Samenwerken

6.1. Documenten samen bewerken

Documenten die opgeslagen zijn op de groupware server kunnen samen met andere gebruikers en externe partners bewerkt worden. Om dit te doen moeten de documenten opgeslagen worden in een publieke of gedeelde map. De gebruikers of externe partners moeten schrijfrechten hebben op deze map. De volgende regels zijn van toepassing:

  • De persoon die het document aanmaakt of voor de eerste keer opent krijgt tijdelijk de bewerkingsrechten voor het document. Deze persoon wordt de huidige auteur genoemd. Elke persoon die daarna het document opent krijgt leesrechten. Zij worden kijkers genoemd.

  • De kijkers kunnen alle wijzigingen, die door de auteur zijn gemaakt, zien.

  • Een kijker kan een auteur worden door wijzigingstoestemming te vragen. Op het moment dat de vorige auteur de wijzigingen heeft doorgevoerd worden de bewerkingsrechten door de server overgedragen naar de nieuwe auteur.

  • Op het moment dat de huidige auteur het document sluit wordt een nieuwe versie van het document op de server aangemaakt.

Een document samen met andere gebruikers bewerken gaat als volgt:

  1. Maak een nieuw document of open een bestaand document.

    Controleer of de gebruikers waarmee u samen aan dit document gaat werken de noodzakelijke rechten hebben om het te bewerken. Informatie en instructies kan u vinden in de Groupware gebruikershandleiding, onder het hoofdstuk Rechten.

  2. Informeer andere personen dat u samen met hen het document wilt bewerken. De individuele personen moeten het document openen. Als ze het document hebben geopend, kunnen de gebruikers zien wie nu het document aan het bewerken is.

    Elke wijziging die u aanbrengt in het documen zal zichtbaar zijn voor andere gebruikers.

    Elke gebruiker kan de cursor van de andere gebruikers zien. De cursors worden in verschillende kleuren weergegeven. Om de gebruikersnaam te zien moet u met de muis boven de cursor zweven.

    Tip: Om een lijst van personen die het document hebben geopend te tonen, klik in het Office menuelement Beeld en schakel het Toon medewerkers selectievlak in. De huidige bewerker wordt boven aan de lijst getoond.

  3. De persoon die het document wil bewerken moet op Bewerken klikken in de werkbalk.

  4. Om te stoppen moet de huidige auteur klikken op het Sluit document pictogram aan rechterkant van de Office menubalk.