8.5. Gestión de carpetas

8.5.1. ¿Qué tengo que saber de las carpetas?

Para trabajar eficientemente con carpetas debería saber lo siguiente:

  • ¿Qué son las categorías de carpetas?

  • ¿Qué son los tipos de carpetas?

  • ¿Qué carpetas existen?

  • ¿Cuál es la finalidad de los iconos de carpetas?

  • ¿Cuál es la finalidad de los permisos?

8.5.1.1. ¿Qué son las categorías de carpetas?

La categoría de la carpeta define si la usa sólo uno o varios usuarios.

Existen las siguientes categorías de carpetas:

  • Carpetas personales. Las carpetas personales contienen sus E-Mails, contactos, citas, y tareas. Otros usuarios no pueden ver sus carpetas personales, a menos que usted los comparta con otros usuarios. Según el árbol de carpetas utilizado, sus carpetas personales se muestran de la siguiente manera:

    • Si ha seleccionado el árbol de carpetas clásico, sus carpetas personales estarán situadas bajo la carpeta raíz. El nombre de usuario de la carpeta raíz coincide con su nombre de usuario.

    • Si ha seleccionado un Nuevo árbol de carpetas, sus carpetas personales están ubicadas al mismo nivel que el resto de carpetas.

    Nota: Su carpeta personal de Almacén de información está ubicada bajo Almacén de información/Almacén de usuario.

  • Carpetas públicas. Están ubicadas en el árbol de carpetas debajo de Carpetas públicas. Cualquier usuario puede crear carpetas públicas y compartirlas con otros usuarios. Nota: La carpeta pública del Almacén de información está ubicada en Almacén de información/Almacén de información público.

  • Carpetas compartidas. Están ubicadas en el árbol de carpetas debajo de Carpetas compartidas. Aquí puede ver las carpetas compartidas con usted por otros usuarios. Nota: Las carpetas compartidas del Almacén de información están ubicadas debajo de Almacén de información/Almacén de usuarios.

8.5.1.2. ¿Qué son los tipos de carpetas?

El tipo de carpeta define los objetos de la carpeta.

Existen los siguientes tipos de carpetas:

  • Carpeta de E-Mail. Contiene objetos de E-Mail.

  • Carpetas de contactos. Contiene objetos de contactos.

  • Carpetas de calendario. Contiene objetos de citas.

  • Carpetas de tareas. Contiene objetos de tareas.

  • Carpetas de Almacén de información. Contiene objetos de Almacén de información.

Se define el tipo de carpeta al crear una nueva carpeta.

8.5.1.3. ¿Qué carpetas existen?

La siguiente descripción corresponde al ajuste Árbol de carpetas completo.

Las siguientes carpetas existen de manera predeterminada en el árbol de carpetas Clásico.

Árbol de carpetas clásico

Contenidos

Su nombre de usuario

Su carpeta raíz personal

E-Mail

Mensajes de E-Mail entrantes y salientes

Calendario

Calendarios y citas personales

Contactos

Contactos personales

Tareas

Tareas personales

Carpetas públicas

Carpetas visibles por todos los usuarios.

Libreta de direcciones global

Datos de direcciones de todos los usuarios

Carpetas compartidas

Carpetas compartidas con usted por otros usuarios

Almacén de información

Todas las carpetas del Almacén de información

Almacén de usuarios

Carpetas personales y compartidas del Almacén de información

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Almacén de información

Otro nombre de usuario

Carpeta compartida del Almacén de información de otro usuario

Almacén de información público

Carpeta pública del Almacén de información

Las siguientes carpetas existen de manera predeterminada en el árbol de carpetas Nuevo:

Nuevo árbol de carpetas

Contenidos

Tareas

Tareas personales

Elementos enviados

Correos enviados

Carpetas compartidas

Carpetas compartidas por otros usuarios

Bandeja de entrada

E-Mails recibidos

Almacén de información

Todas las carpetas del Almacén de información

Almacén de usuarios

Carpetas personales y compartidas del Almacén de información

Su nombre de usuario

Su carpeta personal del Almacén de información

Otro nombre de usuario

Carpetas del almacén de información compartidas por otros usuarios

Almacén de información público

Carpetas públicas del Almacén de información

Calendario

Calendarios y citas personales

Contactos

Contactos personales

Carpetas públicas

Carpetas visibles por todos los usuarios

Libreta de direcciones global

Datos de direcciones de todos los usuarios

En el árbol de carpetas Nuevo todas las carpetas están ordenadas alfabéticamente. Dependiendo de la configuración del servidor, pueden existir carpetas adicionales.

8.5.1.4. ¿Cuál es el propósito de los iconos de carpetas?

El icono de una carpeta ayuda a reconocer si una carpeta fue compartida o publicada mediante Publicar&Suscribir.

Tomando como ejemplo el icono de la carpeta del Almacén de información, la siguiente tabla describe cómo reconocer carpetas propias compartidas o publicadas, o carpetas compartidas o publicadas por otros usuarios. De forma análoga, esta descripción vale para todos los tipos de carpetas.

Carpetas propias

Significado

Usted no ha compartido la carpeta Almacén de información.

Usted ha compartido o publicado la carpeta Almacén de información.

Carpetas compartidas por otros usuarios

Significado

Otro usuario ha compartido con usted esta carpeta Almacén de información.

Otro usuario ha compartido con usted esta carpeta Almacén de información. Además, esta carpeta está publicada.

Se puede encontrar información sobre la compartición de carpetas en 8.6: Gestión de permisos. Se puede encontrar información sobre la publicación de carpetas en 8.7: Publicar&Subscribir.

8.5.1.5. ¿Cuál es el propósito de los permisos?

Los permisos definen lo que se permite hacer a un usuario con una carpeta concreta y sus contenidos, es decir, los usuarios tienen ciertos permisos en la carpeta. Si todas las condiciones previas se cumplen, un usuario puede conceder permisos a otros usuarios o modificar los que ya tuviesen.

Normalmente la razón para conceder permisos es compartir datos e información con otros usuarios. Esta es una parte esencial de un software colaborativo. La concesión de permisos sobre una carpeta a otros usuarios también se denomina "Compartir una carpeta".

Para controlar si un usuario, por ejemplo, sólo puede leer o también modificar los contenidos de una carpeta, existen una serie de permisos jerarquizados. El permiso más alto es el de administrador. Incluye todos los otros permisos, y puede compartir una carpeta con otros usuarios.

Los siguientes ejemplos muestran cómo conceder permisos concretos:

  • Usted tiene permisos de administrador sobre sus carpetas personales. Para ocultar sus datos personales de otros usuarios, los demás usuarios no deben tener ningún permiso sobre sus carpetas personales mientras usted no las comparta.

  • Para poder hacer que datos e información estén disponibles para otros usuarios debe tener permisos para crear subcarpetas dentro de las Carpetas públicas. Dichas subcarpetas se pueden compartir con otros usuarios.

  • Para poder leer los datos de dirección de otros usuarios y cambiar los de la suya tiene que tener permisos para leer todos los objetos de la carpeta Libreta de direcciones global y para crear nuevos objetos en ella.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos, e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Gestión de permisos.

8.5.2. Elementos del menú contextual para carpetas

Muchas funciones relacionadas con carpetas se pueden ejecutar con la ayuda del menú contextual. Se tienen dos posibilidades para acceder al menú contextual de una carpeta.

Posibilidad 1
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en el árbol de carpetas. Se abrirá el menú contextual.

  2. Pulse un elemento del menú contextual.

Posibilidad 2
  1. Pulse en una carpeta del árbol de carpetas. Junto al nombre de la carpeta se muestra el icono Menú contextual ,

  2. Pulse en el icono Menú contextual . Se abre el menú contextual.

  3. Pulse un elemento del menú contextual.

Por razones de simplicidad, los siguientes capítulos describen la posibilidad 1. Aún así, se pueden usar ambas.

8.5.3. Creación de carpetas

Para crear nuevas carpetas utilice el ajuste Árbol de carpetas completo.

en el árbol de carpetas Clásico puede crear las siguientes carpetas:

Carpetas del árbol de carpetas

¿Qué tipos de carpetas se pueden crear?

Carpeta raíz personal

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

E-Mail

--

Bandeja de entrada

Carpetas de E-Mail

Calendario

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Contactos

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Tareas

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Carpetas públicas

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Libreta de direcciones global

--

Carpetas compartidas

--

Otro nombre de usuario

--

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de calendario, de tareas, de contactos

Almacén de información

--

Almacén de usuarios

--

Carpeta personal del Almacén de información

Carpetas InfoStore

Otro nombre de usuario (*)

Carpetas InfoStore

Almacén de información público

Carpetas InfoStore

Nota: En las carpetas del árbol que aparecen marcadas con un (*) se necesita tener permisos para crear subcarpetas.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos, e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Gestión de permisos.

En el árbol de carpetas Nuevo puede crear las siguientes carpetas:

Nuevo árbol de carpetas

¿Qué tipos de carpetas se pueden crear?

Tareas

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Elementos enviados

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Carpetas compartidas

--

otro nombre de usuario

--

Nombre de carpeta (*)

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Bandeja de entrada

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Almacén de información

--

Almacén de usuarios

--

Carpetas personales del Almacén de información

Carpetas InfoStore

Otro nombre de usuario (*)

Carpetas InfoStore

Almacén de información público

Carpetas InfoStore

Calendario

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Contactos

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Carpetas públicas

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Nombres de carpetas (*)

Carpetas de E-Mail, de calendario, de tareas o de contactos

Libreta de direcciones global

--

Nota: En las carpetas del árbol que aparecen marcadas con un (*) se necesita tener permisos para crear subcarpetas.

Se puede encontrar información detallada sobre los permisos, e instrucciones sobre cómo concederlos, en 8.6: Gestión de permisos.

Cómo crear una nueva carpeta:
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol de carpetas completo.

  2. Mueva el puntero del ratón hasta Nueva subcarpeta. Se abre un submenú con tipos de carpetas.

  3. Pulse en el tipo de carpeta que quiera crear. Nota: Dependiendo de la carpeta en la que se cree la subcarpeta, algunos tipos podrían estar desactivados. Se pueden encontrar detalles en la tabla. Resultado: Se crea una carpeta de nombre Nueva carpeta. El nombre de la carpeta está resaltado.

  4. Introduzca un nombre. Pulse Intro.

Resultado: Se crea una nueva carpeta.

8.5.4. Renombrado de carpetas

Para renombrar carpetas, utilice el ajuste Árbol de carpetas completo.

Nota: Para poder renombrar una carpeta tiene que tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.

Cómo renombrar una carpeta:
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol de carpetas completo.

  2. En el menú contextual seleccione Renombrar. El nombre de la carpeta se resaltará.

  3. Edite el nombre o introduzca uno nuevo.

  4. Pulse Intro.

Resultado: La carpeta se renombra.

8.5.5. Traslado de carpetas

Para mover carpetas utilice el ajuste Árbol de carpetas completo.

Nota: Para mover una carpeta se necesita tener permisos de administración sobre dicha carpeta, y permisos para crear subcarpetas en la carpeta de destino.

Cómo mover una carpeta:
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol de carpetas completo.

  2. Seleccione Cortar en el menú contextual. El icono de la carpeta aparece en gris.

  3. Pulse con el botón derecho del ratón en la carpeta en donde quiere pegar la carpeta cortada.

  4. Seleccione Pegar en el menú contextual.

Resultado: La carpeta se mueve.

8.5.6. Envío de un enlace a una carpeta

Se puede enviar un enlace a una carpeta a usuarios internos del software colaborativo.

Cómo enviar un enlace a una carpeta:
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol.

  2. Seleccione Enviar como enlace en el menú contextual.

Resultado: Se abre la ventana E-Mail. El enlace a la carpeta se inserta en el texto del E-Mail.

Nota: Para seguir el enlace, el receptor del E-Mail tiene que tener los permisos correspondientes sobre la carpeta.

8.5.7. Borrado de carpetas

Para eliminar carpetas utilice el ajuste Árbol de carpetas completo.

Advertencia: Si se borra una carpeta, todas las subcarpetas y objetos contenidos en ella se borran también. Las subcarpetas y objetos borrados no se pueden recuperar.

Nota: Para poder borrar una carpeta necesita tener permisos de administrador sobre dicha carpeta.

Cómo borrar una carpeta:
  1. Pulse con el botón derecho del ratón en una carpeta del árbol de carpetas completo.

  2. Seleccione Borrar en el menú contextual. Se abre la ventana de diálogo Borrar carpeta.

  3. Pulse .

Resultado: se borran definitivamente la carpeta y sus objetos.