5.7. Citas con participantes externos

Para programar citas en común tanto con participantes externos como con participantes internos, los detalles de la cita han de ser intercambiados entre Open-Xchange Server y la aplicación de calendario de los participantes externos.

Hay dos escenarios diferentes:

5.7.1. Usted crea o modifica una cita

Si marca la casilla Notificar a todos los participantes por E-Mail al crear una cita, los participantes externos recibirán un E-Mail con los detalles de la cita en forma de adjunto iCal. El E-Mail con los detalles de la cita se envía a los participantes externos si un participante interno

  • crea la cita,

  • añade participantes,

  • o borra la cita.

Con los detalles enviados, los participantes externos pueden gestionar la cita en su aplicación de calendario.

Se puede encontrar información sobre la adición de participantes externos a una cita en 5.5.8.2: Adición de participantes externos sin entrada en una libreta de direcciones.

5.7.2. Un participante externo crea o cambia una cita

Si un participante externo le envía un E-Mail con los detalles de la cita adjuntados en formato iCal, usted puede

  • responder a la invitación a la cita aceptando o rechazando dicha cita,

  • actualizar una cita existente si otros participantes han cambiado su estado de confirmación.

Cómo responder a una invitación a una cita de un participante externo:
  1. Vaya al módulo E-Mail.

  2. Visualice el E-Mail con la invitación a la cita en las vistas División Hor o División Vert.

  3. Utilice los controles que aparecen debajo de la cabecera del E-Mail para responder a la invitación:

    • Inserte un comentario.

    • Si quiere participar pulse en Aceptar.

    • Si no quiere participar, pulse en Rechazar.

Resultado: La cita se inserta en su calendario. Al participante externo se le notifica la respuesta por E-Mail.

Cómo actualizar el estado de asistencia de un participante externo:
  1. Vaya al módulo E-Mail.

  2. Visualice el E-Mail con el estado de asistencia cambiado en las vistas División Hor o División Vert.

  3. Pulse en Actualizar cita debajo de la cabecera del E-Mail.

Resultado: La cita se actualizará en su calendario.