4.6. Creación de listas de distribución

Las siguientes instrucciones muestran cómo crear una nueva lista de distribución. Los siguientes capítulos incluyen instrucciones detalladas sobre los pasos 5-7.

Nota: Si quiere crear una nueva lista de distribución en una carpeta pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en dicha carpeta.

Cómo crear una nueva lista de distribución:
  1. En la pestaña del panel Nuevo presione Lista de distribuciónSi se está usando el panel compacto, presione en el elemento del panel Nuevo > Lista de distribución. Se abrirá la ventana Lista de distribución.

  2. Si es necesario, seleccione una carpeta de contactos presionando el botón Carpeta y seleccionando una carpeta de contactos.

  3. En el campo Nombreindique un nombre para la lista de distribución.

  4. Si es necesario, agregue contactos de una libreta de direcciones.

  5. Si fuese necesario, agregue contactos como elementos definidos por el usuario.

  6. Si fuese necesario, elimine un contacto de la lista de distribución.

  7. Presione Guardar en el panel. Se cerrará la ventana.

Resultado: La lista de distribución fue creada.

Si no quiere crear la lista de distribución, presione Cancelar en el panel.

Consejo: La función Lista de distribución también puede ser utilizada desde dentro de otros módulos en el panel.

4.6.1. Adición de contactos desde una libreta de direcciones

Cómo agregar contactos de una libreta de direcciones en la ventana Lista de distribución:
  1. En el panel presione Agregar desde la libreta de direcciones. Se abrirá la ventana Seleccionar contactos.

  2. Si quiere seleccionar una libreta de direcciones distinta a la global, presione el botón Carpeta del contactoPresione en una carpeta en la ventana Seleccionar carpeta del contacto.

  3. Si quiere ver una selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a Búsquedapresione el botón Ir.

  4. Seleccione uno o varios participantes de la lista.

  5. Para agregar la selección de participantes presione el botón Agregar.

  6. Si fuese necesario, puede rehacer la selección presionando el botón Borrar y repitiendo la selección.

  7. Para aceptar la selección presione AceptarSi no quiere aceptar la selección presione Cancelar.

Resultado: Los nombres y direcciones de e-mail de los contactos seleccionados se insertan en la lista de distribución.

4.6.2. Agregando contactos como elementos personalizados

Puede agregar contactos a la lista de distribución que no se pueden seleccionar desde la libreta de direcciones del software colaborativo como elementos personalizados.

Cómo agregar contactos como elementos personalizados en la ventana Lista de distribución:
  1. En el panel presione Formulario personalizado. Se abrirá la ventana E-mail externo.

  2. En el campo Nombre indique el nombre del contacto externo.

  3. En el campo E-mail introduzca la dirección de e-mail del contacto externo.

  4. Si quiere ver una selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a Búsquedapresione el botón Ir.

  5. Presione el botón AgregarEl nombre y dirección de e-mail se insertan en la lista.

  6. Si fuese necesario, agregue más elementos repitiendo los pasos 2-4.

  7. Si fuese necesario podría rehacer la selección presionando el botón Limpiar e introduciendo los elementos de nuevo.

  8. Para aceptar la selección presione AceptarSi no quiere aceptar la selección presione Cancelar.

Resultado: Los elementos personalizados se agregan a la lista de distribución.

4.6.3. Borrado de contactos desde la lista de distribución

Cómo borrar contactos de la lista de distribución en la ventana Lista de distribución:
  1. Seleccione un elemento de la lista.

  2. En el panel presione Borrar.

Resultado: El elemento se borra de la lista de distribución.