5.7. Spotkania z zewnętrznymi uczestnikami

Aby zaplanować wspólne spotkania z uczestnikami zewnętrznymi, konieczna jest wymiana informacji między serwerem Open-Xchange oraz aplikacją kalendarza u zewnętrznego uczestnika.

Istnieją dwa odrębne scenariusze:

5.7.1. Możesz utworzyć lub zmienić spotkanie

Jeśli podczas tworzenia spotkania zostało zaznaczone pole wyboru Powiadom wszystkich uczestników za pomocą wiadomości e-mail, uczestnicy zewnętrzni otrzymają wiadomość e-mail ze szczegółami spotkania w załączniku zapisanym w formacie iCal. Wiadomość ze szczegółami jest wysyłana do zewnętrznych uczestników, jeśli uczestnik wewnętrzny

  • tworzy spotkanie,

  • dodaje uczestników,

  • lub usuwa spotkanie.

Po wysłaniu szczegółów uczestnicy zewnętrzni mogą zarządzać spotkaniem przy użyciu własnych programów do obsługi kalendarza.

Informacje na temat dodawania zewnętrznych uczestników do spotkania można znaleźć w 5.5.8.2: Dodawanie uczestników zewnętrznych niefigurujących w książce adresowej.

5.7.2. Uczestnik zewnętrzny tworzy lub zmienia spotkanie

Jeśli uczestnik zewnętrzny wysłał wiadomość e-mail ze szczegółami spotkania w postaci załącznika w formacie iCal, możesz

  • odpowiedzieć na zaproszenie na spotkanie, przyjmując je lub odrzucając,

  • zaktualizować istniejące spotkanie, jeśli inni uczestnicy zmienili swój status potwierdzenia.

Jak odpowiedzieć na zaproszenie na spotkanie od zewnętrznego uczestnika:
  1. Przełącz się do modułu Wiadomości e-mail.

  2. Wyświetl wiadomość z zaproszeniem na spotkanie w widoku poziomym lub pionowym.

  3. Użyj elementów kontrolnych wyświetlonych pod nagłówkiem wiadomości, aby odpowiedzieć na zaproszenie:

    • Wprowadź komentarz.

    • Jeśli chcesz wziąć udział, kliknij przycisk Akceptuj.

    • Jeśli nie chcesz wziąć udziału, kliknij przycisk Odrzuć.

Wynik: spotkanie zostanie wprowadzone do kalendarza. Zewnętrzni uczestnicy zostaną powiadomieni za pomocą wiadomości e-mail o Twojej odpowiedzi.

Jak uaktualnić status zaproszenia uczestnika zewnętrznego:
  1. Przełącz się do modułu Wiadomości e-mail.

  2. Wyświetl wiadomość e-mail ze zmianą statusu potwierdzenia w widoku poziomym lub pionowym.

  3. W widocznym poniżej nagłówku wiadomości e-mail kliknij polecenie Uaktualnij spotkanie.

Wynik: spotkanie zostanie zaktualizowane w kalendarzu.