I documenti salvati sul server di groupware possono essere modificati contestualmente ad altri utenti o a collaboratori esterni. Per fare ciò, i documenti devono essere salvati in una cartella pubblica o condivisa. Gli utenti o i collaboratori esterni devono avere i permessi di scrittura su tale cartella. Si applicano le regole seguenti:
La persona che crea il documento o lo apre per primo, ha i permessi di modifica per il documento stesso. Questo persona è chiamata autore. Ogni persona che apre successivamente il documento, ottiene i permessi di lettura. Essi sono chiamati visualizzatori.
I visualizzatori possono vedere tutte le modifiche apportate dall'autore corrente.
Un visualizzatore può diventare autore richiedendo i permessi di modifica. Non appena l'autore precedente completa le modifiche, il server trasferisce i permessi di modifica al nuovo autore corrente.
Non appena l'autore attuale chiude il documento, una nuova versione del documento è creata sul server.
Come modificare un documento contestualmente ad altri utenti:
Creare un nuovo documento o aprire un documento esistente.
Assicurarsi che gli utenti con i quali si desidera modificare il documento abbiano i permessi necessari per modificare il documento. Informazioni e istruzioni sono disponibili nella guida utente di Groupware, all'argomento Organizzare i dati > Permessi.
Informare le altre persone che si desidera modificare il documento insieme a loro. Le rispettive persone dovranno aprire il documento. Dopo aver aperto il documento, gli utenti potranno vedere chi sta modificando attualmente il documento.
Ogni modifica apportata al documento sarà visibile agli altri utenti.
Ogni utente può vedere i cursori degli altri utenti. I cursori sono evidenziati con colori diversi. Per visualizzare il nome, portarsi su uno dei cursori.
Suggerimento: per visualizzare un elenco di persone che hanno aperto il documento, fare clic sull'elemento del menu Office e abilitare la casella di selezione . L'autore corrente sarà visualizzato in cima all'elenco.
La persona che desidera modificare il documento deve fare clic su
nella barra degli strumenti.Per terminare, l'autore attuale deve fare clic sull'icona a destra.