4.7. Gérer les contacts

Ces instructions sont aussi valables pour les listes de diffusion. Les exceptions sont indiquées.

4.7.1. Chercher des contacts

Vous pouvez trouver des contacts dans le dossier de contacts actuel à l'aide d'un terme de recherche. Le terme de recherche définit la chaîne de caractères à chercher. S'il convient, le terme de recherche peut inclure le caractère « * » comme joker pour n'importe quel caractère. Les critères de recherche définissent quelles sont les données de contact à chercher pour le terme de recherche.

Les données de contact suivantes peuvent être utilisées comme termes de recherche :

  • Prénom, nom, nom affiché

  • Courriel (professionnel), Courriel (privé), Courriel (autre)

  • Société, service

  • Lieu, rue

  • Marques

Exemple: Votre dossier de contacts contient les contacts suivants :

  • Laurence Jacquinot, Alexandre Lejeune, Robert Beaulieu, Henri Leroux

Utilisez « Nom de famille » comme critère de recherche. Les termes de recherche trouveront les contacts suivants :

  • « j » trouvera « Laurence Jacquinot » et « Alexandre Lejeune »

  • « jac » trouvera « Laurence Jacquinot »

  • « *u » ou « *u* » trouvera « Laurence Jacquinot », « Robert Beaulieu », « Henri Leroux »

  • « *ux » trouvera « Henri Leroux »

  • « y* » ou « y » ne trouvera rien

Comment chercher un contact :
  1. Sélectionnez dans l'arborescence des dossiers un dossier de contact où chercher.

  2. Sélectionnez la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  3. Pour sélectionner un ou plusieurs critères de recherche, cliquez sur l'icône située à gauche du champ de saisie Chercher.

  4. Saisissez le terme de recherche dans le champ.

  5. Cliquez sur l'icône Chercher .

  6. Afin de supprimer le terme de recherche, cliquez sur l'icône Réinitialiser .

Résultat : La fenêtre de vue d'ensemble affiche uniquement les contacts correspondant au terme de recherche.

Comment afficher tous les contacts du dossier de contacts actuel :
  • Dans la barre de filtre rapide, cliquez sur Tous.

4.7.2. Modifier les contacts

Toutes les données que vous avez saisies à la création du contact peuvent être modifiées ultérieurement.

Remarque : Si vous souhaitez modifier un contact dans un dossier de contacts public ou partagé, vous devez avoir les droits de modification sur les objets dans ces dossiers de contacts.

Comment modifier un contact :
  1. Affichez un contact en vue de Détails ou sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Contact s'ouvre.

  3. Modifier les données du contact. Une description des données se trouve dans 4.5: Créer des contacts. Une description des données d'une liste de diffusion se trouve dans 4.6: Mettre en place des listes de diffusion.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : Le contact est mis à jour.

Si vous ne voulez pas accepter les modifications, cliquez sur Annuler dans le tableau de bord.

Conseil : Dans les vues Fiches ou Répertoire téléphonique, vous pouvez aussi modifier les contacts à l'aide du menu contextuel ou en double-cliquant sur le contact.

4.7.3. Imprimer des contacts

Pour imprimer des contacts, vous avez les possibilités suivantes :

  • Imprimer une liste de contacts

  • Imprimer les données du contact

Comment imprimer une liste de contacts :
  1. Sélectionnez la vue en Répertoire téléphonique dans le tableau de bord.

  2. Choisissez les contacts à imprimer.

  3. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre comportant l'aperçu avant impression, ainsi que la fenêtre système Impression s'ouvrent.

  4. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  5. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre système.

Résultat : La liste de contact est imprimée.

Comment imprimer les données d'un contact :
  1. Affichez un contact en vue de Détails.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Imprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Imprimer du tableau de bord. Une nouvelle fenêtre comportant l'aperçu avant impression, ainsi que la fenêtre système Impression s'ouvrent.

  3. Si nécessaire, modifiez le paramétrage de l'impression dans la fenêtre système.

  4. Dans la fenêtre système, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Les données du contact sont imprimées.

4.7.4. Copier des contacts

Vous pouvez copier des contacts vers le même dossier ou vers un autre dossier.

Remarque : Lorsque vous copiez des contacts d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits nécessaires pour créer des objets dans le dossier cible.

Comment copier des contacts :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez surCopier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Copier du tableau de bord. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier de contacts dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur des dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement copier des contacts.

Résultat : Les contacts sont copiés.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour copier un contact.

4.7.5. Dupliquer des contacts

Cette fonction vise à utiliser des données existantes d'un contact pour créer un nouveau contact.

Comment dupliquer un contact :
  1. Sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou la vue Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez surUtiliser comme modèle. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Utiliser comme modèle du tableau de bord. La fenêtre Contact s'ouvre.

  3. Modifiez les données du contact. Une description des données se trouve dans 4.5: Créer des contacts. Une description des données de la liste de diffusion se trouve dans 4.6: Mettre en place des listes de diffusion.

  4. Cliquez sur l'icône Enregistrer dans le tableau de bord. La fenêtre se ferme.

Résultat : Le contact est dupliqué.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour dupliquer un contact.

4.7.6. Déplacer des contacts

Pour déplacer des contacts, vous avez les possibilités suivantes :

  • Avec la fonction du tableau de bord

  • Par glisser-déposer

Remarque : Pour déplacer des contacts d'un dossier source vers un dossier cible, vous devez avoir les droits suivants :

  • Droit de supprimer des objets dans le dossier source

  • Droit de créer des objets dans le dossier cible

Comment déplacer les contacts au moyen du tableau de bord :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Déplacer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'icône Déplacer du tableau de bord. La fenêtre Choisir le dossier s'ouvre.

  3. Cliquez sur un dossier de contact dans la fenêtre Choisir le dossier. Vous ne pouvez cliquer que sur les dossiers vers lesquels vous pouvez effectivement déplacer des contacts.

Résultat : Les contacts sont déplacés.

Comment déplacer des contacts par glisser-déposer :
  1. Sélectionnez un ou plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Faites glisser le contact sélectionné vers un dossier de contacts. Une icône, à côté du pointeur de la souris, donne les indications suivantes :

    • Lorsque vous faites glisser le contact vers une cible valide, une coche verte est visible.

    • Lorsque vous faites glisser le contact vers une cible invalide, un signe rouge d'interdiction est visible.

  3. Relâchez le bouton de la souris au dessus du dossier cible.

Résultat : Les contacts sont déplacés.

Conseil : Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour déplacer un contact.

4.7.7. Marquer des contacts avec des catégories

Vous pouvez réaliser les actions suivantes :

  • Attribuer des catégories à des contacts existants

  • Supprimer des catégories attribuées

Des informations sur la définition des catégories se trouvent dans 8.2.3: Gérer les marques.

Comment modifier les catégories d'un contact :
  1. Ouvrez un contact dans la vue Détail ou sélectionnez un contact dans la vue Fiches ou Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Modifier du tableau de bord, cliquez sur Modifier. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Modifier du tableau de bord. La fenêtre Contact s'ouvre.

  3. Modifiez les catégories du contact. Une description se trouve dans 4.5.1: Ajouter des catégories.

4.7.8. Identifier les contacts avec des drapeaux

Les drapeaux sont des étiquettes de couleur pour identifier les contacts individuels. Vous pouvez choisir la signification des couleurs. Les drapeaux sont affichés aux emplacements suivants :

  • À côté du nom du contact dans la vue en Fiches

  • Dans la dernière colonne de la vue en Répertoire téléphonique

  • Sur le côté droit des onglets dans la vue en Détails

Comment identifier les contacts avec des drapeaux :
  1. Affichez un contact en vue détaillée ou sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Cliquez sur n'importe quel drapeau dans la section Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau compact, cliquez sur l'élément Drapeaux du tableau de bord, puis sur un élément.

Résultat : Les contacts sélectionnés sont identifiés par des drapeaux.

Comment supprimer des drapeaux :
  1. Affichez un contact identifié par un drapeau en vue détaillée, ou sélectionnez les contacts identifiés par des drapeaux dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Cliquez sur Supprimer le drapeau dans l'onglet Drapeaux du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Drapeaux > Supprimer le drapeau du tableau de bord.

Résultat : Les drapeaux sont supprimés.

4.7.9. Envoyer des contacts sous la forme d'une pièce jointe vCard

Vous pouvez envoyer des contacts depuis un dossier de contacts à partir de pièces jointes vCard d'un courriel.

Comment envoyer des contacts sous la forme d'une pièce jointe vCard :
  1. Dans la vue en liste Carte ou Répertoire téléphonique, choisissez un ou plusieurs contacts.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Envoyer comme vCard. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Envoyer comme vCard du tableau de bord. La fenêtre Courrier électronique s'ouvre. Une vCard est jointe pour chaque contact sélectionné.

  3. Complétez et envoyez le courriel.

Résultat : le courriel sera envoyé avec les pièces jointes vCard.

Conseil : vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel pour envoyer des contacts comme pièces jointes vCard.

4.7.10. Exporter des contacts

Vous pouvez exporter les contacts dans un dossier de contacts personnel ou public. Les formats de fichiers disponibles sont CSV et vCard.

Une autre possibilité pour exporter le dossier de contacts personnels se trouve dans 8.4.1: Exporter des contacts avec WebDAV.

Comment exporter les contacts vers un dossier :
  1. Cliquez avec le bouton droit sur un dossier de contacts personnel ou public et choisissez Exporter dans le sous-menu Avancé.

  2. Dans le sous-menu, choisissez CSV ou vCard.

  3. Suivant le navigateur que vous utilisez, vous pouvez être amené à choisir entre ouvrir et enregistrer le fichier. Choisissez Enregistrer.

  4. Choisissez un emplacement. Saisissez un nom de fichier.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : Le contenu du dossier de contacts est exporté vers un fichier de type CSV ou vCard. Vous pouvez exploiter ces données dans d'autres applications.

4.7.11. Supprimer des contacts

Avertissement : Des contacts supprimés ne peuvent pas être restaurés. Avant de supprimer un contact, assurez-vous que vous n'en avez plus besoin.

Remarque : Si vous souhaitez supprimer un contact dans un dossier public ou partagé, vous devez avoir le droit de supprimer des objets dans ce dossier de contacts.

Comment supprimer un ou plusieurs contacts :
  1. Affichez un contact en vue détaillée, ou sélectionnez plusieurs contacts dans la vue en Fiches ou en Répertoire téléphonique.

  2. Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez surSupprimer. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Supprimer du tableau de bord. La fenêtre Supprimer le contact s'ouvre.

  3. Si vous êtes certain de vouloir supprimer les contacts, cliquez sur Oui.

Résultat : Les contacts sont supprimés.

Conseil : Dans la vue Fiches ou Répertoire téléphonique, vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel ou la touche <suppr> pour supprimer des contacts.