Aquí obtendrá una visión general de cómo crear citas. Los detalles continúan en la página siguiente.
Nota: Para crear una cita en una carpeta de calendario pública o compartida necesita tener permisos para crear objetos en ella.
Cómo crear una nueva cita:En la pestaña del panel . Se abrirá la ventana pulse el icono . Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel Cita. Quedará abierta la pestaña .
Si se le pide, seleccione una carpeta de calendario pulsando el botón
y seleccionando una carpeta de calendario en la ventana emergente.Introduzca una descripción, una ubicación y un comentario para la cita.
Seleccione una fecha de inicio y otra de fin para la cita. Consulte 5.5.2: Ajuste del inicio y fin de la cita
Ajuste el recordatorio de la cita. Consulte 5.5.3: Ajustando o respondiendo a un recordatorio de cita
Seleccione la vista de disponibilidad: Reservada, Provisional, Ausente por trabajo o Libre. Consulte 5.5.6: Ajuste de la vista de disponibilidad.
Utilice opciones adicionales si fuesen necesarias:
Cree una serie de citas. Consulte 5.5.4: Creación de citas recurrentes
Añada categorías a la cita. Consulte 5.5.5: Adición de categorías
Si fuese necesario, marque la cita como privada. Consulte 5.5.7: Marcado de una cita como privada
Añada más participantes y recursos a la cita. Compruebe si los participantes y recursos están disponibles para la cita. Consulte 5.5.8: Adición de participantes y recursos y 5.5.8.1: Comprobación de disponibilidad
Añada adjuntos a la cita. Consulte 5.5.9: Adición de adjuntos
Pulse
en el panel. Se cerrará la ventana.Resultado: Se crea la cita.
Si quiere cancelar la acción pulse
en el panel.Nota: Si crea una cita que se solapa con una cita ya existente podrías obtener un mensaje de error. Por favor, consulte 5.5.11: Resolución de conflictos de citas.
Pista: También puede editar una nueva cita pulsando en en la pestaña del panel .
Existen las siguientes posibilidades para crear una nueva cita:La función
también se puede invocar desde otros módulos del panel.En la lista o en una vista del calendario, haga doble click en una zona libre de la ventana de vista general. Se abre la ventana Cita.
En la vista de equipo haga doble click en un calendario en la ventana de vista general. Se añadirá como participante de la cita así como la persona o recursos sobre cuyo calendario ha pulsado.
En una vista del calendario arrastre el ratón en la rejilla de tiempo. Puede encontrar una descripción detallada más adelante en este mismo capítulo.
En el módulo E-Mail arrastre un E-Mail desde la vista Listado a un día del minicalendario. Se abre la ventana Cita. El día se inserta como inicio de la cita.
En el módulo Contactos arrastre un contacto a un día del minicalendario. Se abre la ventana Cita. El día se inserta como inicio de la cita.
Muestra la vista de calendario Día, Semana laboral o Personalizada.
Arrastre el ratón en una zona de la rejilla de tiempo. Se crea una nueva cita. El inicio y el fin se toman del área de la rejilla.
Haga doble click en el rectángulo de la nueva cita. Se abre la ventana Cita.
Introduzca los datos de la nueva cita. Se puede encontrar más información en las instrucción anterior Cómo crear una nueva cita:.
Cuando se está creando una cita en la vista de equipo se pueden añadir
todos los miembros del equipo,
miembros del equipo concretos, o
un miembro del equipo determinado
como participantes.
Cómo crear una nueva cita con todos los miembros del equipo:Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.
Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.
Use una de las siguientes opciones:
En la pestaña del panel .
En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo pulsando y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.
Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.
Cómo crear una nueva cita con miembros del equipo concretos:Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.
Seleccione miembros del equipo individuales pulsando en sus nombres mientras mantiene pulsada la tecla <ctrl>. Nota: En sistemas Mac use la tecla <cmd>.
Use una de las siguientes opciones:
En la sección del panel .
En la rejilla de tiempo arrastre un rango de tiempo pulsando, y manteniendo pulsado, el botón izquierdo del ratón. El rango de tiempo se inserta como inicio y duración de la cita.
Resultado:Se abre la ventana Cita. Los miembros del equipo se insertan en la pestaña Participantes.
Cómo crear una nueva cita con un miembro individual del equipo:Abra la vista de equipo. Se pueden encontrar instrucciones en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.
Asegúrese de que no se ha seleccionado ningún miembro del equipo.
Haga doble click en una hora de la rejilla de tiempo del miembro del equipo que quiere añadir como participante.
Resultado: Se abre la ventana Cita. El día y hora en que se ha hecho doble click se inserta como inicio de la cita. El miembro del equipo se inserta en la pestaña Participantes.
Están predefinidos los siguientes valores:
La fecha actual está establecida como fecha de inicio y fin de cita.
El siguiente intervalo completo de tiempo está establecido como la hora de inicio de la cita. El intervalo de tiempo predeterminado es de 15 minutos.
El fin de la cita está establecido una hora después de su inicio.
Para establecer valores concretos para el inicio y fin de la cita utilice los controles que hay junto a Cita.
Cómo indicar el inicio y el fin de la cita en la ventana y en la ventana Cita:Para establecer la fecha de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:
Introduzca una fecha válida en el primer campo.
Pulse el icono de calendario que hay a la derecha del prime campo para abrir el calendario y elegir una fecha.
Para ajustar la hora de inicio y fin de la cita utilice una de las siguientes alternativas:
Introduzca una hora válida en el segundo campo.
Seleccione la hora en la lista desplegable.
Si se supone que es una cita de 24 horas active la casilla
.Puede definir un determinado tiempo para recibir un recordatorio de una cita. Una ventana de recordatorio le alertará de la cita cuando se alcance el fin de dicho período.
Cómo establecer un recordatorio de cita en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Seleccione un intervalo de tiempo en la lista desplegable
. Si no quiere que se le recuerde, seleccione .Consejo: Puede seleccionar el intervalo de tiempo predeterminado para el recordatorio en el ajuste del calendario Tiempo predeterminado para el recordatorio .
Tan pronto como se alcanza el intervalo de tiempo correspondiente al inicio de la cita se muestra la ventana Recordatorio. Hay varias posibilidades para responder a dicho recordatorio de cita.
Cómo responder a un recordatorio de cita:Para que se le recuerde de nuevo seleccione un intervalo en la lista desplegable. Pulse
. Cuando se alcance el final del intervalo se le recordará de nuevo.Si no quiere que se le recuerde de nuevo, pulse
.Una cita recurrente es una cita que se repite varias veces. Cuando se crear una cita recurrente se debe indicar lo siguiente:
El intervalo de tiempo para la serie de citas. Define el período entre las distintas citas individuales de la serie.
El rango de tiempo para la serie de citas. Esto define el inicio y el fin de la cita recurrente.
Seleccione la pestaña
.Pulse el botón Crear una nueva serie.
. Se abrirá la ventanaSeleccione un intervalo de tiempo para la serie.
Si la cita se va a repetir cada día marque el tipo de recurrencia
. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en días.Si la serie se va a repetir cada mes marque el tipo de recurrencia
. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en meses y el día del mes.Si la cita se va a repetir semanalmente marque el tipo de recurrencia
. En las opciones de recurrencia defina el intervalo en semanas y el día de la semana.Si la cita se va a repetir anualmente marque el tipo de recurrencia
. En las opciones de recurrencia defina el día del año.Defina el rango de tiempo de la cita recurrente:
Junto a
indique el indicio de la cita recurrente.Junto a
indique el fin de la cita recurrente.Pulse
.Los siguientes ejemplos muestran algunas citas recurrentes típicas:
Una cita debería tener lugar todos los días 2. La fecha de comienzo es 22/03/2010. La cita debería tener lugar 5 veces.
En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:
Tipo de recurrencia |
Diaria |
Ajustes de recurrencia |
Cada 2 días |
Duración de la serie |
Fecha de comienzo 22/03/2010 |
Duración de la serie |
Termina después 5 citas |
Una cita debería tener lugar todos los martes y viernes. La fecha de comienzo es 22/03/2010.
En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:
Tipo de recurrencia |
Semanal |
Ajustes de recurrencia |
Cada 1 Semana(s) en martes, viernes |
Duración de la serie |
Fecha de comienzo 23/03/2010 |
|
Termina nunca |
Una cita debería tener lugar cada dos miércoles. La fecha de comienzo es el 24/03/2010. La última cita es el 29/12/2010.
En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:
Tipo de recurrencia |
Semanal |
Ajustes de recurrencia |
Cada 2 Semana(s) en miércoles |
Duración de la serie |
Fecha de comienzo 24/03/2010 |
|
Termina en 31/12/2010 |
Una cita debería tener lugar siempre el primer lunes de cada mes. La fecha de comienzo es 01/03/2010. La cita debería tener lugar 12 veces.
En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:
Tipo de recurrencia |
Mensual |
Ajustes de recurrencia |
el primer lunes de cada 1 mes |
Duración de la serie |
Fecha de comienzo 01/03/2010 |
|
Termina después 12 citas |
Una cita que debería tener lugar todos los años el último viernes de noviembre. La fecha de comienzo es 26/11/2010.
En la ventana de diálogo Crear nueva serie indique lo siguiente:
Tipo de recurrencia |
Anual |
Ajustes de recurrencia |
en última viernes en noviembre |
Duración de la serie |
Fecha de comienzo 26/11/2010 |
|
Termina nunca |
Una categoría es una palabra clave que se puede usar como criterio para estructurar citas. Hay 2 posibilidades para añadir categorías:
Indicar categorías relacionadas con el objeto.
Seleccionar categorías en una lista de categorías predefinidas.
Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Gestión de categorías.
Cómo añadir categorías relacionadas con el objeto en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Haga doble clic a la derecha del botón
.Inserte algún texto.
Consejo: Se puede encontrar un método alternativo en 8.2.3.2: Gestión de categorías en los módulos.
Nota: Las categorías orientadas a objetos tienen color blanco.
Cómo añadir categorías predefinidas en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Pulse el botón Categorías. La lista contiene todas las categorías predefinidas.
. Se abrirá la ventanaEn la lista Nota: La primera categoría seleccionada indica el color con el que se mostrará la cita.
marque los controles de las categorías a asignar a la cita.Pulse
.Resultado: Las categorías se insertan en el campo.
Cómo eliminar categorías añadidas en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Pulse el botón Categorías.
. Se abrirá la ventanaEn la lista
, desmarque las casillas de las categorías a eliminar.Pulse
.Resultado: Las categorías se eliminan de la cita.
En las vistas del calendario la disponibilidad se indica en distintos colores. Se usan los siguientes colores:
Reservado: azul
Provisional: amarillo
Ausente por trabajo: rojo
Libre: verde
Se puede encontrar más información sobre disponibilidad en 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.
La disponibilidad controla el comportamiento del software colaborativo en caso de que cree una nueva cita que se solape con una cita ya existente:
Para las disponibilidades Reservado, Provisional, y Ausente por trabajo se muestra un mensaje de conflicto.
Para la disponibilidad libre no se muestra ningún mensaje de error.
Se puede encontrar más información sobre el manejo de conflictos en 5.5.11: Resolución de conflictos de citas.
Cómo ajustar la vista de disponibilidad en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Seleccione una opción de la lista desplegable
.Una cita privada es una cita que no puede ser vista por otros usuarios cuando se comparta el calendario con otros usuarios.
Puede marcar una cita como privada si se cumplen todas las condiciones siguientes:
Usted es el único participante, no hay más participantes o recursos en la cita.
La cita se crea en una carpeta de calendario personal.
Abra la pestaña
.Marque la casilla
.Al crear una cita, usted se añade como participante automáticamente. En los ajustes del calendario puede definir si se añadirá como participante al crear una cita en una carpeta pública. Por favor, consulte : Creación de citas públicas. Puede añadir más participantes y recursos (tales como salas o proyectores).
Cómo añadir participantes y recursos a una cita en la ventana Cita:En el panel pulse Seleccionar participantes y recursos.
. Se abre la ventanaLa libreta de direcciones global está preseleccionada. Para seleccionar otra libreta de direcciones pulse el botón Seleccionar carpeta del contacto.
. Pulse en una carpeta en la ventanaSi quiere ver un selección concreta de participantes o recursos, introduzca una cadena de caracteres junto al campo
. Pulse el botón .Seleccione uno o más usuarios, grupos o recursos de la lista. Nota: Los usuarios, grupos y recursos se marcan con iconos diferentes, y se muestran en el siguiente orden: usuarios, grupos, y recursos.
Para añadir la selección como participantes, pulse el botón
que hay junto a . Para añadir la selección como recursos pulse el botón que hay junto a .Nota: Existen las siguientes limitaciones:
Los recursos no se pueden añadir como participantes.
Los grupos no se pueden añadir como recursos.
Nota: Los recursos en uso no se puede utilizar como recurso en otra cita si se solapa con esta.
Si es necesario puede cambiar la selección de participantes o recursos:
Seleccione elementos individuales en los campos
o .Pulse el botón
que hay junto a o .Para validar la selección pulse
. Si no quiere validar la selección pulse .Cuando se añaden participantes y recursos, podría tener sentido comprobar su disponibilidad.
Esta función muestra qué participante o recurso ya está reservado en un día concreto. El estado de disponibilidad se muestra con barras coloreadas.
Los colores corresponden a los usados para mostrar la disponibilidad. Por favor, lea 5.2.2: ¿Qué debería saber sobre las citas?.
Cómo comprobar la disponibilidad de participantes y recursos en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Elija la fecha y rango de horas que quiere comprobar.
Pulse el botón
. Las barras coloreadas junto a un participante o recurso indican que el participante o recurso está reservado para ese rango de horas.Si es necesario puede comprobar otro día seleccionándolo con las flechas de navegación que hay junto a la fecha y después pulsando en el botón
de nuevo.Si encuentra una fecha y hora adecuadas para todos los participantes y recursos puede utilizar las fechas del rango de tiempo comprobado para su cita. Para ello pulse el botón
.Consejo: Antes de crear la cita puede comprobar la disponibilidad de los participantes en la vista de equipo. Puede encontrar más información en 5.4.5: Visualización de la vista de equipo.
Puede añadir participantes externos que no forman parte de la libreta de direcciones. Para ello necesita las direcciones de E-Mail de dichos participantes externos.
Cómo añadir participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones:En la ventana
pulse en .En la ventana
introduzca un nombre y una dirección de E-Mail válida.Pulse
.Para añadir más participantes repita los pasos 2 y 3. Para finalizar el proceso pulse
.Resultado: Los participantes externos sin entrada en la libreta de direcciones se insertan como participantes.
Se puede encontrar más información sobre citas con participantes externos en 5.7: Citas con participantes externos.
Los participantes que añada a una cita recibirán una notificación de cita que les ofrece la posibilidad de aceptarla o rechazarla. Se puede encontrar más información en 5.6.1: Aceptación de cita.
Los participantes externos no reciben una notificación de cita. Para notificar a participantes externos de una cita puede notificar a todos los participantes por E-Mail.
Cómo notificar a todos los participantes por E-Mail en la ventana Cita:Seleccione la pestaña
.Marque la casilla
.En el panel pulse Se abrirá la ventana de diálogo .Seleccionar adjuntos.
En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse . Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.
En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse . El fichero se inserta en la lista.
Para añadir más adjuntos repita los pasos 3 y 4.
Para eliminar un adjunto selecciónelo en la lista. Después pulse
.En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse .
Resultado: El adjunto se añade a la cita.
Se puede crear una cita a partir de adjunto iCal contenido en un E-Mail. Un adjunto iCal puede identificarse gracias a su extensión ics.
Cómo crear una cita a partir de una adjunto iCal de un E-Mail:Abra el E-Mail en las vistas División Hor. o División Vert.
Pulse con el botón derecho en el fichero .ics de la parte inferior de la ventana de vista general.
Seleccione
en el menú contextual.Resultado: La ventana de diálogo Cita se abre.
Un conflicto de citas ocurre si se producen las siguientes condiciones:
La disponibilidad de una cita existente no está marcada como Libre.
Usted crea una nueva cita y no establece su disponibilidad como Libre. La nueva cita se solapa con otra cita ya existente.
Tan pronto como pulse el icono Cita se abre la ventana Conflictos detectados, que muestra conflictos entre citas existentes y la nueva cita. Hay que tomar una decisión ante el mensaje de conflicto.
Cómo reaccionar ante un mensaje de conflicto: en el panel de la ventanaSi quiere resolver el conflicto cambiando la fecha de la cita pulse en
. Cambie la fecha de la cita.Si quiere crear la nueva cita a pesar del conflicto pulse
.