Los filtros de E-Mail ayudan a organizar los E-Mails entrantes. Por ejemplo, puede configurar unos filtros de E-Mail para lanzar las siguientes acciones al recibir un E-Mail:
El E-Mail se mueve a una carpeta de E-Mail concreta.
El E-Mail se reenvía a otra dirección de E-Mail.
El E-Mail se marca como leído.
Para usar filtros de E-Mail proceda así:
Cree carpetas de E-Mail.
Cree una o varias reglas.
Decida el orden de las reglas.
Decida si las siguientes reglas se deben procesar cuando una regla se aplique.
Una regla contiene
un nombre,
Una o varias condiciones,
Una o varias acciones. Puede especificar si deben cumplirse una o todas las condiciones para llevar a cabo las acciones.
Puede crear una condición
seleccionando un componente del E-Mail ("Asunto", por ejemplo);
seleccionando un criterio ("Es exactamente", por ejemplo);
introduciendo un argumento ("protocolo", por ejemplo).
En este caso el software colaborativo comprobaría si el asunto de un E-Mail coincide exactamente con los caracteres del argumento ("protocol"). Puede controlar si la condición coincide con el criterio y la cadena de caracteres. Las diferencias entre los distintos criterios se explicarán en los ejemplos de más adelante. En los ejemplos se usa el asunto para filtrar E-Mails.
Criterio: "es exacto a" La condición se cumple si el asunto coincide exactamente con la cadena del argumento indicada. Por ejemplo: el argumento es "protocolo".
La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo".
La condición no se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".
Criterio: "Contiene" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres del argumento. Ejemplo: El argumento es "protocolo".
La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo".
La condición también se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".
Criterio: "Coincide (comodines permitidos)" La condición se cumple si el asunto coincide exactamente con los caracteres del argumento. La cadena de caracteres puede contener comodines. Ejemplo: El argumento es "protocolo*". El carácter "*" es un comodín que equivale a una serie cualquiera de caracteres.
La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo actualizado".
La condición no se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".
Criterio: "Cumple la expresión" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres descritos en la expresión regular del argumento. Las expresiones regulares permiten patrones complejos. Se puede encontrar más información en diversos sitios en Internet. La siguiente, una expresión regular muy simple, debería servir para dar un vistazo a este tema. Ejemplo: El argumento es "organi(z|s)ación". La expresión "(z|s)" significa tanto la "z" como la "s".
La condición se cumple cuando el asunto es "caza".
La condición también se cumple cuando el asunto es "casa".
La condición no se cumple cuando el asunto es "caja".
Cómo acceder a las funciones de filtros de E-Mail:
En la barra de título, pulse en el icono .
En el árbol de carpetas pulse en
.En el árbol de carpetas pulse en la subcarpeta
en .Result: Las funciones de filtros de E-Mail se muestran en el panel. La ventana de vista general muestra las reglas disponibles. El recuadro izquierdo, con el título , muestra las reglas existentes. El recuadro derecho, con el título , muestra las opciones de una regla.
Están disponibles las siguientes funciones:
Crear una nueva regla
Añadir condiciones
Añadir acciones
Mostrar los detalles de una regla
Activar o desactivar una regla
Cómo cambiar el orden de las reglas
Editar una regla
Borrar una regla
En la pestaña del panel pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Indique un nombre en el campo
en el recuadro .Para añadir una condición pulse el botón
. Defina la condición. Se pueden encontrar detalles más adelante, en este mismo capítulo.Si quiere añadir otra condición, pulse de nuevo el botón
.Si quiere borrar una condición, pulse el botón
que hay junto a la condición.
Si contempla usar varias condiciones, utilice la lista desplegable
para definir cómo interactúan las condiciones para satisfacer la regla:Si se va a cumplir cualquier condición seleccione
.Si se deben cumplir todas las condiciones seleccione
.
Para especificar la acción a ejecutar si se cumple la regla, pulse el botón
. Se pueden encontrar detalles más adelante, en este mismo capítulo.Si quiere añadir una acción adicional, pulse de nuevo el botón
.Si quiere eliminar una acción pulse el botón
que hay junto a la acción.
La casilla
le permite indicar si las reglas posteriores han de ser procesadas si se cumple esta regla:Si las reglas posteriores han de procesarse, marque la casilla.
Si las reglas posteriores no han de procesarse, desmarque las casilla.
Pulse el botón
.Resultado: La nueva regla se inserta en el recuadro . La nueva regla queda activada.
Consejo: También puede crear una nueva regla a partir de un E-Mail. Para ello abra el módulo E-Mail y pulse con el botón dercho en un E-Mail. En el menú contextual pulse . Pulse un elemento del submenú. Complete los ajustes como se describe más arriba.
El siguiente ejemplo describe cómo crear una condición. La siguiente condición debería configurarse:
El remitente del E-Mail contiene la cadena de caracteres Smith.
Seleccione
en la lista desplegable que hay debajo de . Junto a la lista desplegable se muestran una nueva lista desplegable y un campo.Seleccione el elemento
en la nueva lista desplegable.Introduzca la cadena de caracteres "Smith" en el campo.
El siguiente ejemplo describe cómo definir una acción. Se va a definir la siguiente acción:
Mover el E-Mail a la carpeta de E-Mail
.Seleccione
en la lista desplegable que hay bajo . Se muestra un nuevo campo junto a la lista desplegable.Pulse en el nuevo campo de texto. Seleccione la carpeta Privado.
Seleccione una regla en el recuadro
. Se mostrarán las condiciones y acciones de la regla en el recuadro .Marque o desmarque las casilla de la columna
.Seleccione una regla en el recuadro
.Pulse o en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse o en el panel.
Seleccione una regla en el recuadro
.Cambie los ajustes en el recuadro
.Pulse el botón
.Seleccione una regla en el recuadro
.Pulse en la pestaña del panel . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Pulse en otro botón de la barra de título.