8.2.5.4. Filtro de E-Mail

Los filtros de E-Mail ayudan a organizar los E-Mails entrantes. Por ejemplo, puede configurar unos filtros de E-Mail para lanzar las siguientes acciones al recibir un E-Mail:

  • El E-Mail se mueve a una carpeta de E-Mail concreta.

  • El E-Mail se reenvía a otra dirección de E-Mail.

  • El E-Mail se marca como leído.

Para usar filtros de E-Mail proceda así:

  • Cree carpetas de E-Mail.

  • Cree una o varias reglas.

  • Decida el orden de las reglas.

  • Decida si las siguientes reglas se deben procesar cuando una regla se aplique.

Una regla contiene

  • un nombre,

  • Una o varias condiciones,

  • Una o varias acciones. Puede especificar si deben cumplirse una o todas las condiciones para llevar a cabo las acciones.

Puede crear una condición

  • seleccionando un componente del E-Mail ("Asunto", por ejemplo);

  • seleccionando un criterio ("Es exactamente", por ejemplo);

  • introduciendo un argumento ("protocolo", por ejemplo).

En este caso el software colaborativo comprobaría si el asunto de un E-Mail coincide exactamente con los caracteres del argumento ("protocol"). Puede controlar si la condición coincide con el criterio y la cadena de caracteres. Las diferencias entre los distintos criterios se explicarán en los ejemplos de más adelante. En los ejemplos se usa el asunto para filtrar E-Mails.

  • Criterio: "es exacto a" La condición se cumple si el asunto coincide exactamente con la cadena del argumento indicada. Por ejemplo: el argumento es "protocolo".

    • La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo".

    • La condición no se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".

  • Criterio: "Contiene" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres del argumento. Ejemplo: El argumento es "protocolo".

    • La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo".

    • La condición también se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".

  • Criterio: "Coincide (comodines permitidos)" La condición se cumple si el asunto coincide exactamente con los caracteres del argumento. La cadena de caracteres puede contener comodines. Ejemplo: El argumento es "protocolo*". El carácter "*" es un comodín que equivale a una serie cualquiera de caracteres.

    • La condición se cumple cuando el asunto es "protocolo actualizado".

    • La condición no se cumple cuando el asunto es "protocolo de encuentro".

  • Criterio: "Cumple la expresión" La condición se cumple si el asunto contiene los caracteres descritos en la expresión regular del argumento. Las expresiones regulares permiten patrones complejos. Se puede encontrar más información en diversos sitios en Internet. La siguiente, una expresión regular muy simple, debería servir para dar un vistazo a este tema. Ejemplo: El argumento es "organi(z|s)ación". La expresión "(z|s)" significa tanto la "z" como la "s".

    • La condición se cumple cuando el asunto es "caza".

    • La condición también se cumple cuando el asunto es "casa".

    • La condición no se cumple cuando el asunto es "caja".

Cómo acceder a las funciones de filtros de E-Mail:
  1. En la barra de título, pulse en el icono Configuración .

  2. En el árbol de carpetas pulse en E-Mail.

  3. En el árbol de carpetas pulse en la subcarpeta Filtro en E-Mail.

Result: Las funciones de filtros de E-Mail se muestran en el panel. La ventana de vista general muestra las reglas disponibles. El recuadro izquierdo, con el título Nombre de la regla, muestra las reglas existentes. El recuadro derecho, con el título Detalles de la regla, muestra las opciones de una regla.

Están disponibles las siguientes funciones:

  • Crear una nueva regla

    • Añadir condiciones

    • Añadir acciones

  • Mostrar los detalles de una regla

  • Activar o desactivar una regla

  • Cómo cambiar el orden de las reglas

  • Editar una regla

  • Borrar una regla

Cómo crear una nueva regla:
  1. En la pestaña del panel Filtro de correo pulse Nuevo. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Nuevo.

  2. Indique un nombre en el campo Nombre en el recuadro Detalles de la regla.

  3. Para añadir una condición pulse el botón Añadir condición. Defina la condición. Se pueden encontrar detalles más adelante, en este mismo capítulo.

    • Si quiere añadir otra condición, pulse de nuevo el botón Añadir condición.

    • Si quiere borrar una condición, pulse el botón Borrar que hay junto a la condición.

  4. Si contempla usar varias condiciones, utilice la lista desplegable Para un mensaje entrante que cumpla: para definir cómo interactúan las condiciones para satisfacer la regla:

    • Si se va a cumplir cualquier condición seleccione cualquiera.

    • Si se deben cumplir todas las condiciones seleccione todas.

  5. Para especificar la acción a ejecutar si se cumple la regla, pulse el botón Añadir acción. Se pueden encontrar detalles más adelante, en este mismo capítulo.

    • Si quiere añadir una acción adicional, pulse de nuevo el botón Añadir acción.

    • Si quiere eliminar una acción pulse el botón Borrar que hay junto a la acción.

  6. La casilla Procesar las reglas posteriores cuando esta regla se cumpla le permite indicar si las reglas posteriores han de ser procesadas si se cumple esta regla:

    • Si las reglas posteriores han de procesarse, marque la casilla.

    • Si las reglas posteriores no han de procesarse, desmarque las casilla.

  7. Pulse el botón Guardar.

Resultado: La nueva regla se inserta en el recuadro Nombre de la regla. La nueva regla queda activada.

Consejo: También puede crear una nueva regla a partir de un E-Mail. Para ello abra el módulo E-Mail y pulse con el botón dercho en un E-Mail. En el menú contextual pulse Crear filtro. Pulse un elemento del submenú. Complete los ajustes como se describe más arriba.

El siguiente ejemplo describe cómo crear una condición. La siguiente condición debería configurarse:

  • El remitente del E-Mail contiene la cadena de caracteres Smith.

Cómo crear una condición:
  1. Seleccione Remitente / De en la lista desplegable que hay debajo de De las siguientes condiciones:. Junto a la lista desplegable se muestran una nueva lista desplegable y un campo.

  2. Seleccione el elemento Contiene en la nueva lista desplegable.

  3. Introduzca la cadena de caracteres "Smith" en el campo.

El siguiente ejemplo describe cómo definir una acción. Se va a definir la siguiente acción:

  • Mover el E-Mail a la carpeta de E-Mail Privado.

Cómo definir la acción:
  1. Seleccione Mover a la carpeta en la lista desplegable que hay bajo Hacer lo siguiente:. Se muestra un nuevo campo junto a la lista desplegable.

  2. Pulse en el nuevo campo de texto. Seleccione la carpeta Privado.

Cómo visualizar los detalles de una regla:
  • Seleccione una regla en el recuadro Nombre de la regla. Se mostrarán las condiciones y acciones de la regla en el recuadro Detalles de la regla.

Cómo activar o desactivar una regla:
  • Marque o desmarque las casilla de la columna Activa.

Cómo cambiar el orden de las reglas:
  1. Seleccione una regla en el recuadro Nombre de la regla.

  2. Pulse Arriba o Abajo en la pestaña del panel Filtro de correo. Si se está usando el panel compacto, pulse Mover > Arriba o Mover > Abajo en el panel.

Cómo editar una regla:
  1. Seleccione una regla en el recuadro Nombre de la regla.

  2. Cambie los ajustes en el recuadro Detalles de la regla.

  3. Pulse el botón Guardar.

Cómo borrar una regla:
  1. Seleccione una regla en el recuadro Nombre de la regla.

  2. Pulse Borrar en la pestaña del panel Filtro de correo. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Borrar.

Cómo salir de la página de opciones de filtros de E-Mail:
  • Pulse en otro botón de la barra de título.