7.4. Visualización de elementos del Almacén de información

Para mostrar elementos del Almacén de información proceda como se indica:

7.4.1. Visualización de la vista de lista

La vista de lista muestra los elementos del Almacén de información en forma de tabla.

Cómo mostrar elementos del Almacén de información en forma de lista:
  1. Seleccione una carpeta del Almacén de información en el árbol de carpetas.

  2. En la pestaña del panel Vista pulse Lista . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Ver > Lista.

Resultado: Los elementos del Almacén de información se muestran como una lista.

Por cada elementos del Almacén de información la lista muestra una línea con información en forma de iconos o texto:

Columna

Información

Columna 1, icon  

Este es un elemento del Almacén de información.

Columna 1, icon 

El elemento del Almacén de información está bloqueado.

Columna 2, icon 

El elemento del Almacén de información contiene un documento. Para abrir o guardar la versión actual del documento pulse el icono. Se pueden encontrar detalles en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento.

Columna Título

El título del elemento del Almacén de información.

Columna Tamaño

El tamaño del fichero del elemento del Almacén de información.

Columna Creado el

La fecha de creación.

Columna Creado por

El nombre del creador.

Columna Versión

La versión actual del elemento del Almacén de información.

Columna Modificado por última vez

La fecha del último cambio.

Última columna

La marca asignada al elemento del Almacén de información.

Los elementos del Almacén de información se ordenan, en principio, por la columna Título en sentido ascendente. El título de la columna aparece resaltado. Un icono de flecha junto al título de la columna indica el sentido de la ordenación.

Cómo cambiar el sentido de la ordenación:
  1. Para ordenar según una columna, pulse en su título.

  2. Para cambiar el sentido de la ordenación, pulse de nuevo en su título.

Resultado: Cambia el sentido de la ordenación.

Nota: No se pueden usar las dos primeras columnas para ordenar.

7.4.2. Visualización de la vista División Hor

En la vista División Hor la ventana de vista general muestra el contenido del elemento del Almacén de información seleccionado debajo de la lista de elementos del Almacén de información.

Cómo mostrar elementos del Almacén de información en la vista División Hor:
  1. Seleccione una carpeta del Almacén de información en el árbol de carpetas.

  2. En la pestaña del panel Vista pulse División Hor. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Ver > División Hor. Resultado: La ventana de vista general se dividirá horizontalmente. La parte superior mostrará la vista de lista.

  3. Seleccione un elemento del Almacén de información en la vista de lista.

Resultado: La parte inferior de la ventana de vista general muestra la siguiente información sobre el elemento del Almacén de información seleccionado:

  • La pestaña Vista general contiene los siguientes detalles:

    • Título, Documento, Nombre de carpeta y Enlace/URL El nombre del documento sirve como enlace para abrir o guardar la versión actual del documento adjunto. Se puede encontrar más información en 7.4.4: Apertura o grabación de la versión actual del documento.

    • Los detalles del documento contienen el tamaño del fichero, el tipo de documento, si está bloqueado y la suma MD5. Consejo: Pulsando los iconos - y + se pueden abrir y cerrar los detalles.

    • Los comentario del elemento del Almacén de información aparecen debajo de los detalles

  • La pestaña Versiones contiene una lista de las versiones del documento adjunto. La vista bajo la lista contiene información detallada sobre una versión. La vista contiene un enlace que le permite abrir o descargar la versión seleccionada del documento adjunto. Se puede encontrar más información en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

  • La parte inferior de la ventana de vista general muestra

    • El creador y la fecha de creación del elemento del Almacén de información,

    • el autor y fecha de la modificación del elemento del Almacén de información.

Consejo: Puede desplazar el separador horizontal entre las partes superior e inferior.

7.4.3. Mostrando elementos emergentes

Los elementos emergentes están disponibles en las vistas División Hor y Lista.

Cómo visualizar un elemento del Almacén de información en el elemento emergente:
  1. Mueva el puntero del ratón hasta un elemento del Almacén de información. El elemento emergente se abre tras un breve retardo. Muestra la pestaña General.

  2. Para ver información adicional puede en otra pestaña.

  3. Para cerrar el elemento emergente mueva el puntero del ratón fuera de él.

El elemento emergente de un elemento del Almacén de información muestra la siguiente información:

  • La pestaña General. Contiene:

    • El icono del módulo Almacén de información.

    • El título y creador del elemento del Almacén de información.

    • Un icono de color por cada categoría asignada

    • Si el elemento del Almacén de información contiene documentos, se muestran el número de versión, el icono de tipo de fichero y el nombre del fichero del elemento.

    • Iconos para abrir y guardar el documento.

    • Los comentarios del elemento del Almacén de información. Dependiendo de la longitud del comentario, puede mostrarse una barra de desplazamiento.

  • Pestaña Versiones. El número entre paréntesis tiene que ver con el número de versiones del documento. Si el elemento del Almacén de información contiene un documento, se muestran los siguientes elementos:

    • Los botones de más y menos para mostrar u ocultar detalles sobre las versiones del documento.

    • El número de versión, el icono de tipo de fichero y los nombre de fichero de los documentos.

    • Iconos para abrir y guardar las versiones del documento.

7.4.4. Apertura o grabación de la versión actual del documento

Un elemento del Almacén de información puede contener un documento con varias versiones. Si este es el caso, puede llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Abrir la versión actual del documento.

    Nota: Para abrir un documento podría necesitar instalar software adicional.

  • Guardar la versión actual del documento.

El cómo abrir o guardar las otras versiones se describe en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Cómo abrir o guardar la versión actual del documento:
  1. Abra el elemento del Almacén de información en la vista División Hor. Pase a la pestaña Vista general.

  2. Pulse en el nombre del documento, junto a Documento. Se abre una ventana del sistema, que muestra el software utilizado para abrir el documento.

    Nota: El diseño de la ventana del sistema puede variar dependiendo del navegador.

  3. Decida sobre una acción:

    • Si quiere abrir el documento, seleccione Abrir con. Nota: Para abrir el documento podría ser necesario instalar software adicional.

    • Para guardar el documento fuera del software colaborativo, seleccione Guardar en disco.

  4. En la ventana del sistema pulse Aceptar.

Consejo: Alternativamente, puede utilizar uno de los siguientes métodos:

  • Utilice los iconos correspondientes del elemento emergente del elemento del Almacén de información.

  • En una vista de lista, pulse el icono .

  • En la vista de listado haga doble click sobre un elemento del Almacén de información.

7.4.5. Envío de un elemento del Almacén de información

Para enviar un elemento del Almacén de información a otros usuarios, elija una de las siguientes posibilidades:

  • Si el elemento del Almacén de información contiene un documento, puede enviarlo como adjunto de E-Mail a cualquier dirección de E-Mail.

  • Puede enviar como un enlace el elemento del Almacén de información a usuarios internos del software colaborativo.

Cómo enviar el documento de un elemento del Almacén de información como adjunto de un E-Mail:
  1. Abra el elemento del Almacén de información en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Enviar como adjunto. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Enviar > Enviar como adjunto.

Resultado: Se abre la ventana E-Mail. La versión actual del documento se inserta como un adjunto de E-Mail.

Cómo enviar un elemento del Almacén de información como enlace:
  1. Abra el elemento del Almacén de información en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Enviar como enlace. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Enviar > Enviar como enlace.

Resultado: Se abre la ventana E-Mail. En enlace directo al elemento del Almacén de información se inserta como texto de un E-Mail.

Nota: Para seguir el enlace, el receptor del E-Mail necesita tener permisos de lectura sobre los objetos de la carpeta del Almacén de información que contiene este elemento. Se puede encontrar información sobre cómo establecer permisos en 8.6: Gestión de permisos .