Para programar citas en común tanto con participantes externos como con participantes internos, los detalles de la cita han de ser intercambiados entre Open-Xchange Server y la aplicación de calendario de los participantes externos.
Hay dos escenarios diferentes:
Usted crea o cambia una cita como participante interno.
Un participante externo crea o cambia una cita a la que usted estaba invitado.
Si marca la casilla
al crear una cita, los participantes externos recibirán un E-Mail con los detalles de la cita en forma de adjunto iCal. El E-Mail con los detalles de la cita se envía a los participantes externos si un participante internocrea la cita,
añade participantes,
o borra la cita.
Con los detalles enviados, los participantes externos pueden gestionar la cita en su aplicación de calendario.
Se puede encontrar información sobre la adición de participantes externos a una cita en 5.5.8.2: Adición de participantes externos sin entrada en una libreta de direcciones.
Si un participante externo le envía un E-Mail con los detalles de la cita adjuntados en formato iCal, usted puede
responder a la invitación a la cita aceptando o rechazando dicha cita,
actualizar una cita existente si otros participantes han cambiado su estado de confirmación.
Cómo responder a una invitación a una cita de un participante externo:
Vaya al módulo E-Mail.
Visualice el E-Mail con la invitación a la cita en las vistas División Hor o División Vert.
Utilice los controles que aparecen debajo de la cabecera del E-Mail para responder a la invitación:
Inserte un comentario.
Si quiere participar pulse en
.Si no quiere participar, pulse en
.
Resultado: La cita se inserta en su calendario. Al participante externo se le notifica la respuesta por E-Mail.
Cómo actualizar el estado de asistencia de un participante externo:Vaya al módulo E-Mail.
Visualice el E-Mail con el estado de asistencia cambiado en las vistas División Hor o División Vert.
Pulse en
debajo de la cabecera del E-Mail.Resultado: La cita se actualizará en su calendario.