Dokumente, die auf dem Groupware Server gespeichert sind, können Sie mit anderen Benutzern gemeinsam bearbeiten. Dazu müssen diese Dokumente in einem öffentlichen oder freigegebenen Ordner gespeichert sein. Die Benutzer benötigen Schreibrechte in diesem Ordner. Es gelten die folgenden Regeln:
Der Benutzer, der ein Dokument anlegt oder zuerst öffnet, hat die Bearbeitungsrechte an dem Dokument. Dieser Benutzer heißt aktueller Bearbeiter. Alle Benutzer, die das Dokument später öffnen, haben Leserechte. Diese Benutzer heißen Betrachter.
Die Betrachter sehen alle Änderungen, die der aktuelle Bearbeiter an dem Dokument vornimmt.
Ein Betrachter kann aktueller Bearbeiter werden, indem er das Bearbeitungsrecht anfordert. Sobald der vorherige Bearbeiter seine Änderungen abgeschlossen hat, überträgt der Server das Bearbeitungsrecht an den neuen aktuellen Bearbeiter.
Sobald der aktuelle Bearbeiter das Dokument schließt, legt der Server eine neue Version des Dokuments an.
So bearbeiten Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen Benutzern:
Legen Sie ein neues Dokument an, oder öffnen Sie ein vorhandenes Dokument.
Stellen Sie sicher, dass die Benutzer, mit denen Sie das Dokument gemeinsam bearbeiten möchten, die erforderlichen Berechtigungen zum Bearbeiten des Dokuments besitzen. Informationen und Anleitungen finden Sie in der OX App Suite Benutzeranleitung, Thema Berechtigungen.
Informieren Sie andere Benutzer darüber, dass Sie das Dokument jetzt gemeinsam bearbeiten möchten. Die betroffenen Benutzer müssen das Dokument öffnen. Nach dem Öffnen des Dokuments sehen die Benutzer, wer das Dokument gerade bearbeitet.
Alle Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, werden für die Betrachter sichtbar.
Jeder Benutzer sieht die Schreibmarken der anderen Benutzer. Die Schreibmarken werden in unterschiedlichen Farben angezeigt. Um den Benutzernamen zu sehen, zeigen Sie mit der Maus auf eine der Schreibmarken.
Tipp: Um eine Liste der Benutzer anzuzeigen, die das Dokument geöffnet haben, aktivieren Sie in der Office Menüleiste in das Kontrollfeld . Der aktuelle Bearbeiter wird in der Liste ganz oben angezeigt.
Wenn ein Benutzer das Dokument bearbeiten möchte, klickt er dazu in der Werkzeugleiste auf
.Zum Beenden klickt der aktuelle Bearbeiter in der Office-Menüleiste rechts auf das Symbol .