E-Mail

5.1. Die E-Mail Bestandteile

Eine Einführung in die Benutzeroberfläche finden Sie in Die Benutzeroberfläche.

Ordnerbaum

Zeigt die E-Mail-Ordner. Ermöglicht die Navigation in der Ordnerstruktur. Um den Ordnerbaum zu öffnen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ansicht. Aktivieren Sie Ordneransicht. Die folgenden Funktionen sind verfügbar:

  • Um die Anzahl der E-Mails eines Ordners anzuzeigen, bewegen Sie den Zeiger auf einen Ordner. Ein Tooltip zeigt die Anzahl der E-Mails.

  • Anklicken eines Ordners zeigt die E-Mails dieses Ordners.

  • Das Symbol Ordnerspezifische Aktionen neben dem gewählten Ordner bietet Funktionen zur Datenorganisation sowie App-spezifische Ordnerfunktionen.

  • Eine Schaltfläche unterhalb der Ordner bietet die Funktion zum Hinzufügen von E-Mail-Accounts.

Werkzeugleiste

Enthält die folgenden Symbole und Schaltflächen:

  • Schaltfläche Verfassen. Erstellt eine neue E-Mail.

  • Symbol Antwort an Absender . Sendet eine Antwort.

  • Symbol Antwort an alle Empfänger . Sendet eine Antwort an alle Empfänger.

  • Symbol Weiterleiten . Sendet eine Weiterleitung an andere Empfänger.

  • Symbol Löschen . Löscht die E-Mails, die Sie ausgewählt haben.

  • Symbol Farbe zuweisen . Öffnet ein Menü, mit dem Sie der E-Mail ein farbiges Label zuweisen können.

  • Symbol Weitere . Öffnet ein Menü mit den folgenden Funktionen: Als ungelesen markieren, Als gelesen markieren, Verschieben, Kopieren, Drucken, Als Datei speichern, Quelldaten anzeigen, Erinnerung, Zum Portal hinzufügen.

  • Schaltfläche Ansicht. Öffnet ein Menü mit den folgenden Funktionen:

    • Vertikal. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail vertikal nebeneinander. Die Funktionen zum Auswählen und Sortieren werden unterhalb der Werkzeugleiste angezeigt.

    • Auswahlfeld Kompakt. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail vertikal nebeneinander. Die Funktionen zum Auswählen und Sortieren werden neben der Werkzeugleiste angezeigt.

    • Auswahlfeld Horizontal. Zeigt die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail horizontal untereinander.

    • Auswahlfeld Liste. Zeigt die Liste der E-Mails. Um die Detailsicht zu sehen, klicken Sie auf eine E-Mail.

      Oberhalb der Detailansicht wird eine Navigationsleiste eingeblendet.

    • Kontrollfeld Ordneransicht. Öffnet oder schließt den Ordnerbaum.

    • Kontrollfeld Kontrollfelder. Zeigt in der Liste vor jeder E-Mail ein Kontrollfeld. Damit können Sie mehrere E-Mails markieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten.

    • Kontrollfeld Kontaktbilder. Zeigt in der Liste vor jeder E-Mail das Kontaktbild, das der Absender im Adressbuch gespeichert hat.

      Hinweis: In den Layout-Einstellungen Horizontal und Liste können Kontaktbilder nicht angezeigt werden.

    • Kontrollfeld Datum und Uhrzeit. Zeigt für alle E-Mails das Datum und die Uhrzeit des Empfangs.

Anzeigebereich

Enthält die Liste der E-Mails und die Detailansicht einer E-Mail. Um ein bestimmtes Layout zu wählen, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ansicht.

Liste

Zeigt eine Liste der E-Mails im aktuellen Ordner. Angezeigt werden Absender, Betreff, Datum oder Uhrzeit des Empfangs. Ungelesene E-Mails werden durch das Symbol Ungelesen gekennzeichnet. Falls vorhanden, werden zusätzlich angezeigt: Symbole für Anlagen, farbiges Label, Anzahl der E-Mails einer Konversation, Wichtigkeit. Folgende Funktionen sind verfügbar:

  • Sie können mehrere E-Mails selektieren, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Dazu aktivieren Sie die Kontrollfelder vor den E-Mails, indem Sie in der Werkzeugleiste in Ansicht die Einstellung Kontrollfelder aktivieren.

    Alternativ verwenden Sie die Methoden zur Mehrfachselektion, die auf Ihrem System üblich sind.

    Um alle sichtbaren E-Mails des Ordners zu selektieren, aktivieren Sie oberhalb der Liste das Kontrollfeld Alle wählen.

    Hinweis: Das Kontrollfeld Alle wählen selektiert nur alle sichtbaren E-Mails eines Ordners. Um Wartezeiten zu verringern, wird ab einer bestimmten Anzahl nur ein Teil der E-Mails eines Ordners vom Server geladen. Um alle E-Mails eines Ordners anzuzeigen, blättern Sie zum Ende der Liste. Warten Sie, bis alle E-Mails vom Server geladen sind.

  • Anklicken der Schaltfläche Sortieren nach oberhalb der Liste öffnet ein Menü, mit dem Sie E-Mails sortieren können.

    Um alle E-Mails einer Konversation zu einem einzelnen Listeneintrag zusammen zu fassen, aktivieren Sie in Sortieren nach das Kontrollfeld Konversationen.

    Die Einstellungen zum Sortieren gelten für den aktuellen E-Mail-Ordner. Sie können für jeden Ordner unterschiedliche Einstellungen verwenden.

  • Anklicken einer E-Mail zeigt ihren Inhalt in der Detailansicht.

    Wenn die E-Mail zu einer Konversation gehört, werden alle E-Mails der Konversation in der Detailansicht angezeigt.

Um die Breite der Liste anzupassen, bewegen Sie den Zeiger auf den Rand zwischen Liste und Detailansicht. Ein Doppelpfeil wird angezeigt. Ziehen Sie den Rand nach links oder nach rechts.

Detailansicht

Zeigt den Inhalt der E-Mail, die Sie in der Liste angeklickt haben. Die Detailansicht enthält die folgenden Bestandteile und Funktionen.

  • Betreff

    Wenn die E-Mail zu einer Konversation gehört, wird die Anzahl der E-Mails in dieser Konversation angezeigt. Um alle E-Mails der Konversation zu öffnen oder zu schließen, klicken Sie auf das Symbol Alle Nachrichten öffnen/schließen . Anklicken einer freien Stelle zwischen Absender und Datum des Empfangs öffnet oder schließt die E-Mail.

  • Foto des Absenders, wenn vorhanden

  • Symbol Ungelesen . Anklicken ändert den Status von gelesen nach ungelesen und umgekehrt.

  • Je nach Konfiguration der Groupware zeigt ein farbiger Punkt vor dem Namen den Messenger-Status des Absenders oder eines Empfängers.

  • Name des Absenders. Wenn vorhanden, die Namen weiterer Empfänger der E-Mail. Anklicken eines Namens zeigt ein Popup. Es enthält die folgenden Bestandteile:

    • Die Kontaktdaten dieser Person

    • Wenn die Kontaktdaten dieser Person gespeichert sind, wird der Speicherort angezeigt.

    • Wenn Sie E-Mails mit dieser Person ausgetauscht haben, werden diese unter Kürzlicher E-Mail-Austausch angezeigt.

    • Wenn Sie gemeinsame Termine mit dieser Person haben, werden diese unter Gemeinsame Termine angezeigt.

    • Informationen zu dieser Person aus sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Sie können mit Hilfe der angezeigten Schaltflächen die Profilseiten dieser Person aufrufen.

    Anklicken eines Termins oder einer E-Mail öffnet ein weiteres Popup.

  • Datum des Empfangs

  • Symbol Aktionen . Anklicken öffnet ein Menü mit den folgenden Funktionen: Antworten, Allen Antworten, Weiterleiten, Löschen, Als ungelesen markieren, Als gelesen markieren Neue E-Mail versenden, Zu Termin einladen Als Verteilerliste speichern, Verschieben, Kopieren, Drucken, Als Datei speichern Quelldaten anzeigen, Erinnerung, Zum Portal hinzufügen.

  • Symbol Farbe zuweisen . Öffnet ein Menü, mit dem Sie der E-Mail ein farbiges Label zuweisen können.

  • Wenn die E-Mail Anlagen enthält, werden die folgenden Elemente angezeigt:

    • Eine Schaltfläche mit dem Symbol Anlage und der Anzahl der Anlagen. Anklicken öffnet eine Zeile, in der die Anlagen als Symbole oder als Liste angezeigt werden.

    • Schaltflächen, mit denen Sie für alle E-Mail-Anlagen gemeinsam eine Funktion ausführen können.

    • Das Symbol Kacheln oder Liste . Anklicken zeigt die Anlagen als Kacheln oder als Liste. Um für eine bestimmte Anlage eine Funktion auszuführen, klicken Sie in der Ansicht Liste auf den Namen der Anlage.

  • E-Mail Text

    Zitate aus einer früheren E-Mail sind am linken Rand durch eine senkrechte Linie gekennzeichnet. Wenn das Zitat nur auszugsweise dargestellt wird, zeigt ein Klick auf Weitere anzeigen das vollständige Zitat.