Collaborazione

7.1. Condividere documenti

Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • Si può condividere un documento selezionato con accesso in lettura creando un collegamento pubblico.

    Si può fornire questo collegamento agli utenti interni o ai collaboratori esterni. Tutti coloro che ottengono questo collegamento possono leggere il documento.

  • Invitare gli utenti interni o i collaboratori esterni tramite posta elettronica a una condivisione. È possibile definire i permessi accordati per il documento.

    L'invito tramite posta elettronica contiene note per accedere al documento. Se un collaboratore esterno accede al documento, il collaboratore effettuerà automaticamente l'accesso come utente ospite.

Come condividere il documento selezionato con accesso in lettura utilizzando un collegamento pubblico:

Prerequisito: è stato aperto un documento per modificarlo.

  1. Fare clic su File nella barra dei menu Office.

    Fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Fare clic su Ottieni un collegamento.

    Sarà aperta la finestra per condividere gli oggetti. Contiene un collegamento pubblico per accedere in lettura alla condivisione.

    Per inserire il collegamento in altre applicazioni, fare clic sull'icona Copia negli appunti > accanto al collegamento.

  2. Sono disponibili le seguenti opzioni:

    • Per inviare direttamente il collegamento tramite posta elettronica, digitare i rispettivi indirizzi di posta. È possibile digitare un messaggio per i destinatari.

    • In modo predefinito, i dati sono condivisi con accesso in lettura per un tempo illimitato. Per impostare un limite di tempo per l'accesso ai dati condivisi, abilitare Scade tra. Selezionare un intervallo temporale.

    • Per proteggere l'accesso con una password, abilitare Password richiesta. Digitare una password. Se si invia il collegamento pubblico tramite posta elettronica, il messaggio contiene la password.

  3. Fare clic su Chiudi.

Come invitare utenti interni o collaboratori esterni a leggere o modificare il documento selezionato:

Prerequisito: è stato aperto un documento per modificarlo.

  1. Fare clic su File nella barra dei menu Office.

    Fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Fare clic su Invita persone.

    Si aprirà una finestra. I permessi esistenti saranno mostrati come un elenco.

  2. Digitare un indirizzo di posta elettronica in Aggiungi persone. L'indirizzo sarà aggiunto all'elenco come utente interno, gruppo o ospite. Sono accordati i permessi preimpostati.

    Se richiesto, digitare un messaggio.

  3. Sono disponibili le seguenti opzioni:

    • Per modificare il ruolo di un utente, fare clic su lVisualizzatore del ruolo attuale dell'utente. Selezionare una voce dal menu.

    • Per rimuovere un permesso, fare clic sull'icona Action accanto al nome. Fare clic su Rimuovi.

  4. Fare clic su Condividi.

    Il destinatario riceve un messaggio di posta con un collegamento. Se il destinatario fa clic sul collegamento, il documento sarà aperto nel Visualizzatore. Se sono stati accordati permessi di modifica al destinatario, il destinatario può aprire il documento per modificarlo facendo clic su Modifica nel Visualizzatore.