3.6. Gestión de mensajes de E-Mail

3.6.1. Búsqueda de mensajes de E-Mail

Puede encontrar mensajes de E-Mail en la carpeta de E-Mail actual con el término a buscar correspondiente. El término a buscar indica la cadena de caracteres a buscar. El criterio de búsqueda define las partes del E-Mail en las que buscar el término a buscar.

Las siguientes partes de E-Mail se puede se pueden usar como criterios de búsqueda:

  • Remitente

  • Destinatario

  • Destinatario de una copia CC

  • Asunto

  • Texto del E-Mail

Ejemplo: Para encontrar mensajes de E-Mail con los remitentes "Meier", "Meyer", "Obermeier", utilice "Remitente" como criterio de búsqueda y "me" como término a buscar.

Cómo buscar un E-Mail:
  1. En el árbol de carpetas seleccione la carpeta E-Mail a buscar.

  2. Seleccione la vista División Hor., División Vert. o Lista.

  3. Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda pulse, el icono abrir que hay a la izquierda del campo Buscar.

  4. Introduzca el término a buscar en el campo.

  5. Pulse el icono Buscar .

Resultado: La vista de lista sólo muestra los mensajes de E-Mail que coinciden con el término a buscar.

Cómo mostrar todos los mensajes de E-Mail de la carpeta de E-Mail actual:
  • Pulse el icono Limpiar del campo Buscar .

3.6.2. Recopilación de direcciones de E-Mail

Puede recopilar direcciones de E-Mail añadiendo direcciones a una libreta. Existen las siguientes posibilidades:

  • Al enviar o leer E-Mails se pueden recopilar automáticamente nuevas direcciones de E-Mail.

  • Puede añadir manualmente direcciones de E-Mail a una libreta de direcciones.

Cómo recopilar automáticamente nuevas direcciones de E-Mail mientras se envía un E-Mail:

Resultado: Las nuevas direcciones de E-Mail se almacenan automáticamente como contactos en la carpeta Contactos recopilados cuando se envía un E-Mail a destinatarios no incluidos en una libreta de direcciones.

Cómo recopilar automáticamente nuevas direcciones de E-Mail al leer un E-Mail:

Resultado: Las nuevas direcciones de E-Mail se almacenan automáticamente como contactos en la carpeta Contactos recopilados cuando se lee un E-Mail de un remitente no incluido en una libreta de direcciones.

Consejo: Puede mover dichos contactos de la carpeta Contactos recopilados a otras carpetas de contactos. Se pueden encontrar detalles en4.7.6: Cómo mover un contacto.

Cómo añadir manualmente una dirección de E-Mail a una libreta de direcciones:
  1. Seleccione un E-Mail en las vistas División Hor. o División Vert.

  2. Arrastre la dirección, de la cabecera del E-Mail, que aparece junto a De: o Para: a una carpeta de contactos del árbol de carpetas. Un icono junto al puntero del ratón le dará las siguientes pistas:

    • Cuando se arrastra a un destino válido, se muestra una señal verde.

    • Cuando se arrastra a un destino no válido, se muestra un icono de prohibición en rojo.

  3. Suelte el botón del ratón en la carpeta de destino.

Resultado: La ventana Contacto se abre. La dirección de E-Mail se introduce como dirección de E-Mail profesional. Se puede encontrar más información sobre la ventana Contacto en 4.5: Creación de contactos

Consejo: También puede usar el menú contextual para añadir la dirección de E-Mail a la libreta de direcciones. Para ello pulse con el botón derecho del ratón en una dirección de la cabecera del E-Mail.

3.6.3. Apertura de E-Mail en una ventana distinta

Si abre un E-Mail en una ventana distinta, están disponibles las siguientes funciones en el panel de dicha ventana:

  • Responder, Responder a todos, Reenviar

  • Borrar, Imprimir, Guardar

  • Cambiar estado, Etiquetar con marcas

  • Mostrar fuente

Cómo abrir un E-Mail en una ventana distinta:
  • Haga doble click en un E-Mail en la vista de lista.

3.6.4. Impresión de mensajes de E-Mail

Para imprimir mensajes de E-Mail existen las siguientes posibilidades:

  • Impresión de una lista de E-Mails

  • Impresión del contenido de un E-Mail

Cómo imprimir una lista de E-Mails:
  1. Seleccione varios E-Mails en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

    Consejo: Para encontrar mensajes de E-Mail concretos utilice las funciones Buscar y Ordenar antes de seleccionar los E-Mails.

  2. Pulse Imprimir en la pestaña del panel Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  3. Si es necesario, cambie los ajustes de la impresora en la ventana del sistema Imprimir.

  4. En la ventana del sistema Imprimir pulse Imprimir.

Resultado: La lista de E-Mails se imprime.

Cómo imprimir el contenido de un E-Mail:
  1. Seleccione un E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Imprimir. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistemaImprimir.

  3. Si es necesario, cambie los ajustes de la impresora en la ventana del sistema.

  4. En la ventana del sistema pulse Imprimir.

Resultado: El contenido del E-Mail se imprime.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para imprimir mensajes de E-Mail.

3.6.5. Almacenamiento de E-Mails

Puede guardar un E-Mail como fichero de texto en su disco.

Cómo guardar un E-Mail:
  1. Seleccione un E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. Pulse Guardar en la pestaña del panel Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Guardar.

  3. Dependiendo del navegador se le podría preguntar si quiere abrir o guardar el archivo. Seleccione Guardar.

  4. Seleccione una ubicación. Introduzca un nombre de fichero.

  5. Pulse en Guardar.

Resultado: El E-Mail se guarda como fichero de texto con la extensión .eml.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para guardar E-Mails.

Consejo: Puede guardar varios E-Mails en un solo archivo zip. Para ello seleccione en el paso 1 varios E-Mails mientras mantiene pulsada la tecla <mayús>, o la tecla <cmd> en sistemas Mac.

3.6.6. Trabajo con borradores de E-Mail

Mientras redacta un E-Mail puede guardarlo como borrador. El borrador puede ser editado o enviado posteriormente.

Cómo crear un borrador de E-Mail:
  1. En la pestaña del panel Nuevo pulse el icono E-Mail. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel E-Mail . Se abre la ventana E-Mail.

  2. Introduzca los datos a usar como borrador.

  3. En el panel, pulse Guardar borrador.

Resultado: La ventana permanece abierta. El E-Mail se guarda en la carpeta Borradores.

Cómo enviar un borrador de E-Mail:
  1. Seleccione la carpeta de E-Mail Borradores.

  2. Seleccione un borrador en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  3. En la pestaña del panel E-Mail pulse Editar borrador. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Editar borrador. Se abrirá la ventana E-Mail.

  4. Si es necesario, complete el contenido.

  5. En el panel, pulse Enviar.

Resultado: La lista se envía.

3.6.7. Copia de mensajes de E-Mail

Puede copiar mensajes de E-Mail de una carpeta a otra.

Cómo copiar E-Mails:
  1. Seleccione uno o varios mensajes de E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Copiar. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Copiar. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. En la ventana Seleccione carpeta pulse en una carpeta de E-Mail. Sólo puede pulsar en carpetas a las que pueda copiar mensajes de E-Mail.

Resultado: Los mensajes de E-Mail se copian.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para copiar E-Mails.

3.6.8. Traslado de mensajes de E-Mail

Para mover mensajes de E-Mail existen las siguientes posibilidades:

  • Con la función del panel

  • Con arrastrar y soltar

Cómo mover E-Mails con la función del panel:
  1. Seleccione uno o varios E-Mails en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar, pulse Mover. Se abre la ventana Seleccionar carpeta.

  3. En la ventana Seleccione carpeta pulse en una carpeta de E-Mail. Sólo puede pulsar en carpetas a las que pueda mover mensajes de E-Mail.

Resultado: Los E-Mails se mueven.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para mover E-Mails.

Cómo mover mensajes de E-Mail mediante arrastrar y soltar:
  1. Seleccione uno o varios mensajes de E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. Arrastre un E-Mail concreto a una carpeta de E-Mail. Un icono junto al puntero del ratón le da las siguientes pistas:

    • Cuando se arrastra a un destino válido, se muestra una señal verde.

    • Cuando se arrastra a un destino no válido, se muestra un icono de prohibición en rojo.

  3. Suelte el botón del ratón en la carpeta de destino.

Resultado: Los mensajes de E-Mail se han movido.

3.6.9. Cómo etiquetar mensajes de E-Mail con marcas

Las marcas son señales coloreadas que puede utilizar para marcar distintos mensajes de E-Mail para una mejor diferenciación. Puede decidir sobre el significado de los distintos colores. Las marcas aparecen en la última columna de la vista en lista.

Cómo etiquetar mensajes de E-Mail con marcas:
  1. Seleccione uno o varios E-Mails en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. Pulse cualquier marca de la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Marcas y después en un elemento.

Resultado: Los mensajes de E-Mail seleccionados se etiquetan con marcas.

Cómo eliminar marcas:
  1. En las vistas División Hor., División Vert. o Lista, seleccione E-Mail etiquetados con marcas.

  2. Pulse Borrar marca en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Marcas > Borrar marca.

Resultado: Se borran las marcas.

3.6.10. Cambio del estado del E-Mail

El estado de un E-Mail indica si está marcado como leído, respondido o borrado. El estado de un E-Mail se establece automáticamente. Puede cambiar el estado, por ejemplo, marcando como leídos mensajes de E-Mail no leídos.

Cómo cambiar el estado de un E-Mail:
  1. Seleccione uno o varios mensajes de E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel E-Mail pulse Marcar como. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Marcar como.

  3. Pulse en un estado.

Resultado: Se cambia el estado del E-Mail.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para cambiar el estado del E-Mail.

Consejo: Para marcar todos los E-Mails de una carpeta de E-Mail como leídos, pulse con el botón derecho sobre la carpeta en el árbol de carpetas. En el menú contextual seleccione Marcar carpeta como leída.

3.6.11. Borrado de mensajes de correo

Existen las siguientes posibilidades:

  • Borrar mensajes de E-Mail. En principio los E-Mails se mueven a la carpeta Papelera.

  • Recuperar mensajes de E-Mail borrados de la Papelera.

  • Borre definitivamente mensajes de E-Mail de la papelera. Los mensajes de E-Mail definitivamente borrados no se pueden recuperar.

Advertencia: Si establece la opción ¿Eliminar permanentemente E-Mails borrados? de los ajustes de E-Mail a , no podrá recuperar los mensajes de E-Mail borrados. Se recomienda que no utilice dicho ajuste.

Cómo borrar uno o varios mensajes de E-Mail:
  1. Seleccione uno o varios mensajes de E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Borrar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Borrar.

Resultado: Los mensajes de E-Mail se mueven a la Papelera.

Consejo: También puede borrar mensajes de E-Mail utilizando el menú contextual o la tecla <supr>.

Cómo recuperar mensajes de E-Mail borrados:
  1. Seleccione la Papelera en el árbol de carpetas. Los mensajes de E-Mail de la Papelera se mostrarán en la ventana de vista general.

  2. Seleccione la vista División Hor., División Vert. o Lista.

  3. Arrastre uno o varios mensajes de E-Mail de la vista Lista de la ventana de vista general a la carpeta Bandeja de entrada o a cualquier otra carpeta de E-Mail del árbol de carpetas.

Resultado: Los mensajes de E-Mail borrados se recuperan.

Cómo borrar definitivamente uno o varios mensajes de E-Mail:

Advertencia: Los mensajes de E-Mail definitivamente borrados se pierden para siempre. Antes de borrar definitivamente mensajes de E-Mail asegúrese de que no va a necesitarlos más adelante.

  1. Seleccione la Papelera en el árbol de carpetas. Los mensajes de E-Mail de la Papelera se muestran en la ventana de vista general.

  2. Seleccione uno o varios mensajes de E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  3. En la pestaña del panel Editar pulse Borrar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Borrar. La ventana de diálogo Borrar E-Mails se abrirá.

  4. Elija una acción:

    • Para borrar definitivamente los mensajes de E-Mal pulse .

    • En caso contrario, pulse No.