Los términos de búsqueda le permite encontrar elementos del Almacén de información de la carpeta actual. El término de búsqueda define la cadena de caracteres a buscar.
se encontrarán todos los elementos del Almacén de información que contengan el término de búsqueda en su título.
Ejemplo: Para encontrar los elementos del Almacén de información con los títulos "marketing editions" y "basics on marketing", utilice el término de búsqueda "marketing".
Cómo buscar un elemento del Almacén de información:En el árbol de carpetas seleccione la carpeta del Almacén de información en la que buscar.
Abra las vistas División Hor o Lista.
Para seleccionar uno o más criterios de búsqueda pulse el icono situado a la izquierda del campo .
introduzca el término de búsqueda en el campo.
Pulse el icono .
Resultado: La ventana de vista general sólo muestra los elementos del Almacén de información que coinciden con el término de búsqueda.
Cómo visualizar todos los elementos del Almacén de información de la carpeta actualmente seleccionada:Pulse el icono .
Todos los datos introducidos al crear el elemento del Almacén de información se pueden editar posteriormente.
Nota: Para poder editar un elemento del Almacén de información de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de edición sobre los objetos de la carpeta correspondiente.
Cómo editar un elemento del Almacén de información:Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Elemento de información.
Editar los datos del elemento del Almacén de información. Se puede encontrar una descripción detallada de los datos en 7.5: Creación de un elemento del Almacén de información. Se pueden encontrar instrucciones para trabajar con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Pulse
en el panel. La ventana se cerrará.Resultado: El elemento del Almacén de información se modifica.
Si no quiere validar los cambios, pulse el elemento del panel
.Consejo: También puede utilizar el menú contextual para editar el elemento.
Si edita un elemento del Almacén de información debería bloquear dicho elemento. El bloqueo tiene el siguiente propósito:
El bloqueo indica a otros usuarios que actualmente se está trabajando sobre ese elemento del Almacén de información, y podría no estar actualizado.
Si el elemento bloqueado del Almacén de información está ubicado en una carpeta compartida con otros usuarios con permisos de modificación, dichos usuarios no podrán editar el elemento bloqueado.
Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel .Seleccione uno o varios elementos bloqueados del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel
pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel .Consejo: También puede marcar las funciones y en el menú contextual.
Puede borrar el documento de un elemento del Almacén de información. Esto borra todas las versiones del documento. Puede encontrar más información sobre el trabajo con versiones de documentos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.
Cómo borrar el documento de un elemento del Almacén de información:Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Elemento de información.
Pulse el botón Quitar fichero adjunto.
. Se abre la ventanaSi está seguro de querer eliminar todas las versiones del documento del elemento del Almacén de información, pulse
.Resultado: Todas las versiones del fichero del documento se eliminan del elemento del Almacén de información. El elemento se mantiene.
Si un elemento del Almacén de información contiene un documento, puede realizar las siguientes acciones:
Añadir una nueva versión del documento
Borrar una versión del documento
establecer una versión del documento como versión actual
Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Elemento de información.
Pulse el botón
.Pulse el botón
.Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.
Pulse el icono
del panel. La ventana se cerrará.Si fuese necesario, introduzca un comentario en la ventana emergente Comentario de la versión.
Pulse
en la ventana emergente. Si no quiere introducir un comentario, pulse . Para cancelar el proceso, pulse .Resultado: El documento se transfiere al servidor. Tan pronto como termine el proceso, la ventana Elemento del almacén de información se cierra.
Nota: Dependiendo del tamaño del fichero del documento y de la velocidad de transferencia de la conexión, este proceso puede tardar un tiempo.
Cómo borrar una versión de un documento de un elemento del Almacén de información:Abra un Elemento de información en la vista División Hor.
Seleccione la pestaña
.Pulse con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.
Pulse Se abrirá la ventana en el menú contextual.Borrar versión.
Si está seguro de querer borrar la versión del documento, pulse
.Resultado: La versión del documento se borra el elemento del Almacén de información.
Nota: Esta función no borrar ningún documento de su disco local.
Como establecer una versión de un documento como la versión actual:Abra un elemento del Almacén de información en la vista División Hor.
Seleccione la pestaña
.Pulse con el botón derecho en una versión del documento en la vista de lista.
Pulse en el menú contextual.
Resultado: La versión seleccionada del documento queda fijada como la versión actual.
Existen las siguientes posibilidades para imprimir elementos del Almacén de información:
Impresión de una lista de elementos del Almacén de información
Impresión de los datos de un elemento del Almacén de información
Abra la vista Lista en el panel.
Seleccione los elementos del Almacén de información a imprimir.
En la pestaña del panel Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel . Imprimir.
Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.
En la ventana del sistema pulse
.Resultado: Se imprime la lista de elementos del Almacén de información.
Cómo imprimir los datos de un elemento del Almacén de información:Abra un elemento del Almacén de información en la vista División Hor.
En la pestaña del panel Se abrirán una nueva ventana con la vista previa de impresión y la ventana del sistema pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el icono del panel . Imprimir.
Si es necesario, cambie los ajustes de impresión en la ventana del sistema.
En la ventana del sistema pulse
.Resultado: Se imprimen los datos del elemento del Almacén de información.
Existen las siguientes posibilidades para mover elementos del Almacén de información:
Con la función del panel
Con arrastrar y soltar
Nota: Al mover elementos del Almacén de información de una carpeta de origen a otra de destino, necesita tener los siguientes permisos:
Permisos de borrado sobre los objetos de la carpeta de origen
Permisos para crear objetos en la carpeta de destino
Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Seleccionar carpeta.
Pulse en una carpeta del Almacén de información en la ventana Seleccionar carpeta. Sólo puede pulsar en carpetas a las que pueda mover elementos del Almacén de información.
Resultado: Se mueven los elementos del Almacén de información.
Si quiere cancelar el proceso, pulse el botón Seleccionar carpeta.
Cómo mover elementos del Almacén de información con arrastrar y soltar: de la parte superior derecha de la ventanaSeleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
Arrastre el elemento seleccionado del Almacén de información a otra carpeta. Un icono junto al puntero del ratón indica lo siguiente:
Cuando se arrastra a un destino válido, aparece una señal verde.
Cuando se arrastra a un destino no válido, aparece un icono de prohibición rojo.
Suelte el botón del ratón sobre la carpeta de destino.
Resultado: Se mueven los elementos del Almacén de información.
Si quiere cancelar el proceso libere el botón del ratón sobre un destino no válido.
Puede hacer lo siguiente:
Asignar categorías a elementos existentes el Almacén de información,
Eliminar categorías asignadas.
Se puede encontrar información sobre la definición de categorías en 8.2.3: Gestión de categorías.
Cómo editar las categorías de un elemento del Almacén de información:Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas Lista o División Hor.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Elemento de información.
Editar las categorías de un elemento del Almacén de información. Se puede encontrar una descripción en 7.5.2: adición de categorías.
Las marcas son etiquetas coloreadas para marcar elementos del Almacén de información. Usted decide sobre el significado de cada color.
En las vistas División Hor y Lista, las marcas se muestran en la última columna.
Cómo etiquetar elementos del Almacén de información con marcas:Seleccione un elemento del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel
pulse en cualquier elemento. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel y después en cualquier elemento.Resultado: Los elementos seleccionados del Almacén de información se etiquetan con marcas.
Cómo borrar marcas:En las vistas División Hor o Lista seleccione elementos del Almacén de información etiquetados con marcas.
Pulse en la pestaña del panel Marcas. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel .
Resultado: Se borran las marcas.
Advertencia: Los elementos del Almacén de información borrados no se pueden recuperar. Antes de borrar un elemento del Almacén de información asegúrese de que no lo va a necesitar más.
Nota: Si quiere borrar un elemento del Almacén de información de una carpeta pública o compartida, necesita tener permisos de borrado sobre los objetos de dichas carpetas.
Cómo borrar uno o varios elementos del Almacén de información:Seleccione uno o varios elementos del Almacén de información en las vistas División Hor o Lista.
En la pestaña del panel Se abrirá la ventana pulse . Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel . Borrar elementos.
Si está seguro de querer borrar los elementos del Almacén de información, pulse
.Resultado: Los elementos del Almacén de información se borran definitivamente.
Consejo: También puede borrar elementos del Almacén de información utilizando el menú contextual o la tecla <supr>.
Con WebDAV se puede acceder a elementos del Almacén de información del mismo modo que se accede a ficheros locales del disco duro propio. Comparado con el acceso desde la interfaz gráfica del Software colaborativo, WebDAV tiene sus ventajas e inconvenientes:
La ventana es la rapidez y el acceso directo con el navegador o Explorer. No necesita conectar a la interfaz gráfica del Software colaborativo.
El inconveniente es que sólo se pueden ver la versión actual del documento. La historia del documento y el resto de la información, p. ej. los comentarios, no se muestran.
Advertencia: Cuando se borra un fichero con WebDav se borrarán todas las versiones del fichero, no sólo la actual. Para borrar una versión concreta de un documento utilice exclusivamente los métodos descritos en 7.6.2.3: Trabajo con versiones de documentos.
Dependiendo del sistema operativo instalado en su máquina, el acceso WebDav al Almacén de información se configura de distinta manera.
Abra KDE Konqueror o un navegador similar.
Introduzca la siguiente dirección en el campo Open-Xchange.
: webdav://<dirección>/servlet/webdav.infostore donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor deIntroduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.
Resultado: Los elementos del Almacén de información se visualizan en el navegador.
En la ventana Mi PC pulse en o haga doble clic en el icono del escritorio de Windows.
Vaya a Tareas de Red, abra la ventana de diálogo Sitios de Red y pulse en
. Se lanza un asistente para la adición de recursos de red. Pulse .En la siguiente ventana de diálogo seleccione
.Introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> debe reemplazarse por la dirección IP o URL del servidor de Open-Xchange.
Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Utilice sus datos de conexión al servidor de Open-Xchange.
En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.
Nota: Si ha fijado su codificación a ISO, por favor no use caracteres especiales en los nombres de ficheros o carpetas. El servidor Open-Xchange usa la codificación UTF-8.
En el siguiente cuadro de diálogo pulse en
.Resultado: Puede utilizar Mis sitios de red par acceder a sus elementos del Almacén de información.
Antes de usar WebDAV tiene que instalar una Actualización de Software de Microsoft.
Cómo instalar la Actualización de Software para WebDAV de Microsoft:Abra un navegador web.
Introduzca la siguiente dirección: http://support.microsoft.com/kb/907306
Diríjase a Más información y pulse en .
En la página de descargas pulse en
. Se descargará el archivo Webfldrs-KB907306-ENU.exe.Haga doble clic sobre el archivo. Se lanzará la instalación.
En Windows Explorer abra
.Pulse con el botón derecho del ratón en una zona libre del recuadro derecho de Explorer. En el menú desplegable seleccione Añadir un sitio de red. Pulse .
. Se abre la ventana de diálogoSeleccione
. Pulse .En la ventana de diálogo Añadir ruta de red introduzca la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore, donde <dirección> ha de sustituirse por la dirección IP o url del servidor de Open-Xchange.
Introduzca su nombre de usuario y contraseña. Use su datos de conexión del servidor Open-Xchange.
En el siguiente cuadro de diálogo puede asignar un nombre al recurso de red.
En el siguiente cuadro de diálogo pulse en
.Resultado: Bajo puede acceder a sus elementos del Almacén de información.
Consejo:También puede usar el OX Updater para configurar el acceso WebDAV. Se puede encontrar información en la documentación del usuario de OX Updater.
Antes de configurar el acceso WebDAV como se describe más abajo, se ha de instalar una actualización de software de Microsoft. Se pueden encontrar instrucciones en 7.6.8.3: Acceso bajo Windows Vista.
Cómo configurar el acceso WebDAV bajo Windows 7:En el área de navegación del Explorador de Windows seleccione el elemento
.En la barra de iconos pulse en
. Se abre la ventana .Pulse en Añadir dirección de red. Pulse .
. Se abre la ventanaSeleccione
. Pulse .En el campo Dirección de Internet o de red indique la siguiente dirección: https://<dirección>/servlet/webdav.infostore Sustituya <dirección> por la dirección IP o url del servidor Open-Xchange.Pulse .
Introduzca su nombre de usuario y contraseña para el servidor Open-Xchange. Pulse .
En la siguiente página puede asignar un nombre a la dirección de red. Pulse
.Pulse
.Resultado: Debajo de puede acceder a sus elementos del Almacén de información.