Les filtres de courrier vous aident à mettre de l'ordre dans les courriers entrants. Avec des filtres de courrier, vous pouvez par exemple déclencher les actions suivantes lorsqu'un message est reçu :
Le message est déplacé dans un dossier donné de courrier électronique.
Le message est transmis à une autre adresse de courrier électronique.
Le message est marqué comme lu.
Pour utiliser les filtres de courrier, procédez comme suit :
Créez des dossiers de courrier électronique.
Créez une ou plusieurs règles.
Définissez l'ordre de ces règles.
Décidez si les règles suivantes seront examinées lorsqu'une règle s'applique.
Une règle contient
un nom ;
une ou plusieurs conditions ;
une ou plusieurs actions. Vous pouvez indiquer si une seule condition suffit à déclencher l'action ou s'il faut qu'elles soient toutes respectées.
Vous pouvez créer une condition en
sélectionnant un composant d'un courriel (par exemple « Sujet ») ;
sélectionnant un critère (par exemple « vaut exactement » ;
saisissant un argument, par exemple « déroulement ».
Dans ce cas, le collecticiel vérifie si le sujet d'un courriel correspond exactement ou non aux caractères de l'argument « déroulement ». En utilisant le critère et la chaîne de caractères, vous pouvez vérifier si la condition est remplie. Les différences entre les critères uniques sont expliquées dans les exemples ci-dessous. Dans les exemples, le sujet est utilisé pour filtrer des courriels.
Critère : « vaut exactement » La condition est remplie si l'objet correspond exactement à la chaîne de caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».
Critère : « contient » La condition est remplie si le sujet contient les caractères de l'argument. Exemple : L'argument est « déroulement ».
La condition est remplie pour le sujet « déroulement ».
La condition est également remplie pour l'objet « déroulement de la réunion ».
Critère : « correspond (caractères de remplacement autorisés) » La condition est remplie si le sujet correspond exactement aux caractères indiqués dans l'argument. La chaîne de caractères peut contenir des caractères de remplacement. Exemple : L'argument est « protocole* ». Le caractère « * » est un joker pour n'importe quels caractères.
La condition est remplie pour le sujet « modification déroulement ».
La condition n'est pas remplie pour le sujet « déroulement de la réunion ».
Critère : « Correspond à une expression rationnelle » La condition est remplie si le sujet contient les caractères fournis par l'expression rationnelle dans l'argument. Les expressions rationnelles autorisent des requêtes complexes. Vous trouverez plus d'informationssur des sites dédiés sur l'Internet. L'expression rationnelle suivante, très simple, devrait vous donner une idée du sujet. Exemple : l'argument est « organi(z|s)ation ». L'expression « (z|s) » signifie soit le caractère « z », soit le caractère « s ».
La condition est remplie pour le sujet « organization ».
La condition est également remplie pour le sujet « organisation ».
La condition n'est pas remplie pour le sujet « Organique ».
Comment accéder aux fonctions des filtres de courriels :
Dans la barre de titre, cliquez sur l'icône .
Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur
.Dans l'arborescence des dossiers, cliquez sur le sous-dossier
de .Résultat : Les fonctions de filtre du courrier électronique sont présentées dans le tableau de bord. La fenêtre de vue d'ensemble affiche les règles disponibles. La partie gauche intitulée affiche les règles existantes. La partie droite intitulée affiche les paramètres de la règle.
Les fonctions suivantes sont disponibles :
Créer une nouvelle règle
Ajouter des conditions
Ajouter des actions
Afficher les détails d'une règle
Activer ou désactiver une règle
Modifier l'ordre de tri des règles
Modifier une règle
Supprimer une règle
Dans l'onglet du tableau de bord, cliquez sur . Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez l'élément du tableau de bord.
Saisissez un nom dans le champ
du volet .Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton
. Définissez la condition. Vous trouverez plus de détails plus loin dans ce chapitre.Pour ajouter une condition supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton
.Pour supprimer une condition, cliquez sur le bouton
à côté de la condition.
Si vous définissez plusieurs conditions, utilisez la liste déroulante
pour définir comment les conditions se combinent pour déclencher la règle :S'il suffit qu'une condition soit vraie, choisissez
.Si toutes les conditions doivent être vraies, choisissez
.
Pour définir l'action à exécutée si la règle s'applique, cliquez sur le bouton
. Vous trouverez plus de détails à ce propos plus tard dans ce chapitre.Pour ajouter une action supplémentaire, cliquez à nouveau sur le bouton
.Pour supprimer une action, cliquez sur le bouton
à côté de l'action.
Avec la case à cocher
, vous pouvez décider si les règles suivantes doivent être traitées quand la règle s'applique :Si les règles suivantes doivent être examinées, cochez cette case.
Si les règles suivantes ne doivent pas être examinées, décochez cette case.
Cliquez sur le bouton
.Résultat : La nouvelle règle apparaît dans la partie gauche de la fenêtre sous . La nouvelle règle est active.
Conseil : Vous pouvez aussi créer une nouvelle règle en utilisant un courriel. Pour ce faire, ouvrez le module Courrier électronique et cliquez avec le bouton droit sur un courriel. Dans le menu contextuel, cliquez sur . Cliquez sur un élément du sous-menu. Renseignez les paramètres comme décrit ci-dessus.
L'exemple qui suit décrit comment créer une condition. On cherche à créer la condition suivante :
Le nom de l'expéditeur du message contient la chaîne de caractères Dupont.
Dans la liste déroulante qui se trouve sous
, choisissez . À la droite de la liste déroulante, une nouvelle liste déroulante ainsi qu'une zone de texte s'affichent.Choisissez l'élément
dans la nouvelle liste déroulante.Saisissez la chaîne de caractères « Smith » dans le champ de saisie.
L'exemple qui suit décrit comment définir une action. On cherche à définir l'action suivante :
Déplacer le message vers le dossier de courrier
.Choisissez l'élément
dans la liste déroulante sous . Une nouveau champ est affiché à côté de la liste déroulante.Cliquez dans la nouvelle zone de texte. Choisissez le dossier Privé.
Sélectionnez une règle sous
. Les conditions et actions de la règle s'affichent dans le volet .Cochez ou décochez la case dans la colonne
.Choisissez une règle dans le volet
.Cliquez sur ou dans l'onglet du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur ou dans le tableau de bord.
Choisissez une règle dans le volet
.Modifiez les réglages dans le volet
.Cliquez sur le bouton
.Choisissez une règle dans le volet
.Cliquez sur dans l'onglet du tableau de bord. Si vous utilisez le tableau de bord compact, cliquez sur l'élément du tableau de bord.
Cliquez sur un autre bouton de la barre de titre.