7.4. Visualización de elementos del Portadocumentos

Para mostrar elementos del Portadocumentos proceda como se indica:

7.4.1. Visualización de la vista de lista

La vista de lista muestra los elementos del Portadocumentos en forma de tabla.

Cómo mostrar elementos del Portadocumentos en forma de lista:
  1. Seleccione una carpeta del Portadocumentos en la lista de carpetas.

  2. En la pestaña del panel Vista presione Lista . Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Ver > Lista.

Resultado: Los elementos del Portadocumentos se muestran como una lista.

Por cada elementos del Portadocumentos la lista muestra una línea con información en forma de íconos o texto:

Columna

Información

Columna 1, ícono  

Este es un elemento del Portadocumentos.

Columna 1, ícono 

El elemento del Portadocumentos está bloqueado.

Columna 2, ícono 

El elemento del Portadocumentos contiene un documento. Para abrir o guardar la versión actual del documento presione el ícono. Se pueden encontrar detalles en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento.

Columna Título

El título del elemento del Portadocumentos.

Columna Tamaño

El tamaño del archivo del elemento del Portadocumentos.

Columna Creado el

La fecha de creación.

Columna Creado por

El nombre del creador.

Columna Versión

La versión actual del elemento del Portadocumentos.

Columna Modificado por última vez

La fecha del último cambio.

Última columna

La marca asignada al elemento del Portadocumentos.

Los elementos del Portadocumentos se ordenan, en principio, por la columna Título en sentido ascendente. El título de la columna aparece resaltado. Un ícono de flecha junto al título de la columna indica el sentido de la ordenación.

Cómo cambiar el sentido de la ordenación:
  1. Para ordenar según una columna, presione en su título.

  2. Para cambiar el sentido de la ordenación, presione de nuevo en su título.

Resultado: Cambia el sentido de la ordenación.

Nota: No se pueden usar las dos primeras columnas para ordenar.

7.4.2. Visualización de la vista División Hor

En la vista División Hor la ventana de vista general muestra el contenido del elemento del Portadocumentos seleccionado debajo de la lista de elementos del Portadocumentos.

Cómo mostrar elementos del Portadocumentos en la vista División Hor:
  1. Seleccione una carpeta del Portadocumentos en la lista de carpetas.

  2. En la pestaña del panel Vista presione División Hor. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Ver > División Hor. Resultado: La ventana de vista general se dividirá horizontalmente. La parte superior mostrará la vista de lista.

  3. Seleccione un elemento del Portadocumentos en la vista de lista.

Resultado: La parte inferior de la ventana de vista general muestra la siguiente información sobre el elemento del Portadocumentos seleccionado:

  • La pestaña Vista general contiene los siguientes detalles:

    • Título, Documento, Nombre de carpeta y Enlace/URL El nombre del documento sirve como enlace para abrir o guardar la versión actual del documento adjunto. Se puede encontrar más información en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento.

    • Los detalles del documento contienen el tamaño del archivo, el tipo de documento, si está bloqueado y la suma MD5. Consejo: presionando los íconos - y + se pueden abrir y cerrar los detalles.

    • Los comentario del elemento del Portadocumentos aparecen debajo de los detalles

  • La pestaña Versiones contiene una lista de las versiones del documento adjunto. La vista bajo la lista contiene información detallada sobre una versión. La vista contiene un enlace que le permite abrir o descargar la versión seleccionada del documento adjunto. Se puede encontrar más información en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

  • La parte inferior de la ventana de vista general muestra

    • El creador y la fecha de creación del elemento del Portadocumentos,

    • el autor y fecha de la modificación del elemento del Portadocumentos.

Consejo: Puede desplazar el separador horizontal entre las partes superior e inferior.

7.4.3. Mostrando elementos emergentes

Los elementos emergentes están disponibles en las vistas División Hor y Lista.

Cómo visualizar un elemento del Portadocumentos en el elemento emergente:
  1. Mueva el puntero del mouse hasta un elemento del Portadocumentos. El elemento emergente se abre tras un breve tiempo. Muestra la pestaña General.

  2. Para ver información adicional puede en otra pestaña.

  3. Para cerrar el elemento emergente mueva el puntero del mouse fuera de él.

El elemento emergente de un elemento del Portadocumentos muestra la siguiente información:

  • La pestaña General. Contiene:

    • El ícono del módulo Portadocumentos.

    • El título y creador del elemento del Portadocumentos.

    • Un ícono de color por cada categoría asignada

    • Si el elemento del Portadocumentos contiene documentos, se muestran el número de versión, el ícono de tipo de archivo y el nombre del archivo del elemento.

    • Íconos para abrir y guardar el documento.

    • Los comentarios del elemento del Portadocumentos. Dependiendo de la longitud del comentario, puede mostrarse una barra de desplazamiento.

  • Pestaña Versiones. El número entre paréntesis tiene que ver con el número de versiones del documento. Si el elemento del Portadocumentos contiene un documento, se muestran los siguientes elementos:

    • Los botones de más y menos para mostrar u ocultar detalles sobre las versiones del documento.

    • El número de versión, el ícono de tipo de archivo y los nombre de archivo de los documentos.

    • Íconos para abrir y guardar las versiones del documento.

7.4.4. Apertura o grabación de la versión actual del documento

Un elemento del Portadocumentos puede contener un documento con varias versiones. Si este es el caso, puede llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Abrir la versión actual del documento.

    Nota: Para abrir un documento podría necesitar instalar software adicional.

  • Guardar la versión actual del documento.

El cómo abrir o guardar las otras versiones se describe en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Cómo abrir o guardar la versión actual del documento:
  1. Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor. Pase a la pestaña Vista general.

  2. Presione en el nombre del documento, junto a Documento. Se abre una ventana del sistema, que muestra el software utilizado para abrir el documento.

    Nota: El diseño de la ventana del sistema puede variar dependiendo del navegador.

  3. Decida sobre una acción:

    • Si quiere abrir el documento, seleccione Abrir con. Nota: Para abrir el documento podría ser necesario instalar software adicional.

    • Para guardar el documento fuera del software colaborativo, seleccione Guardar en disco.

  4. En la ventana del sistema presione Aceptar.

Consejo: Alternativamente, puede utilizar uno de los siguientes métodos:

  • Utilice los íconos correspondientes del elemento emergente del elemento del Portadocumentos.

  • En una vista de lista, presione el ícono .

  • En la vista de listado haga doble clic sobre un elemento del Portadocumentos.

7.4.5. Envío de un elemento del Portadocumentos

Para enviar un elemento del Portadocumentos a otros usuarios, elija una de las siguientes posibilidades:

  • Si el elemento del Portadocumentos contiene un documento, puede enviarlo como adjunto de e-mail a cualquier dirección de e-mail.

  • Puede enviar como un enlace el elemento del Portadocumentos a usuarios internos del software colaborativo.

Cómo enviar el documento de un elemento del Portadocumentos como adjunto de un e-mail:
  1. Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Enviar como adjunto. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Enviar > Enviar como adjunto.

Resultado: Se abre la ventana e-mail. La versión actual del documento se inserta como un adjunto de e-mail.

Cómo enviar un elemento del Portadocumentos como enlace:
  1. Abra el elemento del Portadocumentos en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar presione Enviar como enlace. Si se está usando el panel compacto, presione el elemento del panel Enviar > Enviar como enlace.

Resultado: Se abre la ventana e-mail. En enlace directo al elemento del Portadocumentos se inserta como texto de un e-mail.

Nota: Para seguir el enlace, el receptor del e-mail necesita tener permisos de lectura sobre los objetos de la carpeta del Portadocumentos que contiene este elemento. Se puede encontrar información sobre cómo establecer permisos en 8.6: Permission management .