Colaboración

7.2. Edición conjunta de documentos

Los documentos guardados en el servidor del software colaborativo pueden editarse conjuntamente con otros usuarios o con colaboradores externos en tiempo real. Para ello, los documentos deben haber sido guardados en una carpeta pública o compartida. Los usuarios o colaboradores externos tienen que tener permisos de escritura en dicha carpeta. Son de aplicación las siguientes reglas:

  • La persona que creó el documento o lo abrió por primera vez, de momento tiene permisos de edición sobre el documento. Esta persona se denomina editor actual. Cada persona que abre el documento posteriormente obtiene permiso de lectura. Estos usuarios se denominan visualizadores.

  • Los visualizadores pueden ver todos los cambios aplicados por el editor actual.

  • Un visualizador puede convertirse en editor actual solicitando permisos de edición. Tan pronto como el editor anterior complete los cambios, el servidor transfiere los permisos de edición al nuevo editor actual.

  • Tan pronto como el actual editor cierra el documento, una nueva versión del mismo se crea en el servidor.

Cómo editar un documento conjuntamente con otros usuarios:

  1. Cree un nuevo documento o abra uno ya existente.

    Asegúrese de que los usuarios con los que desea editar el documento conjuntamente cuentan con los permisos necesarios para la edición del documento. Puede encontrar información e instrucciones en la guía del usuario de Software colaborativo, en el apartado Organizacion de datos > permisos.

  2. Informe a las otras personas de que desea editar el documento conjuntamente. Las personas correspondientes tienen que abrir el documento. Cuando se ha abierto el documento, los usuarios pueden ver quién lo está editando actualmente.

    Cada cambio que aplique al documento será visible para los otros usuarios.

    Cada usuario puede ver los cursores de cada uno de los otros usuarios. Los cursores aparecen resaltados con colores diferentes. Para ver el nombre del usuario, mantenga el puntero del ratón sobre uno de los cursores.

    Consejo: Para mostrar una lista de los usuarios que han abierto el documento, pulse en el elemento del menú de Office Ver y marque la casilla de verificación Mostrar colaboradores. El editor actual se muestra en la parte superior de la lista.

  3. La persona que quiere editar el documento tiene que pulsar en Editar en la barra de herramientas.

  4. Para terminar, el editor actual tiene que pulsar el icono Cerrar documento situado en la parte derecha.