8.2.5.4. E-mail filter

Mailfilters helpen u uw inkomende E-mails te organiseren. Met mailfilters kunnen bijvoorbeeld de volgende acties worden geactiveerd bij het ontvangen van een E-mail:

  • De E-mail wordt verplaatst naar een bepaalde E-mailmap.

  • De E-mail wordt doorgezonden naar een ander E-mailadres.

  • De E-mail wordt als gelezen gemarkeerd.

Om filters te gebruiken, gaat u als volgt te werk:

  • Aanmaken van een E-mailmap.

  • Aanmaken van één of meer regels.

  • De volgorde van de regels instellen.

  • Instellen of verdere regels moeten worden verwerkt wanneer een regel overeenkomt.

Een regel bestaat uit:

  • Achternaam

  • Eén of meer voorwaarden.

  • Eén of meer acties. Stel in of één of alle voorwaarden overeen moeten komen om de acties te verwerken.

U kunt voorwaarden aanmaken door

  • het selecteren van een E-mailonderdeel b.v., "Onderwerp";

  • het selecteren van een criterium b.v., "is exact";

  • het invoeren van een argument b.v.,"protocol".

In dit geval zal de software verifiëren of het onderwerp van een E-mailbericht exact overeenkomt met de karakters van het argument ("protocol"). Met het criterium en de tekenreeks kunt u bepalen of er aan de voorwaarde voldaan is. Het onderscheid tussen de enkelvoudige criteria worden in de onderstaande voorbeelden uitgelegd. In de voorbeelden wordt Onderwerp gebruikt voor het filteren van de E-mailberichten.

  • Criterium: "is exact" Er wordt aan de voorwaarde voldaan als het onderwerp precies overeenkomt met de karakters in het argument. Voorbeeld: het argument is "protocol".

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocol".

    • Aan de voorwaarde wordt niet voldaan voor het onderwerp "vergaderprotocol".

  • Criterium: "bevat" Er wordt aan de voorwaarde voldaan als het onderwerp alle karakters van het argument bevat. Voorbeeld: Het argument is "protocol".

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocol".

    • Aan de voorwaarde is eveneens voldaan voor het onderwerp "vergaderprotocol".

  • Criterium: "Komt overeen (jokertekens toegestaan)" Aan de voorwaarde is voldaan als het onderwerp exact overeen met de karakters van het argument. De karakterreeks mag ook jokertekens bevatten. Voorbeeld: het argument is "protocol*". Het teken "*" is een jokerteken dat voor willekeurige karakters staat.

    • Aan de voorwaarde is voldaan voor het onderwerp "protocolwijziging".

    • Aan de voorwaarde wordt niet voldaan voor het onderwerp "vergaderprotocol".

  • Criterium: "voldoet aan regex" Aan de voorwaarde is voldaan als het onderwerp de karakters bevat uit de reguliere expressie van het argument. Reguliere expressies laten complexe voorwaarden toe. Meer informatie kan op de betreffende websites worden gevonden. De volgende, eenvoudige reguliere expressie geeft een indruk hierop. Voorbeeld: het argument is "bedrij(f|ven)". De expressie "(f|ven)" staat voor een "f" of "ven".

    • De onderwerp "bedrijf" voldoet aan de voorwaarde.

    • Dit geldt ook voor het onderwerp "bedrijven".

    • Het onderwerp "bedrijfs" voldoet niet.

Zo krijgt u toegang tot de E-mail filters:
  1. In de modulebalk klikt u op het Configuratie pictogram.

  2. In de mappenlijst klikt u op E-mail.

  3. In de mappenlijst klikt u op de E-mail submap Filter.

Resultaat: De functies van E-mail filters worden getoond in het paneel. Het overzichtsscherm toont de beschikbare regels. Het linker paneel met de titel Regel naam toont de bestaande regels. Het rechter paneel met de titel Regel details toont de instellingen van de regel.

De volgende opties zijn beschikbaar:

  • Een nieuwe regel aanmaken

    • Toevoegen van condities

    • Toevoegen acties

  • De manier om de details van een regel weer te geven:

  • Regels activeren of deactiveren.

  • De manier om de volgorde van de regels te veranderen:

  • Regels bewerken

  • Regels wissen.

De manier waarop een nieuwe regel aangemaakt wordt:
  1. In het tabblad Mailfilter klikt u op Nieuw. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op Nieuw.

  2. Geef de naam op in het Naam invoerveld op het Regel details paneel.

  3. Om een conditie toe te voegen klikt u op de Toevoegen conditie knop. Definieer de conditie. Details kunnen verderop in dit hoofdstuk gevonden worden.

    • Als u meer condities wilt toevoegen klikt u opnieuw op de Toevoegen conditie knop.

    • Als u een condities wilt wissen klikt u op de Wissen knop naast de conditie.

  4. Wanneer u meerdere condities heeft, gebruikt u de selectielijst Voor een inkomend bericht dat overeenkomt: om in te stellen hoe de voorwaarden onderling met elkaar in verband staan om met de regel overeen te komen:

    • Wanneer één voorwaarde juist moet zijn kiest u iedere.

    • Wanneer alle voorwaarden juist moeten zijn kiest u alle.

  5. Om de acties die uitgevoerd worden als de regels voldoen te definiëren klikt u op de Toevoegen actie knop. Details kunnen verderop in dit hoofdstuk gevonden worden.

    • Als u een extra actie wilt toevoegen klikt u nogmaals op de Toevoegen actie knop.

    • Als u een actie wilt wissen klikt u op de Wissen knop naast de actie.

  6. Met het keuzevak Verwerk volgende regels zelfs wanneer deze regel overeenkomt kunt u opgeven of u wel of niet de volgende regels laat verwerken wanneer deze regel overeenkomt:

    • Wanneer volgende regels moeten worden verwerkt, activeert u het keuzevak.

    • Wanneer volgende regels niet verwerkt moeten worden dan deactiveert u het keuzevak.

  7. Klik vervolgens op de Opslaan knop.

Resultaat: De nieuwe regel wordt toegevoegd in het venstergedeelte Regel naam. De nieuwe regel is actief.

Tip: U kan ook een nieuwe regel maken vanuit een E-mailbericht. Hiervoor klikt u met de rechterknop op een E-mail, kies vervolgens Maak een regel uit het contextmenu. Kies vervolgens een optie uit het submenu. Maak de regel af zoals hierboven beschreven.

Het volgende voorbeeld beschrijft hoe u een voorwaarde kunt aanmaken. De volgende voorwaarde moet aangemaakt worden:

  • De afzender van de E-mail bevat de tekenreeks Meier.

De manier om een voorwaarde aan te maken is als volgt:
  1. Uit de keuzelijst onder Van de volgende voorwaarden: kiest u Verzender/Van. Aan de rechterkant van de keuzelijst wordt een nieuwe keuzelijst en een tekstveld weergegeven.

  2. Selecteer het item Bevat in de nieuwe keuzelijst.

  3. Type de tekenreeks "Smit" in het invoervak.

Het volgende voorbeeld beschrijft hoe een actie ingesteld kan worden. De volgende actie moet worden ingesteld:

  • Het verplaatsen van de E-mail naar de Privé E-mailmap.

De actie instellen gaat als volgt :
  1. Selecteer Verplaatsen naar map uit de keuzelijst onder Doe het volgende:. Een nieuw invoerveld wordt getoond naast de keuzelijst.

  2. Klik in het nieuwe tekstveld. Selecteer de Privémap.

De manier om de details van een regel weer te geven:
  • Onder Regelnaam selecteert u een regel. Onder Regeldetails worden alle voorwaarden en acties voor de regel weergegeven.

De manier waarop een regel geactiveerd of gedeactiveerd kan worden:
  • Activeren of deactiveer het keuzevak in de Actief kolom.

De manier om de volgorde van de regels te veranderen:
  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. Klik op Omhoog of Omlaag in het Mailfilter tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op Verplaats > Omhoog of op Verplaats > Omlaag.

Regels bewerken gaat als volgt:
  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. Pas de instellingen aan in het Regel details paneel.

  3. Klik vervolgens op de Opslaan knop.

De manier waarop een regel gewist kan worden:
  1. Onder Regelnaam selecteert u een regel.

  2. In het tabblad Mailfilter klikt u op Wissen. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u in het paneel opWissen.

De E-mail filter instellingen verlaten gaat als volgt:
  • Klik op ander pictogram in de modulebalk.