Organizzare i dati

Condivisione

11.3.1. Condividere dati

Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • È possibile condividere i dati con accesso in lettura creando un collegamento pubblico.

    Si può fornire questo collegamento agli utenti interni o ai collaboratori esterni. Chiunque ottenga questo collegamento può visualizzare i dati.

    Non è possibile creare un collegamento pubblico per le cartelle di posta elettronica.

  • Invitare utenti interni o collaboratori esterni tramite posta elettronica a una condivisione. Si definiscono quali permessi sono accordati per la condivisione.

    Il messaggio di invito contiene le note accedere alla condivisione. Se un collaboratore esterno accede alla condivisione, effettuerà automaticamente l'accesso come utente ospite.

    Nota: il messaggio di invito è inviato esclusivamente in formato html.

Fare attenzioni alle seguenti restrizioni.

  • Per accordare permessi su una cartella ad altri utenti, è necessario disporre dei permessi di amministrazione sulla cartella.

  • Non è possibile condividere la cartella personale Posta in arrivo. Per accordare ad altri utenti l'accesso ai propri messaggi di posta elettronica, condividere una cartella di posta posizionata sotto la cartella Posta in arrivo. Gli altri utenti devono poi sottoscrivere la cartella di posta.

  • Si dispone dei permessi esclusivi sulle proprie cartelle di calendario, contatti e attività. Non è possibile accordare ad altri utenti i permessi di amministrazione per queste cartelle.

Come condividere i data con accesso in lettura utilizzando un collegamento pubblico:

  1. Selezionare una cartella nell'albero delle cartelle.

  2. Fare clic sull'icona Azioni delle cartelle accanto al nome della cartella. Fare clic su Ottieni un collegamento.

    Sarà aperta la finestra per condividere gli oggetti. Contiene un collegamento pubblico per accedere in lettura alla condivisione.

  3. Sono disponibili le seguenti opzioni:

    • Per inviare direttamente il collegamento tramite posta elettronica, digitare i rispettivi indirizzi di posta. È possibile digitare un messaggio per i destinatari.

    • In modo predefinito, i dati sono condivisi con accessi in lettura per un tempo illimitato. Per impostare un limite di tempo per l'accesso ai dati condivisi, abilitare Scade tra. Selezionare un intervallo temporale.

    • Per proteggere l'accesso con una password, abilitare Password richiesta. Digitare una password. Se si invia il collegamento pubblico tramite posta elettronica, il messaggio contiene la password.

  4. Fare clic su Completato.

Per visualizzare nuovamente un collegamento pubblico, utilizzare la funzione modificare i permessi.

Come invitare utenti interni o collaboratori esterni a una condivisione:

  1. Selezionare una cartella nell'albero delle cartelle.

  2. Fare clic sull'icona Azioni delle cartelle accanto al nome della cartella. Fare clic su Invita persone.

    Si aprirà una finestra. I permessi esistenti saranno mostrati come un elenco.

  3. Digitare un indirizzo di posta elettronica in Aggiungi persone. L'indirizzo sarà aggiunto all'elenco come utente interno, gruppo o ospite. Sono accordati i permessi preimpostati.

    Se richiesto, digitare un messaggio.

  4. Per modificare i permessi per gli utenti interni, sono disponibili le seguenti opzioni.

    • Per modificare il ruolo di un utente, fare clic su Ruolo attuale. Selezionare una voce dal menu.

    • Per cambiare i dettagli dei permessi, fare clic su Permessi di accesso dettagliati. Selezionare un permesso dal menu.

  5. Fare clic su Salva.

Suggerimento: una cartella condivisa è marcata con l'icona Condiviso . Facendo clic sull'icona, si aprirà la finestra per modificare i permessi.

Per visualizzare nuovamente un collegamento pubblico, utilizzare la funzione modificare i permessi.