7.6. Gestión de elementos del Almacén de información

7.6.1. Búsqueda de elementos del Almacén de información

Los términos de búsqueda le permite encontrar elementos del Almacén de información de la carpeta actual. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar.

se encontrarán todos los elementos del Almacén de información que contengan el término de búsqueda en su título.

Ejemplo: Para encontrar los elementos del Almacén de información con los títulos "marketing editions" y "basics on marketing", utilice el término de búsqueda "marketing".

Cómo buscar un elemento del Almacén de información:
  1. En el árbol de carpetas seleccione la carpeta del Almacén de información en la que buscar.

  2. Abra las vistas División Hor o Lista.

  3. Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda pulse el icono situado a la izquierda del campo Buscar.

  4. introduzca el término de búsqueda en el campo.

  5. Pulse el icono Buscar .

Resultado: La ventana de vista general sólo muestra los elementos del Almacén de información que coinciden con el término de búsqueda.

Cómo visualizar todos los elementos del Almacén de información de la carpeta actualmente seleccionada:

Pulse el icono Reiniciar del campo Buscar .

7.6.2. Edición de elementos del Almacén de información

Todos los datos introducidos al crear el elemento del Almacén de información se pueden editar posteriormente.

Nota: Para poder editar un elemento del Almacén de información de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de edición sobre los objetos de la carpeta correspondiente.

Cómo editar un elemento del Almacén de información:
  1. Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Editar los datos del elemento del Almacén de información. Se puede encontrar una descripción detallada de los datos en 7.5: Creación de un elemento del Almacén de información. Se pueden encontrar instrucciones para trabajar con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

  4. Pulse Guardar en el panel. La ventana se cerrará.

Resultado: El elemento del Almacén de información se modifica.

Si no quiere validar los cambios, pulse el elemento del panel Cancelar.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para editar el elemento.

7.6.2.1. Bloqueo de un elemento del Almacén de información

Si edita un elemento del Almacén de información debería bloquear dicho elemento. El bloqueo tiene el siguiente propósito:

  • El bloqueo indica a otros usuarios que actualmente se está trabajando sobre ese elemento del Almacén de información, y podría no estar actualizado.

  • Si el elemento bloqueado del Almacén de información está ubicado en una carpeta compartida con otros usuarios con permisos de modificación, dichos usuarios no podrán editar el elemento bloqueado.

Cómo bloquear un elemento del Almacén de información:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Bloquear. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Bloquear.

Tan pronto como haya finalizado la modificación, debería desbloquear el elemento.Cómo desbloquear el elemento:
  1. Seleccione uno o varios elementos bloqueados del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Desbloquear. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Desbloquear.

Consejo: También puede marcar las funciones Bloquear y Desbloquear en el menú contextual.

7.6.2.2. Borrado de un documento

Puede borrar el documento de un elemento del Almacén de información. Esto borra todas las versiones del documento. Puede encontrar más información sobre el trabajo con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.

Cómo borrar el documento de un elemento del Almacén de información:
  1. Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Pulse el botón Borrar. Se abre la ventana Quitar fichero adjunto.

  4. Si está seguro de querer eliminar todas las versiones del documento del elemento del Almacén de información, pulse .

Resultado: Todas las versiones del fichero del documento se eliminan del elemento del Almacén de información. El elemento se mantiene.

7.6.2.3. Trabajo con versiones de documentos

Si un elemento del Almacén de información contiene un documento, puede realizar las siguientes acciones:

  • Añadir una nueva versión del documento

  • Borrar una versión del documento

  • establecer una versión del documento como versión actual

Cómo añadir una nueva versión del documento:
  1. Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Pulse el botón Fichero.

  4. Pulse el botón Examinar.

  5. Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.

  6. Pulse el icono Guardar del panel. La ventana se cerrará.

  7. Si fuese necesario, introduzca un comentario en la ventana emergente Comentario de la versión.

  8. Pulse Aceptar en la ventana emergente. Si no quiere introducir un comentario, pulse Sin comentarios. Para cancelar el proceso, pulse Cancelar.

Resultado: El documento se transfiere al servidor. Tan pronto como termine el proceso, la ventana Elemento del almacén de información se cierra.

Nota: Dependiendo del tamaño del fichero del documento y de la velocidad de transferencia de la conexión, este proceso puede tardar un tiempo.

Cómo borrar una versión de un documento de un elemento del Almacén de información:
  1. Abra un Elemento de información en la vista División Hor.

  2. Seleccione la pestaña Versiones.

  3. Pulse con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.

  4. Pulse Borrar en el menú contextual. Se abrirá la ventana Borrar versión.

  5. Si está seguro de querer borrar la versión del documento, pulse .

Resultado: La versión del documento se borra el elemento del Almacén de información.

Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.

Como establecer una versión de un documento como la versión actual:
  1. Abra un elemento del Almacén de información en la vista División Hor.

  2. Seleccione la pestaña Versiones.

  3. Pulse con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.

  4. Pulse Actual en el menú contextual.

Resultado: La versión seleccionada del documento queda fijada como la versión actual.

7.6.3. Impresión de elementos del Almacén de información

Existen las siguientes posibilidades para imprimir elementos del Almacén de información:

  • Impresión de una lista de elementos del Almacén de información

  • Impresión de los datos de un elemento del Almacén de información

Cómo imprimir una lista de elementos del Almacén de información:
  1. Abra la vista Lista en el panel.

  2. Seleccione los elementos del Almacén de información a imprimir.

  3. En la pestaña del panel Editar pulse Imprimir. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  4. Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  5. En la ventana del sistema pulse Imprimir.

Resultado: Se imprime la lista de elementos del Almacén de información.

Cómo imprimir los datos de un elemento del Almacén de información:
  1. Abra un elemento del Almacén de información en la vista División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Imprimir. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Imprimir. Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema Imprimir.

  3. Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.

  4. En la ventana del sistema pulse Imprimir.

Resultado: Se imprimen los datos del elemento del Almacén de información.

7.6.4. Traslado de elementos del Almacén de información

Existen las siguientes posibilidades para mover elementos del Almacén de información:

  • Con la función del panel

  • Con arrastrar y soltar

Nota: Al mover elementos del Almacén de información de una carpeta de origen a otra de destino, necesita tener los siguientes permisos:

  • Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen

  • Permisos para crear objetos en la carpeta de destino

Cómo mover elementos del Almacén de información utilizando la función del panel:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Mover. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Mover. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta.

  3. Pulse en una carpeta del Almacén de información en la ventana Seleccionar carpeta. Sólo puede pulsar en carpetas a las que pueda mover elementos del Almacén de información.

Resultado: Se mueven los elementos del Almacén de información.

Si quiere cancelar el proceso, pulse el botón cerrar de la parte superior derecha de la ventana Seleccionar carpeta.

Cómo mover elementos del Almacén de información con arrastrar y soltar:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. Arrastre el elemento seleccionado del Almacén de información a otra carpeta. Un icono junto al puntero del ratón indica lo siguiente:

    • Cuando se arrastra a un destino válido, aparece una señal verde.

    • Cuando se arrastra a un destino no válido, aparece un icono de prohibición rojo.

  3. Suelte el botón del ratón sobre la carpeta de destino.

Resultado: Se mueven los elementos del Almacén de información.

Si quiere cancelar el proceso libere el botón del ratón sobre un destino no válido.

7.6.5. Marcado de elementos del Almacén de información con categorías

Puede hacer lo siguiente:

  • Asignar categorías a elementos existentes el Almacén de información,

  • Eliminar categorías asignadas.

Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Gestión de categorías.

Cómo editar las categorías de un elemento del Almacén de información:
  1. Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas Lista o División Hor.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Editar. Se abrirá la ventana Elemento de información.

  3. Editar las categorías de un elemento del Almacén de información. Se puede encontrar una descripción en 7.5.2: adición de categorías.

7.6.6. Etiquetado de elementos del Almacén de información con marcas

Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar elementos del Almacén de información. Usted decide sobre el significado de cada color.

En las vistas División Hor y Lista, las marcas se muestran en la última columna.

Cómo etiquetar elementos del Almacén de información con marcas:
  1. Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Marcas pulse en cualquier elemento. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Marcas y después en cualquier elemento.

Resultado: Los elementos seleccionados del Almacén de información se etiquetan con marcas.

Cómo borrar marcas:
  1. En las vistas División Hor o Lista seleccione elementos del Almacén de información etiquetados con marcas.

  2. Pulse Borrar marca en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Marcas > Borrar marca.

Resultado: Se borran las marcas.

7.6.7. Borrado de elementos del Almacén de información

Advertencia: Los elementos del Almacén de información borrados no se pueden recuperar. Antes de borrar un elemento del Almacén de información asegúrese de que no lo va a necesitar más.

Nota: Si quiere borrar un elemento del Almacén de información de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dichas carpetas.

Cómo borrar uno o varios elementos del Almacén de información:
  1. Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Borrar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Borrar. Se abrirá la ventana Borrar elementos.

  3. Si está seguro de querer borrar los elementos del Almacén de información, pulse .

Resultado: Los elementos del Almacén de información se borran definitivamente.

Consejo: También puede borrar elementos del Almacén de información utilizando el menú contextual o la tecla <supr>.

7.6.8. Acceso a elementos del Almacén de información con WebDAV

Con WebDAV se puede acceder a elementos del Almacén de información del mismo modo que se accede a ficheros locales del disco duro propio. Comparado con el acceso desde la interfaz gráfica del Software colaborativo, WebDAV tiene sus ventajas e inconvenientes:

  • La ventana es la rapidez y el acceso directo con el navegador o Explorer. No necesita conectar a la interfaz gráfica del Software colaborativo.

  • El inconveniente es que sólo se pueden ver la versión actual del documento. La historia del documento y el resto de la información, p. ej. los comentarios, no se muestran.

Advertencia: Cuando se borra un fichero con WebDav se borrarán todas las versiones del fichero, no sólo la actual. Para borrar una versión concreta de un documento utilice exclusivamente los métodos descritos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.

Dependiendo del sistema operativo instalado en su máquina, el acceso WebDav al Almacén de información se configura de distinta manera.

7.6.8.1. Acceso bajo Linux

Cómo acceder a elementos del Almacén de información con WebDAV bajo Linux:
  1. Abra KDE Konqueror o un navegador similar.

  2. Introduzca la siguiente dirección en el campo Ubicación: webdav://<dirección>/servlet/webdav.infostore donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.

  3. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.

Resultado: Los elementos del Almacén de información se visualizan en el navegador.

7.6.8.2. Acceso bajo Windows XP

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows XP:
  1. En la ventana Mi PC pulse en Mis sitios de red o haga doble clic en el icono Mis sitios de red del escritorio de Windows.

  2. Vaya a Tareas de Red, abra la ventana de diálogo Sitios de Red y pulse en Añadir un sitio de red. Se lanza un asistente para la adición de recursos de red. Pulse Siguiente.

  3. En la siguiente ventana de diálogo seleccione Elegir otro sitio de red.

  4. Introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.

  5. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.

  6. En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.

    Nota: Si ha fijado su codificación a ISO, por favor no use caracteres especiales en los nombres de ficheros o carpetas. El servidor Open-Xchange usa la codificación UTF-8.

  7. En el siguiente cuadro de diálogo pulse en Finalizar.

Resultado: Puede utilizar Mis sitios de red par acceder a sus elementos del Almacén de información.

7.6.8.3. Acceso bajo Windows Vista

Antes de usar WebDAV tiene que instalar una Actualización de Software de Microsoft.

Cómo instalar la Actualización de Software para WebDAV de Microsoft:
  1. Abra un navegador web.

  2. Introduzca la siguiente dirección: http://support.microsoft.com/kb/907306

  3. Diríjase a Más información y pulse en Download the Software Update for Web Folders package now.

  4. En la página de descargas pulse en Download. Se descargará el archivo Webfldrs-KB907306-ENU.exe.

  5. Haga doble clic sobre el archivo. Se lanzará la instalación.

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows Vista:
  1. En Windows Explorer abra Mi PC.

  2. Pulse con el botón derecho del ratón en una zona libre del recuadro derecho de Explorer. En el menú desplegable seleccione Añadir un sitio de red. Se abre la ventana de diálogo Añadir un sitio de red. Pulse Siguiente.

  3. Seleccione Elija una ubicación de red personalizada. Pulse Siguiente.

  4. En la ventana de diálogo Añadir ruta de red introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> ha de sustituirse por la dirección IP o url del servidor de Open-Xchange.

  5. Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Use su datos de conexión del servidor Open-Xchange.

  6. En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.

  7. En el siguiente cuadro de diálogo pulse en Finalizar.

Resultado: Bajo Mi PC puede acceder a sus elementos del Almacén de información.

7.6.8.4. Acceso bajo Windows 7

Consejo:También puede usar el OX Updater para configurar el acceso WebDAV. Se puede encontrar información en la documentación del usuario de OX Updater.

Antes de configurar el acceso WebDAV como se describe más abajo, se ha de instalar una actualización de software de Microsoft. Se pueden encontrar instrucciones en 7.6.8.3: Acceso bajo Windows Vista.

Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows 7:
  1. En el área de navegación del Explorador de Windows seleccione el elemento PC.

  2. En la barra de iconos pulse en Conectar unidad. Se abre la ventana Conectar unidad.

  3. Pulse en Conectar a un sitio Web que puede usar para almacenar sus documentos. Se abre la ventana Añadir dirección de red. Pulse Siguiente.

  4. Seleccione Seleccione dirección de red personalizada. Pulse Siguiente.

  5. En el campo Dirección de Internet o de red indique la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore Sustituya <dirección> por la dirección IP o url del servidor Open-Xchange.Pulse Siguiente.

  6. Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el servidor Open-Xchange. Pulse Aceptar.

  7. En la siguiente página puede asignar un nombre a la dirección de red. Pulse Siguiente.

  8. Pulse Terminar.

Resultado: Debajo de PC puede acceder a sus elementos del Almacén de información.