8.5. Ordnerverwaltung

8.5.1. Was muss ich über Ordner wissen?

Um mit Ordnern sinnvoll zu arbeiten, sollten Sie Folgendes wissen:

  • Was sind Ordnerarten?

  • Was sind Ordnertypen?

  • Welche Ordner sind vorhanden?

  • Was bedeuten die Ordnersymbole?

  • Wozu dienen Freigaben und Rechte?

8.5.1.1. Was sind Ordnerarten?

Die Ordnerart legt fest, ob ein Ordner nur von einem Benutzer oder von mehreren Benutzern benutzt werden kann.

Es gibt folgende Ordnerarten:

  • Persönliche Ordner. Die persönlichen Ordner enthalten Ihre E-Mails, Aufgaben, Termine und Kontakte, Termine und Aufgaben. Andere Benutzer können Ihre persönlichen Ordner nicht sehen, solange Sie diese nicht für andere Benutzer freigeben. Je nachdem, welchen Ordnerbaum Sie verwenden, werden Ihre persönlichen Ordner unterschiedlich angezeigt:

    • Wenn Sie den Ordnerbaum Klassisch eingestellt haben, finden Sie Ihre persönlichen Ordner unterhalb des persönlichen Stammordners. Der persönliche Stammordner trägt Ihren Benutzernamen.

    • Wenn Sie den Ordnerbaum Neu eingestellt haben, finden Sie Ihre persönlichen Ordner auf einer Ebene mit den restlichen Ordnern.

    Hinweis: Ihr persönlicher InfoStore-Ordner befindet sich unterhalb von InfoStore/Userstore.

  • Öffentliche Ordner. Befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von Öffentliche Ordner. Jeder Benutzer kann öffentliche Ordner anlegen und diese für andere Benutzer freigeben. Hinweis: Der öffentliche InfoStore-Ordner befindet sich in InfoStore/Öffentlicher InfoStore.

  • Freigegebene Ordner. Befinden sich im Ordnerbaum unterhalb von Freigegebene Ordner. Hier sehen Sie die Ordner, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben. Hinweis: Freigegebene InfoStore-Ordner befinden sich unterhalb von InfoStore/Userstore.

8.5.1.2. Was sind Ordnertypen?

Der Ordnertyp legt fest, welche Objekte ein Ordner enthält.

Es gibt folgende Ordnertypen:

  • E-Mail-Ordner.  Enthalten E-Mail-Objekte.

  • Kontaktorder.  Enthalten Kontaktobjekte.

  • Kalenderordner.  Enthalten Terminobjekte.

  • Aufgabenordner.  Enthalten Aufgabenobjekte.

  • InfoStore-Ordner.  Enthalten InfoStore-Objekte.

Beim Anlegen eines neuen Ordners bestimmen Sie den Ordnertyp.

8.5.1.3. Welche Ordner sind vorhanden?

Die folgende Beschreibung gilt für die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Folgende Ordner sind im Ordnerbaum Klassisch standardmäßig vorhanden:

Ordnerbaum Klassisch

Inhalte

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher Stammordner

Posteingang

Empfangene und gesendete E-Mails

Kalender

Persönliche Kalender und Termine

Kontakte

Persönliche Kontakte

Aufgaben

Persönliche Aufgaben

Öffentliche Ordner

Ordner, die für alle Benutzer sichtbar sind.

Globales Adressbuch

Adressdaten aller Benutzer

Freigegebene Ordner

Ordner, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben

InfoStore

Alle InfoStore-Ordner

UserStore

Persönliche und freigegebene InfoStore-Ordner

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher InfoStore-Ordner

Anderer Benutzername

Freigegebener InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers

Öffentlicher InfoStore

Öffentliche InfoStore-Ordner

Folgende Ordner sind im Ordnerbaum Neu standardmäßig vorhanden:

Ordnerbaum Neu

Inhalte

Aufgaben

Persönliche Aufgaben

Gesendete Objekte

Gesendete E-Mails

Freigegebene Ordner

Ordner, die andere Benutzer für Sie freigegeben haben

Posteingang

Empfangene E-Mails

InfoStore

Alle InfoStore-Ordner

UserStore

Persönliche und freigegebene InfoStore-Ordner

Ihr Benutzername

Ihr persönlicher InfoStore-Ordner

Anderer Benutzername

Freigegebener InfoStore-Ordner eines anderen Benutzers

Öffentlicher InfoStore

Öffentliche InfoStore-Ordner

Kalender

Persönliche Kalender und Termine

Kontakte

Persönliche Kontakte

Öffentliche Ordner

Ordner, die für alle Benutzer sichtbar sind.

Globales Adressbuch

Adressdaten aller Benutzer

Im Ordnerbaum Neu sind die Ordner alphabetisch sortiert. Je nach Konfiguration des Servers sind möglicherweise weitere Ordner vorhanden.

8.5.1.4. Was bedeuten die Ordnersymbole?

Mit Hilfe des Ordnersymbols können Sie erkennen, ob ein Ordner freigegeben oder mit Hilfe von Publish&Subscribe veröffentlicht wurde.

Die folgende Tabelle beschreibt am Beispiel des Symbols für InfoStore-Ordner, wie Sie eigene freigegebene oder veröffentlichte Ordner erkennen oder Ordner, die andere Benutzer freigegeben oder veröffentlicht haben. Diese Beschreibung gilt sinngemäß für alle Ordnertypen.

Eigene Ordner

Bedeutung

Sie haben den InfoStore-Ordner nicht freigegeben.

Sie haben den InfoStore-Ordner freigegeben oder veröffentlicht.

Freigegebene Ordner anderer Benutzer

Bedeutung

Ein anderer Benutzer hat den InfoStore-Ordner für Sie freigegeben.

Ein anderer Benutzer hat den InfoStore-Ordner für Sie freigegeben. Zusätzlich ist dieser Ordner veröffentlicht.

Informationen zum Freigeben von Ordnern finden Sie in 8.6: Freigaben und Rechte. Informationen zum Veröffentlichen von Ordnern finden Sie in 8.7: Publish&Subscribe.

8.5.1.5. Wozu dienen Freigaben und Rechte?

Rechte legen fest, was ein Benutzer mit einem bestimmten Ordner und mit seinen Inhalten tun darf. Dazu haben Benutzer bestimmte  Rechte an den Ordnern. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie einen Ordner freigeben, indem Sie anderen Benutzern Rechte an einem Ordner erteilen oder vorhandene Rechte verändern.

Der Anlass zur Freigabe eines Ordners besteht häufig darin, dass man Daten und Informationen mit anderen Benutzern teilen möchte. Dies ist ein wesentlicher Aspekt einer Groupware.

Um zu steuern, ob ein Benutzer Ordnerinhalte zum Beispiel nur lesen oder auch ändern kann, existiert eine Reihe abgestufter Rechte. Das höchste Recht ist das Administrator-Recht. Es umfasst alle anderen Rechte und das Recht, einen Ordner anderen Benutzern freizugeben.

Folgende Beispiele zeigen die Anwendung bestimmter Rechte:

  • An Ihren persönlichen Ordnern haben Sie das Administrator-Recht. Damit andere Benutzer Ihre persönliche Daten nicht sehen können, haben andere Benutzer keine Rechte an Ihren persönliche Ordnern, solange Sie Ihre persönlichen Ordner nicht freigeben.

  • Damit Sie anderen Benutzern Daten und Informationen zur Verfügung stellen können, haben Sie im Ordner Öffentliche Ordner das Recht, Unterordner anzulegen. Diese Unterordner können Sie für andere Benutzer freigeben.

  • Damit Sie die Adressdaten anderer Benutzer lesen und Ihre eigenen Adressdaten ändern können, haben Sie im Ordner Globales Adressbuch das Recht, alle Objekte zu lesen und eigene Objekte zu ändern.

Detaillierte Informationen zu Freigaben und Rechten und Anleitungen zum Erteilen von Rechten finden Sie in 8.6: Freigaben und Rechte.

8.5.2. Kontextmenü bei Ordnern

Viele ordnerbezogene Funktionen können Sie mit Hilfe des Kontextmenüs ausführen. Um das Kontextmenü eines Ordners zu verwenden, haben Sie 2 alternative Möglichkeiten.

Alternative 1
  1. Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner. Das Kontextmenü öffnet sich.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf einen Eintrag.

Alternative 2
  1. Klicken Sie im Ordnerbaum auf einen Ordner. Neben dem Ordnernamen wird das Symbol Kontextmenü angezeigt.

  2. Klicken Sie auf das Symbol Kontextmenü . Das Kontextmenü öffnet sich.

  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf einen Eintrag.

In den nachfolgenden Kapiteln wird aus Vereinfachungsgründen die Alternative 1 beschrieben. Sie können jedoch beide Alternativen verwenden.

8.5.3. Ordner anlegen

Um neue Ordner anzulegen, verwenden Sie die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Im Ordnerbaum Klassisch können Sie folgende Ordner anlegen:

Ordnerbaum Klassisch

Welche Ordnertypen können angelegt werden?

Persönlicher Stammordner

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Posteingang

E-Mail-Ordner

Kalender

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Kontakte

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Aufgaben

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Öffentliche Ordner

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Ordnername (*)

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Globales Adressbuch

--

Freigegebene Ordner

--

anderer Benutzername

--

Ordnername (*)

Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

InfoStore

--

UserStore

--

Persönlicher InfoStore-Ordner

InfoStore-Ordner

Anderer Benutzername (*)

InfoStore-Ordner

Öffentlicher InfoStore

InfoStore-Ordner

Hinweis: Bei den Ordnern im Ordnerbaum, die mit (*) gekennzeichnet sind, benötigen Sie das Recht zum Anlegen von Unterordnern.

Detaillierte Informationen zu Rechten und eine Anleitung zum Vergeben von Rechten finden Sie in 8.6: Freigaben und Rechte.

Im Ordnerbaum Neu können Sie folgende Ordner anlegen:

Ordnerbaum Neu

Welche Ordnertypen können angelegt werden?

Aufgaben

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Gesendete Objekte

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Freigegebene Ordner

--

anderer Benutzername

--

Ordnername (*)

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Posteingang

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

InfoStore

--

UserStore

--

Persönlicher InfoStore-Ordner

InfoStore-Ordner

Anderer Benutzername (*)

InfoStore-Ordner

Öffentlicher InfoStore

InfoStore-Ordner

Kalender

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Kontakte

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Öffentliche Ordner

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Ordnername (*)

E-Mail-Ordner, Kalenderordner, Aufgabenordner, Kontaktordner

Globales Adressbuch

--

Hinweis: Bei den Ordnern im Ordnerbaum, die mit (*) gekennzeichnet sind, benötigen Sie das Recht zum Anlegen von Unterordnern.

Detaillierte Informationen zu Rechten und eine Anleitung zum Vergeben von Rechten finden Sie in 8.6: Freigaben und Rechte.

So legen Sie einen neuen Ordner an:
  1. Klicken Sie im vollständigen Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf Neuer Unterordner. Ein Untermenü öffnet sich, das Ordnertypen enthält.

  3. Klicken Sie auf den Ordnertyp, die Sie erzeugen möchten. Hinweis: Je nachdem, in welchem Ordner Sie einen neuen Unterordner anlegen, sind einige Ordnertypen möglicherweise inaktiv. Einzelheiten nennt die vorstehende Tabelle. Ergebnis: Ein Ordner mit dem Namen Neuer Ordner wurde angelegt. Der Ordnername ist gewählt.

  4. Geben Sie einen Namen ein. Schließen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste ab.

Ergebnis: Ein neuer Ordner ist angelegt.

8.5.4. Ordner umbenennen

Um Ordner umzubenennen, verwenden Sie die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Hinweis: Um einen Ordner umzubenennen, benötigen Sie für den Ordner das Administrator-Recht.

So benennen Sie einen Ordner um:
  1. Klicken Sie im vollständigen Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Umbenennen. Der Ordnername wird gewählt.

  3. Bearbeiten Sie den Namen oder geben Sie einen neuen Namen ein.

  4. Schließen Sie den Vorgang mit der Eingabetaste ab.

Ergebnis: Der Ordner wird umbenannt.

8.5.5. Ordner verschieben

Um Ordner zu verschieben, verwenden Sie die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Hinweis: Um einen Ordner zu verschieben, benötigen Sie für den Ordner das Administrator-Recht und für den Zielordner das Recht zum Anlegen von Unterordnern.

So verschieben Sie einen Ordner:
  1. Klicken Sie im vollständigen Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Ausschneiden. Das Ordnersymbol wird ausgegraut angezeigt.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in den Sie den ausgeschnittenen Ordner einfügen wollen.

  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Einfügen.

Ergebnis: Der Ordner wird verschoben.

8.5.6. Link zu einem Ordner senden

Sie können internen Teilnehmern der Groupware einen Link zu einem Ordner senden.

So senden Sie einen Link zu einem Ordner:
  1. Klicken Sie im Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Als Link versenden.

Ergebnis: Das Fenster E-Mail öffnet sich. Der Link zum Ordner ist als E-Mail-Text eingetragen.

Hinweis: Um dem Link zu folgen, benötigt der Empfänger der E-Mail passende Rechte für den Ordner.

8.5.7. Ordner löschen

Um Ordner zu löschen, verwenden Sie die Einstellung Vollständiger Ordnerbaum.

Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Unterordner und Objekte dieses Ordners ebenfalls gelöscht. Gelöschte Unterordner und gelöschte Objekte können nicht wieder hergestellt werden.

Hinweis: Um einen Ordner zu löschen, benötigen Sie für den Ordner das Administrator-Recht.

So löschen Sie einen Ordner:
  1. Klicken Sie im vollständigen Ordnerbaum mit der rechten Maustaste auf einen Ordner.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Löschen. Das Dialogfenster Ordner löschen öffnet sich.

  3. Klicken Sie auf Ja.

Ergebnis: Der Ordner und die enthaltenen Objekte werden endgültig gelöscht.