Al seleccionar una carpeta de calendario se muestran las siguientes citas dependiendo del tipo de dicha carpeta:
Cuando esté seleccionando un calendario público o compartido sólo se mostrarán las citas de dicho calendario.
Al seleccionar un calendario personal puede ajustar la visualización de la cita. La vista de la cita define si se muestran sólo las citas de este calendario o todas las citas de todos los calendarios personales, públicos o compartidos.
Para visualizar calendarios y citas haga lo siguiente:
Seleccione un calendario y el aspecto de la cita.
Seleccione una vista de calendario. La vista del calendario define la visualización de calendarios y citas en el área de contenido. Están disponibles las siguientes vistas de calendario:
Vista del calendario
Vista Equipo
Vista Lista
Vista Detalle
Seleccione una carpeta de calendario pulsando en ella en el árbol de carpetas. La visualización de la cita le permite definir si sólo se mostrarán sus citas del calendario seleccionado o también las de otros calendarios.
Cómo ver todas sus citas de todos los calendarios:Pulse en una carpeta de calendario personal del árbol de carpetas.
Active la casilla
.Pulse en una carpeta de calendario personal del árbol de carpetas.
Desactive la casilla
.Pulse en una carpeta de calendario pública o compartida del árbol de carpetas.
Cuando se selecciona la vista de calendario el área de contenido muestra el calendario de la carpeta actual y las citas del rango de tiempo actual. Pueden seleccionarse los siguientes rangos de tiempo:
Día
Semana laboral
Mes
Semana
Personalizada
La vista de calendario Día muestra el calendario para un sólo día y las citas de dicho día.
Cómo mostrar la vista de calendario Día:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .En la pestaña del panel Se mostrará la vista del calendario para el día actual. pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para mostrar un día concreto pulse la flecha de navegación o
en la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Día para el día seleccionado.
Para mostrar de nuevo el día actual pulse
en la barra de título de la ventana de vista general.La vista del calendario Día contiene:
La fecha del día mostrado en la barra de fecha.
Una cuadrícula de tiempo con las horas del día. Las horas de trabajo se marcan en color distinto a las otras horas del día. Puede cambiar las horas de trabajo y la división de la cuadrícula en los ajustes del calendario Intervalo en minutos , Comienzo del horario laboral y Fin del horario laboral .
Las citas del día mostrado. Se puede encontrar una descripción de la visualización de la cita en 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?.
La vista de calendario Semana laboral muestra el calendario de una semana laboral y las citas de dicho período.
Cómo visualizar la vista de calendario Semana laboral:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .En la pestaña del panel Se mostrará la vista del calendario de la semana laboral actual. pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para visualizar una semana laboral concreta pulse la flecha de navegación o
en la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Semana laboral para la semana laboral seleccionada.
Para mostrar de nuevo la semana laboral actual pulse
en la barra de título de la ventana de vista general.La vista del calendario Semana laboral contiene :
La etiqueta de semana laboral de la barra de fecha.
Una rejilla de tiempo con los días laborables y las horas de trabajo. Las horas de trabajo se marcan en distinto color al resto de horas del día. Puede cambiar las horas de trabajo y la división de la rejilla de tiempo en los ajustes de calendario Intervalo en minutos , Comienzo del horario laboral y Fin del horario laboral .
Las citas de la semana laboral mostrada. Se puede encontrar una descripción de la visualización de las citas en 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?.
La vista del calendario Mes muestra el calendario de un mes y las citas de dicho período.
Cómo mostrar la vista de calendario Mes:Seleccione un calendario y la vista de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .En la pestaña del panel Se mostrará la vista del calendario del mes actual. pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para mostrar un mes concreto pulse la flecha de navegación o
de la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Mes del mes seleccionado.
Para visualizar el mes actual de nuevo pulse
en la barra de título de la ventana de vista general.La vista del calendario Mes contiene:
La etiqueta del mes actual en la barra de fecha.
Una rejilla de tiempo dividida en días individuales.
Las citas del mes mostrado. Se puede encontrar una descripción de la visualización de las citas en 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?.
La vista del calendario Semana muestra el calendario de una semana y sus citas.
Cómo visualizar la vista del calendario Semana:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
Pulse
en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .Pulse Se mostrará la vista del calendario de la semana actual. en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para mostrar una semana concreta pulse la flecha de navegación o
de la barra de fecha. Resultado: Se muestra la vista del calendario Semana para la semana seleccionada.
Para visualizar de nuevo la semana actual pulse
en la barra de título de la ventana de vista general.Consejo: Para mostrar una semana concreta también puede pulsar en una semana del calendario en el minicalendario.
La vista del calendario Semana contiene:
La etiqueta de la semana en la barra de fecha.
Una rejilla de tiempo dividida en días individuales.
Las citas de la semana mostrada. Se puede encontrar una descripción del aspecto de la cita en 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?.
La vista del calendario Personalizada muestra el calendario para una rango de tiempo personalizado y sus correspondientes citas.
El rango de tiempo personalizado puede ser de entre 1 y 7 días, y puede ajustarlo usted. El valor predeterminado es siete días. Se puede encontrar más información en 8.2.6.1: Ajustes del Calendario.
Cómo mostrar la vista de calendario Personalizada:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
Pulse
en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .Pulse Se mostrará la vista del calendario del rango de tiempo personalizado actual. en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para visualizar un rango de tiempo personalizado concreto pulse la flecha de navegación o
de la barra de fecha. Resultado: Se mostrará la vista del calendario Personalizada para el rango de tiempo seleccionado.
Para visualizar de nuevo el rango de tiempo actual pulse
en la barra de título de la ventana de vista general.La vista de calendario Personalizada contiene:
La etiqueta del rango de tiempo en la barra de fecha.
Una rejilla de tiempo dividida en días individuales.
Las citas del rango de tiempo mostrado. Se puede encontrar una descripción del aspecto de la cita en 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?.
Una cita que no es para todo el día se muestra como un rectángulo. El rectángulo se extiende hasta la altura de la duración de la cita. Dentro del rectángulo se muestra la siguiente información:
A la izquierda del rectángulo una barra coloreada indica el estado de disponibilidad para la cita:
Azul: reservado (predeterminado)
Amarilla: provisional
Rojo: ausente por trabajo
Verde: Libre
Se puede encontrar más información en 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.
En la parte superior del rectángulo se muestra la descripción de la cita. Dependiendo de su respuesta a la notificación de la cita, la descripción de dicha cita contiene la siguiente información sobre su estado de confirmación:
Si aún no ha aceptado la cita, su descripción contiene el estado "En espera".
Si ha rechazado la cita, la descripción de la cita aparece tachada.
Si ha aceptado la cita provisionalmente, la descripción de la cita contiene el estado "Provisional".
Si ha aceptado la cita, su descripción no contiene ningún detalle adicional.
Si visualiza una cita almacenada en una carpeta compartida, se mostrará el estado de confirmación del propietario de dicha carpeta compartida. Se puede encontrar información sobre cómo responder a una invitación para una cita en 5.6: Respuesta a invitaciones a citas.
A la derecha de la descripción de la cita se muestra su ubicación.
Dentro del rectángulo se indica el tipo de cita mediante los siguientes iconos:
Cita privada
Cita de grupo
Series de citas
Se puede encontrar más información sobre los tipos de citas en 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.
Las citas privadas de una carpeta compartida se marcan con un rectángulo etiquetado como "Privada". No se muestra más información de dichas citas.
Si se asignaron categorías predefinidas a la cita, el color de la primera categoría asignada se muestra en el título de la cita. Por cada categoría adicional asignada se muestra un icono coloreado en la parte inferior derecha del título de la cita.
Varias citas en el mismo día se muestran como sigue:
Si las citas no se solapan se muestran una debajo de la otra.
Si las citas se solapan se muestran una junto a la otra. En la configuración predeterminada se muestran hasta dos citas una al lado de otra. En los ajustes del calendario Número de citas simultáneas mostradas en la vista del día se puede especificar el número de citas a mostrar una al lado de la otra.
Si el número de citas solapadas sobrepasa el de citas a mostrar una al lado de otra, el icono se muestra en el lado derecho de la barra de fecha. Pulse este icono para ver todas las citas. Se mostrará la vista de lista, que muestra todas las citas del día actual.
Si la vista Semana del calendario contiene más citas de las que se pueden mostrar una al lado de otra, se mostrará una barra de desplazamiento.
Si la vista Mes del calendario contiene más citas de las que se pueden mostrar una junto a otra, el icono se muestra en la parte inferior. Para ver todas las citas pulse dicho icono. Se muestra la vista Lista con todas las citas del día actual.
Una cita para todo el día se muestra en forma de rectángulo relleno. Dependiendo de la vista del calendario, las citas para todo el día se muestran como sigue:
En las vistas del calendario Día, Semana laboral y Personalizada, las citas para todo el día se muestran por encima de la rejilla de tiempo. Si hay más de cinco citas de día completo para un día, se muestra una barra de desplazamiento.
En la vista Semana del calendario, las citas para todo el día se muestran por encima de las otras citas. Si no se pueden mostrar todas las citas para todo el día unas debajo de a otras, se muestra una barra de desplazamiento.
En la vista Mes del calendario las citas para todo el día se muestran por encima de las otras citas. Si no se pueden mostrar todas las citas unas debajo de otras, se muestra el icono en la parte inferior. Para mostrar todas las citas pulse dicho icono. Se mostrará la vista de lista con todas las citas del día actual.
La vista Lista muestra las citas en forma de tabla.
Cómo mostrar citas en la vista de lista:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
Pulse
en la pestaña del panel .Pulse en un rango de tiempo en la pestaña del panel
.Resultado: Se muestra una lista de citas en dicho rango de tiempo.
De cada cita esta lista muestra una sola línea con información en forma de iconos o texto:
Icono o texto |
Información |
---|---|
Columna 1, icono |
Cita individual |
Columna 1, icono |
Series de citas |
Columna 2, icono |
Cita de grupo |
Columna 2, icono |
Cita privada |
Columna Título |
Título de la cita |
Columna Inicio |
Fecha y hora de inicio de la cita |
Columna Fin |
Fecha y hora de fin de la cita |
Columna Ubicación |
Ubicación de la cita |
Columna Carpeta |
Carpeta de calendario de la cita |
Última columna |
Marca asignada a la cita. |
De manera predeterminada, las citas de la lista están ordenadas por la columna Inicio en sentido ascendente. El título de la columna aparece resaltado. Un icono de flecha junto al título de la columna indica el sentido de la ordenación.
Cómo cambiar el sentido de la ordenación:Para ordenar en función de una columna pulse en su título.
Para cambiar el sentido de la ordenación, pulse en el título de la columna de nuevo.
Resultado: Se cambia el sentido de la ordenación.
Nota: Las primeras dos columna, y la columna Carpeta, no pueden usarse para ordenar.
La vista Detalle muestra toda la información de una cita.
Cómo visualizar una cita en la vista Detalle:Seleccione un calendario y la visualización de la cita. Por favor, consulte 5.4.1: Selección de la vista de calendario y cita.
Seleccione una cita.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .Resultado: Se mostrará la vista Detalle de la cita.
La vista Detalle muestra la siguiente información:
El título de la ventana contiene la descripción de la cita, su inicio y su fin.
La pestaña Cita contiene detalles sobre la descripción de la cita, su ubicación, duración, creador, organizador, participantes, recursos, tipo de cita, categorías, carpeta de calendario, visualización de disponibilidad, comentarios y recordatorio.
La pestaña Participantes contiene la lista de participantes y recursos. Para cada participante se muestra su estado, ya sea aceptado, rechazado o en espera. Si un participante ha escrito un comentario, se mostrará.
La pestaña Adjuntos contiene la lista de adjuntos.
En la vista Equipo puede ver las citas de usuarios y grupos así como los recursos reservados para una fecha concreta.
Cómo visualizar la vista de Equipo:En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .En la pestaña del panel
seleccione un rango de tiempo. Si se está usando la vista de barra de herramientas, pulse el elemento del panel y después en un elemento.Añada miembros al equipo o seleccione un equipo. Se pueden encontrar instrucciones más adelante.
Resultado: Se muestra la vista Equipo.
De arriba a abajo, la vista Equipo contiene las siguientes partes:
La barra de fecha muestra el rango de tiempo establecido. Con el botón
se puede activar la barra de ajustes debajo de la barra de fecha.Con los controles de la barra de ajustes se pude influir en el aspecto del rango de tiempo.
Modo especifica cuán detalladas se muestran las citas.
Rejilla especifica la subdivisión de la rejilla de tiempo y la visualización de horas fuera de las horas de trabajo.
Zoom cambia el aspecto del rango de tiempo ampliando y desplazando.
Mostrar especifica qué citas se muestran dependiendo de la disponibilidad de la cita.
Debajo de la barra de fecha o la de ajustes, la barra de tiempo muestra una subdivisión en días u horas, dependiendo del rango de tiempo seleccionado.
Debajo de la barra de tiempo, la rejilla de tiempo muestra las citas de los miembros del equipo. La rejilla de tiempo cubre el período preestablecido en el panel.
En la pestaña del panel seleccione un rango de tiempo. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel y después en un elemento. Consejo: Si se pretende que el rango de tiempo seleccionado sea mostrado completamente, marque la casilla de la barra de ajustes.
Para moverse en el rango de tiempo mostrado, utilice una de las siguientes opciones:
Pulse en la flecha de navegación de la barra de fecha o
.
Pulse en un día en el minicalendario.
Para mostrar el día actual, pulse el botón
situado encima de la barra de fecha.Si el rango de tiempo mostrado no se puede ver completamente, puede desplazarlo haciendo lo siguiente:
Arrastre la barra de tiempo (debajo de la barra de fecha) a la derecha o a la izquierda.
Use la barra de desplazamiento situada debajo de la rejilla de tiempo.
Use la rueda del ratón.
Para hacer un zoom en el rango de tiempo utilice una de las siguientes opciones:
Seleccione un nivel de zoom entre 10% y 1000% en el menú desplegable situado en la barra de ajustes.
Arrastre la regla de zoom situada debajo de la rejilla de tiempo a la derecha o a la izquierda.
Gire la rueda del ratón mientras mantiene pulsada la tecla <Mayús>.
Para establecer una división en horas, desmarque la casilla
en la barra de ajustes.Para establecer una división de cinco minutos, marque la casilla Nota: Con niveles de zoom bajos, se muestra una división de una hora incluso si la casilla está marcada.
en la barra de ajustes.Marque la casilla
de la barra de ajustes.Resultado: Se ocultan las horas posteriores a una hora tras el fin de la jornada laboral o anteriores a una hora antes del comienzo de la jornada laboral.
Nota: El mismo ajuste, así como los ajustes de las horas laborables, se pueden encontrar en los ajustes del calendario; consulte : Ocultar horas no laborables en la vista de equipo.
Debajo de la barra de ajustes, seleccione uno de estos ajustes:
, , o .Para mostrar detalles de una cita tales como la descripción y la hora, seleccione 5.4.2.6: ¿Cómo se visualizan las citas?
. Las citas que no se pueden editar aparecen en gris. Se puede encontrar mas información sobre la visualización de citas enPara visualizar citas usando barras coloreadas, seleccione
.Para mostrar tantas filas como sean posibles, seleccione
.
Las citas con categorías asignadas se muestran con el color de la primera categoría asignada.
Marque o desmarque las casillas
, , , o de la barra de ajustes.Nota: Para asegurar que las citas individuales estén siempre visibles, las citas superpuestas se muestran de manera que las citas individuales ya reservadas se muestran en primer lugar, y las citas para todo el día libre se muestran en último lugar. Así, las citas se muestran en el siguiente orden, de primera a última:
Citas individuales, reservadas, -ausentes por negocios, -provisionales, -libres
Citas recurrentes, reservadas, -ausentes por negocios, -provisionales, -libres
Citas de todo el día, reservadas, -ausentes por negocios, -provisionales, -libres
Cómo añadir usuarios, grupos o recursos como miembros de un equipo:
Pulse Se abrirá la ventana en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Seleccionar miembros.
Para ver una selección concreta de usuarios, grupos o recursos, introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a
. Después pulse el botón .Seleccione uno o varios usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos están marcados con iconos diferentes. Los grupos y los recursos aparecen listados debajo de los usuarios.
Para añadir la selección como participantes pulse el botón
que hay junto a . Para añadir la selección como recursos pulse en botón que hay junto a .Nota: Existen las siguientes limitaciones:
Los recursos no se pueden añadir como participantes.
Los grupos no se pueden añadir como recursos.
Si fuese necesario puede corregir la selección de participantes o recursos:
Seleccione elementos individuales en los campos
o .Pulse el botón
que hay junto a o .Para validar la selección pulse
. Si no quiere validar la selección pulse .Resultado: Los usuarios, grupos y recursos seleccionados se añaden como miembros del equipo.
Consejo: También puede añadir miembros al equipo de la siguiente forma:
Pulse en el icono de la última fila de la columna Seleccionar participantes.
. Se abrirá la ventanaEn la última fila de la columna
, indique el nombre de un participante en el campo de datos.
Consejo: Puede arrastrar y soltar para cambiar el sentido de ordenación de los miembros del equipo.
Cómo seleccionar un equipo existente:Pulse
en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .Pulse en un equipo.
Nota: Antes de seleccionar un equipo es necesario crearlo en los ajustes del calendario. Se pueden encontrar detalles en 8.2.6.2: Equipos.
Cómo eliminar miembros del equipo desde la vista de equipo:Seleccione miembros del equipo individuales pulsando en sus nombres mientras mantiene pulsada la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .Consejo: También puede borrar miembros individuales del equipo de la siguiente forma:
Deje el puntero del ratón sobre un miembro del equipo. Se mostrará un botón a la derecha del nombre.
Pulse en el botón.
Están disponibles los elementos emergentes en las vistas Calendario, Equipo y Lista, así como también durante la creación de una nueva cita, en la ventana
Cómo mostrar una cita en el elemento emergente: de la pestaña .Desplace el puntero del ratón a una cita. Tras un breve retardo se abrirá el elemento emergente. La pestaña
se hace visible.Para ver información adicional, pulse en otra pestaña.
Para cerrar el elemento emergente mueva el puntero del ratón fuera de él.
El elemento emergente del calendario muestra la siguiente información:
La pestaña
. Contiene:El icono de módulo de calendario.
La descripción y ubicación de la cita.
Los iconos para citas privadas, citas recurrentes y citas de grupo.
El inicio y el fin de la cita.
Un icono coloreado por cada categoría asignada
El nombre del organizador de la cita.
El comentario de la cita. Dependiendo de la longitud del comentario, puede mostrarse una barra de desplazamiento.
La pestaña
. El número entre paréntesis indica el número de participantes. La pestaña contiene:El nombre y estado de confirmación de cada participante. Si un participante ha aceptado, su nombre se muestra en letras verdes. Si un participante ha rechazado, su nombre se muestra en letras rojas.
El comentario introducido por el participante como añadido al estado de confirmación
Un icono para cambiar el estado de confirmación.
La pestaña
. El número entre paréntesis indica el número de adjuntos. Si la cita contiene adjuntos se muestran los siguientes elementos:Nombre del fichero, tamaño del fichero y tipo de adjunto
Iconos para abrir y guardar el adjunto
La pestaña
. Contiene:La carpeta en que se guarda la cita.
Las categorías añadidas a la cita.
El nombre de la persona que creó o modificó la cita.
Puede hacer lo siguiente:
Abra el adjunto. Nota: Puede ser necesario software adicional para abrir un adjunto.
Guarde el adjunto fuera del software colaborativo
Guardar el adjunto en el Almacén de información.
Mostrar las citas en la vista Detalle.
Seleccione la pestaña
.Seleccionar el adjunto.
Decida sobre una acción:
Para abrir el adjunto:
En la pestaña del panel Se abrirá una ventana del sistema que indica el software utilizado para abrir el adjunto. pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para abrir el adjunto use los controles de la ventana del sistema.
Para guardar el adjunto:
En la pestaña del panel Se abrirá una ventana del sistema. pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Para guardar el adjunto use los controles de la ventana del sistema.
Para guardar el adjunto en el Almacén de información:
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Elemento de información. El nombre de fichero del adjunto se usará como nombre de fichero del elemento del almacén de información.
Se puede encontrar información sobre la creación de elementos del Almacén de información en 7.5: Creación de un elemento del Almacén de información.
Consejo: También se puede abrir o guardar un adjunto pulsando en los iconos correspondientes del elemento emergente de la cita.