Rozdział 13. Pytania i odpowiedzi

Spis treści

Najczęściej zadawane pytania
13.1 Pytania ogólne
Pyt.: Gdzie znajdę swoje dane osobiste i ustawienia?
Pyt.: Jak zmienić hasło?
Pyt.: Dlaczego nie mogę znaleźć niektórych przycisków lub pól wejściowych?
Pyt.: Jak otrzymuję powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail lub zaproszeniach na spotkania?
Pyt.: Jak mogę odczytać bieżące wiadomości z sieci społecznościowych lub stron z informacjami?
13.2 Pytania dotyczące wiadomości e-mail i kontaktów
Pyt.: Jak wysłać wiadomość e-mail do wielu adresatów jednocześnie?
Pyt.: Do czego służą pola wejściowe Kopia do i Kopia ukryta do?
Pyt.: Regularnie wysyłam wiadomości e-mail o takiej samej lub podobnej zawartości. Jak mogę to usprawnić?
Pyt.: Czy mogę mieć dostęp do wiadomości e-mail wysłanych na moje konto w serwisie Gmail?
Pyt.: Jak mogę automatycznie przekazywać wiadomości e-mail do osoby, która mnie zastępuje?
Pyt.: Jak uzyskać wgląd w skrzynki odbiorcze swoich kont e-mail?
Pyt.: Jak używać warunków w regułach filtra poczty e-mail?
Pyt.: Jak mogę używać kontaktów z sieci społecznościowych?
13.3 Pytania na temat zadań, kalendarzy i spotkań
Pyt.: Kiedy należy używać zadań, a kiedy spotkań?
Pyt.: Jak utworzyć zadanie z wiadomości e-mail?
Pyt.: Jak zorganizować spotkanie innej osoby jako jej przedstawiciel?
Pyt.: Jak używać funkcji dostępności, takich jak Wolne, Zajęte, Nieobecność?
Pyt.: Jak używać ustawień cykliczności w kalendarzu lub zadaniach?
Pyt.: Jak znaleźć wolne godziny podczas tworzenia spotkań?
13.4 Pytania dotyczące porządkowania danych i pracy zespołowej
Pyt.: Jak udostępnić określone kontakty partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jak udostępnić konkretne dokumenty moim partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jakie uprawnienia muszę ustawić, aby udostępnić folder innym użytkownikom?
13.1 Pytania ogólne
Pyt.: Gdzie znajdę swoje dane osobiste i ustawienia?
Pyt.: Jak zmienić hasło?
Pyt.: Dlaczego nie mogę znaleźć niektórych przycisków lub pól wejściowych?
Pyt.: Jak otrzymuję powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail lub zaproszeniach na spotkania?
Pyt.: Jak mogę odczytać bieżące wiadomości z sieci społecznościowych lub stron z informacjami?
13.2 Pytania dotyczące wiadomości e-mail i kontaktów
Pyt.: Jak wysłać wiadomość e-mail do wielu adresatów jednocześnie?
Pyt.: Do czego służą pola wejściowe Kopia do i Kopia ukryta do?
Pyt.: Regularnie wysyłam wiadomości e-mail o takiej samej lub podobnej zawartości. Jak mogę to usprawnić?
Pyt.: Czy mogę mieć dostęp do wiadomości e-mail wysłanych na moje konto w serwisie Gmail?
Pyt.: Jak mogę automatycznie przekazywać wiadomości e-mail do osoby, która mnie zastępuje?
Pyt.: Jak uzyskać wgląd w skrzynki odbiorcze swoich kont e-mail?
Pyt.: Jak używać warunków w regułach filtra poczty e-mail?
Pyt.: Jak mogę używać kontaktów z sieci społecznościowych?
13.3 Pytania na temat zadań, kalendarzy i spotkań
Pyt.: Kiedy należy używać zadań, a kiedy spotkań?
Pyt.: Jak utworzyć zadanie z wiadomości e-mail?
Pyt.: Jak zorganizować spotkanie innej osoby jako jej przedstawiciel?
Pyt.: Jak używać funkcji dostępności, takich jak Wolne, Zajęte, Nieobecność?
Pyt.: Jak używać ustawień cykliczności w kalendarzu lub zadaniach?
Pyt.: Jak znaleźć wolne godziny podczas tworzenia spotkań?
13.4 Pytania dotyczące porządkowania danych i pracy zespołowej
Pyt.: Jak udostępnić określone kontakty partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jak udostępnić konkretne dokumenty moim partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jakie uprawnienia muszę ustawić, aby udostępnić folder innym użytkownikom?

13.1. Pytania ogólne

Pyt.: Gdzie znajdę swoje dane osobiste i ustawienia?
Pyt.: Jak zmienić hasło?
Pyt.: Dlaczego nie mogę znaleźć niektórych przycisków lub pól wejściowych?
Pyt.: Jak otrzymuję powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail lub zaproszeniach na spotkania?
Pyt.: Jak mogę odczytać bieżące wiadomości z sieci społecznościowych lub stron z informacjami?

Pyt.:

Gdzie znajdę swoje dane osobiste i ustawienia?

Odp.:

Możesz zmienić następujące dane i ustawienia:

Pyt.:

Jak zmienić hasło?

Odp.:

Aby zmienić hasło, kliknij opcję Moje hasło w polu Dane użytkownika w aplikacji Portal. Dowiedz się więcej z tych instrukcji.

Pyt.:

Dlaczego nie mogę znaleźć niektórych przycisków lub pól wejściowych?

Odp.:

Brak możliwości znalezienia niektórych przycisków lub pól wejściowych może wynikać z następujących przyczyn:

  • Funkcja jest niedostępna w bieżącym kontekście.

  • Aby zachować przejrzystość interfejsu użytkownika, rzadko używane elementy sterujące są ukrywane. Pojawia się wówczas przycisk Więcej. Aby wyświetlić wszystkie funkcje, kliknij ten przycisk.

Pyt.:

Jak otrzymuję powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail lub zaproszeniach na spotkania?

Odp.:

Gdy otrzymasz powiadomienie o nowych wiadomościach e-mail lub spotkaniach, ikona Nieprzeczytane po prawej stronie paska menu będzie wyświetlana w kolorze czerwonym. Kliknij ją, aby otworzyć obszar powiadomień z informacjami o nowych obiektach. Bezpośrednio w obszarze powiadomień można też włączyć różne funkcje, takie jak odpowiedź na nową wiadomość e-mail lub potwierdzenie nowego spotkania. Więcej informacji można znaleźć tutaj: Interfejs użytkownika.

Pyt.:

Jak mogę odczytać bieżące wiadomości z sieci społecznościowych lub stron z informacjami?

Odp.:

Aplikacja Portal pozwala na czytanie bieżących wiadomości z sieci społecznościowych i stron informacyjnych lub oglądanie zdjęć z określonych serwisów. Jest to możliwe dzięki dodaniu pól z nowymi widgetami informacyjnymi.

13.2. Pytania dotyczące wiadomości e-mail i kontaktów

Pyt.: Jak wysłać wiadomość e-mail do wielu adresatów jednocześnie?
Pyt.: Do czego służą pola wejściowe Kopia do i Kopia ukryta do?
Pyt.: Regularnie wysyłam wiadomości e-mail o takiej samej lub podobnej zawartości. Jak mogę to usprawnić?
Pyt.: Czy mogę mieć dostęp do wiadomości e-mail wysłanych na moje konto w serwisie Gmail?
Pyt.: Jak mogę automatycznie przekazywać wiadomości e-mail do osoby, która mnie zastępuje?
Pyt.: Jak uzyskać wgląd w skrzynki odbiorcze swoich kont e-mail?
Pyt.: Jak używać warunków w regułach filtra poczty e-mail?
Pyt.: Jak mogę używać kontaktów z sieci społecznościowych?

Pyt.:

Jak wysłać wiadomość e-mail do wielu adresatów jednocześnie?

Odp.:

Aby wysłać wiadomość e-mail do wielu adresatów naraz, wykonaj jedną z następujących procedur:

  • Wpisz wszystkich adresatów w polach wejściowych Do, Kopia do lub Kopia ukryta do. Funkcja automatycznego uzupełniania ułatwia wprowadzanie adresów. Odpowiednia lista często zadawanych pytań zawiera informacje o różnicach między poszczególnymi polami wejściowymi.

  • Jeśli regularnie wysyłasz wiadomości e-mail do tych samych osób, utwórz listę dystrybucyjną w aplikacji Książka adresowa i dodaj do tej listy wybrane adresy e-mail. Bliższe informacje na ten temat można znaleźć tutaj: Tworzenie list dystrybucyjnych.

Pyt.:

Do czego służą pola wejściowe Kopia do i Kopia ukryta do?

Odp.:

Adresy wpisane w polach wejściowych Do i Kopia do będą widoczne dla wszystkich adresatów uwzględnionych w tych polach. Adresy wpisane w polu wejściowym Kopia ukryta do nie będą widoczne dla adresatów wymienionych w polach Do, Kopia do i Kopia ukryta do.

  • Jeśli więc wysyłasz wiadomość e-mail do zespołu i chcesz, aby wszyscy adresaci mogli się poznać, wpisz ich adresy w polach wejściowych Do lub Kopia do.

  • Jeśli natomiast chcesz wysłać wiadomość e-mail, lecz nie chcesz ujawniać nazw i adresów odbiorców, wpisz ich adresy w polu wejściowym Kopia ukryta do.

Pyt.:

Regularnie wysyłam wiadomości e-mail o takiej samej lub podobnej zawartości. Jak mogę to usprawnić?

Odp.:

Jeśli chcesz przyspieszyć wysyłanie wiadomości e-mail o takiej samej lub podobnej zawartości, korzystaj z wersji roboczych. Informacje na temat tej funkcji można znaleźć tutaj: Praca z wersjami roboczymi wiadomości.

Pyt.:

Czy mogę mieć dostęp do wiadomości e-mail wysłanych na moje konto w serwisie Gmail?

Odp.:

W przypadku wielu serwisów e-mail istnieje możliwość skonfigurowania obsługi kont zewnętrznych. Wystarczy mieć dane danego konta. Gdy skonfigurujesz konto zewnętrzne, wiadomości e-mail, które zostały do niego przysłane, pojawią się w drzewie folderów. Informacje na temat tej funkcji można znaleźć tutaj: Konta e-mail.

Pyt.:

Jak mogę automatycznie przekazywać wiadomości e-mail do osoby, która mnie zastępuje?

Odp.:

Włącz w ustawieniach funkcję Automatyczne przekazywanie. Bliższe informacje na ten temat można znaleźć tutaj: Automatyczne przesyłanie wiadomości e-mail dalej.

Pyt.:

Jak uzyskać wgląd w skrzynki odbiorcze swoich kont e-mail?

Odp.:

Za pomocą funkcji Ujednolicona poczta możesz wyświetlić skrzynki z różnych kont w jednym folderze. Bliższe informacje na ten temat można znaleźć tutaj: Korzystanie z ujednoliconej poczty.

Pyt.:

Jak używać warunków w regułach filtra poczty e-mail?

Odp.:

Warunek można utworzyć,

  • wybierając element wiadomości e-mail, np. temat,

  • określając warunek, np. Jest dokładnie, oraz

  • wprowadzając wartość argumentu, np. protokół.

W tej sytuacji program sprawdzi, czy temat wiadomości e-mail pasuje dokładnie do wprowadzonej wartości argumentu („protokół”). Różnica między poszczególnymi warunkami zostanie przedstawiona w poniższych przykładach. W podanych wyjaśnieniach wiadomości są filtrowane za pomocą tematu.

  • Kryterium: Jest dokładnie. Warunek zostanie spełniony, jeśli temat jest identyczny, co podany argument.

    • Warunek jest spełniony dla tematu „Aktualizacja protokołu".

    • Warunek jest także spełniony dla tematu „protokół zebrania”.

  • Kryterium: Jest dokładnie. Warunek zostanie spełniony, jeśli temat jest identyczny, co podany argument.

    • Warunek jest spełniony dla tematu „Aktualizacja protokołu".

    • Warunek jest spełniony dla tematu „protokolanci”.

  • Kryterium Dopasowanie: charakter jest wieloznaczny żadnych znaków. Warunek zostanie spełniony, jeśli temat jest identyczny, co podany argument. Argument może zawierać symbole wieloznaczne. Przykład „protok*”. Znak gwiazdki „*” zastępuje dowolny inny znak.

    • Warunek jest spełniony dla tematu „Aktualizacja protokołu".

    • Warunek jest spełniony dla tematu „protokolanci”.

  • Kryterium: Wyrażenie regularne. Warunek zostanie spełniony, jeśli temat będzie pasował do wyrażenia regularnego podanego w parametrze.

    • Warunek jest spełniony dla tematu „Aktualizacja protokołu".

    • Warunek jest także spełniony dla tematu „protokół zebrania”.

    • Warunek jest spełniony dla tematu „protokolanci”.

Pyt.:

Jak mogę używać kontaktów z sieci społecznościowych?

Odp.:

Masz możliwość używania kontaktów z sieci społecznościowych, subskrybując te kontaktów. Bliższe informacje można znaleźć tutaj: Subskrybowanie danych.

13.3. Pytania na temat zadań, kalendarzy i spotkań

Pyt.: Kiedy należy używać zadań, a kiedy spotkań?
Pyt.: Jak utworzyć zadanie z wiadomości e-mail?
Pyt.: Jak zorganizować spotkanie innej osoby jako jej przedstawiciel?
Pyt.: Jak używać funkcji dostępności, takich jak Wolne, Zajęte, Nieobecność?
Pyt.: Jak używać ustawień cykliczności w kalendarzu lub zadaniach?
Pyt.: Jak znaleźć wolne godziny podczas tworzenia spotkań?

Pyt.:

Kiedy należy używać zadań, a kiedy spotkań?

Odp.:

To, czy lepiej jest użyć zadania, czy spotkania, można określić na podstawie następujących kryteriów:

  • Spotkanie odbywa się w określonym czasie. Jeśli trzeba wykonać pewne działanie w określonym czasie, utwórz spotkanie.

  • Do zadania można przypisać termin i priorytet. Jeśli konkretny moment wykonania działania nie jest istotny, lecz liczy się termin jego realizacji, utwórz zadanie.

Pyt.:

Jak utworzyć zadanie z wiadomości e-mail?

Odp.:

Użyj funkcji Przypomnienie dostępnej w obszarze wyświetlania aplikacji E-mail . Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj: Włączanie przypomnienia pocztą e-mail.

Pyt.:

Jak zorganizować spotkanie innej osoby jako jej przedstawiciel?

Odp.:

Aby utworzyć spotkanie jako przedstawiciel drugiej osoby, poproś ją o udostępnienie folderu kalendarza z uprawnieniami zapisu. Następnie wprowadź spotkania tej osoby w udostępnionym folderze. Osoba ta zostanie oznaczona jako organizator danego spotkania.

Pyt.:

Jak używać funkcji dostępności, takich jak Wolne, Zajęte, Nieobecność?

Odp.:

Jeśli chcesz uniknąć konfliktów podczas tworzenia spotkań, użyj statusu dostępności Wolne. Użycie innego statusu spowoduje wystąpienie konfliktów ze spotkaniami odbywającymi się w tym samym czasie.

Pyt.:

Jak używać ustawień cykliczności w kalendarzu lub zadaniach?

Odp.:

Przykład 1: spotkanie lub zadanie powinno odbyć się pięć razy, co drugi dzień od 7 stycznia 2013 r.

  • Zaczyna się 07-01-2013

  • Dziennie

  • Zdarzenie jest powtarzane co 2 dni.

  • Cykl kończy się po 5 spotkaniach lub zadaniach.

Odp.:

Przykład 2: spotkanie lub zadanie powinno odbywać się w każdy wtorek i piątek od 8 stycznia 2013 r.

  • Zaczyna się 08-01-2013

  • Co tydzień

  • Zdarzenie jest powtarzane co tydzień we wtorek i w piątek.

  • Cykl nigdy się nie kończy.

Odp.:

Przykład 3: spotkanie lub zadanie powinno odbyć się w co drugą środę od 9 stycznia 2013 r. do 27 marca 2013 r.

  • Zaczyna się 09-01-2013

  • Co tydzień

  • Zdarzenie jest powtarzane co 2 tygodnie w środę.

  • Cykl kończy się 27-03-2013.

Odp.:

Przykład 4: spotkanie lub zadanie powinno odbyć się 12 razy, w każdy pierwszy poniedziałek miesiąca od 4 lutego 2013 r.

  • Zaczyna się o 04-02-2013

  • Co miesiąc

  • Zdarzenie jest powtarzane w pierwszy poniedziałek każdego miesiąca.

  • Cykl kończy się po 12 spotkaniach.

Odp.:

Przykład 5: spotkanie lub zadanie powinno odbywać się co roku w ostatni piątek listopada. Pierwsze spotkanie powinno odbyć się 29 listopada 2013 r.

  • Zaczyna się 29-11-2013

  • Co rok

  • Zdarzenie jest powtarzane w każdy ostatni piątek w listopadzie.

  • Cykl nigdy się nie kończy.

Pyt.:

Jak znaleźć wolne godziny podczas tworzenia spotkań?

Odp.:

Podczas tworzenia spotkania kliknij na pasku narzędzi przycisk Znajdź wolny czas lub ikonę Planowanie . Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj: Planowanie spotkań z kilkoma uczestnikami.

13.4. Pytania dotyczące porządkowania danych i pracy zespołowej

Pyt.: Jak udostępnić określone kontakty partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jak udostępnić konkretne dokumenty moim partnerom zewnętrznym?
Pyt.: Jakie uprawnienia muszę ustawić, aby udostępnić folder innym użytkownikom?

Pyt.:

Jak udostępnić określone kontakty partnerom zewnętrznym?

Odp.:

Aby udostępnić partnerom zewnętrznym kontakty z książki adresowej oprogramowania do pracy grupowej lub z sieci społecznościowej (na przykład serwisu LinkedIn), zrób tak:

  1. Dodaj kontakty z sieci społecznościowej do książki adresowej.

  2. Utwórz nowy folder kontaktów i skopiuj do niego z książki adresowej wszystkie kontakty, które chcesz udostępnić.

  3. Opublikuj ten folder kontaktów. Bliższe informacje można znaleźć tutaj: Publikowanie danych.

Pyt.:

Jak udostępnić konkretne dokumenty moim partnerom zewnętrznym?

Odp.:

Zawartość folderu dokumentów można udostępnić partnerom zewnętrznym. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

  1. W aplikacji Pliki można zebrać dokumenty w oddzielnym folderze.

  2. Opublikuj ten folder. Bliższe informacje można znaleźć tutaj: Publikowanie danych.

Pyt.:

Jakie uprawnienia muszę ustawić, aby udostępnić folder innym użytkownikom?

Odp.:

Przykład 1: Użytkownik ma mieć wyłącznie możliwość wyświetlania obiektów zapisanych w folderze. Ich usuwanie lub modyfikowanie, jak również tworzenie nowych obiektów, musi być zablokowane. Ustawienia:

  • Uprawnienia do folderu: nowy folder

  • Uprawnienia do obiektów: odczyt wszystkich obiektów, brak uprawnień do edycji, brak uprawnień do usuwania

  • Uprawnienia administracyjne: nie

Odp.:

Przykład 2: użytkownik ma mieć możliwość wyświetlania obiektów zapisanych w folderze bez możliwości ich usuwania lub modyfikowania. Ponadto ma mieć możliwość tworzenia obiektów i ich edycji.

  • Uprawnienia do folderu: nowy folder

  • Uprawnienia do obiektów: odczyt wszystkich obiektów, brak uprawnień do edycji, brak uprawnień do usuwania

  • Uprawnienia administracyjne: nie

Odp.:

Przykład 3: Użytkownik nie może wyświetlać obiektów już istniejących w folderze, lecz ma mieć możliwość tworzenia nowych obiektów i ich edycji.

  • Uprawnienia do folderu: Tworzenie obiektów

  • Uprawnienia do obiektów: odczytywanie własnych obiektów, usuwanie własnych obiektów

  • Uprawnienia administracyjne: nie

Odp.:

Przykład 4: użytkownik ma mieć możliwość wyświetlania i edycji wszystkich obiektów, jak również tworzenia i edycji nowych podfolderów i obiektów.

  • Uprawnienia do folderu: tworzenie obiektów i podfolderów

  • Uprawnienia do obiektów: odczyt wszystkich obiektów, edycja wszystkich obiektów oraz usuwanie wszystkich obiektów

  • Uprawnienia administracyjne: nie

Odp.:

Przykład 5: użytkownik ma mieć wszystkie uprawnienia, włącznie z możliwością przyznawania uprawnień innym użytkownikom.

  • Uprawnienia do folderu: tworzenie obiektów i podfolderów

  • Uprawnienia do obiektów: odczyt wszystkich obiektów, edycja wszystkich obiektów oraz usuwanie wszystkich obiektów

  • Uprawnienia administracyjne: tak