4.6. Mettre en place des listes de diffusion

Les instructions suivantes présentent comment créer une nouvelle liste de diffusion. Les chapitres suivants incluent des instructions détaillées sur les étapes 5-7.

Remarque : Si vous souhaitez créer une nouvelle liste de diffusion dans un dossier de contacts public ou partagé, vous devez posséder les droits nécessaires sur ces dossiers pour créer des objets.

Comment créer une nouvelle liste de diffusion :
  1. Dans l'onglet Nouveau du tableau de bord, cliquez sur Liste de diffusion. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Nouveau > Liste de diffusion du tableau de bord. La fenêtre Liste de diffusion s'ouvre.

  2. Si nécessaire, sélectionnez un dossier de contacts en cliquant sur le bouton Dossier et en sélectionnant un dossier de contacts.

  3. Dans le champ de saisie Nom, saisissez un nom pour la liste de diffusion.

  4. Si nécessaire, ajoutez les contacts à partir d'un carnet d'adresses.

  5. Si nécessaire, ajoutez les contacts sous la forme d'entrées définies par l'utilisateur.

  6. Si nécessaire, supprimez un contact de la liste de diffusion.

  7. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : La liste de diffusion est créée.

Si vous ne souhaitez pas créer la liste de diffusion, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : La fonction Liste de diffusion peut aussi être invoquée dans le tableau de bord depuis d'autres modules.

4.6.1. Ajouter des contacts à partir d'un carnet d'adresses

Comment ajouter des contacts dans la fenêtre Liste de diffusion depuis un carnet d'adresses :
  1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Ajouter depuis le carnet d'adresses. La fenêtre Sélectionner les contacts est affichée.

  2. Si vous souhaitez sélectionner un carnet d'adresses différent du carnet d'adresses global, cliquez sur le bouton Dossier de contacts. Cliquez sur un dossier dans la fenêtre Choisir le dossier de contacts.

  3. Si vous souhaitez voir une sélection particulière de participants ou de ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie à côté de Chercher. Cliquez sur le bouton Aller.

  4. Sélectionnez un ou plusieurs participants dans la liste.

  5. Pour ajouter la sélection en tant que participants, cliquez sur le bouton Ajouter.

  6. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection en cliquant sur le bouton Effacer et en répétant la sélection.

  7. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : Les noms et adresses électroniques des contacts sélectionnés sont ajoutés à la liste de diffusion.

4.6.2. Ajouter des contacts sous la forme d'entrées personnalisées

Vous pouvez ajouter des à la liste de diffusion des contacts ne pouvant être sélectionnés dans un carnet d'adresses de collecticiel sous la forme d'entrées personnalisées.

Comment ajouter des contacts sous la forme d'entrées personnalisées dans la fenêtre Liste de diffusion :
  1. Dans le tableau de bord, cliquez sur Formulaire personnalisé. La fenêtre Courriel externe est affichée.

  2. Dans le champ de saisie Nom, renseignez le nom du contact externe.

  3. Dans le champ de saisie Courriel, renseignez l'adresse électronique du contact externe.

  4. Si vous souhaitez voir une sélection particulière de participants ou de ressources, saisissez une chaîne de caractères dans le champ de saisie à côté de Chercher. Cliquez sur le bouton Aller.

  5. Cliquez sur le bouton Ajouter. Le nom et l'adresse électronique sont ajoutés à la liste.

  6. Si nécessaire, ajoutez d'autres entrées en répétant les étapes 2 à 4.

  7. Si nécessaire, vous pouvez corriger la sélection en cliquant sur le bouton Effacer et en créant de nouveau les entrées.

  8. Pour accepter la sélection, cliquez sur OK. Si vous ne souhaitez pas accepter la sélection, cliquez sur Annuler.

Résultat : Les entrées personnalisées sont ajoutées à la liste de diffusion.

4.6.3. Supprimer des contacts d'une liste de diffusion

Comment supprimer des contacts d'une liste de diffusion dans la fenêtre Liste de diffusion :
  1. Sélectionnez une entrée dans la liste.

  2. Dans le tableau de bord, cliquez sur Supprimer.

Résultat : L'entrée est supprimée de la liste de diffusion.