6.5. Creación de tareas

Aquí encontrará una visión general de cómo crear una nueva tarea. Puede encontrar más detalles en la siguiente página.

Nota: Si quiere crear una nueva tarea en una carpeta pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en dicha carpeta.

Cómo crear nuevas tareas:
  1. En la pestaña del panel Nuevo pulse el icono Tarea. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Tarea . Se abrirá la ventana Nueva tarea. Se muestra la pestaña Nueva tarea.

  2. Si se le solicita, seleccione una carpeta de tareas pulsando el botón Carpeta y seleccionando una carpeta de tareas en la ventana emergente.

  3. Introduzca un asunto y notas para la tarea.

  4. Especifique la prioridad de la tarea.

  5. Establezca la fecha de vencimiento y la de inicio. Consulte 6.5.1: Definición de fechas de inicio y vencimiento de una tarea

  6. Establezca el recordatorio de la tarea. Consulte 6.5.2: Selección o respuesta a un recordatorio de tarea

  7. Si se le solicita, utilice opciones adicionales:

  8. Pulse Guardar en el panel. La ventana se cierra.

Resultado: La tarea se ha creado. El estado de edición queda como No comenzada o % hecho 0.

Si quiere cancelar la acción pulse en Cancelar en el panel.

Consejo: También se puede crear una nueva tarea pulsando Crear nueva tarea en la pestaña del panel Editar.

Existen las siguientes posibilidades para crear una nueva tarea:

6.5.1. Definición de fechas de inicio y vencimiento de una tarea

Para definir la fecha de inicio y de vencimiento de una tarea utilice los controles que hay junto a Fecha de comienzo y Fecha de vencimiento en la ventana Tarea.

Cómo definir la fecha de vencimiento y la de inicio en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Use uno de los siguientes métodos para indicar la fecha de vencimiento de la tarea:

    • Introduzca una fecha válida en el campo que hay junto a Fecha vencimiento.

    • Pulse el icono de calendario que hay junto a Fecha vencimiento. Se abre un calendario en el que puede seleccionar una fecha.

  3. Use uno de los siguientes métodos para indicar la fecha de inicio de la tarea:

    • Indique una fecha válida en el campo que hay junto a Fecha de comienzo.

    • Pulse en el icono de calendario que hay junto a Fecha de comienzo. Se abre un calendario en el que puede seleccionar una fecha.

6.5.2. Selección o respuesta a un recordatorio de tarea

Si quiere que se le recuerde una tarea antes de la fecha de vencimiento, puede definir cuándo quiere que ocurra. Una ventana de recordatorio le alertará sobre dicha tarea cuando se alcance el final del período seleccionado.

Cómo establecer un recordatorio de tarea en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Use uno de los siguientes métodos para establecer una fecha para el recordatorio de la tarea:

    • Indique una fecha válida en el campo que hay junto a Recuérdame.

    • Pulse el icono de calendario que hay junto a Recuérdame. Se abre un calendario en el que se puede seleccionar una fecha.

  3. Utilice uno de los siguientes métodos para establecer la hora para el recordatorio de la tarea:

    • Indique una hora válida en el campo que hay junto a la fecha del recordatorio.

    • Seleccione una hora en el menú desplegable que hay junto a la fecha del recordatorio.

Tan pronto como se alcance el final del período seleccionado, se abre la ventana Recordatorio. Hay varias formas de responder a dicho recordatorio.

Cómo responder a un recordatorio de tarea:
  • Si quiere que se le recuerde de nuevo, seleccione un intervalo de tiempo en el menú desplegable de la parte inferior izquierda de la ventana. Pulse Recordar otra vez. Cuando se alcance el final del intervalo seleccionado se le recordará de nuevo.

  • Si no quiere que se le recuerde más, pulse Aceptar.

6.5.3. Creación de una tarea recurrente

Una tarea recurrente es aquella que se repite varias veces. Cuando se crea una tarea recurrente se ha de establecer lo siguiente:

  • El intervalo de tiempo para la tarea recurrente. Esto define el intervalo de tiempo entre las tareas individuales de la tarea recurrente.

  • El rango de tiempo de la tarea recurrente. Esto define el inicio y el fin de la tarea recurrente.

Cómo crear una tarea recurrente en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Pulse el botón Series. Se abre la ventana Crear nueva serie.

  3. Defina el intervalo de tiempo para la tarea recurrente.

    • Si la tarea se va a repetir diariamente, marque el tipo de recurrencia Diaria. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en días.

    • Si la tarea se va a repetir semanalmente, marque el tipo de recurrencia Semanal. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en semanas e indique el día de la semana.

    • Si la tarea se va a repetir mensualmente, marque el tipo de recurrencia Mensual. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en meses e indique el día del mes.

    • Si la tarea se va a repetir anualmente, marque el tipo de recurrencia Anual. En las opciones de recurrencia defina el día del año.

  4. Defina el rango de tiempo de la tarea recurrente:

    • Junto a Fecha de comienzo indique el inicio de la tarea recurrente.

    • Junto a Termina indique el final de la tarea recurrente.

  5. Pulse Aceptar.

6.5.4. Adición de categorías

Una etiqueta es una palabra clave que se puede utilizar como criterio por el que estructurar tareas. Hay dos posibilidades para añadir categorías:

  • Añadir categorías relacionadas con el objeto.

  • Seleccionar categorías de una lista de categorías predefinidas.

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Gestión de categorías.

Cómo añadir una categoría relacionada con el objeto en la ventana Tarea:
  1. Seleccione la pestaña Tarea.

  2. Haga doble click a la derecha del botón Categorías....

  3. Introduzca un texto.

Consejo: Se puede encontrar un método alternativo en 8.2.3.2: Gestión de categorías en los módulos.

Nota: Las categorías orientadas a objetos tienen color blanco.

Cómo añadir categorías predefinidas en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Pulse el botón Categorías.... Se abre la ventana Categorías. La lista Nombre contiene todas las categorías predefinidas.

  3. En la lista Nombre marque las casillas de las categorías a asignar a la tarea.

  4. Pulse Aceptar.

Resultado: Las categorías se insertan en el campo.

Cómo eliminar categorías añadidas en la ventana Tarea:
  1. Seleccione la pestaña Tarea.

  2. Pulse el botón Categorías. Se abre la ventana Categorías.

  3. En la lista Nombre desmarque las casillas de las categorías a eliminar.

  4. Pulse Aceptar.

Resultado: Se eliminan las categorías de la tarea.

6.5.5. Marcado de tareas como privadas

Una tarea privada es una tarea que no es visible para otros participantes si comparte con ellos su carpeta de tareas.

Puede marcar una tarea como privada si se cumplen las siguientes condiciones:

  • Usted es el único participante en la tarea.

  • La tarea se crea en una carpeta de tareas personal.

Cómo marcar una tarea como privada en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Marque la casilla Tarea privada.

6.5.6. Adición de detalles de tareas

Puede añadir detalles a una tarea; por ejemplo costes, duración e información de facturación.

Cómo añadir detalles a una tarea en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Detalles.

  2. Introduzca los valores apropiados.

Resultado: Los detalles se añaden a la tarea.

6.5.7. Adición de participantes

Al crear una tarea se pueden añadir más participantes.

Cómo añadir participantes adicionales en la ventana Tarea:
  1. En el panel pulse Añadir participante. Se abre la ventana Seleccionar participantes.

  2. Si quiere seleccionar una libreta de direcciones distinta a la global, pulse el botón Carpeta del contacto. Pulse en una carpeta en la ventana Seleccionar carpeta del contacto.

  3. Si quiere mostrar una selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a Buscar. Pulse el botón Buscar.

  4. Seleccione uno o varios participantes de la lista.

  5. Para añadir la selección pulse el botón Añadir que hay junto a Participantes.

  6. Si se le solicita, puede corregir la selección de participantes:

    • Seleccione entradas individuales en el campo Participantes.

    • Pulse el botón Borrar que hay junto a Participantes.

  7. Para validar la selección pulse Aceptar. Si no quiere aceptar la selección pulse Cancelar.

Resultado: Los participantes se añaden a la tarea.

6.5.7.1. Notificación de participantes por E-Mail

Los participantes que hayan sido añadidos a una tarea recibirán una notificación de tarea con la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Se puede encontrar más información en 6.6.1: Confirmación de una tarea.

Los participantes externos no recibirán una notificación de tarea. Para informarles sobre una tarea puede ver que todos los participantes serán notificados por E-Mail.

Cómo notificar a todos los participantes por E-Mail en la ventana Tarea:
  1. Abra la pestaña Tarea.

  2. Marque la casilla Notificar participantes por E-Mail.

6.5.8. Adición de adjuntos

Cómo añadir adjuntos en la ventana Tarea:
  1. En el panel, pulse Añadir adjunto. Se abre la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos.

  2. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Examinar. Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.

  3. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Añadir. El fichero se inserta en la lista.

  4. Si quiere añadir más adjuntos, repita los pasos 3 - 4.

  5. Si quiere eliminar un adjunto selecciónelo en la lista y después pulse Borrar.

  6. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Aceptar.

Resultado: Los adjuntos se añaden a la tarea.