Colaboración

7.1. Compartición de documentos

Existen las siguientes opciones:

  • Puede compartir un documento seleccionado con acceso de lectura creando un enlace público.

    Puede dar este enlace a usuarios internos o a colaboradores externos. Todo el que obtenga este enlace puede leer el documento.

  • Invitar a usuarios internos o colaboradores externos por correo electrónico a una compartición. Usted define los permisos de acceso para el documento.

    El correo de invitación contiene notas para acceder al documento. Si un colaborador externo accede al documento, el colaborador iniciará sesión automáticamente como usuario invitado.

Cómo compartir el documento seleccionado con permiso de lectura usando un enlace público:

Requisito: Tener abierto un documento para su edición.

  1. Pulse en Fichero en la barra de menú de Office.

    Pulse el icono Compartir en la barra de herramientas. Pulse en Obtener un enlace.

    Se abrirá la ventana para compartir objetos. Contiene un enlace público con un acceso de lectura a la compartición.

    Para insertar el enlace en otras aplicaciones, pulse el icono Copiar al portapapeles junto al enlace.

  2. Dispone de las siguientes opciones:

    • Para enviar directamente el enlace por correo electrónico, introduzca las direcciones de correo correspondientes. Puede añadir un mensaje para los destinatarios.

    • De manera predeterminada, los datos se comparten con acceso de lectura por tiempo ilimitado. Para establecer un límite de tiempo para el acceso a los datos compartidos, marque Caduca en. Seleccione un intervalo de tiempo.

    • Para proteger el acceso con una contraseña, marque Contraseña requerida. Introduzca una contraseña. Si envía el enlace público por correo electrónico, dicho correo contendrá la contraseña.

  3. Pulse en Cerrar.

Cómo invitar a usuarios internos o colaboradores externos a leer o editar el documento seleccionado:

Requisito: Tener abierto un documento para su edición.

  1. Pulse en Fichero en la barra de menú de Office.

    Pulse el icono Compartir en la barra de herramientas. Pulse en Invitar a personas.

    Se abrirá una ventana. Los permisos disponibles se mostrarán en una lista.

  2. Introduzca una dirección de correo electrónico en Añadir personas. La dirección de correo electrónico se añadirá a la lista como usuario interno, grupo o invitado. Se concederán los permisos predefinidos.

    Si es necesario, introduzca un mensaje.

  3. Dispone de las siguientes opciones:

    • Para ajustar un rol de usuario, pulse en el Visor de rol del usuario actual. Seleccione un elemento del menú.

    • Para eliminar un permiso, pulse el icono Acción junto al nombre. Pulse en Eliminar.

  4. Pulse en Compartir.

    El destinatario obtiene un correo electrónico con un enlace. Si el destinatario pulsa en el enlace, se abrirá el documento en el Visor. Si concede al destinatario permiso de edición, podrá abrir el documento para editarlo pulsando Editar en el Visor.