sie einen InfoStore-Eintrag im Hover an:
  1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen InfoStore-Eintrag. Nach einer kurzen Verzögerung öffnet sich der Hover. Er zeigt das Register Allgemein.

  2. Wenn Sie weitere Informationen sehen wollen, klicken Sie auf ein anderes Register.

  3. Um den Hover zu schließen, bewegen Sie den Mauszeiger aus dem Hover heraus.

Der Hover eines InfoStore-Eintrags zeigt die folgenden Informationen:

  • das Register Allgemein. Es enthält:

    • das Icon des Moduls InfoStore

    • den Titel und den Ersteller des InfoStore Eintrags

    • für jede zugewiesene Kategorie ein farbiges Symbol

    • falls der InfoStore-Eintrag Dokumente enthält, die Versionsnummer, das Dateityp-Icon und den Dateinamen des Dokuments des InfoStore-Eintrags

    • die Symbole zum Öffnen und Speichern des Dokuments

    • die Anmerkungen zum InfoStore-Eintrag. Je nach Länge des Anmerkungstextes wird eine Bildlaufleiste angezeigt.

  • das Register Versionen. Die Zahl in Klammern nennt die Anzahl der Dokument-Versionen. Falls der InfoStore-Eintrag ein Dokument enthält, werden die folgenden Elemente angezeigt:

    • die Schaltflächen Plus und Minus, um Detailinformationen zu den Versionen des Dokuments ein- bzw. auszublenden

    • Versionsnummer, Dateityp-Icon und Dateinamen der Versionen des Dokuments

    • Symbole zum Öffnen und Speichern der Versionen des Dokuments

7.4.4. Aktuelle Dokumentversion öffnen oder speichern

Ein InfoStore-Eintrag kann ein Dokument enthalten, zu dem mehrere Versionen existieren können. In diesem Fall können Sie folgende Aktionen ausführen:

  • Aktuelle Dokumentversion öffnen. Hinweis: Um ein Dokument zu öffnen, benötigen Sie eventuell zusätzliche Software.

  • Aktuelle Dokumentversion speichern.

Wie Sie andere Versionen öffnen oder speichern, erfahren Sie in 7.6.2.3: Mit Dokumentversionen arbeiten.

So öffnen oder speichern Sie die aktuelle Version des Dokuments:
  1. Zeigen Sie den InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an. Wechseln Sie zum Register Übersicht.

  2. Klicken Sie neben Dokument auf den Dokumentnamen. Ein Systemfenster öffnet sich. Es zeigt an, mit welcher Software das Dokument geöffnet wird. Hinweis: Das Aussehen des Systemfensters kann je nach Browser variieren.

  3. Bestimmen Sie, was Sie tun möchten:

    • Wenn Sie das Dokument öffnen möchten, wählen Sie Öffnen mit. Hinweis: Um das Dokument zu öffnen, benötigen Sie eventuell zusätzliche Software.

    • Wenn Sie das Dokument außerhalb der Groupware speichern möchten, wählen Sie Auf Diskette/Festplatte speichern.

  4. Klicken Sie im Systemfenster auf OK.

Tipp: Sie können alternativ eine der folgenden Methoden verwenden:

  • Verwenden Sie im Hover des InfoStore-Eintrags die entsprechenden Symbole.

  • Klicken Sie in einer Listenansicht auf das Symbol .

  • Doppelklicken Sie in einer Listenansicht auf einen InfoStore-Eintrag.

7.4.5. InfoStore-Eintrag senden

Um einen InfoStore-Eintrag anderen Teilnehmern zu übermitteln, haben Sie folgende Möglichkeiten.

  • Wenn der InfoStore-Eintrag ein Dokument enthält, können Sie das Dokument als E-Mail-Anlage an beliebige E-Mail-Adressen senden.

  • Sie können internen Teilnehmern der Groupware den InfoStore-Eintrag als Link senden.

So senden Sie das Dokument eines InfoStore-Eintrag als E-Mail-Anlage:
  1. Zeigen Sie den InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Als Anlage senden. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Senden > Als Anlage versenden.

Ergebnis: Das Fenster E-Mail öffnet sich. Die aktuelle Version des Dokuments ist als E-Mail-Anlage eingetragen.

So senden Sie einen InfoStore-Eintrag als Link:
  1. Zeigen Sie den InfoStore-Eintrag in der H-Split-Ansicht an.

  2. Klicken Sie auf dem Panel-Register Bearbeiten auf Als Link senden. Wenn Sie das kompakte Panel verwenden, klicken Sie im Panel auf Senden > Als Link versenden.

Ergebnis: Das Fenster E-Mail öffnet sich. Der direkte Link zum InfoStore-Eintrag ist als E-Mail-Text eingetragen.

Hinweis: Um dem Link zu folgen, benötigt der Empfänger der E-Mail Leserechte für die Objekte des InfoStore-Ordners, der den InfoStore-Eintrag enthält. Informationen zur Rechtevergabe finden Sie in 8.6: Freigaben und Rechte .