Samenwerken

6.1. Documenten samen bewerken

De op de groupware server opgeslagen documenten kunnen samen met andere gebruikers bewerkt worden. Om dit te doen moeten de documenten opgeslagen worden in een publieke of gedeelde map. De gebruikers moeten schrijfrechten hebben op deze map. De volgende regels zijn van toepassing:

  • De gebruiker die het document aanmaakt of voor de eerste keer opent krijgt bewerkingsrechten voor het document. Deze gebruiker wordt auteur genoemd. Elke gebruiker die daarna het document opent krijgt leesrechten. Deze gebruikers worden kijkers genoemd.

  • De kijkers kunnen alle wijzigingen die door de auteur zijn gemaakt zien.

  • Een kijker kan een auteur worden door wijzigingstoestemming te vragen. Op het moment dat de vorige auteur de wijzigingen heeft doorgevoerd worden de bewerkingsrechten door de server overgedragen naar de nieuwe auteur.

  • Op het moment dat de huidige auteur het document sluit wordt een nieuwe versie van het document op de server aangemaakt.

Een document samen met andere gebruikers bewerken gaat als volgt:

  1. Maak een nieuw document of open een bestaand document.

    Controleer of de gebruikers waarmee u samen aan dit document gaat werken de noodzakelijke rechten hebben om het te bewerken. Informatie en instructies kan u vinden in de OX App Suite gebruikershandleiding, onder het hoofdstuk Rechten.

  2. Informeer andere gebruikers dat u samen met document wilt bewerken. De individuele gebruikers moeten het document openen. Als ze dit hebben gedaan kunnen de gebruikers zien wie momenteel het document aan het bewerken is.

    Elke wijziging die u aanbrengt in het documen zal zichtbaar zijn voor de kijkers.

    Elke gebruiker kan de cursor van de andere gebruikers zien. De cursors worden in verschillende kleuren weergegeven. Om de gebruikersnaam te zien moet u boven de cursor zweven met de muis.

    Tip: Om een lijst van gebruikers die het document hebben geopend te tonen, klik in het Office menuelement Beeld en schakel het Toon medewerkers selectievlak in.

  3. om het document te bewerken moet de gebruiker klikken op Bewerken in de werkbalk.

  4. Om te stoppen moet de huidige auteur klikken op het Sluit document pictogram aan rechterkant van de Office menubalk.