Pour planifier des rendez-vous communs avec des participants externes en tant que participants internes, les détails du rendez-vous doivent être échangés entre le serveur Open-Xchange et l'application d'agenda du participant externe.
Il y a deux scénarios différents :
Vous créez ou changez un rendez-vous comme participant interne.
Un participant externe crée ou change un rendez-vous auquel vous étiez invité.
Si vous cochez la case
à la création d'un rendez-vous, les participants externes recevront un courriel avec les détails du rendez-vous sous la forme d'un fichier iCal joint. Le courriel avec les détails du rendez-vous est envoyé aux participants externes si un participant internecrée le rendez-vous,
ajoute des participants,
ou supprime le rendez-vous.
Avec les détails envoyés, les participants externes peuvent gérer le rendez-vous dans leur application d'agenda.
Des informations sur l'ajout de participants externes à un rendez-vous se trouvent dans 5.5.8.2: Ajouter des participants externes n'ayant pas d'entrée de carnet d'adresses.
Si un participant externe vous envoie un courriel avec les détails du rendez-vous sous forme d'un fichier iCal joint, vous pouvez
répondre à l'invitation au rendez-vous en acceptant ou refusant le rendez-vous,
mettre à jour un rendez-vous existant si d'autres participants ont changé leur statut de confirmation.
Comment répondre à une invitation à un rendez-vous d'un participant externe :
Basculez vers le module Courrier électronique.
Affichez le courriel avec l'invitation au rendez-vous dans la vue Division horizontale ou verticale.
Utilisez les éléments de contrôle affichés sous l'en-tête du courriel pour répondre à l'invitation :
Saisissez un commentaire.
Si vous souhaitez participer, cliquez sur
.Si vous ne souhaitez pas participer, cliquez sur
.
Résultat : Le rendez-vous est saisi dans votre agenda. Le participant externe est averti par courriel de votre réponse.
Comment mettre à jour le statut de participation d'un participant externe :Basculez vers le module Courrier électronique.
Affichez le courriel avec un changement de participation dans la vue Division horizontale ou verticale.
Cliquez sur
sous l'en-tête du courriel.Résultat : Le rendez-vous sera mis à jour dans votre agenda.