3.5. Envío de E-Mails

Tiene las siguientes posibilidades:

3.5.1. Envío de un nuevo E-Mail

Los siguientes párrafos proporcionan un resumen de cómo enviar un nuevo E-Mail. Se pueden encontrar detalles en la página siguiente.

Cómo enviar un nuevo E-Mail:
  1. En la pestaña del panel Nuevo pulse el icono E-Mail. Si se está usando el panel compacto, pulse el icono E-Mail del panel. Se abrirá la ventana E-Mail.

  2. Seleccione una dirección de remite. Por favor, consulte 3.5.1.1: Elegir dirección de remite

  3. Seleccione uno o más destinatarios. Por favor, consulte 3.5.1.2: Seleccione un destinatario

  4. Introduzca un asunto.

  5. Redacte el texto del E-Mail. Por favor, consulte 3.5.1.3: Redacción del texto de un E-Mail y 3.5.1.4: Introducción del contenido de la página web

  6. Utilice opciones adicionales si es necesario:

    • Añadir adjuntos.

    • Adjuntar su vCard.

    • Introducir un remitente específico.

    • Establecer la prioridad.

    • Solicitar una notificación de recepción.

    Se pueden encontrar detalles en 3.5.1.5: Uso de otras opciones.

  7. Pulse Enviar en el panel. La ventana se cerrará.

    Nota: Si no ha indicado el asunto, se abrirá la ventana emergente Enviar. Lleve a cabo una de las siguientes acciones:

    • Para enviar el E-Mail con un asunto introduzca dicho asunto. Pulse Aceptar. Si no quiere introducir un asunto, se insertará "(Sin asunto)" en el campo asunto.

    • Para cancelar el proceso de envío pulse Cancelar. Se cerrará la ventana emergente.

Resultado: El E-Mail se envía. Una copia del E-Mail se guarda en la carpeta Correos enviados.

Si quiere cancelar la acción pulse Cancelar en el panel.

Consejo: También se puede enviar un nuevo E-Mail pulsando Redactar E-Mail en la pestaña del panel Editar.

Consejo: También se puede acceder a la función Nuevo E-Mail en el panel de otros módulos. En las vistas División Hor o División Vert se puede enviar un nuevo E-Mail pulsando en el remitente en la cabecera del E-Mail.

Consejo: En el módulo de contactos puede enviar un E-Mail utilizando el menú contextual en las vistas de tarjeta o listado telefónico.

3.5.1.1. Elegir dirección de remite

Cuando se han configurado cuentas de E-Mail adicionales, puede utilizar sus direcciones como remites. Se puede encontrar información sobre cómo configurar cuentas de E-Mail adicionales en 8.2.5.3: Cuentas de E-Mail adicionales. Se puede establecer una cuenta de remite predeterminada en la opción de E-Mail Dirección de remitente predeterminada:.

Cómo seleccionar una dirección de remite en la ventana E-Mail:
  1. Si la lista desplegable Remitente no está visible, pulse en Ver en el panel. Marque Remitente.

  2. En la lista desplegable De seleccione la dirección a utilizar como dirección de remite.

3.5.1.2. Seleccione un destinatario

En la ventana E-Mail puede seleccionar los siguientes destinatarios:

  • Los destinatarios del E-Mail

  • Los destinatarios de una copia del E-Mail. A la copia también se le llama "CC", por "Copia en Carbón". Los destinatarios del E-Mail pueden ver a los destinatarios que aparecen en CC.

  • Los destinatarios de una copia oculta del E-Mail. La copia oculta se denomina "CCO" por "Copia en Carbón Oculta". Ni los destinatarios del E-Mail ni los que aparecen en CC pueden ver los destinatarios que aparecen en CCO.

Tiene las siguientes alternativas para seleccionar destinatarios:

  • Introducir las direcciones de E-Mail

  • Seleccionar las direcciones de E-Mail en una libreta de direcciones

Cómo indicar un destinatario en la ventana E-Mail:
  1. Indique una dirección de E-Mail en el campo de texto que hay junto al botón Para.... En cuanto se hayan introducido un mínimo de caracteres la función de autocompletado muestra las direcciones de E-Mail coincidentes en una ventana emergente. Las direcciones de E-Mail se ordenan según la frecuencia con que las utilice, teniendo en cuenta que los usuarios internos aparecen listados antes. Puede seleccionar una dirección pulsando en ella.

    Consejo: Puede activar o desactivar la función de autocompletado en el ajuste de E-Mail ¿Activar autocompletado de direcciones de E-Mail? .

    Si quiere introducir varias direcciones de E-Mail utilice una coma como separador.

  2. Si quiere enviar una copia del E-Mail a destinatarios adicionales, introduzca las direcciones de E-Mail en el campo que hay junto al botón CC....

    Nota: Si el campo no está visible, pulse Ver > CC en el panel.

  3. Si quiere enviar una copia oculta del E-Mail a destinatarios adicionales, introduzca las direcciones de E-Mail en el campo que hay junto al botón CCO....

    Nota: Si el campo no está visible, pulse Ver > CCO en el panel.

Cómo seleccionar un destinatario de una libreta de direcciones desde dentro de la ventana E-Mail:
  1. Pulse el botón Para.... Se abrirá la ventana Seleccionar destinatarios. Si la casilla de verificación Buscar todas las carpetas de contactos está marcada, se muestran las direcciones de todas las libretas de direcciones.

  2. Para mostrar sólo direcciones de una libreta de direcciones concreta, haga lo siguiente:

    • Desmarque la casilla de verificación Buscar todas las carpetas de contactos.

    • Pulse el botón Carpeta de contactos.

    • Pulse en una carpeta de la ventana Seleccione carpeta.

  3. Si quiere mostrar una selección concreta de destinatarios introduzca una cadena de caracteres en el campo que hay junto a Buscar. Pulse el botón Buscar.

  4. Seleccione uno o varios destinatarios en la lista.

  5. Elija lo que los destinatarios deberían recibir:

    • Si se supone que los destinatarios van a recibir el E-Mail, pulse Para->.

    • Si se supone que los destinatarios van a recibir una copia del E-Mail, pulse CC->.

    • Si se supone que los destinatarios van a recibir una copia oculta del E-Mail, pulse CCO->.

    Los destinatarios se introducen en los campos que hay junto a los botones Para, Cc, o Cco.

  6. Si lo pide, puede cambiar la selección de destinatarios:

    • Si quiere eliminar un destinatario borre la dirección correspondiente en los campos.

    • Si quiere eliminar todos los destinatarios, pulse Limpiar.

  7. Para aceptar la selección pulse Aceptar. Si no quiere aceptar la selección, pulse Cancelar.

3.5.1.3. Redacción del texto de un E-Mail

Cómo componer el texto del E-Mail en la ventana E-Mail:
  1. Introduzca el texto del E-Mail bajo la barra de formato.

  2. Si quiere dar formato al texto, utilice la barra de formato:

    • Seleccione partes de texto concretas.

    • Formatee las partes de texto seleccionadas pulsando en los elementos correspondientes de la barra de formato.

    Nota: Si la barra de formato no está visible, haga lo siguiente:

    • Marque Formato > HTML o Formato > HTML y texto simple en el panel.

    • En el panel, pulse Ver > Barra de herramientas del editor.

  3. Puede utilizar el corrector ortográfico:

    • Pulse en el texto del E-Mail con el botón derecho del ratón. Marque Revisión ortográfica. Para seleccionar el idioma correcto, elija Idioma en el menú contextual.

    • Si una palabra está subrayada en rojo, pulse en ella con el botón derecho.

    • En el menú contextual, seleccione una de las correcciones propuestas o añada la palabra al diccionario del usuario.

    Nota: El corrector ortográfico sólo se puede usar si en los ajustes de E-Mail está activo el formato HTML. Por favor, consulte : Pestaña escribir. Las funciones del corrector ortográfico no las proporciona Open-Xchange sino el editor HTML. Puede encontrar información sobre el editor HTML utilizado en http://tinymce.moxiecode.com.

  4. Si quiere añadir una firma, selecciónela en el campo de selección Firma.

Nota: Antes de poder añadir una firma usted ha debido crearla en los ajustes de E-Mail. Se puede encontrar información adicional en 8.2.5.2: Firmas de Email.

3.5.1.4. Introducción del contenido de la página web

Puede introducir los contenidos de una página web como texto del E-Mail.

Cómo introducir los contenidos de una página web en la ventana E-Mail:
  1. Use <ctrl>+<a> para seleccionar el contenido completo de la página web.

  2. Use <ctrl>+<c>para copiar el contenido al portapapeles.

  3. Mueva el cursor a la posición deseada y utilice <ctrl>+<v> para pegar los contenidos en la ventana E-Mail.

Nota: En sistemas Mac emplee la tecla <cmd> en lugar de <ctrl>. Dependiendo de la estructura de la página web parte el formato podría no incluirse.

3.5.1.5. Uso de otras opciones

Hay algunas otras opciones que puede usar:

  • Añadir cualquier fichero como adjunto

  • Añadir sus datos de contacto desde la libreta de direcciones o como VCard

  • Introducir otra dirección de remite como dirección estándar

  • Establecer la prioridad del E-Mail

  • Solicitar una confirmación de recepción

Cómo usar otras opciones en la ventana E-Mail:
  1. Si las opciones Prioridad, Acuse de recibo, y Adjuntar vCard no están visibles debajo del campo Asunto, pulse Ver > Opciones en el panel.

  2. Si quiere añadir adjuntos al E-Mail pulse Añadir en el panel. Se pueden encontrar detalles en 3.5.1.6: Adición de adjuntos.

  3. Si quiere añadir una VCard con sus datos de contacto desde la libreta de direcciones, marque la casilla de verificación Adjuntar VCard. La VCard se adjuntara al E-Mail como un fichero .vcf.

  4. Si no quiere introducir su dirección de remite predeterminada seleccione otra dirección de remite en el campo De:. Se pueden encontrar detalles sobre la selección de direcciones de remite en los ajustes de E-Mail Dirección de remitente predeterminada: . Si tiene preguntas sobre sus direcciones de remite, por favor contacte con su administrador.

  5. Si quiere ajustar la prioridad de un E-Mail use la caja de selección Prioridad:

    • Si selecciona Baja el E-Mail enviado al destinatario se marca como menos importante.

    • Si selecciona Alta el E-Mail enviado al destinatario se marca como importante.

  6. Si quiere solicitar una confirmación de entrega por parte del receptor, marque la casilla Acuse de recibo. Nota: A pesar de esta petición, el receptor puede denegar la confirmación de entrega.

3.5.1.6. Adición de adjuntos

Nota: Por favor, tenga en cuenta que para muchas cuentas de E-Mail hay un límite en el tamaño del fichero en los adjuntos de E-Mail. Este límite no debería excederse.

Cómo añadir adjuntos a un E-Mail en la ventana E-Mail:
  1. En el panel, pulse Añadir adjunto > Añadir fichero local. Se abrirá la ventana Seleccionar adjuntos.

  2. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Examinar. Seleccione el fichero a añadir como adjunto. Cierre la ventana de diálogo de selección de fichero.

  3. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Añadir. El fichero se añade a la lista.

  4. Para añadir más adjuntos repita los pasos 2- 3.

  5. Para eliminar un adjunto selecciónelo en la lista. Después pulse Eliminar.

  6. En la ventana de diálogo Seleccionar adjuntos pulse Aceptar.

Resultado: Los nombres de fichero de los adjuntos de muestran debajo del texto del E-Mail.

Consejo: Para adjuntar un documento del Almacén de información, pulse en el elemento del panel Añadir adjunto > Añadir Elemento de información.

3.5.2. Respuesta a E-Mails

Al responder a un E-Mail aparecen ya rellenos los siguientes campos de la ventana E-Mail:

  • El remitente del E-Mail y los demás destinatarios de dicho E-Mail se introducen automáticamente como destinatarios del E-Mail de respuesta. En los ajustes de E-Mail Al "Responder a todos": puede seleccionar si los demás destinatarios se introducen en el campo "Para" o en "Cc".

  • El asunto del E-Mail se introduce en el campo del asunto del E-Mail de respuesta. El asunto va precedido por el texto "Re:".

  • El texto del E-Mail se cita en el E-Mail de respuesta. Cada línea va precedida del carácter ">" para indicar que es una cita.

Cómo responder a un E-Mail:
  1. Seleccione un E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. En la pestaña del panel Editar pulse Responder. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Responder. Para responder también a los destinatarios del campo CC, pulse Responder a todos. Se abrirá la ventana E-Mail.

  3. Introduzca el texto del E-Mail. Si es necesario puede usar todas las funciones descritas en 3.5.1.3: Redacción del texto de un E-Mail.

  4. Pulse Enviar en el panel. La ventana se cerrará.

Resultado: Se envía el E-Mail. Una copia de dicho E-Mail se guarda en la carpeta Correos enviados.

Si no quiere enviar el E-Mail pulse Cancelar en el panel.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para responder a un E-Mail.

3.5.3. Reenvío de E-Mails

Si reenvía un E-Mail, los siguientes campos de la ventana E-Mail aparecen ya rellenos:

  • El asunto del E-Mail se introduce como asunto del E-Mail reenviado. El asunto del E-Mail reenviado va precedido por "RV: ".

  • El texto del E-Mail se inserta en el E-Mail reenviado. El texto va precedido con los detalles siguientes:

    • La cabecera "Mensaje original"

    • Remitente, destinatario, fecha y asunto del mensaje original

Cómo reenviar un E-Mail:
  1. Seleccione un E-Mail en las vistas División Hor., División Vert. o Lista.

  2. Pulse Reenviar en la pestaña del panel Editar. Si se está usando el panel compacto, pulse el elemento del panel Reenviar. Se abrirá la ventana E-Mail.

  3. Seleccione uno o varios destinatarios. Se pueden encontrar detalles sobre esto en 3.5.1.2: Seleccione un destinatario.

  4. Introduzca el texto del E-Mail. Si es necesario puede utilizar todas las funciones descritas en 3.5.1.3: Redacción del texto de un E-Mail.

  5. Pulse Enviar en el panel. La ventana se cerrará.

Resultado: Se envía el E-Mail. Una copia de dicho E-Mail se guarda en la carpeta Correos enviados.

Si no quiere enviar el E-Mail pulse Cancelar en el panel.

Consejo: También puede utilizar el menú contextual para reenviar un E-Mail.