4.4. Afficher les contacts

Pour afficher des contacts, vous devez procéder ainsi :

4.4.1. Afficher le répertoire téléphonique

Le répertoire téléphonique affiche les contacts sous la forme d'un tableau.

Comment afficher les contacts sous la forme d'un répertoire téléphonique :
  1. Sélectionner un dossier de contacts dans l'arborescence des dossiers.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Répertoire téléphonique. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Répertoire téléphonique du tableau de bord.

  3. Pour filtrer la vue, utilisez la barre de filtrage rapide. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 4.4.3: Filtrer les contacts.

Résultat : le répertoire téléphonique des contacts est affiché.

Pour chaque contact, le répertoire affiche une ligne comportant des informations sous la forme d'icônes ou de texte :

Colonne

Information

Colonne 1, icône  

L'entrée est un contact

Colonne 1, icône  

L'entrée est une liste de diffusion

Colonne 2, icône  

L'entrée est un contact privé

Colonne Nom

Nom du contact ou de la liste de diffusion

Colonne Société

Société du contact

Colonne Ville

Implantation de la société

Colonne Téléphone

Téléphone

Colonne Tél. portable

Tél. portable

Dernière colonne

Drapeau affecté au contact.

Dans le répertoire téléphonique, les contacts sont, par défaut, triés par ordre croissant de la colonne Nom. L'en-tête de colonne est surligné. Une icône en forme de flèche, à côté de l'en-tête de colonne, indique l'ordre de tri.

Comment changer l'ordre de tri :
  1. Pour trier suivant une colonne, cliquez sur l'en-tête de cette colonne.

  2. Pour modifier l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne.

Résultat : l'ordre de tri est changé.

Remarque : Les deux premières colonnes ne peuvent pas être utilisées pour trier.

4.4.2. Afficher les fiches

Lorsque vous sélectionnez la vue en Fiches, les contacts du dossier courant sont affichés dans la zone de contenu, sous la forme d'une fiche type carte de visite.

Comment afficher les contacts sous la forme de fiches :
  1. Sélectionner un dossier de contacts dans l'arborescence des dossiers.

  2. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Fiches. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Fiches du tableau de bord.

  3. Pour filtrer la vue, utilisez la barre de filtrage rapide. Vous trouverez des détails à ce sujet dans 4.4.3: Filtrer les contacts.

Résultat : Les fiches sont affichées.

Les fiches présentent les informations suivantes pour les contacts :

  • Icône du contact

  • Prénom et nom

  • Drapeau affecté

  • Si nécessaire, icône de contact privé

  • Adresse, numéro de téléphone et adresse électronique

Les fiches présentent les informations suivantes pour les listes de diffusion :

  • Icône de liste de diffusion

  • Nom de la liste de diffusion

  • Drapeau affecté

4.4.3. Filtrer les contacts

À l'aide de la barre de filtrage rapide, vous pouvez filtrer les contacts pour faire apparaître uniquement ceux qui commencent par un caractère donné.

Comment filtrer les contacts :
  1. Dans le tableau de bord, sélectionnez la vue en Fiches ou la vue Répertoire téléphonique.

  2. Cliquez sur un élément dans la barre de filtrage rapide :

    • Pour afficher uniquement les contacts commençant par une lettre donnée, cliquez sur cette lettre.

    • Pour afficher uniquement les contacts commençant par un caractère spécial, cliquez sur #.

    • Pour afficher uniquement les contacts commençant par un chiffre, cliquez sur 123.

Résultat : La vue des Contacts est filtrée.

Pour revenir à l'affichage des contacts, cliquez dans la barre de filtrage rapide sur le choix Tous.

4.4.4. Afficher la vue Détails

La vue Détails affiche toutes les informations relatives à un contact.

Comment afficher un contact en vue Détails :
  1. Sélectionner un dossier de contacts dans l'arborescence des dossiers.

  2. Sélectionnez un contact dans la vue en Fiches ou la vue Répertoire téléphonique.

  3. Dans l'onglet Affichage du tableau de bord, cliquez sur Détails. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Vue > Détails du tableau de bord.

Résultat : La vue Détails du contact est affichée.

La vue Détails d'un contact présente les informations suivantes :

  • L'intitulé de la fenêtre contient le nom affiché du contact. Par défaut, le nom affiché est constitué du prénom et du nom.

  • L'onglet Vue d'ensemble contient les données suivantes :

    • Tous les noms du contact

    • Détails relatifs à la société ou à l'organisation

    • Numéros de téléphone professionnels et personnels

    • Adresses professionnelle et privée

    • Commentaires, catégories et champs optionnels

  • L'onglet Pièces jointes contient la liste des pièces jointes.

Conseil : à côté de la description de certaines entrées figure l'icône . Si vous cliquez sur cette icône, des informations supplémentaires sont affichées.

La vue de Détails pour une liste de diffusion présente les informations suivantes :

  • L'intitulé de la fenêtre contient le nom de la liste de diffusion.

  • L'onglet Vue d'ensemble contient les informations suivantes :

    • Tous les noms des contacts appartenant à la liste de diffusion

    • Les adresses électroniques des contacts

4.4.5. Affichage de survols

Les survols sont disponibles dans les vues en Fiches et en Répertoire téléphonique.

Comment afficher un contact dans le survol :
  1. Déplacez le pointeur de la souris sur un contact. Après un court instant, le survol s'ouvre et affiche l'onglet Vue d'ensemble.

  2. Pour voir plus d'informations, cliquez sur un autre onglet.

  3. Pour fermer le survol, déplacez le pointeur de la souris hors du survol.

Résultat : Le survol du contact présente les informations suivantes :

  • L'onglet Général. Il contient :

    • L'image du contact.

    • Prénom et nom du contact.

    • L'icône de contact privé.

    • Le drapeau affecté au contact.

    • Une icône colorée pour chaque catégorie attribuée

    • Tous les numéros de téléphone et de fax du contact.

    • L'adresse électronique du contact. Lorsque vous cliquez sur l'adresse électronique, une fenêtre s'ouvre pour composer un courrier électronique.

    • le commentaire concernant le contact. En fonction de la longueur du texte du commentaire, une barre de défilement est affichée.

  • L'onglet Adresses. Il contient :

    • L'adresse professionnelle du contact.

    • L'adresse privée du contact.

  • L'onglet Pièces jointes. Les nombres entre parenthèses indiquent le nombre de pièces jointes. Si le contact comprend des pièces jointes, les éléments suivants sont affichés pour chaque pièce jointe :

    • Le nom, la taille et le type de fichier de la pièce jointe.

    • Des icônes pour ouvrir et enregistrer la pièce jointe.

Le survol pour une liste de diffusion affiche les informations suivantes :

  • L'onglet Général. Il contient :

    • L'icône de liste de diffusion.

    • Le nom de la liste de diffusion.

    • Une icône pour envoyer un courriel à tous les membres de la liste de diffusion.

    • Le drapeau affecté à la liste de diffusion.

    • Toutes les adresses électroniques de la liste de diffusion.

  • L'onglet Supplémentaire. Il contient :

    • Les prénoms et noms de tous les membres de la liste de diffusion.

    • Les adresses électroniques des membres de la liste de diffusion. Lorsque vous cliquez sur une adresse électronique, une fenêtre de composition d'un courriel s'ouvre.

  • L'onglet Pièces jointes. Les nombres entre parenthèses indiquent le nombre de pièces jointes. Si la liste de diffusion contient des pièces jointes, les éléments suivants sont affichés pour chaque pièce jointe :

    • Le nom, la taille et le type de fichier de la pièce jointe.

    • Des icônes pour ouvrir et enregistrer la pièce jointe.

4.4.6. Ouvrir ou enregistrer les pièces jointes

Vous pouvez réaliser les actions suivantes :

  • Ouvrir la pièce jointe. Remarque : Pour ouvrir une pièce jointe, vous pouvez avoir besoin de logiciels supplémentaires.

  • Enregistrer la pièce jointe en dehors du collecticiel.

  • Enregistrer la pièce jointe dans le dépôt de données.

Comment ouvrir ou enregistrer la pièce jointe d'un contact :
  1. Afficher le contact dans la vue de Détails.

  2. Sélectionnez l'onglet Pièces jointes.

  3. Sélectionnez la pièce jointe.

  4. Décider d'une action :

    • Pour ouvrir la pièce jointe :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Ouvrir la pièce jointe. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Ouvrir la pièce jointe du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre et affiche le logiciel utilisé pour ouvrir la pièce jointe.

      • Pour ouvrir la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle dans la fenêtre système.

    • Pour enregistrer les pièces jointes :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer sous.Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Enregistrer sous du tableau de bord. Une fenêtre système s'ouvre alors.

      • Pour enregistrer la pièce jointe, utilisez les éléments de contrôle dans la fenêtre système.

    • Pour enregistrer la pièce jointe dans le dépôt de données :

      • Dans l'onglet Édition du tableau de bord, cliquez sur Enregistrer dans le dépôt. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément Pièces jointes > Enregistrer dans le dépôt du tableau de bord. La fenêtre Élément du dépôt de données s'ouvre. Le nom du fichier de la pièce jointe est saisi comme nom de fichier pour l'élément du dépôt de données.

      • Des informations sur la création d'éléments du dépôt de données se trouvent dans 7.5: Créer un élément du dépôt de données.

Conseil : Vous pouvez aussi ouvrir ou enregistrer une pièce jointe en utilisant les icônes respectives dans le survol du contact.